Клинбиз | Клининговая компания в Нижнем Новгороде | Цены на клининговые услуги и уборку

Не используйте запятую после «Уважаемый»

Спасибо, что заплатили за ужин вчера вечером.

Спасибо за ваши комментарии об Apollo 11.

С сожалением сообщаю вам, что ваша заявка была отклонена.

Еще раз спасибо за организацию нашего обсуждения.

Запятая с «Привет» или «Привет»

Спасибо, что заплатили за ужин вчера вечером.

Спасибо за ваши комментарии об Apollo 11.

Это все о голосовом падеже

Спасибо, что заплатили за ужин вчера вечером.

Спасибо, что заплатили за ужин вчера вечером.

Завершите приветствие запятой, затем начните заново

Прошлая ночь прошла точно так, как планировалось.

Прошлая ночь прошла точно так, как планировалось.

Для некоторых это слишком нелогично, и они предпочитают заканчивать приветствие двоеточием, а не запятой. Однако можно использовать запятую. Фактически, это самый распространенный способ закончить приветствие.

Надеемся, что с тобой все в порядке.

Мы надеемся, что с тобой все в порядке.

Мы надеемся, что с тобой все в порядке.

Мы надеемся, что с вами все в порядке.

Мы надеемся, что с вами все в порядке.

Приложите данные исследования.

Прилагаю данные исследования.

Приложите данные исследования.

, пожалуйста, прикрепите данные исследования.

, мы надеемся, что у вас все хорошо.

. Надеемся, что у вас все хорошо.

Мы надеемся, что вы хорошо.

Вы заметили, что система обновилась?

Вы заметили, что система обновлена?

Вы заметили, что система обновлена?

• Вы не согласны с чем-то на этой странице?
• Вы заметили опечатку?

См. Также

примеров и шаблонов электронных писем для переписки сотрудников и клиентов

Когда будет уместно возобновить работу, ваша компания захочет дать четкое сообщение как сотрудникам, так и клиентам, информируя их о том, чего ожидать.Хотя это не является исключительной обязанностью отделов кадров, вы должны выделить ключевые моменты обмена сообщениями. Специфика каждого электронного письма будет отличаться от бизнеса к бизнесу и от компании к компании, но есть несколько основных элементов, которые любой бизнес должен будет сообщить своему сообществу.

Письмо для внутреннего персонала

• Когда вы открываете и что мотивирует это решение?
• Когда ожидается, что сотрудники вернутся к работе и будет ли нормальное рабочее время?
• Каких изменений следует ожидать сотрудникам от своего офиса, ожиданий от работы и поведения?
• Куда обращаются сотрудники, чтобы получить дополнительную информацию об изменениях COVID-19?
• К кому сотрудники могут обращаться за вопросами или за помощью?

Письмо внешнего покупателя

• Когда вы открываете и что мотивирует это решение?
• Каковы ваши часы работы?
• Существуют ли особые часы работы для пожилых людей или людей с повышенным риском?
• Что сделала ваша компания, чтобы изменить свою деятельность, чтобы клиентам или клиентам было безопаснее взаимодействовать с вами?

Вот несколько примеров шаблонов писем, которые вы можете скопировать и вставить для личного или коммерческого использования.

Шаблон для внутреннего служебного письма

Тема: Сотрудники, добро пожаловать в офис 05 июня 2020 г.

Привет, команда,

Мы рады сообщить, что наша руководящая группа в соответствии с местными и федеральными законами сочла безопасным и целесообразным вновь открыть наш главный офис для избранной группы сотрудников.

Офис будет открыт с 5 июня 2020 года с 9:00 до 17:00.

К завтрашнему дню вы получите электронное письмо от вашего непосредственного руководителя с конкретными инструкциями для вашей должности, но взгляните на эти отделы, которым разрешено снова работать в офисе, соблюдая новые правила поведения в офисе, чтобы обеспечить безопасность наших сотрудников. вся команда:

• Маркетинг
• Продажа
• Служба поддержки клиентов

Вот группы сотрудников, которым мы советуем пока не работать из дома:

• Бухгалтерский учет
• HR
• Финансы
• Legal

Обратите внимание, что наши решения по этим группам были основаны исключительно на том, насколько хорошо эти группы могут выполнять свои рабочие обязанности удаленно по сравнению с командой, насколько хорошо наш бизнес инвестирует в цифровую инфраструктуру, и не отражают какого-либо фаворитизма.Кроме того, мы изменили конфигурацию офиса, чтобы позволить каждому сотруднику офиса находиться в радиусе 6 футов от любого другого сотрудника, что на данный момент уменьшило нашу общую вместимость офиса. Мы продолжим работать, используя менталитет удаленной работы и инклюзивность, чтобы всегда работать как единая команда. Любой сотрудник, которому неудобно возвращаться на работу, может поговорить с вашим начальником один на один о ваших обстоятельствах. Точно так же, если вы чувствуете, что есть веские основания полагать, что ваша роль должна быть в офисе, свяжитесь с нами.

Это тоже не последнее из наших изменений.

