Клинбиз | Клининговая компания в Нижнем Новгороде | Цены на клининговые услуги и уборку

50 золотых правил деловой переписки + чек-лист — Студия Дениса Каплунова

04.06.2014

Автор: Денис Каплунов

8694

Письмо, которое вы отправляете от своего имени (или от имени своей компании) — это «точка контакта», формирующая впечатление. Вот и думайте сами, какое впечатление вы желаете о себе сформировать, и что для этого делаете.

Эта статья уже давно напрашивалась. И чем чаще мы в своей работе сталкиваемся с проектами по деловой переписке (например, разработка типовых шаблонов писем), понимаем, что очень мало людей и компаний обращают внимание на (казалось бы) мелочи, имеющие печальные последствия.

В деловой переписке «спрашивают» за каждое слово. Официальное письмо — это документ, а не просто текст.

Существуют разные формы писем деловой переписки. Сейчас мы поговорим о печатных письмах. Думаю, в следующий раз я подготовлю отдельный материал по тонкостям деловой email-переписки, потому что там есть свои специфические моменты.

Перед вами — статья, вошедшая в материалы моей новой книги «Бизнес-копирайтинг», над которой я сейчас очень плотно и тщательно работаю. Желаем приятного чтения и полезного внедрения.

Итак, встречайте 50 золотых правил деловой переписки:

 

1. Письмо должно отправляться на официальном бланке.
2. Официальные письма не должны быть «креативными».
3. В шапке письма указывайте не только логотип и название компании, но и реквизиты (почтовые — всегда, платежные — при необходимости).
4. Письмо должно иметь четкую и точную дату.
5. Соблюдайте правило «одно письмо — один информационный повод».
6. Исходящий номер приветствуется, особенно в «очень официальной» переписке.
7. Если ваше письмо является ответом на письмо получателя — об этом нужно указать в части с исходящим номером (например, «№ _______ от ________ в ответ на письмо № _____ от ________»).
8. Подбирайте хорошо читабельный шрифт, избегайте фрагментов текста в мелком шрифте при этом используйте стандартные шрифты, не занимайтесь экспериментами.
9. Всегда здоровайтесь в тексте с получателем письма.
10. Трижды проверяйте название компании, должность и ФИО получателя.
11. Никогда не используйте в тексте письма места для заполнения от руки (например  «Уважаемый ______________!»).
12. При обращении к получателю точно определяйте его пол, не нужно баловаться с вариантом в стиле «Уважаемый(ая)…».
13. Неформальное общение оставьте для личной переписки.
14. В деловых кругах принято отвечать на официальное письмо в течение 10 дней.
15. Написание слов прописными (заглавными) буквами в официальных документах — нетактичный поступок.
16. Восклицательный знак — враг официальной деловой переписки.
17. К конкретному человеку принято обращаться на «Вы», а не на «вы».
18. Даже если получатель — ваш хороший друг, в официальной переписке не принято показывать «панибратство».
19. Если ваше письмо — ответ на другое письмо, упомяните об этом в самом начале.
20. Длинные письма никто читать не любит; если вам нужно отправить большой объем информации — используйте формат: основной текст  (не больше 1,5 страницы) + приложения.
21. Не пишите в следующих тонах — излишне уверенный, приказной, умоляющий и угрожающий.
22. Приветствуется краткий заголовок в начале текста письма (перед обращением и приветствием), сообщающий вкратце цель письма.
23. Классическая структура любого письма предусматривает три элемента: вводная часть (причины и цель письма), основная часть (суть и главная мысль обращения), заключительная часть (указания, выводы, просьбы, предложения, информация о желаемом действии и т.д.).
24. Никто не запрещает в деловом письме использовать подзаголовки, четко выделяющие структуру письма.
25. Пишите так, чтобы абзац не превышал 4-5 строк.
26. Используйте широкие поля, не сильно большой разрыв между строками, между абзацами — «красную строку» или пустую строку.
27. Перечисления оформляйте в нумерованные и маркированные списки.
28. В печатной официальной переписке не используйте интернет-сленг (типа «Доброго времени суток») и не украшайте его смайликами.
29. В деловых официальных письмах нет места следующим «штучкам»: жаргонизмы, народный сленг, анекдоты (впрочем, любой юмор), пословицы, афоризмы и метафоры.
30. Старайтесь минимизировать количество слов иностранного происхождения — заменяйте их русскими синонимами.
31. Аккуратней с аббревиатурами и сокращениями — они должны быть понятны для получателя.
32. Важную мысль текста выделяйте (полужирный шрифт или подчеркивание) — желательно этим в письме не злоупотреблять.
33. Если вы отвечаете на конкретное письмо, можете цитировать отправителя в своем ответе — это поможет ему вспомнить важные моменты.
34. Никогда не делитесь в письме деликатной информацией — помните, текст случайно может оказаться в руках человека, которому не адресован.
35. Используйте три варианта изложения в письмах — от общего к частному, от частного к общему и хронологический порядок.
36. В конце письма указывайте свою контактную информацию — указывайте данные, по которым вы быстро отвечаете.
37. Не употребляйте в завершающей стадии слова и фразы, которые можно посчитать манипуляциями («надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «заранее спасибо за ответ», «будем ждать вашего ответного письма» и т. д.).
38. В деловой переписке не принято использовать постскриптум.
39. Внимательно проверьте документ на опечатки и ошибки — грустно будет, если маленькая неосторожность будет иметь печальные последствия.
40. Подписывайте текст от имени первых лиц компании (уполномоченных его подписывать).
41. Подпись должна быть «мокрой», никакого факсимиле — и лучше подпишите его синей ручкой: на фоне печатного черного текста она будет смотреться достоверно.
42. Официальное письмо желательно скреплять мокрой печатью (даже если при наличии текста на официальном бланке по законодательству этого не требуется).
43. Нумерация страниц осуществляется в нижнем правом углу.
44. Если к вашему письму имеются приложения — сообщайте о них в главном тексте и обязательно используйте в приложениях названия и точную нумерацию.
45. Распечатывайте документ на хорошей плотной бумаге.
46. Официальные письма распечатываются только на бумаге формата А4; даже если они краткие и запросто помещаются в формате А5 — распечатывайте на А4.
47. Убедитесь, что в принтере достаточно краски для четкой печати — ваше письмо не должно содержать размытость, следы от печати и прочие визуальные признаки неряшливости.
48. Не лишним будем с помощью скрепки присоединить к письму свою визитную карточку, только не забудьте загнуть ее правый верхний уголок — это подскажет, что визитка оставлена лично вами.
49. Маленькая хитрость — вложите документ в фирменный «файлик», так вы сможете к «файлику» приклеить какую-то стороннюю важную информацию; более того, мало кто вообще использует «файл» в конвертах, это покажет вашу заботу.
50. Еще одна маленькая хитрость — попробуйте важное письмо написать «от руки»: гарантируем, вы произведете очень серьезное впечатление, и получатель внимательно ознакомится со всем письмом, а также будет его ставить в пример.

И последнее — поднимите письма, которые вы получали от других людей (компаний). Изучите их и обратите внимание на моменты, которые лично у вас вызвали негодование. Старайтесь в своих письмах не использовать такие шероховатости. Если вас интересуют виды писем деловой переписки, они перечислены в описании предоставляемых нами услуг.

При перепосте этой статьи просим указывать ссылку на первоисточник. Это наш официальный документ в электронном виде. Если он «один в один» появится от вашего имени (имени компании, сообщества и т.д.) — подумайте, какое он тогда сформирует о вас впечатление…

И маленький бонус для тех, кто внимательно читал эту статью. Предлагаем вам ее в PDF-формате, чтобы вы смогли использовать этот материал в качестве чек-листа.

Качайте, распечатывайте и работайте!

Желаем, чтобы ваши новые письма помогали формировать серьезное впечатление и вызывать доверие.

И да, если вашей компании нужен пакет писем для официальной переписки (запросы, извещения, уведомления и т.д.) — мы готовы его для вас подготовить на самом высоком и серьезном уровне. Их можно будет смело отправить хоть Президенту.

P. S. Ваша Студия Дениса Каплунова — делиться «фишками» всегда готова.

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

«Заранее спасибо» – нужно ли и как это писать?

«Заранее спасибо» в общем-то новое в русском языке словосочетание. В просторечии оно уже достаточно устоялось, что вряд ли можно считать положительным явлением. В литературной речи отсутствует. Что ж, попробуем разобраться, когда как его нужно писать, раз уж кое-когда приходится, см. в конце.

Слитно в два слова

Выражение «заранее спасибо» состоит из обстоятельственного наречия времени «заранее» и вводного слова «спасибо». И то, и другое слова неизменяемые. Всё выражение правильно пишется в два слова, если нужно предварительно выразить благодарность за что-либо:

• «Заранее спасибо за помощь в строительстве».
• «Что бы вы мне ни подарили, заранее спасибо огромное».
• «Заранее вам спасибо за всё, чем вы мне поможете».

Постановка ударений зара́нее спаси́бо. Вариантов переноса нет, поскольку устойчивые выражения обозначают одно цельное понятие; перенос его «рвёт» и лишает смысла.

А стоит ли так писать?

