Как построить календарный график производства работ: Календарный график производства работ в строительстве.

Содержание

Календарный график производства работ в строительстве.

       В этой статье рассказывается о составлении графика для договора на строительно-монтажные работы между Заказчиком и Подрядчиком. Имеется ввиду, что проектная документация уже разработана в её составе наверняка уже есть график — смотри проект организации строительства (ПОС), но этот график не всегда подходит для реализации проекта (например не учтены фактические сроки поставки оборудования и т.д.).
       Строительство объекта очень часто имеет большую продолжительность (иногда несколько лет), начало производства одних работ зависит от завершения других, поэтому для контроля своевременного завершения отдельных этапов строительства и ввода объекта в срок составляется календарный график производства работ.

Образец составления графика строительства жилого дома

       График привязывается к реальным числам и датам, поэтому дату начала строительства нужно знать точно. В проекте организации строительства (ПОС) есть раздел продолжительность строительства — берем оттуда продолжительность. Например 12 месяцев. Разбиваем лист так, чтобы все 12 месяцев влезли.
       Затем берем сметную документацию, считаем количество смет. Сколько смет столько и строк. Вписываем наименование работ на которые составлена смета (например «общестроительные работы» или «отопление жилого дома», учитывая последовательность работ. Для каждого вида работ также вписываем сметную стоимость и трудоемкость.
       Для определения последовательности каждого вида работ нужно подумать. Прокладку наружных сетей и другие земляные работы лучше выполнить когда грунт не проморожен. Посадку многолетних трав, кустарника и деревьев в конце стройки и в теплое время года. Асфальтобетонное покрытие до заморозков. Отделочные работы зимой зависят от отопления. Если отопление от газовых котлов то должны быть завершены газовые сети.
       В графике также необходимо указать даты проведения пуско-наладочных работ (ПНР). Время их проведения зависит от завершения монтажа оборудования, сетей и систем требующих выполнения ПНР, обычно это конец стройки.
       На ввод объекта в эксплуатацию в графике условно отводится последний месяц. Это время на устранение недоделок, завершение всех работ, вывоз временных зданий и сооружений, проведение приемочной комиссии и т.д.

Продолжительность отдельных этапов работ в графике.

       Для определения продолжительности этапа необходимо знать трудоемкость. Трудоемкость это количество рабочего времени, затрачиваемого на производство единицы продукции. Например: разработка грунта вручную объемом 400 м3, трудоемкость 500 чел. — дней. Продолжительность этапа (дней) равна трудоемкость/количество человек. Это значит что 1 человек будет копать 400 м3 грунта 500 дней, а 10 человек 50 дней, а 50 человек 10 дней.
       Величина трудоемкости для графика берется из соответствующей сметы. Здесь тоже нужно подумать, если работа с огромной трудоемкостью выполняется на графике за 2 дня, то это не совсем корректно. И наоборот работа с маленькой трудоемкостью на графике показана идет 8 месяцев и посчитав получится, что выполняет ее 0,5 землекопа — это тоже не совсем верно.

Стоимость отдельных этапов работ в графике.

       В договоре между Заказчиком и Подрядчиком обычно предусмотрены штрафные санкции за не выполнение сроков работ по договору, приложением к которому и является календарный график производства работ. Для каждого этапа в графике указана стоимость, дата начала и дата окончания работ. Размер штрафа рассчитывается в зависимости от количества дней просрочки и стоимости данного этапа работ (расчет величины штрафа выполняется в соответствии с договором).

Образец графика производства работ

Скачать образец графика производства работ

График производства работ

График производства работ в строительстве

– документ, который определяет порядок и продолжительность проведения работ с наиболее допустимым их совмещением, а также учитывает потребность в трудовых ресурсах (количественный, профессиональный, квалификационный состав) и средствах механизации. Организационные и технологические решения должны быть представлены в целесообразном и последовательном порядке. Строительный график работ может быть следующих типов:

Линейный календарный график (календарный план) – документ, который отражает технологически целесообразную и взаимоувязанную во времени и сроках очередность выполнения работ. Формат графика был разработан в начале 20 века одним из основоположников научной организации труда и менеджмента  — Генри Лоуренс Ганттом. Структура графика составлена следующим образом:

По вертикальной оси в технологической последовательности заносят виды предстоящих работ. Кроме наименования работ в данной части графика может быть отражена информация об объеме, трудоемкости, стоимости, машиноемкости и составе исполнителей работ.

По горизонтальной оси отражают календарные или порядковые единицы времени, которые охватывают весь срок производства работ.

Сетка графика предназначена для нанесения горизонтальных линий, которые фиксируют начало и окончание выполнения указанного вида работ.

Линейные календарные графики не способны отразить взаимосвязь работ, а также показать резервы времени. Кроме этого, правка срока выполнения лишь одного вида работ  может повлечь за собой перестройку всего графика. По этим причинам данный тип графика целесообразно использовать для отображения процесса строительства небольших и несложных объектов. Для крупных проектов линейный календарный график становится излишне тяжеловесным и утрачивает всякую наглядность.

Сетевой график

– графическая модель комплекса СМР, которая отражает технологическую последовательность, а также взаимосвязи работ. Сетевой график имеет ряд преимуществ перед линейным: в таком графике четко выражены взаимосвязи между работами, для изменения условий строительства и продолжительности работ достаточно лишь поменять числа, обозначающие их.

Как правило, сетевой график представляет собой систему кругов и отрезков. Отрезки обозначают работу, а круги – событие или начало и окончание работ, заключенных между ними.

При составлении сетевого графика необходимо соблюдать следующие правила:

1. Любая работа должна находиться между двумя событиями. В сети не должно быть работ, которые имеют одинаковые коды.

2. В сети не может быть событий, от которых не исходит ни одной работы. Исключением может быть только событие, которое является завершающим в графике.

3. В сети не может быть событий, в которые не входит ни одной работы. Исключением может быть только событие, которое является исходным в графике.

4. В сетевом графике не может быть замкнутых контуров.

С помощью сетевого графика можно не только эффективно планировать, но и ежедневно контролировать и управлять строительным проектом.

Циклограмма – графическая модель, с помощью которой можно в наглядной форме изобразить выполнение каких-либо строительно-монтажных работ. Особенность циклограммы заключается в том, что она способна нести информацию не только о технологической последовательности и сроках, но и о месте выполнения работ. Принцип построения циклограммы следующий:

1. На вертикальной оси графика (ось ординат) наносят отрезки, которые соответствуют определенному фронту работ.

2. На горизонтальной оси графика (ось абсцисс) отражают календарные или порядковые единицы времени, которые охватывают весь срок производства работ.

3. Ход и срок исполнения каждой задачи отражают на сетке графика наклонной линией. Начало линии означает начало работы на определенном фронте, а конец – завершение работы.

В случаи правильной организации работ, при построении циклограммы, на одном определенном фронте может производиться только одна работа. Таким образом обеспечивается оптимальная увязка работ во времени и пространстве.

Как составить график производства работ в строительстве

Что такое график производства работ – это планирование строительства объекта, расчет сроков выполнения работ. При составление графика увязывают технологические процессы так, чтоб они делались последовательно и вписывались в плановые сроки заказчиком. Составляют графики с одной целью рассчитать примерный срок выполнения работ и держать на контроле успеваемость по срокам.

Кому нужен график производства работ? В первую очередь вам, во вторую заказчику, который будет потом на всех планерках, махать им и указывать сроки, которые вы рассчитали и не укладываетесь.

В свою очередь вы будете доказывать своему руководству причины не успеваемости по срокам, расписанным в графики. Причин отставания может быть очень много.

Для того чтобы составить реальный график необходимо иметь такую информацию как чертежи здания, проект организации строительства, информацию о поставках строительных материалах, конструкций и оборудования, сведения о техники, информация о рабочих и их квалификации, технологические карты привязанных к строительству объекта, данные о субподрядных организациях, наличие инструментов и оборудование в фирме и самое главное срок сдачи в эксплуатацию строящегося объекта.

Это все в теории, что вы должны знать, чтоб составить график производства работ, на практике большую часть информации вам не предоставят. Кроме этого если вы работали штукатуром, кровельщиком, то знаете какие реальные объемы, может выполнить за смену бригада.

А если вы никогда не монтировали конструкции или не укладывали плитку и понятия не имеете, какие объемы по данным работам может сделать бригада за смену. Как в таком случае сделать график производства работ, который требует заказчик или ваш руководитель?

Программа DefSmeta позволяет по смете легко построить график работ, график финансирования и поставки ресурсов.

Обоснованный график — это не пустые слова. Заказчик реально видит, что и в какие сроки, поэтапно, детально, по видам работ, будет делаться на объекте. Обратите внимание, что на фоне такого обоснования те конкуренты вашей фирмы, которые не могут оперативно предоставить заказчику столь же подробную «раскладку» этапов производства работ, выглядят бледно — даже если они предлагают выполнить работу быстрее (скажем, за четыре месяца вместо ваших шести). Более того, они выглядят подозрительно: а не скрывается ли за их мало обоснованной высокой скоростью нарушение технологии, непрофессионализм, неизбежно ведущие к браку?

DefSmeta — пример отчёта График производства работ

Почитайте статьи о возможностях программы DefSmeta


Просмотров статьи: 26787 с 05.10.2016

Ознакомиться с изданиями из категории «Справочники архитектора, проектировщика, строителя»

VisualData Планирование производства работ — полностью адаптированная к российским условиям.

Автоматизация планирования и контроля выполнения работ. Программа «Планирование производства работ» предназначена для повышения эффективности управления предприятием путем автоматизации процессов формирования календарных планов выполнения работ с последующим контролем их реализации, с использованием наглядных форм представления данных. Программа адресована руководителям и планово-производственным отделам предприятий прежде всего строительной отрасли, хотя может быть использована и в других отраслях экономики. Программа дает возможность построить календарный график производства работ и наладить планирование производства.

Что нового?     Скачать      Купить

Программа предлагается как более адаптированная к российским условиям и простая в эксплуатации альтернатива продуктам типа Microsoft Project, Primavera, Spider.

В настоящий момент программа «умеет»:

 

  • автоматизировать и наглядно визуализировать в форме графиков ведение производственной деятельности предприятия по Договорам с заказчиком для строек и объектов (проектов) произвольной организационной структуры;

  • формировать ведомость работ Договора с заказчиком вручную или на основе существующей локальной сметы, импортированной в электронном виде из любой сметной программы;

  • в наглядной графической форме визуализировать ход выполнения работ по Договору с пропорциональным выделением на графике областей задержки/опережения в объемном и стоимостном показателях;

  • обеспечить удобство ввода объемов выполненных работ за произвольные промежутки времени в форме справок о выполнении работ, отображающих оперативное состояние производства;

  • автоматически группировать сведения из справок о выполнении в Акт выполненных работ (формы КС-2, КС-3, М-29).

  • автоматически формировать сводные календарные планы, график производства работ и финансовые результаты в целом по предприятию.

  • выделение работ в субподряд с формированием субподрядных договоров

  • назначение исполнителей с планированием трудовых ресурсов

  • общее и оперативное планирование исполнительной документацией (акты скрытых работ, акты испытаний и прочее) и контроль ее накопления.

 

В функционал программы планируется добавить:

  • функции оперативного управления снабжением материальными ресурсами — планирование и исполнение отделом снабжения закупок материалов на основании оперативных заявок производителей работ, с одновременным формированием действующего ценника поставщиков;

 

 

Ссылки по теме:

1. Обзор ИТ решений для строительной отрасли
http://erpnews.ru/doc1418.html

2. Опыт применения отечественных ERP-систем в строительстве 
http://erpnews.ru/doc2979.html

 

 

 

Некоторые экранные и печатные формы

 

Пользовательский рабочий стол

форма «Договор на производства работ»

форма «Сводный календарный план производства работ»

форма «График производства работ на объекте строительства»

форма «Плановая потребность предприятия в материалах»

отчет «Плановая потребность в материалах»

форма «Перечень работ локальной сметы объекта строительства»

отчет «Ведомость объемов работ»

форма «Сводные финансовые показатели выполнения работ»

отчет «Перчень исполнительных документов»

 

форма «Ведомость работ субподрядного договора»

форма «Механизм расчета удорожаний»

форма «Импорт данных из формата АРПС»

форма «Настройка исходных данных»

форма «Детализация потребности ресурса по объектам строительства»

отчет «Сводный отчет о финансовых показателях выполненных работ»

отчет «Сводный график производства работ по объектам»

форма «График загрузки исполнителей»

 

Как составить календарный план-график проекта в строительной организации

Планирование  работ по проекту в строительной организации имеет свою специфику по сравнению с общими подходами, изложенными в международных стандартах, к примеру, РМВОК, ИСО 90006.

