Как составить план работы на месяц: Как составить план на месяц чтобы он был удачным?

Содержание

Как составить план на месяц чтобы он был удачным?

План:
— Польза составления планов.
— Шаги, которые приведут к составлению эффективного плана на месяц.
— Как составить план на неделю?
— 3 упражнения по планированию.
— Видео.

______

______

Планирование требует усилий и самодисциплины. Легче взяться за первое же дело, чем составить план. Но с ним день пройдёт с пользой.

1) Вы ничего не забудете.
2) Вы успеете больше за короткий срок.
3) Вы станете действовать проактивно.
4) Вы примете лучшее решение.
5) Вы быстрее восстановитесь после прерывания.

Мозгу свойственно напоминать о забытых задачах. Но когда он напомнит — зачастую бывает уже поздно. К тому же за раз мозг удерживает одну-две мысли — как только добавляется новая задача, стирается старая.

С планом проще — достаточно помнить, что ему надо следовать. Так вы сосредоточитесь на одной задаче и не упустите детали.

Покупатель со списком продуктов выйдет из супермаркета быстрее, чем покупатель без списка. Потому что такой список или план задаёт направление. Благодаря плану вы не потеряете время на размышление, что делать дальше. Списки продуктов составляют потому, что идти в магазин каждый раз, когда чего-то не хватает, — растрата времени. Действовать так — значит действовать реактивно, быть заложником обстоятельств. С его помощью вы сгруппируете схожие задачи и сэкономите время. И таким образом подчините обстоятельства.

Сидя на совещании, вы говорите «нет» другим делам, которыми могли заняться в это время: ответить на письмо, закончить проект или устроить выходной.

План даст понять, чего стоит время и как его использовать. Вы не научитесь говорить «нет», вы научитесь говорить «да» правильным делам. Если вы работаете по плану и вас отвлекли, достаточно свериться с планом и возобновить работу. Иначе на восстановление уйдёт больше времени, чем на само прерывание.

Превратите планирование в привычку. Так вы оградитесь от прокрастинации и станете записывать задачи в календарь без усилий.

Узнайте как составить реальный план саморазвития!

______

— Шаги, которые приведут к составлению эффективного плана на месяц.

______

Все начинается в конце календарного года. Анализируйте текущий год — отвечайте на вопросы: чем этот год был хорош и что плохо, чему этот год вас научил. Ответы на эти вопросы пишите в конце текущего ежедневника. Очень интересно со временем вспомнить, как прошел этот год.

1) Жизненные ценности — определите или корректируйте. Записывать обязательно на первых страницах ежедневника.

2) Сферы жизни – те области, которые составляют вашу жизнь и те, что хотела бы развить.

3) Мои желания — основа планирования. ЧтО именно лично Я, а никто-то другой, хочу иметь или добиться в различных областях своей жизни.

4) Глобальные цели – конкретные, не больше пяти на год.

5) Долгосрочное планирование — план на 5 или 10 лет. Вписывать в таблицу. По горизонтали — годы. В графах по вертикали сферы жизни.

6) Среднесрочное планирование — планирование на следующий год. Таблица: горизонталь — месяцы, вертикаль – сферы.

7) Затем, на каждую цель составляется конкретный план, определяются сроки выполнения, и шаги по достижению цели разносятся в планы по месяцам.

Составьте список задач на месяц:

1) Фиксированные дела, встречи и задачи запишите в календарь на месяц в виде таблицы.
2) Остальные – в виде списка. Этот список постоянно перед глазами. Из него формируются планы, как на неделю, так и на каждый день.

Читайте статью о том, как правильно планировать.

______

— Как составить план на неделю?

______

Выходные — это время для отдыха и восстановления сил. Однако это ещё и хороший период для планирования будущей недели.

Эта четырёхшаговая система поможет составить эффективный план.

1) Проанализируйте прошедшую неделю.
Чтобы двигаться вперёд, нужно знать, чего вы уже достигли. Поэтому рассматривайте этот шаг как самоанализ. Подумайте, завершили ли вы до конца начатое, со всем ли вы справились. Если вы не достигли своих целей, почему так получилось? Вспомните, как вы чувствовали себя на прошедшей неделе, чем вы занимались, чем питались. Если вы съели много фастфуда, что на вас повлияло? Возможно, какие-то стрессовые ситуации, работа, нехватка времени или что-то ещё. Когда вы поймёте причины своих действий, вы сможете подготовиться и не повторять прошлых ошибок.

2) Запишите все свои идеи.
Это могут быть абсолютно любые личные и рабочие идеи. После того как вы их запишете, просмотрите список и определите, какие из целей наиболее важные. Выполнение первостепенных задач обеспечит вам личностный и карьерный рост. Помните: вы можете достигнуть всего, но всему своё время.

3) Занесите все мероприятия и встречи в календарь.
Начните с указания в календаре ваших рабочих часов. Это наверняка займёт основную часть недели. Затем распишите часы сна и занятий спортом. В конце укажите важные общественные мероприятия и встречи, которые вы хотите посетить. После этого шага вы заметите, что у вас ещё достаточно свободного времени, которое можно без зазрения совести потратить на хобби или развлечения.

4) Распишите каждый день предстоящей недели.
Каждый день должен приближать вас к намеченной цели. Если вы хотите заниматься спортом четыре раза в неделю, заранее определите, когда и как вы будете это делать. Продумайте и запишите всё до мелочей. Учитывайте то, в какое время дня вы наиболее продуктивны. Важные дела планируйте на это время.

Вас  может заинтересовать статья «Тайм менеджмент«.

______

— 3 упражнения по планированию.

______

Обращаю особое внимание, что все приведенные упражнения надо выполнять ПИСЬМЕННО. Все свои ответы аккуратно заносите в свой дневник. Впоследствии они вам еще пригодятся.

Упражнение 1. Составление списка.
Итак, открываем свой дневник. И на чистом листе бумаги делаем красивый заголовок “Что я хочу привлечь в свою жизнь”. А потом подумайте, что в этом месяце должно произойти, чтобы вы могли сказать, что вы чувствуете радость и счастье. Забудьте на это время о своих неприятностях и неудачах. Думайте только позитивно – о том, что желаете иметь, что желаете привлечь. Записывайте все, что в этот момент приходит к вам в голову. Составьте полный список и закройте свой дневник. Дайте себе один день, чтобы ваши желания смогли прорасти в вашей душе. А через сутки продолжите свою работу.

Упражнение 2. Фокусировка.
Если вы умеете мечтать, то я уверена, что список у вас получился впечатляющим. Однако никто не может иметь все и сразу. Просмотрите свой список и выберите из него три пункта, что греют вас больше всего. Если предположить, что каждый пункт несет вам частицу радости, то воплощение трех из них уже будет достаточно, чтобы оценить свой месяц как очень удачный. Выпишите их на новую страницу и после этого переходите к следующему пункту.

Упражнение 3. Проверка на истинность.
К сожалению, многие наши мечты не являются истинными. Они возникают под влиянием внешних факторов и, на самом деле, не отражают глубинного желания человека. Чтобы проверить, насколько ваши желания близки к истинным, надо по каждому из них письменно ответить на два вопроса:

1) Насколько мне это необходимо?
2) Что я буду испытывать, когда я получу это?

Причем, на первый вопрос вам надо дать как минимум пять развернутых ответов. И чем больше причин вы сможете найти для объяснения своей цели, тем более она вам нужна.

Вот теперь вы можете сказать, что вы обдуманно выбрали свои цели на текущий месяц. Вам остается лишь составить план по их достижению и начать его выполнять.

Для их успешной реализации еще можно в течение недели по вечерам заняться визуализацией своих желаний. Так вы наполните их энергией и укрепите свое намерение и решимость в достижении цели.

Материал подготовлен Дилярой специально для agydar.ru

Видео:

Как быстро распланировать месяц — Лайфхакер

Начинался новый месяц. А значит надо подвести итоги прошедшего октября, запланировать дела и события на ноябрь. Как правило, планирование нового месяца у меня занимает минут двадцать. Для создания атмосферы изменений я начинаю с того, что меняю обои на рабочем столе. На smashingmagazine.com ежемесячно публикуется новая подборка.

Этот простой, и приятный шаг сделан, а значит можно идти по перечню действий дальше.

Выставить показатели. У каждого есть свой набор показателей. Это должны быть не качественные, а количественные ориентиры. Например, у меня к таковым относятся физические (собственный вес, количество подтягиваний, веса в тренажерке), финансовые (планируемый заработок на месяц, лимит на развлечения) и так далее. Это показатели стоит повесить на видное место и, конечно, регулярно отслеживать их значения.

