Письмо как написать: Как правильно написать письмо | Делопроизводство — Клинбиз | Клининговая компания в Нижнем Новгороде

Содержание

Как правильно написать письмо | Делопроизводство

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов» на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.

Как правильно написать личное письмо

Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде.

В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

Федеральная служба
по труду и занятости

или

Руководителю Федеральной службы
такой или этакой
И.О. Фамилия

по-другому

Администрация Волгограда
Департамент такой-то – его название

еще

Главному редактору
Издательского дома «Пшик»
Е. Ф. Кагайловскому

и еще

ООО «Переполох»
Главному бухгалтеру
А.И. Квочинской

любому физическому лицу

Тугрикову С.М.
ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,

г. Воронеж, 400001

Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.

Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.

Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».

Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений. Ее располагают ниже основного текста, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

или

Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.

Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении:

фамилию, имя, отчество,
ваш адрес для направления ответ,

число и личную подпись.

В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.

Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах. Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой. Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату. Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.

Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.

Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.

Что касается правил деловой переписки – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 10 комментариев

Правила деловой переписки: как написать письмо клиенту, партнёру или коллеге

Знаете, как бесит неграмотно составленное деловое письмо? Если не знаете, вам обязательно надо прочитать эти правила: возможно, вы что-то делаете не так и не замечаете этого у других. Ну, а если вас тоже раздражают ошибки, фамильярности и другие шероховатости в деловой переписке, все равно прочитайте эту статью, чтобы случайно не насмешить и не раздосадовать своих партнеров и клиентов.

Существуют нормы деловой переписки, несоблюдение которых чревато падением имиджа компании в глазах заказчика, а в иных случаях — и срывом сделки, особенно если ваш визави — убежденный «граммар-наци» и поборник делового этикета. Поэтому давайте начнем с матчасти.

Итак, существуют правила деловой переписки, актуальные, к слову, не только в России:

Адрес вашей электронной почты, которую вы используете в работе, должен носить деловое имя. Лучше, чтобы у вас был корпоративный адрес, а логин содержал ваше фамилию, имя либо должность. Например, если ваша компания называется «Рога и копыта», то в идеале электронный адрес должен выглядеть так: Ivan.Sidorov @rogakopyta.ru. Либо же office @rogakopyta.ru, если это общий корпоративный адрес. Логины типа Ladyinred, Malyshka1992 или Superman оставьте для личных переписок.
Никогда не обращайтесь к своему адресату на «ты», если у вас не было четких договоренностей по этому поводу. Даже если вам кажется, что вы уже вполне можете перейти на «ты» и вам так комфортнее, вы должны предложить это человеку и получить от него согласие. Поверьте, комфортно далеко не всем, и необходимо по умолчанию обращаться на «вы» ко всем без исключения, даже если адресат вас вдвое младше.
Не пользуйтесь уменьшительной формой имени адресата. Саша, Маша, Катя — это все уместно только в том случае, если человек сам так представился или если вы, опять же, перешли на «ты». Но даже в этом случае дистанция не помешает. Так что по умолчанию — Александр, Мария, Екатерина.
Вопрос, обращаться на «вы» или «Вы» с прописной — дискуссионный. Артемий Лебедев, например, считает подобострастной манеру обращаться к каждому на «Вы». В целом в деловой среде допускаются оба варианта, за исключением моментов, когда вы пишете очень статусному человеку. За всю жизнь у каждого таких адресатов найдется человека три. Поверьте, никто вас не упрекнет за корректное письмо с ровным обращением на «вы».
Пожалуйста, старайтесь быть грамотными! Если сомневаетесь, дайте почитать перед отправкой письмо человеку, в чей грамотности у вас нет сомнений, либо воспользуйтесь одним из многочисленных ресурсов, где вам автоматически исправят все ошибки и проставят запятые. Вы даже не представляете, для скольких людей неграмотность делового партнера является важным «звоночком».
Не пишите «доброго времени суток», поверьте, это всех раздражает. Привет — это такое же сокращение дистанции, как «ты» или уменьшительная форма имени. Если вы не уверены, что дистанция сократилась до степени неформального общения, напишите «Здравствуйте» и не ошибетесь.
Всегда указывайте тему письма, чтобы оно не потерялось и не улетело в спам. Прочитав тему письма, человек уже должен знать о его содержании. Например, «Заключение договора с ООО «Рога и Копыта» 10.12».
Разделяйте поля «кому» и «копия». В поле «кому» указывайте адресата, в копию ставьте тех, кому следует ознакомиться с этим письмом — например, вашего коллегу. Есть еще поле «скрытая копия», и в этом случае получатель не узнает, кто еще прочитает это письмо. Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде.
Краткость — сестра не только таланта, но и делового этикета. Письмо не должно быть длинным, по правилам деловой переписки его объем не должен превышать 3000 знаков. Чем короче — тем лучше. Не увлекайтесь сложными предложениями, деепричастными оборотами и тонкими метафорами.
Завершаться письмо должно вашими ФИО, должностью и контактными данными. Например, «С уважением, Иван Сидоров, генеральный директор ООО «Рога и Копыта». Можно также дать ссылку на сайт компании.

Давайте представим, что вам нужно написать клиенту письмо, в котором вы пригласите его на деловую встречу. Например, для заключения контракта или для того, чтобы обсудить детали сделки.

Сначала приветствие, после чего вы должны либо представиться, либо напомнить, кто вы: «Здравствуйте, Иван Иванович! Меня зовут Елена, я заместитель генерального директора компании «Рога и Копыта».

Далее необходимо обозначить причину, по которой вы пишете клиенту. Например, «Предлагаю вам встретиться для заключения контракта в нашем офисе 10 декабря 2019 года в 14:00».

А дальше — все пояснения. Например, «Если вас не устраивает время или дата, мы готовы перенести нашу встречу на удобное для вас время. Мы также можем встретиться в вашем офисе. Для подтверждения встречи вы можете позвонить по номеру «номер» или написать на мою электронную почту «адрес» (адрес электронной почты должен быть тот же).

С уважением, Елена Сидорова, заместитель генерального директора ООО «Рога и копыта», плюс все ваши контактные данные».

Если всё прошло удачно — состоялась встреча и заключение контракта, то деловая переписка по этому вопросу не завершена. Многие игнорируют этот момент, однако завершающее письмо — важный момент делового этикета. Он формален и не обязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом. Напишите письмо, в котором благодарите клиента за уделенное время и успешное продолжение сотрудничества.

Такое письмо тоже имеет стандартную структуру:

«Уважаемый, Иван Иванович! Хочу выразить благодарность за выделенное время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для всех нас. С уважением, Елена Сидорова, заместитель генерального директора ООО «Рога и копыта».

Вот и все. Эти простые, но очень важные правила помогут вам подать сигнал вашим деловым партнерам о том, что с вами можно иметь дело.

Написать письмо | Федеральное дорожное агентство

Поля, помеченные *, обязательны для заполнения.

Обращение в форме электронного документа

Рассмотрение обращения структурными подразделениями и должностными лицами Федерального дорожного агентства осуществляется в соответствии с их компетенцией.

В электронной анкете в Вашем обращении укажите в именительном падеже Ваши:

В электронной анкете в Вашем обращении укажите:

Текст обращения*

В соответствии с частью 1 статьи 7 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» гражданин в своем обращении в обязательном порядке излагает суть предложения, заявления или жалобы.

Обращаем Ваше внимание, что в целях объективного и всестороннего рассмотрения Вашего обращения рекомендуется в тексте обращения указывать адрес описанного Вами места действия, факта или события.

В случае, если текст Вашего обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем Вам будет сообщено в течение семи дней со дня регистрации обращения.

Обращаем Ваше внимание, что при написании текста обращения в форме электронного документа в поле ввода текста обращения в форме электронного документа для изложения сути предложения, заявления или жалобы отсутствует ограничение по вводимому количеству символов.

В поле ввода текста обращения в форме электронного документа в Вашем обращении:
изложите суть предложения, заявления или жалобы:*

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме, воспользовавшись функцией «Прикрепить файл».

Обращаем Ваше внимание, что прикрепляемые в предложенном на сайте формате документы и материалы только подтверждают изложенную Вами суть предложения, заявления или жалобы.

Приложить необходимые документы и материалы в электронной форме Вы можете в виде файла без архивирования в форматах pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, jpg, jpeg, bmp, png (файл вложения).
Иные форматы не обрабатываются в информационных системах Федерального дорожного агентства.

Информируем Вас, что передача файла вложения на почтовый сервер зависит от пропускной способности сети «Интернет», а получение – от объёма обрабатываемых почтовым сервером переданных файлов.

При подключении Вашего оборудования к сети «Интернет» по выделенным каналам связи с использованием технологий ADSL, 3G, 4G, WiFi и иных технологий, обеспечивающих аналогичные скорости передачи данных в сети «Интернет», передача и обработка файла размером:
до 5 Мб осуществляется, как правило, без задержки во времени;
свыше 5 Мб может быть не осуществлена.

Для приложения к обращению необходимых документов и материалов в электронной форме нажмите кнопку «Прикрепить файл».

Обращение может содержать один или несколько файлов вложений в форматах pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, jpg, jpeg, bmp, png. Общий размер файлов не может превышать 5 Мб.

Обращаем Ваше внимание, что подтверждением прикрепления файлов вложений является появление строки с наименованием выбранных Вами файлов.

23 способа написать письмо, на которое вам ответят

Привет, друзья!

Как часто вы отправляете письма с текстом вроде «Просто хочу убедиться, что все в порядке, так как вы не…», если получатель не отвечает? Работают ли такие письма? Вызывают ли они желание написать вам ответное письмо? Ответы на эти вопросы читайте в переводе статьи из блога Hubspot .

Такие имейлы производят не самое хорошее впечатление. Если вы не получили ответ на предыдущее письмо и пишете повторно, и так понятно, что вы хотите в чем-то убедиться/проверить. Не надо лишний раз упоминать об этом.