Во – первых, специфика заключается в том, что несмотря на разные объемы, сроки, виды работ, договора (проекты)  по строительно-инвестиционным проектам  для одной и той же компании  будут типовыми.

Во-вторых, уже при заключении договора уяснены виды работ и сроки работ, т.е. мы уже располагаем определенными данными для планирования  работ по проекту. Заказчик предоставляет организации – исполнителю работ проект организации строительства, проектно-сметную документацию, стройгенплан, сроки реализации строительства.

При наличии этих данных методика разработки календарного плана графика проекта будет следующей:

 

1.Определить состав процессов содержания проекта (жизненного цикла проекта и продукта проекта),  входящих в проект строительной организации. Предположим, если заказчик предоставляет  сам проектную организацию, то первым процессом, после заключения договора будет процесс «Анализ и контроль проектно-сметной документации». Далее необходимо подготовить всю разрешительную документацию и сам объект для начала строительно-монтажных работ, значит в составе проекта будет процесс «Подготовка производства строительно-монтажных работ». Также для работ по проекту, необходимы материалы, порой не потребуется и субподрядные организации, следовательно необходим проект «Закупки». Предложенная структура процессов строительной организации увязана с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008г.

Для реализации работ потребуются еще и ресурсы, такие как, человеческие ресурсы (команда проекта), оборудование, техника, инструменты, спецодежда, средства индивидуальной защиты, следовательно, необходимо учесть процессы управления ресурсами. И, наконец, непосредственно – процессы производства работ: «Производство строительно-монтажных работ», «Подготовка исполнительной документации», «Сдача объекта». На основании  проведенного анализа мы можем построить карту процессов проекта. Рекомендуется также при составлении календарного плана-графика работ учесть и сам процесс планирования проекта.

 

2. Определить последовательность процессов проекта  (по жизненному циклу проекта и продукта проекта) и разработать План выполнения работ проекта по вехам (веха- событие, дата в осуществлении проекта, отражает состояние завершенности тех или иных работ)

Календарный план по вехам (процессам), уже на этом этапе обретает четкую взаимосвязь между завершением одной вехи (процесса) и началом другого.

 

3. Дать задание функциональным руководителям на разработку детальных планом графиков по процессам проекта с указанием даты сдачи плана-графика процесса.

Для проработки детального уровня работ (задач) по каждому процессу проекта руководитель проекта обращается к функциональным руководителям (или владельцам процессов, если в организации существует процессно-ориентированная модель управления).

На этом этапе функциональный руководитель (владелец проекта) разрабатывает календарный план работ (задач) по своему процессу с учетом Календарного плана по вехам (процессам) проекта. Как правило, руководитель проекта определяет сроки разработки календарных планов-графиков по процессам для владельцев процессов (функциональных руководителей). Принципиальным вопросом на данном этапе, кто будет разрабатывать график закупок (график поставок) – начальник отдела снабжения или руководитель проекта, как правило, этот вопрос решается высшим руководством компании на стадии разработки стандарта по управлению проектом.

 

4. Составить иерархическую структуру календарного плана-графика проекта и увязать со сроками выполнения работ (построить диаграмму Ганта)

Иерархическая структура работ представляет декомпозицию процессов проекта на  подпроцессы (т.е. задачи) и подзадачи.

 

5. Провести анализ календарного – плана графика проекта по методу критического пути

Для четкого управления сроками проекта важно выделить критический путь проекта – максимальный по продолжительности полный путь в сети планирования работ. Длительность критического пути зависит от длительности задач лежащих на критическом пути, соответственно любая задержка выполнения задач критического пути повлечет увеличение сроков проекта (срыв)

Концепция критического пути обеспечивает концентрацию руководителя проекта на критических работах.

Смотрите бесплатно -Видео курс: 
“Управление проектами в строительной отрасли”

График производства работ — образец в excel, календарный, в строительстве, линейный, план

Главная › Новости

Опубликовано: 03.03.2021

Календарно сетевой график

Одним из обязательных в некоторых случаях документов для ведения определенного вида деятельности является график производства работа. Данный документ имеет некоторые особенности.


Составление его связано с перечнем определенных нюансов. Ситуации, когда наличие данного документа строго обязательно, отражены в действующем законодательстве.

Аналогичным образом обстоят дела с процессом формирования данного типа документа. Он должен быть составлен в соответствии с определенными правилами.


График производства работ

Образец графика производства работ в Excel можно легко найти в интернете. Но даже при составлении его по образцу требует знание определенных законодательных норм, иных моментов.

Документ этого вида одновременно решает несколько поставленных задач. Именно поэтому к его составлению следует отнестись максимально ответственно.


График движения рабочих сил на автомате!

Особенно если выполняется строительство крупных и опасных объектов. Документ данного типа может потребоваться при проведении проверки подрядной организации, занимающейся строительством.

Потому не стоит пренебрегать выполнением основных требований, предъявляемых к составлению этого документа.

Линейный график производства работ составляется на основании теории и практики технологических процессов, отражаемых в нем. Документ формируется в соответствии с календарем событий.

К обязательным к рассмотрению базовым аспектам в первую очередь необходимо будет отнести следующие основные моменты:

что это такое? назначение документа; нормативная база.

Что это такое

Под термином «график производства работ» подразумевается специальный документ, в котором отражаются определенного типа данные:

Составление графика работ при строительстве дома

ЗАЧЕМ НУЖЕН ГРАФИК?

Строительство дома – хлопотная и долговременная затея, которая может занять несколько месяцев, а может затянуться и на несколько лет. Для того чтобы временные рамки на строительство полностью отвечали вашим желаниям, и ваш дом был возведен в кратчайшие сроки, составьте график строительства дома или, как его иногда называют специалисты – календарь строительства. Именно благодаря ему поэтапно определяются сроки выполнения и последовательность всех строительных работ.

График строительства объекта существенно облегчает процесс его возведения и дает возможность осуществлять контроль над ним.

Строительство дома должно быть четко спланированным, иначе ошибок, которые могут возникнуть в процессе и стать не поправимыми, не избежать. Именно поэтому СК «РОСТ» советует, как можно четче проработать и составить перечень еще до начала строительства.

ЧТО ТАКОЕ ГРАФИК РАБОТ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ ДОМА?

Он представляет собой календарь (или табель), который четко регламентирует взаимосвязи и продолжительность между отдельными видами строительных работ.

График строительства жилого дома небольшого размера предусматривает внесение лишь некоторых, наиболее важных граф. Составляя график такого типа важно предусмотреть перечень всех видов работ, указать их четкое количество в определенных единицах измерения. Для наглядности приведем пример:

  1. Рытье котлована под фундамент – 50 м²;
  2. Укладка рулонной гидроизоляции – 48 м²;
  3. Монтаж оконных рам – 6 шт.

Также график строительства объекта должен предусматривать графу с расчетами конкретного количества рабочих дней, которые потребуются на реализацию каждого из указанных пунктов в отдельности. И, что немаловажно, понадобится календарь, который будет соответствовать дням и неделям хода строительства. Четко продуманный график строительства содержит указатели на все праздничные и выходные дни. Конечно, это не самый главный элемент строительного календаря, но, по мнению высококвалифицированных специалистов, он важен.

Если говорить о расширенном варианте строительного графика, то в нем могут содержаться дополнительные пункты. В них прописывают параметры и время эксплуатации техники или оборудования, которое будет использоваться на время проведения строительных работ. Зная как составить график строительства правильно, с учетом всех нюансов, вы будете четко понимать, например, на какой срок и какое время необходимо арендовать бульдозер или экскаватор. Очевидно, что это позволит вам немало сэкономить. Если строительство дома на разных этапах будет проводиться разными рабочими бригадами, то в график следует добавить графу, в которой будет прописана стоимость отдельных видов работ.

Важный момент! Не забудьте включить в график строительства жилого дома обустройство технологических отверстий и выводов для инженерных сетей.

Бесплатная консультация

КОМУ НЕОБХОДИМ ГРАФИК СТРОИТЕЛЬСТВА ДОМА?

График строительства необходим всем, кто принимает непосредственное участие в сооружении дома:

  • рабочему персоналу, который с его помощью может, не затрудняясь, рассчитать количество заработанных денег за определенный период времени;
  • прорабу график позволит использовать рабочее время подчиненных максимально рационально. Также он оптимизирует планирование заказа оборудования и доставку материалов на стройплощадку;
  • график даст возможность заказчику осуществлять контроль над ним. Например, если заказчик ведет строительство на кредитные деньги, то благодаря данным, которые содержит график строительства жилого дома и смета, он сможет четко и оптимально скоординировать с банком сроки получения денежных ссуд. Это даст возможность избежать простоев в строительстве, которые могут быть вызваны денежными перебоями.

Имея проработанный график строительства, вы всегда будете знать, что и когда происходит на стройплощадке и рационально распоряжаться денежными средствами.

Помните, что график строительства дома принесет пользу лишь в том случае, если он будет отображать реальную, а не фиктивную картину дел на строительном объекте, а поправки, влияющие на ход или своевременность работ, нужно вносить регулярно и своевременно.

КАК СОСТАВИТЬ ГРАФИК РАБОТ ПРИ СТРОИТЕЛЬСТВЕ?

Первое, с чего начинают составление календарного графика проведения строительных работ – это определение того, кто будет строить дом. Именно от этого зависит, кто станет составителем графика. Если подрядчиком строительства будет крупное предприятие, обладающее большими ресурсами, которые позволят выполнить любые виды работ – составление графика их обязанность. В таком случае его прикладывают как документ к договору на подряд.

Если же в строительстве принимает участие несколько бригад специалистов, привлеченные для выполнения определенных видов работ, то график строительства объекта составляет прораб.

Стройка частного дома ведется, как правило, по методу «хозяйственности». То есть руководитель процессом (вы) собственными силами выполняет многое из запланированного, а строительные бригады нанимает тогда, когда не может реализовать какую-то определенную часть работы самостоятельно. Такой способ строительства  обходится дешевле, но сложнее. Но даже если вы не имеете опыта в проведении строительных работ, главное – подходить к столь серьезным вещам с умом и рациональностью.

При планировании строительства и составлении графика строительных работ, необходимо консультироваться и привлекать опытных специалистов. А еще лучше – поручить им самый сложный фронт работ, за который вы не решитесь взять на себя ответственность.

Составление плана строительных работ, календарного графика и сметы с перечнем необходимых стройматериалов лучше поручить опытным и ответственным людям. При наличии всех этих документов, вы будете иметь четкое представление о сроках реализации этапов строительства и реально знать, на что уходят ваши деньги.

ПРИМЕР ГРАФИКА РАБОТ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ ДОМА СК «РОСТ»

Поделитесь этой информацией со своими друзьями:

Как составить идеальный график работы для вашей команды

Идеальный график работы — это то, к чему стремятся многие менеджеры. К сожалению, немногие действительно достигают этого. И это несмотря на то, что технологии позволяют упростить процесс и сделать его правильным с первого раза проще, чем когда-либо.

Независимо от того, используете ли вы приложения для онлайн-планирования, имеете ли вы собственные инструменты, такие как Excel, или полагаетесь на ручку и бумагу, следует помнить о некоторых важных моментах. Эти моменты варьируются от создания смены среди ваших лучших сотрудников до планирования худшего и использования лучших инструментов для работы.В этой статье мы обсудим 10 советов по составлению идеального графика работы для вашей команды.

Что такое идеальный график работы?

Прежде чем мы приступим к созданию идеального графика работы, стоит подумать, как будет выглядеть идеальный готовый продукт. Давайте рассмотрим некоторые из вещей, которые должен делать ваш бизнес-график.