Мы внедрили новые корпоративные правила в отношении чистоты комнат, поведения сотрудников, того, как мыть руки, как и когда использовать конференц-залы, и сколько людей может находиться в одной комнате одновременно. Ознакомьтесь с новыми правилами в нашем справочнике для сотрудников здесь.

Кроме того, мы ожидаем, что политики, процедуры и операции будут продолжать развиваться по мере того, как мы понимаем, что работает, а что нет.

Мы просим всех сотрудников быть проворными, терпеливыми и любопытными, когда мы приступаем к внедрению наших новых процедур, и чтобы они знали, что мы участвуем в этом вместе.

Если у вас есть вопросы или вы хотите уверенно поговорить с руководством или отделом кадров, пожалуйста, сделайте это:

[адрес электронной почты защищен] — кадровые вопросы

[адрес электронной почты защищен] — Генеральный директор

Или вы всегда можете задать вопросы своему менеджеру.

Мы рады идти с вами по этому пути выздоровления.

А теперь приступим к работе!

— Имя

Шаблон письма внешнему персоналу

Subject Line: Присоединяйтесь к нам, мы снова откроем двери 5 июня 2020 г.

Уважаемый покупатель,

Мы безмерно благодарны за вашу постоянную поддержку и преданность нашему бренду и услугам. В настоящее время я с гордостью могу объявить о возобновлении нашего бизнеса 5 июня 2020 года.

В последние несколько месяцев дела шли неустойчиво, и именно благодаря обязательствам, которые вы нам дали, мы можем держать наших сотрудников на работе и открывать двери.

За это мы благодарим вас от имени всех сотрудников Нашего Бизнеса.

Так что дальше?

Мы готовим социально-дистанцированную грандиозную вечеринку по случаю открытия 5 и 6 июня. Приходите зайти. Мы открыты в обычное рабочее время с 9 до 17 и продлеваем часы работы для групп повышенного риска с 8 до 9 утра. Вот еще кое-что, что мы сделали, чтобы защитить вас, наших клиентов:

• Наше пространство модернизировано, чтобы клиенты и персонал могли в любое время выдерживать 6-футовые расстояния.
• Вложено в бесконтактные кассы, и мы временно не принимаем наличные.
• Санитарно-гигиенические станции у каждой двери, и поощрять всех посетителей, посетителей и персонал дезинфицировать свои руки при входе и выходе из здания
• Мы вложили средства в высококачественные чистящие средства и удвоили наши усилия по уборке.

Если вы считаете, что мы должны принять меры предосторожности иными способами, сообщите нам об этом.

В остальном, мы рады видеть вас на нашей грандиозной вечеринке по случаю открытия, где вы можете забрать товары со скидкой 20%, помочь украсить наш тротуар мелом для тротуаров и пообщаться с местным населением на безопасном расстоянии.

От имени всех малых предприятий в этом сообществе мы благодарим вас за вашу постоянную поддержку,

— Имя

Об авторе

Жан Спенсер

Жан Спенсер — старший менеджер по интегрированным кампаниям в Zenefits.Она бывший журналист, нынешний маркетолог и всегда предприниматель. Ее первая работа заключалась в продаже самодельных пазлов (картонные коробки, раскрашенные, разрезанные и собранные в пластиковые пакеты) внизу подъездной дорожки за 0,25 доллара.

Как писать электронные письма поддержки, которые понравятся вашим клиентам

Вы завалены. У вас есть 300 новых билетов в службу поддержки по электронной почте для вашего приложения с множеством других идей и вещей, которые нужно сделать помимо ответов на них. Вы отвечаете на электронные письма часами в день, но почтовый ящик никогда не иссякает.

Хорошая новость в том, что вы не одиноки и попали в нужное место.

Я покажу вам, как я обращаюсь в службу поддержки. Я не обещаю Святой Грааль — или что-то подобное. Я не могу волшебным образом заставить эти письма отвечать сами за себя.

То, что я могу предложить, — это способ оставаться в курсе ваших электронных писем, а они не будут в курсе вас, — способ быстрее и проще отвечать на запросы поддержки.

И если вы сможете ответить на них быстрее и проще, тогда вы сможете в кратчайшие сроки обнулить свой почтовый ящик службы поддержки.

Дайте мне немного времени, и я сэкономлю вам много времени в будущем и помогу вам взять под контроль вашу нагрузку на техподдержку. Когда вы научитесь писать более качественные электронные письма, вы сможете быстрее отвечать на электронные письма службы поддержки, и, что еще более важно, вашим клиентам они понравятся.

Хотите сохранить это руководство на будущее?

Загрузите бесплатный PDF-файл, заполнив форму ниже.

1. Мы получили ваш адрес электронной почты

Каждый раз, когда кто-то обращается к вам с просьбой о помощи, вы должны сообщить ему, что получили его письмо.Это избавляет от беспокойства: «Они получили мое электронное письмо? Отправить еще раз? »

Плохой ответ

Привет!

Мы только что получили ваш запрос. Мы свяжемся с вами по поводу вашего заказа в ближайшее время. Для вашего сведения, номер вашего обращения в службу поддержки — 1234567. Включите его в любую будущую корреспонденцию, которую вы можете отправлять.

