Виды чеков, которые выдают покупателям — Контур.ОФД — СКБ Контур
Кассовый чек
Кассовый или фискальный чек — это первичный учетный документ. Его формируют на контрольно-кассовой технике (ККТ). Согласно ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ, продавец обязан при осуществлении расчета сформировать и передать такой чек покупателю. С ним последний сможет вернуть товар, если нужно, или получить вычеты.
Обязательные реквизиты, которые должен содержать кассовый чек, перечислены в ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ. Среди них дата и время расчета, название товара или услуги, если получается его определить, QR-код и другие. Как выглядит правильный чек, смотрите в справочной.
QR-код самый крупный обязательный элемент кассового чека. Если его нет — скорее всего это другой документ. Проверить корректность чека и факт его отправки в налоговую можно в сервисе ФНС или на специальном сайте Контур.ОФД
У фискального чека есть еще и электронная версия.
Товарный чек
Товарный чек нужен для подтверждение розничной покупки товара. После перехода на ККТ его практически вытеснил кассовый чек. Теперь пользователи онлайн-касс обязаны оформлять товарный чек, только по просьбе покупателя, если в кассовом чеке недостает индивидуальных признаков товара, к примеру, наименования или артикула. Это правило распространяется на следующие товары:
- технически сложные товары;
- стройматериалы;
- мебель;
- ткань, одежда, меха и обувь.
Так сказано в Постановлении Правительства РФ от 31.12.2020 № 2463.
Выдать товарный чек без кассового могут только продавцы, которые освобождены от ККТ, потому что ведут расчеты в отдаленных или труднодоступных местах (Постановление Правительства от 15.
03.2017 № 296).
Слип-чек
Слип — это документ, который формируется на терминале эквайринга. Во время оплаты покупатель прикладывает карту к терминалу, который отправляет запрос в процессинговый центр , чтобы проверить достаточно ли денег на счете. Если достаточно, списывается нужная сумма, а терминал печатает два слип-чека: один необходимо передать покупателю, а второй остается у продавца.
Распространенная ошибка — выдать покупателю только слип без кассового чека. Это нарушение Закона № 54-ФЗ. Чтобы избежать штрафа, обязательно провести расчет на ККТ и выдать клиенту кассовый чек. Иначе предпринимателю или организации грозит штраф за неприменение кассы.
Как штрафуют за нарушение 54-ФЗ смотрите в справочной >
Не знаете, как отправить покупателю электронный чек? Подключите Контур.ОФД и пакет СМС.
Как работать без онлайн-кассы.
Законные способы избежать установки онлайн-кассыОнлайн-касса — это кассовый аппарат нового образца с фискальным накопителем, на который записывается информация о выданных организацией чеках. Затем эти данные через интернет передаются в Федеральную налоговую службу.
С 1 июля 2019 года, согласно 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники», на онлайн-кассы обязаны перейти предприниматели, для которых до этого момента действовала отсрочка. К ним относятся ИП, оказывающие услуги, организации на ЕНВД и отдельные ИП на патенте.
7 июня 2019 года принят законопроект, который дополнил 54-ФЗ новыми положениями. Приводим самое важное из документа.
Онлайн-кассу до 1 июля 2021 года могут не применять ИП
без
наёмных работников, продающие товары собственного производства или лично предоставляющие услуги.
Кассу можно применять не там, где клиент оплачивает покупку, в указанных в п. 5.6 ст. 1.2 54-ФЗ случаях. При этом можно выдать бумажный чек на месте или отправить электронный на e-mail или в смс по реквизитам, указанным клиентом перед покупкой.
Можно не выдавать клиенту бумажный чек. Вместо этого при расчёте можно позволить покупателю считать с дисплея мобильного телефона, планшета и т. п. QR-код для идентификации кассового чека, прислать ему ссылку на чек, бланк строгой отчётности или бланк с данными чека.
О том, в каких случаях это возможно, сказано в пп. 5.7, 5.8 ст. 1.2 54-ФЗ.
Что такое «предоплата», «постоплата» и «встречное предоставление» при смешанной оплате?
Иные формы оплаты, помимо наличных и электронных средств, используются, если вы получаете денежные средства от покупателя не в момент передачи ему товара (предоплата и постоплата), либо же, если вы получаете их не в денежном эквиваленте (встречное предоставление).
Разберем каждый из способов чуть подробнее:
- «ПРЕДОПЛАТА»: используется при пробитии чека клиенту в момент получения им товара, если оплата данного товара была произведена покупателем заранее.
В данном примере способ оплаты «предоплата» необходим для второго чека, чтобы указать, что организация передала товары в собственность покупателя, при этом покупатель полностью оплатил стоимость товаров заранее.
- «ПОСТОПЛАТА»: используется при пробитие чека клиенту в момент получения им товара, если оплата данного товара будет произведена после этого.
Пример: покупатель приобрел в магазине товар (LED телевизор LG 43UJ634V «R», черный) в кредит на сумму 29 000 руб без первоначального взноса 28.06.2018. В момент передачи товара покупателю на ККТ печатается кассовый чек на сумму 29 000 руб, оплата чека произведена постоплатой
В данном примере способ оплаты «постоплата» необходим , чтобы указать, что организация передала товары в собственность покупателя, при этом покупатель оплатит стоимость товаров позже.
- «ВСТРЕЧНОЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ»: используется при пробитие чека клиенту в момент получения им товара, если оплата данного товара произведена не деньгами (электронными или наличными), а иными средствами. Под иными средствами могут подразумеваться товары, услуги, криптовалюта и т.п.Пример: покупатель приобрел в магазине товар (Монитор Samsung C27F 390FHI) на сумму 17 000 руб 28.06.2018 и оплатил ее банковской картой. В момент передачи товара покупателю на ККТ печатается кассовый чек на сумму 17 000 руб, оплата чека произведена
В данном примере способ оплаты «встречное предоставление» необходим в двух случаях: при возврате товара, чтобы указать, что организация вернула средства покупателю, но не в денежном эквиваленте (а виде товара — монитора), и при пробитие кассового чека прихода, что указать, что организация продала покупателю товар (новый монитор), но получила за него не денежные средства, а иной эквивалент (в нашем случае товар — старый (бракованный) монитор).