Особенности вашего рабочего графика должны включать

Прежде всего, ваш рабочий график должен гарантировать, что каждая смена укомплектована соответствующим образом для каждой должности.Возможно, вам вообще не понадобится бармен для обеденных смен в будние дни, но, возможно, вам понадобятся три человека за стойкой в ​​пятницу и субботу вечером. Всегда получайте правильные цифры.

Для этого нужно знать о событиях — местных или национальных — которые могут вызвать необычный всплеск количества клиентов. Обратите внимание на спортивные мероприятия, концерты, фестивали и театральные представления. Также следите за списком бронирования. По вечерам в будние дни обычно бывает много, но вы не хотите, чтобы вас застали врасплох, когда во вторник запланировано несколько крупных вечеринок.

Второе требование к вашему рабочему графику — он не должен содержать ошибок. Может показаться, что мы констатируем очевидное, но составление рабочего графика — непростой процесс. Сделать ошибку намного проще, чем составить идеальный график работы. Вот три наиболее распространенных ошибки планирования:

  1. Двойное планирование сотрудника. Допустим, у вас есть сотрудник, который в одни смены работает ведущим, а другие — автобусом. Убедитесь, что таких сотрудников не назначили дважды в один и тот же временной интервал.
  2. Назначение персонала на неправильную должность. Независимо от того, насколько хорош повар на своем рабочем месте, это не значит, что он умеет работать с грилем. Не назначайте сотрудника на должность, для которой его не обучали.
  3. Сотрудники с недостаточным или избыточным расписанием. Убедитесь, что вы не даете сотруднику, работающему неполный рабочий день, слишком много смен. У этих членов команды могут быть другие обязательства помимо работы, которые они не могут пропустить. Точно так же штатному персоналу необходимо предоставить достаточное количество смен для выполнения своих финансовых обязательств.Однако не давайте одному сотруднику слишком много смен в каждую неделю. Это помогает снизить затраты на рабочую силу, поскольку вам не придется платить больше за сверхурочные.

Если вы можете избежать этих трех распространенных ошибок, вы на правильном пути. Но что еще нужно сделать, чтобы составить идеальный график работы? Проще говоря, идеальный график работы — это такой график, который делает вас и ваш персонал счастливыми, одновременно повышая эффективность и прибыль. Так как же создается этот святой Грааль рабочих графиков? Начните с 10 советов, перечисленных ниже.

1. Знай свою команду

Знание своей команды, пожалуй, самая основная часть создания рабочего графика. На самом деле настолько элементарно, что вам может быть интересно, почему мы вообще удосужились упомянуть об этом. Мы говорим об этом из-за того простого факта, что многие менеджеры выполняют некачественную работу, действительно зная своих сотрудников. Некоторые даже полностью пропускают этот шаг. Все, что их беспокоит, — это следить за тем, чтобы людей хватило на каждую смену. Так почему же так важно знать свою команду? Потому что это позволяет вам делать выбор для дальнейшего успеха бизнеса, а не просто получать достаточно серверов для обеда.

Настоящее знание членов вашей команды дает вам свободу и гибкость для сочетания навыков, сильных и слабых сторон и типов личности (и это лишь некоторые из них), чтобы создать идеальный переход для любой ситуации. Чтобы упростить этот процесс, мы рекомендуем составить список, который включает:

  • Имя сотрудника
  • Соответствующие навыки
  • Сертификаты
  • Статус полной или частичной занятости
  • Ограничения сверхурочной работы
  • Тип личности (например,g., общительный, дружелюбный, интровертный и т. д.)
  • Другие примечания, которые могут оказаться полезными (например, эффективные, могут справиться с большой толпой, дотошность и т. д.)

Таким образом, когда вы пытаетесь поставить Вместе с расписанием вы можете обратиться к своему списку, чтобы найти подходящего сотрудника, который заполнит брешь в отличной смене, вместо того, чтобы полагаться на свою память. Затем, когда вы будете больше узнавать о своих сотрудниках, добавляйте их в список, чтобы иметь полное представление о каждом члене команды. Даже базовый список качеств и навыков вашего сотрудника может значительно упростить следующий шаг.

2. Создавайте смены вокруг своих лучших сотрудников

Мы все знаем, кто наши лучшие сотрудники. Если нет, то пора составить список, как мы упоминали выше. Учитывайте такие качества, как эффективность, привлекательность, опыт и то, насколько хорошо они работают с другими. Составив список, выстраивайте смены среди сотрудников, наиболее подходящих для этого конкретного времени.

Это служит двум целям:

  1. Во-первых, это обеспечивает работу сотрудников, наиболее подходящих для каждой смены.Так, например, наиболее эффективные сотрудники работают во время наибольшей спешки (обед), в то время как более представительные сотрудники работают, когда клиенты с большей вероятностью задерживаются (ужин). Это не значит, что вам не нужно какое-то подобие эффективности и представительности в каждую смену, но сотрудник, который с большей вероятностью будет стоять и болтать с клиентом в течение пяти минут, вероятно, не лучший выбор для полудня. порыв.
  2. Вторая цель, которой служит создание смен среди ваших лучших сотрудников, заключается в том, чтобы вы знали, что у вас есть основной опыт, на который могут положиться другие сотрудники.Опытный сотрудник может быстро улучшить качество смены, потому что другие, менее опытные сотрудники наблюдают, учатся и поднимаются до более высоких стандартов. Это верно для новичков, которые все еще проходят обучение, а также для недавних сотрудников, которые прошли обучение, но все еще осваивают основы. Сочетание одних из ваших лучших сотрудников с некоторыми из ваших новых сотрудников — отличный способ обеспечить стабильность при любых сменах.

3. Установите метод общения в рамках всей группы

Коммуникация важна для любого бизнеса.Но в сфере ресторанов и розничной торговли это может означать разницу между наличием достаточного количества сотрудников для работы в смену и нехваткой персонала. Установив метод общения в рамках всей команды, вы и ваши сотрудники сможете легко узнать, где искать свой рабочий график. Больше не нужно искать в приложениях электронной почты, мгновенных сообщений и текстовых сообщениях новейшее расписание работы или запрос на отпуск, который вам нужен. Все используют один и тот же инструмент, поэтому все работают на одной странице.

Если вы еще этого не сделали, сразу же настройте этот метод общекорпоративной связи.В наши дни, когда большинство людей используют смартфоны, лучше всего выбрать метод, в котором используется эта технология всестороннего присутствия. Текстовые сообщения — один из таких методов. Обмен мгновенными сообщениями — другое.

Еще один отличный вариант — такое приложение, как Sling. Слинг — это инструмент, созданный специально для ресторанов, поэтому на этом важном этапе вам не придется гадать. Такие приложения, как Sling, объединяют мощные инструменты планирования с одинаково мощными средствами связи. Это позволяет улучшить внутреннее общение с помощью чата и обмена сообщениями, фотографиями, видео и ссылками.Кроме того, вы можете общаться с конкретным человеком, группой или всеми сотрудниками одновременно. Эти и другие коммуникационные функции делают такие приложения, как Sling, лучшим выбором для общения в рамках всей команды.

4. Быстро составьте расписание

Публикация нового рабочего графика — всегда нервное время для сотрудников. Большинство из них обратятся к своим личным календарям, чтобы начать планировать свою личную жизнь и посмотреть, нет ли каких-либо серьезных конфликтов. Вашим сотрудникам нужно это время, чтобы приспособиться.Кроме того, вам нужно уделить достаточно времени разрешению этих конфликтов и изменений, которые они приносят. Вот почему так важно составить график как можно быстрее.

Мы рекомендуем доработать и распространить расписание не менее чем за две недели до окончания текущего расписания. Это дает вашим сотрудникам достаточно времени, чтобы:

  • Составить график и перенести личные обязательства
  • Торговые смены
  • Найти замену
  • Обсудить с вами дни и часы работы

Самый быстрый способ распределить свое расписание — это облачное приложение.Эти приложения позволяют создавать один документ, размещать его в Интернете и предоставлять доступ, чтобы ваши сотрудники могли просматривать расписание двадцать четыре часа в сутки, семь дней в неделю, триста шестьдесят пять дней в году. Это намного быстрее, чем пытаться раздать печатную копию каждому члену команды. И в качестве дополнительной экономии времени, когда вы вносите изменения в онлайн-документ, они мгновенно становятся видимыми для всех участников. Это значительно упрощает разрешение конфликтов и замену.Это также сокращает путаницу, связанную с наличием нескольких копий расписания.

5. Уважайте предпочтения в работе и просьбы о перерывах в работе как можно больше

В самых простых случаях соблюдение предпочтений в работе и запросов на отгулы формирует доброжелательность, повышает удовлетворенность сотрудников и помогает удерживать хороших сотрудников. Это, мягко говоря, довольно важная часть процесса планирования. Это также может быть невероятно трудоемкой частью процесса планирования.

Но вы можете сократить время, необходимое для обработки всей этой информации, сохраняя рабочие предпочтения ваших сотрудников и запросы на отгулы в одном месте.Неважно, это папка Manilla, заметка на телефоне или документ на компьютере. Важно то, что вы часто обращаетесь к этой информации при создании своего расписания.

Один из наиболее эффективных способов сделать это — использовать мастер-документ в облаке, аналогичный документу, который вы использовали для создания и распространения вашего расписания. Вы можете дать своим сотрудникам разрешение на добавление в этот документ, а затем попросить их отправить свои предпочтения в отношении работы и свободного времени в этом одном месте.Это очень похоже на ящик с просьбой о перерывах, прикрепленный к стене в комнате отдыха, только этот «ящик» доступен в любое время и в любом месте.

После того, как вы определите, как ваши сотрудники отправляют свои предпочтения в работе и запросы на отгулы, важно установить некоторые правила для управления этим процессом. Вы должны решить такие вопросы, как, когда сотрудники могут и не могут запрашивать выходной, насколько заблаговременно нужно подавать запрос, и все, что характерно для вашего бизнеса. Например, из-за того, как построено ваше расписание, сотрудники могут брать перерыв только блоками по пять дней или меньше.Это обязательно должно быть прописано в правилах.

Затем вам нужно будет установить правила, определяющие, как вы будете выбирать между перекрывающимися запросами, которые могут становиться все более и более распространенными по мере приближения праздников. Вы можете адаптировать критерии разрешения конфликтов по поводу отсутствия свободного времени в зависимости от конкретной ситуации, но всегда следует учитывать такие вещи, как стаж, причина запроса, что лучше для бизнеса и когда запрос был отправлен. Установление подобных правил помогает сделать процесс разрешения проблем прозрачным и понятным для ваших сотрудников.Вы можете объяснить сотруднику A конкретные причины, по которым вы позволяете сотруднику B иметь свободное время (стаж и сотрудник B получил свой запрос первым), вместо того, чтобы позволять сотруднику A думать, что это был какой-то вид фаворитизма. Это делает всех счастливыми, поддерживает бесперебойную работу и помогает избежать конфликтов между всеми вовлеченными сторонами.

6. Заставьте сотрудников выполнять часть работы Составление расписания

В составлении расписания большинство менеджеров забывают, что им не нужно делать всю тяжелую работу в одиночку.Предоставление вашим сотрудникам возможности самостоятельно составлять расписание — отличный способ:

  • Взять на себя часть бремени
  • Удержать их в своей работе.

Подумайте о том, чтобы назначить одного или двух лучших сотрудников на каждую смену как способ начать. Затем дайте всем доступ к этому неполному расписанию и позвольте им заполнить, когда они хотят работать.

Если вы хотите попробовать этот метод планирования, разрешите изменения в течение установленного периода времени (возможно, два дня), затем закройте расписание для внесения внешних изменений.Наконец, пройдите и внесите изменения в соответствии с потребностями каждой смены. Когда все закончится к вашему удовлетворению, снова сделайте расписание доступным для всех.

Если вы планировали все с самого начала, вы можете попробовать этот новый метод в течение нескольких месяцев, чтобы увидеть, как он работает. Это упрощает планирование таких приложений, как Sling. Вы создаете общий документ в Интернете, а затем предоставляете всем доступ к этому документу на несколько дней. Когда придет время завершить расписание, закройте документ, внесите изменения и снова откройте его для просмотра.Это так просто.

