Клинбиз | Клининговая компания в Нижнем Новгороде | Цены на клининговые услуги и уборку

Как организовать и провести деловую встречу » ДеньгоДел

Каждый день проводится большое количество деловых встреч и переговоров совершенно разных уровней. И не важно, что это: встреча глав мировых корпораций с целью заключить миллионную сделку или деловая беседа двух мелких предпринимателей о сотрудничестве – в любых переговорах важно уметь правильно их проводить, а не действовать наобум. Без тщательной подготовки к деловой встрече и правильной стратегии поведения во время неё вы вряд ли сможете достичь желаемого результата переговоров.

Проведение деловых встреч – дело довольно тонкое, и даже если вы только начинаете вести деловую активность, уже сейчас вам не помешает узнать некоторые нюансы организации деловых переговоров.

Как организовать деловую встречу

Во время деловой встречи соблюдайте несколько простых правил, и тогда вы: во-первых, будете чувствовать себя увереннее во время переговоров; во-вторых, предстанете в глазах своего собеседника (-ов) серьезной и продуманной личностью, с которой можно иметь дело; и в-третьих, повысите свои шансы на желаемый итог переговоров.

Четкие задачи

В процессе подготовки к переговорам необходимо составить конкретный список вопросов, которые нужно рассмотреть и задач, которые нужно решить. И во время самих переговоров не следует отклоняться от этого списка, иначе вы рискуете потерять главную нить разговора и, следовательно, не добиться поставленной цели. Чем больше основных вопросов, которые должны быть рассмотрены на переговорах, тем серьезнее должна быть подготовка к ним, так как необходимо выбрать оптимальное количество времени, которое затратится на рассмотрение каждого вопроса.

Минимум «воды»

Это правило касается не только деловых переговоров с партнерами, но и рабочих совещаний и любых деловых бесед по работе. Часто люди (особенно, если они находятся в приятельских отношениях вне работы), начинают углубляться в те темы, которые абсолютно не имеют отношения к цели переговоров. И по итогу получается, что встреча вроде бы состоялась, вроде бы о чем-то говорили, но в результате ни к чему не пришли. Поэтому старайтесь по максимуму отвлечься от разговоров на тему «как отметил день рождение» или «как поживает семья», а сконцентрироваться исключительно на рабочей теме. Все остальные разговоры – в свободное от работы время.

Только важные люди

Редко деловые переговоры проводятся двумя людьми с глазу на глаз. Это скорее частные случаи. В большинстве, на переговорах присутствует несколько людей с обеих сторон – советники, коллеги, партнеры, помощники. Брать с собой на переговоры нескольких людей, которые выскажут свое мнение, дадут совет и помогут принять правильное решение – это разумно, но не стоит переусердствовать с количеством помощников. Во-первых, большое количество людей в переговорной комнате может создать ощущение «толпы» и рассеять вашу концентрацию. Во-вторых, люди, которые не особо имеют отношение к рассматриваемой проблеме, если и будут говорить, то скорее всего это будет либо не по теме, либо просто не будет никого интересовать (вы же не будете прислушиваться к мнению дизайнера о том, как вывести предприятие из кризиса?). Поэтому берите с собой на переговоры только тех, кто действительно там нужен.

Пунктуальность и регламент

Привычка опаздывать – увы, проблема многих людей. И деловых в том числе. Ждать опоздавших – значит, задерживать начало переговоров. В ожидании время тратиться впустую. По-настоящему деловой человек просто обязан ценить своё время, поэтому либо «выдрессируйте» своих подчиненных так, чтобы они всегда приходили вовремя, либо просто начинайте без опоздавших. К слову, лучший способ навсегда пресечь привычку опаздывать у своих подчиненных – это подавать им собственный пример своевременного прихода на работу и на все рабочие мероприятия.

Слово каждому

Если вы приняли во внимание правило о присутствии только важных людей на переговорах (см. 3-й пункт), то значит, на деловой встрече вас интересует мнение каждого находящегося в стенах переговорной комнаты. Дайте им возможность это мнение высказать. Во время вашей речи позвольте присутствующим комментировать и делать конструктивные замечания, однако, не превращайте всё в балаган. Когда итоговое решение уже более менее вырисовалось, еще раз переспросите каждого, что он думает о сложившейся ситуации. Подводя итоги, старайтесь учесть мнение всех участников переговоров.

Сдержанность

Умение держать себя на деловой встрече – необходимое качество каждого человека. Не стоит проявлять излишний восторг в отношении каждого выгодного для вас решения. Не стоит раздражаться и психовать, если что-то пошло не так, как вы хотели. Вы можете проявлять своё удовлетворение или свое недовольство, но делайте это сдержанно и с достоинством. Также, на любые «выпады» со стороны оппонентов отвечайте спокойно и уверенно.

Презентации

Для любой деловой встречи уместно составить небольшую презентацию, в которой вы опишите краткие положения и цели встречи. Это будет полезно и вашей стороне, и стороне собеседника: вы не упустите и не забудете ни одной важной детали, а собеседнику будет легко воспринять информацию, если она будет представлена в наглядной форме.

Вывод

В конце встречи нужно обязательно сделать вывод, включающий в себя вопросы, которые были рассмотрены, и решения, которые были приняты по этим вопросам. Если определенные вопросы по каким-либо причинам не были затронуты (отсутствовали ответственные за них люди, не хватило времени, не было нужной информации и т.д.), то обязательно нужно перенести рассмотрение этих вопросов на определенный день и время, и оповестить об этом всех участников.

Еще несколько советов:

1. На рабочие переговоры стоит приходить в соответствующей деловой одежде. В некоторых современных компаниях уместен свободный стиль одежды в обычные рабочие дни (особенно для тех работников, которые не имеют прямого контакта с клиентами и партнерами), однако, если вы являетесь участником деловой встречи, проявите уважение к своим собеседникам и оденьтесь подобающе.

2. Если тематика переговоров очень обширна, будет лучше разбить их на несколько этапов, в процессе каждого из которых вы будете рассматривать отдельный вопрос. В этом случае необходимо правильно расставить приоритеты, и выстроить последовательность этапов в наиболее оптимальном виде.

3. Не тратьте понапрасну свое время. Если вы видите, что встреча стремительно терпит поражение, то лучше закончите её, не доживаясь «официального» финала. Признаков того, что переговоры уже не увенчаются успехом, может быть много: собеседник перестал задавать вам вопросы и поддерживать разговорную активность, собеседник явно устал и не настроен на конструктивную беседу, собеседник начал язвить и так далее. В зависимости от важности тематики переговоров и сотрудничества именно с этим партнером, либо перенесите встречу, либо вовсе поставьте на ней жирную точку.

4. Если другая сторона начала задавать вам слишком много провокационных и каверзных вопросов, это значит только одно: они не до конца верят тому, что вы говорите. Возможно, вы выглядите неубедительно. Поэтому стоит изменить манеру общения или поработать над невербальным проявлениями тела и голоса.

Деловая встреча. Как эффективно провести встречу?

Деловые встречи проводят все.
 
Президент международной корпорации встретился с премьер-министром, заведующие кафедрами университета обсудили учебный план, владелец ларька с сантехникой Ашот в кабине «Газели» Петровича обсуждает с ним сроки поставки следующей партии товара – все это деловые встречи.
 
Если вы хотите принять важное решение и добиться результата, то без деловых встреч у вас ничего не получится.
 
Ну а если вы хотите, чтобы встреча прошла эффективно и привела хоть к какому-то результату, а не стала бы впустую потраченным временем, то необходимо помнить о некоторых базовых вещах.
 

Как подготовиться?

 

 
Идти на встречу с мыслью «сначала ввяжемся в драку, а там посмотрим» оставьте дедушке Ленину, тем более неизвестно, говорил ли он такую ерунду или это тогдашние журналисты наврали. К деловой встрече надо готовиться. И чем тщательнее это сделать, тем больше у вас шансы на успех.

 
Составьте список вопросов, которые вы хотите обсудить на встрече. Их не должно быть много, лучше всего – не более трех. Тщательно изучите всю имеющуюся у вас информацию по этим вопросам – все цифры, базовые договоренности, актуальные позиции и тд и тп.  Сформулируйте по каждому вопросу проблему, решение которой вы хотите получить в ходе деловой встречи. И, наконец, оформите это в виде небольшой презентации – это позволит и вам, и вашим партнерам по переговорам постоянно иметь под рукой и перед глазами некий план беседы. Кстати, иногда эту презентацию отправляют партнерам по переговорам заранее, но это неоднозначное решение и использовать его можно только в том случае, если вы абсолютно уверены в том, что вас поймут правильно, а не воспримут как давление.

 
Тщательно продумайте, что вы будете говорить по каждому вопросу и какие могут последовать контраргументы и возражения к вашей позиции. Постарайтесь обдумать свои аргументы и на эти возражения. Да, а кто сказал, что будет легко? Вы же хотите получить ваш миллион или нет? Хотите? Тогда неплохо бы сразу подумать о том, чем вы готовы пожертвовать ради компромисса, если вдруг ситуация этого потребует. Упираться как бык, конечно, хорошо для прокачки ЧСВ, но не всегда это приводит к желаемой цели.
 

Как собрать команду?

 

 
Случаи, когда деловые встречи происходят с глазу на глаз, весьма редки. Поэтому подготовьте свою команду. Но не стоит брать много народа, так к в итоге все будут говорить много, иногда не по делу и проблема просто «заболтается». Оптимальный состав вашего «экипажа» — 2-3 человека и каждый из них должен быть, во-первых, нужен, а во-вторых, компетентен в своей области. Пригласите ваших коллег накануне встречи, расскажите, что им предстоит и предложите подумать о том, что они будут говорить. Предупредите их о необходимости быть краткими и обозначьте моменты встречи, когда им будет уместно присоединиться к разговору. Если, конечно, все пойдет по плану. По вашему плану. А к этому вы должны стремиться всеми силами.

 

Как вести себя на деловой встрече?

 

 
Опаздывать нельзя. Точка. Каждая минута опоздания – минус в вашей позиции. Лучше приехать минут за 10-15 до назначенного времени. Это всегда плюс. Можно осмотреться, привыкнуть к обстановке и отправить секретаря или официанта за чаем-кофе. К тому же, вы точно будете избавлены от необходимости бормотать «Мы же вовремя вроде?» «Простите, жуткие пробки» и прочую чепуху. Пусть немного виноватыми с самого начала почувствуют себя ваши партнеры по переговорам.