Слово «спасибо» особенное, специфическое. О нём, кстати, есть отдельная статья.

Здесь же необходимо указать, что в контекст предварительного выражения благодарности оно входит, что называется, с большим скрипом (об этом тоже в статье по заранее). Гораздо уместнее будет употребление синонимов «благодарю», «благодарствую», «благодарен»/«благодарна»/«благодарны»/«благодарно», «признателен»/«признательна»:

• «Не откажите мне в моей просьбе, заранее признателен».
• «Заранее благодарствую за помощь в строительстве».
• «Что бы вы мне ни подарили, заранее от души благодарна».
• «Заранее благодарю вас за всё, чем вы мне поможете».
• «Наше шкодливое потомство заранее благодарно за любой недосмотр за ним».

Не правда ли, теперь эти предложения стали гораздо выразительнее и, не будем лицемерить, культурнее?

Примечание: «благодарствую» и «признателен» старинные выражения. По правилам хорошего тона «признателен» употребляется в обращении от мужчины к мужчине. Если же от женщины к мужчине или наоборот, то подразумевается, что никаких сугубо личных обязательств он/она на себя не берёт; «только по делу и ничего личного». Если же между женщиной и мужчиной уже есть или допускаются некие не деловые отношения (соседские, дружеские), то в обращении следовало писать «благодарствую».

В три слова раздельно

По примерам выше видно, что в «заранее спасибо/благодарю» можно вставлять другие слова. Но бывают случаи, когда при этом и всё выражение нужно писать раздельно – если вставить надо два или несколько слов, выражающих отдельное понятие, например:

• «За ранее оказанные мне услуги спасибо вам душевное».

Здесь сочетаются по смыслу три слова: предлог «за», также обстоятельственное наречие времени «ранее» и всё то же «спасибо». Постановка ударений дана в примере. Переносы – как если бы мы имели дело с отдельными словами. Заменять «спасибо» синонимами нет надобности, и так читается и звучит вполне гладко.

И ещё раз: стоит ли?

В теперешней нашей жизни слагаются, бывает, к великому сожалению, обстоятельства, когда имеет некоторый смысл употребить на письме «заранее спасибо». А именно: когда нужно, выражаясь языком мошенников-фармазонов, «закосить под сиротку» (простите за вынужденный цинизм).

Например:

• «Помогите пожалуйста, заранее спасибо».

Виной тому характерное, увы, для современности явление, которое можно назвать параноидальным бездушием.

Написать правильно:

• «Помогите пожалуйста, заранее благодарна (благодарен)»,

так адресат ещё, чего доброго, подумает – ага, выражается гладко, так, наверное, не очень-то и нуждается. И вообще, раз шибко грамотная (грамотный), так чего ж сама (сам) свои проблемы решить не может? Что-то тут не так… ну её (его), своя рубашка ближе к телу…

Винить в нарочитой безграмотности тех, кто действительно нуждается в помощи, грешно. Может быть, у них голова от безысходности кругом идёт, когда пишут. Будем всё же надеяться, что когда-нибудь жизнь наладится, вновь установятся нормальные отношения между людьми, и, как следствие, языки (не только и не столько русский) вернут себе былую гибкость и выразительность.

***

© ПишемПравильно.ру

Перечень академических источников, использовавшихся при подготовке материалов.

Правописание этих слов надо знать:

Проверить еще слово:

Как правильно писать выражение «заранее спасибо»?

заранее спасибо

за ранее спасибо

заранее, спасибо

Правильное написание словосочетания — «заранее спасибо». Оно состоит из двух разных слов: «заранее» и «спасибо».

Правило

Словосочетание «заранее спасибо» содержит два слова:

1. Наречие «заранее». Оно образовалось из приставки «за-» прилагательного «ранний». Наречия, образовавшиеся с помощью добавления приставки к прилагательному, пишутся слитно.
2. Междометие «спасибо». Оно не относится ни к самостоятельной, ни к служебной части речи. В основном это формулы речевого этикета.

Примеры

1. Заранее спасибо за помощь.
2. Мне хочется сказать вам заранее спасибо.
3. Нашедшему документы просьба позвонить по указанному телефону, заранее спасибо.

Есть исключение из данного правила. Если речь идет о благодарности за конкретно выполненное действие, то предлог «за» пишется отдельно. Например: за ранее созданный проект спасибо.

Нужна ли запятая?

Нужно ли ставить запятую перед словом «спасибо»? Нет, так как оно употребляется в роли существительного. Если же слово «спасибо» используется в роли этикетного, то наличие пунктуационных знаков зависит от эмоциональной окраски предложения.

Примеры

1. Я всегда говорю вам заранее (что?) спасибо.
2. Спасибо, я так вам благодарен!

«Заранее спасибо» — это расхожая фраза, выражающая заблаговременную благодарность в ответ на просьбу о помощи, оказании услуги. Данное словосочетание имеет стилистическую окраску разговорного стиля, поэтому не стоит использовать его в современной деловой переписке. «Заранее спасибо» может восприниматься негативно, даже оскорбительно. Есть два способа восприятия:

1. Как принуждение к действию. Человеку не оставили права на отказ от предлагаемого действия. Преждевременная благодарность вынуждает получателя письма соответствовать ей. Выражая отказ от навязываемого акта, человек чувствует неловкость.
2. Как отказ от необходимости благодарить после выполнения действия, ведь поблагодарили заранее.

В конце делового письма следует использовать такие фразы, как «Спасибо вам, что рассмотрели мою просьбу», «Я буду благодарен за любой отклик на мое предложение».

Как правильно пишется «заранее спасибо»

Правильно пишется: заранее спасибо

Заранее, за ранее или за раннее?

Оказывается, все три варианта верны. Нужно только знать несколько важных моментов в правописании этого слова:

1. Наречие «заранее» пишется слитно, если речь идёт о таких выражениях, как: «заранее спасибо», «заранее благодарю». Это значит, что слова благодарности поступают к адресату авансом, то есть до того, как он совершит какое-то полезное, доброе дело или пообещает выполнить просьбу:

— Игорь Иванович, вы не могли бы меня подменить на два часа в понедельник?
— Конечно. Без проблем.
— Ой, заранее спасибо (благодарю)!

В наречии «заранее» — «за» это приставка.
«Спасибо» — этикетное междометие, которое издавна пишется в одно слово (от древнерусского «спаси бог»).

2. «За ранее» — предлог с наречием

За ранее невыносимо тяжёлые условия труда ему выплатили компенсацию.

«За» в данном предложении — предлог, который относится к существительному «условия» (за условия). «Ранее невыносимо тяжёлые» можно убрать, и смысл предложения не изменится. «Ранее» — наречие; оно не несёт большой смысловой нагрузки в этой фразе.

3. Иногда в речи (устной и письменной) встречается следующие грамматические конструкции:

— Сейчас твоё творчество выдохлось, стало неинтересным… А вот за раннее — спасибо!

«Раннее» здесь прилагательное, которое пишется с двумя «нн». Оно выступает в качестве существительного (переход из одной части речи в другую) и является в предложении дополнением. Предлог «за» пишется раздельно (можно написать: «за талантливое раннее»). Очень интересный редкий пример.

Семантические свойства наречия «заранее»

1. Лексическое значение: до того, как запланировано; за некоторое время до случившегося.
2. Синонимы: загодя (устаревшее), наперёд (просторечное), заблаговременно (книжное), прежде, предварительно, ране (устаревшее), ранее, авансом.
3. Антонимы: после, впоследствии, опосля (просторечное), потом, позже.
4. Фразеология: заранее спасибо (благодарю) уже стало устойчивым, также часто в книжной речи употребляются выражения: заранее выбранная позиция, заранее созданные (заданные) условия, заранее выбранный маршрут.

Деловая переписка

Мы все отправляем десятки писем каждый день, привычно разбавляя текст смайлами, или придумывая оригинальную подпись в конце, чтобы скрасить рутину деловой переписки. И если негласные правила рунета понятны каждому, то в англоязычной среде не все так очевидно. Пусть эти советы помогут вам оперативно и грамотно составить business mail.

Адресность

Заранее выясните к кому конкретно адресовано ваше сообщение (Mr/Mrs/Ms) и должность адресата (CEO, CFO, CCO) или отдел (IT, production, R&D department). Если пишите впервые, лучше начинать Dear Sir/Madam, dear All — для гпуппы адресатов.

Не люблю, когда мне пишут Mrs или Madame. Если в подписи я ставлю Elena/Helen, значит, предпочитаю именно такое обращение. Думаю, это актуально для всех участников переписки.

Структурность

Разделяйте основные месседжи как абзацами, так и вводными фразами (firstly, secondly, further on, finally, as a result, moreover, in addition). Если вопросов много, нумеруйте их. Это упростит дальнейшую коммуникацию.

Аббревиатуры, сокращения и смайлики

Если это не первичный контакт, можете разбавить мейл смайлом. CAPS не рекомендую, ровно как и LOL.

Сокращения и аббревиатуры экономят наше время. Главное — правильно их использовать. Самые распространенные формы — AOB(Any Other Business), ASAP (As Soon As Possible), FYI (For Your Information).