7. Дайте возможность сотрудникам найти себе замену

Возложите на своих сотрудников ответственность за поиск замены для работы в смену, когда они не могут работать, — это еще один способ снизить вашу рабочую нагрузку. Вместо того, чтобы попросить сотрудника позвонить вам и сказать, что он не придет сегодня, сотрудник может разослать уведомление, информирующее всех о том, что он болен и ему нужна замена. Командная коммуникационная сеть, упомянутая ранее в статье, является краеугольным камнем этого процесса.

Другие сотрудники, желающие работать, могут ответить так же быстро. То, что с вашей стороны могло занять час или больше и бесчисленное количество телефонных звонков, теперь можно завершить за считанные минуты. Тем не менее, у вас всегда должны быть инструкции, чтобы все не вышло из-под контроля и не повлияло на ваш бизнес. Во-первых, убедитесь, что все знают, что все сделки, замены и замены должны быть одобрены вами, менеджером, и что ничто не является окончательным, пока вы не дадите разрешение.Сообщите всем членам команды, что это положение существует, чтобы каждая смена получала правильное сочетание навыков.

Еще одно хорошее руководство, которое следует иметь, заключается в том, что все замены, обмены и замены должны производиться кем-то, кто выполнил эту работу раньше и все еще может делать это с разумной степенью эффективности. Вам не нужны помощники официанта для повара или помощники повара для официанта.

Требование, чтобы они нашли себе замену, — отличный способ привить вашим сотрудникам чувство зрелости и внимательности.Кроме того, это помогает сотрудникам почувствовать себя вовлеченными в бизнес и подумать о том, что участвует в процессе планирования. Показывая своим сотрудникам, что участвует в создании рабочего графика и поиске замен, вы можете создать ощущение, что график нельзя менять по воле случая. Если они запланированы и могут, им нужно работать.

8. Создайте диаграмму доступности


Иногда сотрудник не может найти замену для оплаты своей смены. Когда это произойдет, вам нужно будет найти кого-нибудь для работы.Бывают такие времена, когда диаграмма доступности делает все намного проще.

Чрезвычайные ситуации подойдут. Это неизбежно. Но вместо того, чтобы оставлять все на волю случая, диаграмма доступности может служить вашим «планом Б». Самая простая версия — это просто список всех сотрудников с указанием дней и времени, в которые они могут работать. Они могут не быть запланированы на все эти дни и часы, и поэтому могут быть готовы взять дополнительную смену здесь или там. Более сложная версия — это еще одно полное расписание, в котором перечислены доступные сотрудники, которые могут приходить в каждую смену.

Думайте о своей диаграмме доступности как о второй строке в баскетбольной команде. Если кто-то не может «играть», у вас есть несколько вариантов, кто захочет уйти со скамейки запасных. В конечном итоге это упрощает процесс замены, убирая из него мысли. Это также может снизить уровень стресса, когда возникает необходимость в замене в последнюю минуту.

9. Имейте резервную копию

Поэт Роберт Бернс однажды написал о схемах мышей и людей и о том, как они так часто идут наперекосяк.Отсюда и возникает поговорка: «Самые продуманные планы мышей и людей…», означающая, что независимо от того, насколько тщательно все спланировано, что-то может пойти не так. Если вы какое-то время проработали менеджером, вы хорошо знакомы с этим фактом жизни. Таким образом, даже если у вас есть диаграмма доступности, в которой указаны сотрудники, готовые к работе в короткие сроки, вам может потребоваться резервная копия для этой резервной копии или план C для вашего плана B.

Вот почему мы рекомендуем создать список доверенных и надежных сотрудников, работающих неполный рабочий день, с которыми вы можете связаться, когда все остальные варианты не сработают.Эти работники могут быть бывшими сотрудниками, которые уволились в хороших отношениях, или потенциальными сотрудниками, которые прошли собеседование, но не были приняты на работу. Вы можете подумать, что эти люди никогда не захотят прийти в такое короткое время, но вы никогда не узнаете, пока не спросите. Бывшие сотрудники могут с нетерпением ждать возможности снова поработать с вашей командой, а потенциальные сотрудники могут ухватиться за шанс попасть в дверь.

10. Используйте лучший инструмент для работы

Если вы когда-либо пробовали забить гвоздь отверткой, вы знаете, как важно использовать лучшие инструменты для работы.Создание рабочего графика ничем не отличается. Правильные инструменты могут упростить работу и ускорить ее выполнение.

Даже инструменты, предназначенные для других целей (например, Word или Excel), могут упростить процесс планирования по сравнению с устаревшим методом ручки и бумаги. И теперь, когда облачные вычисления проникают во все уголки делового мира, бесплатные онлайн-версии Word и Excel (например, Google Docs and Sheets) делают этот процесс еще проще.

Итак, хотя вы, возможно, уже используете одно или другое из этих приложений, действительно ли оно лучше всего подходит для работы? Есть ли лучший инструмент? Для ресторанов доступны инструменты, специально предназначенные для ресторанной индустрии.Такие приложения, как Sling, содержат мощные функции, которые помогают упростить составление расписания, чем когда-либо прежде.

Поскольку Sling создан специально для планирования работы ресторанов, не требуется сложного форматирования, чтобы расписание выглядело так, как вы хотите. Нет бесконечных поисков неработающего шаблона. Невозможно придумать способ сделать что-то с помощью программы, предназначенной для других целей. Все, что вам нужно сделать, — это сконцентрироваться на максимально возможном графике.

Затем во время процесса планирования Sling может уведомить вас, когда вы дважды забронировали сотрудника. Он может уведомить вас, если вы забыли запрос на отпуск. Он даже может предложить предложения, которые помогут вам составить идеальный график. Когда расписание составлено, Sling может отправлять автоматические уведомления, чтобы напомнить вашим сотрудникам, что расписание доступно, что были внесены изменения или что у них приближается смена. Действительно, Sling может предоставить все, что нужно опытному менеджеру, чтобы в кратчайшие сроки составить идеальный график работы.Это похоже на то, что у вас есть личный помощник, который ничего не делает, кроме как помогает упростить процесс планирования. И, что самое главное, Sling можно использовать бесплатно.

Лучший способ составить рабочий график

Такое приложение, как Sling, действительно является лучшим решением для создания идеального рабочего графика для вашей команды. Он может помочь вам выполнить все приведенные выше советы, а также предоставить простые способы назначать и отслеживать задачи, создавать страницы в социальных сетях и многое, многое другое. Да, управлять рестораном или любым другим бизнесом всегда будет нелегко.К счастью, Sling может облегчить хотя бы одну часть этой работы. В целом, это может сократить время, которое вы тратите на планирование и обеспечение того, чтобы сотрудники были там, где они должны быть, в нужное время. Так что не ждите. Попробуйте Sling сегодня бесплатно.

Как составить график работы: полное руководство

Это будет либо огромным подъемом эго, либо пугающей перспективой для вас, но вот сделка:

Если вы устанавливаете график работы для своей команды, это одна из самых важных ролей в вашем бизнесе.

Почему? Потому что вы оказываете самое непосредственное влияние на сотрудников — сердце бизнеса.

На их моральный дух и продуктивность будет влиять ваша способность помогать им совмещать конкурирующие приоритеты, независимо от того, совмещают ли они образование, семью, хобби или дополнительную работу. Никакого давления, правда?

Но похоже, что мы склонны чаще говорить о том, что нужно сотрудникам от своих руководителей, чтобы помочь им эффективно сбалансировать свою работу и личную жизнь.И не то, что нужно менеджерам, чтобы оправдать ожидания своих сотрудников, в виде хорошо управляемого и оптимизированного графика работы.

Вот почему мы создали это полное руководство по составлению расписания сотрудников, чтобы помочь таким менеджерам, как вы.

Ниже мы рассмотрим причины, по которым так важно обеспечить бесперебойную работу вашего расписания. Мы также поделимся некоторыми проверенными советами и ресурсами по планированию, которые помогут вам добиться более тесного взаимодействия с вашей командой.

В конце концов, вы, несомненно, стремитесь избегать того, чтобы наблюдать за тем, как ваши лучшие, самые опытные сотрудники выходят за дверь. Хотя расписание — лишь одна из многих вещей, которые вы можете сделать, чтобы помочь своим сотрудникам чувствовать себя мотивированными и ценными, это важный первый шаг в правильном направлении.

Есть чему поучиться. Так что расслабьтесь, расслабьтесь и включите свой свиток.

Содержание:

  • Бесплатный шаблон рабочего расписания Excel
  • Какой график работы у сотрудника?
  • Какие бывают типы графиков работы?
  • Эффективное управление штатным расписанием
  • Сравнение различных инструментов планирования работ
  • Почему вам следует использовать программное обеспечение для планирования работы?
  • Приступаем к построению рабочего графика

Не забудьте прихватить бесплатный шаблон графика рабочего времени сотрудника

Неспособность спланировать — значит потерпеть неудачу.Вы, наверное, слышали эту цитату раньше, и для этого есть веская причина. Это верно — особенно для сменных менеджеров и менеджеров по персоналу.

И первый ключевой шаг к планированию эффективного графика работы начинается с использования шаблона. Однако, если у вас его еще нет, значит, вы попали в нужное место. Вы можете быстро создать простую версию, используя наш бесплатный шаблон рабочего расписания. Это позволит вам отслеживать основные данные, такие как количество отработанных смен, отсутствие на работе и расчет заработной платы.

Итак, нет оправдания тому, чтобы не организовать свой рабочий график и не высвободить время для того, чтобы не упустить список дел.А когда вы будете готовы перейти на более комплексное решение, подумайте об альтернативе, например о приложении рабочего графика Planday.

И вообще, что такое график работы сотрудника?

Проще говоря, график работы означает дни и часы в данной неделе, в которые вы ожидаете, что ваш работник будет… эээ… работать! Это фундаментальная административная задача, призванная обеспечить максимально бесперебойную работу вашего бизнеса с идеальным количеством квалифицированных, опытных членов команды, работающих в нужное время дня и недели.

Существует множество вариантов графика работы в зависимости от потребностей вашего бизнеса, и они могут меняться в зависимости от сезона. Как правило, если ваш бизнес работает более 10 часов в определенный рабочий день (или даже работает круглосуточно), вы будете планировать сменных (а не постоянных или постоянных) сотрудников.

При приеме на работу на открытые должности в вашей компании тип графика, который вам нужен, должен быть изложен в описании должности и четко разъяснен в процессе приема на работу.Ваши потенциальные новые сотрудники захотят узнать, будет ли график работы соответствовать их образу жизни и обязанностям и, в конечном итоге, будет ли эта роль жизнеспособной для них в долгосрочной перспективе.

Для ознакомления с различными типами графиков работы см. «Различные типы графиков работы» ниже.

Сколько времени мне нужно, чтобы составлять недельный график работы?

Ваш рабочий день ограничен количеством часов и может показаться бесконечным количеством задач, которые нужно выполнить.

Нет никаких сомнений в том, что составление еженедельного графика работы может отнимать много времени. Фактически, клиенты Planday часто называют планирование наиболее ручной и повторяющейся административной задачей. Учет дополнительных факторов, таких как звонки членов команды по болезни и уход в ежегодный отпуск — очевидно, что вам есть чем манипулировать при составлении расписания команды.

Вот что сказал один менеджер:

«Я провожу несколько часов в неделю, как на работе, так и вне ее, составляя графики с помощью Excel, чтобы обеспечить выполнение каждой смены.”

Мы также заметили эту общую тему в чате с другими менеджерами, которые занимаются ротацией для своего бизнеса:

Многие менеджеры не уверены (или даже боятся дать количественную оценку), сколько именно времени они тратят на работу по расписанию своих сотрудников каждую неделю.