К тому же такие письма не представляют никакой ценности для ваших клиентов: их не волнует, что вы хотите получить ответ, тем более если вы не приводите вескую причину для этого.

Писать такие имейлы очень просто. Не нужно много времени и раздумий, чтобы набрать что-то вроде «Здравствуйте, [Имя получателя]! Вы не ответили на мое письмо, и я решил проверить, все ли в порядке. С уважением, [Ваше имя]».

Мы даже замерили время, оказалось, что это занимает 19 секунд.

Незамысловатость этих писем и делает их бесполезными. Их легко писать, потому что они не несут никакой ценности для ваших клиентов.

Если вам не ответили на первое письмо, скорее всего, получатель счел это бесполезной тратой времени. И зачем только укреплять это впечатление, заставляя его тратить еще больше времени на ваше повторное письмо?

Конечно, это не значит, что нужно перестать работать с потенциальными покупателями, просто нужно приложить больше усилий. Вот о чем следует упомянуть кроме очевидного «я пишу вам, чтобы удостовериться, что все в порядке».

Если вам не ответили:

Отправьте ценный, полезный совет.
Отправьте подробное руководство по вашему продукту и предложите помочь с дальнейшими шагами лично, если потребуется.
Укажите на слабые стороны в бизнесе получателя и предложите способ их устранения.
Поделитесь ссылкой на статью, имеющую отношение к сфере бизнеса или профессии получателя.
Ответьте на сообщение в соцсетях, затем отправьте письмо с дополнительными источниками информации по вопросу.
Ответьте на вопрос на онлайн-форуме, затем отправьте дополнительные источники информации по вопросу.
Упомяните недавний пост из блога получателя.
Отправьте ссылку на пост из вашего блога.
Порекомендуйте событие в интересующей получателя сфере.
Пригласите на предстоящий вебинар или образовательное мероприятие, которое организует ваша компания.
Отправьте ссылку на статью о ваших крупнейших клиентах.
Обратите внимание адресата на примеры успешного ведения бизнеса их конкурента и спросите его мнение об этом.
Заведите разговор о проблемах, с которыми часто сталкиваются ваши покупатели, и спросите получателя, существуют ли такие же проблемы и у них.
Спросите, не потерялось ли ваше письмо в куче других писем (к примеру, такое бывает после праздников, у Hubspot есть статья на эту тему).
Спросите адресата, преследует ли он какую-то цель (ту, которой можно добиться с помощью вашего продукта) и посоветуйте, как ее можно достигнуть.
Отправьте завершающее переписку письмо, чтобы расставить все точки над i (в этой статье вы найдете несколько примеров).

Если произошло одно из этих событий:

Если потенциальное ЛПР (лицо, принимающее решение) добился повышения, поздравьте его: этот человек теперь может повлиять на решение о покупке вашего продукта.
Если человек, который отказался заключить с вами сделку, ушел из компании, напишите новому ЛПР. Возможно, теперь у вас появился шанс совершить продажу.
Если был назначен новый руководитель, свяжитесь с ним: перестановки в высшем звене могут говорить и о переменах в стратегии.
Если в компанию адресата были привлечены новые источники инвестиций, поздравьте его: чем больше ресурсов, тем выше рост, а высокий рост дает возможность обратить внимание на то, что раньше не было приоритетным.
Если появились новые сотрудники, профиль которых связан с вашим продуктом, спросите, значит ли это, что у компании появились новые инициативы. Изменения в стратегии говорят об изменении потребностей компании.

Если вам не удалось убедить клиента попробовать ваш продукт:

Напишите письмо через месяц после того, как ваш потенциальный клиент начал пользоваться продуктом вашего конкурента. Спросите о впечатлениях.
Напишите письмо тогда, когда контракт получателя с вашим конкурентом начнет подходить к концу.

Бонус: в каком случае письма «Просто хочу убедиться, что все в порядке…» работают:

Безусловно, есть и исключения из правил. Если вы уже начали процесс продажи, есть много случаев, когда письмо с целью «убедиться, что все в порядке…» оправданно. Обычно эти случаи объединяют два момента:

Ваш потенциальный покупатель взял на себя какие-то обязательства и не выполнил их или не вышел на связь.
В письме или во время звонка по поводу этой ситуации вы должны максимально сфокусироваться на невыполненных обязательствах, а не просто проверить, все ли в порядке.

В каждом из нижеперечисленных случаев написать письмо или позвонить, чтобы «убедиться, что все в порядке» совершенно необходимо:

Если вам обещали написать через определенное количество дней/недель/месяцев.
Если после звонка с вами так и не вышли на связь.
Если вам не ответили на запланированный звонок.
Если вас попросили подождать неделю, чтобы обсудить предложение с коллегами, а затем так и не связались.
Если не были выполнены обязательства по подписанию контракта.
Если получатель начал пользоваться вашим продуктом, но так и не поделился результатами или впечатлениями.

Проверенное правило для таких писем — это писать только тогда, когда у вас есть на то веская причина.

Если у вас таковой нет, придумайте ее. А если не можете придумать хотя бы один обоснованный повод, то не пишите. Займитесь созданием более полезных имейлов, и ваши собеседники вас за это поблагодарят.

Написать письмо

Жалобы на всё

Не убран мусор, яма на дороге, не горит фонарь? Столкнулись с проблемой — сообщите о ней!

Подать жалобу

ИНФОРМЕРЫ

Написать письмо

Уважаемый пользователь!

Прежде чем написать обращение в министерство природных ресурсов и охраны окружающей среды Ставропольского края (далее — министерство), рекомендуем Вам ознакомиться со следующей информацией.

Обращения граждан в министерство принимаются в виде:

обращений, поступивших в ходе личного приёма граждан руководителями министерства;
обращений, поступивших в ходе личного выездного приёма граждан руководителями министерства;
письменных обращений;
обращений в электронном виде;
обращений на телефон доверия «Зелёная линия»;
обращений на портал «Народный контроль»;
заявления по установленным образцам о предоставлении государственных услуг;
обращений, поступивших через информационную систему сетевого справочного телефонного узла (ССТУ).
Сетевой справочный телефонный узел для обращений граждан (ГКУ СК «Краевой центр информационных технологий»):
тел. (8652) 748-768.

Приём обращений осуществляется с понедельника по пятницу с 9-00 до 18-00, перерыв 13-00 до 14-00.

Обращения, содержащие информацию, касающуюся вопросов, имеющих коррупционную составляющую, рассматриваются в соответствии с Федеральным законом от 02. 05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», федеральным законодательством и законодательством Ставропольского края о противодействии коррупции в пределах компетенции министерства.

При подготовке обращения в электронном виде и отправке его в министерство с помощью формы, расположенной на данной странице сайта, Вам следует знать, что:

К рассмотрению принимаются направленные в электронном виде обращения граждан, содержащие вопросы, относящиеся к компетенции министерства и оформленные в соответствии с прилагаемой формой ввода. Заполните, пожалуйста, все поля формы.
В соответствии со статьей 7 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.
Размер текста обращения не должен превышать 1000 символов. Электронное обращение, отправленное с помощью формы, расположенной на данной странице сайта, для незарегистрированного пользователя НЕ МОЖЕТ содержать вложенных файлов.
Обращения, содержащие тексты большого объёма, необходимые документы или их копии, фотографии и другие материалы в письменной форме, на бумажном носителе, следует направлять обычной почтой по адресу:
355006, г. Ставрополь, ул. Голенева, 18.
в форме электронных документов — электронной почтой на адрес:
[email protected]
Обращения, содержащие некорректные выражения, обращения не поддающиеся прочтению, из которых не представляется возможным понять существо вопроса, НЕ РАССМАТРИВАЮТСЯ.
Сотрудники министерства, уполномоченные вести работу с обращениями граждан, при необходимости имеют право уточнить информацию об отправителе обращения.
Ответ на обращение, поступившее в министерство в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, адрес электронной почты, другая контактная информация по которой должен быть направлен ответ, ответ на обращение НЕ ДАЁТСЯ. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
В случае недостаточной контактной информации ответ на обращение размещается в рубрике «Вопрос-Ответ» официального сайта министерства.
Информация о персональных данных авторов обращений, направленных в электронном виде, хранится и обрабатывается с соблюдением требований федерального законодательства о персональных данных.

Написать письмо / Администрация города Губкинского

Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения

Информация о персональных данных авторов обращений, направленных в электронном виде, хранится и обрабатывается с соблюдением требований российского законодательства о персональных данных.

В электронной анкете в Вашем обращении укажите в именительном падеже Ваши:

Отчество (при наличии):

Наименование организации (юридического лица):

Социальный статус:

БезработныйКоллективМолодежьПенсионерПредпринимательРабочийСлужащийСтудентИноеНет

Льготный статус:

Ветераны труда, ветераны Ямало-Ненецкого автономного округаПредставители коренных малочисленных народов СевераИнвалиды, семьи, имеющие детей-инвалидовМногодетные семьиОдинокие родителиВетераны Великой Отечественной войны, труженики тыла, репрессированные, ветераны боевых действийИноеНет

Контактный телефон:

В электронной анкете в Вашем обращении укажите: адрес электронной почты для получения ответа или уведомления о переадресации обращения

Электронная почта:

В поле ввода текста обращения в форме электронного документа в Вашем обращении: *изложите суть предложения, заявления или жалобы:

Текст обращения:

Адрес, к которому относится суть обращения:

В случае необходимости в подтверждение своих доводов Вы вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме, воспользовавшись функцией «Прикрепить файл(ы)».

Приложить необходимые документы и материалы в электронной форме Вы можете в любой последовательности. Допускается прикрепление произвольного количества файлов следующих форматов: odt, txt, doc, docx, rtf, xls, xlsx, pdf, jpg, jpeg, png, bmp, tif, tiff. Общий объем файлов не должен превышать 25 МБ.

Иные форматы не обрабатываются в информационных системах общего пользования.