 
Постарайтесь не тратить время на все эти small talk, которые так любят англичане и которыми, кстати говоря, они совершенно не пользуются на деловых встречах. Сразу берите быка за рога. В смысле, скажите: «Ну что, начнем?» И, собственно, начинайте. Старайтесь придерживаться регламента, который вы заранее себе расписали. Не затягивайте свою речь. Всегда следите за реакцией собеседника и давайте ему или ей возможность высказаться, если вы видите, что такое желание появилось.
 
Обязательно, то есть вот прямо обязательно давайте высказаться всем членам вашего «экипажа». Нет ничего более странного, чем странно промолчавшие всю встречу люди. Зачем тогда они приехали – вполне резонный вопрос, который может возникнуть.
 
Помните, что обмен мнениями и репликами не должен превращаться в базарное галдение, когда все что-то говорят и никто никого не слушает.
 
Не затягивайте.
 
Наверняка вы согласитесь с тем, что встреча, длящаяся больше двух часов, малоэффективна. Все устают, теряют нить разговора, начинают отвлекаться и испытывать разные простые человеческие чувства и желания, совсем, мягко говоря, не связанные с предметом переговоров.
 
Поэтому даже если вы и не закончили обсуждение всех вопросов, предложите на этом остановиться и перенести оставшуюся часть на следующий раз. Также надо поступить, если вы видите, что беседа зашла в тупик, становится бессмысленной или чрезмерно эмоциональной.

 
Обязательно подведите итоги встречи и еще раз четко проговорите достигнутые соглашения. Или предложите это сделать вашим партнерам по переговорам. Во-первых, это необходимо для того, чтобы вы и ваши партнеры убедились в том, что поняли друг друга правильно. А во-вторых, как хорошо известно политикам и психологам, лучше всего в памяти откладываются именно последние слова в диалоге или дискуссии.
 
Ну и еще несколько простых советов.
 

Как одеться на деловую встречу?

 
Одевайтесь так, чтобы это не вызвало удивления и раздражения.

Конечно, затягиваться в строгий костюм и галстук не обязательно (хотя желательно, это беспроигрышный вариант), но показать уважение к собеседнику было бы неплохо. А майка с Микки Маусом и драные джинсы могут вызвать ненужные для вас мысли именно о неуважении.
 

Как вести себя на деловой встрече?

 
Контролируйте свои эмоции и жесты. Повышенные тона в разговоре, бурную радость, явное раздражение или разочарование оставьте до окончания встречи. Постарайтесь избегать сленговых или жаргонных слов в разговоре, не использовать специальные термины или слова, которые могут быть непонятны вашим собеседникам.

 
Тщательно выбирайте место для встречи. По крайней мере, там точно должно быть тихо, малолюдно и удобно.
 
Не забудьте ручки, ежедневники, бумагу для записей. Все это может понадобиться в самый неподходящий момент.
 
Ну и, наконец, телефон. Понятно, что вы очень занятый и деловой человек. И что в любой момент может позвонить президент страны или прийти оповещение, что вашу последнюю фотку в инстаграме лайкнула, наконец… Стоп!
 
Так вы хотите получить свой миллион или нет?

Как провести эффективную деловую встречу?

Умение провести эффективную деловую встречу подразумевает наличие таких навыков, как знание делового языка, умение вести беседу, презентабельность и язык тела.

Давайте рассмотрим подробнее, что нужно, чтобы сделать деловые встречи действительно эффективными.

А кто, собственно, участвует в деловой встрече?

Чтобы определиться с составом на предстоящую деловую встречу, вам необходимо пропустить всех кандидатов через следующие фильтры:

• Чье участие просто необходимо для проекта?
• Кто нужен для принятия важных решений по проекту?
• Чье одобрение необходимо для продолжения работы в данном направлении?

Ответив на эти вопросы, вы не только определитесь, кто будет принимать участие в деловой встрече, но и нужна ли встреча вообще.

Затем согласуйте время проведения встречи с графиками свободного времени всех ее участников.

Умение организовать диалог

Умение организовать диалог на деловой встрече или встрече с участием посредника является исключительным талантом руководителя. Это является очень важным условием для успеха в проведении деловой встречи.

Руководитель должен выбрать формат встречи из следующих вариантов: с посредником, с лидером и посредником. Выбранный формат встречи, позволит развивать ее по определенному сценарию и определяет модель участия каждого в ней.

Подготовка, проработка и распределение ролей

Для того чтобы эффективно управлять деловой встречей, необходимо иметь подготовить и распределить четыре важных роли:

• Посредник
• Протоколист
• Лидер
• Рядовой участник

Каждый из участников встречи может выполнять любую из этих ролей, равно как и один участник может выполнять все эти роли. Для эффективности проводимой встречи необходимо обязательно разъяснить всем суть их ролей.

Подготовка участников к своим ролям может быть непрерывным процессом, что позволяет поддерживать участие и вовлеченность всех участников такой встречи.

Диалог до и после встречи

Для организации безупречной деловой встречи необходимо четко понимать, зачем вы собираетесь ее организовать?

Привлекайте максимально возможное число будущих участников к процессу планирования самой встречи. Будучи организатором, обратите внимание на следующие моменты:

• Повестка дня
• Состав участников
• Время и место проведения деловой встречи
• Подготовка материалов
• Аудио/видео оборудование для проведения презентаций
• Возможные особые обстоятельства и потребности

На будущее важно зафиксировать и распространить ключевые результаты проведенного мероприятия, включая решения, действия и открытые вопросы. Как только деловая встреча завершилась, необходимо распространить эти результаты среди участников — отправить follow-up mail каждому из них.

Читаем дальше:

Деловой этикет в Британии

Деловой этикет в США

Презентация на английском

Совещаемся по-английски

Деловой английский в США

10 Правил Проведения Деловых Встреч и Совещаний 💬

Какие есть правила деловых встреч

Встречу нужно запланировать. Нужно продумать структуру встречи — кто там должен быть и что от этих людей нужно. Нужно определить цели встречи. Ко встрече нужно подготовиться.

Зачем нужны правила деловых встреч

Если вы явным образом формулируете структуру встречи, вы полчите максимум результатов. Если вы не будете придерживаться хотя бы базовых правил проведения встречи, есть риски, что встреча будет бессмысленной тратой времени.

Какие главные правила деловых встреч

Во встрече должны участвовать все люди, котоые нужны для принятия соответствующих решений. Нет никакой смысла решать что-то, если вам понадобится потом другая встреча. Также важно иметь цель встречи и понятную повестку.

Правила проведения деловых встреч

Проведение деловых встреч это необходимая часть ведения бизнеса.

Независимо от того, встречаетесь ли вы с действующим или потенциальным клиентом, инвестором, или проводите встречу чтобы проверить вашу бизнес идею для стартапа, такие деловые встречи лучше проводить с ясным пониманием, зачем это делается, и что вы хотите получить в результате.

Если у вас есть такое понимание — осталось только провести эту встречу таким образом, чтобы получить максимум полезной информации и заручиться обязательствами с другой стороны, которые продвигают ваш бизнес.

Разберемся с тем, как сделать деловую встречу более эффективной.

Подготовка к встрече

Главные вопросы

У вас должен быть заранее готов ориентир в виде главных вопросов, к которому вы сможете обращаться при проведении беседы.

Мы всегда рекомендуем отталкиваться от клиента и его потребностей, поэтому задайте себе такие вопросы — что волнует вашего собеседника больше всего, чего он больше всего хочет?

Возможно, ваши ответы на этот вопрос будут не точными. Тем не менее, на первых этапах это поможет вам вести переговоры в определенном русле. Этот список главных вопросов — первичный ориентир, который вам помогает быстро начать разговор и перейти к наиболее важным вопросам.

Изучите собеседника

Посмотрите информацию о человеке, с которым вы будете общаться, о компании. Это небольшое действие поможет вам лучше понять, как вести разговор и о чём.

Командная подготовка

В идеале, в подготовке к беседе должны участвовать все лица, интересы которых будут затрагиваться при беседе.

Если вопрос касается продажи продукта или его презентации, и он идёт по заранее известному регламенту, не требуется командная подготовка.

Однако, если цель вашей встречи сбор информации для понимания актуальности какой–то проблематики — есть смысл обсудить предстоящую встречу с теми, кто будет вовлечен в процесс разработки нового продукта.

Если этого не произойдет, те вопросы, которые интересны участникам процесса разработки, не будут затронуты в обсуждении. Вам же нужно сделать деловую встречу максимально эффективной, а значит, нужно поднять все вопросы, которые имеют значимость.

Групповой анализ и обсуждение

После того, как вы провели подготовку, есть смысл проанализировать все полученные вами данные в групповом формате.

Вот некоторые вопросы, которые можно поднять в групповой дискуссии:

• Зафиксированы ли все ориентиры для беседы?
• Нужно ли изменить какие–то из вопросов? На что именно?
• Все ли значимые вопросы были подняты?

Вам необязательно формализовывать процесс анализа для встречи. Несмотря на то, что при богатом опыте такой групповой анализ может занимать не более 5-10 минут, это может быть проблемой, если у вас много встреч, и каждый из участников команды вовлечен в свои задачи.

В таком случае достаточно просто поделиться своими «главными вопросами», и спросить мнения команды, что еще можно обсудить на встрече. Если члены команды территориально распределены, можно задать этот вопрос в групповом чате и быстро собрать ценную информацию.

Подготовка и анализ часто кажутся настолько простыми, что можно отказаться от них вовсе. Не делайте этого. Так вы можете пропустить важную информацию, касающуюся встречи, а новой возможности для встречи может уже и не будет.

Эффективное проведение деловых встреч

Когда вы занимаетесь проведением деловых встреч. у вас стоит целый ряд задач.

Вам нужно одновременно:

• Вести диалог
• Внимательно слушать собеседника
• Фиксировать получаемую информацию
• Ориентироваться на ваши главные вопросы
• Подводить и подталкивать собеседника к обязательствам и действиям

Ведение записей

Мы рекомендуем делать записи во время проведения деловых встреч.