— Команда разработчиков приложений

Примечания:

• Вы когда-нибудь слышали слово «спасибо»?
• Слова «запрос» и «переписка» слишком формальны — если вы не пишете королеве Англии, вы можете их использовать.
• Вместо того, чтобы заставлять клиента беспокоиться о номерах билетов, дайте им знать, что они могут просто ответить на это электронное письмо, чтобы обновить свой билет.
• Персонализируйте это! Даже если вы работаете в большой команде поддержки, отправьте электронное письмо как от своего главного представителя службы поддержки. Все, что угодно, кроме общей «команды».

Хорошая реакция

Привет!

Спасибо за ваш заказ у нас! Это автоматическое электронное письмо, просто чтобы вы знали, что я получил вашу электронную почту. Я скоро отвечу тебе.

Спасибо!

Чейз Клемонс
Служба поддержки клиентов

2. Запросы функций, над которыми вы не работаете

Каждая команда получает запросы на функции. Если вы не работаете над этим активно, скажите об этом заказчику. Будьте максимально честны с ними, чтобы они могли решить, нужно ли им переходить в другое приложение.

Пример запроса

Здравствуйте, поддержка!

Я искал эту функцию и не смог ее найти. У тебя есть это? Если нет, не могли бы вы добавить его в свой список запросов функций?

— Джон Доу

Плохой ответ

Привет!

Благодарим за отправку запроса на добавление функции.Каждый день мы получаем множество запросов, поэтому не можем ответить на каждый из них. Но знайте, что мы читаем каждую из них.

Не стесняйтесь сообщать нам, если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.

— Команда разработчиков приложений

Примечания:

• Спасибо им за то, что они использовали ваше приложение и их идею, а не только за то, что они «отправили» его, что здесь довольно странное слово.
• Они, вероятно, не читают «каждую» электронную почту с характеристиками. Выбросьте эту фразу, потому что она, вероятно, ложь.
• Последний абзац снова кажется формальным. Оживите финал!

Хорошая реакция

Привет, Джон!

Спасибо за использование нашего приложения!

Мы еще не добавили в него {FEATURE}. Но я считаю, что это отличная идея! Имея его, определенно {ВСТАВЬТЕ ПРИЧИНУ, ПОЧЕМУ ЭТО БУДЕТ КЛАССНОЙ}.

В настоящее время мы не работаем над этим, но я расскажу об этом команде и посмотрю, что они думают.

Если у вас есть другие вопросы, просто дайте мне знать, и я буду рад помочь.И желаю вам фантастического вторника!

Чейз Клемонс
Служба поддержки клиентов

3. Запросы функций, которые вы

Поскольку вы знаете, что ваша команда работает над этим, сообщите об этом клиенту. Даже если у вас нет графика для этого, клиенту понравится, что вы работаете над этой новой функцией.

Пример запроса

Здравствуйте, служба поддержки!

Я искал эту функцию и не смог ее найти. У тебя есть это? Если нет, не могли бы вы добавить его в свой список запросов функций?

— Джон Доу

Плохой ответ

Привет!

Благодарим за отправку запроса на добавление функции.Каждый день мы получаем множество запросов, поэтому не можем ответить на каждый из них. Но знайте, что мы читаем каждую из них.

Не стесняйтесь сообщать нам, если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.

— Команда разработчиков

Примечания:

То же, что и в последнем электронном письме с запросом функции.

Хороший отклик

Привет, Джон!

Спасибо за использование нашего приложения!

Мы еще не добавили в него {FEATURE}. Но я считаю, что это отличная идея! На самом деле нам настолько понравилась эта идея, что мы начали над ней работать совсем недавно.У меня еще нет информации о расчетном времени прибытия от разработчиков, но, судя по их последнему обновлению, я бы сказал, что мы близки к его запуску.

Если у вас есть другие вопросы, просто дайте мне знать, и я буду рад помочь. И желаю вам фантастического вторника!

Chase Clemons
Служба поддержки клиентов

4. Проблемы с самим браузером

Часто нестабильное поведение будет исходить от самого браузера: мошенническое расширение, что-то зависло в кеше, кто знает. Вот как заставить их это прояснить.

Пример запроса

Здравствуйте, служба поддержки!

Мой браузер неправильно отображает форматирование вашего веб-сайта. Похоже, все цвета, фон и шрифты удалены. Есть идеи, что происходит?

— Джон Доу

Плохой ответ

Здравствуйте!

Обычно, когда это происходит, в вашем браузере зависают поврежденные данные. Можете ли вы попробовать жесткое обновление и очистить кеш? Это должно исправить.

Сообщите мне, если это не поможет.

— Команда разработчиков

Примечания:

• Вы знаете их имя. Используй это!
• Поврежденные данные, резкое обновление, очистить кеш? Избегайте сложных формулировок.
• Обязательно включите четкие инструкции о том, как они это делают в своем собственном браузере. Ссылка на страницу поддержки, на которой перечислены различные способы, работает лучше всего здесь

Хорошая реакция

Привет, Джейн!

