Клинбиз | Клининговая компания в Нижнем Новгороде | Цены на клининговые услуги и уборку

Внедрении ERP: этапы, стоимость, эффективность

Enterprise Resource Planning system — это корпоративная система планирования, предназначенная для автоматизации многих процессов на предприятии: планирования, контроля над учетом, а также для решения различных бизнес-задач. Эта единая система далеко не самая простая в разработке, ведь она должна удовлетворять всем потребностям организации.

Вся информация, хранимая в базе данных ERP, может быть доступна любому подразделению, сделавшему запрос. Корпоративная система поможет компании управлять бюджетом, персоналом, клиентурой, заменит логиста, в-общем, будет выполнять функции бухгалтерии и управленческого отдела. Она просчитывает действия на несколько шагов вперед, описывает прошлое, настоящее и прогнозирует будущее.

Читайте подробнее о ERP >>

Внедрение ERP обречено на провал, если:

• При внедрении не принимает участие менеджер компании. Во-первых, ЕRP-system попадают на предприятия через собственные отделы информационных технологий, которым владелец компании полностью доверяет и не вникает в сам процесс; во-вторых, через продавцов систем планирования, которые могут не сказать всей правды, чтобы удачно пополнить свой карман; в третьих, через советы независимых консультантов, их дело предложить несколько вариантов, а само главное решение должен принимать, возможно, ничего не смыслящий в этом владелец предприятия.
• Забыть, что ERP-система создана, чтобы управлять лишь некоторыми нуждами предприятия. Например, принятие заказа, его обработка, оформление и отправка.
• Сделать всю эту операцию заранее, не проведя управленческие реформы, проконтролированные руководителем предприятия.

Технологическая часть может подчиняться этой системе без активного участия руководства, что не скажешь о сотрудниках.

• • Получение единой финансовой базы данных, вместо нескольких разных, непохожих друг на друга.
  • Программа произведет стандартизацию всех процессов на предприятии: будет управлять доставкой, запасами, логистикой, выставлением счетов и деятельностью бухгалтерии.
  • Позволит составить план производства продукции, тем самым рассчитает сроки и объемы, а также спрос, издержки на хранение, позволит сократить временные и финансовые затраты.
  • Произведет пересмотр кадров, подберет нужный персонал при помощи рейтинговой системы, которая позволит подниматься «стоящим» кадрам по карьерной лестнице.

Этапы внедрения ERP-системы:

• • • Первоначальная организация самого проекта.
    • Проведя анализ бизнес процессов, протестировав решения, разработать индивидуальный план.
    • Реализация всего задуманного.
    • Подготовить ERP-систему к работе на предприятии, обучить персонал.
    • Запустить программу и ждать видимых результатов.

Стоимость внедрения ERP:

Общая стоимость складывается из нескольких параметров: стоимость лицензий, стоимость совокупного владения системой (затраты на персонал, на программное и аппаратное обеспечение, консалтинговые услуги) и оценка затрат на само внедрение. Цена одной лицензии от 1.5 до 8 тыс. долларов.

Некоторые владельцы предприятий закупают лицензии для всех пользователей постепенно, тем самым уменьшая стоимость внедрения корпоративной системы. Цена консалтинга от 100 до 500% от стоимости самой системы. Цена обучения одного человека составляет от 15 тыс. долларов.

Полная стоимость рассчитывается при помощи методики Activity Based Costing, и в среднем составляет от 3 до 5% от годовой прибыли. Затраты на внедрение не видя предприятие рассчитать не возможно, в первую очередь нужно провести недешевое предпроектное обследование организации.

Одновременно пользоваться этой системой могут до 100 человек персонала, а для увеличения числа пользователей придумали следущий выход — создавать комплексы параллельно работающих ERP-систем, каждая из них может использоваться своей определенной группой лиц. Такие комплексы систем распространены в сетевых магазинах и предприятиях сфер обслуживания.

Enterprise Resource Planning system — это система, которая позволит сделать предприятие более прибыльным, сделает работу сотрудников более комфортной, а руководителя — продуктивной.

Программа Класс365  позволит оптимизировать работу вашего бизнеса с первого дня использования. Удобный интерфейс и удобный функционал программы позволяют исключить период внедрения не теряя драгоценное время и деньги.

C чего начать внедрение ERP / Блог компании Trinion / Хабр

В прошлой статье я рассказывал о том, Что такое ERP система, а также о том, в каких случаях внедрение этой программной системы принесет реальную пользу, и на что обращать внимание при выбореERP. А сейчас я хочу поговорить о том, как получить практическую пользу от ERP-системы. А для этого программный продукт необходимо внедрить.

Я уже писал о внедрении программных продуктов в серии статей «Внедрение программного продукта. Особенности работы бизнес-консультанта». И многие рекомендации из этой серии статей можно применять также при внедрении ERP. Но все же эта система предназначена для среднего и крупного бизнеса, а потому и внедрение ее имеет определенные особенности из числа тех, что в прошлых статьях, посвященных преимущественно малому и среднему бизнесу, я не раскрывал. Еще одна важная особенность ERP – это многофункциональная, сложная система с очень широким функционалом, и при внедрении этот факт также необходимо учитывать.

Самый важный вопрос, который возникает накануне внедрения любой программной системы, это «с чего начать»? Если вы знаете, как и с чего начинать внедрение, и начнете работу правильно, скорей всего, процесс пройдет без лишних сложностей, переделок и конфликтов. А результат оправдает ожидания бизнеса.

О том, как вести проект внедрения ERP-системы от и до, я также постараюсь рассказать в следующих статьях. А сейчас я хочу поговорить о самом важном – начале внедрения.

Разные подходы к внедрению

Существует несколько подходов к внедрению ERP-систем, которые я видел в чужом исполнении и/или сам применял на практике. Каждый из них имеет свои плюсы и минусы, какие-то «подводные камни» и преимущества.

В принципе, все подходы к внедрению ERP, также актуальны для любых сложных систем, например, 1C УПП, 1С ERP, SAP Bussines ONE, ODOO и др. Давайте о них поговорим подробно.

Подготовка технического задания

ERP-система – это продукт очень технологичный. А потому как у разработчиков, так и у бизнесменов очень часто возникает соблазн по максимуму распланировать внедрение еще до начала работ. Казалось бы, все логично. При таком подходе исходят из того, что технологическая программная система должна быть максимально алгоритмизирована. И к процессу внедрения можно и нужно подходить с точки зрения алгоритмизации и математической модели.

Как это реализуют:

1. Создается объемное техническое задание, в котором по максимуму продуманы и описаны все процессы, включая самые мелкие.
2. Под техническое задание создается календарный план работ.

На составление подобного технического задания могут уйти месяцы. Я лично видел, как специалист составлял техническое задание по внедрению ERP в течение полугода.  В этот период он регулярно выезжал на объект, вникал во все нюансы и вносил их в документ.

От такого подхода плюсы получают, прежде всего, разработчики:

• Документ Техническое задание будет стоить дорого. Выполняется большой объем работы, занимающий значительное время.  И заказчики обычно соглашаются с высокой ценой техзадания без каких-либо вопросов.
• Разработчики получают подробную инструкцию, на основе которой можно проводить работы. А в случае неудачных решений, имеющихся в подписанном ТЗ, переделки будут оплачиваться отдельно.

Минус подхода заключается в его объеме и сложности. Создать всеобъемлющее техническое задание, в котором будут предусмотрены все модули, документы, все нюансы будущей работы невозможно. Система многофункциональна, и любые изменения в одном модуле могут повлечь за собой необходимость внести изменения в другой.

Аналогично и с ошибками при составлении технического задания: любые неправильные решения в одном модуле могут повлечь за собой множество изменений в других. Например, какой-то бизнес-процесс мог быть понят не верно, и тогда при внедрении выяснится, что часть документации и справочников – не нужны, а требуются совсем другие. Слишком большой объем информации, слишком высокая сложность системы – в результате, оказывается невозможно заложить изначально все нюансы и предусмотреть все возможные ошибки.

«Частичное» внедрение

В этом случае составляют список наиболее значимых для бизнеса направлений и модулей для работы с ними. На их основе составляют некий план внедрения, который и является основой для начала работ.

В этом случае техническое задание также имеется. Как и календарный план при варианте работы, где за основу берут объемное ТЗ. Но здесь техническое задание не является таким всеобъемлющим, возможно составление для разных этапов работы собственных технически заданий. Т.е. основной документ в данном случае – План выполнения работ.

Например:

В качестве первого этапа внедрения выбираем участок Финансы и Движение товаров. Этот участок работ является очень важным для любой компании. Разбираемся с особенностями движений финансовых в организации, изучаем хранение и продажу товаров. На основе этого составляем ТЗ для автоматизации в ERP выбранного участка. И внедряем необходимый для этого участка функционал.

На следующем этапе выбираем другое направление, например, производство. И также работаем с этим направлением плюс учитываем проведенные работы (и возможные доработки) в уже готовых модулях, относящихся к финансам и продукции.

Основное преимущество такого метода – реалистичность. Охватить все и сразу крайне сложно. Внедрять поэтапно – намного проще, ошибок при этом обычно допускается меньше. И результаты работы видны уже в процессе внедрения. Я и сам чаще всего выбираю этот подход.

Минусы – увеличение сроков, которое заказчик может рассматривать как затягивание. При частичном внедрении сроки проведения работ могут затягиваться как по объективным причинам, так и по разных поводам, связанным с финансированием, человеческим фактором и т.д.  Кроме того, если руководитель бизнеса стремится получить все и сразу, его также может не устроить отсутствие точных данных о внедрении (когда будет завершено, какова будет точная сумма и т. д.).

Этот метод работы очень осторожный, и чаще всего требует времени больше, чем при других вариантах внедрения. Так, если при первом подходе (составлении ТЗ) все сроки и суммы рассчитаны заранее, до начала работ, то здесь все предварительные цифры примерные. А технические задания для разных этапов составляются в процессе внедрения.

Также при первом методе работы по автоматизации работы разных подразделений могут проводиться параллельно. Клиент будет видеть автоматизацию и бухгалтерии, и продаж, и склада, и производства. Здесь же работа проводится этап за этапом. И подразделения подключаются к ERP также по очереди.

«Agile» подход

В этом случае работы по внедрению начинаются сразу без какого-то подготовительного этапа. Казалось бы, это неприемлемо, ERP-системы слишком сложны, чтобы внедрять их без предварительного изучения особенностей бизнеса и составления документации. Тем не менее, на практике я подобную работу видел.

Некоторые разработчики даже в случае ERP-систем действуют по принципу «начнем, а потом разберемся».  Согласно этому подходу создается предварительно общий план внедрения, который по мере необходимости делится на мелкие части.

Чаще всего подобный метод работы практикуют продавцы «коробочных» программных продуктов. Причина заключается в том, что прибыль от продажи «коробки» они получают в любом случае, а внедрение для них – только сопутствующая услуга.

Основной плюс такого метода – работа по внедрению начинается сразу после принятия решения. Без длительной подготовки. Именно это и привлекает бизнесменов. Например, было принято решение – автоматизируем отдел продаж – сразу приступили к работе. Решили – надо перенести остатки – тут же они переносятся.