Уточнить какие будут события. Отмечаем на развороте месячного календаря дни рождения друзей, командировки и прочие события. Не забываем про общеизвестные праздники. Например, я еще в начале октября решил не праздновать Хеллоиун, ведь в этом году он выпал на понедельник. Некоторые из этих событий потребуют подготовки (выбор подарка), возможно, уточнений и согласований. Это всё можно сразу занести в список дел.

Проверить лимит времени. После того как примерные события зафиксированы, у вас перед глазами будет четкая картина сколько у вас есть времени. Сколько рабочих дней вы на месте, а не в командировке? Сколько есть выходных дней без обязательных выходов в гости? Например, вы обычно ходите в бассейн по средам, но свободных сред только одна из пяти. Значит абонимент покупать нет смысла.

Постановка целей на месяц. Помимо обычно классификации целей по сферам жизни (рабочие/личные цели), есть еще одна классификация, про которую не стоит забывать:

  • Цель-результат. Пример, сделать сайт. Формулировка обязательно в совершенной форме.
  • Цель-процесс. Пример, каждую будний вечер учить английский. В формулировке стоит указывать частоту.
  • Цель-привычка. Пример, вставать по будильнику. Месяц это как раз тот срок, за который можно привить себе новую привычку.

Я обычно выставляю себе по одной цели каждого типа.

Выбрать хотелку. Если вы составили правильно план на месяц, то у вас останутся свободные ресурсы: время, деньги. Самое время посмотреть ваш wish list и выбрать то, что вы реализуете в этом месяце. Ведь именно то, что вы хотите и дает вкус вашей жизни.

Успехов вам в новом месяце!

Как планировать работу?

Скачать

Планирование работы в ЛидерТаск

Существуют ли законы планирования в работе? Чтобы при их соблюдении задачи решались систематически, отражаясь в результате?

На каждую проблему всегда найдется решение. Имеется проблема планирования работы — для нее электронное решение LeaderTask. Планировщик с набором команд и инструментов для решения задач — оружие для истребления насущной проблемы.

Планирование и организация работы в LeaderTask 

Чтобы освоить принципы правильного планирования, необходимо узнать, что не стоит делать и каких ошибок не стоит повторять.

Список ошибок:

  1. Отсутствуют цели на будущее
  2. Нет разделения на главные и второстепенные задачи
  3. Все цели в одной категории без дополнительных обозначений
  4. Количество целей не соответствует реальной картине
  5. Задачи без установки срока

1. Чтобы быть на шаг впереди, необходимо продумать план на будущее. Да, не исключены форс-мажоры, но их всегда можно откорректировать. LeaderTask гибко подстраивается под новые планы:

  • Создание и удаление задач
  • Изменение имени у задач
  • Перенос задач между собой в списке, на другую дату или в проекты

Создаем план на будущее в планировщике ЛидерТаск на неделю, месяц, год вперёд, просматриваем задачи в календаре (компьютерная версия). 

Планирование на будущее в ЛидерТаск

2. Главные и второстепенные задачи

Чтобы создать иерархию в задачах, используем перемещение в списке задач, метки и цвета для задач. Метки в планировщике имеются цветные или бесцветные на выбор, а цвет для задач выбирается из большого набора палитры.  

3. Разбить цели на категории

Используем для этого команду создания проектов. Создаем проект с любым названием и перемещаем в него задачи, распределяем задачи по разным тематикам и работаем в удобном формате.

4. Если количество целей превышает лимит на физическом уровне, удаляем их из списка или переносим на другую дату. Рассчитываем свои силы и ставим задачи по реальным объемам!

5. Задачи без установки срока

Задачи без даты и времени — не выполняются, а регулярно переносятся, поэтому устанавливаем срок выполнения для задачи. Когда подойдет время, органайзер напомнит и подаст информацию в виде всплывающего уведомления. 

Установка напоминаний и всплывающие уведомления в ЛидерТаск

Ошибки планирования в компании

  1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя 
  2. Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)
  3. Местоположение данных в разных хранилищах

1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя 

Делегируйте задачи в ЛидерТаск, распределяйте объем работ на несколько человек, и тогда задачи будут выполнены, и планы не сорваны. Чтобы делегировать задачу, используем поручения. В органайзере для этого существуют команды «Поручить» и «Перепоручить» задачу. 

2.  Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)

Контролируем поручения в органайзере с помощью:

  • просмотра задач сотрудников
  • статусов выполнения задач
  • внутреннего чата с исполнителем

Контроль поручений в ЛидерТаск

3. Местоположение данных в разных хранилищах

В ЛидерТаск информация находится внутри задач и всегда в открытом доступе, а если вы потеряли задачу, то данные можно найти через поиск в программе. 

Виды планирования работы

Такие виды могут разделяться на категории:

  • по целям направления 
  • по времени действия
  • по сфере направления и уровню управления

Цель планирования работы 

Планирование — карта всех задач, которая показывает весь путь со всеми детальными шагами. Если шаги продуманы — вероятность достижения желаемого результата в несколько раз больше, чем реализация целей без продуманного планирования. Хаотичное движение приводит к хаотичному результату. У нас имеются конкретные задачи и мы стремимся к конкретным показателям. 

Планирование выполнения работ 

  • Создание задачи 
  • Установка срока (напоминания для задачи)
  • Процесс выполнения (установка статуса)
  • Завершение

Выполнение задачи в ЛидерТаск происходит следующими этапами: 

Создаем задачу. Если задача большая, разделяем ее на подзадачи. Устанавливаем срок выполнения, устанавливаем статус, переходим к выполнению, и при готовности завершаем задачу с помощью статуса: «Завершено». Все выполненные задачи находятся в архиве завершенных задач и всегда в открытом доступе.

Планирование процесса работы

Для процесса выполнения задач выше описаны команды, которые помогут, но это не весь вспомогательный функционал. В ЛидерТаск для больших целей существуют проекты. Проекты для персонального использования, или общие проекты для командной работы. Планируйте процесс работы с помощью проектов и их внутренних структур. (Проекты-подпроекты-задачи-подзадачи). 

Методы планирования работы

Используйте расширения ЛидерТаск для применения методов из любых вариантов. 

Методы планирования работы в ЛидерТаск

Этапы планирования работы

  • Цели и их постановка
  • Техническое задание для целей
  • Определение процесса выполнения задач
  • Последовательность выполнения
  • Дополнительная информация и ресурсы и для выполнения задач
  • Внесение правок (корректировка)
  • Стратегия плана и установка срока (количество часов, дней и др.)
  • Наблюдение за выполнением

Многофункциональный органайзер для планирования работы

Узнайте все возможности LeaderTask 

Скачать

Ежедневное и еженедельное планирование для сотрудников
Менеджмент 134058 эксперт по системному бизнесу

Планы на год составляй весной, планы на день — утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Оглавление статьи

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение

Преимущества ежедневного плана для компании

  • Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
  • Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
  • Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
  • Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

  • Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

  • Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
  • Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил,  и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

  • Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”.
  • Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
  • Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

  • Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
  • Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.
  • Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

  • Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена  в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:

Требования к формату занесению задач в план

  • Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
    • Планируемые в рамках проектов;
    • Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
    • Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
  • У каждой задачи необходимо указать:
    • Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
    • Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
    • Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.
    • Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
    • Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
  • Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

  • План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
  • План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
  • Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
    • для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
    • для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
  • План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
  • Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.

В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке

Основные преимущества еженедельного планирования:

  • больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
  • экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

  • Как составлять план?
    • Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
    • Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
    • Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
  • План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
    • Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
  • Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
  • Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
    • ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
    • если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним  будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит  “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “Ключевые компетенции руководителя для эффективного управления подчинёнными — «страшный» чек-лист для самопроверки и оценки”.   

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.

Рекомендуемые услуги «Открытой Студии»

Как начать планировать? — MyPPlanner

Как часто вы слышите, что планирование это пустая трата времени? Я — постоянно. Мол, зачем создавать лишнюю работу, бери и делай! Увы, это так не работает. Наш мозг не в состоянии запомнить всё-всё, и многие задачи просто вылетают ракетой из головы. Планирование как раз борется с этим и при грамотном распределении очень экономит время.

Почему важно планировать?

Планирование, конечно, не панацея, но все-таки отличный пинок и стимулятор. Оно как таблетка, которая заряжает энергией и вносит в твою жизнь систему. Рассказываю почему планировать – это must have:

  • Планирование расставляет приоритеты. Позволяет сконцентрироваться на определенной задаче и не отвлекаться на другие.
  • Ты знаешь, что и когда нужно сделать. С точностью до минуты, а иногда даже секунды.
  • Все планы в одном месте. Что-то забыл – посмотрел и снова уже готов двигаться к своей цели.
  • Планы легко перемещать без потери качества. Когда ты наглядно видишь, что можно сдвинуть, а что сделать без очереди.
  • Появляется больше времени на отдых и саморазвитие. Когда все идет по плану, можно ускорить свои дела и освободиться в нужное время.
  • Когда ставишь цели и задачи самостоятельно, ты более ответственно подходишь к своей жизни, тем самым понимая, чего на самом деле хочешь.