Оперативность

Когда возникают ситуации, требующие оперативного ответа, пишу в мессенджеры или соц.сети. На Западе это воспринимается friendly. В смс допускаются такие формы — U (You), 2 (too/to), 8 (ate), R (are), 4 (for), Y (why). Также носители языка часто заменяют звуковое сочетание символами. На заметку: l%k (look), глаголы KNO (know), CHK (check) и союзы (BCZ-because). Но это касается только чатов в мессенджерах.

Менталитет

За годы накопленного опыта у меня отработаны лайфхаки по общению с иностранцами. Немцы очень обязательны. Здесь, как правило, нет проблем ни с ответами, ни с соблюдением DL. Испанцы, итальянцы никогда не отвечают вовремя. Советую перечислять задачи по пунктам, если хотите получить четкие ответы на вопросы. Французы предпочитают мейлы на родном языке. Если пишите на английском, выбирайте международные термины и общепринятые аббревиатуры.

Финал

Мейл можно закончить официально (best regards, wishes), или менее формально (sincerely, with gratitude) – решать вам. Не забудьте указывать skype/мобильный, если цените таймменеджмент. Good Luck!

10 самых распространенных деловых писем

Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи.

В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма. Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.

Письмо-запрос. В этом письме официально запрашиваются какая-либо информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса:

В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от 24.11.2014…

Продолжается описанием сути запроса

Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года.

В письме-запросе часто устанавливается срок

Информацию просим предоставить до 30.04.2015.

Образец письма-запроса>>

Письмо-ответ. Письмо-ответ — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так:

В ответ на ваш запрос…

В ответ на ваше письмо…

Затем идет изложение ответа

Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.

Образец письма-ответа>>

Письмо-просьба. Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться:

В связи со сложившейся ситуацией на производстве…

Продолжается описанием самой просьбы

Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.

Завершается письмо стандартными фразами

С уважением…,

Заранее благодарим за участие…,

С наилучшими пожеланиями….

Образец письма-просьбы>>

Письмо-благодарность. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.

Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств.

Завершается письмо фразами

С наилучшими пожеланиями…

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Надеемся на продолжение сотрудничества.

Образец письма-благодарности>>

Сопроводительное письмо. Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки.

Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2.

Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении:

Статистические данные на 2 л. в 1 экз.

Образец сопроводительного письма>>

Письмо-напоминание. Это письмо напоминает о каких-либо событиях, датах, договоренностях и не требует ответа.

Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с 25.01.2015 на 08.02.2015.

Образец письма-напоминания>>

Письмо-сообщение (информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях.

Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в ООО «Хлебопечь» с 05.04.2015.

Письмо-подтверждение. Этим видом письма мы подтверждаем участие в чем-либо, получение каких-либо документов, факт оказания услуг.

ООО «Одуванчик» подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы, 08.05.2015 в 09–00.

Образец письма-подтверждения>>

Письмо-приглашение. Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в чем-либо.

Приглашаем организацию ООО «Радуга» принять участие в городском субботнике 02.05.2015.

Образец письма-приглашения>>

Письмо-отказ. Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа.

В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «Сельское хозяйство» 07.04.2015

и вежливо завершить письмо

С уважением…

Образец письма-отказа>>

Все перечисленные письма формальны. Они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями, взаимодействие с вышестоящими и государственными организациями.

Если вы хотите получить на свое письмо быстрый отклик, развернутый ответ, чтобы ваше письмо прочитали, запомнили, а не просто пробежали глазами, используйте больше конкретики, пишите яркую тему заголовка и избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода.

Наша компания нуждается в 10 новых компьютерах. Можете ли вы поставить требуемое количество до конца недели и выставить счет на оплату?

Я представляю небольшую организацию, и нам в начале следующей недели нужно провести видеоконференцию с филиалами.

Ваша помощь была бы неоценима для нас.

Переход сразу к сути, представление себя и короткое нешаблонное завершение. Вы экономите свое время и время адресата. Скорее всего, он будет рад выполнять ваши просьбы в дальнейшем.

Пять привычек в деловой переписке, которые всех бесят

Офисные сотрудники и фрилансеры знают, как могут бесить рабочие письма. Осенью об этом выходит книга «Новые правила деловой переписки». Авторы — Людмила Сарычева и Максим Ильяхов, соавторы книги «Пиши, сокращай», главные редакторы изданий «Дело Модульбанка» и «Тинькофф—Журнал».

139 299 просмотров

В поддержку книги они прислали текст с некоторыми идеями. Полная версия будет доступна в печатном и электронном виде в сентябре.

Бесит: обращения «коллеги» и «доброго времени суток»

Представьте себе любую компанию, у которой есть соцсети. Трое сотрудников отдела маркетинга одновременно получают письмо с таким текстом:

Коллеги! Завтра надо сдать отчёт по рекламе в соцсетях за прошлый месяц. Жду к 14:00.

Кто в итоге ответственный — неясно. Кажется, что Анна просто скинула задачу, а вы там сами разбирайтесь. Разберутся ли эти люди? Может быть, и разберутся, но Анну добрым словом не помянут. Ещё такое обращение может раздражать отстранённостью: вы только что пили с Анной кофе на кухне, а тут вдруг «коллеги», смотрите-ка.

Лучше обратиться к каждому лично:

Всем привет!

Завтра мы сдаём отчёт по рекламе в соцсетях.

Саша, собери статистику по продвижению постов. Ирина, с тебя — таблица по переходам на сайт и сравнение с прошлыми месяцами.

Пришлите, пожалуйста, завтра к 11, в ПДФ я соберу сама.

Ясно, что когда в переписке десять человек, к каждому по имени не обратиться. Но на десять человек лучше ничего не обсуждать в письмах, а собраться на встречу или созвониться. Если нужно просто скинуть на десятерых какой-то общий документ, это можно сделать вообще без обращения, никто не обидится.

Само слово «коллеги» нормальное. Но когда его постоянно используют, чтобы скинуть ответственность, это начинает раздражать. Если есть возможность лишний раз не раздражать собеседника, лучше так и сделать.

А «доброе время суток» — вообще всегда в топе ненавистных слов по данным всех наших опросов. Это просто уродство, нечего тут обсуждать.

Бесит: планёрки в почте

Есть такой формат работы: когда несколько человек что-то обсуждают в переписке. Кто-то один вбрасывает идею и включает троих коллег, потом их становится пятеро, постепенно обсуждение переключается на другие темы и обсуждаются несколько вопросов параллельно. Почему это ад:

• Люди начинают писать одновременно, отвечают на одно и то же невпопад. Очень трудно вникать в такие ответы.
• Кто-то обязательно забудет ответить на всех.
• Кто-то другой упустит чужой ответ.
• Кто-то третий в середине треда будет менять тему и подключать дополнительных людей.
• Чтобы получить какую-то полезную информацию из треда, должен быть специальный человек, который модерирует эту переписку.

Чтобы обсудить что-то коллективно, нужно собрать встречу или конференц-колл. Если такой возможности нет — задать вопросы каждому человеку по отдельности. Крайний случай — предложить всем проголосовать в гугл-форме или телеграме.

Если вас втянули в такой тред, напишите лично организатору треда ответы на все интересующие его вопросы и попросите исключить вас из переписки. Коллективная переписка — это нецелевое использование почты. Почта — это для переписки с одним человеком, плюс можно добавить пару человек в копию для информации.

• Если имя человека стоит в поле «Получатель», считается, что он ответственный за это дело или задачу. Ему можно что-то поручать.
• Если человек стоит в копии, то считается, что он тут для информации, никакие задачи он тут не решает и ответственность не несёт.
• Если человек стоит в копии и понадобилось поставить ему задачу, делается новое письмо.

Бесит: благодарность авансом

В деловых письмах иногда пишут «Заранее спасибо», потому что все хотят быть вежливыми. Попросил об одолжении, вроде как уже напряг человека, надо поблагодарить:

Лёша, привет!

Мы записываем видеоролик. Можешь написать нам сценарий прямой речи? Детали в аттаче.

Заранее спасибо, Слава.

Лёша ещё не согласился писать сценарий, а Слава уже благодарит. Выглядит как манипуляция: мол, всё равно не откажешь. И это наоборот подталкивает Лёшу найти повод не писать. Наверняка он переборет этот инстинкт и поможет коллеге — всё-таки, это работа. Но гораздо лучше, если в просьбах нет манипуляции.

Лёша, привет!

У меня к тебе просьба. Это не совсем по твоей должностной инструкции, но ты очень выручишь, если возьмёшься.

Завтра мы пишем ролик о продукте «…», нам нужна прямая речь для Петрова вроде того, что ты писал для Зайцева в марте. С Зайцевым тогда получился крутой ролик, и теперь Петров тоже хочет такой же. Текста на 15-20 секунд. Съёмки завтра в 14:30, текст нужен к этому времени.

Основные тезисы приложил. Выручи, пожалуйста. Если не возьмёшься — тоже скажи, я тогда буду искать копирайтера.

Слава.

Что тут хорошего произошло:

1. Слава заранее говорит, что просьба не по должностной инструкции, и согласие Лёши — это будет акт доброй воли.
2. Слава подробно рассказывает о задаче, показывает пример и называет срок.
3. Слава даёт Лёше возможность отказать. Парадоксально, но когда человеку предлагают поступить великодушно и при этом не давят, он с большей вероятностью соглашается помочь. Тут Слава наверняка согласится — разве что он очень занят.