Тебе кажется, что этот сценарий слишком распространен? Если вы не совсем уверены, сколько часов вы на самом деле проводите по расписанию, но это чертовски много, мы рекомендуем вам немного почувствовать страх и попробовать этот небольшой эксперимент в следующий раз, когда вы будете разбираться с еженедельным график:

  • Загрузите бесплатное приложение для отслеживания времени (нам нравится Toggl и Clockify).
  • В течение всей недели отслеживайте время, которое вы тратите на построение своего командного расписания и управление им. (Не забывайте и о времени, потраченном на внесение изменений после того, как вы его фактически распространили!)
  • Если график отнимает у вас более 5 часов в неделю, возможно, пришло время внедрить лучшую систему.

В конце концов, почему бы не высвободить это время для работы, которая увеличивает ценность вашего бизнеса, будь то набор персонала, обучение или адаптация?

Если вы хотите отыграть 80% этих часов из окончательного расписания, тогда мы здесь, чтобы поболтать! В программе планирования Planday есть множество функций, позволяющих сэкономить время, которые помогут вам сокращать рабочие часы каждую неделю.

Какие существуют типы графиков работы?

Не существует идеального, универсального для всех графика работы для вашей команды. Различные модели могут лучше работать для разных организаций и отраслей. Размер вашей компании в целом также повлияет на рабочие модели, которым вы будете следовать.

Посменная работа — это норма для предприятий, которым требуется круглосуточное или расширенное покрытие для учета повышения производительности в периоды пиковой нагрузки.Типичная офисная работа, которая, как правило, соответствует обычному рабочему графику, чаще всего предлагает своим сотрудникам полный рабочий день.

Если вы потратили какое-то время на поиск примеров для подражания, скорее всего, вы тоже были ошеломлены. Чтобы упростить задачу, вот несколько примеров различных схем смены, которые вы можете использовать в своей команде:

1. Очное расписание

Сотрудники, занятые полный рабочий день, обычно работают от 30 до 40 часов в неделю, но в конечном итоге это зависит от того, что ваш бизнес определяет как полный рабочий день.Обычная полная рабочая неделя — с 9:00 до 17:00 с понедельника по пятницу.

2. График неполного рабочего времени

Любой, кто работает менее 30 часов в неделю, обычно считается сотрудником, работающим неполный рабочий день. Одним из примеров графика неполного рабочего дня может быть с понедельника по четверг с 8:00 до 12:00.

3. Фиксированный график работы

Фиксированный график обычно означает, что сотрудники постоянно работают одинаковое количество дней в неделю и часов в день. Многие сотрудники, занятые полный рабочий день, придерживаются фиксированного графика работы.Другие альтернативные графики работы, которые обычно фиксируются, включают:

  • 5/4/9 график работы
  • 9/80 график работы
  • 10/80 график работы
  • 2-2 3-2 2-3 график 9
  • 4 дня по 3 выходного графика

4. Гибкий график работы

Менее жесткие, чем фиксированный рабочий график, сотрудники, работающие по гибкому графику работы, вместе со своими сотрудниками определяют дни и часы, которые они будут работать.

Обычно ожидается, что работники гибкой службы будут работать минимальное количество часов или работать в определенные временные интервалы каждый день.Примером гибкого графика работы может быть понедельник — среда с 19:30 до 16:00 и четверг и пятница с 9:30 до 18:00.

5. Раздельный график работы

Разделенная смена — это тип рабочего графика, при котором сотрудник отрабатывает свое рабочее время в течение дня в течение двух смен.

Это отличается от работника, занятого полный рабочий день, у которого может быть часовой перерыв на обед в середине рабочего дня. Обычно между сменами у рабочих, работающих в разделенную смену, бывает перерыв не менее двух часов.Разделенные смены распространены в определенных секторах, таких как гостиничный бизнес и колл-центры.

Некоторым работникам не нравится работать в несколько смен, поскольку это означает, что они проводят время на работе, даже если им не платят. Однако это может быть хорошим вариантом для членов команды, которые живут недалеко от вашего бизнеса.

Как я могу более эффективно планировать своих сотрудников?

Когда дело доходит до планирования персонала, многие компании считают его затяжным и неэффективным процессом.

Нет сомнений в том, что посменный бизнес очень выигрывает от правильного планирования.Будь то сокращение времени администратора, более высокий моральный дух, гораздо меньше недовольных сотрудников и более низкая текучесть кадров, трудно спорить с необходимостью хорошо продуманного графика.

Тем не менее, многие менеджеры все еще не могут точно знать, как установить и использовать график работы. Если это похоже на вас, стоит прочитать эти советы и рекомендации, которые помогут вам избежать распространенных ошибок планирования:

1. Убедитесь, что всегда доступна только одна версия рабочего графика.

Допустим, вы используете Excel для планирования своего рабочего графика и рассылаете его по электронной почте.И вы не осознавали, что по ошибке назначили работу кому-то, кто загорает на далеком пляже. Или кто-то больше не может работать в назначенную смену из-за чрезвычайной семейной ситуации.

Совершенно неожиданно вы начинаете бегать по электронной почте несколько раз в день по электронной почте с несколькими версиями расписания, чтобы учесть эти изменения. Помимо неудобства, связанного с переполнением своих почтовых ящиков, нетрудно увидеть, как сотрудники могут легко ошибиться и начать обращаться к более старым версиям расписания.

Конечно, вы можете попытаться установить соглашение об именах, которое сделает его более понятным, что, по сути, является последней версией расписания. Но в любом случае вероятность человеческой ошибки будет высокой.

Google Таблицы могут быть лучшим вариантом, чем Excel для вас в этом случае, но надстройки ограничены (подробнее об этом позже!)

2. Убедитесь, что расписание доступно как можно раньше.

Чем раньше вы сможете распределить расписание, тем лучше.

Мы рекомендуем уведомить ваших сотрудников о предстоящих часах работы за две недели, чтобы они могли принять все необходимые меры.Самый быстрый способ распространять расписание — через облачное приложение, такое как Planday. Вы же не хотите, чтобы члены вашей команды были вынуждены звонить вам, чтобы узнать, когда у них следующая смена — это пустая трата времени! Так что будьте уверены, что расписание доступно где угодно и в любое время суток.

Да, вам может потребоваться внести более мелкие изменения во время подготовки к новому расписанию (именно здесь приложение для сменных рабочих оказывается особенно удобным, поскольку вы можете вносить мгновенные изменения и обновлять людей на ходу), но давая Уведомление ваших сотрудников всего за несколько дней, чтобы избавить себя от лишней головной боли, обязательно вызовет недовольство в долгосрочной перспективе.И ничто не может разрушить бизнес быстрее, чем уволенные сотрудники.

Таким образом, сотрудники могут также подать запрос на смену с большим количеством уведомлений, что означает, что у вас гораздо меньше шансов, что вам придется бороться, чтобы найти покрытие для незаполненных смен в последнюю минуту.

3. Поощряйте доброжелательность, избегая микроменеджмента расписания.

Лучший способ управлять расписанием — это… немного отступить!

Поощряйте людей брать на себя ответственность за то, как они распоряжаются своим временем.Программное обеспечение для онлайн-планирования Planday, например, позволяет сотрудникам вводить данные, когда они предпочитают работать. Таким образом, у вас будет эта информация, которая вам понадобится при назначении смен (а не хранится в вашем мозгу).

Если они не могут работать смену, пусть передадут ее одному из своих коллег или попросят поменяться сменами. Это сэкономит вам бесчисленное количество часов, потраченных на настройку и обновление расписания после его распространения.

Только будьте осторожны, не позволяйте членам команды меняться сменами с другим человеком, который не подходит для этой должности.Легкий способ предотвратить это — использовать инструмент планирования сотрудников, который упрощает сменную торговлю на основе соответствующих наборов навыков. В любом случае вам понадобится система, которая автоматически сообщит об этих изменениях всем, кого это касается.

4. Делайте расписание максимально предсказуемым.

Если вы навязываете своим сотрудникам нерегулярный или непредсказуемый график работы, им будет сложно поддерживать хоть какое-то подобие порядка в своей жизни.

Мы не говорим здесь о случайных неудобствах — постоянно меняющиеся графики смен напрямую связаны с ухудшением когнитивных функций и ухудшением физического здоровья ваших сотрудников.

5. Сведите к минимуму конфликты планирования.

Хотя мы всегда рекомендуем сохранять последовательность смен, насколько это возможно, также рекомендуется чередовать смены, которые предпочитают или не любят ваши сотрудники, в интересах справедливости. Это также во многом поможет избежать любого восприятия фаворитизма среди определенных членов команды.

И хотя вы хотите упростить обмен сменами между рабочими, лучший подход — в первую очередь попытаться минимизировать их. Вы получите от них максимум, если будете помнить об их предпочтениях и обязанностях при назначении смен. Не давайте членам вашей команды смены, которые они просто не могут работать, если только вы не хотите, чтобы они покинули корабль, как только появится что-то более подходящее.

Различные типы инструментов планирования работы: электронные таблицы против программного обеспечения

Мы будем откровенны здесь.Некоторые из этих инструментов планирования действительно сложно использовать эффективно просто потому, что они изначально не предназначены для составления расписания.

И это затрудняет планирование рабочего графика команды, который действительно работает. Давайте рассмотрим основные из них:

Excel

Преимущества

  • Низкая стоимость (а если у вас уже есть лицензия Office, она практически бесплатна)
  • Низкая кривая обучения для базового использования
  • Настраиваемый
  • Расширенная функциональность
  • Совместимость с Android, iOS, Windows и Mac OS X

Недостатки

  • Время создания и обновления
  • Возможна ошибка
  • Не передается
  • Доступен только в одном месте
  • Нет контроля над разными версиями
  • Нет истории изменений
  • Невозможно использовать расширенные функции без специального обучения
  • Не улавливает конфликты расписания
  • Ограниченная информация
  • Не допускает сотрудничества

Google Таблицы

Преимущества

  • Бесплатно
  • Низкая кривая обучения для базового использования
  • Доступен с любого устройства
  • Создан для совместной работы
  • Интегрируется с Google Suite

Недостатки

  • Требуется время на создание и обновление
  • Нет возможности автоматически уведомлять сотрудников об изменениях
  • Невозможно воспользоваться расширенными функциями без специального обучения
  • Не улавливает конфликты расписания
  • Ограниченная информация

Предупреждение: Если вы используете Google Таблицы для создания расписания, обязательно проверьте разрешения, прежде чем отправлять ссылку по электронной почте своей команде.Вы хотите, чтобы расписание было только для просмотра, то есть никто не может редактировать свои смены.

Программа для планирования работ

Преимущества

  • Значительно сокращает время администратора, затрачиваемое на планирование (до 80%).
  • Доступно, в зависимости от провайдера
  • Доступен с любого устройства
  • Разрешает смену смены
  • Шаблоны для повторяющихся типов расписаний
  • Может создавать расписания на основе набора навыков
  • Может устанавливать предупреждения о соответствии

Недостатки

  • Кривая обучения с переходом на новую платформу
  • Поддержка клиентов на бесплатных планах может быть ограничена

Примечание. В дополнение к вышеперечисленным параметрам существуют другие приложения с расписанием работы, предназначенные для отдельных лиц, например для фрилансеров, а не для ресторанов или предприятий розничной торговли.

Некоторые известные на рынке однопользовательские приложения для планирования работы включают Schedule Planner и WorkTime. Поскольку эти приложения не предназначены для работы с несколькими людьми или для посменных предприятий с более сложными требованиями к расписанию, мы не вдавались в подробности, лежащие в их основе.

В большинстве случаев предприятия предпочитают использовать Excel или Google Таблицы как обходные пути к специальному инструменту планирования сотрудников. В конце концов, они привычные и «бесплатные» (т.е. нет лишних внебюджетных расходов).Но вот в чем дело:

Таблицы просто не подходят для планирования сотрудников.

Excel отлично подходит для помощи в вычислениях и визуализации данных. Но использование его для управления расписанием работы всегда пагубно сказывается на вашей производительности, не говоря уже о производительности вашей команды.

По правде говоря, электронные таблицы не являются эффективным средством управления расписанием ваших сотрудников, особенно если вы работаете в сменной организации. Планирование командных графиков в электронных таблицах может быть трудоемким, ненадежным, неэффективным и приводить к ужасной разрозненности.

