Клинбиз | Клининговая компания в Нижнем Новгороде | Цены на клининговые услуги и уборку

Обязательно решите, кто возьмёт на себя роли ведущего, таймкипера и кто будет отвечать за формирование и рассылку итогов собрания. Продолжительные и важные встречи требуют участия фасилитатора.

3. Зачем вам встреча?

У вас должна быть четкая цель, сформулированная в глагольной форме.

Например: решить, что делать, чтобы увеличить продажи.
Или: найти способы предотвращать и решать конфликты в нашей команде.

От этой цели нужно отталкиваться при планировании структуры и времени встречи.

Часто идут от обратного и говорят: «Значит так, у нас есть час, и мы должны добежать до вот такого результата», — но это не учитывает реальность. Иногда цель настолько большая, а времени настолько мало, что нужно просто признать это и дать себе нужное количество времени. Или снизить амбициозность задачи, чтобы уложиться в час. Поэтому сначала цель — потом время.

Екатерина МешковаФасилитатор Skyeng

Как провести эффективную деловую встречу?

Умение провести эффективную деловую встречу подразумевает наличие таких навыков, как знание делового языка, умение вести беседу, презентабельность и язык тела.

Давайте рассмотрим подробнее, что нужно, чтобы сделать деловые встречи действительно эффективными.

А кто, собственно, участвует в деловой встрече?

Чтобы определиться с составом на предстоящую деловую встречу, вам необходимо пропустить всех кандидатов через следующие фильтры:

• Чье участие просто необходимо для проекта?
• Кто нужен для принятия важных решений по проекту?
• Чье одобрение необходимо для продолжения работы в данном направлении?

Ответив на эти вопросы, вы не только определитесь, кто будет принимать участие в деловой встрече, но и нужна ли встреча вообще.

Затем согласуйте время проведения встречи с графиками свободного времени всех ее участников.

Умение организовать диалог

Умение организовать диалог на деловой встрече или встрече с участием посредника является исключительным талантом руководителя. Это является очень важным условием для успеха в проведении деловой встречи.

Руководитель должен выбрать формат встречи из следующих вариантов: с посредником, с лидером и посредником. Выбранный формат встречи, позволит развивать ее по определенному сценарию и определяет модель участия каждого в ней.

Подготовка, проработка и распределение ролей

Для того чтобы эффективно управлять деловой встречей, необходимо иметь подготовить и распределить четыре важных роли:

• Посредник
• Протоколист
• Лидер
• Рядовой участник

Каждый из участников встречи может выполнять любую из этих ролей, равно как и один участник может выполнять все эти роли. Для эффективности проводимой встречи необходимо обязательно разъяснить всем суть их ролей.

Подготовка участников к своим ролям может быть непрерывным процессом, что позволяет поддерживать участие и вовлеченность всех участников такой встречи.

Диалог до и после встречи

Для организации безупречной деловой встречи необходимо четко понимать, зачем вы собираетесь ее организовать?

Привлекайте максимально возможное число будущих участников к процессу планирования самой встречи. Будучи организатором, обратите внимание на следующие моменты:

• Повестка дня
• Состав участников
• Время и место проведения деловой встречи
• Подготовка материалов
• Аудио/видео оборудование для проведения презентаций
• Возможные особые обстоятельства и потребности

На будущее важно зафиксировать и распространить ключевые результаты проведенного мероприятия, включая решения, действия и открытые вопросы. Как только деловая встреча завершилась, необходимо распространить эти результаты среди участников — отправить follow-up mail каждому из них.

Читаем дальше:

Деловой этикет в Британии

Деловой этикет в США

Презентация на английском

Совещаемся по-английски

Деловой английский в США

Как провести деловую встречу с клиентом

Деловую встречу можно считать удачной, когда удается выстроить конструктивное общение участников. К результативным переговорам следует готовиться, заранее определить стиль поведения и одежды, поставить перед собой цели, собрать подробную информацию о клиенте

Проводим деловую встречу

Суть проведения деловой встречи заключается в построении конструктивной беседы двух или более лиц. Для проведения результативных переговоров лицу, направляющемуся на встречу, необходимо подготовиться к беседе: определиться со стилем поведения и одежды, поставить перед собой цели, которых он желает достигнуть на переговорах, собрать максимально подробную информацию о клиенте (последние успехи, достижения, привычки и т. д.).

Сбор информации о клиенте

Чтобы узнать «поближе» своего клиента, важно провести небольшое исследование. Его содержание заключается в предварительном сборе информации, представленной различными источниками, о которых мы вам расскажем.

Сайт клиента. Самым приоритетным и бесценным источником информации о Клиенте является его собственный сайт. Как правило, на веб-ресурсе люди представляют максимум информации о своей компании. Рекомендуем внимательно изучить главную страницу сайта. Лишь на первый взгляд кажется, что там представлены общие сведения. Эта страница может рассказать о географии фирмы, регионах, в которых представлена продукция или услуги, о сроках существования предприятия и о том, какую роль оно играет на современном рынке.

Не меньший интерес вызывает раздел «Новости». Многие ошибочно публикуют на нем мировые новости, чтобы хоть как-то занять этим читателя. На самом деле, здесь должна быть отражена жизнь компании: события, произошедшие за последнее время, информация об успешном участии в выставках, сведения о новых партнерах, пара слов о стратегических планах.

Раздел сайта «Партнеры» познакомит вас со списком клиентов, с которыми сотрудничает предприятие. Если среди них вы найдете хотя бы две компании, с которыми работаете и вы, это станет мощным инструментом воздействия на клиента при проведении переговоров.

Поэтому неплохо было бы подготовить от них благодарственные письма или рекомендации. На сайте может быть представлена информация о сотрудниках предприятия. Вы можете ознакомиться со сведениями о руководителе предприятия, изучить профессиональное поле его деятельности. Возможно, вы увидите общие точки соприкосновения или интересы, о которых можно будет поговорить на встрече: учились в одной школе, имеются маленькие дети, являетесь поклонниками одного вида спорта и т. д.

Социальные сети. Интернет открывает ряд возможностей, которые вам как специалисту в области продаж не стоит упускать из виду. К примеру, многие люди ведут личные блоги. На сайте компании может быть ссылка на корпоративный блог, что предоставит дополнительную информацию.

Руководитель компании тоже может вести личный блог. Например, директор PR-агентства «Простор» Роман Масленников ведет собственный блог, при помощи которого общается с людьми, разделяющими его интересы. Если вам удастся найти твиттер человека, к встрече с которым вы готовитесь, не забудьте изучить информацию в нем.

Поискав пользователя в другой социальной сети («В контакте», «Одноклассники», «Фейсбук», «Профессионалы.ру» и др), не забудьте поинтересоваться кругом его друзей и деятельностью сообществ и групп, в которых он состоит.

СМИ. Средства массовой информации хранят много полезной информации и сведений, которые можно применить. Если фирма заботится о своем имидже, оперативно реагирует на обвинения и нападки конкурентов и, как следствие, тесно сотрудничает со СМИ, размещая в газетах и журналах статьи, а на телевидении и радио – ролики и интервью, значит, компании важно общественное мнение и это в свою очередь можно использовать и на встрече.

Не стоит игнорировать и рекламные материалы. Детально изучив средства рекламы, которые использует компания, вы можете судить не только о ее благосостоянии, но и о целях, которых она стремится достигнуть. В свою очередь персона, с которой вам предстоит провести беседу, также следует тем же целям.

Информацию об акциях и мотивирующих программах можно также использовать при личной встрече. Все это позволит сформировать положительное мнение о вас, как о человеке, который разбирается в бизнесе вашего клиента, что выгодно отличит вас от рядовых менеджеров, пытающихся поскорее «впарить» товар клиенту. На их фоне вы будете смотреться компетентным специалистом, что позволит построить линию доверия между вами и руководителем компании.

Поисковики. Не забывайте, что поисковые системы также открывают вам возможность побольше узнать о бизнесе клиента или руководителе предприятия. Набрав в строке название компании, перелистывая одну страницу за другой можно получить очень важные сведения, о которых вы даже и не догадывались: о предстоящих судебных делах, об оборотах компании и т. д.

Имидж

В бизнес среде общепринятым является деловой стиль одежды. Недопустимо ношение кроссовок и джинс, коротких юбок, открытых туфель, шортов и маек. Однако, как ни странно, из каждого правила есть свои исключения. К примеру, для того чтобы переговоры прошли не только успешно (то есть оказались перспективными), но и были результативными (принесли выгоду переговорщику в короткое время), нужно одеваться чуть хуже того лица, с которым назначена встреча.

Деловой стиль – эталон, но не следует усердствовать с украшениями. Дорогие часы, одетые на беседу с незнакомым человеком, могут свидетельствовать вовсе не о хорошем вкусе (хотя этому имеет место быть), а о намерении переговорщика поскорее «срубить» денег с клиента, что будет отталкивать его от открытого общения и конструктивного диалога.

В практике встречаются случаи, когда руководителями крупной процветающей компании являются люди, которые носят джинсы, шорты, свитеры с растянутыми рукавами. Представьте себе, что вы в дорогом костюме попали на встречу к директору такой компании. Как вы будете выглядеть перед ним? Как расфуфыренная утка! При встрече с такой персоной у вас очень мало шансов на продуктивное общение.

То, каким образом вы должны выглядеть на встрече с клиентом, подскажет предыдущий этап. Собрав и проанализировав информацию о компании и клиенте, вы придете к нужному решению. К примеру, если в ходе исследования вы пришли к выводу, что человек достаточно серьезен, поскольку занимает должность генерального директора уже десять лет, любит посещать различные семинары и конференции, является членом политической партии, состоит в общественной организации, активно занимающейся благотворительностью и при этом увлекается автомобилями класса «Люкс», одеть необходимо классический деловой костюм: светлая рубашка, темные брюки, пиджак, чистые туфли.

Девушки могут надеть темное платье, которое не должны украшать блестящие аксессуары. Все должно быть « в меру». Не стоит перегружать свой внешний облик лишними акцентами.

Если же беседовать предстоит с представителем развивающегося малого предприятия, предлагающего широкий ассортимент молодежной одежды, при этом вы знаете, что персона, с которой предстоит беседа, достаточно молода и придерживается свободного стиля одежды, рекомендуем одеться более свободно. К тому же это будет служить отличным дополнением к разговору: вы сможете показать клиенту, что положительно оцениваете направление, которое он избрал для своей коммерческой деятельности.

Если из имеющихся источников вы узнали, что предстоит встреча с неординарной и креативной личностью (а это можно узнать, изучив не только подробности жизни человека, но и его фотографии) оденьтесь «интересно». Яркий галстук, не сочетаемые цвета, стильные аксессуары позволят вам предстать перед собеседником такой же феноменальной и необычной персоной, в котором он сможет увидеть союзника.

Как известно, классический стиль предполагает светлый вверх (как правило, белый) и темный низ. Собираясь на деловую встречу, можете ориентироваться на это правило и, отталкиваясь от того, с кем вам предстоит общаться, выбирать цвета и стиль. Это простое правило позволит выглядеть эффектно и оригинально. Однако не стоит забывать и о голове. Девушки с длинными волосами должны аккуратно уложить их в прическу.

Как произвести положительное впечатление за 5 минут

Направляясь на встречу, у вас есть лишь пара секунд на то, чтобы составить о себе положительное мнение. Если этого времени вам не хватило, в вашем распоряжении есть еще пять минут на то, чтобы это исправить. Вспомните ситуацию, когда в вашем офисе раздается стук, в дверь входит человек с огромной сумкой и с возгласом «Внимание!» пытается сконцентрировать ваше внимание на книге, которую он держит в своей руке. Что вы о нем подумали? Хотите, чтобы и о вас клиент подумал тоже самое? Конечно, нет! А поэтому, вам нужно заранее подумать, как вы войдете в дверь и что скажете своему деловому партнеру.

Поскольку речь идет о деловой беседе, мы предлагаем читателям MирСоветов использовать следующий вариант. Откройте дверь, поздоровайтесь с клиентом, назовите его имя и отчество (или имя-фамилию), чтобы уточнить, тот ли это человек, ради которого вы пришли на встречу.

После этого представьтесь, назовите свое имя, должность и компанию, интересы которой вам предстоит представлять, и сообщите клиенту, что вы договорились с ним на встречу на это время. В этот период установите визуальный контакт с Клиентом. Если человек «зарыт» в бумагах, уточните, можете ли переговорить с ним сейчас или необходимо дать ему немного времени, чтобы закончить текущие дела. Если персона готова приступить к переговорам – начинайте.