Через два дня 30.06.2018 покупатель обнаруживает брак товара и обращается в магазин с просьбой о замене. Магазин передает покупателю новый Монитор Samsung C27F 390FHI на сумму 17 000 руб взамен бракованного. В момент конфискации старого (бракованного) монитора на ККТ печатается кассовый чек возврата на сумму 17 000 руб, оплата чека произведена встречным предложением (смешанная оплата). В момент передачи нового монитора покупателю на ККТ печатается кассовый чек на сумму 17 000 руб, оплата чека произведена 
Товарный чек. Бланк и образец заполнения 2021 года
Товарный чек – документ строгой отчетности, который широко применяется в торговле при работе с наличностью. Он используется тогда, когда представитель организации-продавца (например, кассир) должен подтвердить факт получения денежных средств и совершения продажи. Чаще всего товарные чеки применяются в тех случаях, когда продавец имеет право не пользоваться в своей работе кассовыми аппаратами или же когда клиент просит дополнительно к кассовому чеку выписать еще и товарный, к примеру, для расшифровки полного перечня приобретаемой продукции.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк товарного чека .xlsСкачать образец заполнения товарного чека .xlsСкачать пустой бланк товарного чека .docСкачать образец заполнения товарного чека .doc
Для чего нужен товарный чек
Довольно часто товарные чеки просят оформить покупатели, представляющие какую-либо организацию и покупающие для нее определенные виды товаров (например, секретарь при закупке канцелярских принадлежностей).
В этом случае товарный чек является приложением к кассовому чеку и служит документом бухгалтерского учета, который подтверждает произведенные на нужны предприятия расходы.
В случаях, когда приобретенный товар оказывается ненадлежащего качества и покупатель имеет желание вернуть за него деньги или же поменять его на аналогичную продукцию, товарный чек служит доказательством совершенной ранее покупки.
Также юридическую силу документ обретает в тех случаях, когда по каким–либо причинам между продавцом и покупателем возникли разногласия, требующие разрешения в судебном порядке.
Оформляя товарный чек, продавцу не помешает помнить об одном важном нюансе: при продаже товара, в соответствии с установленными законом нормами, продавец должен предупредить покупателя об имеющихся в нем недостатках, причем как в устной, так и в письменной форме. Товарный чек также подходит для фиксации брака или дефекта в товаре, что в дальнейшем гарантирует продавцу защиту, если клиент вдруг надумает вернуть продукцию, о низком качестве которой он был заранее предупрежден.
Правила оформления товарного чека
Товарный чек не имеет унифицированного образца, поэтому предприятия и организации могут разрабатывать шаблон документа самостоятельно или писать его в свободном виде. Некоторые организации, придумав собственную форму документа, заказывают впоследствии определенный тираж в типографии и продавцы при продажах заполняют бланки от руки, продавцы других компаний вносят все сведения о продаже в файл бланка, хранящийся в компьютере и распечатывают товарный чек на принтере каждый раз при совершении продажи.
Количество таблиц и строк в документе не ограничено, так что в зависимости от ситуации товарный чек можно сужать или расширять.
Например, в него можно внести строку для указания артикула и сорта (на текстильные, швейные, меховые изделия или обувь), пробы, вида и характеристики (при продаже драгоценных металлов и камней) и т.д. Кроме того, в товарный чек можно вносить сведения о предоставляемой гарантии или логотип предприятия.
При всем многообразии форм, в товарном чеке всегда должна быть следующая информация:
- название и реквизиты организации,
- сведения о конкретном продавце,
- данные о продукции:
- наименование,
- количество,
- цена,
- общая стоимость.
Товарный чек обязательно должен быть подписан продавцом, совершившим продажу.
Ставить печать на нем необязательно, поскольку начиная с 2016 года, юридические лица (как и индивидуальные предприниматели) имеют право не пользоваться в своей деятельности штампами и печатями.
Оформляется товарный чек в двух экземплярах, один из которых остается у продавца, а второй передается на руки потребителю. Чтобы при оформлении товарного чека от руки, не заполнять два раза одно и то же, рекомендуется использовать копировальную бумагу. Выписывать товарный чек необходимо непосредственно в момент совершения сделки купли-продажи.
Инструкция по заполнению товарного чека
Документ это довольно простой и не должен вызвать при оформлении особых затруднений.
- В первую строку товарного чека вписывается полное наименование предприятия, отпускающего товар с указанием его организационно-правового статуса и номера ОГРН (из учредительных документов предприятия).
- Далее вносится фактический адрес, по которому осуществляется продажа.
- Затем посередине строки пишется наименование документа и его номер по внутреннему документообороту компании, а также вписывается дата совершения сделки.
- После этого в соответствующей строчке нужно указать должность, фамилию, имя и отчество сотрудника, который производит продажу.
- Потом в товарный чек следует включить специальную таблицу. В нее надо вписать подробный список проданных товаров, с указанием их наименования, единицы измерения (штуки, литры, килограммы и т.д.) количества, цены и общей стоимости.
- В строке «Итого» отмечаем полную стоимость проданной продукции прописью.
- В заключение товарный чек должен заверить своей подписью продавец, отпустивший товар, с обязательной её расшифровкой.
Система контроля кассовых операций и кассы Set Prisma
Доступ по ролям
Разграничивайте доступ для разных ролей пользователей.
Специалист увидит только магазины в зоне ответственности, директор магазина — свой магазин, региональный директор — магазины в своём регионе, высшее руководство — по всей сети.
Фильтр по магазинам
Специалист сразу выбирает один или несколько магазинов для анализа инцидентов, не теряя время и фокусировку.
Работа ведётся в одном окне
Есть возможность выделить важные моменты на скриншотах инцидента — графический редактор интегрирован в интерфейс. Не надо делать скриншоты, заходить в Paint или другой редактор — всё можно сделать в интерфейсе решения. К нарушению можно оставить поясняющий комментарий, который будет автоматически перенесён в отчёт.
Возможности для фиксации шире
В рамках одного инцидента появилась возможность зафиксировать сразу несколько нарушений.
Автоматически
В отчёт выводятся все сводные данные по типу нарушений, виду нарушений, сумме ущерба с разбивкой по кассирам.
С доказательной базой
Дата и тип инцидента, номер чека, сумма ущерба, ФИО кассира, комментарий оператора к нарушению, кадр события с кассы с обведенным в интерфейсе фрагментом.
С фильтрацией при формировании
По типу нарушения, магазину, одному или сразу нескольким, аналитику, периоду. Отчет можно скачать и сохранить в pdf формате.
Готовые шаблоны правил на старте
В системе уже есть список наиболее частых нарушений: удаление товара, отмена товара перед расчетом, уменьшение количества, пропуск товара при продаже групповых упаковок, ошибка ручного ввода весового товара, двойная продажа весового товара, отбивка малых сумм, пропуск товара при сканировании вне чека, частое использование дисконтной карты
Создавать новые уникальные правила со сложной последовательностью событий, выбором определенных кассиров, товаров и другими параметрами, за нужный период времени можно непосредственно в системе, без участия ИТ-специалистов.