Многие из вас, вероятно, уже знают об этом, особенно если в настоящее время вы используете электронные таблицы. Но если вам нужно больше убедительности, давайте рассмотрим, почему это так:

Для успешного управления расписанием команды требуется нечто большее, чем просто электронная таблица.

Такие программы, как Excel, просто не могут предложить вам ключевые функции, необходимые для автоматизации многих утомительных вещей, связанных с планированием смен. Например, сотрудники не могут заранее указать свою доступность. Это нужно будет сделать лично или по телефону, по SMS или электронной почте, и вам нужно будет добавить эти данные в себя.

Вы также не можете организовать свой персонал по навыкам или по тем, кто в настоящее время находится в ежегодном отпуске — их нужно будет отслеживать отдельно. Это означает, что вы в конечном итоге рассредоточиваете важные детали планирования по набору инструментов, что позволяет очень легко упустить деталь или тратить время на поиск одного ключевого фрагмента информации.

Хорошее приложение для планирования работы, однако, может объединить все коммуникации и данные, так что вы можете попрощаться с прокруткой старых цепочек писем или (что еще хуже) полагаться на память.

Расписания в таблицах медленно строятся и обслуживаются.

Даже если вы воспользуетесь нашим удобным шаблоном, вы все равно потратите кучу времени на настройку, форматирование и обновление расписаний, поскольку изменения поступают из других мест.

В отличие от электронных таблиц, инструменты, созданные специально для планирования работы персонала, сделают всю эту тяжелую работу за вас.

Таблицы не помогут вам увидеть общую картину.

Без единого места для хранения всех ваших сотрудников и данных расписания трудно понять, насколько эффективно вы планируете свою команду.

С помощью более мощного инструмента для планирования ваших сотрудников, такого как Planday, вы не только автоматизируете свое планирование, но и упростите множество повторяющихся административных задач. Вы также сможете определить, не укомплектованы ли вы кадрами. Вы можете мгновенно сравнить свои еженедельные расходы на заработную плату с доходами и сохранить компактный график, назначив столько людей, сколько вам нужно для удовлетворения потребительского спроса.

Если вам кажется, что каждый рабочий день вы не получаете максимальной отдачи, у нас есть для вас хорошие новости: повысить производительность труда несложно.Это просто требует, чтобы вы более осознанно распоряжались своим временем. Узнайте, что делают клиенты Planday, чтобы проводить больше времени на работе:

Узнать больше

Почему другие предприятия переходят на программное обеспечение для планирования работы вместо Excel?

Когда люди и процессы дезорганизованы, все, что находится ниже по течению, имеет тенденцию разваливаться.

Чтобы избежать описанных ниже ловушек и направить вашу команду к успеху, необходимо что-то изменить.Вот некоторые из повторяющихся причин, по которым мы видим, что клиенты переключаются на инструмент планирования смены, такой как Planday:

  • Слишком много времени потрачено на поиски вещей. Не можете найти файлы? Или этот запрос на перерыв в вашем почтовом ящике? Время, потраченное на поиск, — это время, потраченное на бездействие.
  • Что-то упускают. Поскольку вы не смогли найти это письмо или забыли следить за чем-то, вы случайно запланировали этого сотрудника, пока он находится в ежегодном отпуске.
  • У всех повышенный стресс. И, как мы все знаем, дополнительный стресс приводит к дополнительным проблемам в других местах.
  • Снижение боевого духа среди членов команды. Как только моральный дух начнет падать, можно ожидать роста текучести кадров.
  • Потеря денег. Возникновение четырех предыдущих проблем, которые усугубляют друг друга.
  • Организация: И организация вашей команды начинается с самоорганизации!

Начало работы с графиком работы

Прежде чем приступить к работе по своему расписанию, вам необходимо сделать следующее:

1.Составьте бюджет для заработной платы.

Обязательно отметьте все переменные, которые вызовут колебания в расписании (будь то периоды занятости, государственные праздники и т. Д.).

2. Попросите всех сотрудников сообщить о доступности и рабочих предпочтениях.

Удобно, Planday автоматизирует этот шаг от вашего имени.

3. Настройте сотрудников на платформе планирования работы.

Здесь вы можете ввести контрактные часы, установленные для каждого сотрудника, и другую важную информацию, которая вам нужна.Скорее всего, они будут включать в себя следующие варианты:

  • Навыки
  • Квалификация
  • Любые ограничения сверхурочной работы

4. Оцените виды смен, на которые вам нужно страхование.

Скорее всего, вам понадобятся разные должности для ваших деловых операций, поэтому этот шаг особенно важен, если вы разрешаете сменную торговлю.

Если вы используете инструмент планирования смен, такой как Planday, вы можете автоматически ограничивать смены смен на основе различных наборов навыков.Это подводит нас к следующему пункту…

5. Оформите политику смены смены.

Убедитесь, что все члены команды находятся на одной странице, когда речь идет о вашей политике смены смены.

Возможно, стоит подумать об ограничении сделок менее чем за 24 часа до начала смены, так как на таком позднем этапе менее вероятно, что это будет принято другим членом команды.

И убедитесь, что у вас есть право вето на любые смены смены — например, вы можете не захотеть, чтобы ваши самые опытные сотрудники обменивались сменами с менее опытными членами команды, когда в ту же смену работают и новенькие сотрудники.

Когда у вас будет вся эта информация в инструменте планирования, вы можете начать составлять карты открытых смен, которые вам необходимо заполнить. Конечно, построение расписания — это не разовая работа.

6. Используйте шаблон, чтобы сэкономить время.

Не нужно каждый раз начинать с нуля. После того, как вы установили расписание, которое работает в течение установленного периода, на который вы работаете заранее (будь то неделя, две недели или месяц), вы легко сможете использовать свое расписание в качестве шаблона для всех будущих расписаний.

Это касается того, что вам нужно для начала (и, надеюсь, не слишком перегруженного). Делайте шаги шаг за шагом, дайте себе возможность внести изменения в свой процесс планирования, и, если вы так склонны, подумайте о том, чтобы попробовать и Planday. У тебя есть это!

Больше никаких таблиц: поприветствуйте свой цифровой рабочий график от Planday.

Начните бесплатную 30-дневную пробную версию или запланируйте демонстрацию сегодня.

Как составить наиболее эффективный график работы

Вы когда-нибудь отслеживали, сколько работы вы на самом деле выполняете в течение дня? Этот шаблон расписания поможет вам начать работу.Независимо от того, сидите ли вы за столом с девяти до пяти, фрилансер, работающий нечетные часы, чтобы уложиться в срок, или предприниматель, проводящий дни в нетворкинге, бывает сложно составить эффективный рабочий график, который поможет вам не сбиться с пути. Офисные работники могут возразить, что им совсем не обязательно находиться в офисе пять дней в неделю; предприниматели скажут, что их эффективный рабочий график начинается с утреннего распорядка.

Как узнать, что лучше для вас? Вот несколько шагов, которые необходимо предпринять, чтобы начать выстраивать эффективный график работы на основе ваших привычек, часов максимальной продуктивности и ежедневных обязательств перед клиентами и коллегами.

Выделите определенное «время фокусировки»

Время сосредоточения — то есть непрерывное время, когда вы можете достичь многого, не отвлекаясь, — очень ценно. К сожалению, это означает, что вы должны добывать его осторожно и любить утро, поздние вечера или даже выходные. Постройте свое расписание вокруг одного из этих блоков, которые используются для ответа на электронную почту, проведения исследования или стратегического мышления. Мысленно, зная, что вы сэкономили это время, можно уменьшить стресс и помочь вам оставаться продуктивным и на правильном пути, даже когда остаток дня загружен.

Определите, когда ваш мозг в лучшем виде

Ваш график сна и ваш рабочий график тесно связаны, хотя, возможно, не так, как вы думаете. Эксперты по сну определили, что то, как вы должны строить свой рабочий график, во многом зависит от ваших естественных биоритмов.

Используя описатели животных, специалист по сну Майкл Бреус разработал четыре «хронотипа», или профиля, которые описывают естественные привычки сна и энергетические паттерны. Хронотипы привязаны к вашему режиму сна, но затем сделайте еще один шаг, чтобы определить, как ваш уровень энергии увеличивается и уменьшается в течение рабочего дня.Например, «дельфины» — это чуткие спящие, которым мало что нужно знать о сне, и они наиболее бодрствуют ближе к вечеру. «Медведи», с другой стороны, начинают терять энергию около 2 часов дня, с двумя пиками продуктивности — утром и в полдень.

Если вы будете знать, когда вы наиболее активны, вы сможете составить свой график, чтобы использовать в своих интересах естественную энергию. Не сопротивляйтесь тому, чего хотят ваше тело и разум!

Эксперимент с расстановкой приоритетов

Было написано тома о том, как взломать ваш список дел и добиться результатов.Наш совет? Попробуйте использовать несколько разных тактик, чтобы увидеть, помогает ли то, как вы строите свое расписание, эффективно расставлять приоритеты. Некоторые школы мысли предлагают начать день с простого задания, которое поможет вам перейти к более важным пунктам вашей повестки дня. Другие предлагают сразу приступить к самой важной работе, когда вы еще свежи. Если вы помните, попробуйте разные техники структурирования дня вокруг пунктов вашего списка дел и посмотрите, какие из них вызывают у вас стресс. Как правило, чем больше вы испытываете стресс, тем менее эффективен метод.

Перестань ходить на собрания

Исследование, проведенное в Harvard Business Review, показало, что собрания поглощают американскую рабочую силу: руководители тратят на собрания в среднем почти 23 часа в неделю по сравнению с менее чем 10 часами в 1960-х годах. Всем известно, что собрания обычно отнимают много времени, непродуктивны и приводят к разобщению между работниками, но, похоже, мы не можем перестать ходить на них. Сделайте себя удаленной командой и перестаньте проводить столько встреч — создайте канал Slack, используйте документы Google — все, что вам нужно для улучшения взаимодействия, встреч не должно быть.Постарайтесь сохранить собрания для пунктов повестки дня, которые невозможно решить, не собирая всех сразу в одной комнате.

Совет от профессионала: если вам все-таки нужно ходить на собрания, попробуйте запланировать их по блокам. Поступая таким образом, вы выделяете другие отрезки времени, когда вы не на встречах, и можете сосредоточиться, не отвлекаясь.

Создание процедуры

Как только вы установили, когда ваша продуктивность самая высокая, выкроете время для электронной почты и сократите количество встреч, самое время систематизировать свой успешный рабочий график.Распорядок дня помогает вам построить эффективный график работы, принимая решение о том, как вы будете проводить свое время. Усталость от решений — настоящая проблема: чем больше решений вам нужно принять, тем хуже вы будете воспринимать всю информацию, необходимую для принятия осознанного выбора. Защищая свой календарь, ничего не запланировано — не происходит. Ваш график может меняться в течение года, но построение распорядка поможет вам сосредоточиться на общей картине.

Сообщать другим коллегам о том, что вы отвечаете за свой рабочий график, имеет первостепенное значение; это позволяет им тратить свое время эгоистично, а также исследовать собственную продуктивность.Построение эффективного рабочего графика требует времени, дисциплины и немного самосознания, но это может окупиться с точки зрения вашего морального духа, производительности и общего успеха.

Как создать график работы? | Small Business

Одна проблема, с которой вам придется столкнуться, если вы нанимаете посменных работников — определяемых как тех, кто не работает по стандартному графику с 9 до 5, — это создание рабочего графика. Четкий график работы гарантирует, что кто-то будет постоянно присутствовать и заниматься делами в вашем магазине или офисе.Имейте в виду, что вам, скорее всего, придется регулярно вносить корректировки в свой рабочий график в зависимости от потребностей ваших сотрудников.

Создайте простую таблицу в текстовом редакторе или программе для работы с электронными таблицами (см. Ресурсы). Возможно, вам придется изменить ориентацию документа на «Альбомную», чтобы график работы умещался на одной странице.

Перечислите все имена ваших сотрудников, включая ваше собственное, если вы работаете посменно, в первом столбце таблицы. У каждого сотрудника будет свой ряд.Помните, что строки проходят по таблице, а столбцы идут вниз.

Введите каждый день недели, в который работает ваша компания, в первой строке таблицы. Также укажите часы работы на каждый день под названием дня.