Информируем Вас, что передача файла(ов) вложения на почтовый сервер зависит от пропускной способности сети «Интернет» пользователя, а получение – от объёма обрабатываемых почтовым сервером переданных файлов.

до 5 МБ осуществляется, как правило, без задержки во времени;
от 5 МБ до 25 МБ может осуществляться с задержкой во времени;
свыше 25 МБ может быть не осуществлена.

Для приложения к обращению необходимых документов и материалов в электронной форме нажмите кнопку «Прикрепить файл(ы)»

Обращаем Ваше внимание, что подтверждением прикрепления файла(ов) вложения является появление строки с наименованием(ями) выбранного(ых) Вами файла(ов)

Введите символы с картинки:

Написать письмо / Управление социальной защиты населения Администрации города Ноябрьска

Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения

В электронной анкете в Вашем обращении укажите в именительном падеже Ваши:

Отчество (при наличии):

Наименование организации (юридического лица):

Социальный статус:

БезработныйКоллективМолодежьПенсионерПредпринимательРабочийСлужащийСтудентИноеНет

Льготный статус:

Контактный телефон:

Электронная почта:

Текст обращения:

Адрес, к которому относится суть обращения:

Иные форматы не обрабатываются в информационных системах общего пользования.

до 5 МБ осуществляется, как правило, без задержки во времени;
от 5 МБ до 25 МБ может осуществляться с задержкой во времени;
свыше 25 МБ может быть не осуществлена.

Введите символы с картинки:

Как написать письмо: советы и примеры написания писем

Каждый должен быть знаком с тем, как писать письмо — от того, какой тип письма вы должны написать, до формата письма, который вы должны выбрать. Это основные концепции написания писем, которые вам нужно знать, а также некоторые полезные примеры.

Какое письмо нужно написать?

Нет жестких правил. Какой формат письма вы выберете, зависит от вашей аудитории. Для друга или близкого родственника обычное сообщение — лучший способ.Есть разные типы писем, которые подходят другу или близкому родственнику. Некоторые включают:

Однако для деловых людей или людей, которых вы плохо знаете, печатное официальное письмо почти всегда является наиболее подходящим выбором. При использовании в профессиональных целях официальное письмо действует для:

Сопроводительные письма
Письма о намерениях
Письма о ценностных предложениях
Деловые меморандумы
Рекламные письма
Рекомендательные письма
Заявление об увольнении
Благодарственные письма

Это всего лишь несколько типов писем, которые вам может понадобиться написать в повседневной или формальной обстановке.Прежде чем писать письмо, подумайте о том, насколько оно формально: обычная или формальная. У каждого есть свой формат, которому вы захотите следовать.

Официальные письма

Умение писать письма, особенно официальные, очень важно в бизнесе и на протяжении всей вашей карьеры. Вот что включает в себя формальное написание писем.

Шаг 1. Начало официального письма

Начните с имени и адреса отправителя. Некоторые компании используют специальную бумагу, называемую фирменными бланками, на которой указана контактная информация и логотип компании.

Следующая строка официального письма — дата. Вы можете отформатировать дату после своего адреса двумя способами.

Кроме того, в официальных письмах необходимо указать имя и адрес получателя через два пробела после даты. Включение всей этой информации гарантирует, что ваше письмо можно будет использовать в качестве ссылки для связи с вами после того, как получатель выбросит конверт.

Шаг 2: Написание письма, формально

Когда вы пишете письмо, вы готовы поприветствовать человека (или компанию), которому вы пишете.Пропустите пробел в адресах, которые вы указали.

Официальные буквы начинаются с «Уважаемый», за которым следует имя получателя. Если у вас нет контакта в определенной компании, поищите в Интернете имя, должность или отдел.

В крайнем случае используйте обычное приветствие «Кого это может касаться». После всех приветствий следует запятая.

Шаг 3: Написание текста официального письма

Хотя тело каждого письма выглядит по-разному и информация в нем разная, есть несколько ключевых правил, которым нужно следовать.

Держите его в фокусе. Деловые письма должны иметь четкую цель.
Корректура. Ошибки могут вызвать недопонимание.
Избегайте схваток. Запишите каждое слово полностью.
Будьте тактичны. Не пишите ничего, о чем вы пожалеете, что записано для потомков.

Каждая мысль должна содержаться в отдельном абзаце. Короткие абзацы также помогают сделать ваше сообщение ясным; старайтесь, чтобы в абзаце было не более четырех предложений, и каждое предложение должно быть кратким.

Шаг 4: Завершение официального письма

Оставьте пробел между заключительным и дополнительным абзацами. Бесплатное закрытие — это вежливый способ передать привет получателю. Один из наиболее распространенных доводчиков — «С уважением», и, как правило, это беспроигрышный вариант.

Помните, что заглавными являются только первая буква фразы. Оставьте еще пару пробелов для последнего шага — своей подписи! Для официальных писем введите свое полное имя под ним.

Неофициальные письма

Обычные письма в целом менее структурированы, но имеют те же основные элементы формального письма.Вот что вам нужно знать, когда вы пишете письмо близкому человеку.

Шаг 1. Начало неформального письма

В отличие от официальных писем, написание письма другу или близкому родственнику не требует тех же формальностей. Бланки не нужны, хотя некоторые писатели предпочитают использовать специальные канцелярские принадлежности.

При написании неофициального письма первая строка — это дата. Его можно выровнять по левому или правому краю на странице, но обычно он располагается вверху обычного письма.Дата — единственный предвестник, необходимый для написания случайного письма.

Шаг 2: Написание письма, неформально

Обычные буквы — это просто; вы можете начать с «Привет» или другого привычного приветствия.

Для неформальных писем использование других знаков препинания после приветствия для выражения энтузиазма (например, восклицательного знака) может быть уместным в зависимости от ваших отношений с получателем.

Шаг 3: Написание текста неофициального письма

Основное содержание вашего неофициального письма — тело — зависит от вас.Содержание обычного письма может быть разным, поэтому сосредоточьтесь на некоторых общих предложениях.

Не болтай. Даже личные письма должны иметь четкую направленность.
Предлагайте любезности. Это можно было бы написать как «Надеюсь, у вас все хорошо!» или «Поздравляю с новым питомцем!»
Поделитесь анекдотами или новостями. Обычно обычное письмо предназначено для обмена информацией или подробностями, которые взаимно интересны обеим сторонам.
Помните о своей аудитории. Сохраняйте тон и содержание письма соответствующими получателю. Например, написание письма бабушке может звучать иначе и содержать другие детали, чем письмо другу по колледжу.

Шаг 4: Завершение неофициального письма

Если у вас более теплые отношения с получателем, вы можете подписаться, сказав «С наилучшими пожеланиями» или «Сердечно». При написании письма есть десятки вариантов закрытия, поэтому выберите тот, который лучше всего подходит вам и вашему получателю.Как и в официальных письмах, применяются те же правила в отношении использования заглавных букв и запятых для всех дополнительных закрытий.

Что такое P.S.?

П.С. означает постскриптум. Это то, что вы добавляете в последнюю минуту после того, как письмо готово. Обычно вы не добавляете приписки к официальным письмам; если вам нужно что-то добавить, вам придется пересмотреть весь документ, чтобы включить новую информацию.

Конверт

В США максимальный вес письма первого класса составляет 3.5 унций. Если ваше письмо превышает три страницы или вы написали его на плотной бумаге, вам придется взвесить его, чтобы убедиться, что оно соответствует требованиям. Размер и форма конверта тоже имеют значение. Он должен быть прямоугольным и размером примерно 6 × 11 дюймов, иначе вы рискуете, что почтовое отделение вернет его.

Отправка письма

После того, как вы определили, что конверт правильный, самое сложное окончено. Теперь вам просто нужно отправить его по почте. (Если это личное письмо, вы всегда можете доставить его самостоятельно.В этом случае просто напишите имя предполагаемого получателя на внешней стороне конверта. Бонус ручной доставки ?: Вы можете использовать конверт любого размера и формы!)

В верхнем левом углу напишите свое имя и адрес или прикрепите почтовый ярлык. В центре конверта аккуратно напишите адрес получателя. Помимо аббревиатуры штата и почтового индекса, международные буквы должны включать страну назначения и обратного адреса. Стоимость пересылки варьируется.Проверьте текущие цены на веб-сайте USPS или используйте штамп навсегда для пунктов назначения в США. Еще раз проверьте, все ли правильно на внешней стороне конверта. Если это так, сложите письмо и аккуратно вставьте его внутрь. Не закрывайте его, пока не убедитесь, что добавили все страницы, которые собираетесь отправить.

Разве не приятно посылать письмо, которое, как вы знаете, вы тщательно подготовили? Конечно, у хорошо написанного письма больше шансов достичь своей цели. Но как насчет сопроводительного письма к заявлению о приеме на работу? В сопроводительных письмах есть свои собственные передовые практики.Прочтите все, что вам нужно знать о том, как написать сопроводительное письмо, прежде чем отправлять свое следующее резюме!

3 способа написать письмо

Об этой статье

Соавторы:

Тренер по этикету

Соавтором этой статьи является Tami Claytor. Тами Клэйтор — тренер по этикету, консультант по имиджу и владелец компании Always Соответствующий имидж и консультации по этикету в Нью-Йорке, штат Нью-Йорк.Обладая более чем 20-летним опытом, Тами специализируется на проведении занятий по этикету для отдельных лиц, студентов, компаний и общественных организаций. Тами провела десятилетия, изучая культуры, путешествуя по пяти континентам, и организовала семинары по культурному разнообразию, чтобы способствовать социальной справедливости и межкультурной осведомленности. Она имеет степень бакалавра экономики со специализацией в области международных отношений Университета Кларка.

Тами училась в Школе очарования Офелии ДеВоре и Технологическом институте моды, где получила сертификат имидж-консультанта.Эта статья была просмотрена 14 701 798 раз (а).

Соавторы: 335

Обновлено: 27 октября 2021 г.