Дело, конечно, не в словах типа «заранее спасибо», а в настрое. Если Слава относится к коллегам как к прислуге, они вряд ли будут ему стремиться помогать.

Бесит: когда пинают, ждут срочного ответа, напоминают о себе

Пятнадцать лет назад, когда не было мессенджеров и соцсетей, электронная почта казалась быстрым способом связи (хотя уже тогда была Аська). Теперь есть каналы и побыстрее, а почта считается врагом продуктивности. Особо просветлённые тайм-менеджеры отвечают на почту раз в день в специально отведённое время. А так получатель может отвечать на письмо день, два и неделю. Поэтому здесь два правила:

• Не писать письмом ничего срочного. Если надо срочно — звонить. Считаем, что если написано письмо, то задача в нём смело подождет 1-2 дня.
• Не писать повторных писем. Если человек не отвечает, не стоит ему на следующий день писать «ПИШУ ПОВТОРНО!» или попрекать «Я вам уже писал, а вы не ответили». Можно просто написать повторно, не упрекая и не подчеркивая, что письмо повторное.

Ещё: если человеку отправили документ на согласование два дня назад, не надо писать «смотри письмо два дня назад». Надо просто снова приложить этот документ.

Бесит: когда в тупой ситуации делают вид, что всё в порядке

Вот ситуация. Через два часа встреча с клиентом. Никто не в курсе, потому что менеджер никого не предупредил (забыл). Менеджеру стыдно признать провал, поэтому он такой типа всё в порядке:

Коллеги! Сегодня в 14:00 у нас встреча с клиентом таким-то. Жду вас через два часа!

Всем очевидно, что это накосячил менеджер. И ладно бы накосячил и извинился — нет, ещё и делает вид, что всё нормально, как будто мы дурачки и ничего не понимаем. Забыть может кто угодно и это можно понять и простить. А вот держать нас за дураков — это некрасиво, тем более что делается намеренно.

Менеджеру надо было просто признать, что ситуация ненормальная:

Ребята, я забыл вас предупредить о встрече с таким-то клиентом сегодня в 14:00. Простите меня, пожалуйста. Я понимаю, что всё в последний момент, но вы мне очень нужны на этой встрече.

Я прозвонил всем, с кем у вас запланированы встречи на это время. Всем всё объяснил, все в курсе, поэтому просто приходите в 14:00 в «Аврору». Простите еще раз.

Что тут хорошего:

• менеджер признал свой косяк;
• попросил прощения за него;
• совершил действия, чтобы всем было удобно выполнить его просьбу.

Это вообще классный приём, если нужно, чтобы человек сделал вам что-то, что он делать не обязан, покажите ему свою добрую волю: проделайте за него часть работы. Покажите, что вы с ним заодно, в одной команде. Такое отношение располагает и помогает договориться.

Напоследок прямая речь авторов

Когда-то я работала в корпорации и каждый день получала письма. Часть писем было формальным, отстранённым обсуждением рабочих вопросов, где каждый ссылался на правила, считал друг друга идиотами и отстаивал свою правоту. Побеждал тот, кто сошлётся на большее количество правил. Это была страшная потеря времени.

Потом до меня дошло: на том конце переписки не идиоты. Это такие же люди, как я: они работают над своими задачами, изо всех сил стараются успевать за планом и просто хотят решить вопрос. Одна эта вещь всё поменяла: я стала писать без претензий, бросила прикрываться правилами и сменила тональность на более дружелюбную. Вопросы стали решаться быстрее и проще.

С тех пор я знаю, что относиться к другим, как к идиотам, — непродуктивно, а уважение помогает улаживать конфликты и легко решать рабочие задачи. Книга «Новые правила деловой переписки» об этом.

Людмила Сарычева

Уже давно понятно, что «Хороших выходных» в переводе с офисного означает «Идите на х. ..», а «Я вас услышал» — «Ну ты и кретин». Мы хотим это изменить. Наш главный посыл: чтобы другие хотели тебе помогать, нужно отнестись к ним с уважением и заботой, пойти навстречу, проявить доброту.

Понятно, что многие вещи здесь сейчас выглядят максималистскими, и мы не поменяем культуру за один месяц. Но если из десятерых ваших коллег хотя бы двое начнут относиться к вам с уважением и заботой, вы это мгновенно почувствуете.

Еще очевидно, что всё это необязательно. В деловой переписке можно быть кровавым тираном, и люди всё равно будут с тобой работать, потому что у тебя бюджет, а у них зарплата. Но когда людям с тобой в кайф, они будут работать во много раз быстрее, эффективнее и изобретательнее.

Максим Ильяхов

Заранее благодарю — BusinessWritingBlog

В электронных письмах, письмах и служебных записках, содержащих просьбу, авторы часто заканчивают одним из следующих утверждений:

• «Заранее благодарю за внимание к этому вопросу».
• «Заранее благодарим вас за любую помощь, которую вы можете оказать».

В комментариях к другому сообщению в блоге на этой неделе одна писательница сказала, что ненавидит «заранее спасибо», а другой хотел знать, почему эта фраза заслуживает ненависти.

Люди ненавидят эту фразу по нескольким причинам. Во-первых, это самонадеянность. Автор предполагает, что вы предоставите то, что требуется, и поэтому «заранее благодарит вас». Будет ли правильным ответом «Добро пожаловать заранее»? Это глупое предложение показывает, как «заранее спасибо» звучит неправильно.

«Заранее спасибо» также предполагает, что читателя не будут благодарить в дальнейшем, после выполнения запроса. Если читатель заранее получит благодарность, будут ли его действия бездумно проигнорированы?

Конечно, люди, которые пишут «Заранее спасибо», не собираются показаться самонадеянными или легкомысленными.Напротив, они стараются быть вежливыми. Если вы относитесь к их числу, обратите внимание на вежливые альтернативы:

• «Спасибо, что рассмотрели мою просьбу». (Просто прочитав ваше сообщение до конца, ваш читатель рассмотрел ваш запрос.)
• «Буду благодарен за любую помощь, которую вы можете оказать».
• «Буду признателен за вашу помощь в этой ситуации».
• «Надеюсь, вы сможете предоставить информацию».

Вы также можете показаться вежливым, просто опуская «заранее»:

• «Спасибо за любую помощь, которую вы можете оказать.»(Но не забудьте поблагодарить человека и после того, как получите помощь.)

Я начал с примера «Заранее благодарю за внимание к этому вопросу». В этом предложении есть две оскорбительные фразы. Второй — «к вашему вниманию». Это бюрократическое выражение встречается в миллиардах писем, особенно в письмах с просьбами о просрочке платежей. Он так устал после десятилетий выплевывания из пишущих машинок и компьютеров. Дай ему отдохнуть. Замените его чем-то более конкретным, подходящим для вашей ситуации.

Заранее благодарим за то, что избегаете приведенных выше фраз.

Шучу.

Lynn
Обучение синтаксису

5 альтернативных способов сказать «заранее спасибо»

Вы только что получили электронное письмо от Сьюзи из бухгалтерского отдела с просьбой принести три дюжины ваших знаменитых кексов для Дэйва, менеджера офиса, на пенсии. Что, кстати, завтра. Сьюзи подписала свой электронный адрес:

.

Заранее спасибо,

Сьюзи

Ваша реакция на это подтверждение, вероятно, будет зависеть от тона и содержания электронного письма Сьюзи.Если она вежливо извинилась за короткий срок и умоляла вас подумать о том, чтобы приготовить то, что стало любимым в офисе (потому что, действительно, кто не любит кексы?), Вы можете заняться выпечкой после работы. Если она будет требовательной и непримиримой. . . не так много.

Вот совет: Хотите, чтобы ваш текст всегда выглядел великолепно? Grammarly может уберечь вас от орфографических ошибок, грамматических и пунктуационных ошибок и других проблем с написанием на всех ваших любимых веб-сайтах.

«Заранее спасибо» — довольно загруженный знак. С одной стороны, исследование, проведенное почтовым приложением Boomerang, оценило его как подтверждение, которое с наибольшей вероятностью получит ответ. (Другие формы «спасибо» также занимают первое место.) Очевидно, что благодарность — это надежный способ завершить электронное письмо, если вы хотите получить ответ от получателя.

С другой стороны, «заранее спасибо» может показаться самонадеянным и даже пассивно-агрессивным. В зависимости от контекста, Сьюзи может звучать так, как если бы она говорила: «Я ожидаю, что ты это сделаешь.”

Если вы хотите избежать возможных недоразумений, которые могут возникнуть из-за этого популярного утверждения, вот несколько вариантов, которые стоит попробовать.

1 «Спасибо»

Нет ничего плохого в простом слове «спасибо». Исключение «заранее» из выражения благодарности снимает тон ожидания и снимает некоторую нагрузку с получателя. Однако это немного расплывчато, поэтому, если есть шанс, что получатель может спросить Спасибо за что? , лучше. . .

2 Используйте призыв к действию.