Определите, сколько людей вы хотите работать в компании в любой момент времени каждый день. Например, два человека на дежурстве в любой момент времени.

Обсудите доступность со своими сотрудниками — обычно это решается, когда вы впервые нанимаете их.Также определите количество часов для каждой смены, например, четыре рабочих часа в день для каждого сотрудника.

График в вашей первой группе сотрудников в первый день недели. Введите время смены рядом с каждым именем в соответствующем столбце. Убедитесь, что вы допускаете как минимум 15-минутное перекрытие для каждой смены на случай, если один из сотрудников опаздывает — важно убедиться, что кто-то всегда находится на месте. Так, например, если вы назначите первую смену с 9:45 до 2 часов дня.м., вы можете назначить следующего человека на 13:45. до 17:45 и так в течение дня, пока вы не закроетесь. Дайте сотруднице время сделать перерыв в середине своей смены.

Повторите этот процесс для каждого дня недели, когда вы открыты для бизнеса. Сохраните файл рабочего графика, распечатайте его для распространения среди ваших сотрудников, а также разместите на своей рабочей доске объявлений и обновите его при необходимости.

Ссылки

Ресурсы

Биография писателя

Луиза Балле пишет статьи в Интернете с 2004 года, охватывая все, от продвижения бизнеса до тем о красоте.Ее работы можно найти на разных сайтах. Она имеет опыт работы в сфере малого бизнеса и в качестве дизайнера макетов и графики для веб-проектов и книжных проектов.

Шаблон еженедельного расписания работы для Excel — ProjectManager.com

Шаблон рабочего расписания является важным рычагом в управлении ресурсами ваших сотрудников, поэтому вы можете контролировать свой проект по мере его продвижения к успешному завершению. Организуйте рабочий график своей команды, чтобы лучше управлять рабочим процессом своего проекта, с помощью этого простого шаблона еженедельного графика работы.Вы можете отметить дни, когда ваша команда работает над проектом или определенной задачей, а также узнать их ставку заработной платы и часы, потраченные на выполнение этих задач.

Скачать шаблон бесплатного расписания работы:

Что такое график работы?

График работы — это список сотрудников с указанием их местонахождения, рабочего времени и обязанностей за определенный период времени, например неделю или месяц.

Есть расписание с 9 до 17. Это традиционная модель, которая работает с понедельника по пятницу, но есть некоторые задания, которые выполняются немного иначе.«Понедельник» на самом деле может начаться в среду, а затем воскресенье — новая пятница. Это зависит от типа работы.

Шаблон рабочего расписания ProjectManager.com

Затем есть посменный график работы, когда компания делит день на смены, обычно потому, что работа ведется круглосуточно и без выходных. Затем командам назначают определенные периоды времени, обычно с восьмичасовыми интервалами. Эти смены могут быть фиксированными или меняться изо дня в день или из недели в неделю, что называется графиком ротации.

Гибкий график работы — это когда член вашей команды может варьировать время прибытия и отъезда, часто даже выбирая дни, когда они хотят работать, при условии, что они выполняют свои задачи в отведенный срок.

Наконец, есть графики неполной и полной занятости. Полный рабочий день составляет 40 часов в неделю, хотя это определение не принято. Стандартное время для неполного рабочего дня — менее 40 часов в неделю. Опять же, ни одно из этих определений не высечено на камне и варьируется от организации к организации. Обычно сотрудники, занятые полный рабочий день, получают пособие, но не имеют права на сверхурочную работу, если они работают более 40 часов в неделю.

Зачем нужен шаблон рабочего графика

Независимо от того, чем вы занимаетесь, рабочий график является важным элементом вашей продуктивности и эффективности.

Одна из причин заключается в том, что рабочий график помогает вам выполнять ваши задачи организованным образом. График работы снижает стоимость ресурсов и гарантирует, что вы получите максимальную отдачу от своей команды в то время, которое вы запланировали для проекта.

График работы также поможет вам уложиться в сроки. Это структура, которая помогает сосредоточиться на целях, делая проект более управляемым и легким для достижения результатов.

Вы также можете помочь определить работу с рабочим графиком.У вас есть только определенное количество времени на выполнение проекта, а рабочий график помогает вам расставить приоритеты в этой работе, указав, что и когда нужно сделать.

Это может быть неочевидно, но график сотрудников помогает сбалансировать работу и личную жизнь, что делает вашу команду более лояльной и помогает удерживать таланты. Имея четко определенный график работы, ваша команда четко знает, когда от них ожидается работа, а когда — нет. Это особенно важно для удаленных сотрудников, которые могут сгореть.

Итак, рабочий график помогает управлять командой, а также снижает уровень стресса до минимума. Звучит как беспроигрышный вариант. Шаблоны автоматизируют процесс и избавляют вас от необходимости изобретать велосипед. Начните работу с этим простым шаблоном рабочего графика, который поможет вам в кратчайшие сроки приступить к работе.

Как использовать шаблон рабочего графика

После того, как вы скачали шаблон рабочего расписания в Excel, выполните следующие простые шаги, и вы сможете начать пользоваться его преимуществами.

  1. Откройте бесплатный шаблон рабочего расписания
  2. Откройте вкладку График работы сотрудника
  3. Щелкните ячейку под столбцом с заголовком Сотрудник
  4. Перечислите всех своих сотрудников по именам в другой строке
  5. Рядом с именем укажите задачи сотрудника и проект
  6. .
  7. Отметьте дни, в которые каждый сотрудник должен работать

Это так просто.Шаблон расписания сотрудников отображается на ежемесячном дисплее, но вы можете настроить его на еженедельное или ежедневное отображение в зависимости от ваших потребностей.

Что можно и чего нельзя сделать с помощью этого шаблона рабочего графика

Получение контроля над доступностью вашей команды и умение эффективно планировать ее необходимо для успешного выполнения проекта. Наш бесплатный шаблон рабочего графика — это первый шаг к тому, чтобы это обещание стало реальностью. Но шаблоны могут только зайти так далеко. Хотя они и полезны, вы обнаружите, что они не дают вам гибкости и контроля, которые можно получить с помощью программного обеспечения для управления проектами в Интернете.

Возможности этого шаблона рабочего графика

Шаблон рабочего графика может собирать данные о члене вашей команды и их графике работы. В нем есть место, где вы можете составить ряд для каждого сотрудника по имени, задаче и проекту, над которым они работают. Есть даже место для списка их задач и дней, по которым они должны работать. Но шаблон по замыслу является статическим документом. Если вы хотите обновить его, это нужно делать вручную, что отнимает много драгоценного времени.

Чего не может сделать этот шаблон рабочего графика

Как отмечалось выше, шаблон представляет собой отдельный документ.Да, это электронная таблица, и вы можете загрузить ее на свой компьютер и при необходимости изменить доступность, но будьте осторожны, чтобы не было больше одной версии, иначе вы можете составить расписание на основе неточных данных. Поскольку шаблон хранится на компьютере, члены команды не могут совместно работать и обновлять свой статус, и эти данные не собираются в режиме реального времени. С помощью онлайн-инструмента, такого как ProjectManager.com, существует единый график работы, который всегда обновляется в режиме реального времени, поэтому менеджеры знают о доступности своей команды

Импорт шаблона рабочего расписания в ProjectManager.com

Думайте о шаблоне бесплатного рабочего графика как о первом этапе вашего плана по управлению рабочей нагрузкой. Это хороший способ организовать свою команду и собрать дни и часы. Теперь у вас есть вся эта информация в одном месте.

Проблема с этим местом в том, что оно отделено от всех остальных мест, в которых вы работаете. Если вы управляете проектом, значит, вы используете какое-то программное обеспечение для управления проектами, например ProjectManager.com, чтобы контролировать различные элементы вашего проекта и привести его к успешному завершению.

После того, как вы импортировали график работы своего сотрудника в ProjectManager.com, информация о расписании заполняет функцию рабочей нагрузки программного обеспечения. То, что было статическим документом, стало более эффективным инструментом, который можно использовать для повышения производительности управления ресурсами.

Благодаря бесплатному рабочему графику, импортированному в ProjectManager.com, теперь у вас есть видимость назначений всех членов вашей команды по одному или нескольким проектам. С первого взгляда вы можете увидеть, какие задачи выполняются вовремя, какие — по графику, а какие просрочены.

Вы также можете посмотреть:

  • Кто над чем работает
  • Какова запланированная и фактическая загруженность ваших ресурсов
  • Кто готов к дополнительной работе, а кто перегружен

Управление рабочим графиком с помощью онлайн-инструмента управления проектами, такого как ProjectManager.com, значительно упрощает управление рабочей нагрузкой вашей команды, чем переход от одного документа к другому или от приложения к приложению, и все это ведет к высокой производительности проекта.

шаблонов для дополнения вашего рабочего графика

Наш бесплатный шаблон рабочего графика — один из многих, которые могут быть включены в график вашего проекта. Это также один из многих бесплатных шаблонов, которые мы предлагаем на нашем сайте. Вот три дополнительных шаблона, которые полезны на каждом этапе вашего проекта.

Шаблон расписания

Как отмечалось выше, шаблон рабочего графика не обновляется сам по себе, для этого вам понадобится программное обеспечение для управления проектами в Интернете. Но если вы не готовы сделать этот шаг вперед, вы можете увеличить рабочий график с помощью нашего бесплатного шаблона расписания.Это документ, с помощью которого ваша команда может вести учет своего рабочего времени, чтобы вы могли получать зарплату и отслеживать их работу.

Шаблон диаграммы Ганта

Мы не хотим бросать наш шаблон рабочего расписания в тупик, но если вы затрудняетесь сделать его частью своего расписания проекта, почему бы не перейти на наш бесплатный шаблон диаграммы Ганта? Вместо записи дат вы можете создать фактическое расписание. В шаблоне диаграммы Ганта перечисляются задачи и их продолжительность на временной шкале проекта, поэтому вы можете видеть весь проект сразу.Затем разбейте его на этапы, настроив цвета и отметив начало или конец этих этапов с помощью функции вехи.

Шаблон отслеживания задач

Расписания меняются по разным причинам, многие из которых связаны с задачами. Задачи могут быть заблокированы, заблокированы или их ресурсы не сбалансированы. Чтобы ваша команда не отставала от графика, вы должны следить за своими задачами. Используйте бесплатный шаблон отслеживания задач, чтобы отслеживать задачи, чтобы вы могли отслеживать ход выполнения, выявлять любые проблемы и решать их до того, как они станут проблемами.Конечно, использование ProjectManager.com дает вам возможности, расширяющие возможности шаблонов.

Связанное содержимое

Шаблон рабочего графика — это только начало. После того, как вы импортировали этот календарь в программное обеспечение для онлайн-управления проектами, мир словно перешел от черно-белого к цветному.

Вы можете сделать гораздо больше.

ProjectManager.com — это не только онлайн-решение для управления проектами, но и центр знаний для менеджеров проектов по всему миру.С обучающими видео по управлению проектами, публикуемыми еженедельно в дополнение к нескольким сообщениям в блогах, каждый найдет что-то для себя, от ученика до мастера.

Ниже приведены некоторые из опубликованных нами за многие годы сообщений, связанных с расписанием, которые могут помочь вам получить максимальную отдачу от вашего шаблона рабочего расписания.

ProjectManager.com — это облачное программное обеспечение, которое помогает вам более эффективно управлять командами, чтобы привести проекты к успешному завершению. Поскольку это онлайн-инструмент для PM, нет необходимости в сложной установке сервера.К программному обеспечению можно получить доступ в любом месте и в любое время.

Более того, вы получите наиболее точную картину своего проекта на данный момент с помощью отчетов в реальном времени. Когда члены команды обновляют свои статусы или расписания, эта информация мгновенно вводится в программное обеспечение и заполняет соответствующие поля. Затем вы можете увидеть все аспекты проекта сразу на одной странице с его панелью управления, графическим представлением показателей проекта, которыми легко поделиться для простой отчетности.

С помощью онлайн-диаграмм Ганта у вас есть визуальная временная шкала вашего расписания, с задачами и их продолжительностью, которые дают вам легкое и ясное представление о вашем прогрессе. Здесь вы также можете разбить крупные фазы вашего проекта, разместив вехи на временной шкале. А если вам нужно отредактировать крайний срок, это просто перетаскивание, и все готово.