В принципе, успешное внедрение по такому принципу также вполне возможно. Но это очень сложно и для успеха потребуется очень высокий уровень профессионализма руководителя, а также значительный опыт внедрения подобных проектов. И даже в этом случае профессионалы чаще выбирают другие пути. Просто потому, что они позволяют снизить число ошибок и накладок, влияния человеческого фактора. В итоге, варианты работы по ТЗ или внедрения по частям позволяют получить нужный результат с меньшим количеством накладок и переделок.

Минусы – отсутствие планирования комплексного внедрения. Здесь проблемы возникают практически по тем же причинам, что и при составлении всеобъемлющего ТЗ: ERP – сложный комплексный программный продукт, и ошибки при внедрении одного модуля могут повлиять на работу другого модуля. Но если в первом случае такие проблемы возникают из-за попытки заранее предусмотреть слишком много, то здесь – по причине отсутствия планирования. Т.е. специалисты при внедрении решают сиюминутные задачи, не задумываясь о том, что на следующем этапе им потребуются данные и документы из текущего модуля для организации работы другого подразделения.

Еще один минус – при таком подходе вовлеченность сотрудников компании в процесс внедрения значительно ниже, чем при любом из описанных выше. Это отрицательно сказывается на решимости сотрудников принимать участие в тестировании и переходе на новую систему, а также провоцирует саботаж использования новых инструментов.

«Понемногу, но все и сразу»

Еще один подход к внедрению ERP я лично называю “Понемногу, но все и сразу”. Этот вариант также вполне может быть успешным и удобным решением. Я лично его применял не один раз. И если при частичном внедрении в работу берут один или два модуля, полностью их настраивают, и только потом приступают к работе над другими модулями, то в этом случае работа также ведется постепенно, то нет такого четкого ограничения — только этот модуль и никакие другие.

При таком подходе первым делом также составляется план проекта. В этом плане основными этапами считаются не модули (один, потом — другой и т.д.), а какие-то виды работ, которые могут затрагивать одновременно все модули или выборочно какие-то из них. При этом для каждого этапа указываются примерные сроки и стоимость.

В самом общем случае подобный план выглядит следующим образом:

1. Разработка технического задания.
2. Выполнение работ согласно технического задания… Этот пункт может быть детализирован, выполнение работ тогда делится на несколько этапов.
3. Тестирование системы.
4. Ввод в эксплуатацию.
5. Обучение персонала.
6. Завершение (сдача) проекта.

Подобный план составляется и отдельно для каждого модуля, что позволяет максимально конкретизировать для заказчика стоимость каждого этапа работ, а также наиболее точно определить возможные сроки. При этом с заказчиком обязательно оговаривается возможность в процессе внедрения в случае необходимости изменить какие-то виды запланированных работ другими.

Такой метод удобнее и реалистичнее, чем составление технического задания, так как общее ТЗ для всего проекта потребует 2-3 месяцев работы или даже больше, а полученный в результате объемный документ со всеми подробностями заказчику изучить будет очень сложно.

Здесь заказчик видит план со сроками и суммами для каждого этапа. А техзадания под каждый этап работ создаются отдельно, они небольшие и не требуют значительных временных затрат. Желательно еще и называть каждый из документов понятным образом. Например, «Бухгалтерия и финансы» или «Отдел продаж».

Плюсы такого подхода:

• Заказчик сразу видит весь проект целиком. С максимально точными сроками и стоимостью, насколько это вообще возможно до начала внедрения.
• Исполнитель четко определяет бюджет каждого этапа и выставляет счет для оплаты. При этом сумма счета не вызывает никаких вопросов, что позволяет продуктивно работать, не отвлекаясь на обоснование счета или подсчет количества затраченных по факту часов.

Минусы подхода:

• Заказчику необходимо очень тщательно выбирать исполнителя, чтобы руководитель проекта на должном уровне разбирался в особенностях внедрения каждого модуля. Иначе расчеты в плане окажутся недостаточно точными. Бюджет может неожиданно увеличиваться, сроки растягиваться, т.е. основные преимущества подхода будут потеряны.
• Исполнителю потребуется значительное количество высококвалифицированного персонала, чтобы уложиться в сроки и заниматься параллельно разными модулями. Т.е. небольшая команда такой подход не сможет реализовать.

Важная особенность планирования: При подсчете бюджета независимо от вашего опыта и точности оценки следует “заложить” дополнительную сумму на случай непредвиденных ситуаций. Оптимальный размер такой суммы — 30% от стоимости запланированных работ. Это можно назвать согласованное планированное отклонение стоимости проекта. Эти средства могут потребоваться при возникновении каких-то сложностей — организации обмена данными с программой, которая не поддерживает существующий API, доработка базовых справочников, сложности при переносе данных, реализация необходимых для работы функций, которые по той или иной причине не сумели предусмотреть заранее и т.д.

Эти 30% учитываются в бюджете, но выплачиваются исполнителю только в случае необходимости. Если вы при реализации проекта сумели уложиться в базовые цифры бюджета без «резерва», прекрасно! Заказчик будет благодарен, а довольный клиент — это и новые заказы, и лучшая реклама по «сарафанному радио» (рекомендации друзьям и знакомым).

Если все же понадобится использовать резерв, очень важно грамотно и понятно обосновать, на какие работы потребовались эти деньги. Включать же эту сумму в бюджет нужно для того, чтобы не возникало неприятных ситуаций, когда бюджет увеличивается, а у заказчика такая статья расходов не предусмотрена.

С каких модулей начинать?

Количество модулей, которые может предложить систем ERP, вызывает нередко вопросы, с чего же начать, ведь возможностей очень много, как говорится, «глаза разбегаются». Я рекомендую начинать с наиболее критичных для работы компании направлений и связанных с ними модулей:

1. Финансы и взаиморасчеты. (Не путайте с бюджетированием – этот модуль можно и нужно внедрять позже, он относится к планированию, а не к текущей критически важной работе).
2. Движение товарно-материальных ценностей (ТМЦ): хранение, реализация, поступление.  Очень важно, чтобы ТМЦ учитывались корректно, перед переносом остатков обычно проводят инвентаризацию, далее – переносят остатки, после чего работа ведется уже только в новой системе.
3. Бухгалтерский учет. Внедрение модуля бухучета или организация обмена данными с бухгалтерской системой. Государство ничего не прощает, и за любое нарушение, независимо от наличия умысла, предусмотрено наказание. А потому бухгалтерский и налоговый учет – также система, критичная для работы любой компании.

Иногда я слышу возражения, что у компании могут быть свои нюансы, например, в связи с высокой текучкой кадров наиболее критичным является HR. На самом деле, скорей всего, какая-то автоматизация работы HR в компании на момент начала внедрения ERP имеется. И независимо от того, насколько критична для бизнеса работа этого подразделения, некоторое время управление персоналом можно будет вести в той системе, которая есть. А если в процессе будут выявлены определенные ошибки – это будет минусом, но не самым критичным для существования компании.

Также и проектный отдел или маркетинг какое-то время смогут работать в привычном режиме и вести учет автономно в той системе, которой они пользовались ранее.

В то же время строгий учет и контроль движения основных ценностей (финансовых и материальных), а также отсутствие ошибок в бухгалтерском и налоговом учете – это те «столпы», без которых не сможет существовать ни одна компания.

Я надеюсь, что материал о том, с чего стоит начинать внедрение ERP, и какие методы работы с этой системой практикуются, был вам полезен. В следующих публикациях я расскажу о своем личном опыте внедрения ERP, поделюсь информацией об ошибках, которых лучше избегать, а также о том, на что нужно обращать внимание в процессе внедрения и как лучше построить эту работу, чтобы переход на ERP был максимально эффективным.

окончательная 7-шаговая методология

Обновлено: 6 февраля 2020

Вы планируете внедрение ERP.

Вы знаете, что внедрение ERP может быть трудным процессом.

Вы знаете — благодаря многочисленным напоминаниям — что сбой при внедрении ERP является обычным явлением , и что для того, чтобы этот проект заработал, вам нужно будет много спланировать.

Первым делом …

Каков процесс внедрения ERP?

Процесс внедрения ERP включает в себя установку вашего программного обеспечения, передачу всех ваших данных, как финансовых, так и транзакционных, отображение ваших процессов и обучение пользователей фактическому использованию программного обеспечения. Этот процесс определит, будет ли ваша реализация ERP успешной или неудачной.

Итак, с чего мы начнем?

Мы создали это руководство, чтобы помочь вам во всем разобраться.Мы предоставим вам советы из реального мира, советы экспертов и быстрые пошаговые инструкции:

• Создание эффективного плана управления изменениями (и кто должен помогать вам его реализовать)
• Стоимость скрытого внедрения ERP , и как их спрогнозировать
• Начало работы , и как оценить успех вашего проекта

Он (к сожалению) не сможет реализовать вашу ERP за вас. Тем не менее, он предоставит вам информацию, ресурсы и шаблоны, чтобы получить более глубокое понимание процесса реализации и повысить ваши шансы на успех проекта.

А разве это не так хорошо?

Этапы нашей методологии внедрения ERP

1. Соберите команду проекта ERP

2. Как создать план управления изменениями ERP

3. Оценка бюджета внедрения ERP

4. Начало миграции данных

5. Обучение пользователей использованию ERP

6. Что делать во время ввода в эксплуатацию ERP

7. Оценка успешности вашего ERP-проекта

1.Собрать команду проекта

Перво-наперво: будет довольно неприятно планировать это самостоятельно. Создание эффективной и специализированной команды по внедрению ERP значительно упростит вашу работу.

Для начала вам понадобятся следующие «основные» участники.

• Руководитель проекта: руководитель. Вы, вероятно.
• Аналитик приложений: отвечает за перенос и очистку данных
• Разработчик приложения: отвечает за настройку системы
• Инженер по тестированию QA: возглавляет тестирование системы и производительность

Тем не менее, чтобы обеспечить максимально гладкое внедрение во всех отделах (и чтобы весь персонал не записывал ваши тщательно продуманные планы как «ИТ-отдел говорит нам, что делать») вам понадобится еще несколько человек.

Они будут во многом зависеть от ваших ключевых заинтересованных сторон — и, учитывая характер ERP, они будут варьироваться от компании к компании в зависимости от того, какие функции вы внедряете.

Вот несколько примеров заинтересованных сторон, которых вы должны включить при реализации различных функций:

Краткий ответ: да, если у вас нет собственного опыта и вы можете себе это позволить. Опытный консультант по внедрению уже видел все это раньше и может обойти проблемы до того, как они возникнут.

Это — это , которое можно успешно реализовать без него — не отчаивайтесь, если ваш бюджет не может его уложить или ваш бухгалтерия, как известно, скупердяй.

2. Создание плана управления изменениями внедрения

На самом деле, у этого есть две стороны.

Во-первых, вам нужно спланировать внедрение ERP поэтапно и делегировать их всей команде внедрения в зависимости от опыта.