С чего начинается планирование?

Всё начинается с выбора идеального инструмента для планирования. Я бы даже сказала: вашего будущего надежного помощника.

Такого, чтобы с ним было комфортно и хотелось возвращаться к его заполнению каждый день. Это может быть телефон, пустой блокнот или планер. Всё зависит от вашего ритма жизни и ведения планирования.

Независимо от того, какой планер вы выберите, обязательно начинайте планирование с года, постепенно переходя на месяцы, недели и дни. Это нужно для того, чтобы иметь фокус на конкретный промежуток времени.

Планируем на год, на месяц, на неделю, на день:

Планирование на год

Год — большой промежуток для реализации важных целей и задач. За год можно сделать о-о-очень много. К сожалению мы часто «прожигаем» свой год, из-за того, что не представляем, чего хотим на самом деле.

Поэтому я настоятельно рекомендую сесть и написать свои «хотелки» на этот год.

Да, поначалу будет сложно придумать большие цели. Попробуйте сфокусироваться на будущем, расслабиться и постараться услышать себя. Помните, чем чаще вы планируете, тем легче это будет вам даваться.

Также можно завести стратегическую картонку. Это очень крутая вещь, потому что она всегда находится у вас перед глазами. Как это работает? Нужно вырезать картонку размером со страницу вашего ежедневника/книги, выписать на нее цели на месяц или год и использовать в качестве закладки в ежедневнике или в книге. Также вы можете поставить ее в рамочку на ваш рабочий стол или наклеить на холодильник. На картонке должны быть выписаны ваши цели на год или месяц.

Цели лучше разбить на 3 категории, например:

  • работа;
  • семья;
  • профессиональное развитие, спорт.

По каждому блоку напишите ваши цели и то, чего бы вы хотели добиться.

Думаю, вы заметили, что всё связано между собой: чем больше структуры и глубины, тем проще вам будет подходить к конкретным целям и задачам.

Представьте, ваша цель — написать большой отчет. Сначала вы даже не знаете за что схватится, с чего начать. Но если сесть и обдумать все этапы, вы не только поймете, что вам нужно будет сделать, найти и написать, но и будете знать примерное время окончания своей работы. Возможно, вы уложитесь не в полгода-год как планировали, а за месяц-два, а то и меньше.

Кстати, в таких больших задачах вам также может помочь трекер привычек.

Планирование месяца

После того, как вы расписали свои планы на год, постарайтесь их разбить по месяцам.

Месяц — отличный промежуток, чтобы сфокусироваться на чем-то большом, но не глобальном. Здесь мы разбиваем большие цели на подцели.
Их может быть очень много, но на месяц желательно ставить две или три. Иначе возрастает риск того, что вы не выполните все.

ПРИМЕР:

Подготовиться к экзамену по ПДД — наглядный пример крупной цели.

Теперь дробим ее на задачи, которые потом разобьем по неделям и дням. Цели должны быть понятные и простые, а главное — выполняемые! Не надо пытаться сделать всё разом, Америку вы уже не откроете.

Пример целей и задач:

  • Прочитать 40 билетов ПДД и пробежаться по каждому вопросу.
  • Скачать и пройти все тесты в приложении ПДД за 2018/2019 г.
  • Проконсультироваться по «слабым» моментам с профи.

Эти задачи «конечные» — ясно, когда задачу можно считать выполненной. Разбив крупную цель на подцели и задачи вам станет понятно, что нужно делать в этом месяце.

Также в плане пропишите основные дела на текущий месяц, важные даты, мероприятия и встречи, которые вы точно не хотите пропустить.

Примеры событий:

  • дни рождения
  • рабочие встречи
  • спортивные тренировки
  • концерты и т.д

Если вы выбрали для себя бумажный формат (ежедневник, еженедельник или блокнот) – то можно проставить маркировки. Выделяйте крупные цели и самое важное, чтобы не забыть о них! Когда вы четко будете знать, что вам нужно сделать в этом месяце, у вас не будет вопроса «чем заняться сегодня?». Вы просто идете к вашим большим целям.

Если вам нужно перекинуть некоторые дела с одного месяца на другой, с одной недели на другую — не страшно. Помните, планирование — это не обременение, а инструмент для продуктивной жизни. Не бойтесь переносить дела или добавлять новые, будьте гибкими.

Планирование на неделю

Как я говорила выше, на год мы выписываем крупные и важные цели, на месяц – поменьше, которые получены из крупных. А в недельное планирование конкретные, четкие задачи, полученные из целей за месяц.

ПРИМЕР:
Если за месяц нам нужно подготовить 40 билетов по ПДД, то на каждую неделю мы планируем подготовку 10 штук.

В недельное планирование мы также выписываем:

  • важные дела, даты, мероприятия и т.д.;
  • подробно прописанную задачу на каждый день этой недели.

Еще я советую выделить 1—3 фокус-задачи — то, на что стоит сделать упор в конкретный день.

Перед каждым следующим днём сверяйте задачи, что-то добавляйте или переносите. Это удобно, чтобы не потерять важные дела.

Можно закончить на недельном планировании, и вести только его, если вам это удобно. Можно перейти к ежедневному планированию после недельного. Некоторые пропускают недельное и сразу переходят к ежедневному.

Важно понять, как именно вам удобнее планировать, и выбрать для себя максимально удобный способ.

Планирование на день

Планирование на день завязано с годовым и месячным планированием, так как без этого очень сложно быть продуктивным. Обязательно обратите внимание на фокус-задачи (самые-самые приоритетные) конкретного дня. Они подскажут, как расставить акценты сегодня. После этого пропишите основные дела на день.

Мои рекомендации по ведению задач

  • Пропишите все дела на день, включая мелочи, которые нужно не забыть. Например: «Позвонить маме», «сбросить письмо в ящик», «выкинуть мусор»;
  • Выпишите все дела по времени. Варьируйте промежуток от 15 минут на мелочи до 2 часов на крупные задачи. Это поможет не потерять счет в минутах и не упустить что-то важное. Также этот подход подойдет тем, кому важно уложиться во временные рамки: так вы будете понимать, что перенести на другой день, а что оставить на сегодня;
  • Выделите 1-3 фокус задачи на день. Это должны быть задачи, которые приблизят вас к цели, запланированной на этот месяц.

Возможно, на первый взгляд, это кажется сложным. На деле – нет. Как только вы начнете прописывать задачи, начиная с года вам сразу станет ясно, что необходимо будет выполнить в каждом месяце, на неделе или в конкретный день. А, главное, вы поймете, что вам действительно необходимо, а без чего – можете легко справиться!

образец плана проведения на месяц, пример

  • Старт бизнеса
    • Профориентация
    • Целеполагание
    • Будущее
  • Развитие бизнеса
    • Управление
    • Финансы
    • Кадры
    • Юриспруденция
  • Продажи
  • Привлечение клиентов
    • Тендеры
    • Лидогенерация
    • Лендинги
    • Контекстная реклама
    • Социальные сети
    • Инстаграм
    • Реклама
  • Деловой мир
    • Кейсы
    • Тесты
  • Старт бизнеса
    • Профориентация
    • Целеполагание
    • Будущее
  • Развитие бизнеса
    • Управление
    • Финансы
    • Кадры
    • Юриспруденция
  • Продажи
  • Привлечение клиентов
    • Тендеры
    • Лидогенерация
    • Лендинги
    • Контекстная реклама
    • Социальные сети
    • Инстаграм
    • Реклама
  • Деловой мир
    • Кейсы
    • Тесты
  • Супер
  • Интересно
  • Любопытно
  • Скучно
  • Плохо
  • Популярное
  • Лучшее
  • В тренде
Рубрики
  • Профориентация
  • Целеполагание
  • Будущее
  • Управление
  • Финансы
  • Кадры
  • Юриспруденция
  • Продажи
  • Лидогенерация
  • Лендинги
  • Контекстная реклама
  • Социальные сети
  • Инстаграм
  • Реклама
  • Тендеры
  • Кейсы
  • Тесты
Секреты планирования — Как составить план на месяц

У современного человека одна проблема — дел настолько много, что 24 часов в сутки совершенно не хватает. Притом основная часть дня состоит из обычной рутины — приготовить поесть, простоять в пробке по пути на работу, забрать ребенка из садика, погулять с ним, сходить за покупками, сделать уборку дома… И этот круговорот никогда не заканчивается. Вы чувствуете себя «белкой в колесе», а времени не хватает даже на отдых. А еще нужно прикладывать усилия на реализацию целей. Как же все успеть?