Каждая фаза жизненного цикла проекта покрывается ProjectManager.com, от планирования до мониторинга и отчетности по проекту.Программное обеспечение способствует сотрудничеству в команде и может продуктивно управлять проектами, большими или маленькими.

(Этот пост был обновлен в октябре 2020 года)

Schedule Maker Tool — создайте свой бесплатный рабочий график в Интернете

Часто задаваемые вопросы о Schedule Maker от Homebase

Что такое построитель расписания?

Составитель расписания (или составитель расписания), такой как Homebase, созданный для бесплатного использования, помогает владельцам бизнеса и менеджерам создавать оптимальное расписание для сотрудников.

Как использовать составитель расписания?

С помощью инструмента построения расписания Homebase вы можете составить график работы своего сотрудника за считанные минуты. Чтобы создать расписание для вашей команды, у вас есть несколько вариантов расписания через Homebase, но наш бесплатный составитель расписания состоит из нескольких простых шагов:

Сначала нажмите кнопку «добавить» рядом с днем ​​недели, который вы хотите изменить. . Затем на экране появится поле «Новая смена», и вы либо выберите имя из раскрывающегося списка, либо добавите пользователя в построитель расписания.

Затем вам нужно заполнить сетку расписания для различных смен в онлайн-конструкторе расписаний. Выберите временные рамки, в которые определенный сотрудник будет работать в данный день, и назначьте ему работу или задачу. Инструмент построения также позволяет вам обозначить смену цветом, что является одним из нескольких вариантов расписания, которые помогают создать оптимальное расписание.

После того, как вы использовали инструмент визуального построения расписания для создания идеального еженедельного расписания, у вас есть несколько вариантов, которые вы можете выбрать для распределения своего расписания.Вы можете скачать, распечатать или отправить свое расписание по электронной почте. Если вы выберете вариант электронной почты, вы получите сообщение от команды Homebase с уведомлением о том, что вы получили свое расписание. Вы также будете добавлены в еженедельную рассылку Homebase.

Сколько стоит использование построителя расписания?

Использование онлайн-расписания Homebase бесплатно. С помощью нашего бесплатного инструмента вы можете легко и за считанные минуты создавать ежедневные расписания, а поскольку наш конструктор расписаний представляет собой веб-инструмент, вы можете создать расписание, которое можно сохранить, что позволит вам планировать смены сотрудников на недели и месяцы вперед.

Как получить доступ к построителю расписания?

Составитель расписания всегда будет доступен на этом сайте, и вы можете скачать или распечатать его для будущего использования в любом месте. Вы также можете загрузить приложение Homebase Scheduling App, чтобы быстро и легко создавать расписания с помощью перетаскивания расписания.

Где можно получить помощь с построителем расписания?

Чтобы получить помощь с нашим бесплатным инструментом составления расписания или любым другим инструментом Homebase, вы можете связаться с нашей командой по работе с клиентами по телефону (415) 951-3830 с понедельника по пятницу с 7:00 до 19:00 по тихоокеанскому времени или посетить нашу страницу поддержки Homebase.

Что такое система расписания?

Система планирования — это любой метод, используемый для планирования смен сотрудников для вашего бизнеса. Однако наиболее эффективной системой, используемой сегодня вместо устаревших методов, являются программы или приложения, предназначенные для планирования, такие как Homebase.

Примечание. Студенты часто ищут инструменты для использования после регистрации на занятия, такие как построитель расписания для создания расписания занятий для курсов и параметры класса, но вам понадобится специальный построитель расписания занятий вместо инструмента Homebase Schedule Builder.

Что такое инструмент планирования заданий?

Хороший инструмент планирования заданий, такой как Homebase, предоставит все необходимое для управления расписанием ваших сотрудников, например, управление вашими сотрудниками, смена смены и даже экспорт для расчета заработной платы с ведущими компаниями.

В наш бесплатный план входят такие функции, как журнал менеджера и расширенная отчетность, чтобы ваша рабочая жизнь была как можно проще. Он также работает в тандеме с расписаниями Homebase и функциями часов.

Планирование работы сотрудников: как составить график работы для вашей команды

Создание графика работы для сотрудников может быть сложной задачей.К счастью, технология значительно улучшила весь процесс. Хотя составление расписания персонала стало проще, чем когда-либо, оно по-прежнему требует тщательного рассмотрения. В этой статье мы исследуем лучшие практики планирования сотрудников и даем некоторые идеи, которые помогут сделать планирование сотрудников максимально безболезненным.

Лучшие способы составления расписания для сотрудников

С развитием технологий времена построения расписания с помощью ручки и бумаги почти устарели. Размещение расписания в центральном офисе по-прежнему является отличной практикой для информирования людей на работе, но вам следует избегать того, чтобы это было основным способом, которым люди узнают, когда они работают.Этот метод требует, чтобы сотрудники часто заходили или звонили, чтобы проверить расписание, тратя впустую свое время и время других сотрудников.

К счастью, существует множество бесплатных и платных онлайн-ресурсов, которые позволяют сотрудникам проверять свое расписание со своего компьютера или мобильного устройства. Рассмотрите возможность использования одного из следующих вариантов:

Программа для работы с электронными таблицами

Программа для работы с электронными таблицами часто бесплатна и легкодоступна. Существуют разработанные шаблоны, которые вы можете найти в Интернете и загрузить, чтобы помочь вам составить график работы.Если вы используете этот метод, убедитесь, что ваши сотрудники загружают соответствующие приложения для просмотра календаря. После того, как вы создали расписание, установите его «только для чтения», прежде чем отправлять его своим сотрудникам, и поощряйте их использовать комментарии или заметки, чтобы сообщить о любых проблемах или изменениях.

Приложения для планирования работы

Приложения для планирования работы — лучший и наиболее эффективный способ составить расписание для сотрудников. Они интуитивно понятны, гибки и доступны. Многие приложения объединяют средства планирования и коммуникации с персоналом, а некоторые даже позволяют сотрудникам приходить и уходить.Кроме того, сотрудники могут обрабатывать запросы на отгулы или инициировать торговые смены с помощью большинства приложений для планирования.

Советы по созданию расписания

Составление расписания — сложная задача с множеством движущихся частей. Вот несколько вещей, которые следует иметь в виду при создании рабочего графика:

1. Выявите любые нарушения расписания в себе или своих сотрудниках

Нарушение графика со стороны ваших сотрудников может выглядеть так:

  • Часто просят уйти пораньше
  • Избегать смен, которые требуют от них выполнения повседневных или напряженных задач
  • Опоздание на смену
  • Переключение смен для тех, кто приносит больше денег
  • Часто звонит
  • Часто запрашивает изменения в графике в последнюю минуту

Программное обеспечение для планирования отлично помогает вам распознать, нарушает ли кто-то из ваших сотрудников график.В противном случае поговорите со своими сотрудниками и следите за их посещаемостью. В вашем справочнике для сотрудников должна быть указана процедура решения таких вопросов. Если вы подозреваете, что сотрудник может воспользоваться преимуществом, отведите его в сторону, чтобы узнать, имеет ли он дело с кризисом или нарушает график.

Нарушение расписания со стороны работодателя может выглядеть так:

Расписание дежурства

Расписание дежурства — это когда вы просите кого-то подготовиться к работе, но в последнюю минуту можете решить не звонить ему.Хотя такой график может быть полезен для сокращения затрат на рабочую силу, он не уважает потребности сотрудника во времени и доходах. У сотрудника недостаточно времени, чтобы строить другие планы, будь то личные или другие планы. Кроме того, это деньги, на которые они могли рассчитывать, но больше не зарабатывают.

Если вы собираетесь использовать эту форму планирования, наймите сотрудников, которые понимают и соглашаются с тем, что смены им не гарантированы. Некоторые люди могут искать такую ​​работу для получения дополнительного дохода.

Отмена запланированных смен

Отмена запланированных смен аналогична планированию по вызову. Вы отняли смену и дали им недостаточно времени, чтобы составить другие планы. Хотя сотрудникам время от времени может нравиться неожиданный выходной, большинство сотрудников полагаются на этот доход, и это сильно отрицательно скажется на их банковском счете.

Редактирование и планирование в последнюю минуту

Редактирование и планирование в последнюю минуту могут потребоваться время от времени, но не делайте этого привычкой.С уважением относитесь к времени сотрудников, давая им возможность планировать и корректировать свою жизнь в зависимости от смены. Заблаговременное планирование также дает вам и вашим сотрудникам больше времени для разрешения любых конфликтов. Рекомендуется доработать и опубликовать расписание по крайней мере за две недели до окончания текущего расписания.

Продление смен

Продление смен после запланированного времени иногда неизбежно, но не делайте их рутинными. Некоторые сотрудники могут добровольно задерживаться допоздна, чтобы получить дополнительные часы, но те, кто не могут или не могут, никогда не должны подвергаться наказанию.Не забудьте спросить, желает ли персонал остаться, и никогда не ожидайте этого.

2. Знайте своих сотрудников

Знакомство с вашей командой является неотъемлемой частью создания функционального графика, который работает для вас и ваших сотрудников. Есть ли у них дети, которых они должны забрать из школы? Они в колледже? Тщательное планирование повысит моральный дух, а также удержание сотрудников.

Вы должны знать о личной жизни и доступности сотрудников, но вы также должны знать их сильные и слабые стороны.Такой уровень осведомленности позволяет вам составить расписание, которое улучшит впечатления сотрудников и клиентов.

Например, медленный, но красивый сервер в загруженную смену обеда может быть проблематичным, но вы можете легко решить проблему, запланировав их во время обеда, когда у людей будет больше времени для взаимодействия.

К счастью, многие приложения для составления расписаний позволяют сотрудникам добавлять свои настройки доступности и расписания, делая продуманное планирование проще, чем когда-либо.

3.Знайте свои потребности

Внимательно следите за предыдущими тенденциями или национальными праздниками и используйте их для составления грамотного и исчерпывающего расписания. Вы более заняты в разное время, дни или месяцы? В это время набирайте сотрудников и сокращайте график, когда дела идут медленнее. Многие приложения для планирования позволяют получить представление о бизнес-тенденциях и кадровых потребностях.

Как создать график работы для сотрудников

Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы создать расписание для своих сотрудников:

1.Создайте систему, позволяющую сотрудникам запрашивать отгул.

Используете ли вы программу для составления расписания, общий календарь или лист бумаги, важно установить ожидания и требования для запроса отгула. Несмотря на то, что это занимает много времени, соблюдение требований об отпуске сотрудников всегда должно быть приоритетом. В конце концов, удовлетворение персонала означает снижение текучести кадров и улучшение качества обслуживания клиентов.

Чтобы свести к минимуму эту нагрузку, вы можете ввести правила и инструкции:

  • Попросить сотрудников уведомить об этом заранее.Все зависит от того, насколько далеко вы планируете, но обычно работодатели просят как минимум две недели.

  • Выделение определенных дат, когда вы знаете, что вам потребуется полная доступность сотрудников.

  • Ограничение количества сотрудников, которые могут делать запросы в один и тот же день.

2. Создайте систему, позволяющую сотрудникам звонить или менять смены

Люди заболевают и возникают чрезвычайные ситуации, поэтому рекомендуется обрисовать ожидания в отношении таких ситуаций.Поручить персоналу найти себе замену (за исключением экстренных случаев) — полезный способ облегчить вашу рабочую нагрузку. Чтобы избежать конфликтов, рассчитывайте, что у вас есть окончательное одобрение всех замен и свопов.

Наличие определенных средств связи для вас и ваших сотрудников может значительно упростить этот процесс. Существует множество инструментов группового чата, которые вы можете использовать для общения сотрудников, включая функцию чата, которую вы найдете в большинстве приложений для планирования. Вместо того, чтобы пытаться выяснить, кто работает или доступен на индивидуальной основе, сотрудники могут послать открытый призыв к смене, и те, кто желает принять его, могут ответить так же быстро.

Отставить комментарий

Обязательные для заполнения поля отмечены*