Просмотры: 14,701,798

Резюме статьиX

Чтобы написать официальное письмо, сначала укажите свой адрес и дату в верхнем левом углу страницы, а затем укажите имя и адрес получателя. Затем откройте свое письмо формальным приветствием, например: «Уважаемый доктор Браун» или «Для кого это может касаться».«Когда вы пишете текст письма, старайтесь избегать сокращений, таких как« не »или« не было », поскольку они могут сделать ваше письмо неформальным. Кроме того, делайте текст письма коротким и прямым, чтобы оно не длиннее страницы. Когда вы закончите, закончите приветственным словом, например «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Чтобы узнать, как написать обычное, неформальное письмо, прокрутите вниз!

Печать
Отправить письмо поклонника авторам

Спасибо всем авторам за создание страницы, которую прочитали 14 701 798 раз.

Как написать письмо: что включать, правильный формат и типы (пример включен)

Поскольку сегодня большинство писем отправляется по электронной почте, важно знать, как написать профессиональное письмо, которое оставит у получателя положительное впечатление ты и твоя компания. Использование правильного формата особенно важно при отправке письма по почте, поскольку вы хотите, чтобы оно умещалось на одной странице, было легко читаемым и хорошо выглядело. Следуя правильным шагам, вы легко сможете создать впечатляющее письмо, которое будет способствовать установлению или укреплению профессиональных отношений или увеличению продаж.В этой статье мы обсудим, почему важно знать, как написать письмо, шаги, которые вы можете предпринять, чтобы написать письмо, и пример письма, которое поможет вам составить собственное.

Почему важно уметь писать письмо?

Печатное письмо сегодня обычно подается для профессионального или делового общения, поэтому важно знать, как написать письмо для профессиональных целей. Правильное написание письма особенно важно, если вы планируете отправить получателю бумажную копию, а не электронное письмо.

Как написать письмо

Вот общие правила, которым вы должны следовать, чтобы написать письмо:

Выберите правильный тип бумаги.
Используйте правильное форматирование.
Выберите между блочной или отступной формой.
Включите адреса и дату.
Включите приветствие.
Напишите основной текст письма.
Включите бесплатное закрытие.
Перечислить дополнительную информацию.

1.Выберите правильный тип бумаги

Ваше письмо должно быть напечатано и напечатано на стандартной белой бумаге. В зависимости от обстоятельств, таких как отправка рекомендательного письма или сопроводительного письма с резюме, вы можете распечатать его на хорошей бумаге для резюме. Если вы отправляете деловое письмо для своей компании, вы можете распечатать его на фирменном бланке.

2. Используйте правильное форматирование

Далее вам нужно будет выбрать подходящий шрифт. Используйте шрифты, которые кажутся чистыми и легко читаемыми, вместо стилистических шрифтов.Вот несколько примеров профессиональных шрифтов, которые вы можете использовать:

Times New Roman
Roboto
Arial
Calibri
Georgia
Open Sans
Helvetica

Используйте шрифт от 10 до 12 пунктов так что это легко читается.

Связано: Формат делового письма и пример

3. Выберите между блочной формой или формой с отступом

Несмотря на то, что существует множество различных стилей форматирования, вы, как правило, захотите выбрать между блочным или с отступом формат.В формате блока все элементы и разделы выровнены по левой стороне страницы. Первое предложение каждого абзаца без отступа.

Формат с отступом часто используется для более простых документов. В форме с отступом вы делаете отступ в первой строке каждого абзаца на один дюйм. Если вы используете формат с отступом, вы выровняете свой адрес и дату по правому краю.

В то время как блочная форма часто легче читается и является наиболее широко используемым форматом, формат с отступом добавляет некоторый визуальный интерес.Для официальных писем допустима любая форма.

4. Включите адреса и дату

Адреса отправителя и получателя, а также дата — это первые элементы информации, которые вы включите в письмо. Вы включите свой адрес и контактную информацию вверху, затем пропустите строку, затем укажите дату, пропустите другую строку и затем укажите адрес получателя.

Если вы выбрали формат с отступом, вы разместите свой адрес и дату в верхнем правом углу, а затем выровняйте адрес получателя по левому краю.Если вы выбрали формат блока, вы выровняете все адреса по левому краю.

5. Включите приветствие

Если вы знаете, кому вы пишете, самым простым и часто наиболее подходящим приветствием будет просто «Уважаемый [имя получателя]». Если вы плохо знаете этого человека или у вас официальные отношения, используйте его титул и фамилию. Если вы пишете письмо кому-то в компании, но не знаете его имени, найдите время, чтобы выяснить это. Часто, если вы знаете название, вы можете найти их имя в LinkedIn.Вы также можете позвонить в компанию и спросить имя человека, который занимает эту должность.

Если вы не можете найти информацию или пишете письмо, не адресованное кому-то конкретному, используйте «Для кого это может касаться». После приветствия можно поставить двоеточие или запятую.

6. Напишите текст письма

Если у вас есть письмо блочной формы, выровняйте каждый абзац в письме по левому краю, оставляя пустую строку между абзацами, чтобы облегчить чтение.Для форм с отступом вам потребуется отступ первой строки каждого абзаца на один дюйм.

Ваше письмо должно быть прямым и по существу, при этом все письмо должно занимать не более одной страницы. Хотя уместно начинать с короткой любезности, например: «Я надеюсь, что это письмо вас хорошо», вам следует быстро перейти к тому, почему вы пишете. Вы можете перейти прямо к этому, набрав: «Я пишу по поводу …»

Используйте активный голос как можно чаще во всем тексте письма. Заключительный абзац должен повторно указать цель вашего письма и требовать дальнейших действий.Завершите письмо любезностями, например «спасибо за ваше время и внимание» или «пожалуйста, дайте мне знать, если вы хотите обсудить подробности по телефону».

7. Включите бесплатное закрытие

Если вы пишете кому-то, с кем имеете официальные отношения или плохо знаете, вы можете использовать слово «искренне» для своего близкого. Другие варианты — «наилучшие пожелания», «наилучшие пожелания» или «наилучшие пожелания». «С уважением» — еще один вариант, который стоит рассмотреть.

Связано: Как закончить письмо, чтобы произвести неизгладимое впечатление (с примерами)

8.Перечислить дополнительную информацию

В некоторых случаях вы можете включить дополнительную информацию под приветствием. Вы захотите перечислить их в каждой строке. Некоторая возможная дополнительная информация может включать:

Отдельные рассылки: Это позволяет получателю знать, что от вас нужно ожидать другого сообщения и каким оно будет.
Приложения: Это позволит им узнать, что вы включили в письмо другие документы. Вы можете указать количество дополнительных документов в скобках для удобства.
Предоставленные копии: Это позволяет получателю узнать, что вы также отправляли копии этого письма другим людям. Вы можете указать это, написав «Копия» или «Копии для» с именами других получателей.

Типы писем

Есть два типа писем, которые пишут люди:

Официальные письма: Эти письма обычно используются в деловых целях или для письма людям, которых вы плохо знаете. Официальные письма имеют правила для структуры и протокола.
Неофициальные письма: Это типы писем, которые вы обычно отправляете другу или члену семьи.

Связано: Ознакомительное письмо: Обзор и примеры

Пример письма

Вот пример профессионального делового письма, которое вы можете использовать, чтобы помочь вам составить собственное. В этом примере вы увидите формат блока:

Chris Myers
Директор по продажам
Armwood Business Solutions
555 Peachtree Lane
Norfolk, VA
(555) 222-3333 90

1 декабря 2019 г.

Адам Уэст
Офис-менеджер
Norfolk Medical Group
110 Orange Grove Drive
Norfolk, VA

Уважаемый господинWest,

Надеюсь, это письмо вас хорошо застанет. Я пишу в связи с недавним запросом, который вы сделали для получения дополнительной информации о технологическом решении для вашей медицинской группы. Я являюсь директором по продажам в Armwood Business Solutions и считаю, что наши продукты могут хорошо подойти вашей медицинской группе.

Мы предлагаем самые современные технологические решения и обслуживаем как крупные, так и небольшие организации. В конечном итоге наша цель — выявить неэффективные рабочие процессы каждой компании, с которой мы работаем, и предоставить технологические решения, которые сделают их более эффективными, сотрудников — более продуктивными, а организацию — более прибыльной.

Мы понимаем, что безопасность — это главная забота компаний сегодня, поэтому у нас есть несколько продуктов, специально разработанных для повышения безопасности. У нас есть несколько продуктов, специально разработанных для медицинских групп, подобных вашей, которые позволяют поставщикам услуг отправлять и получать электронные письма или получать доступ к картам пациентов из любого места, оставаясь при этом совместимыми с HIPAA.

Если вам нужна дополнительная информация о том, что мы можем предложить, свяжитесь со мной напрямую по телефону (555) 222-3333.Спасибо за ваше время и внимание.

С уважением,

Крис Майерс
Директор по продажам

The Basic Business Letter // Purdue Writing Lab

Написание основного делового письма

Части делового письма

Этот ресурс организован в том порядке, в котором вы должны написать деловое письмо, начиная с адреса отправителя, если письмо написано не на фирменном бланке.

Адрес отправителя

Адрес отправителя обычно указывается на фирменном бланке. Если вы не используете фирменный бланк, укажите адрес отправителя в верхней части письма на одну строку над датой. Не пишите имя или титул отправителя, так как они указаны в конце письма. Включите только почтовый адрес, город и почтовый индекс.

Дата

Линия даты используется для обозначения даты написания письма. Однако, если ваше письмо будет заполнено в течение нескольких дней, используйте дату, когда оно было написано в строке даты.При письме в компании в США используйте американский формат даты. (Согласно принятому в США соглашению о форматировании даты месяц перед днем. Например: 11 июня 2001 г.) Напишите месяц, день и год на расстоянии двух дюймов от верхнего края страницы. В зависимости от того, какой формат вы используете для своего письма, выровняйте дату по левому краю или сделайте табуляцию до центральной точки и введите дату. В последнем случае укажите адрес отправителя в бланке, а не по левому краю.