Выигрывай призы на шопинг своей мечты!
Calvin Klein Jeans — скидки до 50% на коллекцию текущего сезона;HOFF Home — скидки до 50%;
Московское время — скидки от 20% до 50% на весь ассортимент;
Falke — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
Fabretti — скидки от 20% до 50% на все группы товаров;
EMKA — скидки 50% на выделенный ассортимент;
Panini kids — скидки до 50%;
Forward — скидки от 20% до 50%;
MARIMIA — скидки до 50%;
Tom Tailor — скидки до 50%;
You Wanna — скидки от 20% до 50%;
Labbra — скидки до 50% на весь ассортимент;
BeBa Kids — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
Интересная Академия — скидки 50% на на воздушные шары и игровую площадку;
Интересный Ресторан — скидки 50% на десерты с витрины;
Brums — скидки 50% на всю коллекцию весна-лето 2019;
Street Beat — скидки до 50%;
Casual day in Lady&Gentleman CITY — скидки до 50%;
Театр Подарков — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
Zara — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
Guess — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
Carlo Pazolini — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
Crea Concept — скидки до 50% на весь ассортимент;
Gant — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
Armani Exchange — скидки до 50%;
Samsonite — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
Cacharel — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
Henderson — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
Terranova — скидки 50% на коллекцию весна-лето;
D-Style — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
UNO — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
Calipso — скидки 50% на всю обувь, сумки и аксессуары;
For you Karina Nigay — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
Aylin Stories — скидки до 50% на весь ассортимент;
By.
Che.Dress — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;Barbarina — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
PUMA — скидки до 50% на весь ассортимент;
Petit Bateau — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
Оранжевый слон — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
Under Armour — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
Baby Loft — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
Z Generation и BRUMS — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине;
Original Marines — скидки до 50% на весь ассортимент;
Euromarca — скидки до 50% на выделенный ассортимент в магазине.
кассовых чеков Vs. Квитанции магазина | Small Business
Денежные поступления и складские квитанции занимают видное место в повседневной деятельности малых предприятий, особенно магазинов или других предприятий, таких как рестораны. Эти два типа квитанций связаны друг с другом по-разному, но в конечном итоге представляют собой две очень разные вещи: одна — это физическая квитанция, а другая — набор цифр, используемых в бухгалтерском учете.
Обе эти вещи важны для малого бизнеса.
Денежные поступления
Денежные поступления представляют собой все деньги, полученные бизнесом в течение установленного периода, обычно либо дня, либо месяца. Налоговая служба рекомендует малым предприятиям ежедневно создавать записи о денежных поступлениях и составлять их в конце месяца для ежемесячного учета. По сути, денежные поступления представляют собой учет всех денег, полученных бизнесом за счет продажи наличными, чеками или в кредит, онлайн-продаж, процентов, начисленных через банковские счета или инвестиции, и капитала, полученного в результате инвестиций со стороны владельца бизнеса или стороннего инвестора. .
Квитанции магазина
Квитанции магазина, также известные как товарные чеки, представляют собой бумажные квитанции, созданные кассовыми аппаратами или, в случае онлайн-продаж, отправленные по электронной почте. Эти квитанции содержат записи обо всех продажах, совершаемых компанией каждый день. В некоторых контекстах термин «квитанции магазина» может относиться ко всем деньгам, полученным от продаж за определенный период, обычно за день, который составляет сумму продаж по всем отдельным квитанциям за этот период.
Магазины используют квитанции, чтобы предоставить покупателям отчет о продажах, а также для целей бухгалтерского учета.
Квитанции в бухгалтерии
Бухгалтерия малого бизнеса требует, чтобы квитанции магазинов поддерживали точный учет денежных поступлений. Как правило, кассовые книги или бухгалтерские книги, которые в цифровую эпоху обычно создаются на компьютере в виде электронных таблиц, делят денежные поступления компании на столбцы, каждая из которых обозначает отдельный источник дохода. Квитанции магазинов занимают один столбец в созданных таким образом книгах кассовых чеков. Если малый бизнес генерирует квитанции магазинов посредством нескольких типов продаж, таких как комбинированное кафе / книжный магазин или подобное предприятие, квитанции из каждого магазина должны занимать разные места в книгах кассовых чеков.
Квитанции из других магазинов
Бухгалтерия малого бизнеса часто включает поступления из других магазинов. Например, владелец малого бизнеса покупает товар для коммерческого использования в другом магазине.
Эти и все другие подобные расходы попадают в бухгалтерскую книгу на отдельную страницу, чем кассовые чеки, хотя в обоих случаях кассовые чеки используются в качестве метода ведения учета. Один — это заработанные деньги, другой — потраченные. Владельцы бизнеса рассчитывают общую прибыль, вычитая коммерческие расходы из выручки или денежных поступлений.
Продажа в магазин в кредит
Продажа товаров в кредит в магазине является исключением из общего правила учета поступлений в магазине при подсчете общих денежных поступлений. В то время как товары, проданные в кредит магазина, генерируют товарный чек, такие товары не приносят дохода, пока покупатель не начнет платить за товар. С другой стороны, предмет, приобретенный с помощью кредитной карты, обеспечивает немедленный доход для бизнеса, поскольку поставщик кредитной карты занимается вопросом кредита и погашения. Таким образом, товары, проданные на кредиты магазина, не засчитываются в кассу, пока покупатель не начнет платить за товар.
Ссылки
Писатель Биография
Уилл Гиш стал путешествовать и писать в 2005 году. Его работы можно найти на различных веб-сайтах. Он является основным автором развлекательного журнала «College Gentleman» и размещает контент на различных других веб-сайтах, посвященных музыке и фильмам. Гиш имеет степень бакалавра искусств в области истории искусств Массачусетского университета в Амхерсте.
что это такое и что включить
Узнайте, что такое товарные квитанции, зачем они нам нужны и что в них следует включать.
Когда вы совершаете продажу своего бизнеса, вы должны записать ее. Квитанция о продаже служит доказательством обмена денег. Здесь мы более подробно объясним определение товарного чека и то, что вы должны включить в него.
Что такое товарный чек?
Квитанция о продаже — это запись о транзакции, которую продавец выдает во время продажи, чтобы проверить предоставленный продукт или услугу и сумму, уплаченную покупателем.
Вам часто требуются товарные квитанции для расчета налогов и управления запасами, а ваши клиенты могут использовать их для возмещения расходов или в целях бухгалтерского учета.
Какие бывают виды квитанций?