Выход есть. Учеными доказано, что каждая минута, потраченная на планирование, сэкономит не менее 10 минут на выполнение дел. Только представьте, вы потратите на планирование всего 10-20 минут, но это сэкономит вам примерно 2 часа в день, которые вы потратили бы впустую, пока думали, за что схватиться в первую очередь!

А чтобы не только эффективно распределить свои рутинные дела, но и найти время на реализацию целей, нам понадобятся Планы на месяц и на неделю.

Составляем План на месяц

Давайте вернемся к Списку целей на ближайшие 12 месяцев, который мы составили ранее. Это наш Главный Путеводитель.

После, как вы помните, мы разбили каждую цель на более мелкие задачи, распределили их в порядке важности, проставили сроки выполнения. Это мы сделали для того, чтобы точнее знать, какие шаги нужно сделать для достижения цели. Обратите внимание, чем меньше и конкретнее эти шаги, тем легче и проще они воспринимаются, тем понятнее будет наш путь и выше темп работы. Пересмотрите их и при необходимости подкорректируйте.

Далее наметим Месячный план. Его мы составляем в конце каждого месяца на предстоящий.

Итак, План дел на месяц будет включать:

  1. Задачи по каждой цели из годового перечня. Для этого нужно  выбрать те задачи, которые по срокам подходят для выполнения в следующем месяце, и включить их в список.
  2. Дела, которые мы выполняем с определенной периодичностью или сезонные (разбор гардероба на зиму, смена резины на авто, мытье окон и балкона, поход в парикмахерскую на окрашивание, покупка подарка ко дню рождения мамы и т.п.).
  3. Дела, которые в прошлом месяце не удалось завершить, но они еще не потеряли актуальность.
  4. Другие дела, которые нужно выполнить в следующем месяце (посетить поликлинику, продумать место отдыха в отпуске, прочитать книгу и т.п.).

Дополнительно вы можете составить план покупок и расходов на предстоящий месяц.

Запишите свои планы в ежедневник или в приложение-планер на смартфоне, планшете или компьютере.

Я предпочитаю использовать бумажный вариант. А ключевые даты, события и задачи, которые требуют неоднократного напоминания, переношу в планировщик на смартфоне.

В качестве бонуса прикрепляю для скачивания подборку бланков Ежемесячного плана на любой вкус, которые можно распечатывать и использовать каждый новый месяц:

Скачать бланки Плана на месяц

 

После того как вы изложили на бумаге или электронно свой Месячный план действий, будьте уверены, вам будет обеспечена более высокая продуктивность и эффективность, чем тому, кто предпочитает держать свои планы в голове.

Верю в Вас,

Ксения

Лучшие материалы по теме:

Настройка недельного рабочего плана [Полное руководство]

ВЫ когда-нибудь задумывались о том, сколько времени вы тратите на многозадачность и переориентируете свое внимание после каждого письма и небольшой задачи?

Перефокусировка на задании занимает в среднем 23 минуты 15 секунд. А теперь представьте, что вы отвлекались примерно пять раз в день — это приводит к сотням потерянных часов каждый год.

Все больше людей заменяют свои списки дел недельными планами работы.Зачем? Потому что они могут планировать более эффективно и тратить меньше времени на восстановление фокуса после отвлечения.

Сила еженедельного планирования заключается в перспективе и управлении, которые она обеспечивает для вашей работы. Откладывать около получаса в неделю не так уж много, но окупаемость инвестиций феноменальна.

Одновременная визуализация всей вашей недели позволяет вам распределять и расставлять приоритеты в работе таким образом, чтобы значительно повысить эффективность вашей работы. Это также дает вам возможность согласовать свои повседневные и часто тривиальные задачи с вашими долгосрочными планами и целями.В результате вы сможете лучше организовать тактику и логистику, чтобы воплотить в жизнь свое долгосрочное видение. Во всех аспектах — еженедельное планирование дает вам больше работы.

В этой статье вы найдете подробное пошаговое руководство по настройке вашего личного еженедельного плана управления временем. Мы сделали все возможное, чтобы сделать его максимально простым и действенным.

Готовы сэкономить сотни часов и много энергии, работая умнее? Давай покататься.

1. НАЙТИ ИДЕАЛЬНЫЙ ИНСТРУМЕНТ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОТЫ

При составлении вашего еженедельного рабочего плана, вам сначала нужно место для его управления.Но каков идеальный инструмент для этого?

У каждого свои предпочтения по поводу того, какие инструменты использовать для планирования работы. Некоторые предпочитают использовать старый добрый карандаш и бумагу, другие любят цифровые инструменты, такие как Scoro, Trello, Notion или аналогичные. На рынке доступно немало решений для планирования работ. Просто проверьте, что работает лучше для вас.

Несколько советов по выбору отличного инструмента планирования:

  • Вы должны иметь возможность использовать недельный календарь — не менее пяти столбцов, по одному на каждый рабочий день.
  • Вы должны иметь возможность добавлять проекты и отдельные задачи для каждого проекта.
  • Для управления задачами должна быть опция галочки, чтобы пометить их как выполненные.
  • Вы должны иметь возможность перетаскивать задачи между столбцами (для быстрого управления).
  • Инструмент, который вы ищете, должен быть простым в использовании и гибким.
Scoro logo

Все о вашем бизнесе, один клик

2.СДЕЛАЙТЕ ЭТО ПРИВЫЧКУ ПЛАНИРОВАНИЯ ВАШЕЙ РАБОТЫ

Ваш еженедельный ритуал планирования не будет иметь значения, если вы будете делать это раз в год или даже раз в месяц. Это называется еженедельно по причине, и вы должны сделать это привычкой, чтобы заставить это работать.

Сначала выберите день, который вы будете использовать для составления своего еженедельного плана работы. Пятница — хороший день для этого — тогда вы можете проанализировать успехи и неудачи предыдущей недели и посмотреть на следующую неделю.

Pro tip: Выделите около 30 минут в выбранный вами день для планирования (в конечном итоге вы сможете выполнять еженедельное планирование работы за пять-десять минут).

Тогда будьте готовы и чувствуйте себя комфортно — отправляйтесь куда-нибудь, где вы можете быть вдали от ненужных отвлекающих факторов, что-нибудь выпить, поставить любимую музыку или использовать любые другие меры, которые могли бы лично настроить вас на сессию планирования «вдохновителя».

через GIPHY

3. ВРЕМЯ ПЛАНИРОВАТЬ

Начните с перечисления ваших общих целей. Затем решите, что вам нужно сделать на следующей неделе для достижения этих целей, и найдите одно место, чтобы перечислить все ваши задачи на неделю.Имейте в виду, что в идеале задачи, которые вы добавляете в свой недельный план, должны быть теми, которые приближают вас к этим общим целям — все остальное отвлекает.

Расставьте приоритеты — убедитесь, что ваш ежедневный план включает в себя до пяти самых неотложных предметов для выполнения этого дня. Любые менее неотложные или менее реалистичные задачи могут идти внизу вашего списка, на случай, если вам удастся добраться до них.

Ритуал еженедельного рабочего плана — это хорошая возможность проверить свой календарь на неделю.Есть ли что-то, что вам нужно подготовить для каких-либо событий или встреч? Мне нравится использовать Scoro для моего еженедельного планирования, потому что календарь, список задач, отслеживание времени и мой личный отчет о работе все связаны в одну целостную систему — это экономит мое время от двойного ввода данных и делает планирование работы намного проще.

Task List - Scoro Task List - Scoro

Исходя из ваших общих целей и календаря, у вас должен быть список задач на неделю — теперь пришло время спланировать свое время для этих задач.

4. ГРАФИК ВСЕХ

После того, как вы определились с тем, что хотите сделать на следующей неделе, запланируйте время, необходимое для выполнения этих задач. Лучший способ сделать это — добавить задачи в календарь. Это поможет вам оставаться сосредоточенным.

Pro tip : Лучший способ убедиться, что вы запланировали реалистичный объем работы на неделю — добавьте его в свой календарь и посмотрите, подходит ли все. Вырежьте задачи, которые не вписываются в ваш календарь, и запланируйте их на следующую неделю.

Важно, чтобы вы планировали время для выполнения задачи, а не проекта — например, обновление веб-сайта — это проект, а не задача, которую можно выполнить за два часа. Убедитесь, что вы разбили проекты на более мелкие задачи, такие как «написание поста в блоге» или «поиск новых фотографий и иллюстраций», а затем наметили время для выполнения каждого из них.