Внутренний адрес

Внутренний адрес — это адрес получателя.Всегда лучше писать конкретному человеку в фирме, которой вы пишете. Если у вас нет имени этого человека, проведите небольшое исследование, позвонив в компанию или поговорив с сотрудниками компании. Включите личный титул, например мисс, миссис, мистер или доктор. Следуйте предпочтениям женщины, когда к вам обращаются как мисс, миссис или мисс. Если вы не уверены, что женщина предпочитает, чтобы к вам обращались, используйте мисс. существует вероятность того, что человек, которому вы пишете, является доктором или имеет другое звание, используйте это звание. Обычно люди не возражают, когда к ним обращаются с более высоким титулом, чем они на самом деле обладают. Чтобы написать адрес, используйте формат почтового отделения США. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке. Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты. Его следует выровнять по левому краю, независимо от того, какой формат вы используете.

Приветствие

Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая личный титул. Если вы знаете человека и обычно обращаетесь к нему по имени, в приветствии можно использовать только имя (например: Дорогая Люси :).Однако во всех остальных случаях используйте личные титулы и фамилию / фамилию, за которыми следует двоеточие. После приветствия оставьте одну строку пустой.

Если вы не знаете пол читателя, используйте несуществующее приветствие, например название должности, за которым следует имя получателя. Также допустимо использовать полное имя в приветствии, если вы не можете определить пол. Например, вы можете написать «Дорогой Крис Хармон: если вы не уверены в половой принадлежности Криса».

Кузов

Для блочного и модифицированного блочного форматов: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в теле письма.Между каждым абзацем оставляйте пустую строку. При написании делового письма помните, что краткость очень важна. В первом абзаце рассмотрите дружеское начало, а затем изложите основную мысль. Следующий абзац должен начать с обоснования важности главного пункта. В следующих нескольких абзацах продолжите обоснование, указав справочную информацию и вспомогательные детали. В заключительном абзаце следует повторить цель письма и, в некоторых случаях, требовать каких-либо действий.

Закрытие

Закрытие начинается в той же вертикальной точке, что и ваша дата, и через одну строку после последнего основного абзаца. Используйте только первое слово с заглавной буквы (например: «Спасибо») и оставьте четыре строки между закрытием и именем отправителя для подписи. Если после приветствия следует двоеточие, после закрытия должна стоять запятая; в противном случае после закрытия знаки препинания не ставятся.

Корпуса

Если вы приложили к письму какие-либо документы, например, резюме, вы указываете это, просто набрав Приложения под закрытием.Как вариант, вы можете указать название каждого документа, который вы вкладываете в конверт. Например, если вы включили много документов и хотите убедиться, что получатель знает о каждом документе, может быть хорошей идеей перечислить имена.

Инициалы машинистки

Инициалы машинистки используются для обозначения человека, который напечатал письмо. Если вы набрали письмо самостоятельно, не указывайте инициалы машинистки.

Примечание о формате и шрифте

Формат блока

При написании деловых писем необходимо обращать особое внимание на используемый формат и шрифт.Наиболее распространенный формат делового письма известен как блочный формат. При использовании этого формата вся буква выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

Модифицированный блок

Другой широко используемый формат известен как модифицированный блочный формат. В этом типе тело письма, а также адреса отправителя и получателя выравниваются по левому краю и разделяются одинарным интервалом. Однако для даты и закрытия перейдите к центральной точке и начните вводить текст.

Полублок

Последний и наименее используемый стиль — полублочный. Он очень похож на модифицированный стиль блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Имейте в виду, что разные организации предъявляют разные требования к формату профессионального общения. Хотя примеры, предоставленные OWL, содержат общие элементы для основного делового письма (жанровые ожидания), формат вашего делового письма, возможно, должен быть гибким, чтобы отражать такие переменные, как бланки и шаблоны. Наши примеры — просто ориентиры.

Если на вашем компьютере установлен Microsoft Office 2000, можно использовать Мастер писем, чтобы не гадать при форматировании деловых писем. Чтобы получить доступ к мастеру писем, щелкните меню «Инструменты» и выберите «Мастер писем». Мастер представит три упомянутых здесь стиля и введет дату, адрес отправителя и адрес получателя в выбранный формат. Letter Wizard следует использовать только в том случае, если у вас есть базовые представления о том, как написать деловое письмо.Его шаблоны применимы не для всех настроек. Поэтому вам следует обратиться к руководству по деловому письму, если у вас возникнут какие-либо вопросы или вы сомневаетесь в точности Мастера писем.

Шрифт

Еще одним важным фактором читабельности буквы является шрифт. Общепринятым шрифтом является Times New Roman, размер 12, хотя могут использоваться и другие шрифты, такие как Arial. Выбирая шрифт, всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, вы можете использовать Times New Roman. Однако, если вы пишете в более либеральную компанию, у вас будет немного больше свободы при выборе шрифтов.

Пунктуация

Пунктуация после приветствия и закрытия — используйте двоеточие (:) после приветствия (никогда не запятую) и запятую (,) после закрытия. В некоторых случаях вы также можете использовать менее распространенный формат, известный как открытая пунктуация. В этом стиле после приветствия и закрытия знаки препинания исключены.