У нас есть подробный график внедрения ERP по шаблону, хотя вы можете использовать приведенный ниже контрольный список, чтобы быстро понять, что нужно делать. Прежде чем приступить к реализации, у вас должны быть планы на:

• Прогнозирование затрат на внедрение и составление бюджета
• Создание графика внедрения ERP
• Перенос данных в новую систему
• Обучение вашей пользовательской базы ERP
• Тестирование ERP и запуск
• Ежедневные мероприятия
• Оценка успеха вашего проекта

Инструменты, такие как Trello, Google Sheets и Wrike, отлично подходят для совместной работы над такими проектами, как внедрение ERP — просмотрите и выберите тот, который лучше всего соответствует стилю управления проектами вашей компании.

В этом пошаговом руководстве подробно рассматривается каждый этап процесса внедрения ERP.

Во-вторых, вам нужно будет спланировать способы удержать компанию на стороне во время внедрения. Изменения всегда влекут за собой определенные неудобства, но их можно минимизировать с помощью:

• Четкое сообщение о любых ожидаемых сбоях
• Выделение достаточного времени для обучения пользователей
• Учет потребностей основных заинтересованных сторон (вы уже на полпути, включив представителей в свою проектную команду)

3.Прогнозируйте затраты на внедрение ERP и составьте бюджет

Это прекрасный вопрос. Если бы на это было легко ответить, было бы гораздо меньше внедрения ERP с завышенным бюджетом и гораздо больше людей добровольно взяли бы на себя управление проектами.

Согласно недавнему анализу Softwarethinktank:

• 35% внедрений ERP превысили бюджет на 0% -25%
• 15% превышен бюджет на 26% -50%
• 6% превышен бюджет более чем на 50%

Это говорит о том, что в целом более половины внедрений ERP превышают бюджет. Излишне говорить, что составление бюджета — это минное поле, и вам нужно быть очень осторожным.

Тем не менее, есть некоторые затраты, которые можно определить. Хорошей отправной точкой является предположение, что стоимость внедрения ERP потребует как минимум 1% годовой валовой выручки предприятия.

Затем вы должны включить все эти факторы в свой бюджет внедрения, чтобы избежать скрытых затрат:

• Апгрейды оборудования / сети: они будут намного выше, если вы внедряете локальную систему
• Оплата сверхурочных: Важно помнить — «мы не заложили в бюджет сверхурочные, извините» — это не та строка, которая понравится вашей команде
• Плата за обучение, настройку и консультации поставщиков: Если вам повезет, ваш поставщик мог включить их в начальную цену программного обеспечения, но это определенно не дано.Всегда проверяйте
• Резервное копирование и хранение данных: они часто связаны с затратами на облачные ERP — но опять же — всегда проверяйте.

Сумма, которую вы можете рассчитывать заплатить за ERP, будет зависеть от ряда факторов, начиная от размера бизнеса, требований и количества пользователей, но недавний отчет Software Path за 2019 год показал, что в среднем компании тратят на в среднем на каждого пользователя системы.

Совет: Для получения наиболее точных результатов вы должны также запланировать потерю производительности, потому что, как бы вы ни старались, вы не сможете работать с максимальной эффективностью в течение всего времени внедрения.

4. Начните перенос данных

Итак, это началось.

Вы спланировали как можно больше. Пришло время перейти к фактическому процессу перевода вашей компании на новую систему ERP.

Перенос данных — это первый шаг. Если вы сделаете все правильно, вы создадите прочную основу для продолжения усилий по внедрению. Сделайте это неправильно, и все может начать рушиться.

Ваш специалист по анализу приложений должен возглавить эту работу, так как это их специальность. Будьте готовы помочь им:

• Очистка и проверка данных
• Настройка базы данных
• Сопоставление устаревших данных с новыми полями базы данных
• Перенос данных в новую систему
• Тестирование и проверка устаревших данных
• Тестирование и проверка ввода новых данных

5. Начните обучение своей пользовательской базы ERP

Принятие решения пользователями является ключом к успеху вашего проекта внедрения ERP, и для достижения этого необходим подходящий план обучения пользователей.

Существуют различные способы обучения вашей рабочей силы; но большинство методов обучения можно разделить на «личное» и «электронное обучение»:

Краткое изложение преимуществ и недостатков методик очного и электронного обучения

Независимо от того, какой метод обучения лучше всего подходит вашей рабочей силе, все успешные программы обучения включают четыре характеристики:

• Обучение на основе ролей для оптимизации процесса и удержания сотрудников, у которых не хватает времени.
• Возможности для стажеров на предлагают обратную связь (и для группы внедрения, чтобы действовать в соответствии с этим
• Очистить каналы связи с группами поддержки поставщиков

Совет: Определите перспективных, технически подкованных сотрудников для обучения в качестве суперпользователей ERP. Затем они могут решать проблемы пользователей низкого уровня, позволяя вам сосредоточиться на текущей задаче.

Для достижения наилучших результатов, почему бы не попробовать геймифицировать части своего тренировочного плана? В исследовании, проведенном TalentLMS, 89% опрошенных заявили, что балльная система повысит их вовлеченность, в то время как 62% заявили, что списки лидеров и возможность соревноваться с коллегами будут мотивировать их учиться.Используйте это в своих интересах.

Маленькие льготы для всех, кто выполняет учебные задания вовремя (бесплатная еда, дополнительный час на обед), и более крупные (денежные бонусы, дополнительный дневной отпуск) для ваших лучших сотрудников сделают участие в обучении немного более привлекательным для занятых сотрудников.

6. Планируйте и начинайте свою деятельность

Вот и все. Твой великий день .

Если вы думали, что для вступления в брак требуется тщательное предварительное планирование, вы будете неприятно удивлены, когда начнется этап внедрения вашей ERP-системы.

То, что нужно запланировать, включает:

• Системное тестирование (до и после ввода в эксплуатацию)
• Штатное расписание, включая необходимый сверхурочный или временный персонал
• Определение показателей для оценки проекта
• Создание коммуникационной стратегии для простоя системы
• Проверка скорости и надежности сети
• Процессы резервного копирования данных

Коммуникация здесь имеет ключевое значение как с вашей командой, так и с другими сотрудниками.Вы должны четко понимать, кто что делает, когда вы ожидаете, что это будет сделано, и какие часы простоя

Дополнительную информацию о стадии ввода в эксплуатацию вашей ERP-системы см . :

7. Оцените успех вашего проекта внедрения ERP

Начните с этих простых вопросов:

• Ваша компания обанкротилась?
• Они судятся с вашим поставщиком ERP за нарушение контракта?
• Удалось ли вам уложить проект в бюджет?

Если так, то вы, вероятно, сделали не так уж и плохо.Дайте себе пять.

Чтобы получить более подробную информацию, вы должны использовать комбинацию следующих показателей:

• Окупаемость инвестиций. Вы видели окупаемость денег, потраченных на ERP?
• Снижение количества ошибок, связанных с человеческим фактором: Хорошо реализованная ERP должна уменьшить количество ошибок данных из-за автоматизации процессов. Если ваш план обучения сработал, сотрудники должны максимально использовать эти функции.
• Повышение производительности: говорит само за себя.Достигла ли ERP именно того, что она намеревалась сделать?
• Повышение уровня удовлетворенности клиентов: Увеличилось ли время обработки заказов? Вы быстрее обрабатываете заказы?

Это руководство по расчету рентабельности инвестиций ERP поможет вам оценить, насколько успешным был ваш проект внедрения

Мы подошли к концу нашего плана внедрения ERP. Последнее слово перед подписанием: все компании разные. Вам нужно будет настроить этот шаблон в соответствии с потребностями, расписаниями и особенностями вашей организации для максимального успеха.

Удачного внедрения!

ERP: методология, процесс и шаблон

для планирования ресурсов предприятия (ERP) предназначены для поддержки организации практически во всех аспектах бизнес-операций путем централизации данных и автоматизации. Эти платформы контролируют внутренние процессы, облегчая бизнес-планирование финансов, поставщиков, материалов, товаров, услуг, клиентов и сотрудников.

Центральной особенностью всех систем ERP является общая база данных, которая поддерживает множество функций, используемых разными бизнес-подразделениями. На практике это означает, что сотрудники разных отделов, таких как бухгалтерия, продажи и человеческие ресурсы, могут полагаться на одну и ту же информацию для своих бизнес-процессов.

Каков процесс внедрения ERP?

Каждая реализация ERP немного отличается, нет стандартного шаблона, но в целом процесс внедрения имеет основные общие черты в каждом случае.На высоком уровне стратегия внедрения ERP включает аналогичные этапы от покупки решения до установки лицензий или программного обеспечения, передачи финансовых и транзакционных данных, а также отображения бизнес-процессов и доступа к системе для каждого отдела, группы пользователей или бизнес-роли.

Этапы методологии внедрения ERP

Методология внедрения ERP может быть простой или сложной в зависимости от таких факторов, как размер организации, сложность проекта, а также от того, внедряете ли вы локальное или облачное решение.

добавлены дополнительные этапы, включая установку аппаратной инфраструктуры, а также добавление персонала для обслуживания инфраструктуры. Поскольку все действия по поддержке, такие как размещение и настройка конфигурации, управляются внутри компании, эти дополнительные этапы могут измениться и часто продлевать внедрение.

Cloud ERP могут пропускать некоторые традиционные этапы локального развертывания. Поставщик решения управляет инфраструктурой, позволяя предприятиям сосредоточиться на миграции данных, изменении процессов и обучении сотрудников.Дополнительные этапы хостинга, серверов и обслуживания обычно управляются поставщиком ERP.

Команда проекта ERP

Команда проекта отвечает за общее состояние проекта внедрения, контролирует повседневные инициативы и сроки, которые направляют участников через контрольный список внедрения ERP. В зависимости от размера компании и от того, развертывает ли она облачное или локальное ERP-решение, команда проекта будет выглядеть по-разному.

Члены проектной группы ERP будут состоять из менеджеров проектов от поставщика ERP и организации, а также аналитиков, разработчиков, ключевых пользователей и инженеров. Каждый участник выполняет независимые тактические роли, ориентированные на выполнение задач настройки, установки, тестирования и миграции.

При меньших, менее сложных реализациях или облачных развертываниях проектные группы немного отличаются. В их состав входят менеджер проекта, ключевые пользователи и часто консультант поставщика ERP, который помогает установить, перенести и протестировать новое решение.

Сложные реализации для крупных компаний часто имеют руководящие комитеты. Руководящий комитет состоит из руководителей и менеджмента компании и устанавливает общие вопросы, такие как стратегия и приоритеты, которые оправдывают инвестиции. Комитет диктует бюджет и обычно устанавливает цели высокого уровня.

Бюджет внедрения ERP

Успех или неудача проекта внедрения может зависеть от установления реалистичного бюджета, и основная причина, по которой компании выходят за рамки бюджета, заключается в том, что они расширяют объем проекта ERP. Бюджеты внедрения ERP можно разделить на три категории: технические затраты, затраты на персонал и затраты на перенос данных.

Технические затраты включают все программное обеспечение, лицензии, оборудование и известные затраты на техническую реализацию. Это будет включать такие факторы, как обновление оборудования и программного обеспечения инфраструктуры, конфигурации базы данных, обслуживание и поддержка, настройки и даже хостинг.