Если вы хотите, чтобы на ваше электронное письмо был получен ответ, попросите получателя сделать что-нибудь после того, как он закончит его читать. Давайте возьмем в качестве примера запрос Сьюзи. Объяснив, на что она надеется, она может закончить призывом к действию в форме вопроса.

Я знаю, что это действительно короткий срок — я явно не планировал заранее! Как ты думаешь, у тебя будет время приготовить нам что-нибудь из своих замечательных угощений?

Сьюзи

«Заранее спасибо» может поставить получателя в неловкое положение, когда ему придется сказать «нет» после того, как вы намекнули, что ожидали «да».Однако использование CTA дает получателю варианты, а не ожидания. Это делает его одновременно вежливым и эффективным. Здесь Сьюзи задала прямой вопрос. Она включила небольшое значение mea culpa и не делала предположений. Как мило с ее стороны!

3 Я ценю вашу помощь с ______.

Этот вариант лучше всего подходит, если кто-то уже протянул вам руку помощи. Или вы можете использовать его, если просите о помощи и почти уверены, что получатель скажет «да», потому что у вас был постоянный диалог или ваши рабочие отношения уже налажены.

4 Спасибо, что рассмотрели мой запрос.

Это подтверждение может работать хорошо, потому что оно не предполагает, что получатель сделает что-то большее, кроме как подумать о том, что вы его просили. Совет: лучше всего использовать этот тип подписи вместе с призывом к действию. В противном случае получатель может только рассмотреть ваш запрос. . . никогда не возвращаясь к вам.

5 Спасибо за внимание. Жду вашего ответа.

Этот более деловой и прямой.Если вы действительно ожидаете ответа, тон будет твердым и настойчивым. Этот, вероятно, лучше всего использовать менеджерам, которые общаются с людьми, которых они контролируют. Когда его используют коллеги того же уровня, он может показаться властным.

Пример запроса по электронной почте

«Заранее спасибо» может быть полезно, когда вы знаете, что получатель собирается сделать то, о чем вы его просите, и вы хотите заранее выразить благодарность. Но чаще всего это может быть неверно истолковано как требовательное, даже если вы этого не хотите.

Лучше всего объяснить, на что вы надеетесь, получатель сделает, включить призыв к действию и быстро поблагодарить. В этом формате запрос Сьюзи на кекс может выглядеть так:

Поскольку Сьюзи была вежлива и правильно разыграла свои карты, завтра на вечеринке есть хорошие шансы получить кексы. Ура!

Никогда не заканчивайте свое электронное письмо словами «Заранее спасибо»

В электронной переписке появилась новая тенденция: отправить кому-нибудь запрос, а затем подписать его «Заранее спасибо.»Или еще хуже« Заранее спасибо !!! “. Я считаю эту тенденцию оскорбительной.

Что вы подразумеваете, когда используете эту фразу? Благодарность или благодарность — это выражение признательности или признательности за то, что кто-то сделал. В мире без электронной почты это слово, которое вы говорите после или во время действия, за которое вы благодарны, но не то, что вы говорите одновременно с просьбой сделать что-то. В мире без электронной почты «спасибо» обычно быстро следует за запросом, потому что действие, которое вы запросили, или, по крайней мере, согласие на выполнение этого действия, быстро следует за запросом.

Однако в мире электронной почты дело обстоит иначе. Когда вы просите кого-то сделать что-то по электронной почте к тому времени, когда он дочитает письмо до конца, он не сделал ни того, что вы просили, ни согласия. Таким образом, «заранее спасибо!» предшествует любому действию или общению с их стороны. В невиртуальном мире это может выглядеть как вопрос официанту: «Не могли бы вы принести мне еще выпить. Заранее спасибо!» или попросить супруга по дороге домой забрать хлеба и сказать «заранее спасибо!» прежде чем они смогут согласиться или ответить.Я подозреваю, что оба этих подхода помешают вам получить и хлеб… и воду. Таким образом, заранее поблагодарив, вы сокращаете взаимодействие, предполагая, что этот человек что-то сделает еще до того, как он согласился.

Еще одна проблема с этой фразой заключается в том, что она подразумевает, что ваше обязательство сказать спасибо выполнено, и вам не нужно выражать благодарность после того, как человек действительно сделает то, что вы его просили. Это еще один способ сократить взаимодействие и заставить получателя почувствовать себя обделенным.

Конечно, люди, которые заранее пишут благодарности, не пытаются выглядеть оскорбительными или самонадеянными, но именно так это происходит (особенно на первый взгляд). Вы можете заменить одну из этих альтернатив:

• Я очень признателен за любую помощь, которую вы можете оказать.
• Буду признателен, если Вы пришлете мне эту информацию.
• Большое спасибо за рассмотрение моей просьбы. (Тем самым подтверждая, что вы благодарны получателю за то, что он даже прочитал ваше письмо. )
• Надеюсь, то, о чем я просил, возможно.
• А пока большое спасибо за внимание и участие.

Просто дайте «заблаговременно» отдохнуть. И всегда благодарите кого-то после того, как он сделал то, о чем вы просили (или даже просто подумал и сказал вам, что это невозможно). Это может показаться мелочью, но хорошо сказанная благодарность имеет большое значение.

Нравится:

Нравится Загрузка …

Связанные

Информация о Джессике Джуэлл

Джессика Джуэлл — доцент Технологического университета Чалмерса, где она изучает возможность смягчения последствий изменения климата (https: // www.полет.сеть). Эта запись была размещена в электронном письме. Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Когда это использовать и 19 альтернатив Kinder

Не заканчивайте письмо «заранее спасибо». Многие люди считают эту фразу грубой; в конце концов, вы предполагаете, что они сделают все, что вы просили, по сути отняв у них право сказать «нет».

И также может показаться, что вы не можете позаботиться о том, чтобы ответить «спасибо» после того, как они вас обязали, так что вы просто скажете это сейчас.

Спасибо за внимание

Лучший способ выразить подобное мнение, не предполагая, что они сделают то, что вы хотите? Попробуйте « Спасибо за внимание. » Это поблагодарит вашего читателя за то, что он уделил вашему запросу свое время и энергию — даже на минуту, и даже если они захотят или не смогут вам помочь.

И да, есть несколько сценариев, в которых « Спасибо заранее » может быть уместным, например:

1. Если вы работаете с коллегой, с которым часто сотрудничаете
2. Если заинтересованные стороны уже согласились предложить свою помощь, и вы просто выполняете действия и следующие шаги
3. Если вы предлагаете информацию или задание, запрошенное получателем

Что общего у каждого из этих сценариев? Знакомство.Зарезервируйте « Заранее спасибо » за уже установленные рабочие отношения.

Для всего остального, вместо того, чтобы писать «Заранее спасибо», «Спасибо за внимание», « или » «Заранее спасибо за вашу помощь», попробуйте эти 19 других способов сказать это.

Альтернативы «Спасибо заранее»

1. «Спасибо …»
2. «Спасибо за любую помощь, которую вы можете предложить …»
3. «С благодарностью, [ваше имя]… «
4. «Спасибо, что обдумали …»
5. «В любом случае спасибо за помощь …»
6. «Большое спасибо …»
7. «Сообщите мне, если это невозможно, до [дата], и я посмотрю, что я могу сделать …»
8. «Надеюсь, это возможно …»
9. «Очень цените время, проведенное здесь …»
10. «А пока спасибо за ваше время …»
11. «Спасибо, что сделали X …»
12. «С нетерпением жду возможности [обсуждения результатов, обсуждения того, что вы найдете, получения дополнительных сведений о X]… «
13. «Буду признателен, если вы закончите X к [дата] . ..»
14. «Ты лучший …»
15. «Еще раз спасибо …»
16. «Спасибо за понимание …»
17. «Я ценю ваше дополнительное время здесь …»
18. «Я знаю, что ваше время ценно, и ценю ваше внимание …»
19. «Дайте знать, могу ли я помочь …»

Заранее благодарю за внимание.

Пишете ли вы коллеге или непосредственному подчиненному, используйте эти «заранее спасибо» альтернативы, чтобы поблагодарить их за внимание.

1. «Спасибо …»

Для простого, любезного завершения, которое никого не обидит, подпишите «Спасибо».

2. «Спасибо за любую помощь, которую вы можете предложить …»

Проявите благодарность за время и энергию вашего получателя в этом финале. Это переводится как «Даже если вы не можете помочь, я ценю ваши усилия».

Привет Сара,

Я пытаюсь связаться с кем-нибудь, кто отвечает за мероприятия вашей маркетинговой команды. Я специализируюсь на том, чтобы помогать маркетологам определять стратегии лидогенерации на глобальных мероприятиях и думаю, что могу помочь вашей команде увеличить количество потенциальных клиентов до 35%.

Не могли бы вы указать мне правильное направление? Спасибо за любую помощь, которую вы можете предложить.

С уважением,

— Мэг

3. «С благодарностью, [ваше имя] …»

Используйте эту альтернативу, когда ваш вопрос немного необычен: вы даете человеку меньше времени, чем нужно, увеличиваете объем вашего исходного запроса или втягиваете его в проект, частью которого он не является.

4. «Спасибо, что обдумали это …»

С этим знаком вы говорите: «Эй, это значит кое-что, о чем вы даже думаете». Проявление небольшого смирения может помочь вам привлечь другого человека к своему делу.