Отличное руководство для студентов и преподавателей

КАК НАПИСАТЬ ПИСЬМО: РУКОВОДСТВО ДЛЯ УЧИТЕЛЕЙ И СТУДЕНТОВ
В наш век цифровых коммуникаций написание писем становится чем-то вроде утраченного искусства.Электронные и текстовые сообщения могут быть отправлены мгновенно и за небольшую часть стоимости, которую может предложить старая добрая обычная почта. Так зачем вообще учить писать письма? Что ж, хотя электронные «письма» часто более свободны с точки зрения форматирования и языка, чем физические буквы, мы также можем применить правила написания писем и к электронным носителям. Тем не менее, физические письма обладают и некоторыми собственными преимуществами.
НАПИСАННОЕ ПИСЬМО МОЖЕТ ИЗМЕНИТЬ МИР.
Хотя мы здесь гордимся тем, как написать отличное эссе, информационный отчет или другой тип текста, который в основном используется в образовательной среде, способность создать мощное письмо или электронное письмо буквально изменила жизни людей, изменила ход истории и в некоторых случаях была разница между жизнью и смертью.
Это может быть единственная возможность, которая у нас есть, чтобы убрать весь шум и путаницу в любой предметной области и искренне рассказать кому-нибудь о своих чувствах. Перо на бумагу.
По какой бы то ни было причине тысяча электронных писем, твитов, лайков никогда не будет иметь такого же влияния, как хорошо написанное от руки письмо. Само его создание и существование покажут вашему читателю, насколько искренне и искренне он относится к тому, что он содержит.
Письма подпадают под категорию транзакционного письма, и если вы хотите узнать больше о транзакционных текстах, обязательно ознакомьтесь с нашей подробной статьей здесь.
УСТРОЙСТВО НАПИСАНИЯ ПОЛНОГО ПИСЬМА ДЛЯ СТУДЕНТОВ
Более 100 СТРАНИЦ вовлечения, РЕСУРСОВ , различные письма ОБРАЗЦЫ , ПЛАНЫ УРОКОВ и ИНТЕРАКТИВНЫЕ ЦИФРОВЫЕ РЕСУРСЫ , чтобы научить ваших студентов, как писать удивительные ПИСЬМА и ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ .
Обучайте этому жизненному навыку с уверенностью с помощью этого превосходного УНИВЕРСАЛЬНОГО РЕСУРСА . Никакой подготовки не требуется.
3 ПРИЧИНЫ НАУЧИТЬ ПИСЬМО
1.Персональный подход: НАПИСАННОЕ В 1939 ГОДУ ПИСЬМО ЭЙНШТЕЙНА СИЛАРДА ИЗМЕНИЛО ХОД ИСТОРИИ.
Те из нас, кто вырос в эпоху до того, как Интернет действительно заработал, хорошо помнят волнение ожидания и получения письма. У многих из нас в детстве были друзья по переписке, которых мы никогда не встречали, или они получали любовные письма от наших возлюбленных-подростков. Может быть, некоторые из этих ценных писем до сих пор надежно хранятся в прикроватном ящике.
В письме есть что-то очень личное и интимное, которое электронная почта не может передать.Буквы — это физическая вещь, и их возрастающая редкость делает их сегодня еще более интимными.
2. Удар
Получение лично письменного письма в наши дни — это что-то единорог в плане общения. Студенты, которые знают, как написать хорошо написанное письмо, могут использовать это в своих интересах. Например, любой бизнес-менеджер по найму, несомненно, будет ошеломлен постоянным потоком электронных писем, наводняющих его почтовые ящики Gmail или Hotmail.
Это резюме, отправленное по почте, вместе с написанным от руки письмом, которое ждет их на столе утром, обязательно выделится и обеспечит внимательное прочтение.Письмо в его различных формах гарантированно выделится и окажет влияние в эпоху, когда подавляющее большинство коммуникаций является цифровым.
3. Почерк
Популярность написания писем снизилась, так же как и упор на хорошо развитые навыки письма. При желании вы можете воспользоваться возможностью, чтобы студенты поработали над своими навыками письма. Хотя студенты могут возразить, что с помощью текстового редактора они могут выполнить задачу намного быстрее, еще одно преимущество написания письма от руки заключается в том, что скорость становится почти медитативной.Это позволяет студентам тщательно сосредоточиться на грамматике и пунктуации, не прибегая всегда к средствам проверки орфографии и программному обеспечению для исправления грамматики.
ФОРМАЛЬНОЕ И НЕОФИЦИАЛЬНОЕ НАПИСАНИЕ ПИСЕМ: В чем РАЗНИЦА?
В таблице ниже указано, должно ли ваше письмо быть написано формальным или неформальным образом, с некоторыми предлагаемыми подсказками. Несмотря на то, что есть много общего, официальное письмо всегда следует рассматривать как документ с реальной целью и разветвлениями.
ФОРМАЛЬНОЕ ПИСЬМО ХАРАКТЕРИСТИКИ
ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ДЛЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ КОММУНИКАЦИИ. ОНИ НАПИСАНЫ ПАССИВНЫМ ГОЛОСОМ ДЛЯ КОНКРЕТНОЙ ЦЕЛИ И ВО МНОГИХ СЛУЧАЯХ ЯВЛЯЮТСЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫМИ ЮРИДИЧЕСКИМИ СЛУЧАЯМИ. НЕКОТОРЫЕ ПРИМЕРЫ.
ПРИГЛАШЕНИЕ Заставьте кого-нибудь почувствовать себя особенным в предстоящем мероприятии.
ЗАЯВЛЕНИЕ Напишите профессиональное письмо-заявление о вакансии или группе, к которой вы хотите присоединиться.
РЕФЕРИ / СПРАВОЧНИК Поручается за навыки, личность или авторитет другого человека.
ПРИНЯТИЕ И ОТКАЗ Утвердить или отклонить заявителя на профессиональном уровне.
СДЕЛАЙТЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ Сделайте официальное и имеющее обязательную силу предложение в письменной форме.
ВЫХОД / ОТСТАВКА Официально уйти или уйти в отставку профессионально и достойно.
НЕОФИЦИАЛЬНЫЕ ОСОБЕННОСТИ ПИСЬМА
ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ДЛЯ ЛИЧНОЙ СВЯЗИ ЭТИ БУКВЫ НЕ ИМЕЮТ ЗАПИСАННОГО ФОРМАТА И НАПИСАНЫ АКТИВНЫМ ГОЛОСОМ.
СПАСИБО Сообщите кому-нибудь, что вы цените их усилия.
ПОЗДРАВЛЕНИЯ Признавайте чьи-то достижения в жизни.
ЖАЛОБЫ / ПОТЕРЯ Признайте чьи-то личные потери или страдания и дайте им знать, что вам не все равно.
ДРУЖБА И ЛЮБОВЬ Расскажите кому-нибудь, насколько они для вас особенные и почему?
ПИСЬМО РЕДАКТОРУ / МЭРУ И Т.Д. Сообщите кому-нибудь, как их действия негативно влияют на вас и других.
ПИСЬМО К СЕБЕ Дайте старшему или младшему «я» несколько советов и мудрых слов.
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБНОВЛЕНИЕ Напишите письмо домой и расскажите им, чем вы занимались.
ОБЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ФОРМАЛЬНЫХ ПИСЕМ
Официальные письма могут быть написаны для самых разных целей и могут иметь различную форму, включая письмо с жалобой, сопроводительное письмо, сопровождающее заявление о приеме на работу, письмо-приглашение, рекомендательное письмо или письмо с предложением — чтобы указать несколько. Хотя каждый из них будет придерживаться своих собственных правил форматирования и тона, при написании официальных писем учащиеся должны избегать использования сленга или сокращений.Язык должен быть прямым и вежливым. Поощряйте учащихся избегать всплесков пурпурной прозы в пользу прямого функционального языка. Обычно официальное письмо пишется для достижения определенной цели и должно быть написано с учетом этой цели. Студенты должны избегать путаницы и твердо сосредоточиться на поставленной задаче.
Хотя конкретное содержание всех вышеперечисленных букв будет отличаться, есть ряд общих особенностей, которые применимы к каждому:
Как написать официальное письмо
Адрес писателя должен быть в верхнем правом углу.
Дата должна быть указана под адресом автора
Имя и адрес получателя внизу слева
Используйте правильное отверстие (Уважаемый господин / госпожа, уважаемая миссис Фергюсон и т. Д.)
Используйте стандартный английский
Вступительное предложение должен объяснять цель письма.
Каждый абзац должен содержать одну конкретную точку.
Используйте соответствующий формальный тон и записывайте формулировку письма. вы хотите, чтобы получатель выполнил
Официальное окончание, например «С уважением» или «С уважением»
Записка о приветствиях
Если ученик знает имя предполагаемого получателя, начните с Уважаемый г-н./ Миссис Фамилия и окончание с С уважением. Если они не знают имени получателя, начните с «Уважаемый господин / госпожа» и закончите «С уважением».
Использование риторических приемов
Как уже упоминалось, формальное написание писем нацелено на попытку убедить кого-то принять тот или иной курс действий. Для этого полезно использовать некоторые риторические приемы, чтобы сделать письмо более убедительным. Вот некоторые полезные методы, которые могут побудить ваших учеников использовать:
Прямой адрес: использование местоимения «вы» в официальном письме заставляет читателя почувствовать, что вы говорите напрямую с ним.Это помогает заинтересовать читателя и побудить его продолжить чтение письма.
Эмоциональный язык: там, где ученики пытаются убедить читателя принять определенный курс действий, использование эмоционального языка часто может быть мощным инструментом. Учащиеся могут использовать слова позитивного или негативного цвета, чтобы вызвать у читателя желаемый отклик.
Факты и цифры: Еще один способ убедить и убедить — это использовать факты и цифры для подтверждения идей, изложенных в письме.
Как написать неформальное письмо
ПРОЦЕСС НАЧИНАЕТСЯ С ПЛАНИРОВАНИЯ
Как и во всех жанрах письма, процесс написания официального письма должен начинаться с планирования.Это должно включать в себя набросок краткого плана, с которым можно работать, а не исчерпывающую детализацию мелких деталей. План должен включать:
Запишите адреса, имена и т. Д. — кому вы пишете?
Записать цель письма — что вы хотите сказать?
Перечислите пункты, которые необходимо сделать (каждое будет составлять абзац) — как вы это скажете?
Точка действия государства — что вы хотите, чтобы читатель сделал?
ОБЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ НЕОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ:
При написании неформального письма нужно соблюдать гораздо меньше правил, но все же есть несколько полезных рекомендаций, которые могут оказаться полезными для студентов, которые пишут неформально.
Как и в случае с любым письмом, важно в первую очередь учитывать аудиторию и причину написания. В частности, это поможет выбрать тон и регистр языка. Чем более близки отношения, тем более неформальным может быть язык.
Хотя письмо будет неформальным, у него все же будет цель. Информация по-прежнему должна быть разбита на абзацы, как это делается в формальном, более «официальном» письме. Студенты иногда борются с этим аспектом, поскольку они часто объединяют «неформальный» с «неорганизованным».Заставив их спланировать свое неформальное письмо до написания, можно обеспечить его достаточную организацию.
КАК НАЧАТЬ НЕОФИЦИАЛЬНОЕ ПИСЬМО
Неофициальные письма начинаются с приветствия, соответствующего тому, насколько близки отношения. Для знакомых это может быть «Дорогой Том» (используется имя вместо фамилии) или очень неформальное «Привет, Джейн». Не забывайте ставить запятую после имени!
После приветствия следует общее вступительное предложение. Обычно это будет что-то вроде «Как дела?» Или «Как дела?».Если получатель женат или имеет детей, вы можете спросить, как поживают его супруга или дети.
Затем студенты должны указать причину написания. Язык должен быть открытым и дружелюбным по тону, и, в отличие от формального письма, разговорный язык, идиоматические выражения и сокращения вполне допустимы и даже желательны.
Так же, как вступительное приветствие к неформальному письму гораздо более расслаблено, так и заключительное приветствие. У студентов есть множество возможностей выбора, и их решение будет зависеть от того, кому они пишут, и их личных предпочтений.Вот некоторые примеры возможных закрытий: «С любовью», «С уважением», «Всего наилучшего» и «Спасибо».
ПРАКТИЧЕСКОЕ ПИСЬМО НАПИСАТЬ ДАННЫЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДЛЯ УЧАЩИХСЯ
Самый эффективный способ для студентов усвоить все особенности написания писем, формальных или неформальных, — это набраться опыта, написав самые разные буквы для различных целей. Следующие мероприятия предлагают студентам несколько советов по практике сегодня:
1. ФИКЦИЯ КАК ПОДБОРКА
Попросите учащихся написать так, как если бы они были персонажами художественного произведения, которое вы читали в классе.Выбирая драматический момент в сюжете, попросите учащихся представить, что они — один из персонажей, пишущих письмо другому персонажу рассказа. Этот писатель может быть как формальным, так и неформальным, в зависимости от представленного сценария. Это даст студентам реалистичную практику написания писем, а также заставит их тесно взаимодействовать с текстом и творчески реагировать на его темы.
2. Агония тетя
Либо предложите ряд возможных жизненных затруднений, либо вырежьте вопросы со страницы «агонии тети» в местной газете.Студенты должны написать в ответ, предлагая совет в ответ на затруднения, выраженные в вопросе или затруднительном положении. Ответ должен быть написан в полном формате письма. Эта деятельность также допускает множество вариаций. Ответ может быть написан, например, близкому другу или написан с точки зрения профессиональной тети, страдающей агонией, с использованием более формального тона и подачи.
3. ЖАЛОБНОЕ ПИСЬМО
Предложите учащимся подумать о своем любимом шоколадном батончике или предмете одежды.Предложите им представить, что они купили этот продукт недавно и обнаружили, что он некачественный. Студенты должны написать официальное письмо с жалобой производителю, в котором изложена их жалоба и рекомендован порядок действий для ее удовлетворительного разрешения. Они должны использовать все функции официального письма, как указано выше.
ХОРОШО НАПИСАННОЕ ПИСЬМО МОЖЕТ БЫТЬ ОБЪЕМОМ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСКУССТВА В ВАШЕЙ КЛАССНОЙ КЛАССЕ
КАК СДЕЛАТЬ РУЧНЫЕ ПИСЬМА СТАРЕНЫМИ И АУТЕНТИЧНЫМИ.
Напишите карандашом или ручкой для каллиграфии.
Плотно закрутите их, аккуратно разверните и разровняйте.
Слегка нанесите на бумагу пятна от кофе, чтобы она выглядела состарившейся.
Осторожно опалите или обожгите края бумаги.
Добавьте несколько фотографий с фильтром сепии для эффекта
ПОДПИСАНИЕ
По мере того, как учащиеся становятся более уверенными в своем понимании форматов написания писем, поощряйте их обмениваться письмами друг с другом для взаимной оценки.Вы можете предложить им контрольный список функций, на которые следует обратить внимание при чтении работы их партнера.
Написание писем также может быть отличным способом наладить партнерские отношения со школами за границей. Часто дети, изучающие английский как второй язык, будут рады получать письма от учеников (и писать им) из англоязычных стран. И хотя электронная почта все больше вторгается на традиционную территорию письма, многие навыки, приобретенные в практике написания писем, можно перенести в современное воплощение.Здесь есть широкие возможности связать обучение написанию писем с подходами к написанию электронных писем.
Написание писем может помочь в решении широкого круга задач обучения, а также обучить учащихся ценным практическим навыкам, которые пригодятся им после учебы в школе как в личной, так и в профессиональной жизни. И кто знает, возможно, через несколько лет одно из писем, которые ваш ученик напишет в вашем классе, может стать драгоценным подарком на память в чьем-то ящике у кровати.
Учебные ресурсы
Используйте ресурсы и инструменты, указанные ниже , со своими учениками, чтобы улучшить их навыки письма с помощью проверенных стратегий обучения.
Примеры написания писем (образцы письма учащегося)
Ниже представлены образцы писем студентов (неформальные и формальные). Щелкните изображение, чтобы увеличить и изучить его подробнее. Пожалуйста, найдите время, чтобы прочитать письмо подробно, а также руководства для учителей и учеников, которые выделяют некоторые ключевые элементы написания писем, которые следует учитывать перед тем, как приступить к работе над черновиком.
Пожалуйста, поймите, что эти образцы письменных работ учащихся не предназначены для использования в качестве идеальных примеров для каждого возраста или уровня обучения, а представляют собой образец письменного текста для учащихся и учителей, который они могут вместе изучить и критически проанализировать, чтобы улучшить навыки письма учащимися и углубить их понимание написания писем.
Мы бы порекомендовали прочитать пример на год выше и ниже, а также оценку, с которой вы в настоящее время работаете, чтобы получить более широкое представление об этом типе текста.
ПРИМЕРЫ НЕОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ
ПРИМЕРЫ ФОРМАЛЬНОГО ПИСЬМА
КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК И РУБРИЧНЫЙ НАБОР ДЛЯ ВСЕХ ТИПОВ ТЕКСТА
ДРУГИЕ БОЛЬШИЕ СТАТЬИ, СВЯЗАННЫЕ С ПИСЬМО
ЧТО ТАКОЕ ОПИСАНИЕ СДЕЛКИ? Транзакционное письмо — это общий термин, охватывающий множество разных жанров документальной литературы.Цель каждого типа транзакционного написания текста — передать идеи и информацию другим. Цель текста может быть определена как: Убеждать Аргументировать Советовать Информировать. Иногда две или более из этих целей приводят к…
Изучите основные навыки написания проницательного личного повествования в нашем полном руководстве для студентов и учителей.
ЧТО ТАКОЕ ТЕКСТ ПЕРЕСЧЕТА? Текст пересчета пересказывает опыт или событие, которое произошло в прошлом. Целью пересчета является информирование, развлечение и / или оценка.Репортажи не ограничиваются одним конкретным жанром письма. Пересчет может быть посвящен определенной части события или пересказывать всю историю. …
Контент для этой страницы написал Шейн Мак Доннчайд. Бывший директор международной школы и преподаватель английского языка в университете с 15-летним опытом преподавания и администрирования. Редактирование и поддержка содержания были предоставлены командой literacyideas.
Написание профессионального письма | UAGC Writing Center
Во время учебы или во время карьеры вы можете оказаться в ситуации, когда вам придется написать профессиональное письмо.Это руководство разработано, чтобы дать вам обзор основ написания профессионального письма.
Перед тем, как начать — рассмотрите формат
Выберите профессиональный и удобный для чтения шрифт, например Times New Roman, Ariel или Calibri. Обычно профессиональные буквы разделяются на один интервал с дополнительным пробелом между абзацами. В отличие от академического письма, вам не нужно делать отступы в новых абзацах. Дополнительный интервал между абзацами дает понять, где каждый из них начинается и заканчивается
Определите свой адрес
Если на бумаге, которую вы используете, сверху есть фирменный бланк, скорее всего, он будет содержать нужную информацию.Однако, если вы готовите профессиональное письмо, которое не будет напечатано на фирменных бланках, вам нужно сначала указать себя как отправителя. Вверху страницы укажите адрес вашей компании, учебного заведения или организации. Не указывайте свой домашний адрес.
Добавить дату
Под вашим адресом добавьте дополнительную пустую строку и введите дату отправки письма.
Определите получателя
Пропустите следующую строку и добавьте информацию о человеке, которому вы адресовали письмо.Эта информация должна включать его или ее имя и адрес. Когда вы определяете получателя, хорошо также включать правильное приветствие: мисс, миссис, мистер или доктор. Если вы не знаете, какое приветствие предпочитает женщина, используйте мисс
.
Приветствуйте читателя
После того, как адрес будет заполнен, снова пропустите строку и поприветствуйте своего читателя. Стандартное профессиональное приветствие — «Уважаемый», но многие люди также используют только имя получателя. В любом случае после имени человека ставьте двоеточие. Если вы не знаете конкретного имени человека, которому вы отправляете письмо, вы можете использовать его заголовок.Пример: директор по учебной программе школ Лейквью.
Закройте письмо
После последнего абзаца вашего письма пропустите строку и добавьте заключительную. Профессиональное закрытие варьируется от «спасибо» до «искренне», поэтому выбирайте закрытие, которое лучше всего соответствует вашей цели написания. Если вы просите кого-то что-то сделать или подумать, тогда «спасибо» имеет смысл. Если вы делитесь информацией, не требуя от читателя каких-либо действий, то «искренне» вам подойдет.