Затраты на рабочую силу включают внутренние и внешние затраты, связанные с людьми, которые включают затраты на образование и обучение, затраты на управление проектами, затраты на консультации и другие затраты на управление изменениями, такие как наем дополнительных сотрудников.

ERP будут включать такие области, как извлечение данных из устаревшей системы и затраты на прекращение работы, а также перенос чистых данных в новое решение ERP.

Сколько стоит внедрение ERP?

Нет простого числа для затрат на внедрение ERP, но вы можете оценить, основываясь на таких факторах, как размер бизнеса, количество пользователей или требуемых лицензий, сеансы обучения, необходимые настройки, перенос приложений и данных, а также то, является ли ERP действующей помещения vs.облачное решение.

Как показывает практика, рекомендуется планировать не менее одного процента операционного бюджета организации. Эта цифра увеличивается и уменьшается с увеличением размера организации.

требуют больших капитальных затрат, поскольку требуют больших предварительных и текущих затрат на приобретение бессрочной лицензионной платы и управление ею. Кроме того, локальные решения увеличили расходы, связанные с обслуживанием ИТ-инфраструктуры решения с необходимым оборудованием, серверами и оборудованием, а также дополнительным персоналом для обслуживания этих систем.

Первоначальные затраты обычно намного ниже для облачных ERP-систем, потому что вам нужно сосредоточиться только на требованиях к программному обеспечению и подключении к системе, поэтому почти половина развертываний ERP — это облачные ERP. Это связано с тем, что поставщик ERP размещает и поддерживает ИТ-инфраструктуру организации, что сводит к минимуму потребности во времени и ресурсах.

План управления изменениями ERP

Одним из самых серьезных препятствий при внедрении ERP является перевод сотрудников на новые бизнес-процессы.Перевод сотрудников на новые системы, правила и процедуры требует ясности и обучения, а для этого компаниям нужен надежный план управления изменениями.

План управления изменениями должен иметь подробную дорожную карту, которая определяет конкретные цели новых процессов с некоторыми из следующих элементов:

• Анализ — Проанализируйте готовность новой платформы для выявления возможностей и рисков.
• Оценка ролей — Посмотрите на свой нынешний персонал и распознайте кадровые пробелы.
• План коммуникации — Разработайте подробный план коммуникации, который определяет цели, этапы, результаты и процессы перехода.
• Повышение квалификации персонала — Помогите сотрудникам преуспеть в трансформированной организации за счет внедрения новых ролей и плана обучения.
• Выполнение обучения — Проведите обучение работе с новыми системами.

Проектирование и разработка

На этапе проектирования и разработки плана внедрения ERP заказчик и поставщик определяют процедуры и документируют новые процессы того, как новое решение ERP будет управлять данными. После определения процессов они разрабатывают структуру базы данных, которая отвечает этим новым требованиям и процедурам.

Например, если вы переходите на облачное ERP-решение из локальной среды или если новое решение должно подключаться к другим платформам, таким как POS или решение для управления запасами, команде проекта необходимо будет спроектировать и разработать эти настройки. или API перед переносом каких-либо данных в новую систему.Затем группа определяет данные из своего старого решения, которые необходимо перенести в новое решение.

Перенос данных

Миграция данных имеет решающее значение для успешной реализации, но перенос данных из одной системы в другую может быть обременительным и создать непредвиденные препятствия. Цель состоит в том, чтобы переместить чистые данные, которые были идентифицированы, очищены и сопоставлены, в соответствующее место в новой системе. Вы можете сделать этот процесс более эффективным, скоординировавшись с аналитиком проекта перед миграцией для выполнения анализа данных и анализа сопоставления.

Обучение

Чтобы воспользоваться преимуществами ERP, вам необходимо убедиться, что конечные пользователи и ваши сотрудники понимают, как использовать новую систему. Обучение должно быть комплексным и доступным для сотрудников за счет сочетания возможностей онлайн-обучения.

Электронное обучение позволяет пользователям проходить обучение в свободное от работы время и сосредоточиться на обучении, специально ориентированном на их роль, при этом делая более широкое обучение доступным.Некоторые решения особенно сложны, и обеспечение непрерывного обучения после фазы внедрения способствует долгосрочному владению пользователями.

Тестирование

После установки администраторы проходят этап тестирования с поставщиком, чтобы убедиться, что системы и данные работают должным образом. Это также шанс устранить любые проблемы или найти способы устранения неполадок в областях, которые не соответствуют стандартам или не работают должным образом.

Разработчики, инженеры и другие пользователи из проектной группы тестируют соединения и проверяют перенос данных, вносят точную настройку, чтобы решение ERP работало оптимально до окончательной передачи данных и даты ввода в эксплуатацию.

Ввод в эксплуатацию и развертывание

Это важный момент: системы разработаны, большая часть данных передана, проведено обучение и адаптационные мероприятия по продукту, а тестирование завершено.

Но осталось еще несколько шагов. Данные на основе транзакций — запасы, заказы, заказы на покупку, AR / AP и остатки — являются динамическими и часто меняются, поэтому вы должны передавать их в последний момент, чтобы поддерживать точность.После того, как вы все настроили, установите данные для запуска, и система будет готова к использованию.

Чтобы оценить эффективность решения, вам следует изучить такие факторы, как реакция клиентов и привычки сотрудников к принятию решений, чтобы определить фактическую отдачу от инвестиций, задав следующие вопросы:

• Когда дело доходит до производительности рабочей силы, используют ли сотрудники и внедряют ли они технологии в полной мере?
• Приводит ли автоматизация ERP к заметной эффективности или повышению удовлетворенности клиентов?
• Существуют ли более высокие или более низкие показатели удержания клиентов?
• Улучшаются ли показатели рефералов и продаж со временем? Как насчет отношений с клиентами?
• Есть ли сокращение запасов и улучшение рабочих процессов за счет планирования и контроля?
• Как выглядит производительность производства?

Измерение нематериальных показателей может быть трудным для оценки. Благодаря автоматизированным процессам ERP вы сможете повысить эффективность рабочего процесса с меньшим количеством ошибок во всей организации, что приведет к увеличению доходов с течением времени и экономии затрат.

Ожидание от нескольких месяцев до года для оценки этих нематериальных показателей может улучшить картину ERP и эффективности организации, поскольку сотрудники все еще могут приспосабливаться к новому решению.

Поддержка

Поддержка после внедрения является заключительной частью проекта внедрения ERP.Даже когда все работает, все не всегда идет по плану. Должен быть доступен опытный персонал службы поддержки, который поможет с непредвиденными проблемами и сможет ответить на вопросы. В зависимости от размера реализации или сложности поставщик может предлагать различные уровни поддержки для удовлетворения дальнейших потребностей

Независимо от типа бизнеса, внедрение ERP-решения является критически важным проектом, который требует тщательного планирования и приверженности со стороны всей организации. Внедрение ERP может быть большим мероприятием, но при правильном планировании и исполнении внедрение системы должно привести к увеличению доходов с меньшими затратами ресурсов.

6 ключевых этапов плана внедрения ERP

Внедрение системы планирования ресурсов предприятия (ERP) может быть сложной задачей, которая затрагивает многие части бизнеса. Как и в случае с любой другой крупной инициативой, очень важен тщательно разработанный план реализации.Разделение вашей реализации на фазы, каждая из которых имеет четкие цели, может максимизировать ваш успех.

Напротив, погружение в внедрение ERP без предварительного определения четкого направления, объема и структуры проекта увеличивает вероятность возникновения серьезных проблем позже.

Что такое внедрение ERP?

ERP-система объединяет многие функции в рамках всего бизнеса, такие как финансовое управление, человеческие ресурсы, продажи и производство, чтобы обеспечить такие преимущества, как повышение производительности и эффективности. Внедрение ERP описывает процесс планирования, настройки и развертывания ERP. Процесс обычно продолжается несколько месяцев — и он сложен, потому что система ERP поддерживает и автоматизирует множество различных функций.

Чтобы обеспечить успешное внедрение, организации необходимо тщательно определить свои требования, определить, как изменить процессы, чтобы воспользоваться преимуществами системы, настроить систему ERP для поддержки этих процессов и тщательно протестировать ее перед развертыванием для пользователей.Успешное выполнение всех этих шагов по графику требует тщательного планирования и структурированного поэтапного подхода к реализации.

Каковы этапы плана внедрения ERP?

Типичный план внедрения ERP можно разделить на шесть этапов, каждая из которых имеет определенные цели. Каждый бизнес уникален, поэтому этапы могут несколько отличаться в зависимости от компании, а также могут совпадать.

1.Открытие и планирование

Все проекты ERP начинаются с этапа обнаружения и планирования, который включает исследование и выбор системы, создание проектной группы и определение подробных требований к системе.

Команда проекта будет выполнять широкий спектр ролей, связанных с реализацией, включая разработку плана проекта и целевых сроков, обеспечение распределения адекватных ресурсов, принятие решений по продукту и дизайну, а также повседневное управление проектом.

В проектную группу ERP обычно входят исполнительный спонсор, менеджер проекта и представители отделов, которые будут использовать систему. Вовлечение высшего руководства имеет решающее значение для обеспечения проекта необходимыми ресурсами и поддержки, необходимой для реализации изменений во всей организации. Команда также может нанять внешнего консультанта или партнера по внедрению ERP для предоставления экспертных знаний в проектировании и настройке системы. В него также должны входить любые внутренние специалисты, участвующие во внедрении системы, например, представитель ИТ-отдела и составитель отчетов, которые будут разрабатывать индивидуальные отчеты для пользователей во всей организации.

Одной из первых целей команды будет детальное понимание текущих проблем, включая неэффективность процессов и требования к ERP-системе. Если организация ранее разрабатывала бизнес-модель ERP, она, возможно, уже определила общие бизнес-задачи и цели для реализации, которые могут включать более быстрое финансовое закрытие, улучшенное понимание операций или подготовку к IPO. Их можно использовать для проведения более подробного анализа, включая документирование существующих рабочих процессов, и для сосредоточения разработки системы.

Команда может выбрать и приобрести систему ERP на этом этапе, поскольку организация выработает четкое представление о ее требованиях. Одно из важных решений — использовать ли ERP-систему, работающую локально или в облаке. Для локальной системы вы покупаете и устанавливаете оборудование и программное обеспечение в центре обработки данных вашей организации. Напротив, облачная ERP обычно предоставляется как услуга подписки, доступ к которой осуществляется через Интернет, поэтому ее можно быстрее внедрить и потребовать меньше внутренних ИТ-навыков.

2. Проект

На этапе проектирования разрабатывается подробный дизайн новой системы ERP, исходя из подробных требований и понимания текущих рабочих процессов. Это включает в себя разработку новых, более эффективных рабочих процессов и других бизнес-процессов, использующих преимущества системы. На этапе проектирования важно вовлекать пользователей, поскольку они наиболее глубоко понимают текущие бизнес-процессы. Вовлечение их в разработку также помогает убедиться, что они приветствуют новую систему и в полной мере используют ее.