5. «В любом случае спасибо за помощь …»

После того, как вы сделали свой запрос, закончите этой тактичной фразой. По сути, вы говорите другому человеку, : «Согласны вы или нет, я ценю ваше внимание».

6.«Большое спасибо …»

Этот вариант классического «спасибо» немного более формален, что делает его более аутентичным.

Ниже приведен образец электронного письма с использованием одной из этих альтернатив. В нем четко прописана просьба и получатель благодарит за рассмотрение.

Привет Тим,

5 декабря мы проводим праздничный сбор средств для детской больницы. Наша команда будет управлять продажей выпечки, и мне все еще нужны волонтеры, чтобы покрыть еще несколько смен за столом продажи выпечки.

Если вы будете доступны 5 декабря с 17:30 до 600 или с 18:00 до 18:30, мы будем очень благодарны за вашу помощь. Я прикрепил форму регистрации ниже, где вы можете выбрать свою смену.

Спасибо за любую помощь, которую вы можете предложить.

— Петр

Заранее благодарю за вашу помощь.

Эти альтернативы «заранее спасибо» можно использовать, когда вы запрашиваете помощь или ранее запрашивали помощь у получателя.

7.«Сообщите мне, если это невозможно до [дата], и я посмотрю, что я могу сделать …»

Я бы рекомендовал сохранить эту подпись для прямого подчинения. Понятно, что получатель не может сказать «нет» на то, о чем вы просите — самое большее, вы позволите ему договориться о сроке. И вы предполагаете, что даже этот вариант не идеален.

Почему это лучше, чем «Заранее спасибо» ? Потому что он прямой и прямой, тогда как «заранее спасибо» кажется неаутентичным и / или пассивно-агрессивным.

8. «Надеюсь, это возможно …»

# 8 — альтернатива # 7, но для кого-то, кто ваш равный или выше. Он мягче и оставляет больше места для отпора.

9. «Очень цените время, проведенное здесь …»

Вы рассказываете, а не спрашиваете? Когда у другого человека нет выбора в этом вопросе, вы должны избегать закрытий, из-за которых он звучит так, как будто он может отказаться. Это закрытие — вежливый, но твердый способ сказать «Вы должны сделать это» , который не будет их раздражать.

10. «А пока спасибо за уделенное время …»

Сообщите получателю, что вы замечаете его внимание.

11. «Спасибо, что сделали X …»

Ясно выражаю признательность за помощь, которую они предоставляют, будь то «спасибо за встречу со мной», «спасибо за рассмотрение этого предложения», «спасибо, что познакомили меня с таким-то и таким-то», « или », спасибо за ответы вопросов.»

12. «С нетерпением жду возможности [обсуждения результатов, обсуждения того, что вы найдете, получения дополнительных сведений о X]… «

Когда вы просите кого-то поработать от вашего имени, это закрытие вам пригодится. Вы проявляете интерес к проекту — подтверждаете, что он стоит их усилий.

Привет, Кэрри,

Было здорово сегодня подключиться по телефону. Мне очень понравилось узнать больше о целях вашей команды на четвертый квартал. У меня было несколько идей о том, как мы можем сотрудничать, чтобы сделать это ваш самый большой квартал.

Я с нетерпением жду возможности обсудить с вами некоторые из этих идей на нашей следующей встрече.

Как насчет этой пятницы в 10:00 утра по восточному стандартному времени?

С уважением,

— Марка

13. «Буду признателен, если вы закончите X к [дата] …»

Тактично дайте человеку график с этим знаком.

14. «Ты лучший …»

Когда вы пишете электронное письмо близкому коллеге, который делает вам одолжение, используйте эту сердечную заключительную строку. (Просто убедитесь, что вы сохранили его для особых случаев, иначе вы будете казаться фальшивым.)

15. «Еще раз спасибо… «

Вы уже однажды поблагодарили получателя? Нет ничего плохого в том, чтобы повторить это мнение.

16. «Спасибо за понимание …»

Иногда необходимо обратиться к милосердной стороне получателя. Может быть, вы просите о чем-то, о чем они не в восторге, или предупреждаете их, что не можете выполнить их просьбу.

Им будет труднее отказать вам после того, как вы прямо скажете спасибо за их терпение.

17.«Я ценю ваше дополнительное время здесь …»

Разве мы все не хотим, чтобы нас ценили? Иногда все, что нужно, чтобы побудить кого-то к действию, — это дать им понять, что вы замечаете их и их усилия, и поблагодарить их за то, что они потратили на вас свое время.

18. «Я знаю, что ваше время ценно, и ценю ваше внимание …»

Опять же, всегда полезно дать потенциальному клиенту понять, что вы понимаете, что он тратит время специально для вас. Им не нужно помогать вам, и это хорошая идея — признать это.

19. «Дайте мне знать, если я могу помочь …»

Что вы могли бы сделать, чтобы облегчить задачу для вашего потенциального клиента? Постарайтесь предпринять эти действия проактивно и всегда сообщайте им, что вы готовы вмешаться и взять на себя часть работы.

Вот пример электронного письма с альтернативой «заранее спасибо» .

Привет, Кевин,

Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует! Я собираю слайды для нашего ежемесячного собрания по продажам.Буду признателен, если вы закончите свои отчетные слайды к понедельнику 5 ноября.

Спасибо,

Карен

Благодаря такому множеству опций нет необходимости заканчивать письмо «заранее спасибо». Сделайте эти обмены как можно скорее, чтобы они казались более вежливыми (и увеличивали шансы на положительный ответ!)

Ищете другие способы улучшить свою электронную почту? Ознакомьтесь с этими альтернативами как можно скорее.

20 профессиональных способов сказать спасибо на деловом английском

Рука помощи от делового партнера.

Жалоба от вашего покупателя.

Приглашение на глобальную конференцию.

Что у них общего?

Верно!

Это все ситуации, в которых можно использовать благодарственные письма.

Согласно Chron , когда вы отправляете кому-то благодарственное письмо, это показывает, что вы цените свои деловые отношения с этим человеком.

Вы согласны? Я уверен!

Итак, можете ли вы вспомнить кого-нибудь на орбите вашего бизнеса, которого вы должны благодарить прямо сейчас ?

Подождите, прежде чем вы сядете за компьютер и начнете писать электронное письмо, у меня есть список из 20 фраз «спасибо» на деловом английском языке , которые будут вам полезны.

Сначала мы рассмотрим некоторые этапы структурирования вашего сообщения с благодарностью. Процесс очень прост, и вы можете быть уверены, что получатель его оценит!

Загрузить: Это сообщение в блоге доступно в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Как написать благодарственное письмо на деловом английском

В наши дни благодарственные письма часто отправляются в форме электронной почты.Фактически, эксперт по управлению бизнесом в Спросите менеджера советует отправлять по электронной почте благодарственные письма вместо рукописных после собеседований и другой деловой переписки.

Что нужно помнить о благодарственных письмах: они не должны быть длинными и сложными. Делайте их короткими , но потратьте некоторое время на создание сообщения, которое звучит искренне и искренне . Планируйте отправить благодарственное письмо в течение , от 24 до 48 часов после встречи или мероприятия .

Мы дадим вам весь словарный запас, который вам понадобится, чтобы сказать «спасибо» в различных ситуациях позже в этом посте. Но сначала важно понять структуру и тон благодарственного письма на деловом английском.

Вы можете записать его в четыре простых шага:

• Приветствие: Начните с обращения к человеку по имени. Это сделает ваше сообщение более личным и искренним.

• Причина благодарности: Укажите, за что вы благодарите этого человека.Это может быть их помощь и поддержка, принятие вашего приглашения на деловое мероприятие или предоставление их отзывов о вашем бизнесе.

Что бы это ни было, сделайте это кратко и ясно и выразите свою признательность.

• Сделайте комплимент человеку или напишите о будущем: Этот раздел электронного письма может быть гибким. В зависимости от темы электронного письма вы можете сделать краткий комплимент человеку, сказать что-то положительное по теме или даже упомянуть о будущем, например, о своих надеждах поработать с ним снова.

• Закрытие: Завершите стандартной подписью, такой как «Еще раз спасибо» или «Всего наилучшего», после чего укажите свое имя в следующей строке.

Используя описанные выше шаги, вот пример благодарственного письма деловому партнеру за руководство при планировании рекламной кампании:

Уважаемый Робин,

Спасибо, что встретились с нами вчера. Мы очень ценим время, которое вы потратили на то, чтобы поделиться своим опытом и идеями о том, как нам следует спланировать нашу предстоящую рекламную кампанию.

Ваша презентация была информативной и практичной, и она вдохновила нашу команду на то, чтобы придумать несколько интересных идей для кампании перед встречей нашей команды на следующей неделе.

Еще раз большое спасибо от всех нас, и мы с нетерпением ждем, когда вы снова рассмотрите наш черновик.

Лучшая,

Джейми

Более реальных примеров используемых фраз делового английского языка можно найти на FluentU.

FluentU берет видео из реального мира — например, музыкальные видеоклипы, трейлеры к фильмам, новости и вдохновляющие выступления — и превращает их в индивидуальные уроки изучения языка.