Однозначно странно! Я думаю, что в вашем браузере зависли какие-то ненадежные данные.Можете ли вы попробовать очистить кеш, файлы cookie и перезапустить его? Звучит устрашающе, но у меня есть несколько руководств, которые помогут вам в этом: {добавьте ссылки на инструкции}.

Если после этого ничего не получится, можете ли вы попробовать другой браузер? Это поможет мне исключить / исключить браузер как виновника.

Если это не сработает или у вас возникнут дополнительные вопросы, просто дайте мне знать, и я буду рад помочь!

Chase Clemons
Служба поддержки клиентов

5. Расширения на пути

При таком количестве расширений браузера, сколько существует, иногда одно из них будет мешать вашему приложению.

Пример запроса

Hi Support,

Мой браузер неправильно отображает форматирование вашего приложения. Похоже, все цвета, фон и шрифты удалены. Есть идеи, что происходит? Единственное, что я сделал сегодня утром, — обновил расширение, которое использую.

— Кристофер

Плохой ответ

Здравствуйте!

Похоже, это как-то связано с тем расширением браузера, которое вы используете. Вам нужно поговорить с командой, которая стоит за этим, чтобы понять, почему.

Сообщите мне, если это не поможет.

— Команда разработчиков приложений

Примечания:

• Не перекладывайте ответственность на команду с расширением. По крайней мере, помогите где можете.

Хорошая реакция

Привет, Кристофер!

Прошу прощения за проблемы с форматированием! Поскольку это произошло только после этого расширения, вероятно, что-то с этим связано. Можете ли вы попробовать отключить его и сообщить, будет ли он работать снова после этого? Если это расширение является виновником, я напишу их команде разработчиков по электронной почте и посмотрю, как мы можем решить эту проблему.

Спасибо!

Chase Clemons
Служба поддержки клиентов

6. Поддержка только определенных браузеров

По мере того, как браузеры становятся все лучше и лучше, ваша команда начнет отказываться от поддержки старых. Просто объясните почему и предложите покупателю перейти на последнюю версию. Это в их интересах и в ваших интересах.

Пример запроса

Привет!

Мне было предложено обновить браузер с Internet Explorer 8 до 9. Я бы не стал этого делать. Есть ли способ обойти эти совместимые браузеры?

— Боб Смит

Плохой ответ

Привет, мистер.Smith,

Для оптимальной работы вам понадобится IE9, а не текущий браузер. Приносим извинения за возможные неудобства.

Пожалуйста, ответьте на любые вопросы, которые могут у вас возникнуть.

Примечания:

• Объясните, почему вы поддерживаете только определенные браузеры. Но не забудьте объяснить это так, чтобы они могли понять.
• Держитесь подальше от фразы «неудобство». Прямо сейчас они не могут получить доступ к вашему приложению, потому что у них более старая версия браузера.Это не просто неудобно, это реальная проблема. Это похоже на то, что тебя заперли в машине.

Хорошая реакция

Привет, Боб!

Спасибо за проверку моего приложения!

Наше приложение было создано для поддержки современных браузеров, поэтому мы отказались от поддержки некоторых из них — оно просто не может обеспечить такой же опыт работы в Интернете, как другие браузеры. Поддержка этих старых браузеров будет означать, что мы не сможем оптимизировать наши интерфейсы или улучшить взаимодействие с клиентами в наших приложениях — это будет означать более медленный прогресс, меньший прогресс, а в некоторых местах и ​​отсутствие прогресса.Мы хотели убедиться, что у подавляющего большинства наших клиентов впечатления от них будут наилучшими, поэтому поддержка их сдерживала бы нас.

Вы можете проверить эти совместимые браузеры по ссылке здесь: {insert link}.

Если у вас есть другие вопросы, просто дайте мне знать, и я буду рад помочь. И хорошей среды!

Chase Clemons
Служба поддержки клиентов

7. Аннулирование учетной записи

Клиенты неизбежно забудут закрыть свою учетную запись до начала следующего цикла выставления счетов.Вы захотите отменить его и получить возмещение сразу всем.

Пример запроса

Привет!

Я забыл вовремя отменить свой пакет услуг кабельного / интернет-подключения до оплаты за этот месяц. Вы можете отменить это для меня?

— Джек Д.

Плохой ответ

Здравствуйте,

Вы сможете закрыть свою учетную запись, войдя в систему и перейдя на свою информационную страницу. Вверху страницы есть ссылка для отмены.

Если в будущем возникнут вопросы, ответьте на это письмо.

Примечания:

• Они закрывают свою учетную запись, и вы хотите, чтобы они вернулись и выполнили еще несколько шагов? Просто сделай это за них, иначе они уйдут в более выгодных условиях.
• Не забудьте указать, что вы возвращаете их оплату.

Хорошая реакция

Привет, Боб!

Извините за эту плату! Я аннулировал ваш аккаунт и получил возмещение. Вы должны увидеть это возмещение в своей выписке в течение нескольких дней.

Если у Вас есть другие вопросы, ответьте на это письмо, и я буду рад помочь. И хороших выходных!