Записи имеют несколько полезных функций:

• То, что вы записываете, вы лучше запоминаете. А то, что вы забудете, будет зафиксировано, и вы сможете к этому вернуться.
• Ведение записей структурирует общение. Вы избегаете риска задавать те же самые вопросы, и слышать те же самые ответы.
• Вы сможете опираться на ваши записи при обсуждении встречи с командой. Особенно это ценно, если вы будете записывать прямую речь клиента — то есть именно то, что он говорит, и именно так, как он говорит.

Как вести записи?

Лучше всего записывать прямую речь человека. Ваши интерпретации и ваше понимание ситуации может сыграть злую шутку.

Бывает такое, что получая у клиента во время проведения деловой встречи подтверждение почти теми же словами, он может возразить, что это совсем не так.

Если во время диалога вы сможете прояснить это несовпадение вашего восприятия ситуации, то когда у вас это просто зафиксировано в записях, есть риск начать отталкиваться в управленческих решениях от некорректной информации.

Проще говоря — начать считать важным для клиента то, что для него важным не является, или считать неважным то, что является важным.

Также может быть полезно фиксировать символами некоторую важную для вас информацию.

Например, эмоции:

• 🙂 — возбуждение
• продукт должен быть создан к конкретному сроку
• :(— гнев
• :l — смущение

Вы можете придумать и использовать собственный символьный язык. Мы рекомендуем особенное внимание обращать на деньги, упоминание других людей и компаний, запросы к вам или к функциям вашего продукта.

Эта информация необходима для того, чтобы потом получить обязательства — например, представить вас другому человеку, заплатить за прототип продукта или попробовать его испытать.

Резюме

При проведении деловых встреч важно заранее готовиться к встрече. Для этого может быть полезен сбор информации от коллег и других заинтересованных в результате встречи лиц.

Подготовка должна выражаться в готовых ориентирах относительно того, чем должна завершиться встреча, какая информация у вас должна появиться, какие вопросы должны быть подняты.

Лучше всего дополнительно анализировать подготовленные вопросы с командой. Все ли готово? Остались ли дополнительные вопросы?

Для эффективного процесса на самой встрече лучше вести записи, и лучше всего записывать прямую речь клиента — так вы избежите некорректных интерпретаций.

Встреча с клиентом

Невозможно произвести первое впечатление во второй раз – известная истина, которая как нельзя лучше описывает момент первой встречи с потенциальным клиентом. Во многом успех дальнейшего сотрудничества зависит от произведенного вами впечатления. Если даже итог встречи не будет ознаменован соглашением о партнерстве в любой форме: контракт, договор, устная договоренность, то положительным исходом является эффективное общение и намерение сотрудничать в дальнейшем. Не стоит торопить клиента принять решение в пользу предлагаемых вами услуг или товаров, цель первой встречи — заставить начать думать вашего визави о необходимости воспользоваться вашим предложением и анализировать выгоду от его принятия. Если партнер заинтересовался – можно считать первый контакт продуктивным.

На начальном этапе знакомства вы не можете твердо знать, в какой степени клиент нуждается в ваших услугах: либо реализация его давних планов совпала с вашим деловым предложением, либо ваше предложение стало для него абсолютно новой информацией к размышлению и анализу его актуальности.

Не стоит перегружать список целей, которые Вы преследуете при проведении первоначальной встречи с клиентом. Оптимальным вариантом будет выполнение таких задач: заинтересовать и мотивировать клиента вашими услугами, оценить уровень готовности к сотрудничеству (покупке, оформлению договора и т.д.), сформировать приблизительный список услуг, товаров, которые могли бы заинтересовать клиента, побудить принять участие в рекламном мастер-классе, презентационном мероприятии, протестировать пробную партию товаров, получить рекомендации. Резюмируя, получить позитивный отклик со стороны клиента в ваш адрес: как лично, так и компании в целом.

Подготовка к встрече с клиентом

Даже минимальная подготовка к встрече позволяет чувствовать себя увереннее. Различают два основных этапа:

— информационный;

— организационный.

На первом этапе происходит сбор и накопление значимой информации о потенциальном клиенте. Второй этап посвящен организации необходимых условий для проведения встречи.

Сбор информации

При подборе информации, значение будут играть:

1. Направление, особенности сферы деятельности клиента. Желательно познакомиться со специфичной профессиональной терминологией.
2. Информация о компании (или клиенте), тенденции развития и функционирования, структура организации. На этом этапе помощником в сборе необходимых данных могут выступить официальный сайт фирмы, заметки с информационных лент, отзывы.

Для разработки определенной стратегии поведения и убеждения клиента, вам могут пригодиться данные:

• О ваших прямых конкурентах, их предложениях, расценках, акциях. Это поможет вам аргументировать ваше деловое предложение, почему стоит продолжить сотрудничество с вами, а не с другими фирмами.
• По спектру ваших услуг или товаров: их перечень, расценки, условия. Не лишним будет предоставить примерный пакет документов, необходимый для подписания договора: анкеты, заявки, пример договора, условия льготных тарифов, условия акций. Оформленное коммерческое предложение поможет клиенту в дальнейшем после встречи ещё раз просчитать и обдумать ваше предложения и его условия.
• Для наглядности и лучшего восприятия, можно подготовить презентацию. Этот способ представления информации поможет задействовать сразу два информационных канала: не только слух, но и зрение. К тому же информация, переданная через графики и схемы, всегда более наглядна, компактна и способна отображать не только состояние Вашей организации на сегодняшний день, но и тенденции развития.

Затем следует следующий этап – организационный. Целью этого этапа выступает создание необходимых условий для продуктивного общения: место предстоящей встречи, необходимые офисные принадлежности и деловые бумаги, продуманный внешний вид.

Место встречи

Этот фактор не зря стоит на первом месте. Комфортное для обеих сторон место переговоров может существенно облегчить достижение положительных результатов. Есть два варианта:

— место встречи назначает клиент;

— место встречи выбираете вы.

Согласование этого пункта чаще всего происходит в ходе предварительных телефонных переговоров. Если место встречи клиент назначает на своей территории, вам придется в большей степени импровизировать. Если возможность выбрать предоставляется вам, то нужно обязательно учесть некоторые обстоятельства:

Во-первых, беседа должна проходить без присутствия посторонних лиц и без отвлекающих факторов (шум, гул голосов, громкая музыка, хлопанье дверей и другие подобные звуки). Лучше всего для этого подходят либо отдельный кабинет, либо специальная комната для переговоров. Если ваш офис не предназначен для ведения переговоров такого уровня, на который вы рассчитываете, то выходом может быть аренда специального помещения: конференц-зала в бизнес-центре, бизнес-клубе, гостинице, коворкинг-центре.

Во-вторых, на выбор места повлияет ранг клиента, которому должно удовлетворять предполагаемое место встречи.

В-третьих, это должно быть удобное место с точки зрения удаленности, удобства транспортных развязок и т.п.

Серьезные переговоры с клиентом, которого вы встретите первый раз, не рекомендуется назначать в ресторане или кафе, особенно в разгар обеденного перерыва. Можно ошибиться и с выбором ресторана (кафе), и с выбором кухни: вряд ли вы увидите еще хоть раз человека, которого вы пригласили в очень дорогой для него ресторан с довольно экзотичной кухней. Переговоры могут затянуться из-за процесса выбора и приготовления блюд, сам прием пищи – тоже процесс небыстрый, и не совсем совместим с форматом деловых переговоров малознакомых партнеров. Единственное послабление в этом правиле – в качестве допустимого варианта можно рассматривать тихую уютную кофейню, в которой достаточно места для уединенного делового разговора.

Необходимые ресурсы для успешных переговоров

Существует минимум, который обязательно должен присутствовать при вас во время первой встречи:

— визитка (при себе всегда желательно иметь несколько штук), на которой указана вся необходимая на ваш взгляд информация;

— ежедневник и ручка;

— буклеты фирмы;

— стандартный набор канцелярских товаров для партнера по переговорам (на случай отсутствия у него): бумага, ручка;

— пакет бланков: договора, заявки и т. д.;

— мобильные устройства с выходом в сеть.

Внешний вид

Главное правило – классика всегда актуальна. Если вы достаточно информированы о предпочтениях вашего клиента, то можете одеться в его манере и стиле. Если же такой возможности у вас нет, то ориентируйтесь на классический деловой стиль: брюки, рубашка, джемпер. Варианты: брюки, водолазка или джинсы с рубашкой и пиджаком. Следует однозначно избегать вызывающего и провокационного стиля в одежде и внешнем виде: прическа, макияж, маникюр для женщин. Особенно это актуально, когда речь идет об иностранцах: их традиционализм порой достигает зашкаливающих значений.

Вы должны:

— выглядеть опрятно и аккуратно;

— чувствовать себя комфортно;

— подбирать одежду по размеру.

Конечно, не стоит забывать про внешний вид обуви. Есть негласное правило, что обувь всегда должна быть дорогой. Это, как и дорогие часы, – показатель статусности владельца. Итак, начищенная обувь хорошего качества – это аксиома. Для женщин рекомендуется невысокий каблук.

Ухоженные руки – обязательно. Прическа – в деловом стиле, соответствующая общему стилю в одежде. Аксессуары желательно подобрать известных фирм и брендов, никаких копий, подделок или откровенного ширпотреба. В этом случае работает правило: лучше меньше, да лучше. Лучше обойтись без деталей, чем использовать фейк. Внешний вид должен внушать доверие к вам, а не свидетельствовать о неудачных попытках «прыгнуть выше себя».