Анализ пробелов может использоваться для выявления тонкостей процессов и уникальных особенностей, которые могут потребовать настройки программного обеспечения ERP или изменений рабочего процесса или процессов для более точного согласования с самой системой ERP. Команда может представить пробелы своему партнеру по внедрению или поставщику и попросить их определить возможные решения.

3. Развитие

С четкими требованиями к дизайну можно начинать этап разработки.Это включает в себя настройку и, при необходимости, настройку программного обеспечения для поддержки переработанных процессов. Это может также включать разработку интеграции с любыми другими существующими бизнес-приложениями организации, которые не будут заменены системой ERP. Если вы используете локальную ERP-систему, организации потребуется установить необходимое оборудование и программное обеспечение.

Параллельно с разработкой программного обеспечения команда должна разработать обучающие материалы, чтобы помочь пользователям адаптироваться к новой системе.Также необходимо начать планирование миграции данных, что может быть сложным, поскольку часто включает извлечение, преобразование и загрузку данных из нескольких систем, каждая из которых может использовать разные форматы и может содержать повторяющуюся или противоречивую информацию. Команда проекта должна определить, какие данные следует перенести на этом этапе, избегая сплошного переноса всех исторических данных, многие из которых, вероятно, не имеют отношения к делу. (Подробнее о переносе данных см. Ниже.)

4. Тестирование

Тестирование и разработка могут происходить одновременно.Например, команда проекта может тестировать определенные модули и функции, разрабатывать исправления или корректировки на основе результатов и повторно тестировать. Или он может протестировать один модуль ERP, пока другой все еще находится в разработке. Первоначальное тестирование основных функций программного обеспечения должно сопровождаться тщательным тестированием всех возможностей системы, включая разрешение некоторым сотрудникам тестировать систему для всех их повседневных действий. Этот этап также должен включать тестирование перенесенных данных и вводное обучение конечных пользователей.

Большинство поставщиков могут предоставить инструменты до и после развертывания, чтобы начать обучение пользователей. Но помимо поддержки поставщиков организация должна эффективно использовать учебные материалы, созданные на этапе разработки. Есть реальная ценность в ресурсах, специально предназначенных для повседневных обязанностей ваших конечных пользователей.

5. Развертывание

Это то, к чему вы стремились: день, когда система будет запущена.Будьте готовы к потенциальным проблемам, поскольку может быть много движущихся частей и, возможно, некоторые сбитые с толку сотрудники, несмотря на все ваши усилия по их подготовке к изменению. Команда проекта должна быть готова ответить на вопросы, помочь пользователям разобраться в системе и попытаться исправить любые проблемы. При необходимости ваш партнер по внедрению сможет помочь с устранением неполадок. Пользователям может потребоваться время, чтобы адаптироваться к системе и добиться ожидаемого роста производительности.

Некоторые данные можно перенести перед развертыванием, тогда как другую информацию, например текущие транзакции, следует перенести непосредственно перед запуском.

Некоторые организации стремятся развернуть все модули системы ERP одновременно, в то время как другие сосредотачиваются в первую очередь на конкретных высокоприоритетных модулях или процессах и добавляют другие позже, поэтапно. Чтобы минимизировать риск, некоторые организации также продолжают запускать старые системы параллельно с новой реализацией ERP в течение некоторого времени, хотя это может увеличить общую стоимость проекта и снизить производительность пользователей.

6. Поддержка и обновления

Забота о внедрении ERP после развертывания помогает сделать пользователей счастливыми и обеспечить достижение желаемых преимуществ для бизнеса.Команда проекта может по-прежнему нести ответственность за систему ERP на этом этапе, но ее внимание будет сосредоточено на прислушивании к отзывам пользователей и соответствующей настройке системы. По мере добавления новых функций в систему может потребоваться дополнительная разработка и настройка. Новых сотрудников также необходимо будет обучить работе с системой.

Если у вас есть локальная ERP-система, вам нужно будет устанавливать периодические обновления программного обеспечения и, возможно, даже со временем потребуется обновление оборудования.Если вы используете облачную ERP-систему, ваш поставщик может обновлять программное обеспечение автоматически.

Лучшие практики внедрения ERP

Простое создание поэтапного подхода к внедрению не гарантирует успеха. Не менее важно следовать передовым методам внедрения ERP на каждом этапе. В целом передовой опыт включает:

Не стоит недооценивать планирование. Хотя может возникнуть соблазн как можно скорее окунуться в проектирование и разработку, очень важно не торопиться с этапом начального планирования и открытия.Этот этап должен создать прочную основу для всего проекта внедрения, обеспечив поддержку проекта на высоком уровне, работу с четким планом и выделение адекватного бюджета и персонала.

Не стоит недооценивать поддержку и обучение. Некоторые члены команды проекта могут считать дату развертывания кульминацией усилий по внедрению и не обращать должного внимания на то, что происходит потом. Но для пользователей системы дата развертывания — это только начало; именно то, что происходит после, имеет решающее значение для дальнейшего успеха проекта.Важно спланировать и выделить адекватные ресурсы для оказания технической поддержки, устранения проблем и предоставления обновлений. Обучение конечных пользователей также является важным фактором. Сотрудники должны чувствовать себя комфортно при использовании системы и быть знакомыми с любыми новыми рабочими процессами, особенно если внешнего консультанта больше не будет рядом, чтобы помочь. Тщательная работа в этих областях позволит вашей организации полностью реализовать преимущества системы.

Тщательно спланируйте перенос данных. Организации иногда совершают ошибку, просто перенося все исторические данные в новую систему. В действительности некоторая информация в старых системах может быть устаревшей или ненужной. Действительно ли ценна информация о заказе 10-летней давности? Все ли поставщики в вашем списке все еще существуют? Переход на ERP-систему — это возможность очистить и рационализировать данные организации, и для этого стоит разработать четкий план. Имеет смысл тщательно изучить устаревшие данные, отсеивая старые учетные записи клиентов и ища неточности в данных.

Общайтесь. Это важно на всех этапах реализации. Команда должна сделать своим приоритетом регулярное информирование всех сотрудников организации о причинах внедрения ERP, целях и преимуществах, а также о том, чего ожидать на каждом этапе. Двусторонняя коммуникация жизненно важна: команда проекта должна внимательно прислушиваться к проблемам пользователей до и после развертывания.

Часто задаваемые вопросы по этапам внедрения ERP

Какой этап внедрения ERP является самым сложным?

Это зависит от многих факторов, в том числе от того, насколько легко внедрить выбранную вами систему, но часто этап планирования и обнаружения оказывается особенно сложным.Может быть трудно убедить людей в организации выделить необходимое время и средства, а также согласовать четкие сроки выполнения проекта. Переход к более поздним этапам процесса внедрения ERP без четкого плана — рецепт для проблем.

Как избежать задержек с внедрением ERP?

Найдите время, чтобы правильно выполнить первый этап, включая разработку точной оценки сроков и необходимых ресурсов.Планирование сроков реализации может быть пугающим, так как здесь очень много движущихся частей. Многие проекты отстают от графика просто потому, что первоначально запланированные сроки были нереальными. Рассмотрите возможность переоценки графика на ключевых этапах реализации, чтобы увидеть, нужно ли его корректировать.

Отличаются ли фазы внедрения, если вы используете облачную ERP и локальную ERP?

Хотя фазы для каждого типа системы ERP одинаковы, некоторые действия в рамках каждой фазы будут отличаться.Наиболее очевидная разница наблюдается на этапе 1, когда оборудование обычно доставляется и устанавливается. Этот этап требует технологических навыков, как и более поздние этапы, включающие настройку и обновление системы. Общее время внедрения также может увеличиться, если организация устанавливает систему локально, а не использует облачную ERP.

Насколько важно спонсорство со стороны руководства на ранних этапах внедрения ERP?

Невозможно переоценить важность вовлечения руководителей в проект.Проекту ERP, возможно, придется конкурировать за ресурсы со многими другими повседневными приоритетами. Хороший исполнительный спонсор, такой как генеральный директор или финансовый директор, может помочь убедиться, что проект получает необходимую поддержку от всех в организации. Без поддержки со стороны исполнительного руководства люди, участвующие в реализации, такие как руководитель проекта и руководители отделов, могут столкнуться с тяжелой борьбой.

Внедрение ERP | Планирование, процесс, бюджетирование, обучение и многое другое

Внедрение системы планирования ресурсов предприятия (ERP): требует большего планирования и составления бюджета, чем для свадьбы.И так же, как брак, без должной подготовки и планирования он часто заканчивается неудачей. Независимо от того, являетесь ли вы ветераном программного обеспечения ERP, обновляющим свою текущую систему, или новичком в мире внедрений ERP, нет никаких сомнений в том, что этот процесс является интенсивным. Не бойтесь — эта статья проведет вас через все тонкости реализации, включая шаги, которые необходимо предпринять, как избежать неудач и идеи от лидеров отрасли.

Сравните лучших лидеров в области программного обеспечения ERP

Что такое внедрение ERP?

Давайте вернемся на мгновение и сначала объясним, что такое внедрение системы ERP.Это процесс сбора требований вашего бизнеса, выбора программного обеспечения, развертывания системы, переноса данных, обучения пользователей, запуска и управления поддержкой. Это шаги, необходимые для интеграции системы ERP в процессы вашей организации.

Организация может захотеть внедрить систему ERP по разным причинам, например, для оптимизации операций, сокращения ручного труда, повышения удовлетворенности клиентов или объединения бизнес-процессов в профсоюзы. Программное обеспечение ERP используется в таких отраслях, как розничная торговля, производство, распространение, фармацевтика, технологии, аэрокосмическая и оборонная промышленность, гостиничный бизнес и строительство.

Неисправности

Прежде чем мы углубимся в процесс, мы должны столкнуться с неприятным фактом: внедрение систем ERP часто приводит к неудачам, выходит за рамки бюджета или не обеспечивает предполагаемую рентабельность инвестиций. Фактически, от 55 до 75 процентов проектов ERP не достигают своих целей. Помимо очевидного разочарования, неудача при внедрении ERP может иметь разрушительные последствия для компании.

Дэвид Дозер, технический директор Blaze IT, рассказывает об ошибках внедрения ERP:

Кажется, что сбои ERP сейчас являются горячей темой в этой сфере.Может быть, это потому, что раньше их не заметили, а может быть, это просто потому, что сейчас в отрасли больше прозрачности. Причина неудач почти всегда кроется в сбое в работе людей, участвующих в процессе. Иногда программное обеспечение действительно не подходит, но это может быть связано с процессом продаж и установлением нереалистичных ожиданий. В других случаях проект спешат, чтобы уложиться в произвольный срок, и углы сокращаются. А иногда конечные пользователи не проходят должного обучения.Корень неудач можно проследить до некоторого рода неправильного управления процессом. Вот почему так важно иметь стороннего менеджера проекта, а также заинтересованных лиц из бизнеса и партнера по внедрению ».

Dozer здесь подводят нас к другому выводу, а именно, что сбои обычно связаны с ошибкой. К сожалению, можно сделать много потенциальных ошибок.