Chase Clemons
Служба поддержки клиентов

8. Получение traceroute

Запрашивать traceroute для клиентов, чтобы узнать, достигают ли они вашего сервера, может быть страшно. Это техническая вещь, которой многие клиенты будут напуганы. Стремитесь сделать его максимально безболезненным.

Пример запроса

Привет!

Сегодня утром мне не удалось получить доступ к своему аккаунту.Как будто сайт не работает с моей стороны. У вас возникли проблемы с сетью?

— Билл Джонсон

Плохой ответ

Здравствуйте,

Прошу прощения за неудобства. Можете ли вы выполнить трассировку маршрута к своей учетной записи, чтобы узнать, можете ли вы связаться с серверами через подключение к сети Интернет? Это поможет нашим программистам увидеть, в чем может быть проблема.

— Bad App Team

Примечания:

• Снова повторяется фраза «неудобства».Просто никогда не используйте это.
• Traceroutes может напугать клиента. Расскажите им, как это сделать.
• Спасибо им за помощь в этом. Их активное вовлечение в выяснение того, что происходит, имеет большое значение.

Хорошая реакция

Привет, Билл!

Прошу прощения за проблемы с доступом! С моей стороны, с вашим аккаунтом приложение выглядит хорошо. Можете ли вы выполнить трассировку, чтобы помочь мне разобраться в этом? Я знаю, что это может показаться устрашающим техническим инструментом, но я расскажу вам о нем.

Вот шаги для этого traceroute:

Для Windows:

1. Перейдите в Пуск (кнопка запуска в левом нижнем углу рабочего стола)
2. Выберите «Выполнить»
3. Тип: «cmd» (без кавычек)
4. Должно появиться приглашение DOS. Оказавшись там, введите: «tracertmyapp.supportops.co» (без кавычек и включая ваш субдомен).

Для Mac:

Откройте Network Utility из папки Utilities, выберите вкладку Traceroute и введите «myapp.supportops.co »(без кавычек и включая ваш субдомен) и нажмите кнопку трассировки.

Завершение трассировки может занять несколько минут. Результатом будет серия текстовых сообщений, показывающих переходы с вашего компьютера на наш сервер. Скопируйте этот вывод и отправьте мне в ответе на это электронное письмо. Я попрошу наших программистов посмотреть, что происходит.

Спасибо за помощь!

Chase Clemons
Служба поддержки клиентов

9. Электронная почта заблокирована брандмауэром

Если клиент находится за довольно строгим брандмауэром, уведомления по электронной почте из вашего приложения могут быть заблокированы.Вот как заставить их проверить.

Пример запроса

Привет,

Я больше не получаю уведомления по электронной почте от нашего форума. Есть идеи, что происходит?

— Лиза

Плохой ответ

Здравствуйте, Лиза,

Следуйте этим советам, чтобы устранить проблему:

1. Убедитесь, что вы не изменили настройки уведомлений.
2. Проверьте свой фильтр спама или нежелательной почты, чтобы убедиться, что письма, приходящие от нас, не помещаются в эту папку.Если да, обязательно добавьте наш домен электронной почты в список надежных отправителей своей учетной записи.
3. Если вы по-прежнему не получаете от нас электронные письма, обратитесь к своему интернет-провайдеру, чтобы убедиться, что он не блокирует исходящий от нас почтовый трафик.

Если проблема не исчезнет, ​​дайте мне знать.

— Команда форума

Примечания:

• Во-первых, не пишите как робот. Но я думаю, вы знали, что это звучит так, как будто это написал робот.
• Давайте, дайте им IP-адреса с инструкциями по передаче их ИТ-отделу. Это будет иметь большое значение, и ИТ-специалисты могут позаботиться о том, чтобы ничего не блокировать с этого адреса.
• Если ничего из этого не работает, проверьте журналы электронной почты и посмотрите, правильно ли вы отправляете эти электронные письма. Любые журналы, которые вы можете предоставить ИТ-команде, помогут.

Хорошая реакция

Привет, Лиза!

Прошу прощения за проблемы с электронной почтой!

Не могли бы вы проверить, что супортопс.co находится в белом списке вашего почтового сервера? Иногда электронные уведомления нашего форума попадают в спам-фильтры на уровне сервера. Домен и IP-адрес, с которого отправляются электронные письма: {ВСТАВЬТЕ ДОМЕН / IP-АДРЕС ЗДЕСЬ}.

Если вы пришлете мне ссылку на сообщение для уведомлений, которые вы не получали, но должны были получать, я с удовольствием просмотрю наши журналы электронной почты и точно узнаю, куда пришло это письмо. Это поможет вашей ИТ-команде понять, к чему все идет.

Спасибо!

Чейз Клемонс
Служба поддержки клиентов

10.Только онлайн

Клиенты будут спрашивать об использовании вашего приложения, когда они находятся в самолете или в глуши без доступа к Интернету.

Пример запроса

Здравствуйте,

Доступно ли приложение для кабельного телевидения только при подключении к Интернету? Что происходит, когда я не могу подключиться к сети?