Как вести себя на встрече с клиентом

Рассмотрим вариант встречи, если она проходит на территории клиента. Существует алгоритм поведения, установленный деловым этикетом:

1. Прийти в офис в точно назначенное время (за пару минут).
2. Подтвердить у секретаря или помощника, что вас примут.
3. Постучаться и зайти. Дожидаться ответа не стоит, так как ваша встреча назначена и подтверждена помощником. Если у вашего партнера не предусмотрен личный кабинет, входить в общее помещение допускается без стука. Войдя, вы спрашиваете, как увидеть того, с кем назначена встреча.
4. Приветствие клиента должно обязательно содержать личное обращение по имени и отчеству. Также обязательно полностью представиться самому: имя, отчество (при необходимости), занимаемая должность, компания в которой работаете. Возможно указать и другие данные, которые будут необходимы на этом этапе.
5. Инициатором рукопожатия должен быть клиент. Пришедший на встречу должен дождаться этого жеста от хозяина кабинета и, конечно, ответить на него.
6. Чтобы выглядеть достойно в глазах собеседника, ваша речь должна звучать одновременно четко, спокойно, уверенно, не слишком громко, но и не тихо. Избегайте суетливости в жестах.
7. При обмене визитками необходимо вручить карточки всем присутствующим участникам встречи, даже если их участие не предполагалось или в дальнейшем не будет рассматриваться. Вручение происходит лично в руки, не иначе. Если у клиента нет возможности принять вашу визитку (например, заняты руки), допускается положить её перед ним на стол. Будет правильным, если вы сразу же прочитаете данные владельца карточки и только затем уберёте её. Это будет знаком уважения и внимания к партнеру.
8. Находясь на территории клиента, если не последовало приглашения сесть, вы можете сами спросить, где вам расположиться. Папку или портфель положите рядом с собой: на рядом стоящем кресле, стуле, на столе или, в крайнем случае, на полу возле себя. Если встреча с клиентом происходит на нейтральной территории, ждать или спрашивать разрешения не стоит – вы на равных правах – присаживайтесь сами. Удобной будет позиция, если вы располагаетесь по разным сторонам от угла стола. Если встреча назначена на вашей территории, вам предстоит проявить гостеприимство и усадить посетителя.
9. Для полноценного общения, необходимо исключить такие помехи как: телефон, посетители. Телефон – на беззвучный режим, секретаря или помощника предупреждаем, чтоб не пропускали других посетителей.
10. Во время первой встречи, от которой будет зависеть дальнейшее сотрудничество, не рекомендуется курить: не зная вкусов и финансовых возможностей клиента, можно вызвать раздражение, как маркой сигарет, так и их стоимостью (чрезмерно высокой или наоборот, слишком дешевой).
11. Разговор начинать рекомендуется с нейтральных тем. Необходимо настроить собеседника на позитивный лад, переключить его на общение с вами, а не «с места в карьер» переходить к деловым вопросам. Это может вызвать ненужное напряжение. Выбирая тему для вступительной беседы, остановитесь на нейтральной, но не банальной. Избегайте тем, связанных с политическими вопросами, религиозными, гендерными, а также спортивными предпочтениями. Но и разговор про погоду будет слишком обыденным. Здесь должен включиться ваш креатив или домашние заготовки, в виде собранной информации о клиенте. Вполне уместно будет сделать комплимент компании, задать нейтральный вопрос. Возможно, этот вопрос плавно выведет ваш разговор на основную тему вашей встречи.
12. Общение в течение основной части разговора должно коснуться положения дел в компании клиента на текущий момент, перспектив развития. Для этого вам лучше начать с ситуационных вопросов, ответы на которые обрисуют ситуацию в компании собеседника. Следующими в беседе должны стать проблемные вопросы. Они способны обрисовать возможную проблему клиента (уже существующую или которая может возникнуть в ближайшем будущем). Действенные вопросы подталкивают клиента обозначить пути решения такой проблемы. Прогностические вопросы ставят своей целью выяснить, как клиент видит развитие этого явления. Следующий вопрос об оценке затраченных ресурсов на решение проблемы и возможности их минимизации – из разряда ценностных. Заканчивать такой разговор необходимо информационным блоком вопросов, которые должны прояснить, интересует ли клиента информация о возможностях вашей фирмы в решении представленной проблемы. После полученного подтверждения, дабы не перегружать клиента информацией, необходимо озвучить в общих чертах ваше коммерческое предложение: ваши услуги, товары, расценки. На этом этапе можно дать клиенту время на размышления и назначить новую встречу, при этом еще раз упомянув о потребностях партнера и ваших вариантах решений.

После встречи

В завершении переговоров обязательно следует поблагодарить собеседника за потраченное на вашу встречу время, резюмировать еще раз решение, к которому пришли: новая встреча, телефонный звонок, предоставление дополнительной информации посредством электронных средств связи и т. д. После этого происходит прощание.

После того как покинете место встречи, рекомендуется незамедлительно зафиксировать ключевые моменты встречи, полученную информацию, достигнутые договорённости. Иначе через небольшой промежуток времени данная информация, или ее часть, обязательно забудется.

Благодарственное письмо за сотрудничество

В формировании наиболее выгодного, позитивного имиджа вам поспособствует отправка благодарственного письма за предоставленную возможность сотрудничества. Не стоит пренебрегать этим шансом укрепить завязавшиеся отношения, а также лишний раз напомнить о себе. Это подтвердит вашу репутацию человека, знакомого с деловым этикетом.

Благодарственное письмо за сотрудничество оформляется в свободной форме, но может основываться на такой структуре:

• В шапке письма указывается получатель, которому адресуется благодарность.
• Обращение к конкретному лицу (обычно по имени, отчеству).
• В тексте письма прописывается причина, в связи с которой и выражается благодарность: действия, оказанные услуги, предоставленные возможности и т. п. В стиле желательно избегать излишнего официоза и сухости.
• Можно указать заслуги непосредственного получателя письма, который поспособствовал плодотворному сотрудничеству.
• Бланк письма должен быть официальным, с реквизитами отправляющей стороны, подписью и печатью руководителя.

Коммерческое предложение

Правильно составленное коммерческое предложение мотивирует делового партнера на продолжение взаимовыгодного сотрудничества с вами. Главные задачи такого документа:

• остановить внимание на предлагаемых услугах, товаре;
• вызвать заинтересованность;
• сформировать желание воспользоваться услугой или приобрести товар.

Структура коммерческого предложения:

1. Заголовок (предполагает использование логотипа).
2. Подзаголовок (с указанием товара, услуги).
3. Реклама услуг и продукции.
4. Перечисление положительных эффектов от сотрудничества.
5. Контакты отправителя.

Язык документа должен быть четким, ясным, грамотным. Документ должен быть четко структурирован, с понятным описанием выгоды от принятия предложения.

Digital-инструменты для управления бизнес-процессами

Поделиться

Поделиться

Каждый давно живёт маленькую онлайн-жизнь — в сети работают, встречаются с друзьями, отдыхают, учатся. Однако этикет цифрового общения только начинает формироваться. Особенно много подводных камней возникает во время видеозвонков и групповых конференций. Одни сильно снижают качество встречи, а некоторые раздражают, разочаровывают и портят отношения.

В статье расскажем, как обойти или предотвратить ошибки. А в конце поделимся чеклистом, который поможет подготовиться к будущим созвонам.

Советами делятся команда коммуникационного агентства и образовательной компании esprezo. 40+ человек, которые каждый день очно и удалённо создают коммуникации в любых форматах: от небольших презентаций и крупных конференций до разработки бренда работодателя и системы онбординга. И команда Манго Телеком — лидеры на рынке корпоративных облачных коммуникаций, которые позволяют бизнесу общаться с клиентами и сотрудниками на любом расстоянии и с любых устройств.

Опасности онлайн-формата

Если к личным встречам мы готовимся внимательно, то онлайн-формат расслабляет, и в этом его главная ловушка.

Очная встреча	Созвон
Уточняем адрес.	Где сел, там и встреча.
Тратим время на дорогу.	Приходим из соседней комнаты в последнюю минуту.
Готовим материалы для показа и ноутбук, заказываем пропуск.	Всё нормально.
Проверяем внешний вид.	Всё нормально 2.0.

На деле же изменился только формат, но суть встречи — нет. Вам так же предстоит общаться с руководителем, коллегами, клиентами и партнёрами, чтобы согласовать проект, утвердить бюджет или совершить сделку.

На кону всё ещё многое, а значит, и расслабляться не стоит. Вы ведь не поедете на важную встречу в пижаме? Вот и к видеовстрече нужно готовиться.

Как настроиться на встречу и подготовить пространство

Сформулируйте цель

«Корабль без курса невозможно сбить с пути» — плохой девиз для онлайн-встреч. Если не подготовить повестку, обсуждение пройдёт впустую или затянется. Структурируйте встречу: сформулируйте миссию, план разговора и желаемый результат от обсуждения.

Отличный инструмент, чтобы настроиться — карточка переговоров по Джиму Кемпу, но можно составить свой список вопросов. Предупредите участников встречи заранее, если им тоже нужно подготовиться к встрече: собрать материалы, подумать над идеями, погрузиться в повестку. Если видеосервис поддерживает обмен файлами, можно организовать группу и выложить материалы заранее.

Позаботьтесь о собеседниках

Попробуйте запланировать встречу на 10 человек и заранее не отправить на неё приглашение. За 5 минут до начала вас завалят вопросами «Куда подключаться?», а первые минуты звонка будете ждать опоздавших. Чтобы такого не произошло:

• Запланируйте видеоконференцию. Корпоративные видеосервисы интегрируются с адресной книгой и календарём сотрудников. Отправьте приглашение в календарь собеседникам вместе со ссылкой на созвон, чтобы не писать всем по отдельности.

• Изучите программу заранее, чтобы знать, как показать экран, открыть чат и сделать запись разговора. Проверьте, нужно ли регистрироваться и объясните коллегам, как подключиться к звонку. Если делать это в последний момент, можно сильно опоздать или даже сорвать встречу.

• Подготовьте материалы для показа, уберите лишнее с рабочего стола, заглушите уведомления на телефоне и компьютере.

• Сообщите участникам в начале разговора о лимите времени на встречу и договоритесь о действиях, если разговор прервётся.

Найдите тихое место

Чем тише вокруг, тем лучше слышите вы и тем лучше понимают ваши слова. Всегда пользуйтесь наушниками и просите об этом собеседников, иначе будете слышать собственный голос в чьих-то колонках. На беспроводных наушниках заранее проверяйте заряд, они всегда садятся не вовремя. Длительные встречи лучше проводить с помощью проводных. Для сотрудников, которые проводят много времени в переговорах с клиентами по видео и телефонной связи, лучше приобрести профессиональные гарнитуры — это снизит утомляемость и улучшит чистоту звука.

Даже некритичные ошибки и дискомфорт во время звонка вызывают негативные эмоции и ощущение неорганизованности. Это может повлиять на результат встречи и решение, которое примет ваш собеседник.