Как построить беседу?

Чтобы дать клиенту понять, что он имеет дело с деловым человеком, огласите регламент встречи. К примеру, скажите: «Цель нашей с вами встречи – определить ваши текущие бизнес-задачи и определить, как в их достижении вам сможет помочь наша фирма. Беседу я предлагаю построить в два этапа.

На первом этапе я задам вам несколько вопросов, чтобы понять, какие именно ваша фирма имеет приоритеты, а на втором – я расскажу вам о том, какие из них сможет разрешить наша компания. Я думаю, что таким образом наши переговоры пройдут наиболее продуктивно, вы согласны со мной?». Получив согласие клиента можно приступать к беседе.

Если клиент не одобряет ваши планы, уточните у него, какую альтернативу он предлагает. Для определения потребностей бизнеса клиента, хороший переговорщик должен в совершенстве владеть техникой постановки вопросов. Этот список можно распечатать на листке бумаги и вносить в него ответы клиента по ходу встречи либо «держать» эти вопросы в памяти и конспектировать полученные сведения. Беседа должна развиваться логично, а поэтому последовательность вопросов необходимо хорошо продумать. Вы можете подготовить вопросы исходя из следующих шаблонов:

• Сколько лет ваша компания на рынке?
• Кто является целевой аудиторией ваших покупателей?
• На какие рынки вы ориентируетесь (город, область, регионы)?
• Какие конкурентные преимущества привлекают клиентов в вашу компанию?
• Что именно отличает вас от ваших конкурентов?
• С каким поставщиком услуг вы сейчас работаете?
• Почему вы выбрали именно его (нынешнего поставщика)?
• Вы можете оценить работу вашего поставщика по десятибалльной шкале? Какую оценку вы бы ему поставили?
• Что именно не устраивает вас в работе вашего нынешнего поставщика услуг?

По вашему мнению, какие преимущества должны быть у нашей компании, чтобы мы смогли построить с вами долгосрочное сотрудничество?

На деловой встрече нужно помнить, что этап сбора информации самый важный. С помощью хороших вопросов вы сможете «разговорить» клиента, который расскажет обо всех проблемах и неудобствах, которые ему приходится терпеть. В ваших силах понять, можете ли решить их, и, если вы уверены в своем продукте, у вас есть отличный шанс выгодно закрыть сделку.

Как правильно презентовать свои услуги?

На предыдущем этапе говорил ваш клиент, вы лишь задавали вопросы. Теперь говорить будете вы и в ваших силах построить общение так, чтобы клиент либо не задавал вопросов, поскольку полностью согласится с вашими словами, либо задал их как можно больше, что позволит развеять все сомнения. Ключ к успешному проведению этапа презентации услуг кампании заключается в том, как вы сможете перевести все то, с чем ранее поделился с вами клиент в его пользу, базируясь на качестве оказания услуг вашей фирмы.

К примеру, если при сотрудничестве с нынешним поставщиком услуг Клиента не устраивает качество доставки (заказы часто задерживаются, что «подрывает» работу компании Клиента), вы должны сделать акцент на том, что с вашей компанией такой ситуации не возникнет, поскольку работа вашей сервисной службы проходит слаженно, за чем следит служба контроля, которой, скорей всего, нет у нынешнего поставщика Клиента, ведь если бы она была, задержек по срокам не было бы.

К тому же, в договоре вашей компании прописано, что при условии подрыва поставок ваша компания будет предоставлять бонусы Клиенту или выплачивать неустойку. В свою очередь, это является юридической гарантией надлежащего исполнения договора, что позволяет обезопасить Клиента от рисков.

Итоги

Для того чтобы провести деловую встречу с потенциальным клиентом, необходимо пройти несколько этапов. На подготовительном, важно собрать информацию о компании и личности человека, с которым предстоит провести деловые переговоры. В этом может помочь сайт фирмы, информация из поисковых систем, рекламных источников и СМИ.

В одежде придерживаться нужно классического стиля, но если у вас есть точные сведения о личности человека, к которому идете на переговоры, стиль и манера общения могут быть схожими с ним.

Чтобы произвести положительное впечатление за пять минут, нужно огласить регламент встречи, а на этапе сбора информации о клиенте задавать как можно больше ситуационных вопросов.

Завершающим становится этап презентации, на котором вы «подводите» собеседника к тому, что при сотрудничестве с вашей фирмой он получит более выгодные условия.

© Валентина Абрамова, МирСоветов

советы и идеи для хоумскулеров

Поиск единомышленников

Семейное образование с каждым годом всё популярнее. Познакомиться с семьями, которые, как и вы, выбрали альтернативную форму обучения, помогут социальные сети.

Поищите сообщество хоумскулеров во «ВКонтакте» или на Фейсбуке, бросьте клич в Твиттер или Инстаграм. Возможно, в вашем городе уже проходят офлайн-мероприятия семейников. Если нет, проявите инициативу, напишите пост с предложением встретиться. Наверняка найдутся активные родители, которые подхватят идею и помогут вам с организацией встречи детей.

Найти единомышленников можно также в группе Экстерната и Домашней школы Фоксфорда на Фейсбуке.

Выбор места

Площадок, где можно организовать встречу хоумскулеров, множество. Но прежде чем что-то выбрать, определитесь с форматом мероприятия. Для этого ответьте на несколько вопросов:

1. Какова цель встречи? Если хотите просто познакомиться, можно выбрать любую развлекательную площадку (игровые комнаты, антикафе и так далее). Если желаете провести время с пользой, присмотритесь к музеям, выставкам, мастер-классам.
2. С родителями или без? Ребята старше 13–14 лет вряд ли раскрепостятся, если придут с мамами за ручку. Лучше устроить им квест или отправить в кино — подростки сами наладят контакт; взрослые в это время могут пообщаться в кафе.
3. Будут ли встречи регулярными? Если да, следует искать площадки, где собираются клубы по интересам (дома культуры, библиотеки и прочее).

На эти вопросы должны ответить не только вы как организатор, но и все, кто планирует прийти на встречу детей на семейном обучении. Проведите среди них опрос (это удобно делать с помощью «Google.Forms»), желательно сразу включить в него конкретные варианты с адресами и датами.

Проработка программы

Назначить место и время встречи недостаточно. Необходимо придумать, чем занять участников. На встречу придут незнакомые (или малознакомые) люди, им будет проще раскрыться и проявить себя в совместной деятельности.

Напишите сценарий мероприятия с таймингом. Например: 12:00 — встреча у метро, 12:30 — игра-знакомство, 13:00 — научное шоу, 14:00 — обед, 14:30 — обмен любимыми книгами. Если у вас есть помощники, выберете ответственного за каждый этап мероприятия.

<<Форма демодоступа>>

Вот 10 идей, чем можно заняться на встрече хоумскулеров:

1. Провести мастер-класс. Лепка, оригами, фотография — тематика зависит от интересов ребят в вашей группе. Как вариант, испечь торт или печенье.
2. Сыграть в «Крокодила» или показывать пантомимы. Устроить «Открытый микрофон», чтобы каждый продемонстрировал свой талант.
3. Сделать фирменные футболки сообщества — от отрисовки дизайна до нанесения аппликации на ткань.
4. Заняться конструированием, например, создать из лего прототип нового робота или города будущего.
5. Убрать мусор или посадить деревья в местном парке.
6. Провести интеллектуальную викторину наподобие «Что? Где? Когда?». Посвятить вечер настольным играм — от шашек и шахмат до «Скрабла» и «Колонизаторов».
7. Посетить краеведческий музей, планетарий, ботанический сад, театр, картинную галерею, океанариум.
8. Устроить выступления родителей с рассказами об их профессиях или экскурсии на местные производства.  
9. Заняться геокешингом (поиском сокровищ по заданным координатам) или просто поиграть в подвижные игры на улице. Отправиться в поход.  
10. Спортивные активности: сходить в бассейн или на воркаут, устроить футбольный турнир или конную прогулку.

Успех зависит не только от содержания встречи, но и от «мелочей» вроде доступности места проведения или совпадения графиков:

• Сделайте схему, которая поможет хоумскулерам добраться до места встречи.
• Подготовьте для участников встречи бейджики с именами (первое время будет трудно всех запомнить и неловко переспрашивать имена, особенно если мероприятие многолюдное).
• Если программа рассчитана на 4 часа и более, позаботьтесь о перекусе. Голод очень отвлекает, а дети и взрослые за это время наверняка проголодаются.
• Готовьте раздаточный материал для встречи с запасом. Ребята могут что-нибудь потерять или испортить, и это не должно оставить их за бортом веселья.
• Предупреждайте участников о форме одежды и о том, что нужно с собой взять.
• Заранее обговорите с родителями все финансовые вопросы.

Чем комфортнее большим и маленьким хоумскулерам будет на встрече, тем скорее она повторится.

Желаем удачи!

Проводите более эффективные встречи — Dropbox

Как организовать эффективную встречу?

Ужасная встреча… Вы уже через это проходили. Это деловая встреча, на которой не решили никаких вопросов, перенесли все на следующий раз, и все участники вышли с ощущением потраченного впустую времени. А вот определение плохой встречи из учебника: это собрание группы людей в одном помещении для обсуждения всего, что пришло в голову.

Заседания правления обычно проводятся раз в квартал, а не еженедельно. Многие компании переключились на встречи без подготовки. Но дело не только в том, что плохие встречи не нужны никому. Они приводят к существенным расходам. Низкая эффективность коммуникации влечет за собой потери в объеме до 10 000 долларов США на каждого сотрудника. Поэтому организация эффективных встреч важна не только для вашего душевного равновесия, но и имеет большое финансовое значение как для малого, так и для крупного бизнеса.

Разумное управление встречами начинается задолго до их начала и продолжается после их окончания. Вот несколько ключевых факторов, которые нужно учитывать при планировании успешной встречи с сотрудником, клиентом или рабочей группой в полном составе.

Определите цель встречи

Множество плохих встреч заканчивалось тем, что у всех сотрудников в голове была только одна мысль: «Я мог бы потратить это время, чтобы выполнить то, что мы здесь обсуждали». Убедитесь, что вы четко определили цель встречи, до того как вносить ее в календарь. Один из лучших способов для этого — составление продуманной повестки встречи.

Решите, когда начнется встреча

Не объявляйте время встречи внезапно, в тот же день или за день до встречи. Чем раньше вы уведомите участников, тем больше шансов на то, что встреча пройдет успешно. Не относитесь ко встрече как к проявлению вашей власти, которой вы пользуетесь, чтобы оторвать сотрудников от более важной работы. Функции управления задачами в Dropbox Paper дают четкое представление о рабочей нагрузке каждого сотрудника, поэтому вы можете видеть, удачное ли время вы выбрали для встречи или у вашей команды на этот период есть более срочные задачи. Подобные инструменты тайм-менеджмента позволяют увидеть препятствия, с которыми столкнулись сотрудники в ходе реализации проекта, и понять, необходима ли встреча для обсуждения сложных моментов. Если ваши сотрудники находятся в разных частях страны или мира, вам нужно будет выбрать время, удобное для каждого в любом часовом поясе.

Пригласите важных участников встречи

Убедитесь, что приглашения на встречу отправлены тем, кому нужно. Не приглашайте всю команду, если вы знаете, что у кого-то есть более приоритетные задачи или не все сотрудники активно участвуют в данном проекте. Также не стоит исключать молодых сотрудников или стажеров, которые могут предложить новые перспективные идеи. Интеграция приложений Zoom и Slack в Dropbox Business позволяет включить в формат встречи и удаленных сотрудников вашей команды. Вы можете проводить встречу, вести протокол и отправлять письма по итогам встречи любому участнику команды как в офисе, так и за его пределами без переключения контекста. Что касается выбора участников встречи, нужно пригласить тех людей, которых непосредственно касаются вопросы, обсуждаемые в рамках встречи. В итоге успешные встречи — ключ к повышению эффективности работы команды.

Делитесь информацией, а не только получайте ее

Если нужно провести мозговой штурм для поиска новых идей по проекту, недостаточно просто собрать членов команды в конференц-зале и ожидать, что они все сделают сами без подготовки. Планируя встречи, в особенности для мозгового штурма, сначала соберите и запишите все свои идеи. Заблаговременно сообщите о встрече ее участникам, чтобы они могли к ней подготовиться. Если вы хотите, чтобы каждый внес свою лепту, обязательно создайте документ в Paper, где участники смогут заблаговременно ознакомиться с информацией о встрече и поделиться своими идеями.