Квитанция о продаже может быть физической или цифровой. Оба служат для одной и той же цели и включают несколько типов квитанций, например:
- Кассовые чеки: Это обычная квитанция продуктового магазина — распечатанный листок бумаги, который вы получаете при покупке.
- Рукописные квитанции: Поставщики услуг выписывают эти квитанции вне розничной торговли. Например, сантехник может выдать вам рукописную квитанцию после того, как прочистит раковину.
- Копии: Часто сопровождаются рукописными квитанциями. Большинство блокнотов с квитанциями имеют углеродный слой, который отслеживает запись на другом листе, избавляя от необходимости писать две отдельные квитанции.
- Упаковочные листы: Интернет-магазины обычно отправляют вам квитанцию по электронной почте и упаковочный лист, который вы найдете в доставленной посылке. Упаковочный лист часто включает дополнительную информацию, например правила возврата.
Упаковочный лист часто включает дополнительную информацию, например правила возврата.Что указывать в чеке.
Включите в свои товарные чеки как минимум следующую информацию:
- Название вашей компании, адрес и номер телефона
- Дата и время продажи
- Номер транзакции
- Описание продукта или услуги
- Стоимость
- Налог, при необходимости
Как упростить написание квитанций.
Цифровые квитанции пишутся быстрее, чем бумажные, а также экономят деревья и чернила. Adobe Sign интегрируется со многими инструментами продаж и позволяет отправлять квитанции нескольким получателям, отслеживать документы, запрашивать электронные подписи и т. Д.
Узнайте больше о том, как Sign может помочь вам более эффективно управлять своим бизнесом.
Разница между счетом-фактурой и квитанцией
Когда вы продаете товары или услуги, вам необходимо создать запись о транзакции.
В зависимости от ситуации вы либо выставляете клиентам счет, либо квитанцию. В чем разница между счетом-фактурой и квитанцией? Разбирайтесь в различиях между счетом-фактурой и квитанцией, чтобы избежать путаницы.
Счет-фактура против квитанции
Как счета-фактуры, так и квитанции представляют собой бумажные или электронные квитанции, в которых подробно описываются операции покупки.Счета-фактуры и квитанции не взаимозаменяемы. Счет-фактура — это запрос на оплату, в то время как квитанция является доказательством оплаты. Клиенты получают счета до оплаты продукта или услуги и получают квитанции после оплаты.
Счет-фактура
Компании, которые предоставляют товары или услуги клиентам до получения оплаты, отправляют счета. Счета-фактуры — это счета, отправленные клиентам после того, как они получили товар или услугу.
Счета — это запросы на оплату. Вы можете отправлять квитанции по электронной или обычной почте.Или вы можете доставить их вручную.
Вы не будете выставлять счета каждому покупателю. Счета используются для клиентов, которые:
- Сделайте покупку с кредитом магазина
- Есть план платежей
- Выставлены просроченные счета (после получения товара или услуги, например, за коммунальные услуги)
Счет-фактура — это запись, в которой подробно описывается транзакция. Он включает такую информацию, как дата создания счета, условия оплаты счета и общая сумма к оплате. Кроме того, в счете-фактуре указана контактная информация продавца и покупателя, например имя, адрес и номер телефона.
Счета-фактуры напоминают клиентам, что они должны деньги вашему бизнесу. Они важны для ускорения движения денежных средств, обеспечения оплаты и ведения финансовой отчетности для вашего бизнеса.
Пример счета
Вы продаете покупателю стиральную машину с сушилкой. Вы доставите стиральную машину и сушилку через две недели. Их оплата не производится до тех пор, пока они не получат стиральную машину и сушилку.
Выдайте клиенту счет-фактуру, чтобы показать, сколько он должен.
Квитанция
Квитанция служит доказательством транзакции.Вы даете клиентам квитанции после того, как они заплатили за товар или услугу.
Квитанции включают информацию о проданных товарах или услугах, такую как цена, количество, скидки и налоги. Они также предоставляют информацию о способе оплаты, сумме оплаты и подробностях о продавце.
Во многих случаях покупателям требуются квитанции, если они хотят вернуть товар за покупку или обменять товар. Поскольку в квитанции указаны продукты и цены, вы можете подтвердить, что покупатель приобрел товар (-ы) у вашего предприятия.По большей части вы должны предоставлять покупателям квитанцию по каждой транзакции.
Многие компании придерживаются политики возврата, согласно которой покупатели должны иметь квитанцию для возврата продукта. Вы должны решить, какую политику возврата вы хотите. Вот несколько примеров политики возврата:
- Без квитанций возвратов нет
- Магазинный кредит для возвратов без квитанций
- Возвраты принимаются без квитанций
Как владелец малого бизнеса, вам необходимо хранить копии квитанций клиентов, потому что они действуют как записи.
И сохраняйте все квитанции, которые вы получаете от продавцов. Эти подтверждающие документы обеспечивают точность ваших бухгалтерских книг. И вам нужны записи, если вас проверят. Храните деловые квитанции не менее трех лет.
Пример поступления клиента
Вы продаете одежду покупателю. Они платят вам наличными в точке продажи. Вы должны предоставить им квитанцию, так как вы совершили продажу и приняли оплату наличными. Через неделю покупатель возвращает одну из купленных рубашек.Поскольку у них есть квитанция, вы можете подтвердить покупку и обменять рубашку на наличные.
Краткое различие между счетом-фактурой и приходом
Итак, в чем основное отличие счета-фактуры от квитанции?
- Счет-фактура — это запрос на оплату. Вы выставляете счет после того, как покупатель получит свой товар или услугу.
- Квитанция является подтверждением оплаты. Вы даете квитанцию после того, как покупатель оплатил товар или услугу.
Клиенты, получившие счет, также получат квитанцию при оплате.
Но покупатели, которые производят оплату в точках продаж, не получат счет-фактуру.
Ищете простой способ обработки счетов? Онлайн-бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет создавать и отслеживать неоплаченные счета. Таким образом, вы можете ускорить движение денежных средств в своем малом бизнесе. И мы предлагаем поддержку в США. Попробуйте бесплатно сегодня!
Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.
Как организовать деловые расписки
Как владелец бизнеса, легко увлечься суетой управления своей компанией.Из-за этого ведение бухгалтерских записей, таких как бизнес-квитанции, счета-фактуры и организованные расходы, может быть затруднено. Узнайте, как организовать бизнес-квитанции с помощью нескольких простых решений для хранения.
Как организовать бизнес-чеки
Каждый раз, когда вы что-то продаете или делаете покупку, вы отдаете или получаете квитанцию.
Вы предоставляете квитанции клиентам после того, как они что-то купят в вашем офисе. И вы получаете квитанции при покупке товаров.