Подберите спокойный фон

Желательно, чтобы позади вас была однотонная стена и минимум деталей. Тогда никто не будет отвлекаться и разглядывает лишнее. Можно использовать виртуальный фон сервисов для видеовстреч. Подберите такой свет, чтобы лицо выглядело естественно — не терялось в полутьме и не было засвечено.

Рубрика «злой рок»

Во время созвона случается всякое: курьер принёс заказ, ребёнок хочет играть, собака распевается, кот требует еды. Обычно всё это — стихия, но и к торнадо лучше готовиться.

Предусмотрите случайности: уйдите туда, где хуже слышно соседскую дрель, встретьте курьера заранее, займите детей и котов. Закройте дверь.

Если стихия вас всё же настигла, извинитесь и ненадолго выключите микрофон с камерой. Не разбирайтесь с проблемой «в прямом эфире».

Оденьтесь целиком

Привычка созваниваться в домашнем виде (рабочий верх и в лучшем случае «пижамный» низ) — бомба замедленного действия. 10 созвонов пройдут отлично, а на 11-й вы забудете о своём «секрете». Встанете с включённой камерой или потянетесь за блокнотом и покажете собеседникам лишнее. Вряд ли это удачный сценарий для деловой беседы.

Что поможет во время встречи

Синхронизируйтесь с участниками

Убедитесь, что вы с коллегами одинаково понимаете цель созвона. Договоритесь заранее, кто ведёт встречу, резюмирует промежуточные итоги, проговаривает дальнейшие шаги и фиксирует договорённости. Если используете запись разговоров, не забудьте получить согласие участников.

Будьте внимательны к собеседникам

Это универсальное правило для всех встреч, но в онлайн-формате есть тонкости.

Проблема	Решение
На созвоне несколько новых людей, которых никто не представил.	Не оставляйте гостей инкогнито, они могут повлиять на результат встречи. Представьте себя и коллег и познакомьтесь с новыми людьми.
Хотите обратиться к участнику, но забыли его имя, а показать намерение жестом или взглядом на онлайн-встрече не выходит.	Единственный способ обратиться к кому-то напрямую во время созвона — по имени. Когда все знакомятся, записывайте имена тех, кто не подписан в сервисе или подписан как «user1987». Можно попросить собеседников переименовать себя.
Кто-то постоянно молчит или отвлекается на посторонние дела.	Уточните, что человек думает по каким-либо вопросам, чтобы вернуть его в разговор. И не отмалчивайтесь на встречах сами.
Вы говорили десять минут кряду, но выяснилось, что кто-то упустил половину речи из-за помех.	Избегайте монологов дольше двух-трёх минут. Уточняйте, всё ли ясно, чтобы не пришлось пересказывать заново.
У кого-то зависает картинка или звук.	Предложите выключить камеру: это может помочь, если дело в слабом интернет-соединении.

Устанавливать контакт с людьми на онлайн-встрече в разы проще, когда видны эмоции и реакции. Заранее предложите собеседникам провести созвон с видео. Если у всех включена камера, а вы свою отключили, коротко объясните причину — неважно, дело в самочувствии или плохой связи.

Наблюдение из практики: если смотреть в объектив камеры, а не только на изображения собеседников, создаётся ощущение прямого зрительного контакта, которого так не хватает в онлайн-формате.

Мы не советуем подключаться к встрече в пути, во время еды или без видео, но многое зависит от контекста — с кем и по каким вопросам созваниваетесь. Если хотите отклониться от привычного офисного формата — заранее уточните, всем ли это удобно. Есть люди, которые только рады созвониться за завтраком или в парке, а для кого-то это будет признаком неуважения.

Если трансляция видео или демонстрация экрана не требуется, можно заменить видеозвонок на аудиоконференцию — виртуальную переговорную. Вы заранее создаёте комнату конференции на нужное количество человек и ей присваивается короткий номер. В указанное время участникам достаточно позвонить по нему, чтобы подключиться к конференции.

Берегите уши и нервы людей

Даже микродвижения рядом с микрофоном — подвинули стакан, стукнули пальцами, поправили одежду или волосы, задели провод, щёлкнули мышью — бьют по ушам собеседников. Проблемы со звуком не только физически неприятны, но и мешают уловить смысл сказанного, а потому раздражают сильнее всего.

Запомните правило: микрофон выключен у всех, кроме одного или двух спикеров, которые взяли слово.

Если кто-то шумит, шуршит, фонит, пищит — скажите ему об этом. Скорее всего, человек не догадывается, что стал источником помех: так вы поможете исправить проблему в моменте и не копить раздражение на долгой дистанции.

Итого: готовьтесь заранее, заботьтесь о собеседниках, помните о цели

Видеовстреча — то же самое, что и общение в реальности. Действуют такие же правила: всё предусмотреть, быть вовремя, уважать собеседника, не отмалчиваться и не шуметь. Будьте вежливы и фокусируйтесь на результате. И тогда по поводу встреч можно не волноваться.

Чтобы без сбоев, безопасно и с любых устройств общаться с коллегами и партнёрами — выберите удобный инструмент для корпоративного общения. Манго Телеком разработали такое решение для аудио- и видеовстреч.

Чтобы проверить свою готовность, скачивайте памятку по проведению онлайн-встреч.

Больше полезных советов о презентациях, выступлениях, сторителлинге и эмоциональном интеллекте читайте в бесплатной образовательной рассылке esprezo.

Поделиться

Поделиться

Встреча с клиентом: как продуктивно провести первую встречу

Встреча с клиентом — непростая задача, особенно для молодого «продавана». Как действовать, как не тупить, какие вопросы задавать? Как провести предстоящую встречу в продажах максимально эффективно? Вот пошаговый алгоритм для молодых бойцов-продажников, который идеально подходит для первой встречи после холодного звонка.

Первая встреча с клиентом

Итак, вас ждёт первая встреча с клиентом. Время наметить план переговоров и не забить про следующие моменты:

• Внешний вид. Опрятный деловой костюм или casual в зависимости от формата встречи. Аккуратная борода или выбритое начисто лицо. Чистые ухоженные руки, подстриженные ногти. Да, да, вы не ослышались. Обязательно чистые и ухоженные руки, потому что они всегда на виду. Самое ужасное, вы берете ручку подписать документ, а клиент видит грязь под вашими ногтями.
• Станьте тем, кому можно доверять. Встреча начинается с улыбки и взгляда, умении поддержать разговор и ваших манер. Продемонстрируйте вашему клиенту уверенность и готовность помочь ему в его задачах.
• Избегайте слов-паразитов и речевых ошибок.  «Ихние» и «ПозвОнит» перечеркнут все ваши старания и созданное впечатление. Ничто так не режет ухо, как речевые ошибки.

Итак, для сначала проведите анализ компании. Копаем глубоко и упорно. Помогут все детали и факты о компании клиента. Например, оборот за год, проблемы с поставщиками, успешные проекты, выступления на конференциях ЛПР-ов, новые разработки и прочее.  На встрече ваш клиент должен чувствовать вас не как продавца, а как партнёра. Полный разбор клиента перед встречей поможет вам на встрече не тупить, говорить уместные вещи, предлагать подходящее решение.

Ставим цель. Перед встречей составляем пошаговую стратегию достижения цели максимум и цели минимум, планируем манёвры отступления и переключения внимания клиента, если он задаёт острые вопросы или «упирается рогами» в цену. Каким должен быть идеальный результат встречи? Какой альтернативный результат встречи с клиентом вас устроит. Поставьте чёткую цель.

Читайте также:

План переговоров с клиентом

Вы же собираетесь на встречу с клиентом не для того, чтобы о погоде разговаривать? Готовим примерный план встречи и переговоров по этапам. Чёткие шаги позволят вам направлять клиента во время общения и поддерживать динамику переговоров с клиентом.

Частая ошибка начинающих продавцов — хаотичные переговоры, прыжки с темы на тему, неуместные вопросы.

Возьмите ручку и составьте план предстоящих переговоров с клиентом. Соберите мысли на бумаге.

• Установление контакта. Пожалуй, один из самых важных элементов в переговорах. Если вы не можете установить контакт, то встреча пойдёт не в том русле, в котором вам хотелось бы. Создайте обстановку. Поговорите на отвлеченные темы и найдите что-то общее между вами и собеседником. Сделайте комплимент, аккуратно пошутите, пожмите руку, улыбнитесь и посмотрите в глаза. Будьте искренними и открытыми. Хороший контакт снизит напряженность и создаст доверительную атмосферу.
• Выяснение целей компании и мотивации ЛПР. Открою секрет, о котором вы уже догадываетесь. Вы и ваш продукт никому не нужен. Все в компании клиента хотят решить свои проблемы. Только собственник напрямую заинтересован в капитализации, так как получает прибыль. Линейный менеджмент довольно меркантилен. ЛПР-ов интересуют: финансовое поощрение, продвижение по службе, решение своей головной боли, получение признания и уважения, снятие рисков, высвобождение времени и так далее. Что конкретно нужно вашему ЛПР вы уже должны знать до встречи хотя бы в общих чертах. Используйте такую информацию себе на пользу.

Этапы согласование сделки

• Переговоры по продукту: что устраивает, что нет, разбираем вопросы по технической части.
• Переговоры по цене: целевая цена, опции, дополнительный сервис, бонусы и прочите плюшки. Здесь также можно хорошо апсейлисть ваши другие услуги и продукты.
• Разбор возражений: хорошо, не очень, дёшево, дорого, чем вы лучше конкурентов и т.п.
• Коммерческое предложение, соответствующее целям и задачам клиента. Обязательно уделите внимание результатам, которые получит клиент.
• Возьмите на встречу типовой договор для ознакомления. Вы можете подписать на встрече соглашение о намерениях или типовой договор, чтобы подтвердить серьёзность намерений. В половине случаев клиент уже будет готов на такой шаг, важно вовремя предложить.

Цену вашего решения продаём через результат, который получит ваш клиент!

Расскажите истории успеха ваших клиентов в этом сегменте. Желательно взять максимально похожую компанию из сегмента клиента и рассказать, как вы уже улучшили жизнь с помощью вашего продукта.