Обеспечьте возможности для принятия решений

Презентуйте эффективную встречу как любую другую задачу: начиная с цели и заканчивая решением или, по крайней мере, согласованными шагами в этом направлении. Если целью встречи является решение проблемы, дайте всем присутствующим возможность высказаться относительно подходов к ее решению. Посвятите время встречи командному решению проблемы. Не заканчивайте встречу, пока каждому ее участнику не будет понятен план действий, не будут установлены сроки выполнения и исполнители конкретных задач.

Как провести встречу

Эффективные встречи не обязательно проводятся в конференц-залах. Если в команде есть удаленные сотрудники, это не всегда возможно. Результативность встречи не должна зависеть от того, где она проводится. Zoom или Google Hangouts — отличные варианты для организации встреч.

Не нужно выделять специального сотрудника для ведения протокола, так как все участники встречи могут делать заметки в общем документе в режиме реального времени. Хотя может показаться, что «на одной кухне слишком много поваров», но таким образом мы мотивируем каждого участника вносить свой вклад в режиме реального времени. Также это означает, что, если удаленные члены команды присоединились в процессе встречи, потому что проживают в другом часовом поясе или из-за плохого качества связи, им не нужно будет ждать окончания встречи, чтобы увидеть, что они пропустили: они смогут ознакомиться с протоколом встречи в любой момент. Для интровертов такие заметки по ходу встречи могут быть очень эффективны. Можно редактировать документ и выделять в нем ключевые моменты разных точек зрения, а затем включить их в письмо по итогам встречи.

Всегда следует отправлять письма по итогам встречи, поскольку в лучшем случае вы вряд ли запомните все, что говорилось в процессе, даже если делали заметки. Письмо по итогам встречи составляется ее организатором и помогает участникам выделить ключевые пункты обсуждения и обратить на них особое внимание. По-настоящему успешная встреча — это та, после которой каждый участник может четко вспомнить, о чем там шла речь. Если весь ваш день посвящен встречам и заметкам, упорядочивайте их, воспользовавшись шаблоном протокола встречи.

Типы встреч

Не каждой встрече нужно уделять максимальное внимание. Можно просто определить пункты повестки встречи; для этого нужны вы, финансовый менеджер и магнитно-маркерная доска или удобное приложение для сканирования документов, например счетов. Встреча может быть такой же простой, как общение с фрилансером в Slack. Дайте коллегам знать, что они могут обратиться к вам при необходимости. Это может быть и совместный обед с коллегой. В конце концов, встречи — это просто способ поддержания связи. Не игнорируйте вопросы только потому, что они не обсуждались на официальном совещании, и вернитесь к интересующему вас вопросу, даже если на совещании присутствовало всего два человека. Помните: каждая встреча имеет значение независимо от количества участников.

Создайте благоприятные условия для встречи

Если вы проводите встречу, посвященную офисным новостям или представлению новых участников рабочей группы, некоторым сотрудникам это может показаться неважным. Однако, если мы говорим о формировании команды, такие встречи важны в контексте общей корпоративной культуры. Мотивируйте сотрудников к участию, например с помощью вкусной еды, благодаря которой можно сочетать продуктивную встречу с совместным обедом команды. Намекните, что собираетесь представить их вниманию что-то интересное, даже если речь идет о месте проведения вечеринки на Рождество.

В организации встречи могут принимать участие все

Существует устаревшее мнение, что планировать встречи могут только руководители, которые имеют полномочия вызывать сотрудников на эти встречи. Но коммуникация должна быть двусторонней. Если вы считаете, что встреча нужна, организуйте ее. Просто помните, что это должна быть эффективная встреча, а не пустая трата времени.

Встречи нужны всем: здесь можно поделиться идеями, озвучить опасения и вместе найти их решение. Допустим, есть проблема, которую невозможно довести до сведения сотрудников в полной мере даже с помощью самого лучшего инструмента для управления задачами. Это отличный момент, чтобы обсудить проблему лично с участниками вашей команды. Встречи проводятся, чтобы каждый мог высказаться независимо от должности и местонахождения. Благодаря эффективным цифровым инструментам, которые находятся в вашем распоряжении, вы легко сможете провести любую встречу.

Как провести эффективную виртуальную встречу

Определите цели мероприятия, назначьте координатора и роли другим участникам, подготовьте и отправьте опросы, включите чаты и дайте время тишине, чтобы переварить услышанное.

Ключевая проблема виртуальных собраний остается актуальной с тех пор, как первый начальник сказал своей команде бросить все и выслушать, что он хочет сказать. Встречи часто превращаются в долгую бессвязную болтовню, когда работа отодвигается на второй план, а сотрудникам читают проповеди, пишут авторы блога для организаторов мероприятий Eventmanager.

Если вы хотите провести наиболее эффективные виртуальные встречи, сначала изучите проблемы, с которыми сталкиваются все:

• недостаток внимания участников;

• неуважительное отношение ко времени участников;

• непонимание целей, задач и обязанностей.  

Помните об этом, когда начнете планировать мероприятие.

Еще один момент, который следует учитывать, – несмотря на экономию средств за счет того, что сотрудники сидят на месте и не тратят время на передвижение, если виртуальная встреча не является эффективным форматом для сотрудничества, обмена знаниями или какой-либо другой бизнес-цели, это недейственный вариант. Не поддавайтесь соблазну променять снижение затрат на неэффективность.

Это не означает, будто виртуальные встречи не могут быть конструктивными. Часто на виртуальном совещании основное внимание уделяется технологиям. Но этого не должно быть. Прежде всего, вам надо убедиться, что бизнес-цель этой встречи достигнута. Вы можете сделать это, применив передовые практики и стратегии виртуальных встреч.

Определите свою цель и выберите наиболее подходящее программное обеспечение для виртуальных встреч

Каковы цели у мероприятия? Это сотрудничество, внедрение, обучение, объявление или что-то еще? Цель будет определять структуру и наиболее эффективные инструменты виртуальной встречи. Например, если целью является обучение, вы можете ввести в свою виртуальную встречу компонент геймификации или элемент веселого игрового шоу.

С другой стороны, если мозговой штурм – то, что вы ищете, можно сосредоточиться на программном обеспечении для виртуальных встреч, разработанном для знакомства с идеями, такими как инструменты составления диаграмм связей.  

Будьте профессионалом: помните, что виртуальные встречи должны проводиться в более медленном темпе, чем традиционные, после важных заявлений, вопросов и заданий необходимы паузы, поскольку возможна задержка в 2–3 секунды для определенной части ваших посетителей.

Установите правила взаимодействия и ожиданий, чтобы все понимали, что приемлемо, а что нет. Немногие сотрудники рискнули бы играть в игры на своих телефонах, сидя рядом со своим начальником, проводящим презентацию, но это часто случается на виртуальных встречах.

Почему? Потому что сотрудники чувствуют себя невидимыми. На виртуальных встречах они делают то, чего не делали бы офлайн. Составьте краткий список ожиданий (например, отсутствие многозадачности) во время разговора, чтобы убедиться, что все понимают, какие варианты допустимы, а какие – нет. Необходимо установить правила с самого начала, чтобы не было вопросов.

Добавим, что с популярные решения представлены в статьях серии «Полезные инструменты для виртуальных встреч».

Назначьте координатора команды, чтобы все голоса были услышаны

На виртуальной встрече, особенно при работе с задержками в Интернете, важно иметь того, кто может удерживать людей от разговоров друг с другом, возвращаться к теме, если кто-то прерывает, и гарантировать, что все голоса будут услышаны. 

Координатор также может предложить перерывы для длительных встреч. Как показывает практика, продолжительность виртуальных собраний должна составлять менее 30 минут с интервалами между ними. Еще немного, и вам захочется делать перерывы, как при личном общении. В юмористической рекламе линии одежды Diesel сделана пародия, чтобы решить проблему слишком продолжительных собраний, и создана тесная, неудобная комната со столом, который наклоняется, если встреча идет более 15 минут.

Координатор может использовать время перерыва и начала каждой встречи, чтобы помочь каждому участнику чувствовать себя комфортно. Хороший координатор столь же важен для виртуальной встречи, как и хороший организатор вечеринки.

Важное примечание: человек также может чувствовать себя неуверенно, например, если он является единственным удалённым сотрудником или единственным сотрудником в своей области (территориальной.

Создайте равные условия для лучшего сотрудничества и взаимодействия

Когда участники встречаются виртуально, существует множество проблем, которые необходимо устранить. Они могут включать:

• Нахождение в другом географическом регионе (что может повлиять на акцент, культуру и часовые пояса).

• Работу в разных офисах. Если все участники из разных офисов или работают дома, преодолеть разрыв и объединить их всех будет проще. Если почти все из одного офиса и есть несколько участников из других офисов, это может быть сложнее, из-за отсутствия личных коммуникаций: сотрудники других офисов могут не понять шутки тех, кто работает вместе.

• Более низкая скорость Интернета, которая вызывает задержки и раздражение участников.

• Проблемы со слышимостью из-за плохого соединения.

• Разные уровни технических знаний и возможностей. Некоторые участники охотно осваивают новые технологии, в то время как другие будут бояться сделать что-то не так. Когда вы находитесь в одной комнате, таких людей легко узнать. Когда вы находитесь за много миль, вам нужно внимательно следить за этими участниками, иначе их разочарование вырастет до такой степени, что они отключатся от встречи.

Назначьте дополнительные роли, чтобы обеспечить участие нескольких человек

Те, кто участвует в создании проекта, часто чувствуют себя более вовлеченными в него, чем наблюдатели. Если вы назначите роли разным участникам, то привлечете больше людей к результатам встречи. Вы можете рассмотреть следующие роли:

• Хронометрист: полезно, если этот человек может находиться в том же месте, что и координатор, чтобы он мог делать подсказки и беззвучно подавать сигналы. Это важно, чтобы собрание придерживалось расписания и не было переполнено.

• Протоколист: этот человек также может записывать повторные задания и результаты в конце встречи.

• Техническая поддержка: если у вас есть специалист (или команда), готовый помочь тем, у кого есть технические трудности, это позволит сделать работу намного более ритмичной. Когда координатор или организатор, помимо руководства встречей, берут на себя и эту обязанность, трудно не сбиться, не говоря уже о том, что на это уходит очень много времени.

• Ассистент по чату: для работы с окном чата и анализа вопросов или комментариев.

И еще: ваш протоколист может быть бесценным для повторения комментариев, которые теряются из-за задержки, или для напоминания участникам о пунктах или вопросах, которые остались без внимания. Просто убедитесь, что у них есть копия повестки дня, чтобы они могли повторно обсуждать вопросы в соответствующее время на собрании.

Решайте технические проблемы прежде, чем они возникнут, чтобы повысить эффективность

Технические проблемы – один из самых неприятных моментов виртуальных встреч. Помимо наличия специалиста по технической поддержке, который поможет координатору справиться с этими вопросами, неплохо заранее предвидеть возможные осложнения.

Одна из наиболее распространенных проблем (помимо проблем с входом в систему или отключения участников из-за медленного интернет-сервиса или сбоев) возникает, когда человек, который должен поделиться своим экраном или своим отчетом/результатами, не может этого сделать. В то время как совместное использование экрана является наиболее привлекательным и практичным способом сосредоточить все внимание на вызове, подготовленный руководитель виртуальной встречи будет иметь копии данных или контента, которыми вы делитесь. Они должны быть доступны заранее через общий диск или приложение, такое как DropBox или Google-Диск. Их также можно отправить по электронной почте, чтобы каждый мог ссылаться на один и тот же документ, даже если совместное использование экрана затруднено или невозможно.

Отправляйте информацию для входа и платформы/URL-адреса примерно за день, чтобы у всех было время опробовать программное обеспечение для виртуальных встреч и проверить, все ли работает.  

Настаивайте на визуальном общении для более прочных контактов

Компания Delivering Happiness решила эти проблемы с помощью нескольких конкретных инструкций, которые используются в начале всех виртуальных встреч. Они напоминают сотрудникам, что им нужно смотреть «в глаза» своим веб-камерам. Хотя это кажется мелочью, однако все участники виртуальной встречи будут чувствовать, что они смотрят друг на друга, а не в сторону. Это имеет большое значение, помогая людям почувствовать взаимную связь. Чувство близости еще больше укрепляет командный элемент. 

Вы также можете попросить людей представляться, когда они что-то говорят. Даже если вы используете видео, экраны могут зависнуть, поэтому некоторые участники больше полагаются на звук.