Дозер объясняет, что он считает наиболее распространенными ошибками:

Одна из самых больших ошибок, которые я видел, связана со старой шуткой о том, что если вы хотите что-то быстрое, дешевое и качественное, вы можете реально получить только 2 из 3.Это не мешает людям желать всех трех, и это не мешает некоторым системным интеграторам рекламировать, что они могут выполнить все три. И в действительности это сводится к ошибке неверных ожиданий. Каждый должен знать, входя в проект, реально зная, сколько времени он займет и сколько будет стоить сделать это правильно.

Вторая по величине ошибка — отказ от владения системой ERP. Я видел компании, которые в разговоре с консультантами использовали терминологию «ваше программное обеспечение».’Важно сразу понять, что, покупая ERP-систему, вы должны владеть ею как своей. Это набор инструментов, которые позволят вам достичь того, чего вы хотите достичь. Пока создается впечатление, что кто-то другой «отвечает» за это, это никогда не будет успешным, и принятие будет низким ».

Помимо неверных ожиданий и отсутствия собственности, мы могли бы добавить множество других потенциальных ошибок, но более продуктивно говорить о том, как их опередить.Вот несколько способов сделать это:

• Примите предварительное вложение времени и денег
• Включите конечных пользователей на каждом этапе пути
• Тщательно соберите свои требования, будьте избирательны с поставщиками и выберите отраслевое решение (если применимо)
• Надейтесь на лучшее и планируйте худшее, особенно в области составления бюджета и обслуживания
• Составьте четкий план управления изменениями
• Общайтесь во всех отделах
• Убедитесь, что вы пользуетесь поддержкой высшего руководства.
• Оставайтесь преданными использованию вашей системы ERP; не возвращаться к старым бизнес-процессам

Теперь, когда у нас есть плохие новости, давайте рассмотрим этапы процесса внедрения ERP.

Получите наш шаблон требований к программному обеспечению ERP

Шаги, описанные в данном руководстве:

Выбор программного обеспечения

Первым шагом процесса является выбор программного обеспечения ERP. Для начала вам нужно определить, зачем вам нужна ERP-система и каковы ваши бизнес-цели при внедрении системы; это иначе известно как сбор требований. Хотя технически выбор программного обеспечения происходит до начала процесса внедрения, эти цели играют неотъемлемую роль и сформируют остальную часть процесса внедрения ERP.Не воспринимайте это всерьез!

Наши шаблоны требований могут помочь вам определить, что вы ищете в системе ERP и, в свою очередь, какие программные функции следует искать у поставщика. Помимо функций, вам необходимо подумать о методе развертывания, а также о том, нужна ли вам облачная или локальная система.

Если вы решите перейти на облачную ERP, это изменит (и, как правило, упростит) остальную часть процесса внедрения. Облачная ERP обычно предоставляет меньше вариантов настройки и имеет меньшую начальную стоимость, поскольку они оплачиваются по подписке.

Дэвид Хеймс, старший директор Oracle Cloud Applications Research and Development Organization, объясняет, в чем уникальность облачных реализаций:

Облако изменило реализацию ERP. Нет программного обеспечения для установки, обслуживания или обновления. Это просто подписка, а затем поставщик будет управлять всем, включая регулярные бесплатные обновления, содержащие новые функции и инновации. Таким образом, внедрение больше не является разовым проектом «большого взрыва», а представляет собой непрерывный процесс оценки новых доступных функций, внедрения их в вашей организации для реализации ценности и открытия новых возможностей.”

Лучшие организации постоянно улучшают свои бизнес-процессы и повышают эффективность своей работы, внедряя новейшие технологии, такие как AI, Machine Learning или Blockchain, которые реализованы в бизнес-потоках в программном обеспечении и не требуют специалистов по данным,

технических экспертов или больше оборудования для работы.

Сравните лучших лидеров в области программного обеспечения ERP

Соберите команду и создайте план

А теперь пора заняться некоторыми задачами по управлению проектами.План реализации является наиболее важной частью процесса и требует большого внимания к деталям. Что касается группы внедрения, вы должны проявлять не меньшую осторожность при выборе членов. Вот несколько примеров заполняемых ролей:

• Руководитель проекта
• Исполнительный спонсор
• Партнер по внедрению
• Конечные пользователи
• Члены функциональной группы из ИТ, финансового и производственного отделов вашей организации
• Data Scientist, при необходимости
• Участники проекта

Команда внедрения должна состоять из представителей всей организации, включая все отделы, которые будут задействованы или будут использовать программное обеспечение.Очень важно включить конечных пользователей.

Теперь, когда вы собрали свою команду, вы можете разработать план управления изменениями. Кроме того, вы захотите составить график внедрения вашей ERP-системы, который может занять от пары месяцев до пары лет.

Ваш план управления изменениями должен учитывать такие задачи, как миграция данных, тестирование системы, прогнозирование затрат, обучение конечных пользователей и измерение рентабельности инвестиций по завершении проекта. В нем также должны быть установлены руководящие принципы коммуникации, как справляться с простоями системы или любой другой прогнозируемой проблемой, которая возникает в результате управления переходом в вашей организации.

Лори МакКейб, соучредитель и партнер SMB Group, предлагает свое видение того, как создать успешный план внедрения:

Убедитесь, что у вас есть очень четкое договорное соглашение с поставщиком, чтобы вы понимали, что ваш контракт включает в себя решения и поддержку, а что нет. Знайте, сколько времени занимает реализация, похожая на вашу, чтобы создать реалистичную временную шкалу. Определите свои главные цели и следите за тем, чтобы решение было полностью работоспособным, чтобы решить их в первую очередь, вместо того, чтобы пытаться охватить слишком много вопросов сразу.Получите информацию от людей, которые будут использовать решение на ранней стадии процесса. Заблаговременно определите наиболее важные KPI для этих областей и создайте отчеты, необходимые для измерения ваших успехов по мере того, как компания становится продуктивной с помощью системы. В то же время вам следует разработать план для следующего набора приоритетов и убедиться, что по мере развертывания новых функций он хорошо работает с тем, что вы уже развернули ».

Это отличный обзор элементов, которые следует учитывать при создании плана внедрения.Далее мы поговорим о технических деталях.

Получите наш шаблон требований к программному обеспечению ERP

Еще один выбор, который вам нужно сделать на этом этапе, — использовать ли вы метод Agile или водопад для реализации. Здесь вы можете сравнить два метода. Ниже Дозер объясняет, почему он предпочитает традиционный водопадный подход:

Одна из последних тенденций — пропаганда использования Agile для внедрения ERP. За свою карьеру я работал над сотнями внедрений ERP.Но я также провел время в качестве менеджера по продукту для ERP уровня 2, и в свое время я работал с командой разработчиков, чтобы перейти от традиционной методологии водопада к использованию Agile. Так что у меня есть некоторый опыт работы на обеих аренах.

Меня беспокоит эта тенденция в сфере внедрения, потому что фирмы используют ее больше как модное слово и маркетинговую тактику, чтобы создать иллюзию, что это сделает процесс проще, чем он есть на самом деле. И я чувствую, что это просто обрекает бизнес на провал.

Внедрение новой ERP сравнимо со строительством дома. Вам нужен план этажа, а затем вырыть яму, залить фундамент, построить каркас, провести электричество и т. Д. Внедрение ERP ничем не отличается. Я не вижу, чтобы покупатель дома установил минимально жизнеспособный продукт на дату заселения, а затем вы попытаетесь поработать над любыми более мелкими функциями, если позволит время. Вы также не должны делать этого с внедрением ERP. Если что-то вроде настройки всех маршрутов выпуска продукции для производства важно, значит, это важно и нужно сделать.Нельзя сказать, что Kanban или SCRUM нельзя использовать в качестве инструментов для внедрения ERP, но это не 100% гибкость. С другой стороны, после запуска, я думаю, Agile — это творческий способ управления вашими инициативами по непрерывному совершенствованию, поскольку он является гибким и позволяет вам работать с новыми функциями и функциями, когда это имеет наибольший смысл ».

Мы сравнили внедрение ERP с планированием свадьбы, а Dozer сравнил это со строительством дома. Уже заметили тему? Хорошо продуманный план имеет решающее значение для успеха, но не менее важен и наш следующий шаг — составление бюджета.

Бюджетирование

Пришло время ответить на ужасный вопрос: сколько стоит ERP? Согласно отчету проекта ERP за 2019 год, средний бюджет на пользователя составляет 7200 долларов.

Однако внедрения ERP известны тем, что выходят за рамки бюджета. Чтобы не допустить превышения бюджета, когда вы набираете удобную для вас цифру, разумно пойти немного выше. Это связано с тем, что внедрение ERP сопряжено с риском множества скрытых или непредвиденных расходов, таких как проблемы с техническим обслуживанием или сверхурочные выплаты сотрудникам.

МакКейб приводит несколько примеров распространенных скрытых затрат, с которыми вы можете столкнуться:

Иногда люди хорошо учитывают все жесткие затраты, связанные с развертыванием ERP, но пренебрегают или недооценивают мягкие затраты, такие как время и ресурсы, необходимые для определения того, как вам нужно изменить существующие бизнес-процессы, чтобы получить максимальную отдачу. результаты с новыми решениями и обучением, чтобы пользователи могли продуктивно работать с новой системой. К сожалению, слишком много случаев, когда покупатели ERP считают, что функциональные возможности, которые, по их мнению, были включены в контракт, оказываются не такими.”

Но скрытые расходы — не единственная причина превышения бюджета на внедрение ERP.

Сравните лучших лидеров в области программного обеспечения ERP

Лиза Андерсон, основатель и президент LMA Consulting Group, объясняет важность правильного бюджета.

Несомненно, 90% [или более] проектов ERP выходят за рамки бюджета. Я всегда предупреждаю клиентов о предположениях, которые входят в бюджет ERP, потому что это предположения, которые меняются … Мы оцениваем как минимум на 20% более консервативно, чем самая консервативная оценка, и, как правило, все еще сложно придерживаться бюджета.

Проблема в том, готов ли клиент заранее принять то, что произойдет. Таким образом, у нас есть предварительные резервы и мы рекомендуем бюджеты, но неизбежно, если клиент выберет меньший бюджет, чем рекомендуется, он позвонит позже и сообщит о своих проблемах.

Помимо того, что, по мнению клиента, он будет делать по сравнению с поставщиком ERP, другие всплывающие элементы включают дополнительное время, потраченное на данные, анализ проектных решений (настройки / конфигурации того, как они будут работать лучше всего для выполнения ключевых бизнес-требований) и дополнительная поддержка процессов (согласование людей, процессов и систем).

К сожалению, некоторые клиенты не думают, что могут позволить себе заранее инвестировать в поддержку процесса; однако в конечном итоге они вкладывают больше, не планируя этого заранее. Ситуация сложная, потому что это дорогое предложение; однако, поскольку это будет определять успех вашего бизнеса на долгие годы, мы рекомендуем придерживаться консервативного подхода и вкладывать дополнительные средства заранее, чтобы вы были одним из немногих избранных, добившихся успеха ».

Посоветуйте мнение экспертов: когда речь идет о бюджете внедрения ERP, вы должны надеяться на лучшее и планировать худшее.