Закрепите ваши договорённости

Во время рукопожатия смотрите в глаза, а не в пол или сторону. Расставайтесь с конкретным планом следующих шагов в сроков. На этом моменте регулярно спотыкаются начинающие менеджеры по продажам. Посидели, поговорили с клиентом и разошлись в море корабли. Так нельзя.

Вы должны запомниться. Лучше всего запоминаются начало и конец встречи. Возьмите с собой памятный полезный подарок для клиента. Это может быть бизнес-книга или недорогой приятный сувенир.

Лучшая импровизация — это заранее подготовленная импровизация.

Подготовка к встрече необходима для качественного в общения с клиентом, чтобы вы смогли закрыть сделку. Исследуйте клиента вдоль и поперек. Изучите историю компании, попытайтесь узнать о проблемах компании от линейных сотрудников, которые касаются вашего продукта.

Исследуйте боль и задачи конкретного ЛПР, который будет на встрече. Изучите стратегию компании. Если это крупный LE (large enterprise) игрок рынка — информацию вы сможете найти в открытых источниках и социальных сетях компании.

5 советов по проведению встреч, которые ваша команда будет ожидать до

Если вы спросите любого, кто хоть раз был в рабочем мире, что он ненавидит больше всего, есть большая вероятность, что большинство из них решительно ответят: «Встречи!»

Командные встречи служат множеству важных целей, но большинство из них — пустая трата времени. Выход из этой дилеммы прост — лучше проводить встречи.

Сколько из нас ерзали в течение часа или более, когда наши коллеги или менеджеры беспрерывно бормотали, прислушиваясь к касательным моментам, которые никуда не ведут, только для того, чтобы уйти, не имея четкого плана действий относительно того, что вам нужно делать дальше? Не будет преувеличением сказать, что самым зловещим убийцей производительности в любой компании является собрание, проводимое ради собрания.

Но это не совсем справедливо для встреч. В конце концов, в лучшем случае именно там заключаются планы и сделки по всему, от бизнес-стратегии до разработки продукта и брендинга бизнеса. Они также позволяют руководителям лично встречаться со своими подчиненными, чтобы они могли лучше определить положение дел в офисе.

Здесь есть противоречие: командные собрания служат множеству важных целей, но большинство из них — пустая трата времени. Выход из этой дилеммы прост — лучше проводить встречи.Производительность, особенно в стартапе, — это то, что выделит вашу компанию из группы. Если вы будете следовать этим пяти советам, ваши встречи будут повышать продуктивность, а не угрожать способности вашей команды добиваться результатов (и ее общему здравомыслию).

1. Определите, может ли встреча быть электронной почтой или мгновенным сообщением

Первое, что вы должны сделать, когда вас укусит жучок на собраниях, — это остановиться и спросить себя, действительно ли вам нужно, чтобы все встали со своих столов и встретились в одной комнате.Попытайтесь резюмировать то, о чем вы собираетесь говорить, в нескольких предложениях. Если это возможно, отправьте электронное письмо или мгновенное сообщение соответствующим людям. Это позволит вашей команде сосредоточиться на задаче, давая им возможность ответить, когда у них будет свободный момент.

TechCrunch посоветовал вам сделать это в пользу слишком распространенной «встречи по вопросам статуса». Обычно они включают в себя объединение команды и обход по комнате с просьбой поделиться своими успехами. Проблема в том, что большинство обновлений статуса действительно имеют значение только для нескольких человек в комнате.Забудьте об этих встречах — ваша команда поблагодарит вас за лишний час.

2. Установить право собственности на собрание

Будь то вы или один из ваших менеджеров, кто-то должен подойти и взять на себя ответственность за все функции собрания. Это означает создание повестки дня, приглашение нужных людей и отправку последующих электронных писем, чтобы повторить ключевые моменты, поднятые в ходе обсуждения. Если никто не «владеет» встречей, то она может превратиться в общедоступную.

3. Составьте четкую повестку дня

Встреча без повестки дня обычно превращается в светское мероприятие с небольшой отдачей. Если вы собираетесь провести собрание, заранее подготовьте повестку дня, включив такие пункты, как:

• Кто ведет собрание?
• Что каждый участник должен принести на встречу?
• Во сколько закончится встреча? (Жесткие ограничения по времени заставляют всех сосредоточиться. )
• Каковы цели встречи? (Inc.предложили ставить не более двух голов на каждую встречу.)

После того, как вы составили повестку дня, разошлите ее участникам встречи заранее, чтобы каждый точно знал, что ему нужно, чтобы внести свой вклад.

4. Приглашайте только тех, кто обязательно должен присутствовать

Может возникнуть соблазн подумать, что чем больше людей у ​​вас на встрече, тем больше у вас шансов почерпнуть отличные идеи на «собрании умов». Но, как заметил Предприниматель, чем больше людей вы приведете на встречу, тем она будет дольше и тем меньше вероятность того, что из нее выйдет что-то действенное.

Если у вашей встречи есть четкая цель, вы должны приглашать только сотрудников, наиболее близких к рассматриваемой проблеме. Это должны быть люди, непосредственно отвечающие за результаты и заинтересованные в том, что обсуждается. Затем участники могут сообщить остальным членам своих команд по электронной почте, если это необходимо.

5. Каждое собрание должно выдвигать четкие пункты действий

Никто никогда не должен выходить с собрания, задаваясь вопросом, каковы следующие шаги. Помните: ваша встреча должна побуждать к действиям.Если люди уходят с собрания, не зная, что делать дальше, это пустая трата времени.

В дополнение к четкому изложению того, что необходимо сделать, вы должны взять страницу из книги Apple и назначить «непосредственно ответственного лица» за все, что будет принято. Журнал Fortune объяснил, что, назначая DRI каждому элементу действия, Apple создает культуру подотчетности. Если действия, изложенные на встрече, не выполняются, легко увидеть, кто сбросил мяч.

Встречи не обязательно должны тратить время или убивать продуктивность.Проявив некоторую дальновидность и планирование, вы можете сделать свои собрания полезными для всех участников, сократив ненужные отвлекающие факторы, которые мешают вашей команде добиваться результатов.

Челси Сигал — генеральный директор Targetwise. TARGETWISE наделяет агентства, бренды + маркетологов решениями, ориентированными на результат, которые способствуют росту, развитию и поддержанию социальной экосферы.

Нейтрализуя все цифровые каналы, мы повышаем производительность, применяя оптимизацию на основе данных в реальном времени для превосходного сочетания мобильных ресурсов, видео, дисплеев и электронной почты.Обращая нужных людей в нужное время, мы внедряем решения для брендов, обеспечивая при этом оптимальное влияние, вовлеченность и результаты.

Последние сообщения Chelsea Segal (посмотреть все)

Вам действительно нужно проводить эту встречу?

Когда возникает проблема, может возникнуть соблазн сразу назначить встречу, чтобы разобраться с ней. Хотя планирование встречи может быть правильным решением, это не всегда правильный вызов и может напрасно тратить ваше время и время вашей команды. Перед тем, как назначить встречу, задайте себе следующие вопросы: Продумал ли я эту ситуацию? Нужен ли мне сторонний вклад, чтобы добиться прогресса? Требуется ли для продвижения вперед разговор в реальном времени? Необходима ли для этого личная встреча?
Выполнив эти шаги, вы сможете радикально сократить время, потраченное на собрания, и увеличить объем выполняемой работы.

«Давай назначим встречу» стал универсальным ответом по умолчанию на большинство деловых вопросов. Не знаете, что делать с проектом? Давай назначим встречу. Есть чем поделиться? Давай назначим встречу. Не можете принять меры? Давай назначим встречу.

Хотя планирование встречи может быть правильным решением во многих случаях, это не всегда лучший ответ. Я составил дерево решений, которое поможет вам быстро определить, имеет ли встреча наибольший смысл.

Сохраните или распечатайте это дерево решений, чтобы принять решение о проведении собрания как можно быстрее и проще. Вот что вам следует учитывать на каждом этапе:

Продумывал ли я эту ситуацию? Когда у вас нет ясности в том, что вы делаете над проектом, возникает соблазн назначить встречу, чтобы дать вам ощущение прогресса. Но если цель встречи — структурировать проект, на данном этапе планирование встречи — неэффективное использование вашего времени и ваших коллег. Вместо этого выделите время на то, чтобы поразмыслить над стратегией. В течение этого времени вы можете оценить масштаб проекта, текущий статус, потенциальные вехи и разработать план действий для достижения значимого прогресса. После того, как вы закончите работу по подготовке к стратегическому мышлению, вы можете переходить к следующему шагу: обдумывать, проводить ли встречу.

Нужен ли мне сторонний вклад, чтобы добиться прогресса? Вы можете оказаться в ситуации, когда знаете, что нужно делать, и вам просто нужно делать эту работу.Если вы оказались в этом месте, не назначайте встречу; обновите свой список дел и вместо этого примите меры. Однако, если после выяснения того, что необходимо сделать в меру своих возможностей, вам потребуется помощь извне, чтобы ответить на вопросы или дать обратную связь, прежде чем вы почувствуете себя комфортно, приступая к делу, продолжайте.

Сопутствующие инструменты

Требуется ли для продвижения вперед разговор в реальном времени? Если вам нужны ответы на вопросы, но они не требуют двустороннего разговора, электронная почта может стать отличным вариантом вместо встречи. Это особенно актуально, когда вы ищете отзывы о ваших письменных планах или документах. Будет намного эффективнее для всех участников, если вы отправите элементы, которые они смогут просмотреть самостоятельно (при этом вы не будете неловко смотреть, как они читают во время личной встречи), а затем отправите вам обратную связь. Если вы чувствуете, что ваша ситуация требует разговора в реальном времени, изучите различные каналы связи.

Необходима ли для этого личная встреча? Если вам нужно двустороннее общение, но не обязательно видеть человека, у вас есть множество вариантов.Онлайн-чат может помочь вам быстро ответить на вопросы, а для более подробного разговора хорошо подойдет планирование телефонного звонка или видеоконференции. Это не только сэкономит вам время, необходимое для перехода к месту встречи и обратно, но и вам будет легче выполнить работу, если кто-то опаздывает, вместо того, чтобы сидеть и ждать, пока они появятся.