Проведите «разбивающий лед» виртуальный разговор, чтобы укрепить командные связи

Команды работают более эффективно, когда участники знают друг друга. Это может быть сложно, если некоторые из ваших членов никогда не виделись и живут очень далеко друг от друга, не встречаясь в офисе каждый день.

Когда коллеги присутствуют в офисе, дружба растет органически или с помощью корпоративных поездок и мероприятий. Для групп, разделенных милями, часовыми поясами и, возможно, даже границами стран и культур, очень важно выделить время для дружеского общения перед тем, как присоединиться к собранию.

Изучите свою аудиторию. Помните: то, что может быть хорошим началом разговора в вашей стране или часовом поясе, не всегда подходит для всех участников встречи. Если вы будете придерживаться нейтральных тем, таких как температура и погода, например, где вы находитесь, люди начнут говорить о том, что им всем нравится.

Кроме того, помните эти быстрые и удобные советы по организации встреч от Джеффа Безоса, основателя Amazon:

• Делайте встречи не более чем количество людей, которых можно накормить «двумя пиццами». Слишком много людей – и встреча становится неэффективной и запутанной.

• Рассказывайте истории, а не сценарии PowerPoint.

• Дайте время тишине, чтобы переварить услышанное.

Илон Маск, соучредитель и генеральный директор Tesla, ненавидит следующие виды встреч (и, вероятно, ваша аудитория тоже):

• Встречи со слишком большой аудиторией.

• Встречи, которые происходят слишком часто.

• Встречи, где вы не участвуете. Если вы не добавляете ценности им, он предлагает уйти.

• Встречи, на которых много жаргона.

• Встречи, организованные с иерархией. Он считает, что «общение должно осуществляться по кратчайшему пути, необходимому для выполнения работы, а не через« командную цепочку».

Как сделать встречи более интерактивными

Вот несколько советов, как убедиться, что все представители на вашей виртуальной встречи участвуют в разговоре:

1.         Начните разговор, как только руководитель войдет в систему. Это обеспечит активное участие людей в дискуссии с самого начала. Он задает тон для участия, а не для прослушивания без звука. Как упоминалось ранее, выберите тему, в которую каждый может внести свой вклад.

2.         Пусть каждый участник представится и попросит поделиться тем, чему никто не поверит[1].

3.         Убедитесь, что все получили копию повестки дня, а затем попросите людей отправлять вопросы и комментарии в окне чата или по электронной почте до начала встречи. Будьте конкретны в повестке дня о ролях и назначениях. Если есть тема, которую вы хотите вынести на общее обсуждение, включите ее в повестку дня.

4.         Используйте опросы заранее, чтобы проиллюстрировать, что это будет интерактивная встреча, а не та, на которой вы будете сидеть и только слушать.

5.         Поощряйте публикацию в социальных сетях или публикацию твитов, если контент позволяет.

6.         Добавляйте периодически забавные опросы, чтобы узнать, кто обращает на них внимание. (Например, что должен сделать генеральный директор X на предстоящей костюмированной вечеринке? Если вас беспокоят саркастические комментарии, предоставьте несколько вариантов ответа.)

7.         Показывайте ответы на опросы в реальном времени.

8.         Выделите время на обед для всех участников (если вы находитесь в одном часовом поясе).

9.         Если у вас «легкая культура», время от времени во время виртуальной встречи выставляйте одного из своих участников на всеобщее обозрение. Так делают на спортивных мероприятиях, когда показывают кого-то, не подозревающего, что его снимают. Это гарантирует, что все будут внимательны. Никто не хочет, чтобы его показывали на большом экране спящим.

10.     Вызовите конкретных участников и узнайте их мнение о предстоящем обсуждении.

11.     Используйте программное обеспечение, которым приятно пользоваться и которое позволяет выражать чувства, например, показывать «лайк» тому, что кто-то сказал.

12.     Во время встречи создайте видеоколлаж со всеми участниками.

13.     Убедитесь, что, когда это применимо, менеджеры обсуждают повестку дня с подчиненными, чтобы идеи команды были представлены по ключевым вопросам. Если вы услышите другое мнение, это может способствовать живому обмену идеями.

14.     Используйте элемент геймификации, чтобы стимулировать участие, например список общих идей.

15.     Включите личный чат. Это может вызвать вопросы у некоторых специалистов по планированию корпоративных встреч, но один из лучших способов сохранить заинтересованность людей – помочь им установить связь друг с другом.

16.     Продвигайте обсуждение открытых вопросов через координатора. Стиль «Отчет» следует использовать в электронных письмах, а не на виртуальных встречах. Он скучен и дает повод отключиться.

17.     Если вы хотите, чтобы каждая проблема сопровождалась предложенным решением, сделайте это условием для обсуждения проблемы. Затем поделитесь этим с другими.

18.     Подавайте пример. Если в одном месте с вами находится группа сотрудников, помните, что их глаза обращены на вас (и руководство) тоже. Не позволяйте им видеть, как вы проверяете электронную почту, выходите из комнаты, чтобы, например, прогуляться по офису.

19.     Отключение звука бывает необходимо, когда кто-то представляет идею и в разных местах много фонового шума. Однако поощряйте людей оставлять комментарии в окне чата и одновременно их читать. Если возможно, не сохраняйте их все, когда разговор или тема потеряли актуальность. Вместо этого представляйте их в том виде, в каком они происходят, пока они соответствуют обсуждаемой теме.

20.     Назначайте задачи во время встречи, например: «Когда мы дойдем до этого вопроса, напомни мне о нем». Подобные вещи гарантируют, что несколько человек будут следить за вашими действиями.

[1] Прим. ред. Американизм о круговом общении.

Вот как провести успешную встречу

Опубликовано: 2021-09-02

StartupStockPhotos / Pixabay

Несмотря на то, что встреча была запланирована на 30 минут, она закончилась ближе к двум часам. Во-первых, это началось с опозданием на пять минут. Четкой цели не было. Поскольку не было никого, кто мог бы организовать встречу, встреча затянулась. Хуже всего? Поскольку это началось в полдень, вы пропустили обед и теперь совершенно несчастны.

Если вы не хотите, чтобы ваши встречи были ужасными для посетителей, вот как вы можете провести успешную и продуктивную встречу.

Определите цель.

Если вы хотите, чтобы ваши встречи были успешными, вам сначала нужно определить их цель. Подумайте о том, чего вы хотите достичь, а также о том, какую встречу вы проведете. Это внутренний мозговой штурм с вашей командой? Вы представляете свой стартап потенциальным инвесторам? Или это регистрация клиента?

Кроме того, определение цели задает тон встречи (будет ли она формальной или неформальной?) И ориентир для успеха. Один из самых простых способов сделать это — ответить: «О чем именно мы встречаемся?» менее чем в пяти словах.

Короче говоря, убедитесь, что вы спрашиваете себя, стоит ли встречаться. Это гарантирует, что встреча не будет напрасной.

Бонусный совет: у вас есть готовый шаблон для встречи, которую вы будете проводить? Вы можете продолжить и снова использовать этот шаблон — просто сделайте несколько обновлений, например, кто приглашен. Это сэкономит вам массу времени, поскольку вы не создаете его с нуля.

Приглашайте только нужных.

Знаете ли вы, что в среднем люди тратят 31 час на непродуктивные встречи в месяц? «Это драгоценное время, которое можно потратить на другие проекты и важную работу.

Поэтому, чтобы уменьшить это число, убедитесь, что вы приглашаете на встречу только тех людей, которые необходимы для достижения ее инициатив и целей », — пишет Роуз Лидем в предыдущей статье Календаря.

Если вам сложно сократить количество приглашаемых, воспользуйтесь «правилом двух пицц», которое использовал Джефф Безос. В нем просто говорится, что вы должны «приглашать на встречу только то количество людей, которое могут накормить две пиццы».

Установите и поделитесь повесткой дня.

Поскольку вы уже определили четкую цель встречи и знаете, кого пригласить, составить повестку дня должно быть довольно легко. Как минимум, он должен включать:

• Кто будет присутствовать и каковы будут их роли и обязанности во время встречи.
• Пункты, которые будут обсуждаться, и действия, необходимые для достижения цели.
• Количество времени, необходимое для обсуждения каждого пункта.
• Дата и время встречи.
• Где будет проходить встреча.
• Подготовительные работы к собранию, такие как чтение или задания, которые участники должны выполнить перед собранием.

Установив повестку дня, вы сможете сделать встречу продуктивной и организованной. У вас также будет возможность обсудить самые важные темы в отведенное время. В конце концов, это единственная причина, по которой мы спланировали встречу в первую очередь.

После того, как повестка была создана, убедитесь, что вы отправили ее участникам по крайней мере за 24 часа. Таким образом, у них будет достаточно времени, чтобы подготовиться к встрече.

Чтобы узнать больше о создании повестки дня, ознакомьтесь с этим визуальным руководством по действительно работающей повестке дня собрания.

Расположение, расположение, расположение

Не стоит недооценивать важность места встречи. В конце концов, насколько успешной, по вашему мнению, будет встреча, если у вас будет 10 человек втиснутых в комнату, вмещающую только шесть человек? Или, скажем, вы встречаетесь с инвестором или клиентом за обедом в стейк-хаусе, и они веганы. Я не думаю, что встреча за обедом пройдет хорошо.

Планируя встречу, при выборе места учитывайте следующее:

• Достаточно ли места, чтобы вместить приглашенное количество людей?
• Есть ли в помещении необходимый вам реквизит? Например, если вы проводите мозговой штурм, вам понадобятся такие предметы, как доска, стикеры и ручки.
• Доступна ли и работает ли соответствующая технология? Если вы подготовили слайд-шоу, вам понадобятся проектор и экран для показа вашей презентации. Было бы бессмысленно проводить встречу в месте, где нет этой технологии, если она у вас есть. И не забудьте все протестировать перед встречей.
• Подходит ли это среда для встречи, которую вы проводите? Встреча в простой комнате без окон для мозгового штурма не самый лучший способ для выработки идей. Вместо этого выберите более творческую среду с большим количеством естественного света.

Чтобы провести успешную встречу, не отвлекайтесь.

Между электронными письмами, текстами и уведомлениями в социальных сетях неудивительно, что смартфоны могут отвлекать во время встреч. Это, конечно, легко исправить. Попросите участников либо выключить звук своих сотовых телефонов, либо отложить их в сторону.

Президент Обама велел участникам встречи складывать свои телефоны в корзину перед тем, как входить на встречу — он велел людям наклеить стикеры на телефоны, чтобы каждый мог легко идентифицировать и получить свои телефоны в конце встречи.

Однако, несмотря на то, что больше всего обвиняют телефоны, исследование Udemy показало, что «светские разговоры и офисные сплетни» являются наиболее популярными причинами, по которым люди отвлекаются во время встреч.

Избежать светских разговоров и офисных сплетен может быть непросто, но вот несколько способов избежать офисных сплетен:

• Высказывайтесь только тем, кому доверяете. Если вам нужно высказаться по поводу работы, поговорите с кем-нибудь за пределами рабочего места, чтобы это ни с кем не возвращалось.
• Определите триггерные ситуации и темы . Если коллега говорит что-то вроде: «Я собираюсь сказать вам кое-что, но вы не можете никому рассказать», это красный флаг, что они собираются поделиться с вами чем-то пикантным. Это может показаться заманчивым, но лучше не вступать в этот разговор. Ответьте примерно так: «Я не умею делиться секретами».
• Переменить тему разговора. Когда кто-то начинает сплетничать, плавно меняйте тему. Например, если коллега начинает сплетничать о том, что он делал во время счастливого часа, вы можете сменить тему на что-нибудь вроде того, насколько замечательной была группа или насколько вкусной была еда. На встрече верните собеседнику в нужное русло, спросив, что он думает о последней обсуждаемой теме.
• Никогда не повторяйте ничего, что не должно повторяться. Если кто-то все-таки откроет вам секрет, держите его при себе.

Разбейте лед и поощряйте участие

Если вы устраиваете встречу, на которой участники не знают друг друга, вам нужно сломать лед как можно быстрее.

Вы можете сделать это с помощью таких приемов:

• Скоростная встреча. Если количество участников четное, вы можете настроить его так, чтобы у каждого человека было 15 секунд, чтобы представиться кому-то другому. Каждые 30 секунд одна сторона стола перемещается на одно место. Таким образом, все встретились один на один.
• Теги с именами объявлений. Избавьтесь от устаревших и традиционных ярлыков с именами и замените их творческими ярлыками. Например, попросите участников нарисовать что-то, что лучше всего описывает их самих.
• Играть в игру. Вы можете сыграть что-то вроде 2 правды и 1 лжи, где каждый должен угадать, какое утверждение является ложью и почему они так считают.