В конце пропустите четыре строки и введите свое имя. На распечатанной странице останется пустое пространство, чтобы вы могли поставить свою подпись.
Корректура
Чтобы убедиться, что в вашем профессиональном письме нет ошибок или опечаток, оставьте время на вычитку. Чтобы получить помощь на этом этапе, см. Эти советы по корректуре.
Посмотреть образец
Как написать письмо
Хотя электронная почта и текстовые сообщения стали стандартной формой письменного общения в современном быстро меняющемся цифровом мире, все еще есть место для старомодных обычных писем.
Физический вес письма придает общению психологический вес, которого нет у электронной почты и текстовых сообщений. Цифровая коммуникация эфемерна и эфемерна и, следовательно, поддается импульсивным и легкомысленным передачам. С другой стороны, письмо — реальное свидетельство того, что кто-то задумался над своим письмом. Они обрисовали в общих чертах, отредактировали и придерживались структурированной бизнес-формы при создании послания. Чтобы отправить это письмо, его автору пришлось потратить время на получение конверта и марки.Затем они должны были проверить правильность написания адреса, чтобы обеспечить его безопасное прибытие. Короче говоря, физическое письмо показывает, что кому-то было наплевать. И получателю трудно это игнорировать.
Хотите разобраться в бесконечном количестве заявлений, которые получают работодатели? Вместо того, чтобы отправлять еще одно резюме через онлайн-фабрику, отправьте свое по почте.
Хотите, чтобы избранный вами представитель знал ваше мнение по проблеме? Вместо того, чтобы подписывать петицию о формочке для печенья, напишите им письмо.
Хотите показать другу, что вы действительно думали о нем? Вместо того, чтобы посылать паршивый вопрос: «Что происходит?» текст, напишите им записку.
Всякий раз, когда вы хотите, чтобы ваше сообщение было воспринято серьезно, выбирайте вес физического письма над ненадежностью цифровых коммуникаций.
А что, если вы никогда не писали письма? Во-первых, не расстраивайтесь. Если вы выросли во времена, когда Интернет существовал всегда, возможно, вы просто никогда не думали о его написании.Но почему бы не попробовать? Когда вы закончите читать эту статью, вы будете готовы написать свою самую первую.
Два типа писем: формальные и неформальные
Есть два типа писем: формальные и неформальные.
У официальных писем есть определенные форматы и протоколы, которым вы должны следовать, и они используются, когда вы общаетесь с предприятиями, государственными служащими или людьми, которых вы не очень хорошо знаете.
Неформальные письма имеют меньше правил и используются, когда вы пишете близким родственникам и друзьям.
Формальные письма содержат больше правил относительно структуры и протокола, поэтому давайте сначала рассмотрим этот тип.
Как написать официальное письмо
1. Официальные письма следует набирать
Хотя ничто не выглядит красивее, чем письмо, написанное с эффектным почерком, рукописные письма слишком личные (и, возможно, беспорядочные) для официальных ситуаций. Поскольку при обсуждении деловых вопросов используются официальные письма, вы должны быть уверены, что ваш текст разборчив и профессионален.Сохраните свои рукописные письма, когда будете писать своей бабушке или лучшей девушке; напечатайте свое письмо, если вы пишете конгрессмену или потенциальному работодателю.
2. Какой тип бумаги использовать
Для большинства официальных писем используйте стандартную белую бумагу для принтера. Если вы хотите добавить немного яркости своему общению, замените его красивым кремовым листом резюме. Он больше напоминает ткань и восходит к аристократическим временам, когда люди писали на овчине.
В США стандартный размер бумаги — 8.5 ″ x 11 ″. В других странах он обозначен как A4.
3. Выберите правильный шрифт
Официальное письмо — не время для вас, чтобы показать свою забавную творческую сторону. Никаких комиксов (кто-нибудь когда-нибудь использовал комиксы?). Держите это строго по делу.
Для печатных букв лучше всего подходят шрифты с засечками. Они просто выглядят резкими, и их легко читать на бумаге. Шрифты без засечек придают вашему письму легкость и неформальность. Для официальных писем вы не ошибетесь с Times New Roman или Georgia.
4. Выберите форму: блок или отступ
Формальные письма следуют за формой. Цель этой формы — облегчить чтение письма и указать читателю, где искать важную информацию.
В блочной форме весь текст печатается заподлицо слева с полями в один дюйм по периметру.
При использовании формы с отступом первая строка абзаца отступает на один дюйм. Вы также указываете свой адрес и дату, чтобы они были правильно выровнены.Мы скоро покажем вам, что это значит. До распространения компьютеров большинство людей писало деловые письма с отступом.
Блочную форму проще всего форматировать и легче всего читать. Формат с отступом добавляет немного визуального интереса и олдскульного чутья. Для официальных писем допускается любой вариант.
5. Введите свой адрес и сегодняшнюю дату
Первая информация, которую вы указываете в официальном письме, — это ваше имя и адрес. Затем пропустите строку и введите дату, когда вы пишете письмо.
Если вы используете блочную форму, она будет напечатана вверху с выравниванием по левому краю. Это будет выглядеть так:
Если вы используете форму с отступом, разместите свой адрес вверху, выровняв левый край адреса по центру страницы, например:
Если вы ‘ Повторно набирая письмо на фирменном бланке с указанием своего имени и адреса, вам не нужно вводить свое имя и адрес. Просто свидание подойдет.
6. Введите адрес получателя.
После даты пропустите строку и введите имя и адрес получателя с выравниванием по левому краю как для блока, так и для формы с отступом.Если письмо отправляется в компанию, в которой работает получатель, сначала идет имя получателя, а затем название компании.
Форма блока
При вводе имени получателя используйте его полное имя, включая заголовок. Если она врач, это «Доктор. Лаура Дункан. Если он представитель штата, то это «респ. Майк Уоллс ». Профессор? «Проф. Опасения.» Вы уловили идею.
7. Введите приветствие
Форма с отступом
Пропустите строку и введите приветствие.Вы не ошибетесь, выбрав «Уважаемый [Имя получателя]». Если вы хорошо знаете получателя, используйте его имя. Если вы плохо их знаете или у вас формальные отношения, используйте их титул и фамилию, например, «Уважаемый мистер Фергюсон», «Уважаемый профессор Слейтер» и т. Д. Убедитесь, что вы правильно написали имя получателя!
Если вы пишете письмо, которое не адресовано кому-либо, в частности, в организации, перейдите к пункту «Для кого это может касаться». В идеале, прежде чем писать письмо, вы должны провести исследование, чтобы оно было адресовано кому-то конкретному.Используйте «Кому это может быть интересно» только после того, как вы тщательно выясните, к кому обращаться, и убедитесь, что конкретное имя недоступно.
При приветствии официальными буквами после имени можно ставить запятую или двоеточие. Раньше это было строго двоеточие, поскольку оно означало больше формальности, чем мягкая, свежая запятая. Большинство людей, придерживающихся делового этикета, согласны с тем, что запятые сегодня — это хорошо. Если вы хотите придать письму серьезность военного характера, используйте двоеточие.
8.Введите текст