Например, если клиент покупает у вас кофе, вы даете ему квитанцию, чтобы показать, что он купил этот товар.
Организация квитанций помогает держать ваши важные финансовые документы в порядке, а также избавляет от паники и стресса при подготовке налоговой декларации. Ведение учетных записей может упростить процесс аудита и обеспечить точность ваших бухгалтерских книг.
Когда дело доходит до организации квитанций на малом предприятии, вы можете хранить их физически (например, в картотеке) или в электронном виде (например, в онлайн-бухгалтерском программном обеспечении). Узнайте, как хранить чеки для бизнеса, используя два метода ниже.
Бумажные квитанции
Хранение бумажных чеков может оказаться сложной задачей. Чтобы оставаться организованным с помощью бумажной системы хранения документов, вы должны быть дисциплинированными и создать порядок хранения квитанций.
Вы можете использовать файлы и папки, чтобы оставаться в порядке.
Избавьтесь от беспорядка, используя следующие стратегии хранения бумаги в своем малом бизнесе.
Сортировать по типу
После получения квитанции разделите квитанции по видам хозяйственных расходов. Например, поместите чеки на канцелярские товары в одну стопку, а чеки на еду и развлечения — в другую.
Рассмотрите возможность добавления кодов к каждой квитанции для классификации расходов (например, код 125 для еды). Таким образом, если вы решите расширить свои организационные усилия до электронной системы, вы можете легко разбить квитанции по категориям.
Инвестиции в поставки
Инвестируйте в расходные материалы, чтобы упорядочить поступления. Папки, файлы и шкафы для хранения — отличные способы обеспечить безопасность и доступность чеков.
Укажите типы квитанций на этикетке папки. Например, вы можете выделить папку для квитанций, связанных с транспортными средствами компании.
Рассмотрите возможность организации файлов в вашем шкафу в алфавитном порядке, чтобы их было легко найти.
Если вашей компании не нужно хранить много квитанций, используйте конверты. Пометьте каждый конверт и поместите их в меньшую файловую систему или папку.
Упорядочить чеки в хронологическом порядке
При размещении квитанций по папкам размещайте каждую квитанцию в хронологическом порядке. Помещение чеков в хронологическом порядке полезно, когда вам нужно искать конкретный чек.
Храните последние квитанции в передней части папки, а старые чеки в задней части.
Может зависеть, как долго хранить бизнес-квитанции. Компании должны хранить бизнес-чеки не менее трех лет на случай аудита. Не помешает хранить чеки более трех лет. Некоторые компании могут предпочесть хранить квитанции более длительный период, например семь лет.
В конце года переместите файлы и папки из налогового года в отдельную папку или картотечный шкаф.Укажите, в каком году получены квитанции (например, бизнес-квитанции за 2019 год).
Настройте новые файлы и папки на новый год.
Организуйте с самого начала
Некоторые предприятия ждут, чтобы организовать квитанции в конце месяца. Сохраняйте организованность, регистрируя квитанции по мере их поступления, а не откладывая их позже.
Не откладывайте на потом при хранении квитанций. Организуйте квитанции, как только вы их получите. Выполняя их все сразу, вы снимаете стресс и держитесь максимально организованно.
Даже если вы не организуете квитанции сразу, старайтесь заполнять их понемногу, а не ждать месяц или дольше, чтобы систематизировать их. Организация нескольких квитанций каждый день сделает это менее сложной задачей.
Электронная память
Как никогда легко автоматизировать организацию ваших квитанций. Если вы хотите отказаться от старых шкафов для документов, подумайте о переходе на цифровую систему.
Для электронного хранения ваших чеков вы можете использовать программное обеспечение или хранить отсканированные чеки на вашем компьютере.
Имейте в виду, что вы должны делать резервные копии своих цифровых квитанций, чтобы не потерять важную финансовую информацию. Ознакомьтесь с различными способами хранения квитанций в электронном виде ниже.
Программное обеспечение
Программное обеспечение для учета или управления квитанциями позволяет загружать, записывать и отслеживать ваши квитанции.
Большинство систем позволяют тщательно систематизировать квитанции и получать доступ к функциям, недоступным для хранения бумаги. Например, вы можете добавлять напоминания в свое программное обеспечение, чтобы загружать и систематизировать квитанции.
Хотя для использования цифровой системы может потребоваться больше денег, программное обеспечение позволяет отказаться от бумажных документов. Кроме того, это упрощает хранение и систематизацию чеков в течение более длительного периода времени.
Папки цифровые
Владельцы бизнеса также могут хранить квитанции в цифровых папках.
Вы можете использовать сканеры для переноса квитанций с бумаги на другие устройства, такие как компьютер, смартфон или планшет.
Если вы не хотите платить за программное обеспечение или сканер, вы можете сфотографировать свои квитанции.Затем вручную загрузите их на свой компьютер для хранения и организации.
Вам нужна помощь в отслеживании операций вашего малого бизнеса? Онлайн-бухгалтерское программное обеспечение Patriot легко использовать для отслеживания доходов и расходов. И мы предлагаем бесплатную поддержку в США. Получите бесплатную пробную версию нашего простого, но мощного решения для бухгалтерского учета сегодня!
Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.
Какие квитанции вам нужно сохранить как владельцу малого бизнеса?
Поступления — это боль.Легко позволить им выйти из-под контроля. Но независимо от того, являетесь ли вы новым индивидуальным предпринимателем или гордым владельцем S-Corp, хорошее ведение документации означает надежное ведение счетов.
Но какие квитанции следует хранить? А в каком виде? И как долго? Мы ответим на все эти вопросы в этом посте.
Какие квитанции мне нужно оставить?
Согласно IRS, «Хорошие записи помогут вам отслеживать прогресс вашего бизнеса, готовить финансовую отчетность, определять источники дохода, отслеживать расходы, вычитаемые из налогооблагаемой базы, отслеживать вашу базу в собственности, готовить налоговые декларации и оказывать поддержку. предметы, указанные в ваших налоговых декларациях.”
И они это делают. Но то, что IRS прямо не упоминает, так это то, что, если вы не ведете правильные записи, вы можете попасть в горячую воду. Когда дело доходит до хранения квитанций для ведения учета, рекомендуется занять позицию «лучше перестраховаться, чем сожалеть» и сохранить все, что имеет отношение к вашему бизнесу. Также рекомендуется проконсультироваться по этому поводу со своим бухгалтером. Но в качестве основы вот несколько, которые вы обязательно должны соблюдать:
Опись
Покупаете инвентарь для продажи вашим клиентам? Или сырье для изготовления вещей на продажу? Затем держите документы, которые идентифицируют получателя, сумму и подтверждение оплаты товаров.