Эта статья также встречается в:

Если в конце концов вы решите, что вам нужно личное общение, назначьте встречу и заранее продумайте, как сделать ее максимально эффективной и действенной. Это означает рассмотрение вашего намерения относительно встречи, определение желаемых результатов и подготовку любых материалов, которые вы должны просмотреть или разослать заранее.

При правильном процессе принятия решений вы можете радикально сократить количество встреч, которые вы посещаете, и увеличить объем выполняемой работы.

Три причины провести встречу

Если вы собираетесь не для одной из этих целей, вы тратите драгоценное время.

Фото: Thinkstock

Сколько тысяч или миллионов долларов ваша компания ежегодно вкладывает в бесполезные встречи? Наверное, гораздо больше, чем вы думаете.Уменьшение этого показателя может творить чудеса для корпоративной конкурентоспособности. На самом деле меньше может быть больше, если перефразировать архитектора-минимализма Людвига Миса ван дер Роэ.

Популярная литература по менеджменту наводнена исправлениями встреч, но большая часть этих советов носит процедурный характер: опубликуйте повестку дня, используйте фасилитатора, придерживайтесь расписания, проверяйте прогресс, уточняйте следующие шаги. Все это нормально, но основная экономия заключается в другом. Чтобы получить реальную выгоду, изучите цели, которым служат ваши собрания: почему ваши люди встречаются и почему им следует или не следует встречаться.

Помимо обучения / образования, есть только три веских причины для группы людей встречаться на работе, будь то лицом к лицу или онлайн. Первая причина — создать форум — возможность для людей с разными ценностями, идеями и опытом поделиться своими взглядами. Форум может варьироваться от неформально организованного «городского собрания» до четко структурированного коллоквиума.

Вторая причина встречи — принятие решений. Встреча для принятия решений определяет направление для организации или подразделения.Тематика такой встречи может варьироваться от выработки стратегии до решения тактических задач.

Третья причина для встречи — создать / укрепить команду. Встреча по построению команды связана с развитием коллективных способностей, особенно межличностных и организационных навыков. Такая встреча может также помочь привить чувство единства и приверженность коллективным действиям.

Эти три типа встреч образуют своего рода пищевую цепочку: форум определяет проблемы и варианты, которые служат основой для встречи для принятия решений, на которой группа выбирает курс действий из числа возможных.С помощью командообразования группа реализует выбранный путь.

К сожалению, слишком много корпоративных встреч не решают ни одну из этих проблем. Вместо этого они могут быть созваны для обмена информацией, который более эффективно обрабатывается без межличностного взаимодействия. Например, в одной розничной компании руководители секторов обычно собирали своих непосредственных подчиненных, а затем читали служебные записки вслух. В другой фирме подобная практика привела к новой метафоре менеджеров среднего звена: «человеческая доска объявлений.”

Некоторые собрания служат только мыльницей — возможностью для болвана замолчать. В других случаях собрание превращается в перекличку, где посещаемость и послушание — вот главное. Как объяснил один разочарованный менеджер со ссылкой на своего бывшего начальника: «Наши встречи проводились не для того, чтобы выяснить, что делать, а для того, чтобы сказать вам, что делать».

Руководители должны спросить себя, какой из трех законных способов проведения встреч — форум, принятие решений или создание команды — они имеют в виду, прежде чем собирать сотрудников.В конце встречи они также могут спросить, какая из этих целей была использована. Если ответ — «ничего из вышеперечисленного», то они упустили ценную возможность сэкономить деньги своей компании — и сэкономить время и энергию себе и другим.

для проведения собрания в предложении — как использовать «провести собрание» в предложении

SentencesMobile

• Эверт обратился к Симитису с просьбой провести встречу.
• В августе 1979 г. удалось провести собрание, на котором присутствовали члены ДНР.
• Intel планирует провести встречу с аналитиками во вторник.
• Согласятся ли стороны провести встречу в IRC когда-нибудь на этой неделе?
• Обе стороны соглашаются провести встречу для обсуждения инцидента.
• МакВиг согласился провести встречу в своем офисе в Вашингтоне 14 февраля.
• Федерация должна была провести встречу поздно вечером в четверг, чтобы принять решение о преемнике Лиссека.
• Хантер оспорил утверждение Граника о бесполезности проведения собрания в субботу.
• «Я не думаю, что стоит проводить просто церемониальное собрание»,
• Тот же блок, продолжил источник, должен был провести встречу вчера вечером.
• Сложно увидеть собрание в предложении.
• Коалиция Берлускони должна была провести во вторник встречу для обсуждения изменений в кабинете министров.
• Президент Франсуа Миттеран должен был провести заседание своего внутреннего кабинета позже в понедельник.
• Филдс, председатель комитета по безопасности, планирует провести встречу на этой неделе.
• Обе стороны договорились провести встречу 18 апреля для обсуждения столкновения.
• Протестующие планировали провести митинг относительно своих следующих планов и пообещали продолжить.
• DMX планирует провести собрание акционеров для голосования по сделке в апреле.
• В этом месяце стороны должны были провести встречу для выработки мер доверия.
• Профсоюз проведет собрание сентября.12 для обсуждения забастовки.
• Но мы постараемся найти способы (провести встречу), возможно, неофициально,
• Секретарь МакВиг согласился провести встречу в своем офисе в Вашингтоне 14 февраля.

• More Sentences ： 1 2 3

Как провести идеальную встречу на английском

Настройте свой английский Английский может быть универсальным языком для проведения деловых встреч по всему миру, как личных, так и посредством видеозвонков, но в отдельных странах все еще существуют разные обычаи и ожидания, когда дело касается встреч . Как международный организатор встреч, ознакомьтесь с этими конвенциями в англоязычном мире и различиями между различными типами компаний.

Далее мы дадим вам советы и передовой опыт проведения международных встреч, дадим вам вдохновляющие идеи для более инновационных встреч и перечислим некоторые ключевые фразы для деловых встреч на английском языке.

Как проводить международные встречи

1.План вперед

Международные встречи требуют больше времени для планирования. Как только вы узнаете, где будет проходить встреча (и каков бюджет), вы можете погрузиться в специфику места: разницу часовых поясов для всех участников, праздники, местные события, ограничения на поездки, общие новости, проблемы со здоровьем и безопасностью и Культурные различия. Вы также можете обратиться за помощью к ассоциациям или даже к специалистам по планированию в пункте назначения. Как для личных, так и для виртуальных встреч, дайте всем участникам достаточно времени, чтобы подготовиться, договориться о поездках или составить расписание.

2. Будьте проще

Упростите то, что вы можете, чтобы оптимизировать встречу, от маршрута до меню. Приглашения, описания, презентации и другие материалы должны быть краткими и стандартными на английском языке, чтобы всем было легко. Рассмотрите контрольный список или часто задаваемые вопросы по таким вопросам, как путешествия, что брать с собой, другие требования или даже культурные вопросы в пункте назначения. Для виртуальных встреч предоставьте четкие инструкции о том, как присоединиться к разговору.

3.Управляйте ожиданиями

Международная встреча отличается от обычной встречи в вашем офисе, поэтому имейте в виду, чего могут ожидать участники: от рассадки до оборудования, презентаций или живого видео. Проясните ситуацию заранее, но будьте готовы и к неожиданностям. Еда — это очень распространенная проблема, когда аллергия, убеждения и предпочтения составляют обычные ловушки.

4. Составьте повестку дня

Когда вы приглашаете людей на встречу, их первоначальные вопросы: какова цель встречи, какова моя роль и чего я могу ожидать? Повестка дня — это номер один, который отражает все три этих вопроса. Хотя необязательно вдаваться в подробности, полезно заранее поделиться повесткой дня и заранее объявить цель, чтобы каждый мог работать над достижением общей цели. В противном случае ваша международная встреча превратится в общественное мероприятие.

5. Структура

Если вы являетесь организатором международных встреч, вы должны провести встречу и придумать структуру. Повестка дня является наброском для этого, но не должна полностью заменять ее, в противном случае обсуждаются отдельные пункты, но больше ничего не решается или не достигается.

Менеджер встречи или посредник (который не обязательно должен быть организатором) может управлять мероприятием момент за моментом и поддерживать увлекательную беседу, что иногда означает прерывать людей или поощрять их высказываться. Будьте особенно внимательны здесь к культурным различиям, чтобы никого не обидеть.

6. Установить пределы

Установите предел для всего, что связано с вашей международной встречей, от общей продолжительности до пятиминутного перерыва между ними и времени, разрешенного для отдельных выступающих. Средняя продолжительность концентрации внимания колеблется от 10 до 15 минут, поэтому любая встреча продолжительностью более 20 минут уже может быть утомительной.

Присутствовать на короткой встрече гораздо проще, чем на открытой конференции. При видеозвонках имейте в виду, что трудности возникают, когда люди начинают обсуждать друг друга, поэтому четко укажите, кто и когда должен говорить. Сведите к минимуму эту проблему, пригласив на звонок только людей, которые абсолютно необходимы.

7. Результат

Обычно встречаются два типа встреч: регулярные для согласования («проверки») и творческие для достижения решения или решения проблемы.В любом случае, в конце собрания у участников должны быть четкие пункты действий, чтобы они знали, что делать дальше.

Они также должны нести ответственность, поэтому сообщайте всем, когда должны быть получены результаты или когда будут приняты последующие меры. У повторяющихся собраний вначале может быть короткий период обзора. В зависимости от обычаев, один человек может предоставить универсальное резюме, или отдельные люди говорят сами за себя.

Лучшие практики для любого международного организатора встреч

До

• Используйте подходящие приветственные фразы для людей из определенных стран.Несколько слов на их родном языке могут иметь большое значение как при личной встрече, так и по телефону.
• Будьте вовремя! Это особенно важно в странах, где подчеркивается пунктуальность.
• Обменяйтесь визитками, поприветствуйте особых гостей или лично представьте важных спикеров.
• Изучите международные привычки к перерывам, например, к кофе или сигаретам.
• Обратите внимание на международный этикет, особенно в отношении еды.
• Время может быть относительным в разных частях света, например.грамм. время обеда может отличаться. Помните о различиях в часовых поясах.