Перенос данных

Поздравляем! Вы перешли на этап переноса данных. Наконец-то пришло время претворить в жизнь этот тщательно разработанный план внедрения ERP.

Данные — это основа каждой ERP-системы. При этом перенос данных требует от вас внимательности. Ошибки, допущенные на этом этапе, могут привести к серьезным последствиям в процессе реализации или после запуска. Например, проблемы с данными могут привести к дезинформации о вашем доступном инвентаре.Неправильные данные инвентаризации могут нарушить вашу цепочку поставок, снизить удовлетворенность клиентов и многое другое.

Период миграции данных часто наступает при сбое внедрения или превышении бюджета. Фактически, Шелли Гор, генеральный директор и соучредитель A Bigger View, говорит, что миграция данных — одна из тех досадных «скрытых затрат».

«Самые большие« скрытые затраты », которые я видел в проектах ERP, — это недооценка необходимости очистки и преобразования данных. Слишком часто организация пытается приспособить свою новую ERP-систему к своим старым данным и процессам.Будьте смелыми и заархивируйте как можно больше, чтобы избежать этих затрат ».

Как упоминал Гор, вам следует провести «генеральную чистку» своих данных, чтобы избавиться от дубликатов и любой информации, которая вам больше не нужна. Известно, что очистка и перенос данных — рутинная задача, которая может стать очень сложной. Часто организации нанимают специалиста по данным или профессионала для помощи в этом процессе, особенно если у них нет ИТ-команды или они знают, что их данные беспорядочно хранятся.

Сравните лучших лидеров в области программного обеспечения ERP

Обучение

На этом этапе процесса внедрения самое время начать обучение конечных пользователей (если вы еще этого не сделали).

Мы собираемся предупредить вас о неудачной реализации в последний раз; если пользователи не будут должным образом обучены тому, как пользоваться системой, весь проект и ваши усилия будут напрасными. Плохое обучение, вероятно, приведет к задержке внедрения, которая медленно проявляется со временем, и пользователи никогда не станут полностью знакомыми с системой. Те же риски возникают и для тех, кто не продолжает обучение после запуска; Программное обеспечение ERP сложное, и любое обновление системы, безусловно, потребует дополнительного образования.

Андерсон подчеркивает важность целостного обучения пользователей:

Один из наиболее важных моментов, который следует учитывать, — понимают ли ваши пользователи, как система вписывается в их повседневные задачи. Готовность к работе — это гораздо больше, чем просто знание того, как ввести заказ на покупку или заказ на продажу. Вместо этого он знает, как справляться с повседневными возникающими ситуациями. . . Во многих ситуациях тратится так много денег, что команда проекта сильно вооружает пользователей, говоря, что они «сопротивляются изменениям» или что они должны следовать «лучшим практикам», хотя в действительности они не понимают, как они будут выполнять жизненно важную роль. своих обязанностей.А потом все взрывается, потому что пользователь был прав ».

К сожалению, обучение пользователей обычно не является простым делом. Индивидуальное обучение на основе ролей, которое работает с индивидуальными потребностями в обучении, — лучший способ убедиться, что пользователи действительно понимают, как использовать вашу ERP-систему. Это требует некоторой оценки конечных пользователей для правильного выполнения.

Есть несколько различных курсов, которые вы можете пройти по своему методу обучения. Многие поставщики программного обеспечения предлагают программы обучения, от очных занятий до веб-семинаров в формате электронного обучения.Если предлагаются учебные программы, они могут быть платными или включенными в комплект. Это то, что вам следует обсудить с потенциальными поставщиками в процессе выбора программного обеспечения.

В качестве альтернативы вы можете выбрать маршрут обучения инструкторов, но Андерсон говорит, что он не будет работать как отдельный метод обучения:

. . . Если вы предполагаете, что ваша основная команда будет следовать подходу обучения инструкторов, это, вероятно, нереально. Хотя каждая проектная команда хочет использовать обучающего, это нереальная цель для 100% процесса.Дьявол кроется в деталях, и они потребуют дополнительных глубоких погружений, чтобы определить, как использовать систему для удовлетворения конкретных бизнес-требований. В наших проектах по выбору ERP мы отказываемся проводить оценку со 100% обучением инструкторов, потому что знаем, что это нереально. . . »

Таким образом, сочетание различных методов является наиболее эффективным и удобным подходом к обучению конечных пользователей. Вам нужно будет оценить свою организацию, чтобы решить, какой будет эта комбинация.

Тестирование системы и начало работы

Наконец-то настал день, которого мы все ждали: ваша новая ERP-система заработает! Тем не менее, постарайтесь не опережать себя и не поддавайтесь искушению поспешить через этот шаг.Нам еще предстоит немного поработать.

Вам необходимо запланировать тестирование системы до и после официального запуска. Вам также необходимо подготовить свою организацию к простоям системы. Помните: во время перехода к запуску у вас не будет работающего программного обеспечения.

Системный тест должен дать вам уверенность в том, что интерфейсы и функции программного обеспечения реагируют на запросы, способны обрабатывать данные вашей компании и в конечном итоге работать в соответствии с вашими требованиями.Вы должны протестировать систему, используя реальные сценарии, и убедиться, что ваши интеграции правильно подключаются. Не забудьте включить на этом этапе конечных пользователей.

Когда дело доходит до официального запуска или развертывания системы, у вас есть несколько методов на выбор. Самые популярные — это большой взрыв и поэтапный подход. В соответствии с другими рекомендациями в этой статье рекомендуется использовать поэтапный подход, который позволяет развертывать систему поэтапно.

Гор утверждает, что «план ERP должен быть поэтапным везде, где это возможно.Слишком часто возникает предположение, что необходимо одно большое переключение — например, включение света. Гораздо лучше иметь небольшие измеримые успехи, которые укрепят доверие в организации к следующим шагам ».

Задачи после запуска

Не так быстро — процесс внедрения ERP не заканчивается, когда система работает. Да, теперь у вас есть действующая система ERP, но вы должны подтвердить, что она работает. Задачи, выполняемые после запуска, такие как следующие, могут гарантировать успешное выполнение.

• Анализ рентабельности инвестиций
• Оценка производительности сотрудников
• Проверка удовлетворенности клиентов

Помимо измерения воздействия вашего проекта, еще одной обязанностью после ввода в эксплуатацию является управление техническим обслуживанием и текущее обучение. Эти задачи способствуют долгосрочному успеху внедрения вашей ERP-системы.

Вот несколько хороших заключительных новостей: 95% предприятий улучшают некоторые или все свои процессы после внедрения ERP. Если вы зашли так далеко, весьма вероятно, что ваш тяжелый труд окупится!

Исследования и отчеты ERP

Последние мысли

ERP — это вызов, с которым каждая компания имеет свой уникальный опыт, но универсальный первый шаг — это собрать ваши требования.После этого вы можете использовать эту статью с советами экспертов, ошибками, которых следует избегать, и предлагаемыми шагами в качестве руководства для своего путешествия — мы надеемся, что это поможет вам!

Что вы можете рассказать о внедрении собственной ERP-системы? Напишите, пожалуйста, комментарий ниже!

Лидеры мысли, вносящие вклад

Сроки внедрения ERP и план проекта

Есть метод

Создание графика внедрения ERP может быть трудным процессом. Не существует стандартного шаблона, который бы волшебным образом подошел ко всем проектам, ведь каждый уникален.Нет двух одинаковых предприятий, даже в одном и том же промышленном сегменте. У каждого свой объем, команда и доступность. Однако то, что обычно одинаково практически для всех малых и средних внедрений ERP, — это основные этапы и задачи, которые необходимо выполнить от покупки нового решения до его использования и далее. В этом блоге будет обсуждаться методология Visual South для плана проекта внедрения ERP.

Загрузите 6-шаговое руководство по успешному внедрению ERP

Наша методология реализации четкого фокуса

Этап I: Разработка проекта

После выбора решения ERP начинается первый этап внедрения.Заказчик определяет членов команды, которые будут задействованы и несут ответственность за успешный проект. Точно так же ваш поставщик ERP определяет их роль. Это может сильно варьироваться от одной компании к другой, в зависимости от требуемого уровня поддержки.

Часть этого этапа в плане вашего проекта внедрения ERP также включает требования к сети / оборудованию и установку — если вы не выбрали облачную модель ERP SaaS, такую ​​как Infor CloudSuite Industrial.

Встреча по планированию внедрения проводится под руководством поставщика ERP и с участием основных членов команды заказчика.На этом собрании следует рассмотреть план, а также обсудить ожидания, объем и сроки. После встречи поставщик составляет план проекта внедрения ERP для реализации решения.

Связано: Infor ERP: все, что вам нужно знать

Этап II: преобразование и загрузка данных

Каждая компания, внедряющая программное обеспечение ERP, имеет существующую систему. Хотя некоторые думают, что у них нет действующей системы, они, безусловно, есть. Это могут быть электронные таблицы и большие папки в картотеке — это ЕСТЬ система! Не очень хороший, но именно поэтому мы здесь.

На этапе II мы начинаем процесс сбора критически важных данных из существующей системы, а затем очищаем и очищаем эти данные, чтобы они были отформатированы таким образом, чтобы их можно было загрузить в новое программное обеспечение ERP. Мы можем добавить много записей данных, но обычно минимальными являются клиенты, поставщики и детали (как готовая продукция, так и сырье). Также включены вспомогательные данные, относящиеся к этим трем основным категориям, такие как контакты, счет на / перевод / отгрузка по адресам, цены поставщиков, цены клиентов, ведомости материалов и т. Д.

Очистка и перенос данных — одна из самых недооцененных задач плана внедрения ERP с точки зрения временных затрат. Но хорошая новость в том, что нам не нужно ждать завершения фазы II до начала фазы III.

Этап III: Разработка процедуры

При обсуждении графика внедрения ERP, это этап, который, несомненно, будет содержать наибольшее количество дискуссий и дебатов о том, сколько времени должно занять внедрение.

На этом этапе команды заказчиков и поставщиков ERP определят текущие политики и процедуры, чтобы разработать дорожную карту для новых политик и процедур.Необходимая документация и отчетность также будут частью этого этапа.

Выполняется построение базы данных в соответствии с новыми требованиями и начальное моделирование новых процессов в отдельных отделах. Как только новые процедуры будут проверены и приняты, они будут задокументированы и утверждены.

На этапе III плана внедрения ERP начинается обучение конечных пользователей. До этого момента основная команда внедрения разрабатывала и проверяла новые процессы.Пришло время подключить к системе всех остальных пользователей. Конечные пользователи могут выявить слабые места в процессах, которые могли быть упущены из виду основной группой внедрения. Это нормально.

Все необходимые изменения и требования к отчету были выполнены или делегированы, если не требуется, для перехода к следующему этапу.

Этап IV: Подготовка к реализации

На данный момент новые процессы находятся в хорошей форме, обучение конечных пользователей завершено, и новые процедуры задокументированы.Пришло время всем продемонстрировать, что они могут успешно использовать систему ERP. Привлечь пилота конференц-зала (или генеральную репетицию).