Самая распространенная ошибка, которую допускают люди при еженедельном планировании, — сначала пересмотреть свой список задач. Фактически, эксперты по производительности рекомендуют сделать это самым последним шагом.Вместо этого не забывайте всегда проверять свои цели и проекты, чтобы убедиться, что вы работаете над своими наиболее важными задачами, и, прежде чем добавлять какие-либо дополнительные задачи в свой календарь, убедитесь, что задача соответствует вашим целям.

Pro Совет: Будьте осторожны, чтобы не планировать свое время — оставьте как минимум 30% своего календаря открытым для непредвиденных встреч и мероприятий, а также для времени, чтобы подумать и подумать или просто отдохнуть. Запланированные перерывы также оставляют буферную зону между задачами, так что все в порядке, если вы немного пересечете запланированные временные рамки.

5. Придерживайтесь плана

Теперь вы запланировали всю свою работу, пришло время составить план — все это планирование не поможет вам, если вы не будете следовать повестке дня. Действие еженедельного плана первым делом каждое утро, чтобы установить четкие цели на день.

Имейте в виду, что даже самые продуманные планы иногда нуждаются в корректировке, поэтому ежедневное планирование так важно. Посмотрите на текущую неделю, чтобы убедиться, что ничего не провалилось в трещины. Были ли какие-либо задачи не выполнены или встречи были отменены? Подумайте, почему это произошло — вы недооценили количество времени, необходимое для выполнения задачи, или произошло непредвиденное?

Pro tip: Немедленно переместите все, что вы не выполнили, на новую дату и время на следующей неделе.Однако, если вы перемещаете что-то более трех недель подряд, делегируйте или удалите это.

6. ОТРАЖАТЬ И ПОВТОРИТЬ

В конце каждой недели взгляните на свой недельный план. Почувствуйте полезное чувство выполненного долга, глядя на все отмеченные поля перед задачами.

Подумайте о своей предыдущей неделе и о том, как вы выступили. Как прошло? Вы достигли целей, которые поставили перед собой? Каковы были ваши успехи и неудачи? Как ты мог сделать вещи по-другому? Какие задачи или предметы вам нужно выполнить?

Планирование вашей еженедельной работы — это постоянный процесс обучения.Попутно вы научитесь прогнозировать уровень своей энергии, следовать советам по производительности и планировать соответственно. Вы также научитесь отпускать неэффективные задачи и проекты. Через несколько недель вы никогда не захотите возвращаться ко времени огромных списков дел.

Когда вы привыкнете к еженедельному планированию работы, это станет тем, чем вы наслаждаетесь и с нетерпением ждете. Вскоре вы обнаружите, что преимущества более чем стоят того времени, которое вы тратите на это. Если вы будете последовательно планировать свою неделю, у вас будет больше мотивации, руководства и продуктивного времени.Дайте нам знать, как вы поживаете!

ДАЛЬНЕЙШЕЕ ЧТЕНИЕ:

Как проводить простой, но очень информативный 1-часовой рабочий аудит каждую неделю
Как сэкономить время на работе, внеся небольшие изменения [Инфографика]
Креативное консультирование экономит 24+ часа на человека каждый месяц с Scoro

,
Как создать план управления временем для вашей рабочей недели

Спросите любого успешного человека, как ему удается сделать так много, и он скажет вам, что ключ — это эффективное управление временем. Как говорит Нил Патель, проблема для большинства людей (особенно для предпринимателей) заключается в том, что они слишком тонко себя чувствуют, балуясь слишком многими вещами одновременно. Улучшение происходит, когда люди сосредотачиваются на меньшем количестве более важных вещей.

Возможно, вы уже пытались планировать свое время раньше и не смогли его придерживаться. Или вы всегда говорите: «Просто мне не хватает времени.”

Успешные люди, похоже, не имеют этой проблемы.

Разумнее работать с управлением проектами Agile

Agile команды делают больше. Посмотреть на себя.

Попробуйте Hubstaff Tasks

Разница между очень успешными людьми и остальными из нас

Возьмите Уоррена Баффета, например. У него есть календарь, который по большей части понятен. Тони Роббинс разговаривает с тысячами людей каждый год и до сих пор умудряется создавать новые компании на регулярной основе.Элон Маск и Билл Гейтс, с другой стороны, как известно, продуктивные люди, которые планируют примерно каждую минуту своего дня.

Разница между этими людьми и остальными из нас заключается в том, что они обнаружили эффективную стратегию управления временем и выполняют ее последовательно. Видите ли, без стратегии время одолеет вас.

В этом посте мы рассмотрим, как планировать свою неделю и меньше напрягаться, основываясь на проверенных стратегиях управления временем, которые используют успешные люди.

Обзор разработки персонального плана управления временем

      1. Понимание важных невидимых факторов, работающих против усилий по управлению временем, и их избежание
      2. Понимание того, как хорошо спланировать и спланировать свою неделю
      3. Старайтесь быть внимательными, чтобы лучше управлять стресс управления временем
      4. Используйте проверенные методы управления временем и изучайте новые
      5. Придумайте свои собственные чертежи на основе того, что работает для вас

Невидимые факторы работают против вас

Невидимые факторы влияют на вашу производительность и способность максимизировать свое время.Выявление того, что вас сдерживает, может помочь только в вашей подготовке и планировании.

Хотя могут быть задействованы несколько факторов, вот некоторые общие.

Усталость принятия решений

Исследования показывают, что принятие решений требует энергии и может привести к утомлению человека.

Часто люди принимают решения в течение большей части дня и заканчивают психически утомленным. Другими словами, им не хватает умственной энергии для инвестирования в хорошо продуманные процессы и решения.Это объясняет, почему, казалось бы, рациональные люди могут злиться на коллег или семью или вкладывать деньги в нездоровую пищу, а не делать более здоровый выбор пищи.

Ошибка планирования

Если вы управляли проектами, вы можете заметить тенденцию недооценивать время, необходимое для завершения проекта. Вместо того, чтобы признать, что вы виноваты, вы обвиняете в запоздалых запусках из-за задержек с других сторон, больничных дней и так далее.

Элон Маск известен тем, что он устанавливает нереалистичные сроки, которые часто оттесняются.

Закон Паркинсона

Британский писатель и историк Сирил Норткот Паркинсон заметил , что во время его работы в Британском колониальном офисе число сотрудников увеличивалось на 5% каждый год, несмотря на то, что с документами приходилось меньше работать. Его выводы стали основой его известной книги «Закон Паркинсона: преследование прогресса» , а затем были объединены в то, что сейчас известно как «Закон Паркинсона». Согласно Закону Паркинсона, задача расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения.

Паркинсон также обнаружил, что простая задача будет усложняться, чтобы заполнить выделенное ей время. Это укрепляет ложное убеждение, что вам нужно работать усерднее, а не умнее или эффективнее.

Вы, вероятно, испытали это в какой-то момент: предложение или задание должно было поступить в определенный день, но вы получили его только за несколько часов до крайнего срока.

Как вы можете преодолеть эти шансы и быть более продуктивным?

Эффективное управление временем означает планирование рабочей недели.Это снизит утомляемость вашего решения, устранит ошибки планирования и сократит время и ресурсы, выделенные для каждого проекта.

Давайте рассмотрим, как это сделать.

Запланируйте свою рабочую неделю, чтобы снизить утомляемость при принятии решений, устранить ошибки планирования и расставить приоритеты времени и ресурсов, выделяемых на каждый проект. Click To Tweet

Создай свою неделю

Как составить план

Крупнейшими империями в шестнадцатом веке были Испания и Португалия. Их навигаторы поняли, что для безопасного путешествия из одного порта в другой им нужен способ передать знания о маршрутах, географии и потенциальных опасностях.Ответ состоял в том, чтобы создать карту, на которую могли бы ссылаться их флоты. В 1527 году португальский картограф Диого Рибейро выпустил Padrón Real , одну из первых научных карт мира.

Точно так же нам нужна карта, чтобы добраться до желаемых мест назначения — карта, которая эффективно справляется с задачами, расширяет списки текущих дел, приглашения в последний момент, будущие обязательства, работу, семью, здоровье и т. Д. Карта должен позволить вам ориентироваться во времени.

Так как же построить свою собственную карту?

Вот шаги, которые необходимо предпринять для эффективного плана управления временем:

1.Запишите:

      • Что для вас наиболее важно; другими словами, ваши ценности и убеждения?
      • Что вдохновляет, мотивирует и вселяет надежду каждый день?
      • Чем вы хотите заниматься в ближайшие 5-10 лет?

Ответы будут служить вашим компасом при составлении карты.