Если возможно, получите квитанцию об этих покупках. Если по какой-либо причине вы не можете получить квитанцию, сохраните счет и аннулированный чек (доказательство того, что человек, которым вы его выписали, обналичил чек).
Активы
Ваши активы — это собственность, которой вы владеете и используете в своем бизнесе. Активы, как правило, представляют собой вещи, которые вы храните и используете из года в год, например мебель, компьютеры, автомобили или оборудование. Если вы когда-либо пытались самостоятельно распоряжаться активами по уплате налогов, вы знаете, что вам придется иметь дело со сложными понятиями, такими как «амортизация».”
По этой причине вам следует вести записи любого рода, когда вы тратите деньги на свои активы. Например, ведите учет, когда обслуживаете печь в пекарне или обновляете компьютеры компании. Вы также захотите вести учет, если продадите один из своих активов.
Принимайте Apple Pay и чиповые карты везде.
Заказать Квадратный бесконтактный и чип-ридер.
Прочие расходы
Большая часть ваших коммерческих поступлений, скорее всего, попадет в эту корзину.Эмпирическое правило здесь таково: «Если вы планируете списать это на налоги, вам лучше иметь документацию, подтверждающую, что вы действительно совершили эту покупку».
Хотя все компании разные, вот несколько примеров деловых покупок, которые вы можете совершить. Сохраните квитанции / счета, если вы потратите деньги на:
Реклама
Это может включать веб-хостинг, визитные карточки, рекламу в журналах или в Интернете, рекламные щиты и т. Д.
Расходы на легковые и грузовые автомобили
Если вы можете вычесть расходы на легковые и грузовые автомобили, возможно, вам придется хранить квитанции на такие вещи, как бензин и техническое обслуживание.Прочтите здесь, чтобы узнать больше о различных способах вычета расходов на автомобиль из ваших налогов и о методиках ведения учета для обоих.
Расходы на образование
Вы должны получать дополнительное образование в своем бизнесе? Или вы пошли в класс, чтобы узнать что-то новое? Сохраните квитанцию или счет, а также банковские записи, подтверждающие, что вы оплатили обучение.
Развлечения
Пригласите клиента на обед? Эти расходы могут не облагаться налогом, но будьте осторожны.Не храните квитанцию просто так. Вы также должны вести записи, показывающие, что ваша деятельность была напрямую связана с бизнесом. На странице 10 этой публикации IRS есть дополнительная информация о вычете расходов на развлечения.
Сеть
Посетите конференцию или выставку? Как и в случае с расходами на образование, храните квитанцию или счет и банковские документы в качестве доказательства покупки.
Канцелярские товары
Бумага для принтеров, скрепки, скрепки. Все они не облагаются налогом, поэтому сохраняйте чеки, когда идете в магазин канцелярских товаров!
Профессиональные услуги / Подрядчики
Платить юристу за подписание контракта или графическому дизайнеру за разработку нового логотипа? Сохраняйте счет-фактуру и квитанцию при оплате счета.
Командировочные расходы
Вы можете сесть в самолет, чтобы навестить клиента, или снять номер в отеле на несколько ночей, чтобы посетить конференцию. Несмотря на то, что IRS имеет очень конкретные инструкции по вычету командировочных расходов, сохраняйте квитанции или счета для ваших командировочных расходов, если вы сможете вычесть всю поездку или ее часть.
В большинстве случаев достаточно квитанции, но иногда стоит сохранить счет. Скажем, например, вы вычитаете часть ипотечного кредита в качестве вычета из домашнего офиса.Поскольку вычету подлежит только часть ипотечного кредита, вам нужно показать, сколько на самом деле ушло на расходы, связанные с домашним офисом.
Как долго я должен хранить чеки?
Вы должны хранить квитанции до тех пор, пока налоговые органы, такие как IRS или налоговый департамент вашего штата, могут проверять вас. Большинство проверок может длиться только три года (с даты подачи налоговой декларации), но в некоторых ужасных случаях, когда подозревается мошенничество или серьезная недоплата налогов, IRS может проверять вас на шесть лет (опять же, с даты подачи ваша налоговая декларация).
Должен ли я сохранять действительную бумажную квитанцию?
Деловые квитанции за шесть лет — это много бумаги. Но, к счастью, ничто не говорит о необходимости хранить квитанцию в ее оригинальной бумажной форме. Вы можете отправить их в архив или оцифровать. Тебе решать.
Организация квитанций
Существует ряд служб, которые помогут вам организовать и хранить чеки. Взгляните на такие инструменты, как Cam Scanner, NeatReceipts, Receiptmate и Shoeboxed, чтобы узнать, могут ли они быть полезны для вашего учета.
О TaxJar
Налог с продаж является сложным. Вот почему мы создали TaxJar — чтобы справиться с бременем налога с продаж, пока вы возвращаетесь к ведению бизнеса. TaxJar взимает налог с продаж, взимаемый со всех каналов, где вы продаете, компилирует ваши данные в готовые отчеты и может даже автоматически заполнять налоговые декларации для вас в 26 штатах (и это количество растет). Подпишитесь на 30-дневную бесплатную пробную версию TaxJar сегодня и ограничьте налог с продаж.
И посетите Square App Marketplace, чтобы узнать больше о том, как связать свою учетную запись Square с инструментами TaxJar.
Как долго хранить налоговые отчеты и квитанции
Хорошее ведение деловой документации позволяет вам готовить финансовые отчеты, помогает отслеживать свои расходы и пригодится, если на вас когда-либо подадут в суд или проведут аудит.
Но знаете ли вы, что IRS также требует от вас вести финансовую отчетность для вашего бизнеса?
В этом руководстве мы расскажем, какие записи вы должны хранить по закону, как долго их следует хранить и как не потерять их.
Как долго хранить налоговые отчеты и квитанции на
Как правило, вы должны держать налоговые отчеты и квитанции в течение трех лет . Но в некоторых случаях дольше.
| Тип записи | Как долго хранить |
|---|---|
| Прошлые налоговые декларации | 3 года |
| Поступления | 3 года |
| Разные финансовые отчеты | 3 года |
| Налоговая отчетность по трудоустройству | 4 года |
Если вы не указали доход в своей декларации, ведите учет для…. | 6 лет |
| Если вы вычли стоимость безнадежных долгов или бесполезных ценных бумаг, ведите учет… | 7 лет |
Восемь правил ведения документации малого бизнеса
Всегда храните квитанции, банковские выписки, счета-фактуры, ведомости заработной платы и любые другие документальные доказательства, подтверждающие статью дохода, вычета или кредита, указанные в вашей налоговой декларации.