Даже если все участники встречи знают друг друга, вам все равно нужно поддерживать их заинтересованность. Вы также хотите убедиться, что они участвуют.

Вот несколько идей, которые стоит попробовать:

• Расскажите личную историю, чтобы посетители могли понять вас.
• Задавайте вопросы во время встречи. Вы также можете попросить всех поделиться своим мнением и отзывами.
• Обсуждая ключевые моменты, используйте изображения и видео.
• Пригласите участников совместно создавать и формировать содержание собрания.
• Удивите посетителей шокирующей историей или удивите гостя.
• Разделите участников на группы и попросите их вместе поработать над задачей.

Будьте хозяином с максимальным.

Допустим, вы получили приглашение на вечеринку и планируете приехать. Поскольку это вечеринка, вы предполагаете, что они будут немного поесть и выпить. Таким образом, вы не ешьте перед вечеринкой. К сожалению, приехав, вы замечаете, что поесть нечего. Как вы думаете, вы хорошо проведете время, когда у вас урчит в животе?

То же можно сказать и о встречах. Вам нужно быть хозяином самого себя.

Если у вас встреча в середине утра, принесите свежие фрукты, йогурт, яйца вкрутую и кофе. Если вы планируете обед или встречу во второй половине дня, выбирайте салаты, небольшие бутерброды или обертки, содержащие нежирное мясо, такое как индейка. Конечно, свежие фрукты, орехи и хумус также являются хорошими вариантами. Если встреча вечером, обязательно предложите ужин.

Предоставление еды сделает посетителей счастливыми. Что еще более важно, это также повысит их интеллектуальные способности.

Закончите планом действий.

Наконец, не забудьте выделить последние несколько минут встречи, чтобы обсудить, что будет дальше. Это должно решить, кто за что отвечает. Не забудьте также установить крайний срок, когда они должны быть выполнены.

Я обнаружил, что аббревиатура WWDWBW, что означает «Кто что будет делать и когда?», Отлично подходит для завершения встреч с планом действий. Лучше всего то, что это может быть тема ваших последующих писем.

17 советов по проведению собрания

Часть работы менеджера — это проведение собраний. Одно можно сказать наверняка: вы должны быть готовы. Встречи могут быть чем угодно: от быстрого обсуждения с несколькими сотрудниками до формальной презентации PowerPoint для высшего руководства. Встречи могут быть очень продуктивными, но они также могут быть пустой тратой времени. Вам нужно принять правильное решение, когда и когда не проводить собрание. Вы можете обнаружить, что можете достичь целей встречи с помощью электронной почты или быстрой конференц-связи.

Несмотря на то, что собрания чрезвычайно важны, неэффективные собрания не только останавливают нормальный повседневный рабочий процесс без особой выгоды, но и влияют на моральный дух сотрудников. Вам нужно знать, что делать до, во время и после встречи, чтобы добиться результатов.

Если вы проводите встречу, вот 17 основных приемов, которым нужно следовать:

1. Отправьте запрос на встречу. Обычно это делается через Outlook или другой сервер обмена электронной почтой, который вы используете. Подумайте, кому нужно присутствовать, а кто, возможно, захочет присутствовать (вы можете скопировать этих людей).Если некоторые ключевые игроки не могут успеть на запрошенное время, установите другое время, удобное для всех. Вам следует создать свою собственную группу контактов, чтобы вам не приходилось вводить имя каждого, если это встреча с большим, чем просто несколькими людьми. Например, у вас должен быть список контактов уровня 1, в который входят только технические специалисты уровня 1 и их руководитель. Вот три элемента, которые должны быть в каждом запросе на собрание:
• Укажите цель. Укажите причину встречи в заголовке сообщения. Например: «На этом собрании рассматривается выпуск нового продукта». Люди хотят иметь возможность сразу увидеть, о чем идет речь, и почему они должны на ней присутствовать.
• Составьте повестку дня . Не просто крыси. Вам нужно поместить темы, о которых вы хотите поговорить, в формате маркированного списка. Убедитесь, что вы продумали каждую тему и сделали основу для определения фактов, проблем и возможностей презентации.Убедитесь, что темы и цели четко записаны, чтобы участники знали, что будет обсуждаться, и были хорошо подготовлены к рассмотрению. Вы также должны быть на 100% готовы обсудить любые вопросы, связанные с встречей, со всеми необходимыми материалами.
• Установить таймфрейм . Большинство собраний должны длиться от ½ часа до 1 часа. Вы также можете установить временные рамки для каждого пункта повестки дня.
2. Разошлите любые материалы встречи не менее чем за два дня до встречи .Сюда входят документы, PowerPoint, диаграммы, графики и любые другие материалы для чтения. Это даст людям информацию о том, что будет рассмотрено, и даст им время хорошо подготовиться к встрече. Если возможно, отправьте этот материал одновременно с отправкой приглашения на собрание.
3. Сделайте копии для всех. Вам следует распечатать достаточное количество копий повестки дня и материалов собрания и подготовить их для раздачи перед началом собрания.Обязательно используйте этот материал. Это должен быть тот же материал, который вы ранее отправляли на предварительную проверку.
4. Начать встречу вовремя . Не опаздывайте на свою встречу, а если вы ждете участников, ждите не более 5 минут. Они поймут суть и придут раньше на следующую встречу. Если всегда ждать всех участников, то всегда будут задержки.
5. Установите основные правила (также известные как «Нормы») .Одна из самых больших проблем на собраниях — это использование ноутбуков для проверки электронной почты, получение звонков на мобильные телефоны, конфликты между сотрудниками при обсуждении определенной темы, людьми, которые хотят взять на себя встречу, и людьми, которые просто хотят сделать время и убирайся как можно скорее. Вежливо сообщите всем, что вам потребуется их безраздельное внимание и что им следует выключить все электронные устройства. Вы также должны заявить, что ожидаете, что все будут действовать профессионально, и что вы ожидаете, что все будут участвовать в равной степени.
6. Ближе к делу. Цель встречи — добиться какого-либо результата, будь то информационный, обсуждение новых целей, обсуждение нового процесса и т. Д. После обычных двух-трех минутных любезностей пора переходить к делу. Не смущайтесь, прекращая болтовню и сразу переходя к первому пункту. Вы продемонстрируете сильные лидерские качества, если будете эффективно использовать свое время. Это вызовет больше энтузиазма и чувство выполненного долга.Будьте эффективным фасилитатором, удерживая участников на пути к достижению целей встречи.
7. Убедитесь, что вы расставили приоритеты по темам встречи. Если у вас есть десять тем для обсуждения, не помещайте самые важные в конец списка.
8. Следуйте повестке дня и отметьте каждый обсужденный вопрос. Это покажет всем, что вы серьезно относитесь к каждой теме, когда пришло время двигаться дальше, и что вы полностью контролируете ситуацию.
9. Делайте заметки во время собрания. Убедитесь, что у вас есть ручка и блокнот, и делайте много заметок. Это не только гарантирует, что вы охватите все важные моменты, но и покажет другим, насколько вы серьезны, что вселит в них уверенность в том, что их точки зрения приняты правильно. Если возможно, попросите кого-нибудь из группы делать для вас заметки, особенно если вы находитесь в режиме презентации.
10. Легко отойти от темы. Постарайтесь сосредоточиться и придерживаться повестки дня встречи. Иногда можно отклониться от темы, если это относится к обсуждаемой теме, но в большинстве случаев, даже если обсуждаемая тема интересна, она не имеет отношения к повестке дня встречи. Вам следует предложить назначить еще одну встречу для обсуждения другой темы, если она важна, но как можно скорее верните всеобщее внимание на вашу встречу. Распространенная фраза, которую используют, когда вы хотите вернуть встречу к повестке дня: «Мы можем отключить это, если вы хотите продолжить обсуждение.«Если одновременно ведется слишком много разговоров, найдите самый важный и попросите их поделиться обсуждаемой информацией, это может быть очень интересно, и каждый должен знать эту тему. Вы также можете спокойно разрешить участникам других бесед присоединиться к групповому обсуждению. Вы можете сказать участникам: «При слишком большом количестве разговоров одновременно некоторые очень хорошие идеи могут быть потеряны».
11. Заставьте тихих людей больше говорить, а доминирующих — меньше. Чаще всего у вас будет один или два человека, которые будут постоянно делиться своими взглядами на каждое ваше заявление. Иногда люди боятся сказать слово, потому что доминирующий человек, который может иметь больше знаний и, конечно, больше уверенности, запугивает их. У вас всегда будут монополизаторы, заядлые болтуны, защитники дьявола, циники, да мужчины, цыплята, шутники и злые люди. Сделайте все возможное, чтобы вовлечь всех в разговор и поддерживать его на равных условиях.Осторожно перебейте доминирующего человека и спросите мнение кого-нибудь из присутствующих в комнате по этому поводу. Чем больше вы знаете персонажей в своей компании, тем лучше вы будете готовы с ними справиться.
12. Заставьте их слушать, не говоря ни слова. Иногда просто правильный взгляд заставляет людей обращать на вас внимание. Такие вещи, как поднятие бровей, пристальный взгляд на них или даже прекращение разговора на полуслове, помогут привлечь их внимание и снова сосредоточиться на вас.Обычно это происходит, когда ведется слишком много разговоров одновременно.
13. Обратите внимание на признаки того, что вы достаточно долго говорили. Вы сможете определить, когда группа начинает ерзать, смотреть на часы или часы, или когда очевидно, что кто-то еще хочет говорить. Вы хотите, чтобы вас знали как человека, который устраивает хорошие встречи, а не как проводника встреч.
14. Знайте, когда закончить встречу .Если темы встречи заканчиваются раньше отведенного времени, и если больше нечего обсуждать по этому вопросу, то продолжайте и заканчивайте встречу. Если он запаздывает, постарайтесь как можно скорее завернуть его. Довольно часто у людей есть запланированные другие встречи или они будут обедать между вашей встречей и следующей встречей, которую они запланировали. Так что постарайтесь не затягивать отведенное время.
15. Прежде чем завершить собрание, убедитесь, что вы рассмотрели важные моменты. Убедитесь, что все важные вопросы были обсуждены, пройдите по пунктам действий и убедитесь, что никто не сбивается с толку. Спросите, есть ли у кого-нибудь вопросы, и если да, повторите заданный вопрос, чтобы человеку было хорошо, что вы поняли, о чем идет речь, и чтобы вы поделились этим со всеми на случай, если они этого не услышат.
16. Разошлите обзор после встречи. В зависимости от важности встречи рекомендуется разослать краткий обзор или «Протокол» вскоре после встречи не только участникам, но и всем, кто, по вашему мнению, может быть заинтересован.Это нужно сделать в течение нескольких часов после встречи, чтобы поддержать энтузиазм. Люди будут решать задачи лучше и быстрее, когда они еще свежи в их памяти. В протоколе следует записывать, кто присутствовал, что обсуждалось, все достигнутые договоренности и какие-либо действия, которые были назначены. Распространение протокола информирует тех, кто не присутствует на собрании, о достигнутом прогрессе и напоминает всем об их задачах.
17. Создайте список действий и назначьте встречу .Вы обнаружите, что довольно часто устраивается повторная встреча. Если да, назначьте следующую встречу как можно скорее, чтобы сохранить энтузиазм. Это также придает истинную цель первоначальной встрече. Вот почему так важно, чтобы все понимали, о чем идет речь. Не должно быть путаницы в поставленных задачах. Создайте список того, что ожидается от группы или отдельного человека, и разошлите его участникам с последующим запросом на встречу, который обычно составляет одну неделю.Вы должны включить:
• Задача конкретная.
• Имя человека, которому «принадлежит» задача.
• Срок выполнения задачи.
• Соглашение о выполнении задания.
• Настоящая ответственность за задачу и ожидаемый срок. Вы должны убедиться, что они знают, что вы этого ожидаете.