— Джеймс Би

Плохой ответ

Здравствуйте,

Наше приложение онлайн только в данный момент. Приносим извинения за доставленные неудобства!

Если в будущем возникнут вопросы, ответьте на это письмо.

— App Team

Примечания:

• Арг, это снова та фраза «неудобства»!
• Прояви немного сочувствия. Не просто отправляйте их по электронной почте.

Хорошая реакция

Привет, Джеймс!

В настоящее время вы можете смотреть шоу только при подключении к Интернету. Я знаю, временами это может быть отстой. По выходным у меня нет доступа в Интернет, поэтому я чувствую вашу боль от пропуска шоу. Я очень стараюсь выбрать вариант загрузки эпизода, так что, надеюсь, мы скоро что-нибудь получим!

Если у Вас есть другие вопросы, ответьте на это письмо, и я буду рад помочь.И хороших выходных!

Chase Clemons
Служба поддержки клиентов

11. Критика со стороны клиентов

У вас всегда будет несколько писем от клиентов о том, что вы делаете неправильно. У некоторых есть конкретика, некоторые — расплывчаты. Вот лучший способ подойти к ним.

Пример запроса

Ваша телефонная служба — отстой.

— Эрин

Плохой ответ

Здравствуйте,

Приносим извинения за неудобства, связанные с нашей телефонной службой. Что конкретно у вас не работало? Я передам его остальной команде.

— Служба поддержки клиентов

Примечания:

• Извините. Вы здесь, чтобы помогать людям, а не злить их плохим началом письма.
• Узнай, что им нравится, а что нет. Это поможет вам узнать, как они используют ваш сервис. И это напомнит покупателю о том, что им в вас нравится.

Хорошая реакция

Привет, Эрин!

Мне очень жаль, что вы не нашли нашу услугу полезной! Что вам в нем нравится, а что не нравится? Я буду более чем счастлив увидеть, чем мы можем помочь.

Chase Clemons
Служба поддержки клиентов

12. Обойтись без отдела продаж

Ваша команда небольшая, и на самом деле нет причин или денег для найма специальной группы продаж. Крупные клиенты ожидают, что у вас он будет, но вот как вы можете помочь им без него.

Пример запроса

Привет,

Я ищу ваши услуги для всей моей компании. Есть ли у вас какие-нибудь торговые представители, которые могут помочь мне в этом?

— Холли

Плохой ответ

Привет,

Спасибо за то, что посмотрели на наши услуги для своей команды! У нас нет таких торговых представителей, но наш веб-сайт должен ответить на любые ваши вопросы.Если вы найдете там что-то, на что не ответили, дайте мне знать.

— Служба поддержки клиентов

Примечания:

• Группа поддержки — это группа продаж. Вы должны быть готовы ответить на любой вопрос покупателя.
• Будьте гибкими в том, как клиент хочет с вами разговаривать.
• Будьте взволнованы и благодарны, что они проверяют вашу команду. Это волнение может иметь большое значение для покупателя.

Хорошая реакция

Привет, Холли!

Это круто! Я надеюсь, что мы сможем стать отличным инструментом для вашей компании.У нас нет такого специализированного торгового представителя, поскольку мы такая маленькая команда. Но я буду более чем счастлив ответить на любые ваши вопросы. Мы можем сделать это по электронной почте, или, если у вас есть свободное время, я могу позвонить вам. Просто дайте мне знать, что лучше всего подходит для вас.

И еще раз спасибо за ознакомление с нашим инструментом для своей команды!

Чейз Клемонс
Служба поддержки клиентов

13. Поблагодарить

Если вы сделаете свою работу правильно, все заявки будут разрешены в конце.Не оставляйте клиентов без ответа, чтобы закончить дело.

Пример запроса

Привет!

Последний шаг сделал свое дело. Спасибо, что разобрались!

— Стив Грифтон

Плохой ответ

Привет, Стив,

Рад, что мы смогли решить эту проблему. Пожалуйста, напишите ответ, если у вас возникнут вопросы в будущем.

— Команда разработчиков приложений

Примечания:

• Это корпоративный робот, который снова пишет электронные письма.
• Удачи. Оставьте им что-нибудь запоминающееся. Вызывайте улыбку на их лица.

Хорошая реакция

Привет, Стив!

Отлично! Рад, что это исправили.

Просто помните, если вам понадобится помощь, мы всегда на связи. (Ну, помогите с нашим приложением. Я понятия не имею о хороших местах для отдыха на Аляске.)

Чейз Клемонс
Служба поддержки клиентов

14. Используйте приложение, чтобы ускорить ввод текста

Со всеми этими электронными письмами вы не не хочу их запоминать или копировать / вставлять из какого-то списка.Помните, я сказал, что помогу вам быстрее отвечать на электронные письма, а не просто добавлю к этому больше шагов.

Заманчиво отправлять автоматические стандартные ответы на некоторые запросы. Не надо. Это безлично. Это лишает клиента доверия к вам. Это разрушает и без того хрупкие отношения. Они в разгаре кризиса, и вы даже не прочитали их электронную почту, но все равно автоматически отправили ответ.