Большинство подтверждающих документов необходимо хранить не менее трех лет .
Налоговые записи о занятости должны храниться не менее четыре года .
Если вы не указали доход в своей декларации, ведите учет за шесть лет .
Если вы вычли стоимость безнадежных долгов или обесценившихся ценных бумаг, ведите учет за семь лет .
Go Безбумажный , храните все в электронном виде и всегда делайте резервные копии.
Расходы, которые на меньше 75 долларов или которые связаны с транспортными расходами, проживанием или питанием, могут не требовать квитанции.Но вам все равно нужно сообщить IRS, где и когда произошли расходы, и для чего они были.
Даже если вам не нужен документ для уплаты налогов, он может вам понадобиться для чего-то еще. Если сомневаешься, оставь.
Какие налоговые чеки хранить
Как бы они ни хотели поверить вам на слово, IRS требует, чтобы вы сохраняли документацию, подтверждающую доход, вычеты и кредиты, которые вы указываете в своей налоговой декларации.
Вот основные типы записей, на которых вы должны держаться:
- Поступления
- Кассовые ленты
- Информация о депозите (продажа наличными и в кредит)
- Счета
- Аннулированные чеки или другое подтверждение платежа / переведенные электронные средства
- Квитанции по кредитным картам
- Выписки с банковского счета
- Бланки для мелких платежей
- Кредиторская и дебиторская задолженность
- Заработная плата
- Налоговые декларации
- Предыдущие налоговые декларации
- W2 и 1099 формы
- Любое другое документальное подтверждение, подтверждающее статью дохода, вычета или кредита, указанную в вашей налоговой декларации.
Хотя они не всегда могут понадобиться вам для уплаты налогов, вы также должны иметь под рукой следующие деловые документы:
- Любые подписанные вами контракты (с клиентами, поставщиками, подрядчиками, сотрудниками и т. Д.))
- Учредительный договор
- Разрешения на ведение бизнеса
- Компания по охране труда, технике безопасности и другие нормативные документы
- Годовые отчеты
Поскольку бремя доказывания лежит на вас, чтобы подтвердить каждую позицию вашей налоговой декларации документацией, лучший подход к ведению документации для малого бизнеса — это попытаться сохранить как можно больше записей.
Нужна помощь в ведении бухгалтерского учета и отчетности? Проверьте скамейку. Мы будем вести бухгалтерский учет за вас, а наша платформа — это безопасное место, где вы можете хранить все свои записи.
Есть ли какие-то документы, которые мне не нужно хранить?
Невозможно сохранить всего .
Квитанции иногда теряются, особенно на небольшие расходы. Можете ли вы по-прежнему требовать эти расходы без квитанции в качестве налоговых вычетов?
Может быть, если расход меньше 75 долларов
Вообще говоря, отказ от хранения документа может сойти с рук по трем причинам:
- Расход менее 75 долларов. (Примечание: это не относится к расходам на проживание.)
- Расходы на транспортировку, и получить надлежащую квитанцию непросто.
- Вы сообщаете о расходах на проживание или питание в рамках подотчетного плана с суточными.
Но подождите, пока не выбрасывайте чек Chipotle!
Даже в этом случае вы еще не полностью снялись с крючка. Любой вычет из вашей налоговой декларации может быть подвергнут сомнению во время аудита — даже расходы менее 75 долларов.
Чтобы IRS поддержал вычет в размере менее 75 долларов без квитанции, вам необходимо предоставить им следующую информацию:
- Сумма расхода
- Где и когда было произведено
- Существенный характер или цель расхода
Если вы вычитаете питание и развлечения, все еще сложнее.
Возможно, вам придется предоставить список всех людей, которые были с вами, когда произошли расходы, и о чем вы говорили (на самом деле — IRS хочет знать, говорили ли вы о покупках).
Если вы вычтете много расходов ниже 75 долларов (и особенно если вы вычтите много еды и развлечений), электронная таблица или мобильное приложение, такое как Expensify, обычно является лучшим способом отслеживать все, не утопая в море мелких квитанций.
Если вы все еще не знаете, какие небольшие квитанции хранить, вы можете ознакомиться с инструкциями IRS по подтверждению расходов до 75 долларов здесь.
Как долго вам нужно хранить налоговый учет?
В общем за три года
IRS утверждает, что вам необходимо хранить свои записи «столько времени, сколько необходимо для подтверждения дохода или удержаний в налоговой декларации». Как правило, это означает, что вам необходимо хранить свои налоговые записи в течение трех лет с даты подачи декларации или с даты подачи налоговой декларации (в зависимости от того, что наступит позже).
Допустим, вы подали налоговую декларацию за 2020 год на два месяца раньше установленного срока, 10 февраля 2021 года.Это означает, что вам нужно будет хранить квитанции, налоговые отчеты и любую другую документацию, относящуюся к декларации, до 15 апреля 2024 года, то есть через три года после крайнего срока подачи вашей налоговой декларации 2020 года.
Почему три года?
Это в основном связано с Периодом ограничений, который представляет собой время, в течение которого вы можете вносить поправки в свою налоговую декларацию или в течение которого IRS может провести аудит вашей налоговой декларации.
По истечении срока давности подачи налоговой декларации вам больше не нужно хранить налоговую декларацию или подтверждающую документацию.
Исключения из правила трех лет
В некоторых случаях вам потребуется хранить налоговую отчетность более трех лет. Например:
Если у вас есть записи о сотрудниках
Вы должны хранить налоговые записи по найму в течение как минимум четырех лет после даты, когда налоги на заработную плату подлежат уплате или уплачены (в зависимости от того, что наступит позже).
Если вы не указали доход в своей декларации
Если вы не сообщаете доход, который вы должны были сообщить, и он превышает 25% валового дохода, указанного в вашей декларации, храните записи в течение шести лет после даты, которую вы подали, или даты подачи налоговой декларации (в зависимости от того, что позже).
Если вы вычли стоимость безнадежных долгов или обесцененных ценных бумаг
В таком случае храните записи в течение семи лет.
Если вы подаете мошеннический возврат или не возвращаетесь вообще
Надеетесь избежать наказания за налоговое мошенничество? Для мошеннических или незарегистрированных возвратов не существует срока давности, поэтому IRS может преследовать вас навсегда. Просто нужно иметь в виду!
Если у вас есть записи, связанные с недвижимостью
Стандартный трехлетний период ограничений применяется к любым вычетам, которые вы производите в связи с вашей собственностью (амортизация, убыток от продажи и т.
Д.)) Но иногда промежуток времени между тем, когда вы продаете или продаете свою собственность, и когда вам больше не нужно хранить эти документы, может составлять более 3 лет.