      • Далее вытащите календарь и отметьте важные вехи, которые вам необходимо выполнить в течение следующего года.
      • Теперь разбейте действия, необходимые для достижения ваших вех на еженедельном, а затем ежедневном уровне.

2. Запланируйте время каждую пятницу или в выходные дни, чтобы запланировать предстоящую неделю. Это также должно быть время размышлений о том, что для вас наиболее важно.

3. При планировании держите под рукой блокнот или приложение, чтобы можно было записывать задачи, задания, выполнять задания, идеи и т. Д.

4. Группировать сходные элементы.Например, продуктовые магазины и товары для вечеринки по случаю дня рождения могут быть сгруппированы, поэтому, когда станет доступно время, вы сможете заняться обоими предметами одновременно.

5. Выделите время для выполнения процедур. Это может быть время с членами семьи, заниматься хобби, спортом и т. Д. Инвестируйте в них, так как они помогают освежить и омолодить ваш разум и тело.

6. Разработайте удобный контрольный список для общих предметов, с которыми вам нужно иметь дело утром. Это может быть решение о том, что приготовить на завтрак, какую рабочую одежду надеть и т. Д.Используйте контрольный список, чтобы избежать необходимости продумывать эти процедуры.

7. Подумайте о своем дне. В конце каждого дня проведите немного времени, размышляя о том, что вам нравилось делать. Это поможет вам чувствовать себя счастливее, более благодарным и более удовлетворенным.

Что планировать

У Элона Маск и Билла Гейтса есть интересный метод планирования своего времени в 5-минутных слотах. Вы можете использовать их подход или любой другой, чтобы планировать время для различных проектов.

Важно быть активным.Реактивный подход просто смотрит вперед к следующему виду деятельности; Проактивный подход смотрит на всю картину и стремится к балансу и прогрессу в важных областях.

Чтобы быть активным, планируйте свою идеальную неделю. Майкл Хаятт говорит об этом. Он включает в себя создание простой электронной таблицы, в которой перечислены темы в верхнем ряду и области фокусировки в крайнем левом столбце.

Ваш идеальный недельный план может быть примерно таким, как приведенный ниже.

Вышеуказанное программное обеспечение — Hubstaff Tasks, оно идеально подходит для персонального управления проектами и планирования вашего времени.Доска Kanban позволяет создавать любые столбцы, которые вы хотите, и вы можете прикреплять карточки с названиями, цветами и метками.

Это бесплатно для групп до пяти человек, поэтому нет необходимости использовать его для личного управления временем.

Когда планировать

Когда лучше планировать?

Не ждите начала нового года. Нет лучшего времени для проактивного подхода, чем сегодня, поэтому начните прямо сейчас.

Не используйте разные календари для разных вещей. Используйте только один, так как все мероприятия и встречи являются частью вашей жизни, и отслеживание вашей производительности будет проще.

Отводите время каждую неделю, чтобы планировать неделю вперед. Во время этих сессий подумайте о прошедшей неделе, а затем спланируйте следующую неделю на основе:

      • Ваш идеальный план на неделю
      • Цели, которые вы хотите достичь, — вспомните аналогий с камнями, галькой и песком
      • Ваши обязательства или запланированные встречи, такие как планы поездок и т. Д.
      • Мероприятия, которые омолодят вас

Отслеживание времени

Одна из ваших задач — оценить, сколько времени вы тратите на различные виды деятельности.

Если вы хотите узнать, как проводить аудит времени, прочитайте все об этом здесь .

Планирование вашей недели дает вам общее представление о ваших следующих семи днях. Это позволяет вам расставлять приоритеты и переориентировать ваши задачи, не становясь жертвой других факторов. Если вас не устраивают ограничения календаря, возможно, вам поможет такой инструмент, как Week Plan .

Карта также дает вам более точное представление о времени, которое вы потратили на различные виды деятельности — но только если вы отслеживаете с помощью приложения для отслеживания времени , такого как Hubstaff .

Настройте свою карту

После завершения процесса картирования и отслеживания вы сможете решить, что для вас наиболее важно.

В зависимости от времени и того, что вам удалось сделать, вы можете настроить свой план управления временем на предстоящую неделю.

Другие факторы, которые стоит потратить и потратить время на

Теперь, когда у вас есть дорожная карта на неделю, другие действия могут продвинуть вас дальше в вашем пути эффективного управления временем и продуктивности.Подумайте над тем, чтобы найти время для следующего.

Медитация

медицинских и психологических преимуществ медитации уже широко известны, но исследование показывает, что это также может улучшить производительность и сосредоточенность.

Кроме того, медитация:

Вот простой способ начать:

1. Загрузите приложение Headspace .

2. Используйте это, чтобы медитировать первым делом утром.

Делайте это каждый день, чтобы выработать привычку к медитации и делайте заметки о своем прогрессе в управлении временем и общей производительности в течение следующих нескольких месяцев.

Практика благодарности

Практика благодарности или благодарности может повысить производительность, помогая вам сосредоточиться на позитивах, что заставляет вас чувствовать себя счастливее.

Психолог Роберт Эммонс, автор Спасибо! Как новая наука благодарности может сделать вас счастливее , провел исследования, чтобы доказать эту связь.

Другие исследования показали, что благодарность уменьшает негативные чувства и помогает вам достигать целей и принимать проницательные решения.

Итак, как вы включаете благодарность в свой день?

Самый простой способ — вести список вещей, за которые вы благодарны. Другой способ — выразить благодарность окружающим с помощью благодарственных писем, электронных писем или письменных сообщений.

Чувство стресса в течение дня? Найдите минутку, чтобы спросить себя, за что вы благодарны. Перечислите пять вещей, людей или ситуаций.

Чувство стресса в течение дня? Найдите минутку, чтобы перечислить пять вещей, людей или ситуаций, за которые вы благодарны. Практика благодарности повышает производительность и счастье. Click To Tweet

По мере того, как вы создаете привычку, вы также повышаете свою производительность.

Мозг сваливает все ваши задачи

По мере продвижения в течение недели будут появляться новые задачи. Однако проблема с этими незакрепленными предметами, задерживающимися в нашем мозгу, заключается в том, что они повышают утомляемость при принятии решений. Они похожи на неиспользуемые компьютерные программы, которые используют оперативную память вашего компьютера, замедляя общую скорость и функции.

Освободите немного умственной оперативной памяти, помещая в приложение или на бумагу элементы задач. Такие инструменты, как Evernote , Todoist и Nozbe , могут помочь в этом.

Тони Роббинс продвигается дальше, используя процесс, который он называет чанкингом . Он перечисляет все свои задачи, а затем группирует подобные предметы. Затем он занимается каждый кусок.

Почему это более продуктивно?

Потому что это требует меньше умственной энергии и времени, чем переход от одного предмета к другому и затем обратно.

Очистить свой беспорядок

Ожидание задач похоже на беспорядок, лежащий на вашем столе или дома. Беспорядок негативно влияет на нашу способность концентрировать и обрабатывать информацию. Имея это вокруг так же плохо, как пытаться многозадачность.

Согласно исследованию , проведенному исследователями из Принстонского университета в году, многочисленные стимулы в нашем поле зрения конкурируют за внимание в нашем мозгу и уменьшают нашу вычислительную мощность.

Умственный беспорядок такой же плохой. Джун Саруватари, автор Behind the Clutter , говорит, что даже удаление заметок о собраниях, которые необходимо просмотреть, не поможет, если задание остается у вас на уме до конца дня или до его завершения.

Итак, перенесите отложенные задачи в список дел, подобный тому, о котором мы говорили выше.

Управляйте своей энергией, а не временем

Заметьте, как часто ваш мозг блуждает, когда вы делаете несколько несвязанных вещей?

Как вы можете сосредоточиться и повысить производительность своих дней?

Секрет заключается в управлении вашей энергией , а не столько ваших времени . Другими словами, разберитесь со своими рабочими днями по категориям работы, которые требуют от вас продвижения целей.

Например, в понедельник вы можете заниматься совещаниями и административными задачами. Вторники будут посвящены развитию бизнеса и маркетинговым задачам. Среды — для работы с клиентами, четверги — для назначения встреч и успеха клиентов.

Цель этого упражнения — регулярно продвигать вперед самые большие задачи. В противном случае вы будете повсюду без умственных способностей сосредоточиться.

Джек Дорси, генеральный директор и соучредитель Twitter, клянется, что этот процесс поможет ему организоваться.Посмотрите его интервью с Techonomy ниже:

Используйте задачи администратора для заполнения пустых временных интервалов

Ранее мы рассмотрели опасность закона Паркинсона. Но что вы делаете, когда у вас есть свободные места в календаре?

Искушение будет заключаться в том, чтобы выделить дополнительное время для работы, связанной с работой. Вместо этого выделите время для менее сложных задач, таких как обработка ваших учетных записей, обновление изображений в вашем блоге, администратор и т. Д.