В отличие от традиционных сайтов для изучения языков, FluentU использует естественный подход, который поможет вам со временем освоить английский язык и культуру. Вы выучите английский так, как на нем говорят в реальной жизни.

На FluentU есть много интересного контента из популярных ток-шоу, документальных фильмов о природе и забавных рекламных роликов, как вы можете видеть здесь:

С FluentU смотреть видео на английском очень легко. Есть интерактивных подписей. Это означает, что вы можете нажать на любое слово, чтобы увидеть изображение, определение и полезные примеры.

Например, нажав на слово «поиск», вы увидите следующее:

Выучите весь словарный запас из любого видео с помощью викторин. Проведите пальцем влево или вправо, чтобы увидеть другие примеры слова, которое вы изучаете.

Самое приятное то, что FluentU отслеживает словарный запас, который вы изучаете, и рекомендует вам примеры и видео на основе уже выученных вами слов.Каждый учащийся получает по-настоящему персонализированный опыт, , даже если они изучают одно и то же видео.

Вы можете начать использовать веб-сайт FluentU на своем компьютере или планшете или, что еще лучше, загрузив приложение из магазинов iTunes или Google Play.

Поблагодарить делового партнера за помощь или поддержку:

Мы часто полагаемся на наших деловых партнеров, которые помогут и поддержат нас в различных сферах деятельности.

Вы можете начать с такой фразы, чтобы кратко указать причину, по которой вы их благодарите:

Спасибо за вашу помощь в [деловой активности].

Например: Благодарим вас за помощь в поиске альтернативного поставщика , когда недавно была задержана доставка нашей партии товара.

Вот еще одна хорошая фраза, которую можно использовать, чтобы указать некоторые детали:

Благодарим вас за поддержку в [деловой активности].

Например: Мы благодарны за вашу поддержку в планировании торжественного открытия нашего магазина на Манхэттене на прошлой неделе.

Поблагодарить потенциального делового партнера за потраченное время:

После встречи с потенциальными деловыми партнерами для обсуждения делового сотрудничества или партнерства рекомендуется после этого отправить им благодарственное письмо.Вы покажете, что цените их время и усилия, и оставите положительное впечатление, которое укрепит ваши отношения.

Вы можете начать с такой фразы:

Спасибо за встречу с нами для обсуждения нашего делового сотрудничества.

В конце можно сказать:

Заранее благодарим за сотрудничество.

Здесь «заранее спасибо» используется, чтобы заранее поблагодарить человека, когда ясно, что вы столкнетесь с ним в ближайшем будущем.В противном случае вы можете просто опустить слова «заранее».

Кстати. Если вы хотите произвести хорошее впечатление на работе, вам стоит обратить внимание на Creativa .

Creativa предоставляет высококачественные высококачественные видеоролики для изучения английского языка и навыков делового общения. Creativa предлагает развлекательные видео, полезные, но неожиданные советы, а также не ограничивается только английским языком, чтобы научить вас языку тела и интонации. Creativa — новый продукт от команды FluentU.

Вот пример видео из курса Creativa «Освоение бизнес-видеозвонков на английском языке», в котором есть советы по эффективному самовыражению:

Хвалить продавца за хорошее обслуживание:

В бизнесе мы часто сильно зависим от наших продавцов и поставщиков в вопросах своевременной доставки, доставки и обслуживания. Поставщик, обеспечивающий хорошее обслуживание, заслуживает похвалы и признательности. Так что не забывайте время от времени отправлять им письма с благодарностью.

Вы можете начать с простых фраз, например:

Спасибо за отличный сервис на протяжении многих лет.

Спасибо за быстрый ответ на наши [потребности / запросы].

Сделать комплимент коллеге или деловому партнеру за хорошую работу:

В бизнесе мы часто тесно сотрудничаем с другими в нашем отделе и командах для достижения определенных целей. Похвалить кого-то за , который прошел лишнюю милю (выражение, означающее, что он потратил исключительное время и усилия) на успех команды, может значительно поднять их моральный дух.

Вы можете использовать простые фразы, например:

Спасибо за хорошо выполненную работу.

Спасибо за то, что вы неоценимая часть нашей команды.

Запись на прием или встречу:

Если деловой партнер принимает ваше приглашение на встречу, то поблагодарить его за то, что он нашел время, будет только вежливо.

Простые фразы, которые вы можете использовать, включают:

Спасибо за возможность встретиться.

Спасибо, что нашли время меня увидеть.

Продолжение деловых контактов:

Отправка благодарственного письма человеку, которого вы недавно встретили на мероприятии по деловому сотрудничеству, таком как семинар, выставка или деловой обед, — отличный способ построить прочные деловые отношения.

Для начала можно сказать:

Спасибо, что нашли время поговорить со мной сегодня.

Спасибо за ваше предложение связать меня с вашими деловыми контактами.

Поблагодарить покупателя или клиента:

Мы все знаем, что наши клиенты и клиенты — самые важные люди для нашего бизнеса. Так что возьмите за правило отправлять своим клиентам и клиентам время от времени благодарственные письма, чтобы показать, что вы их цените.

Вы можете начать с этой фразы, чтобы включить название вашей компании.

Благодарим вас за выбор [название вашей компании].

Эту фразу можно использовать в начале или в конце вашего электронного письма:

Спасибо за предоставленную нам возможность служить вам.

Отвечено на положительный отзыв:

Получить положительный отзыв от покупателя или клиента — это всегда здорово! Обязательно напишите в ответ и любезно поблагодарите их, чтобы поддерживать крепкие отношения.

Для начала можно сказать:

Спасибо за положительный отзыв.

Вы можете использовать эту фразу в начале или в конце письма:

Благодарим Вас за добрые слова.

Положительно ответили на отрицательные отзывы о бизнесе:

Хотя все надеются на положительные отзывы, мы также должны ценить отрицательные отзывы как способ решения проблем клиентов и улучшения нашего бизнеса в долгосрочной перспективе. Так что не забудьте принять отрицательный отзыв и поблагодарить его.

Вы можете начать с этой фразы, за которой следует краткое объяснение того, как вы планируете решить выделенную проблему:

Спасибо за то, что сообщили нам о своей озабоченности.

Эта фраза отлично подходит для завершения вашего сообщения:

Спасибо за понимание.

Поблагодарить интервьюера:

Если вы хотите выделиться и оставить хорошее впечатление у своего потенциального работодателя, не забудьте вскоре после этого отправить своему интервьюеру благодарственное письмо.

Если вы проходили групповое интервью, Международный Греческий университет предлагает вам рассмотреть возможность отправки групповой благодарственной записки.

Вы можете начать с этой фразы:

Спасибо, что встретились со мной сегодня.

Вы также можете использовать эту фразу в начале или в конце сообщения:

Я оценил возможность встретиться с вами сегодня.

Итак, у вас есть список профессиональных фраз для выражения вашей благодарности кому-либо, кто занимается бизнесом. Вы не ошибетесь с этими фразами. Помните, небольшая вежливость имеет большое значение в бизнесе. Так что будьте щедры, благодарите и удачи в изучении делового английского!

Загрузить: Это сообщение в блоге доступно в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Если вам понравился этот пост, что-то мне подсказывает, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

Стоит ли писать «заранее спасибо»?

Просмотрите свой почтовый ящик или онлайн-форум, и скоро вы наткнетесь на кого-нибудь, сделавшего запрос и завершившего «заранее спасибо».

Но они, вероятно, совершают большую ошибку.

Более того, они могут и не подозревать о шершневом гнезде раздражения, которое они выказывают, просто используя несколько коротких слов.

Мы провели опрос реакции на эту фразу здесь, в Emphasis (ну, мы спросили в офисе), и результаты были довольно единодушными — и довольно обескураживающими. В ходу ходили такие слова, как «дерзкий», «требовательный» и, действительно, «ненависть». Ладно, это было не совсем по-научному. Но не нужно далеко ходить в Интернете, чтобы обнаружить, что такие чувства широко распространены.

Важно отметить, что на запросы, заканчивающиеся на «заранее спасибо», просто меньше шансов получить ответ.

Это большой урон для 17 персонажей. Почему эта фраза так раздражает многих?

Спасибо, но нет, спасибо

Безусловно, самая большая проблема, с которой люди сталкиваются с этой фразой, заключается в том, что она звучит самонадеянно.

Используя его, вы подразумеваете, что что-то будет сделано — поэтому вы их сейчас благодарите. Это больше не похоже на просьбу — это похоже на требование.

Когда вы делаете запрос, в котором кто-то может отказать, это последнее впечатление, которое вы хотите произвести. Если это всего лишь просьба, не следует формулировать ее как требование.

Разве это не слишком много?

Некоторые люди могут увидеть в этом случай чрезмерного обдумывания нескольких слов. Вы даже можете быть одним из них.

Но в бизнесе нельзя думать исключительно о том, как все кажется вам. Вам нужно подумать о том, какими они кажутся человеку, которому вы пишете. Даже если, написав «заранее спасибо», вы просто имеете в виду «спасибо, что нашли время взглянуть на это», это может быть не так, как это понимается.

Даже если вы не против рассердить человека, которому пишете, эта фраза все равно будет работать против ваших личных интересов. Это потому, что это снижает шансы на получение желаемого результата.