Допустим, вы продаете недвижимость, продав ее в течение 2018 налогового года, указываете финансовую прибыль в своей налоговой декларации за 2020 год и подаете налоговую декларацию прямо в крайний срок налогообложения 17 апреля 2021 года. Это означает, что вам необходимо сохранить записи, связанные с недвижимостью, до 17 апреля 2024 г. (т. е. через три года после даты подачи заявки 17 апреля 2021 г.).
Эти записи обычно включают в себя документы, титулы и записи о стоимости (например, квитанции на оборудование, такое как компьютеры или транспортные средства).
Нужно ли мне держать бумажные банковские выписки?
Если у вас есть онлайн-банкинг, нет. Цифровая копия будет в порядке. Если в вашем банке нет онлайн-банкинга, лучше всего три года хранить банковские записи.
Самый простой способ вести учет
IRS утверждает, что вы можете использовать любую систему учета, если она «четко показывает ваши доходы и расходы».Но если вы не проходите прослушивание для участия в эпизоде сериала Hoarders , вам, вероятно, следует отказаться от бумажных документов и хранить все в электронном виде.
IRS принимает цифровые копии документов, если они идентичны оригиналам. (Это означает, что вы должны иметь возможность предоставить им распечатанную разборчивую копию документа по запросу.)
Оцифровка ваших записей — также отличный способ избежать их случайного выброса с места или чрезмерной генеральной уборки.Кроме того, давайте не будем забывать, что бумажные документы могут выцветать и повреждаться. Сказать IRS, что «собака съела мои налоговые отчеты» просто не полетит.
Мы рекомендуем сканировать каждую запись и квитанцию в вашей компании, помечать их описательным именем и навсегда архивировать.
Вот несколько инструментов, которые могут упростить ведение цифровой документации:
- Bench — вы можете загружать все свои чеки и хранить их в приложении Bench без ограничений по хранению.
- Безопасные облачные сервисы хранения, такие как Dropbox, Evernote или Google Drive.Любой из этих веб-сайтов будет поддерживать сканирование и сохранение.
- Специальный сканер бизнес-документов, такой как Kodak Alaris (эти машины могут обрабатывать большое количество документов одновременно и заботиться о процессе подачи документов за вас, экономя ваши часы работы).
- Специальное приложение для квитанций, такое как Receipt Bank.
Если вы все-таки выберете безбумажный путь, не забудьте сохранить резервную копию ваших документов во втором безопасном месте, например, на жестком диске, защищенном паролем, или в дополнительном облачном хранилище.
Чем может помочь Bench
Ваша подписка на Bench включает неограниченное хранилище документов, что означает, что вы можете хранить все квитанции, счета или долговые расписки в том же месте, что и ваша бухгалтерия. Каждый месяц ваш бухгалтер Bench сопоставляет загруженные документы с их точной транзакцией — если вам понадобится ссылаться на эту квитанцию позже, это просто быстрый поиск. В конце года ваш бухгалтер или налоговый специалист может просматривать ваши документы и заполненные финансовые отчеты одновременно, что упрощает подачу налоговой декларации.Учить больше.
Я ждал подходящее время, и теперь я иду на свалку, чтобы сбросить все эти старые налоговые документы. Это нормально, правда?
Подожди. Налоговое время может быть самым важным временем для ведения деловой документации, но налоги — не единственная причина, по которой вы должны хранить все эти документы.
Прежде чем выбросить их, дважды проверьте, могут ли они понадобиться кому-нибудь еще, с кем вы ведете бизнес. Кредиторы, бизнес-юристы и страховые компании иногда требуют от вас хранить записи дольше, чем это делает IRS.
Это еще одно преимущество для ведения цифровых записей. Вместо того, чтобы беспокоиться о том, следует ли вам хранить их или избавляться от них, вы можете заархивировать их навсегда.
Если сомневаетесь, оставьте
Если есть что-то, что вы вынесли из этого руководства, сделайте это правилом.
Если возникнут сомнения в том, следует ли вам хранить документ, сохраните его. А еще лучше оцифровать. Вы будете благодарить себя в следующий раз, когда будете платить налоги или пройдете аудит.
Квитанции и подтверждение покупки
Всегда полезно получить квитанцию или другое подтверждение покупки для продуктов и услуг, которые вы покупаете.Сохраняйте все записи на случай, если что-то пойдет не так позже.
Чтобы использовать свои права на ремонт, замену или возмещение, вам необходимо сохранить квитанцию или другой документ, подтверждающий покупку.
Квитанция может быть в виде:
- счет-фактура GST или
- кассовый аппарат или рукописная квитанция.
К другим типам доказательств покупки относятся:
- Выписка по кредитной или дебетовой карте
- договор аренды
- квитанция или справочный номер для телефонных или интернет-платежей
- гарантийный талон с указанием данных поставщика или производителя, а также даты и суммы покупки
- серийный или производственный номер, связанный с покупкой в базе данных поставщика или производителя
- копия или фотография квитанции.
Закон о защите прав потребителей Австралии не описывает, что такое достаточное доказательство покупки. Иногда вам может потребоваться предоставить более одного из этих документов для подтверждения вашего требования. Однако до тех пор, пока вы можете разумно продемонстрировать, что приобрели товар, предприятие может нарушать закон, если оно отказывает вам в праве на возмещение, ремонт или замену товара, который не соответствует потребительской гарантии.
Компании не обязаны возвращать вам деньги или заменять их, если вы просто передумали.
Компании должны всегда выдавать вам квитанцию (или аналогичное подтверждение покупки) на сумму, превышающую 75 долларов США. Если нет, попросите один. Вы также имеете право запросить квитанцию на сумму менее 75 долларов, и квитанция должна быть предоставлена в течение семи дней с момента запроса.
Квитанция должна включать:
- наименование поставщика и ABN или ACN
- дата поставки
- продукта или услуги и Цена
- .
Вы имеете право запросить у поставщика услуг детализированный счет или счет в течение 30 дней после получения счета.Это должно быть предоставлено бесплатно в течение семи дней с момента запроса.
Подробный счет должен содержать:
- как рассчитывалась цена
- количество рабочих часов и почасовая ставка, при необходимости
- список использованных материалов и начисленная за них сумма, если применимо.
Рекомендуется вести записи обо всех описаниях и обещаниях того, как продукт или услуга должны выглядеть и работать.
Храните квитанции в безопасном, сухом месте и сделайте их копию или сфотографируйте, если вы беспокоитесь о том, что они выцветут.Вы также можете использовать приложение ACCC Shopper для хранения чеков.
Права и гарантии потребителей
.