Используйте принцип разделения на группы для организации ваших задач на основе связанных групп и продолжительности их выполнения.Сочетание связанных с работой действий с задачами администратора, как позволяет ваш календарь, сделает вашу работу более продуктивной, даст мозгу отдохнуть и предотвратит отставание.

Импульс — ключ

Первый закон движения Ньютона гласит :

«Тело в состоянии покоя будет оставаться в покое, а тело в движении будет оставаться в движении, если на него не воздействует внешняя сила».

Этот закон может применяться, если вы настроены на продуктивный день. Если вы будете продуктивными в первые несколько часов вашего дня, то вы, вероятно, останетесь продуктивными до конца.

Профессор Тереза ​​Амабиле из Гарвардского университета изучила дневниковые записи сотрудников семи компаний и обнаружила, что принцип прогресса оказывает значительное влияние на производительность человека. Она обнаружила, что люди испытывают мотивационный импульс, если они добиваются прогресса в значимой работе. Чем больше они испытывают это чувство прогресса, тем больше вероятность, что они будут творчески продуктивными в долгосрочной перспективе. Это основа для термина, который она ввела в Принцип прогресса.

Удаление отвлекающих элементов из вашего почтового ящика

Электронная почта является важным рабочим инструментом, но сама по себе она не очень значима. Следование Zero Inbox и другим тактикам управления электронной почтой может быть временно удовлетворительным, но что произойдет, когда почтовый ящик снова начнет заполняться?

Исследования показывают, что люди тратят в среднем 30 часов в неделю на проверку новой электронной почты.

Люди тратят в среднем 30 часов в неделю на проверку новой электронной почты. Вот как можно потратить это время более продуктивно.Click To Tweet

Лучший способ убрать отвлекающие моменты с вашего почтового ящика — это сначала дать электронной почте определенное время в вашем календаре. Не начинайте день с электронной почты, потому что тем самым вы создаете день вокруг потребностей других людей.

Используйте кнопки удаления или архивирования, чтобы удалить все сообщения, которые могут вас отвлечь. В остальном действуйте немедленно, если проблема может быть решена в ближайшие 2 минуты; в противном случае отметьте и вернитесь к нему, когда сможете.

Делегат и не бойтесь сказать нет

Мы уже знаем, что важно минимизировать усталость от принятия решений.Но как фрилансер или владелец бизнеса, вы часто принимаете решения о повседневных задачах наряду со стратегическими решениями. Итак, как вы можете сосредоточиться на более стратегических решениях и сократить количество ежедневных решений, которые вам нужно принимать?

В какой-то момент вам нужно будет делегировать, чтобы не быть перегруженным незначительными решениями, которые вам необходимо принять.

Для эффективного делегирования, знайте, каковы ваши приоритеты на год и как это отразится на мероприятиях в ближайшие недели.Как только вы определитесь со своими приоритетами, вы можете использовать принцип Парето или правило 80/20 для делегирования решений, которые уменьшат вашу стратегическую направленность.

Эффективное делегирование требует практики, и знание того, какие задачи можно делегировать, имеет решающее значение. Они могут включать:

      • Повторяющиеся задачи, которые вписываются в ваш рабочий процесс
      • Задачи с четко определенными процедурами и конечными результатами
      • Задачи администратора, которые не требуют специальных знаний или опыта

Тот же принцип также помогает сказать «нет» вещам, которые могут отвлечь вас от ваших приоритетов.

Делайте перерывы

Примите во внимание следующее:

      • Исследования показали, что умеренные физические упражнения могут повысить производительность и креативность в течение двух часов после этого.
      • Исследования также показывают, что те, кто поддается отвлечению один раз в час, добиваются большего успеха, чем те, кто просто продолжает это делать без перерыва.

Итак, как вы можете делать перерывы, чтобы максимизировать свое внимание и производительность?

      • Используйте технику управления временем Pomodoro для работы в спринте: другими словами, работайте усердно с глубоким фокусом в течение коротких периодов времени.
      • Возьмите перерывы на восстановление. Между каждым спринтом восстановите и освежите свою энергию и концентрацию, сделав перерыв.

Составьте свои чертежи

Теперь, когда у вас есть стратегии управления временем, шаги и инструменты для отображения вашей недели и меньше стресса, вам нужно проявить инициативу.

Это может показаться большой работой, но выделите немного времени для себя и начните процесс. Составьте свою идеальную неделю, а затем создайте свою недельную карту. Отслеживайте время на мероприятиях, а затем корректируйте планы на основе имеющихся у вас данных.

Возвращение, которое вы получите от этих временных затрат, поможет вам достичь ваших целей и общего счастья.

Эта публикация была опубликована в марте 2018 года и обновлена ​​в сентябре 2019 года.

.
Как написать идеальный 90-дневный план (с шаблоном)

Мы все знаем, как начать новую работу. Как вы быстро наберете скорость? Как вы узнаете все, встретите нужных людей и убедите тех, кто нанял вас (и себя), что вы можете сделать это ?

Нет сомнений, что это может показаться ошеломляющим. Но мы здесь, чтобы помочь. Основываясь на нашей собственной практике приема на работу, мы узнали, что использование 90-дневного плана для новых сотрудников делает процесс присоединения к команде и понимания вашей роли — а также культуры команды и компании — более плавным и полным.

Что такое 90-дневный план?

Это структура для планирования того, как набирать, акклиматизировать и обучать новых членов команды. Его цель — сделать так, чтобы новички начинали с правильной ноги, чувствовали себя как дома и знакомились с работой команды и компании. При составлении плана наиболее важной целью является обеспечение того, чтобы каждый новый член команды имел четкое представление о том, что он должен будет выучить и выполнить в первые 90 дней.

  • Примечание : первые 90 дней мы рассматриваем как период обучения, открытий и построения отношений.Идея состоит в том, чтобы кто-то чувствовал себя комфортно, информированно и уверенно в своей способности вносить свой вклад. Мы не рассматриваем это как «испытательный срок», в течение которого кто-то должен проявить себя или сделать выговор.

В Atlassian 90-дневные планы являются основным способом, которым новые сотрудники узнают о компании. Каждый план уникален для каждого человека и обеспечивает единую точку отсчета для ресурсов, поддержки и ясности. Планы помогают создавать и поддерживать среду, которая поддерживает регулярные разговоры о росте с менеджерами с самого начала, так что каждый сотрудник работает с мышлением роста, видит путь к продвижению и знает, что обучение (и неудача), задавать вопросы и быть активными являются частью здоровой рабочей среды.

Обязательно ознакомьтесь с примерами шаблонов — загружаемым PDF-файлом и доской Trello — чтобы помочь вам структурировать свой план. (Используйте их вместе или по отдельности.)

Что бы вы ни делали, просто не делайте этого. Составьте план, создайте основные этапы, запланируйте частые проверки, а также свободно собирайте и делитесь информацией. С практикой и методом, чтобы набрать скорость будет быстрее и плавнее. Кроме того, это способствует формированию культуры команды и компании с самого начала.

Как написать один

Имейте в виду, что то, как выглядит хороший 90-дневный план, будет зависеть от вашей компании, целей и потребностей.Тем не менее, есть много общего с написанием эффективного 90-дневного плана. Ниже приведены некоторые советы и предложения. Возможно, вам будет проще всего скачать шаблон PDF и открыть доску Trello и ссылаться на них, когда будете читать дальше.

Хорошие вопросы для размышления:
  • Как вы можете использовать этот план, чтобы создать нового члена команды для успеха?
  • Какие быстрые победы они могут получить, чтобы набрать обороты?
  • Кто является основными заинтересованными сторонами?
  • Как они могут взломать систему и оказать влияние? (Новые люди видят вещи, к которым привыкли другие.)
  • Что включить в 90-дневный сводный блог или другое письменное резюме?

Чтобы помочь кому-то ориентироваться в своем плане, мы используем систему друзей в Atlassian. Друзья помогают показать новым товарищам по команде веревки, познакомить их с другими классами Atlassians, выступить в роли общих людей по общим вопросам, возникающим в первые несколько месяцев, и в целом помогают сделать переход более плавным. В наших планах мы начинаем с этого введения.

Мы также связываем новых людей с кем-то из их функционального подразделения (иногда таким же, как ваш собеседник, иногда другим), чтобы помочь им начать работу в команде.Этот человек может помочь со всем необходимым, чтобы оказать влияние, и порекомендовать инструменты, объяснить общие методы работы и привычки, а также подробно рассказать о работе в команде.

Первые 90 дней драгоценны. Важно иметь правильный план и людей, которые помогут вам в этом.