Возьмите несколько примеров типичных заказов и просмотрите их от начала до конца. Это включает в себя привлечение разных пользователей к участию в процессе и доказательство того, что они знают, как это сделать, практически без посторонней помощи. Если пользователи застряли, им следует обратиться к своей процедурной документации.

После пилота определите, сможете ли вы выйти в эфир по расписанию или нет.Были ли обнаружены существенные проблемы во время пилотного проекта, которые нельзя было решить своевременно, чтобы сохранить дату запуска? Конечным пользователям нужно больше обучения, чем планировалось? Всегда необходимо дополнительное обучение, но оно должно быть минимальным и не влиять на сроки.

При необходимости назначьте другого пилота. Если процедуры были признаны неточными или неполными, их следует обновить и опубликовать заново.

Фаза V: начало работы

Когда все компоненты на месте и пилотные запуски завершены, пора включить новое решение ERP и начать его использовать.Еще несколько подробностей до начала работы…

Пришло время загрузить динамические данные. Это изменяемые данные, основанные на транзакциях, такие как открытая незавершенная работа, запасы, заказы клиентов, заказы на покупку, дебиторская и кредиторская задолженность, пробные балансы и т. Д. Загрузка динамических данных обычно занимает от двух до пяти дней до начала дата начала работы, которая должна быть днем ​​начала отчетного периода. Начальные сальдо в новой ERP должны соответствовать конечным сальдо в текущей системе.

Празднуйте! Наконец-то материализовались месяцы упорной работы.Найдите минутку, чтобы поразмышлять о победах и невзгодах на этом пути. Но не грейтесь слишком долго — теперь начинается настоящая работа!

Связано: Как адаптация ERP может привести к серьезным проблемам

Этап VI: подготовка к работе

Успех внедрения ERP следует измерять годами, а не днями, неделями или месяцами. Кто угодно может добиться успеха сразу после запуска нового решения. Истинным показателем достижений является то, насколько хорошо процессы выдерживают годами и выдерживают неизбежные изменения, такие как текучесть кадров, расширение бизнеса и слияния, а также другие потенциально тревожные события.

Как я уже говорил ранее, идеального шаблона плана внедрения ERP не существует. Создание ежедневных, еженедельных и ежемесячных отчетов о состоянии для подтверждения того, что соблюдаются правильные процедуры, имеет решающее значение для дальнейшего успеха, достигаемого во время ввода в эксплуатацию. Проверка того, что ваши процессы по-прежнему действуют, с течением времени, а изменения в вашем бизнесе должны происходить постоянно.

Связано: 5 ключей к обучению ERP после внедрения (внутри компании или за ее пределами)

Что теперь?

Обеспечение успеха ваших инвестиций в новое решение ERP начинается с понимания того, чего НЕ делать! См. Другой мой блог, в котором объясняются общие характеристики неудачной реализации ERP, чтобы вы могли повысить свои шансы на успех.

Есть вопросы? Мы здесь, чтобы помочь.

6 этапов плана внедрения ERP

План внедрения ERP

1. Открытие и планирование

Этот первый этап начинается во время процесса продажи, а затем продолжается после продажи. В этот период будет создана команда проекта. По мере того, как команда работает над выявлением текущих проблем и потенциальных решений, будут проводиться первые встречи и будет разработана документация.Важной частью этого этапа является составление плана проекта, который будет служить руководством на протяжении всей остальной части проекта.

2. Проект

Мы не говорим о покраске офиса или перестановке мебели. Вместо этого, как будет выглядеть новая общеорганизационная система и как она будет использоваться в организации? На этапе проектирования ERP группа проекта и группа внедрения будут работать над различными конфигурациями для новой системы, определяя роли и документируя стандартные процедуры.

3. Развитие

Цель этапа разработки — подготовить всю систему к запуску. Это включает в себя такие действия, как выполнение любых необходимых настроек, разработка обучения пользователей и импорт данных. При внедрении ERP, как и в любых других проектах по разработке программного обеспечения, — «Во-первых, решите проблему. Затем напишите код ».

4. Тестирование

Соответствует ли функционал системы установленным требованиям проекта? Этапы тестирования и разработки часто пересекаются, поскольку команды реализации и проекта переключаются между ними, постоянно настраивая конфигурацию.К концу этого этапа члены проектной группы будут комфортно выполнять свою работу в новой системе. Это последний шаг перед погружением в живую систему.

5. Развертывание

Команда проекта и группа по реализации оценит ситуацию и примет окончательное решение «идти» или «нет». Перед запуском в эфир будут загружены и проверены окончательные данные. Команда проекта обучит других сотрудников, которые затем начнут работать в новой системе и полностью перестанут использовать старую.

6. Постоянная поддержка

После запуска системы ERP цель проектной группы изменится. Со временем, по мере развития того, как пользователи работают в системе, могут потребоваться корректировки и изменения конфигурации системы.

Следующие шаги

Мы надеемся, что эта статья послужит ценным ресурсом для вас и вашей организации при изучении автомобильных ERP-проектов, а также других корпоративных систем. Другие статьи, которые могут вас заинтересовать или использовать в своем исследовании ERP, включают:

Если вас интересует программное обеспечение для инвентаризации и управления запасами автозапчастей или ERP-решения для вторичного рынка автомобилей, которые могут управлять вашей компанией от начала до конца, эти статьи могут быть полезны:

Специализируясь на программных решениях для автомобильной промышленности, PC Bennett внедряет системы ERP и обеспечивает постоянную поддержку ERP для компаний с 2002 года, и мы рады помочь, поскольку мы знаем, что выбор и внедрение ERP может оказаться большим делом.

PC Bennett Solutions предлагает индивидуализированный комплексный сервис для клиентов за счет внедрения технологии управления бизнесом. Благодаря практическому подходу PC Bennett Solutions помогает компаниям максимально эффективно использовать свои программные системы. Команда обеспечивает обучение, внедрение и настройку Acumatica. PC Bennett Solutions со штаб-квартирой в Сиэтле является одним из крупнейших эксклюзивных реселлеров Acumatica.Для получения дополнительной информации посетите www.pcbennett.com .

Создание плана внедрения ERP

Ваша компания приняла решение обновить программное обеспечение, но с чего начать? Создание плана внедрения ERP включает в себя много шагов. Знание, что они собой представляют и в каком порядке их делать, является ключом к успеху вашего проекта.

Внедрение ERP мало чем отличается от строительства дома, а это означает, что каждый последующий шаг зависит от завершения предыдущего.Слишком быстрое продвижение вперед может стоить вашей компании времени и денег при попытке исправить ошибку в дальнейшем. Это все равно, что решить изменить расположение комнаты в новом доме после того, как стены уже построены.

Этапы плана внедрения ERP:

• Установить
• Инициировать
• Анализировать
• Типовой проект
• Настроить
• UAT (пользовательские приемочные испытания)
• Обучение
• Интеграция
• Развертывание

Кроме того, есть несколько шагов, которые могут происходить одновременно во время проекта.К ним относятся:

• Управление изменениями
• Перенос данных
• Управление проектами

Это может быть долгий и сложный путь к успешному ERP-проекту. Даже если вы чувствуете, что имеете четкое представление о этапах внедрения ERP, это не может гарантировать, что ваша компания начнет работать с новой системой программного обеспечения.

Что нужно знать перед созданием плана внедрения ERP

Любой, кто запускает проект внедрения ERP, должен сначала понять, что, хотя ваш партнер по внедрению предоставит план проекта, он не будет общим планом проекта.Их план начинается и заканчивается в определенных местах, в то время как ваш собственный план начинается раньше и заканчивается позже.

1. Очистите свои данные

Очистка данных — это один из шагов, которые вам, возможно, придется предпринять до того, как начнется разработка плана вашим партнером по внедрению. Это может включать такие вещи, как организация и подготовка файлов для извлечения из устаревших систем. Чем более организованы ваши данные, тем плавнее переход в новую систему. Следовательно, вам будет выгодно сделать это на ранней стадии проекта.

2. Обучение инструкторов

В плане вашего партнера по реализации может быть один элемент, например «Обучение». Это кажется достаточно простым, но этот единственный шаг может создать длинный список шагов, которые должна выполнить ваша команда. Возможно, вам нужно будет определить, кого обучать и нужно ли обучать каждый отдел отдельно. В зависимости от того, сколько у вас сотрудников, выполнение этого шага может занять несколько недель. Когда дело доходит до тренировок, ваш партнер сможет сделать лишь то, на что способен, остальное зависит от вас и вашей команды.

3. Встречи, встречи и другие встречи

Создание плана внедрения ERP невозможно без множества встреч. Это выходит далеко за рамки первоначальной встречи с вашим партнером по реализации и нескольких последующих действий для проверки хода реализации проекта. Вам также необходимо будет проводить внутренние встречи. Чтобы определить, сколько встреч вам может понадобиться, задайте себе следующие вопросы:

• Когда собираются встретиться руководители проекта?
• Когда эти руководители проекта встретятся с группой внедрения?
• Когда встречаются профильные эксперты?
• Кому еще нужны обновления по проекту?
• Вам нужно будет периодически проводить брифинги для спонсоров?

Также знайте, что вы не можете просто время от времени настраиваться на встречи — эти встречи должны быть постоянными на протяжении всего процесса.

Основные элементы плана внедрения ERP: кто, что и когда

Успешный план ERP должен включать в себя, кто, что и когда проекта. Это основы, зная, кто делает каждый шаг, что это за шаги и когда они должны быть выполнены.

Возможно, наиболее важным элементом из них является «Когда». Сроки реализации плана внедрения ERP жизненно важны для успешного ввода в эксплуатацию. Зная не только точные даты, когда будут выполнены шаги, но и сколько времени займет каждый шаг.Если кто-то, менее знакомый с бухгалтерским учетом, решит, что очистка и перенос файлов бухгалтерского учета займет несколько дней, но на самом деле потребуется неделя, вы можете оказаться позади с самого начала проекта.

Не спешите с последними шагами

Отставание на несколько шагов неизбежно, но вы захотите свести его к минимуму, установив реалистичные временные рамки для каждого шага. Если у вас жесткая дата окончания и несколько шагов в течение всего процесса выполняются с опозданием, вы можете в конце концов схватиться и торопиться.

Это не может показаться непреодолимой проблемой, за исключением того, что последние шаги могут быть самыми важными. Спешка уложиться в срок в конце проекта может превратить ваш запуск в принятие и обучение пользователей, а это катастрофа, ожидающая своего часа.

Представьте, что вы запускаете программу и обнаруживаете, что важные функции не работают или даже не были созданы из-за отсутствия правильной информации. В этот момент старая система была бы отключена, и у вас могли бы быть клиенты, которые не получали заказов, а ваша команда работала бы сверхурочно, пытаясь все исправить.Иногда решение состоит в том, чтобы отодвинуть дату запуска немного дольше, чтобы у вас было время, чтобы убедиться, что каждый предыдущий шаг полностью завершен. Но это можно сделать только в том случае, если у вас есть некоторая гибкость в дате окончания.

Создание плана внедрения ERP может занять много времени, но, если вы будете делать это с помощью наших советов, приведенных выше, ваш проект может закончиться успешным запуском.