Правило фрагмента: никогда не используйте автоматические шаблоны ответов.

Они не работают, никогда не работали и никогда не будут работать.

Но, как и у всех хороших математических правил, у этого есть следствие. Вы МОЖЕТЕ использовать предустановленные фрагменты, чтобы ускорить ответы.

Например, это может быть проект, над которым ваша команда активно работает. Но вы можете получать 15-20 писем каждый день с вопросами об этой опции, инструменте, функции и т. Д. Конечно, я мог бы повторно набирать каждое письмо клиенту. Но это напрасная трата времени клиента и моего времени. Им просто нужен ответ.

Введите сохраненные ответы.

Сохраненные ответы Help Scout позволяют сохранять ответы на часто задаваемые вопросы и вставлять их в ответы по электронной почте всего за пару кликов.Перед отправкой вы можете настроить имя и добавить еще несколько вещей, например «Go Tigers», если они фанаты Auburn. Когда он будет готов, отправьте его и переходите к следующему билету.

Сохраненные ответы позволяют работать намного быстрее, чем раньше. Электронный билет об этом проекте из прошлого занимает всего около десяти секунд от начала до конца. Это намного лучше, чем пять минут, которые у вас ушли на то, чтобы найти нужную информацию и снова набрать ее. Намного лучше, чем даже тридцать секунд поиска его в списке, а затем выбора копирования / вставки.

При использовании шаблонов автоматических электронных писем их никто, кроме компьютера, никогда не читает. Это неправильно … так совершенно неправильно.

С сохраненными ответами человек фактически читает электронное письмо, понимает, что происходит, а затем отвечает быстрее, чем ему приходится составлять письмо с нуля.

Подумайте, насколько вы сможете стать быстрее, если начнете использовать сохраненные ответы.

15. Несколько советов и уловок в последнюю минуту

Прежде чем мы закончим, я хочу дать вам несколько советов и уловок, которые вы можете использовать для каждого написанного вами электронного письма.

• Используйте их имя! Покупатели любят, когда вы говорите «Привет, Боб!» а не просто обычное «Привет» или «Привет».
• Обязательно поблагодарите за использование вашего приложения. Обычно есть много вариантов, и ваш клиент выбрал вас. По крайней мере, скажи спасибо и серьезно.
• Говорите, как они. Не используйте официальную письменность или слова, которые вы бы не использовали в реальной жизни. Пишите так, как если бы вы написали другу.
• Царят короткие простые предложения. Разбивайте длинные абзацы на удобные для чтения. Они читают электронную почту, а не роман.
• Для запросов функций повторите их идею и относитесь к ней, если можете. Это показывает им, что вы действительно прочитали их электронную почту, а не просто пропустили ее.
• Если можете, расскажите им о новых функциях. Это показывает, что ваша команда всегда работает над вашим приложением.
• Закройте сообщение электронной почты, выделив его. «С пятницей!» или другая строка с датой, чтобы они знали, что вы пишете электронное письмо в этот день.Если вы видите, что у них есть адрес электронной почты auburn.edu, добавьте сообщение «Вперед, тигры!» или другой лакомый кусочек.

Вот и все

У вас есть мои лучшие электронные письма, которые я использую для большинства клиентов, с которыми общаюсь.

С этими электронными письмами вы будете работать быстрее, а вашим клиентам понравятся письма, которые они получают от вас.

И что теперь?

Не копируйте / вставляйте мои электронные письма в свою коллекцию ответов. Если вы это сделаете, вы не будете звучать как вы. В конечном итоге ты будешь походить на меня.

Вместо этого посмотрите, как я закончил писать эти электронные письма.

В колледже у меня был курс политики и письма. Мой профессор дал нам четыре эссе для изучения в первом классе — два довольно ужасно написанных и два выдающихся. Затем мы поговорили о том, что их отличает: ошибки от плохих, правильные фразы и тон от лучших.

Это идея, которую я имел в виду, когда писал это. Я хотел, чтобы вы видели плохие примеры и учились на них.Я хотел, чтобы вы лучше видели электронные письма и учились на них. Не для прямой копии, а для того, чтобы увидеть, что входит в отличное электронное письмо для клиента.

Делайте заметки из каждого электронного письма и напишите свое собственное. Таким образом, когда покупатель получит это от вас, это будет действительно похоже на вас.

Спасибо за то, что написали более качественные электронные письма.

В копию или нет? Это вопрос

Вы знаете, когда копировать людей в отправляемых вами электронных письмах? Или вы копируете группу людей и надеетесь никого не обидеть? Этот пост уменьшит ваши сомнения по поводу cc.

Копировать или нет? Чтобы ответить на этот вопрос, помните, что ваша цель включения других в строку «Копия» — информировать людей, которые должны или должны иметь отправляемую вами информацию. Этим людям не нужно ничего ДЕЛАТЬ в ответ на электронное письмо. Им нужно только знать об этом. Включайте в строку «Копия» только тех, кому нужно быть в курсе.