Собрания, если они проведены правильно и считаются необходимыми, являются ключом к успеху отдела и компании.Хорошая идея — проводить регулярные встречи, даже если они длятся всего несколько минут. Таким образом, люди привыкнут к рутине, и не будет казаться, что все, что вы делаете, — это назначаете встречи. Вот пара идей для регулярных встреч:

• Устраивайте ежедневную встречу , желательно утром около 9:00 или 10:00, с ключевыми лицами , такими как представители малого и среднего бизнеса, руководители или руководители вашего отдела. Держите это около 15 минут.Настройте ежедневное мероприятие в календаре и отправьте приглашение по электронной почте. Не должно быть повестки дня, только простой открытый разговор. Эти быстрые ежедневные встречи помогают всем оставаться на одной волне. Вы можете обсудить ход выполнения проектов, просмотреть поставленные задачи, убедиться, что все нерешенные проблемы решены или над ними работают, а также освещать события и события в компании. Затем ваши руководители и / или руководители могут передать соответствующую информацию остальной части команды. Если бы вы управляли только несколькими людьми, вы бы хотели встретиться со всем персоналом.
• Проведите запланированную ежемесячную встречу со всем сотрудниками вашего отдела. Всегда придерживайтесь расписания, иначе его не воспримут всерьез. Это также было бы идеальным временем, чтобы купить пиццу или суб-бутерброды для всей команды. При желании вы можете сделать это «обедом и учиться». Всегда подчеркивайте важность общения и открыто отвечайте на все задаваемые вопросы. Если вы не знаете ответа, не придумывайте его, дайте им знать, что вы изучите его и вернетесь к ним.Однако важно то, что вы действительно вернетесь к ним как можно скорее. Это вызывает уважение и доверие. Это также укрепляет характер и дает им понять, что вы действительно слушаете и заботитесь, даже если вы даете им ответ, который им не нравится.
• Пусть люди хотят пойти на ваши собрания. Начните с шутки или актуального юмора. Задайте вопрос, не связанный с работой, чтобы они расслабились и поговорили. Продолжайте светскую беседу не более одной-двух минут.Это поможет сломать лед и создать комфортную атмосферу. Также не делайте встречи скучными и предсказуемыми. Разбивайте их, иногда используя презентации или раздаточные материалы, иногда просто превращайте встречу в устную, иногда нарисуйте ее сами на доске, иногда попросите кого-нибудь провести большую часть собрания, иногда измените место, иногда принесите еду, а иногда принесите бутылки с водой или газировкой. Цель состоит в том, чтобы прослыть человеком, который действительно знает, как устроить хорошую встречу во всех отношениях.

УРОК 7 — КАК ПОЛУЧИТЬ ТОЧКУ ЧЕРЕЗ ИСКУССТВО БИЗНЕС-КОММУНИКАЦИЙ


Текст этих материалов или любой их части не может быть воспроизведен или передан в любой форме и любыми средствами, электронными или механическими. включая ксерокопирование, запись, хранение в информационно-поисковой системе или иным образом, за исключением личного использования учащимися. Автор прямо отказывается от какой-либо ответственности за какие-либо обязательства, убытки или риски, личные или иные, которые возникают в результате, прямо или косвенно, использования и применения любого содержания этого курса.


6 золотых правил проведения эффективных встреч

Главная> Инструментарий> Встречи> Золотые правила


Автор: Дон Якобсон,

Встречи непопулярны, потому что отнимают время — обычно люди. Однако встречи бывают хорошие, а бывают и плохие. Встречи могут быть прекрасным использованием времени, если они хорошо организованы. К сожалению, верно и обратное, и кажется, что напрасная трата времени плохо организованные собрания слишком распространены.

В этой статье описаны 6 правил организации встреч, которые могут помочь встречи более продуктивны и менее неприятны. Каждое из правил требует приверженность всех участников.

Золотое правило № 1: Проводите собрания так же, как если бы другие проводили собрания. что вы посещаете.
Это наиболее фундаментальное золотое правило организации встреч. Запуск эффективная встреча — или быть хорошим участником встречи — это все о том, чтобы быть внимательный к другим.Все остальные золотые правила организации встреч из этого принципа.

Золотое правило № 2: Будьте готовы и убедитесь, что все участники могут быть как хорошо.
Раздайте повестку дня собрания за день до собрания (раньше, если есть много предварительного чтения или подготовки) и убедитесь, что у всех есть доступ к любым соответствующим справочным материалам.

Участников, из конечно, иметь обязательство ознакомиться с повесткой дня и справочными материалами и прибыв на встречу подготовлен.Если у организатора встречи нет предоставили адекватную информацию о целях встречи, участники должен проявить инициативу, чтобы спросить. Никто не должен приходить на встречу не зная, почему они там — и что должно быть достигнуто.

Если в повестку дня нечего ставить, организатор должен спросить он / она действительно ли должна быть встреча.

Золотое правило № 3: Придерживайтесь расписания.
Начинайте встречу вовремя и заканчивайте вовремя (или даже раньше). Начиная с время требует дисциплины со стороны организатора и участников. Прибытие поздно показывает невнимание ко всем, кто пришел вовремя. Но если все участники знают, что организатор собирается правильно начать встречу вовремя, существует гораздо большая вероятность того, что все остальные сделают стремление быть пунктуальным.

Своевременное завершение также имеет решающее значение.Если бы все согласились, что встреча будет длиться час, встреча не должна длиться дольше этого. Конечно, важно сохранять реалистичность повестки дня. Наконец, если бы только 20 протокол необходим для достижения целей встречи, встреча должен закончиться всего через 20 минут. Было бы пустой тратой времени каждого пусть это будет продолжаться дольше, чем это.

Время, на которое назначена встреча, также важно. Планирование регулярные встречи в неподходящее время (напр.грамм. после окончания официального рабочий день) может очень негативно сказаться на моральном состоянии. Чрезвычайные ситуации — это реальность для большинства организаций и может потребовать встреч в неурочное время, но обычные встречи следует назначать на время, разумное удобно для участников.

Золотое правило №4: Продолжайте тему.
В большинстве групп есть по крайней мере один человек, который склонен уйти по касательной или рассказывать не относящиеся к делу * истории о войне во время встреч.Будь то организатор или один из участников, все участники встречи несут ответственность за осторожное возвращение встречи к основным пунктам повестки дня.

* Примечание: не все рассказы плохи; рассказывание историй может быть очень полезным, если оно преднамеренно используется в качестве инструмента наставничества или обучения.

Золотое правило №5: Не проводите ненужных встреч.
Тщательно оцените, как часто нужно проводить рутинные встречи.Для Например, если у вас ежедневные собрания персонала, насколько они продуктивны? Они могут проводиться реже? Или, возможно, их можно держать где-нибудь стоя и держался до нескольких минут? Собрания персонала — важнейший инструмент для поддерживать хорошее общение в офисе, но важно найти правильный баланс между хорошим общением и продуктивным использованием времени.

Золотое правило № 6: Завершите встречи четким изложением следующие шаги и кто их должен делать.
Если на собрании были приняты какие-либо решения (даже если решение было «изучите вопрос подробнее») организатор встречи должен четко резюмировать, что нужно сделать, и кто это будет делать. Если организатор не выполняет при этом один из участников должен проявить инициативу, чтобы высказаться и запросить разъяснения по следующие шаги. Это очень важно. Если участники покидают собрание и никто не несет ответственности за действия по принятым решениям, тогда встреча будет пустой тратой времени.

Эти простые правила могут иметь большое значение для повышения продуктивности встреч. Реализовать их не всегда легко, так как они требуют подготовки и дисциплины, но это может иметь огромное значение для продуктивности вашего организация.




© 2002-2021 GovLeaders.org

Как проводить собрания Люди не будут бояться

Встречи — одни из самых страшных событий в календарях людей.Они часто отнимают много времени и не имеют отношения к делу — половина участников в какой-то момент задается вопросом, зачем их вообще пригласили. В конце концов, то, что Хэнк достиг с помощью бесконечных раундов A / B-тестирования, часто наиболее интересно только самому Хэнку.

Не устанавливая четкой цели — и четкой причины для посещения каждым человеком — компании повсюду рискуют саботировать свою собственную производительность. HubSpot обнаружил, что 76 процентов людей были раздражены собраниями, которые казались ненужными.Хуже того, Bain & Company показала, что среди руководителей и их команд одна организация, которую она изучала, ежегодно выделяла 300000 часов на одного еженедельного исполнительного собрания .

Почему компании охотно уделяют столько времени «ненужным» встречам? По большей части это происходит из-за незнания того, как на самом деле выглядит продуктивная встреча .

Убирайся со своего пути

Хотя мы обвиняем электронные письма, отсутствующие файлы и долгие дискуссии об «Игре престолов» в разрушении нашей продуктивной полосы, встречи — это трата времени, которую мы тратим на самих себя.(И давайте будем честными: «Игра престолов» полна действительно интересных идей о человеческом поведении.)

Устанавливая регулярные встречи с длинными списками участников, мы привязываем десятки людей к событиям, которые отвлекают их внимание от более важных приоритетов. Вот как исправить урон:

1. Ближе к делу.

Перед тем, как созвать какое-либо собрание, у него должна быть как цель, так и повестка дня. Не зная, о чем вы будете говорить, вы не знаете, кто должен быть там.Для меня действительно сложно сосредоточиться на ком-то, кто бесконечно говорит, не доходя до сути. Вы хотите знать, почему вы здесь, и все остальные в комнате чувствуют то же самое.

TIME сообщает, что продолжительность концентрации внимания среднего человека теперь на меньше, чем у золотой рыбки . Это означает, что у вас есть ограниченное количество времени, чтобы привлечь внимание людей и удержать его. Будьте прозрачны; не будь загадочным. Сообщите участникам, какие изменения будут внесены или с какими проблемами вы столкнетесь.Хотя у вас может быть много моментов, которые нужно охватить, начните с главного.

2. Поделитесь цитатой.

Сделайте ставку на раннем предложении чего-то существенного. Я люблю делиться цитатой кого-то, кого я восхищаюсь. Что-то в том, чтобы услышать цитату успешного человека, меня действительно вдохновляет; это заставляет меня работать, и я начинаю чувствовать мотивацию.

Выберите что-нибудь положительное, но имеющее отношение к вашей команде. Если они боролись с проектом, предложите цитату о преодолении препятствий; если им нужно сосредоточиться, расскажите о зонировании.Это поможет вашей команде почувствовать себя более энергичной во время встречи и вызовет любопытство. Люди захотят знать, что еще вы можете сказать, что относится к их ситуации.

3. Приведите статистику.

Вам нужно больше содержания? Предлагаю интересную статистику. Данные предоставляют хороший способ показать, где мы находимся по отношению к другим, и могут быть успокаивающим — или мотивирующим — фактором.

Но не говори это просто — покажи это. Большинство людей очень наглядны; 90 процентов информации, которую получает наш мозг, передается визуально.Увидеть статистику на инфографике запомнилось больше, чем просто ее услышать. Кроме того, людей может заинтересовать не только то, что можно послушать, но и посмотреть.

4. Включите призыв к действию.

Сообщите участникам, чем они могут помочь. Будь то обучение людей делать что-то по-другому на рабочем месте или просто информирование их о новых стандартах соответствия, призыв к действию пробуждает интерес людей. Это четкий сигнал не только о том, что зачем , но и о том, что они могут сделать для продвижения вперед.

Назначайте задачи сотрудникам, чтобы они чувствовали себя вовлеченными. Это подпитывает их цель и обеспечивает выполнение задач, предотвращая дополнительные встречи. Если при составлении повестки дня у вас нет призыва к действию, это может стать поводом для сомнения в том, действительно ли встреча нужна. Электронная почта может передать необходимую информацию за гораздо меньшее время (и с гораздо меньшими затратами).

5. Ответьте на вопросы.

Спросите людей, есть ли у них вопросы, и убедитесь, что вы говорите неформальным тоном.Люди задают вопросы только тогда, когда чувствуют себя воодушевленными (и не думают, что их вопросы могут показаться нелепыми). Отличный способ поддерживать вопросы, но при этом сохранять анонимность — это попросить участников задавать вопросы заранее. Скорее всего, на некоторые из их основных вопросов будут даны ответы из замечаний, высказанных вами на собрании, но более подробные вопросы могут стать хорошей пищей для вопросов и ответов.

В начале моей карьеры у меня был нетерпеливый менеджер. Его снисходительный тон заставил всех нас сторониться его; люди часто решали, что они скорее рискнут поступить плохо, чем зададут ему вопрос.В конце концов, все, что они сделали, — это трата времени и энергии. Не создавайте той же атмосферы, оставаясь приветливым и услужливым.

Члены команды ненавидят ощущение, будто они зря тратят время, и вы, вероятно, ненавидите ощущение, будто вы говорите, когда никто не слушает. Вам нужна активно вовлеченная команда, и поощрение членов вашей команды во время встреч принесет большую выгоду. Эти шаги могут просто перевести вашу команду от боязни встреч к их принятию.