Итак, какие альтернативные выражения вы можете использовать, когда о чем-то просите?

Альтернативные фразы

Если вы действительно просто делаете запрос (в котором можно было бы разумно отказать), лучше всего сказать «большое спасибо за ваше время» или «спасибо, что нашли время, чтобы прочитать это».

Это показывает, что вы понимаете, что кто-то платит цену, просто читая ваше сообщение, а для занятых людей затраты даже небольшого количества времени могут быть значительными. Кроме того, поблагодарив людей за их время, вы вовсе не будете самонадеянными: вы твердо признаете, что спрашиваете о чем-то (а не требуете).

Если хотите, можете добавить еще. Если вы были бы благодарны за любую помощь или понимание, которое они могли бы предоставить, например, скажите так: «Я буду очень благодарен за любую помощь, которую вы можете мне оказать. ’

И если вы хотите сказать спасибо за чью-то помощь, обычно лучше сделать это потом. Может потребоваться на немного больше усилий, чтобы послать быстрое «Спасибо», когда что-то будет сделано. Но сам факт означает, что это выглядит тем более искренним.

А если это не запрос?

Конечно, если у вас есть возможность сказать кому-то, что им нужно сделать — например, если вы занятый линейный менеджер — то намекая, что у кого-то есть , чтобы что-то сделать, — это именно то, что вы хотите сделать. .

Но даже здесь мы утверждаем, что в большинстве ситуаций просто сказать «спасибо» лучше и с меньшей вероятностью вызовет раздражение у людей. Помимо прочего, это дает вам возможность сказать им «спасибо», когда они действительно выполнили задачу, а также дать им конкретную обратную связь.

Принимая во внимание, что «заранее спасибо» гораздо более окончательный вариант — это означает, что это может быть последнее, что кто-то услышит от вас. Это также не предлагает ничего особенного, кроме того, что они выполняют ваши требования.

Прочитать с благотворительностью

Как бы мы ни хотели, чтобы каждый в мире знал о ловушках использования этой фразы и использовал лучшие альтернативы, но на самом деле этого никогда не произойдет.

Итак, у нас есть еще один призыв: если вы читаете «заранее спасибо» и это действует вам на нервы, попробуйте перечитать сообщение, предполагая, что у вас самые лучшие намерения. Большинство людей не хотят сознательно показаться самонадеянными или раздражать своих читателей. (Даже если иногда так кажется!)

Это особенно верно, если вы читаете что-то, написанное носителем английского как второго языка. В русском, французском и испанском языках используются похожие фразы, и они, как правило, менее противоречивы и используются более широко, чем их английский аналог.

Думайте о своем читателе

Как всегда, важно учитывать, кто ваш читатель. Если вы годами использовали «заранее спасибо» в электронной переписке, и ваш читатель, кажется, не возражает против этого, то, вероятно, нет причин останавливаться.

Но если вы пишете людям, которых не знаете (особенно, если вы делаете запрос), попробуйте использовать что-то, что меньше похоже на спрос — и внесите свой вклад, чтобы мир работы стал немного лучше для них. все.

Заранее спасибо.Спасибо, что нашли время прочитать это.

Изображение предоставлено: garagestock / Shutterstock

Примеры закрытия благодарственных писем

Когда вы пишете благодарственное письмо, вы можете подумать, что это середина записки — та часть, где вы выражаете благодарность в представительной и конкретной форме — это самый сложный раздел для написания. Это может быть правдой, но то, как вы закрываете благодарственное письмо, важно, и его нельзя упускать из виду.

Закрытие благодарственного письма

Письмо-приветствие и завершение письма могут показаться не критичными, но они помогают составить хорошо написанное письмо. Когда дело доходит до благодарственных писем, формальности также важны, потому что читатели письма имеют определенные ожидания от стиля и тона вашего письма. Это особенно верно, когда вы пишете по деловым или профессиональным причинам.

Вы всегда должны включать вежливое завершение, а также соответствующее приветствие в благодарственное письмо, письмо или сообщение электронной почты.

Завершение вашего письма — это формальный способ выразить признательность, выраженную вами в тексте благодарственной записки.

Это та часть письма или электронного письма, которая может произвести неизгладимое впечатление.

Как закончить благодарственное письмо

Будь то простое «Спасибо» или более формальное «Спасибо за вашу помощь в этом вопросе», заключительное заявление в вашей благодарственной записке всегда должно сопровождаться запятой. Затем пропустите строку и напишите свое имя.

Если вы пишете письмо, которое хотите распечатать и отправить по почте, оставьте два пробела между приветственным закрытием и вашим напечатанным именем. Здесь вы подпишете свое имя черными или синими чернилами.

Варианты закрытия благодарственных писем

Следующие варианты подходят для различных обстоятельств и являются хорошим способом закрыть благодарственное письмо:

• Лучшее
• С уважением
• С благодарностью
• С уважением
• Доброе спасибо
• Большое спасибо
• С уважением,
• С уважением
• Спасибо за все, что вы делаете
• Спасибо за все
• Спасибо
• Спасибо за помощь в этом вопросе
• Спасибо за внимание
• Спасибо за внимание
• Спасибо за рекомендацию
• Спасибо за уделенное время
• Заранее благодарю за помощь
• Большое спасибо
• Большое спасибо
• С благодарностью
• С благодарностью
• С искренней благодарностью
• С искренней благодарностью
• С благодарностью и признательностью
• Мы очень ценим вашу помощь

Как правильно выбрать закрывающую фразу

Подходит любой из перечисленных выше вариантов. Некоторые из них более формальные, а другие более мягкие и теплые по тону. Это незаметно, но «Доброе спасибо» имеет иное воздействие, чем более формальная фраза «Спасибо за вашу помощь в этом вопросе».

Степень формальности, которую вы используете, будет зависеть от получателя. Если это друг или знакомый, которого вы знаете лично, или даже собеседник, с которым, по вашему мнению, вы установили хорошие отношения, можно использовать более теплый тон.

Однако если вы благодарите делового партнера или кого-то, с кем никогда не встречались, следует использовать более формальные и консервативные фразы.Прочтите все свое письмо и подумайте, какой тон вы передаете в тексте. Затем выберите заключительное слово, соответствующее этому тону.

Написание благодарственного письма для собеседования

Одно из самых важных писем с благодарностью, которое вы напишете, будет на собеседовании. Хорошо написанное письмо или электронное письмо поможет вам получить второе собеседование или даже предложение о работе.

Важно отправить благодарственное письмо своему интервьюеру как можно скорее после прохождения собеседования.Конечно, успешное благодарственное письмо на собеседовании — это гораздо больше, чем просто включение подходящей заключительной фразы.

У вас должно быть несколько разделов, в которых вы должным образом благодарите интервьюера и добавляете дополнительную информацию, которая поможет удержать вас в сознании интервьюера и даст вам преимущество перед конкурентами:

• Приветствие: Точно так же, как неуместно закрывать деловое письмо словом «XOXO», вы должны убедиться, что ваше вступительное приветствие не будет слишком случайным или знакомым.Вы можете использовать различные приветствия, включая наиболее распространенный вариант «Дорогой».
• Скажите спасибо: Это может показаться очевидным, но вы захотите открыть свое благодарственное письмо с признательностью. Если вы пишете благодарственное письмо после собеседования, обязательно поблагодарите интервьюера за предоставленную вам возможность пройти собеседование и за то, что он нашел время поговорить о характере и требованиях к должности.
• Укажите свой интерес: При составлении последующих благодарственных записок после собеседований начальный абзац вашего письма также является хорошей возможностью выразить и / или подтвердить свой интерес к должности.Если интервьюеры выбирают между двумя кандидатами, энтузиазм может повлиять на их решение.
• Обоснуйте свою кандидатуру: Хотя вежливость — главная причина для вашей благодарственной записки, письмо также дает возможность напомнить интервьюерам, почему вы сильный кандидат. В теле письма напишите о своих соответствующих навыках и опыте. Здесь могут быть полезны обратные вызовы к разговору. В идеале благодарственное письмо должно быть конкретным для данной должности, а не общим.
• Еще раз поблагодарите: Закройте письмо, поблагодарив получателя еще раз.

Просмотреть образец письма

Ниже приводится образец письма, которое можно распечатать или отправить в качестве вложения. Если вы отправляете сообщение электронной почты, укажите свою контактную информацию после введенного имени.

Пример письма с благодарностью

Ваше имя
Ваш адрес
Город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Дата

Имя получателя
Заголовок получателя
Компания получателя
Адрес компании получателя
Город, штат Почтовый индекс

Уважаемый г-н./Миссис. Фамилия,

Спасибо, что нашли время вчера взять у меня интервью на вакансию бармена в Antonio’s Steakhouse. Мне понравилось разговаривать с вами и господином Тортелли, владельцем. Судя по интервью и моему опыту работы с клиентами, Antonio’s кажется отличным местом для работы.

Я мог бы стать отличным вечерним барменом благодаря моему прошлому опыту работы в баре и на других должностях в ресторане, которые я занимал на протяжении многих лет. У меня есть все навыки, необходимые для работы в индустрии гостеприимства, и мне нравится работать с людьми.