Не надо

• Делать неприемлемые жесты или публично демонстрировать привязанность.
• С любовью приветствуйте людей в культурах, где это не принято.
• Используйте цвета, графику или символы, которые могут быть оскорбительными для кого-то из другой страны. Особенно ассоциации с цветами различаются в других частях света.
• Погрузитесь в культурные ловушки и избегайте личных или назойливых вопросов, особенно при попытках поговорить на пустом месте.

Как проводить инновационные международные встречи

Все боятся проводить больше встреч, чем реальное время для работы, но вот несколько советов и новаторских идей о том, как вы можете избавиться от проблем с международными встречами, чтобы сделать их более приятными и продуктивными.

Презентации

Горки и маркеры могут убить любую встречу медленной смертью ползучей скуки. За презентациями может быть трудно следить, так почему бы просто не запретить их полностью? Не принимайте это у нас, а у генерального директора Amazon Джеффа Безоса, который сказал, что презентации «затушевывают идеи, сглаживают любое ощущение относительной важности и игнорируют взаимосвязь идей».

Необычные детали

Пусть ваша встреча выделится небольшими, но запоминающимися деталями.Это может означать запрет на использование ноутбуков и смартфонов, введение нечетного времени начала (9:17 утра) или встречу в необычном месте, например, в кафетерии или за столом для пинг-понга, как это часто бывает у стартапов.

Для международных встреч и видеозвонков попросите участников поделиться небольшими, но не слишком личными подробностями об их среде или культуре или присудите баллы за самый необычный фоновый экран.

Принятие решения

Время всегда пришло. Чем раньше потребуется решение, тем раньше должна состояться встреча вокруг него.Если невозможно прийти к общему выводу, назначьте лицо, принимающее решения, которое будет слышать от всех, но ограничьте количество участников только теми, кто абсолютно необходим, чтобы их вклад был полезным, а не отвлекал.

Ответственность и вызов

Идеальная повестка дня превращается в пункты действия один за другим, но кто должен действовать в соответствии с ней? Для этого Apple ввела термин DRI — лицо, непосредственно ответственное за это. Еще одна идея встречи от этой успешной компании — вызов: все участники защищают свои идеи, подвергая сомнению идеи других в честной критике.

Встречи в формате Walk-with Me и фуршет

Встречи без стола и стульев обычно короче, интереснее и интерактивнее. Присутствующие буквально задумаются на ногах и будут более возбуждены. Следующим шагом являются пешеходные встречи: они могут быть разовыми, от двери до двери в офисе, по телефону или даже в небольших группах. Не бойтесь быть спонтанными: если человека нет, встреча не откладывается, просто позвоните ему прямо на месте.

Весы

Встреча с одним спикером — это лекция.Там, где требуется участие участников, вы должны достичь баланса между разговором и слушанием. Это может быть рефери, который ходит по (виртуальной) комнате, спрашивает и вовлекает людей, или как знак, который передается.

Ключевые фразы для международных деловых встреч на английском языке

Следующие ниже ключевые фразы на английском помогут вам наладить эффективное общение во время вашей следующей международной деловой встречи.

Начало встречи

• Официально: Приветствуем всех и благодарим за участие.Цель сегодняшней встречи — обсудить…
• Краткое уведомление: Спасибо всем за участие. Поскольку у нас мало времени, давайте начнем с пункта номер один.
• Менее формальный: Теперь, когда все собрались, и я привлек ваше внимание, давайте приступим …

Темы обсуждения

• Официально: Первый пункт повестки дня, который я хочу вынести на обсуждение, это…
• Менее формально: Давайте посмотрим на первый пункт повестки дня.
• Обычный: Сначала поговорим о…

Разъяснение

• Официально: Простите, не могли бы вы пояснить, что вы сказали о…?
• Менее формальный: Не уверен, что понимаю, что вы имеете в виду под…
• Менее формальный: Извините, я не совсем понимаю…

Копаем

• Официально: Прежде чем мы продолжим, я думаю, нам нужно взглянуть на…
• Официально: Извините, но я не думаю, что мы обращались к…
• Менее формально: Секундочку, пожалуйста, кажется, мы не обсуждали…

Переезд на

• Официально: Перейдем к следующему пункту повестки дня, а именно…
• Менее формальный: Далее, давайте рассмотрим следующий пункт повестки дня:…
• Обычный: Далее…

Сводка

• Официально: Подведем итог тому, о чем мы договорились:…
• Менее формальный: Итак, мы собираемся…
• Обычный: Итак, мы решили…

Завершение

• Официально: Заседание закрывается. Спасибо всем за участие.
• Менее формально: На сегодня все, спасибо за участие.
• Обычный: Вот и все, спасибо за ваше время и хорошего дня.

Вы ищете другие фразы? Выучите 10 лучших фраз для делового английского языка !

Не проводите собрание, если …

Стив Адубато, доктор философии

В прошлом эта колонка исследовала ключи к проведению успешных и значимых встреч.Тем не менее, каждый день по-прежнему проводится бесчисленное множество собраний, которые не нужно созывать, и которые многие считают огромной тратой времени. Поэтому вместо того, чтобы говорить о том, как проводить более эффективные встречи, давайте посмотрим на проблему встречи с другой точки зрения. Спросим, ​​стоит ли вообще проводить собрание. Имея это в виду, не проводите собрание, если…

Не проводите собрание, если все, что вы действительно хотите, — это послушать себя. Все мы знаем менеджеров, которые проводят собрания только для того, чтобы получить аудиторию. Желание услышать, как вы говорите, не является достаточной причиной для созыва собрания, и те, кто не знает, платят высокую цену за то, что окружающие не принимают лидера всерьез и игнорируют, когда созывается собрание. Это особенно опасно, когда приходит время руководителю провести собрание по поводу чего-то действительно важного. Он оказывается мальчиком, который кричал волк.

Не проводите собрание, если вы можете достичь своей цели с помощью короткой конференц-связи или электронной почты. Когда вы созываете собрание, планка поднимается, потому что вы просите людей физически сделать то, что им нужно сделать, чтобы попасть на собрание.Вкладывать время и силы. Выделите больше времени и исследуйте другие способы достижения своей цели. Чаще всего вы обнаружите, что телефон и / или электронная почта являются более подходящим средством связи.

Не проводите собрание, если все, что вы хотите сделать, — это «штамп» решения, которое вы уже приняли. Если у вас нет намерения выслушивать точку зрения других или общаться в открытой интерактивной манере, тогда не оскорбляйте людей, собирая их вместе. Просто имейте смелость сообщить о принятом вами решении и дать им понять, что оно не подлежит обсуждению и вам не нужно их мнение.Нет ничего хуже, чем руководитель собрания, который скажет вам, что он хочет вашего участия, когда становится ясно, что все, что они хотят сделать, это проткнуть вам что-то в горло.

Не проводите собрание, если ваш истинный мотив — передать определенное сообщение конкретному члену команды, чего вы не хотели бы делать один на один. На собраниях не следует использовать участников как щит или маскировку того, чего на самом деле хочет достичь лидер. Во-первых, все будут знать, что вы делаете, и не оценят этого.Во-вторых, такой подход посылает сотрудникам пугающий сигнал о том, как вы справляетесь с конфликтами и чего им ожидать, когда и если у вас возникнут проблемы или проблемы с ними.

Не проводите собрание, если у вас нет четкой повестки дня. Это похоже на первую выявленную причину не созывать собрание, но идет еще дальше. Это предполагает, что ваша цель больше, чем просто услышать, как вы говорите, но признает, что даже с самыми лучшими намерениями некоторые руководители собрания просто не готовы созвать собрание. Они не продумали конкретный список пунктов и проблем, которые нужно решить, и хотят верить, что повестка дня появится автоматически после созыва собрания. Проблема в том, что так не работает. Вот почему слишком много встреч бессвязны, несфокусированы и длятся слишком долго.

Проще говоря, подавляющее большинство собраний в мире работы не требует созыва. Самые эффективные руководители и менеджеры уважают время людей. Если вы воспользуетесь этим подходом, вы получите намного больше от своей команды, и они оценят вас за это.

Не проводите встречу только ради нее

Сколько раз вы сидели, зевая за двухчасовую встречу, только чтобы вернуться в свой офис или куб и подумать: Что только что произошло?

В любой офисной среде собрания являются фундаментальной необходимостью, чтобы держать различные отделы и людей в курсе различных событий. Но без надлежащего планирования встреча может обернуться к худшему, поскольку участники изо всех сил стараются бодрствовать или оставляют чувство, будто они ничего не достигли.

Во-первых, решите, нужна ли вам встреча. Некоторые проблемы можно решить с помощью нескольких простых писем. Встречи — не единственный способ передать информацию нескольким людям.

Чтобы встречи вашей ассоциации были эффективными и целенаправленными, начинаются с конца . Установите измеримую цель и цель и убедитесь, что все участники знают об этом.

[/ caption]

Также полезно иметь повестку дня, поскольку она дисциплинированна и раздражает как бы это ни звучало.Убедитесь, что все участники знают об этом заранее — они также должны знать, за какую информацию они будут нести ответственность. И если какие-либо материалы (например, документы или презентации PowerPoint) будут использоваться на собрании, также передайте их участникам заранее.

Во время встреч не теряет внимания . Назначьте людям практические обязанности и ответственность, чтобы последующие действия были легкими. (Это также позволит легко определить, насколько успешной была ваша встреча.)

Каждый должен покинуть встречу с новыми задачами в своем списке дел или, по крайней мере, с ощущением, что они движутся в правильном направлении в отношении задач, над которыми они работают.

Встречи не должны длиться много часов, чтобы они были эффективными. Я уверен, что многие организации с небольшим персоналом могли бы провести быстрые 30-минутные встречи, и все было бы хорошо.

Что бы вы ни делали, не встречаются просто ради встречи с . Каждый должен иметь что-то новое, чтобы внести свой вклад и уйти с новыми выводами.Если вы когда-нибудь покидаете собрание и думаете: «Ну, это было бесполезно», определенно найдите время, чтобы подумать, стоило ли оно того. Встречи отнимают у сотрудников драгоценное время — сотрудникам небольших ассоциаций, в частности, некогда тратить время, жонглируя своими разнообразными повседневными задачами.

Как часто сотрудники вашей ассоциации контактируют с базой? У вас есть официальные встречи с повесткой дня или ваша организация работает в более повседневном стиле?

.