Мнения, выраженные здесь Inc.com — их собственные обозреватели, а не сотрудники Inc.com.

Как провести идеальную встречу на английском

Установите свой английский Английский может быть универсальным языком для проведения деловых встреч по всему миру, как личных, так и посредством видеозвонков, но в отдельных странах все еще существуют разные обычаи и ожидания, когда дело доходит до встречи. Как международный организатор встреч, ознакомьтесь с этими соглашениями в англоязычном мире и различиями между различными типами компаний.

Далее мы дадим вам советы и передовой опыт проведения международных встреч, дадим вам вдохновляющие идеи для более инновационных встреч и перечислим некоторые ключевые фразы для деловых встреч на английском языке.

Как проводить международные встречи
1. Планируйте заранее

Международные встречи требуют больше времени для планирования. Как только вы узнаете, где будет проводиться встреча (и каков бюджет), вы можете погрузиться в специфику места: разницу часовых поясов для всех участников, праздники, местные мероприятия, ограничения на поездки, общие новости, проблемы со здоровьем и безопасностью и Культурные различия.Вы также можете обратиться за помощью к ассоциациям или даже к специалистам по планированию в пункте назначения. Как для личных, так и для виртуальных встреч, дайте всем участникам достаточно времени, чтобы подготовиться, организовать поездку или составить расписание.

2. Будьте проще

Упростите то, что вы можете, чтобы оптимизировать встречу, от маршрута до меню. Приглашения, описания, презентации и другие материалы должны быть краткими и стандартными на английском языке, чтобы всем было легко.Рассмотрите контрольный список или ответы на часто задаваемые вопросы по таким вопросам, как путешествия, что брать с собой, другие требования или даже культурные вопросы в пункте назначения. Для виртуальных встреч предоставьте четкие инструкции о том, как присоединиться к разговору.

3. Управляйте ожиданиями

Международная встреча отличается от обычной встречи в вашем офисе, поэтому имейте в виду, чего могут ожидать участники: от рассадки до оборудования, презентаций или живого видео. Проясните ситуацию заранее, но будьте готовы и к неожиданностям.Еда — это очень распространенная проблема, когда аллергия, убеждения и предпочтения составляют обычные ловушки.

4. Составьте повестку дня

Когда вы приглашаете людей на встречу, их первоначальные вопросы: какова цель встречи, какова моя роль и чего я могу ожидать? Повестка дня — это номер один, который отражает все три этих вопроса. Хотя необязательно вдаваться в подробности, полезно заранее поделиться повесткой дня и заранее объявить цель, чтобы каждый мог работать над достижением общей цели.В противном случае ваша международная встреча превратится в общественное мероприятие.

5. Структура

Если вы организатор международных встреч, вам нужно будет провести встречу и придумать структуру. Повестка дня является наброском для этого, но не должна полностью заменять ее, в противном случае обсуждаются отдельные пункты, но больше ничего не решается или не достигается.

Менеджер встречи или посредник (который не обязательно должен быть организатором) может управлять мероприятием момент за моментом и поддерживать увлекательную беседу, что иногда означает сокращение людей или поощрение их высказывания.Будьте особенно внимательны здесь к культурным различиям, чтобы никого не обидеть.

6. Установить пределы

Установите предел для всего, что связано с вашей международной встречей, от общей продолжительности до пятиминутного перерыва между ними и времени, отведенного для отдельных выступающих. Средняя продолжительность концентрации внимания колеблется от 10 до 15 минут, поэтому любая встреча, превышающая 20 минут, уже может быть утомительной.

Присутствовать на короткой встрече гораздо проще, чем на открытой конференции.При видеозвонках имейте в виду, что трудности возникают, когда люди начинают обсуждать друг друга, поэтому четко укажите, кто и когда должен говорить. Сведите к минимуму эту проблему, пригласив на звонок только тех людей, которые абсолютно необходимы.

7. Результат

Обычно есть два типа встреч: регулярные для согласования («проверки») и творческие для достижения решения или решения проблемы. В любом случае, в конце собрания у участников должны быть четкие пункты действий, чтобы они знали, что делать дальше.

Они также должны нести ответственность, поэтому сообщайте всем, когда должны быть получены результаты или когда будут проводиться последующие действия. Для повторяющихся собраний вначале может быть краткий период обзора. В зависимости от обычаев, один человек может предоставить универсальное резюме, или отдельные люди высказываются сами за себя.

Лучшие практики для любого международного организатора встреч
До
• Используйте подходящие приветственные фразы для людей из определенных стран.Несколько слов на их родном языке могут иметь большое значение как при личной встрече, так и по телефону.
• Будьте вовремя! Это особенно важно в странах, где подчеркивается пунктуальность.
• Обменяйтесь визитками, поприветствуйте особых гостей или лично представьте важных спикеров.
• Изучите международные привычки в перерывах, например, на кофе или сигареты.
• Обратите внимание на международный этикет, особенно в отношении еды.
• Время может быть относительным в разных частях света, например.грамм. время обеда может отличаться. Помните о различиях в часовых поясах.
Не надо
• Делать неприемлемые жесты или публично демонстрировать привязанность.
• С любовью приветствуйте людей в культурах, где это не принято.
• Используйте цвета, графику или символы, которые могут быть оскорбительными для кого-то из другой страны. Особенно ассоциации с цветами различаются в других частях света.
• Погрузитесь в культурные ловушки и избегайте личных или назойливых вопросов, особенно когда вы пытаетесь говорить на языке Smalltalk.
Как проводить инновационные международные встречи

Все боятся проводить больше встреч, чем реальное время на работу, но вот несколько советов и новаторских идей о том, как избавиться от проблем с международными встречами, чтобы сделать их более приятными и продуктивными.

Презентации

Горки и маркеры могут убить любую встречу медленной смертью ползучей скуки. За презентациями может быть трудно следить, так почему бы просто не запретить их полностью? Не принимайте это от нас, возьмите это от генерального директора Amazon Джеффа Безоса, который сказал, что презентации «затушевывают идеи, сглаживают любое ощущение относительной важности и игнорируют взаимосвязь идей».

Необычные детали

Пусть ваша встреча выделится небольшими, но запоминающимися деталями.Это может означать запрет на использование ноутбуков и смартфонов, введение нечетного времени начала (9.17 утра) или встречу в необычном месте, например, в кафетерии или за столом для пинг-понга, как это часто бывает у стартапов.

Для международных встреч и видеозвонков попросите участников поделиться небольшими, но не слишком личными подробностями об их среде или культуре или присудите баллы за самый необычный фоновый экран.

Принятие решения

Время всегда пришло. Чем раньше потребуется решение, тем раньше должна состояться встреча вокруг него.Если невозможно прийти к общему выводу, назначьте лицо, принимающее решения, которое слышит от всех, но ограничьте количество участников только теми, кто абсолютно необходим, чтобы их вклад был полезным, а не отвлекал.

Ответственность и вызов

Идеальная повестка дня превращается в пункты действия один за другим, но кто должен действовать в соответствии с этим? Для этого Apple придумала термин DRI — лицо, несущее прямую ответственность. Еще одна идея встречи от этой успешной компании — это вызов: все участники защищают свои идеи, а честную критику ставят под сомнение идеи других.

Встречи в формате Walk-with Me и фуршет

Встречи без стола и стульев обычно короче, интереснее и интерактивнее. Присутствующие буквально задумаются на ногах и будут более взволнованы. Следующим шагом являются пешеходные встречи: они могут быть разовыми, от двери к двери в офисе, по телефону или даже в небольших группах. Не стесняйтесь быть спонтанным: если человека нет, встречу не нужно откладывать, просто позвоните ему на месте.

Весы

Встреча с одним спикером — это лекция.Там, где требуется участие участников, вы должны достичь баланса между разговором и слушанием. Это может быть в виде рефери, который ходит по (виртуальной) комнате, спрашивает и привлекает людей, или в виде жетона, который передается.

Ключевые фразы для международных деловых встреч на английском языке

Следующие ключевые фразы на английском языке помогут вам наладить эффективное общение во время вашей следующей международной деловой встречи.

Начало встречи
• Официально: Приветствуем всех и благодарим за участие.Цель сегодняшней встречи — обсудить…
• Краткое уведомление: Спасибо всем за участие. Поскольку у нас мало времени, давайте начнем с пункта номер один.
• Менее формальный: Теперь, когда все здесь, и я привлек ваше внимание, давайте приступим …
Темы обсуждения
• Официально: Первый пункт повестки дня, который я хочу вынести на обсуждение, это…
• Менее формальный: Давайте посмотрим на первый пункт повестки дня.
• Обычный: Сначала поговорим о…
Разъяснение
• Официально: Извините, не могли бы вы пояснить, что вы сказали о…?
• Менее формальный: Я не уверен, что понимаю, что вы имеете в виду под…
• Менее формальный: Извините, я не совсем понимаю…
Копаем
• Официально: Прежде чем мы продолжим, я думаю, нам нужно взглянуть на…
• Официально: Мне жаль, но я не думаю, что мы обращались к…
• Менее формально: Секундочку, пожалуйста, кажется, мы не обсуждали…
Переезд
• Официально: Перейдем к следующему пункту повестки дня, а именно…
• Менее формальный: Перейдем к следующему пункту повестки дня:…
• Обычный: Далее…
Резюме
• Официально: Подведем итог тому, о чем мы договорились:…
• Менее формальный: Итак, мы собираемся…
• Обычный: Итак, мы решили…
Завершение
• Официально: Заседание закрывается.Спасибо всем за участие.
• Менее формально: На сегодня все, спасибо за участие.
• Обычный: Вот и все, спасибо за уделенное время и хорошего дня.

Вы ищете другие фразы? Выучите лучших фраз для делового английского!

Не проводите собрание, если …

Стив Адубато, доктор философии

В прошлом в этой колонке изучались ключи к проведению успешных и значимых встреч.Тем не менее, каждый день по-прежнему проводится бесчисленное количество собраний, которые не нужно созывать, и которые многие считают огромной тратой времени. Поэтому вместо того, чтобы говорить о том, как проводить более эффективные встречи, давайте посмотрим на проблему встречи с другой точки зрения. Спросим, ​​стоит ли вообще проводить собрание. Имея это в виду, не проводите собрание, если…

Не проводите собрание, если все, что вам действительно нужно, — это послушать, как вы говорите. Все мы знаем менеджеров, которые проводят собрания только для того, чтобы получить аудиторию.Желание услышать, как вы говорите, — не достаточно веская причина для созыва собрания, и те, кто не знает, платят высокую цену за то, что окружающие не воспринимают лидера всерьез и игнорируют, когда созывается собрание. Это особенно опасно, когда приходит время руководителю провести собрание по поводу чего-то действительно важного. Он оказывается мальчиком, который кричал «волк».

Не проводите встречу, если вы можете достичь своей цели с помощью короткой конференц-связи или электронной почты. После того, как вы созываете собрание, планка поднимается, потому что вы просите людей физически сделать то, что им нужно сделать, чтобы попасть на собрание.Вкладывать время и силы. Выделите больше времени и исследуйте другие возможности для достижения своей цели. Чаще всего вы обнаружите, что телефон и / или электронная почта являются более подходящим средством связи.

Не проводите собрание, если все, что вы хотите сделать, — это «штамп» решения, которое вы уже приняли. Если у вас нет намерения выслушивать точку зрения других или общаться в открытой интерактивной манере, тогда не оскорбляйте людей, собирая их вместе. Просто имейте смелость сообщить о принятом вами решении и дать им понять, что оно не подлежит обсуждению, и вам не нужно их мнение.Нет ничего хуже, чем руководитель собрания сказать вам, что он хочет вашего участия, когда становится ясно, что в конце концов все, что они хотят сделать, это проткнуть вам что-то в глотку.

Не проводите собрание, если ваш истинный мотив — передать определенное сообщение определенному члену команды, чего вы не хотели бы делать один на один. На собраниях не следует использовать участников как щит или маскировку того, чего на самом деле хочет достичь лидер. Во-первых, все будут знать, что вы делаете, и не оценят этого.Во-вторых, такой подход посылает сотрудникам пугающий сигнал о том, как вы справляетесь с конфликтами и чего им ожидать, когда и если у вас возникнут проблемы или проблемы с ними.