Как организовать свой 90-дневный план

Как правило, есть несколько организационных принципов, на которых нужно сосредоточиться. Они основаны на этапах времени, т. Е. На неделе 1, 30, 60, 90 и последующих частых проверках, особенно у вашего менеджера.На протяжении всего пути вы будете определять цели для того, что вы будете изучать и выполнять, и когда. Сила изложения всего этого не может быть переоценена. Это разница между ясностью и путаницей, расширением прав и возможностей и неэффективностью.

Вот пример. Он делится на результат и действия. Это предложения, так что не стесняйтесь адаптировать их по своему усмотрению.

90 plan pdf for employee onboarding Нажмите, чтобы загрузить PDF

П.С. Это хорошо для культуры вашей компании

Практика 90-дневного плана может предложить еще больше.Это не просто список задач, это основа для совместной работы, совместного обучения и понимания культуры команды и компании. Как уже упоминалось выше, в Atlassian мы не рассматриваем чьи-то первые 90 дней как испытательный срок или испытательный полигон. Наоборот, мы призываем сделать акцент на сборе и обмене знаниями и построении отношений. Первоначальные задачи, цели и результаты должны быть направлены на то, чтобы помочь кому-то чувствовать себя более комфортно и уверенно на пути вперед, а не меньше. При организации регулярных проверок, поощрения честной обратной связи (о системах, привычках компании, точках неопределенности) и учении (и неудаче) закладывается основа для открытого общения.Это основа доверия, которая должна лежать в основе всех взаимодействий команды и компании.

,
5 шагов к созданию планов развития сотрудников, которые работают
employee development plans

Тщательно продуманный план развития сотрудников предоставляет вашим сотрудникам возможности и четкие указания о том, как повысить свои навыки и продвинуться по карьерной лестнице. И с более расширенным набором навыков у них есть больше инструментов, которые помогут вашему бизнесу продвинуться вперед. Это беспроигрышный вариант для вас и ваших сотрудников.

Но план или программу развития сотрудника не следует создавать из-под контроля.Выполните следующие пять шагов, чтобы убедиться в том, что планы развития ваших сотрудников соответствуют требованиям.

Шаг 1. Рассмотрим бизнес-цели

Прежде чем устанавливать цели для плана развития сотрудников, постарайтесь привести их потребности в развитии в соответствие с бизнес-потребностями вашей компании.

Рассмотрите ваши долгосрочные и краткосрочные бизнес-цели. Вам нужен один из ваших продавцов, чтобы перейти на должность районного менеджера? Нужно ли кому-то в бухгалтерии учиться использовать и внедрять новое программное обеспечение?

После того как вы определили свои цели, вы можете определить необходимые навыки, знания и компетенции, которые поддерживают эти цели.

Например, если ваш бизнес будет переживать скачок роста, вам могут потребоваться дополнительные лидеры. Какие навыки нужны этим лидерам? У кого-нибудь из ваших нынешних сотрудников есть навыки — или способность и желание изучать навыки — необходимые для перехода на эти должности?

Разработка внутренних кандидатов для преодоления разрыва между текущими навыками сотрудников и навыками, необходимыми в будущем, будет иметь большое значение для компании.

Теперь, уделяя время и силы развитию сотрудников, вы сможете сэкономить время и деньги на подборе, обучении и обучении аутсайдеров.Кроме того, создание карьерного пути и демонстрация возможностей продвижения и продвижения по службе с помощью развития могут помочь вам удержать лучшие таланты.

Шаг 2. Поговорите со своими сотрудниками

Не думайте, что вы знаете уровень квалификации ваших сотрудников и карьерные устремления.

Поговорите с каждым из членов вашей команды, чтобы лучше понять, каковы их карьерные цели.

Вам также следует попросить своих сотрудников оценить их собственную работу и обсудить любые проблемы, с которыми они сталкиваются на своей нынешней должности.В каких областях они борются больше всего? Получат ли они дополнительное обучение, наставничество или растяжку?

Некоторые из ваших сотрудников уже могут иметь в виду цели развития, но не знают, с чего начать, и поддержит ли компания эти планы. Другие сотрудники могут не осознавать, что вы видите в них потенциал, или нуждаются в поощрении, чтобы достичь следующего шага в своей карьере.

Например, Саманта может быть потрясающей в продажах, но сопротивляется идее изучения Excel или процесса бюджетирования.Она может оставаться неохотной, пока вы не поможете ей понять, что эти навыки необходимы для перехода к управлению продажами, ее конечной цели.

Общаясь с сотрудниками, вы можете работать вместе, чтобы выяснить, какую роль ваш бизнес может сыграть в их планах, а также какие возможности вы можете им предложить.

Шаг 3: Признать потенциал против готовности

Оценивая свой персонал, важно помнить, что между потенциалом и готовностью есть разница.Например, у Майкла может быть потенциальных , чтобы стать суперзвездным менеджером, но еще не готовы перейти на эту роль.

Готовность проявляется в различных формах, включая желание, навыки и опыт. Майкл может быть заинтересован в переходе на ту управленческую роль, которую вы видите для него — но пока нет. Он может ухаживать за пожилыми родителями или маленькими детьми и не хочет путешествовать так, как того требует новая роль. Или ему может потребоваться два-три года постепенно усложняющихся заданий, чтобы овладеть навыками управления проектами, необходимыми для новой роли.

Имейте в виду, что не каждый сотрудник хочет — или должен — перейти в управление, независимо от того, насколько он хорош в своей нынешней должности. Лидеры часто ошибаются, думая, что кто-то, кто великолепен в качестве продавца или производителя виджетов (потенциал), в свою очередь, отлично справится с управлением командой продаж или изготовлением виджетов (готовность). Работа против управления — это очень разные навыки, и подталкивание работника к работе, к которой он не готов, может иметь разрушительные последствия.

Шаг 4: Рассмотрим все виды обучения и развития

Теперь, когда вы знаете, каковы цели, пришло время выяснить, как ваш сотрудник приобретет свои новые навыки.

Развивающие программы не должны быть дорогими и могут принимать различные формы. Формальное обучение в классе или онлайн-курсы — это только один из способов помочь вашей команде раскрыть свои таланты.

Большинство учеников должны быть вовлечены, чтобы глубоко изучить новый навык или получить знания. Вот почему другие типы развития могут быть даже лучше, чем курс, и включают в себя:

  • Стретч-задания и специальные проекты
  • Работа напрямую с экспертом по предмету
  • Индивидуальный коучинг и наставничество
  • Локальные сетевые группы

Принятие кусков следующей работы вверх по лестнице — это особенно хороший способ подготовиться к тому, чтобы взять на себя всю работу за один день.Это дает менее опытным сотрудникам возможность учиться и развиваться, а также создает ваш стенд, чтобы вы могли продвигаться изнутри.

Шаг 5: Создайте план до, во время и после

После того, как вы определили некоторые конкретные возможности обучения, создайте план с конкретными и своевременными целями. Гораздо сложнее измерить прогресс сотрудников, когда задачи расплывчаты, слишком широки или не имеют конечного срока.

Далее, что нужно предпринять, чтобы претворить план ваших сотрудников в жизнь? Есть ли какие-либо подготовительные работы, которые нужно сделать? Кто-нибудь еще вовлечен? Должен ли сотрудник отвлекаться от работы? Нужно ли кому-то еще покрывать их во время тренировки?

Перед началом обучения или нового задания убедитесь, что ваши сотрудники понимают, почему их просят освоить этот новый навык, что вы ожидаете от них и как это приносит пользу компании и их карьере.

После обучения помогите им применить свои новые навыки на рабочем месте.

Вы тратите значительное количество времени и, возможно, денег, чтобы помочь своим сотрудникам улучшить свои навыки. Чтобы получить максимальную отдачу от инвестиций, ваши сотрудники должны иметь возможность применить эти новые навыки для работы в вашей компании.

Создайте несколько возможностей, чтобы ваши сотрудники могли быстро применить новые навыки к работе и получить обратную связь. Это поможет им укрепить и усовершенствовать свои новые навыки.Если они не используют новые знания, когда они свежие, они могут потерять их.

Еда на вынос

Создание планов развития сотрудников не только помогает повысить эффективность и знания сотрудников, но также повышает удовлетворенность сотрудников. А когда ваши сотрудники счастливы, у них меньше шансов искать работу в другом месте.

Насколько эффективен план развития вашего сотрудника? Узнайте, как разработать эффективный план управления персоналом, ориентированный на людей, загрузив нашу бесплатную электронную книгу «Как создать первоклассную рабочую силу, которая ускорит ваш бизнес».

employee development plans ,

Отставить комментарий

Обязательные для заполнения поля отмечены*