Но подождите, есть еще над чем подумать. Прежде чем вы включите своего руководителя и членов вашей команды — которые могут захотеть быть в информационном цикле — осознайте, что их отправка в электронное письмо, вероятно, заставит любого, кто ответит на ваше электронное письмо, также сделать копию им.Нужны ли все эти электронные письма вашему руководителю и членам команды? Если нет, не привязывайте их к переписке по электронной почте.

Ниже приведены часто задаваемые вопросы с предложениями.

Вопрос 1. Если я не отправлю копию своему руководителю или членам команды, как я могу держать их в курсе?
Ответ: Подумайте, сколько информации нужно этим людям. Допустим, ваша цепочка писем будет посвящена ошибкам в новом выпуске программного обеспечения. Если вашему руководителю не нужна постоянная переписка по электронной почте, просто отправьте ему сводное электронное письмо или периодические обновления.То же самое и с членами вашей команды: если им понадобятся сотни писем, которые могут быть прикреплены к этой цепочке, сделайте им копию. В противном случае просто обновите их по мере необходимости.

Вопрос 2: Если я получаю электронное письмо, в котором копируются люди, должен ли я отвечать всем?
Ответ: Если вы знаете других людей и понимаете, почему они включены, конечно, сделайте им копию. Но если вы не знаете людей или причину, по которой они включены, не создавайте им копию (если только протокол электронной почты вашей организации не отличается).Человек, отправивший исходное сообщение, может при необходимости переслать ваше письмо.

Это не ваша работа — слепо отвечать незнакомцам. Человек, отправляющий электронное письмо, должен сказать: «Пожалуйста, ответьте всем» или «Пожалуйста, отвечайте только мне». Автор должен также объяснить, почему люди находятся в строке Cc или добавляются к ней. Например: «Я отказываюсь от Билла Дэвиса, потому что он присоединился к группе. Пожалуйста, скопируйте его в свой ответ ».

Вопрос 3: Если я хочу, чтобы мой директор знал, что я справился с ситуацией, не следует ли мне скопировать ее на свой адрес электронной почты? Но тогда как мне удержать других от ответа и ей?
Ответ: Включите вашего директора в строку скрытой копии, и другие не смогут ей ответить.Если вы обеспокоены тем, что она (получившая скрытую копию) может ошибочно ответить всем и завязать разговор, просто отправьте ей свое электронное письмо с объяснением из одного предложения.

Вопрос 5: Мой босс хочет, чтобы его копировали в каждом электронном письме, которое я отправляю клиентам. Это стандартная практика? Вроде неловко.
Ответ: Это нестандартная практика, и у такого поведения есть несколько недостатков: это может показаться клиентам, что вы являетесь младшим сотрудником, за которым необходимо внимательно следить; заставить клиентов думать, что они должны обращаться к нему, а не к вам; вовлекать его даже в самые мелкие, наименее важные обмены мнениями; и побудите его контролировать взаимодействие с вашим клиентом на микроуровне.

Спросите своего начальника, отвечает ли отправка ему обновлений клиентов его потребностям. Другой вариант — переслать ему все важные электронные письма, чтобы он был в курсе того, что происходит.

Вопрос 6: Существуют ли очевидные обстоятельства, при которых мне НЕ следует копировать?
Ответ: Помните это важное правило: копируйте людей только тогда, когда они должны или должны иметь информацию. Обычные электронные письма, которые обычно не должны содержать копии, — это благодарности, прямые ответы «да» или «нет» (если только каждый не должен знать ваш ответ), краткие комплименты и ответы «я не знаю».Кроме того, не копируйте людей в конструктивных отзывах, отказах или напоминаниях — сообщениях, которые могут смутить человека, чье имя указано в строке «Кому».

Вопрос 7: Я погребен в копиях писем, которые мне не нужны. Как я могу побудить людей реже копировать меня, не заставляя их думать, что мне все равно, над чем они работают?
Ответ: Если электронные письма отправляют люди из вашей рабочей группы, почему бы не провести групповое собрание для обсуждения ваших стандартов электронной почты? Вместе вы сможете найти отличные способы повысить эффективность использования ccs.

Вместе с людьми, не входящими в вашу рабочую группу, проверьте, можете ли вы удалить себя из списков рассылки, в которых нет необходимости. Например, возможно, вы получаете копии всех происшествий, связанных с безопасностью, когда безопасность не является вашей текущей работой. Или, может быть, вы включены в повторяющиеся списки. Кроме того, вы можете отправить электронное письмо, в котором вы ответите на все это: «Спасибо, что включили меня. На данный момент мне не нужно участвовать в продолжающемся обсуждении. Не могли бы вы удалить меня из списка копий, но проинформировать меня о решении группы? » Если вы имеете дело с одним человеком, напишите: «Меня не нужно копировать в этом обычном общении.Но если вы чувствуете, что мне нужно знать о конкретной ситуации, отправьте мне копию ».

Копировать или нет? Какие у вас вопросы и предложения?

Ознакомьтесь с рекомендациями для скрытой копии в сообщении блога «Скрытая копия: используйте с осторожностью».

Lynn
Обучение синтаксису