Не проводите собрание, если у вас нет четкой повестки дня. Это похоже на первую выявленную причину не созывать собрание, но идет еще дальше. Это предполагает, что ваша цель больше, чем просто услышать, как вы говорите, но признает, что даже с самыми лучшими намерениями некоторые руководители собрания просто не готовы созвать собрание.Они не продумали конкретный список пунктов и проблем, которые нужно решить, и хотят верить, что повестка дня появится автоматически после созыва собрания. Проблема в том, что так не работает. Вот почему слишком много встреч бессвязны, несфокусированы и длятся слишком долго.

Проще говоря, подавляющее большинство собраний в мире работы не требует созыва. Самые эффективные руководители и менеджеры уважают время людей. Если вы воспользуетесь этим подходом, вы получите намного больше от своей команды, и они будут вам благодарны за это.

Как провести эффективную встречу

На протяжении всей своей карьеры мы все проводим много часов на собраниях. Хотя некоторые из них могли быть полезными, многие из них были скучными, сбивающими с толку и пустой тратой времени. К сожалению, слишком много встреч заканчиваются тем, что к концу все остаются морально истощенными и разочарованными. Они имеют тенденцию тянуться и продолжаться, и вскоре все в комнате задаются одним и тем же вопросом: почему я вообще здесь? Это связано с тем, что многие менеджеры не знают, как эффективно провести собрание.Эффективные встречи должны быть интересными и продуктивными, и они должны давать возможность членам команды работать вместе, чтобы принимать решения или решать проблемы. Хорошие менеджеры понимают важность эффективных встреч, и они также понимают, что создание отличной встречи требует планирования и усилий. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ваша следующая встреча была содержательной и эффективной.

Определить цель

Давайте будем честными: у большинства из нас в календарях слишком много встреч, а не , все из них действительно необходимы.Некоторые встречи очень важны, а другие — пустая трата времени. Перед тем, как назначить встречу, вам нужно решить, чего вы пытаетесь достичь и нужна ли встреча для этого. Если да, обязательно определите свои конкретные цели и задачи. Собрание никогда не должно проводиться с единственной целью обмена информацией. Это можно сделать по электронной почте, в чате или в видеосообщения. Скорее, встречи должны иметь цель, такую ​​как обновления проекта, отзывы клиентов, новые задания или решение проблем.

Создание повестки дня

Чтобы подготовиться к встрече, вам необходимо разработать повестку дня. В повестке дня должно быть указано, чего вы пытаетесь достичь, сколько времени это займет, и кто лучше всего будет вести каждую тему. Доступен ряд шаблонов повесток дня, которые могут быть полезны при организации собрания, или вы можете создать свою собственную пошаговую повестку дня. Если у вас есть повестка дня, поделитесь ею со своими сотрудниками до встречи.Это позволяет им заранее мысленно подготовиться к тому, что будет обсуждаться.

Приглашайте нужных людей

Многие сотрудники боятся встреч, потому что их содержание не имеет отношения к ним. Вот почему важно потратить некоторое время, чтобы решить, чей вклад вам действительно нужен и на кого эта информация действительно влияет. Приглашайте только тех людей, которые будут непосредственно вовлечены и чей вклад необходим по теме. Лучше всего, чтобы список приглашенных был как можно меньше и не трать никого зря время, если они не добавят ценности беседе.

Время старта

Нет ничего хуже, чем прийти на встречу и ждать ее начала. Люди заняты, поэтому будьте уважительны к их графику, начав встречу вовремя. Никогда не следует наказывать тех, кто пришел вовремя, ожидая опоздавших. Если кто-то придет поздно и поймет, что упустил какую-то информацию, вы в конечном итоге получите сообщение о том, что ему нужно быть более пунктуальным. Своевременное начало абсолютно важно, если вы планируете закончить вовремя.

Придерживайтесь расписания

Всегда важно заранее отправить участникам повестку дня по электронной почте вместе с подробным расписанием, но вы также должны вывесить это расписание в комнате для собраний. Это держит всех в курсе и позволяет сосредоточиться на поставленной задаче.

Время окончания и продолжение

Если запланированная встреча продлится час, убедитесь, что она продлится только час. Если конец встречи близок и есть что обсудить, запланируйте еще одну встречу, чтобы закончить.После встречи всегда полезно поговорить со всеми. Люди могут по-разному интерпретировать происходящее, поэтому вы можете уточнить информацию, отправив по электронной почте небольшую памятку, в которой подчеркивается, что было достигнуто. В этой памятке вы должны задокументировать все возложенные обязанности, делегированные задачи и назначенные крайние сроки. Это гарантирует, что все будут на одной странице.

Как проводить продуктивные и приятные встречи

Мы все знаем это чувство: это 11:25 а.м., и вы только что погружаетесь в самую сложную работу.

Ваши пальцы постукивают, мысли текут, и вы пишете быстрее. Правильные слова произносятся легче, чем обычно, и вы почти полностью потеряли счет времени.

Когда вы приближаетесь к пику продуктивности, в центре экрана мигает напоминание календаря:

ВСТРЕЧА ЗА 5 МИНУТ

Вы вздыхаете и идете в конференц-зал, зная, что вас ждет еще одна ненужная встреча.

Никто не подготовлен, вы чувствуете, что теряете 30 минут, ваш поток нарушен, и все это можно было бы решить с помощью электронной почты.

Непродуктивные собрания стали хронической жалобой на рабочем месте.

Почему встречи — это утечка

Прежде чем перейти к решениям, давайте рассмотрим причины, по которым большинство людей боятся встреч:

«Их слишком много».

Количество встреч увеличилось вдвое за последние 50 лет, поскольку организационные структуры стали более плоскими и менее иерархичными.Рабочие в Соединенных Штатах ежедневно посещают около 11 миллионов собраний, что оценивается в 37 миллиардов долларов в год.

Руководители высшего звена посещают собрания почти 23 часа в неделю, а люди, работающие в крупных организациях, обычно проводят больше встреч, чем в небольших.
— Д-р Стивен Г. Рогельберг, Наука и фантастика встреч

«Они разрушительны».

Так как мозгу требуется почти 25 минут, чтобы перефокусировать внимание на задаче после перерыва, встречи могут препятствовать завершению глубокой работы, — фраза, которую использовал доктор.Кэл Ньюпорт, это означает возможность сосредоточиться на сложной задаче без перерывов.

«Это пустая трата времени».

Согласно «Наука и фантастика встреч», сборнику научных исследований, опубликованному в MIT Sloan Management Review, неэффективные встречи негативно сказываются на удовлетворенности работой и моральном состоянии сотрудников. Сотрудники, которые посещают плохо организованные собрания, испытывают стресс, недовольны и с большей вероятностью уйдут с работы.

Почему встречи важны

Несмотря на все жалобы, встречи необходимы для совместной работы.

Эффективные встречи помогают разрешать конфликты, строить отношения, открывают возможности для обучения и улучшают общение. Когда встречи организуются правильно, они дают правильную энергию для продвижения проектов. На самом деле, часто необходимо сотрудничать в группах, чтобы находить наиболее творческие решения.

Встречи также могут быть более подходящими для определенных стилей работы.

Согласно исследованию собраний, проведенному доктором Стивеном Дж.Рогельберга, который был опубликован в Журнале прикладной психологии, если сотрудник сосредоточен на задачах и достижениях, встречи снижают удовлетворенность работой и снижают производительность. Если сотрудник на минус нацелен на достижение, ему, как правило, нравятся встречи. Это может быть связано с тем, что собрания могут структурировать неструктурированный день и дать возможность пообщаться.

Такие исследования, как «Наука и фантастика о встречах», показывают четкую связь между продуктивностью, удовлетворенностью и встречами.Исследования в области организационной науки и психологии позволили нам лучше понять, как улучшить собрания, чтобы положительно повлиять на корпоративную культуру и привлечь сотрудников.

Как улучшить встречи

Продуктивные и приятные встречи недостижимы. Вот несколько подтвержденных исследованиями способов уменьшить утечку совещаний:

Имейте цель и план

Организаторы собрания должны представить идею достижения целей перед встречей, чтобы дать контекст и обеспечить участникам достаточно времени для подготовки к дискуссии.Цели должны быть рассмотрены в начале встречи с указанием продолжительности темы. Подумайте об использовании формальной повестки дня для более длительных встреч

Если у вас возникли проблемы с составлением плана, встреча может не понадобиться.

Применить закон Паркинсона

Работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения.
–C. Норткот Паркинсон

Встречи следует планировать на минимально необходимое количество времени. Если вы зарезервируете час, встреча продлится час.По словам д-ра Стивена Г. Рогельберга: «При той же повестке дня, когда [собраниям] отводится вдвое меньше времени в начале, они заканчиваются вдвое меньше времени! И качество собрания такое же хорошее». Координаторы встречи также должны учитывать время, в которое запланирована встреча, чтобы избежать как можно большего количества серьезных перерывов в работе и конфликтов часовых поясов.

Делайте заметки о собраниях

Заметки следует записывать во время собрания и затем распространять или хранить, особенно если было принято решение.У участников должен быть доступ для их получения и просмотра позже, если это необходимо.

Заметки полезны не только для участников собрания, но и для всех, кто не может (или не должен активно) участвовать в собрании. Эти заинтересованные стороны могут вместо этого ссылаться на записи собрания.

Определение ролей участников

Участники должны знать, какова их роль в собрании, будь то содействие, взвешивание в определенной области знаний, ведение заметок, своевременное (и по теме) собрание или предоставление контекста по пункту повестки дня.Это не только позволяет участникам подготовиться заранее, но и заставляет владельцев собрания точно определять, кто и зачем они нужны, что поможет избежать ненужных участников.

Подумайте также о нестандартных ролях. Во многих ситуациях будет полезно распределить роли, такие как «адвокат дьявола» или «клиенты», чтобы стимулировать взаимодействие и улучшить процесс принятия решений.

Резюме

Перед тем, как собрание закончится, не забудьте подвести итоги и задокументировать любые последующие шаги и решения, которые были приняты по итогам собрания.Анализ результатов встречи может устранить любую путаницу в отношении ответственности и подотчетности, давая возможность подтвердить и исправить любые выводы, если это необходимо.




Как обеспечить долгосрочный успех встречи

Внедрение передовых методов проведения встреч — это только часть решения. Чтобы действительно сделать встречи лучше, организациям следует сосредоточиться на развитии навыков встреч.

Сотрудники должны пройти обучение (и организационная культура должна оказывать положительное влияние):

• Когда звонить на встречи
• Как спланировать встречу
• Как стимулировать участие
• Как управлять культурными различиями и разрешать конфликты

Регулярно общайтесь с сотрудниками, чтобы узнать, насколько продуктивны встречи.Они слишком часты? Могли ли они быть по-другому структурированы?

Экспериментируйте с новыми практиками

Помимо установленных передовых практик, появляются новые:

• Чтобы стимулировать глубокую работу, компании могут назначить один день недели «свободным от встреч» или днем ​​«работы на дому».
• Организаторы встреч могут изменить место встречи на новую среду, чтобы способствовать творчеству.
• Если необходимо более глубокое обсуждение, организаторы собрания могут разделить участников на небольшие группы по восемь или меньше человек.
• Фасилитатор может выделить несколько минут собрания для мозгового штурма.
• Ходячие встречи могут повысить вовлеченность и творческий потенциал, хотя их следует проводить только с участием трех или меньше человек. Их близкие родственники, постоянные встречи, как правило, короче сидячих.

Встреча с целью

Независимо от того, решите ли вы реализовать некоторые из этих идей, помните, что главное — обеспечить, чтобы все собрания имели действительную цель. Хотя эти стратегии могут улучшить собрания, это пока только. Менеджеры совещаний должны оценить, нужна ли встреча вообще.

Встречи — отличное место для мозгового штурма и обсуждения тонких тем. Однако другие действия, такие как получение обратной связи по отчету, могут лучше подходить для асинхронной совместной работы.

«Первый принцип управления собраниями — знать, когда другие подходы будут работать так же или лучше. У организаций должны быть некоторые общие руководящие принципы — вы созываете собрание, когда нерешенные вопросы препятствуют прогрессу взаимозависимых проектов, или когда существует убедительная повестка дня, требующая полного участия группы.Организациям необходимо определить, кому на самом деле нужно присутствовать, а кому нет, и как они будут держать заинтересованные стороны, которые не присутствуют, в курсе того, что происходит ».
— Д-р. Стивен Г. Рогельберг, Наука и фантастика встреч

Хотя многие лидеры считают их «неизбежным злом», собрания не должны оставлять неприятный привкус во рту.

No related posts.