Для блочных форм используйте одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в тексте письма. Между каждым абзацем оставляйте пустую строку.
Для форм с отступом: одинарный пробел и отступ первой строки каждого абзаца на один дюйм. Между каждым абзацем оставляйте пустую строку.
Формальные письма должны быть краткими и по существу. Официальное письмо не должно быть больше одной страницы, за исключением случаев крайней необходимости.
Используйте первый абзац для короткой любезности: «Надеюсь, у вас все хорошо.»- а затем сразу перейдем к делу -« Я пишу по поводу… ».
Используйте остальную часть письма, чтобы обосновать важность вашей основной мысли, предоставив справочную информацию и вспомогательные детали. Используйте жирный, четкий язык. По возможности избегайте пассивного голоса.
В заключительном абзаце должна быть повторена цель письма и, в некоторых случаях, просить о каких-либо действиях или последующих действиях. Если у вас есть вопрос или запрос, ответьте или выполните его как конкретный и под ключ , насколько это возможно.Не говорите расплывчато! Спросите о чем-то, на что получатель может ответить «да» или «нет», или что ему будет проще направить вас к нужному ресурсу. Ваш получатель, скорее всего, занятой человек, и чем легче вы дадите ему возможность ответить на ваше письмо, тем выше вероятность, что вы получите ответ.
Закончите еще одним любезным выражением, например «Я с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время» или «Пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной по телефону, если вы хотите обсудить подробности». Во многих случаях уместно и вежливо добавить: «Спасибо за время и внимание.
9. Введите прощальную речь

После заключительного абзаца пропустите две строки и поставьте прощальную речь, также известную как «приветственное закрытие».
Если вы пишете кому-то, кого вы плохо знаете или имеете официальные отношения, вы не ошибетесь, выбрав «Искренне» в прощальном слове. Что-то вроде «Yours Truly» также может сработать, если «искренне» не кажется правильным.
Если у вас более близкие отношения, не стесняйтесь использовать более неформальные фразы, такие как «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» или просто «С наилучшими пожеланиями».”
Форма блока
В форматах блока дополнительное закрытие располагается заподлицо влево; На шаблонных письмах с отступом приветственное закрытие начинается в центре, заподлицо с вашим адресом и датой.
Форма с отступом
После бесплатного закрытия пропустите три строки и введите свое полное имя. Не стесняйтесь указывать здесь любые учетные данные, такие как CPA, Ph.D. или Esq.
Поставьте свое собственное имя между прощанием и напечатанным именем.
10. Дополнительная информация
Корпуса. Если вы прилагаете к письму дополнительные элементы (например, резюме), пропустите одну строку под блоком подписи и введите «Enclosures» или «Encl.» Вы также можете указать количество дополнительных документов, заключив число в скобки. Итак, если у вас есть два корпуса, введите «Enclosures (2)».
Отдельная рассылка. Если вы отправляете дополнительный документ, которого нет в этом почтовом сообщении, укажите «Отдельная рассылка» или «С отдельной обложкой», после чего укажите название части.Например, «Раздельная рассылка: майский отчет TPS».
Вы должны поместить эту пропущенную строку под блоком подписи.
Любезно предоставленные копии. Если вы отправляете это же письмо другим людям, сообщите получателю с помощью «Копии:» или «Копии в:», за которыми следует имена других получателей. Перечислите имена в алфавитном порядке по фамилии. Это будет одна пропущенная строка под блоком подписи или одна пропущенная строка под вашим вложением или отдельной почтовой нотацией.
Инициалы машинистки. Если кто-то другой напечатал письмо, пока вы диктовали, попросите его включить свои инициалы строчными буквами на две строки ниже блока подписи. Если у вас есть вложения или отдельные почтовые отправления, поместите их на одну пропущенную строку под ними.
11. Как сложить официальное письмо
Если вы кладете письмо в почтовый конверт стандартного размера, сложите его втрое, используя «C-Fold». Поднимите нижнюю часть листа так, чтобы он занимал две трети от высоты страницы, и согните.Затем загните верхнюю часть так, чтобы складка совпала с нижней частью бумаги.
Как написать неформальное письмо
Неофициальные письма предназначены для друзей, членов семьи или других знакомых, с которыми у вас есть близкие отношения, и, в отличие от официальных писем, они не имеют строгой формы или протокола.
Не стесняйтесь писать свои неформальные письма от руки. Фактически, мы рекомендуем вам сделать это, поскольку это придает вашему письму характер и индивидуальность.Ваш почерк уникален. Чтение чьего-либо почерка раскрывает его личность и присутствие для получателя — создается ощущение, что здесь присутствует часть человека, даже если он на самом деле находится на расстоянии сотен или тысяч миль.
Вы можете использовать любой тип бумаги — блокнот, копировальную бумагу и т. Д. Я обнаружил, что письмо с красивыми канцелярскими принадлежностями делает процесс письма более приятным. (Если вам нужны канцелярские товары для мужчин, ознакомьтесь с нашей подборкой в магазине AoM.)
Не нужно указывать свой адрес или адрес получателя вверху.Просто дата в правом верхнем углу.
Допускается приветствие «Уважаемый [имя получателя]». Вы также можете опустить «Уважаемый» и просто написать их имя. Вы даже можете использовать милое прозвище, например, Knucklehead или Goomba-head.
Нет протоколов о форматировании абзацев тела. Не стесняйтесь использовать блок или отступ. И пишите так ясно или кратко, как хотите.
Что писать в неофициальных письмах? В общем письме для переписки вы должны рассказать о том, что происходило в вашей жизни, спросить, что происходит у получателя, и ответить на любые вопросы, которые они задавали вам в последнем письме.
Конечно, есть и личные письма, написанные для разных конкретных целей (записки благодарности, поздравления, соболезнования и т. Д.). Чтобы получить представление о типах писем, которые вы можете написать, прочитайте нашу статью о 7 буквах, которые каждый должен написать до того, как ему исполнится 70 лет.
Завершите любое прощание, которое вам нравится: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего», «С уважением, «С любовью», «С благодарностью» (если это благодарственная записка) и т. Д.
Как адресовать конверт
Первое правило адресации конверта: пишите разборчиво! Естественно, если вы не укажете адрес получателя разборчиво, почтовая служба не сможет доставить его домой или на работу.И если вы не напишете свой обратный адрес разборчиво, то даже если они получат ваше письмо, они не смогут вам ответить!
Звучит очень просто, но я не могу сосчитать, сколько раз мне не удавалось ответить на письмо читателя, потому что я не мог прочитать их обратный адрес, который они написали в царапинах. У вас может возникнуть соблазн сделать этот шаг быстро и небрежно, потому что вы, , так хорошо знаете свой адрес; но помните, что получатель никогда не видел ваш адрес и должен иметь возможность точно его скопировать, чтобы отправить ответ, который вы действительно получите.
Итак, если вы пишете адрес на конверте, делайте это разборчиво! (Это вдвойне верно, если вы отправляете почту за границу, поскольку получатель может не знать формат адреса или язык вашей улицы / города.)
В этом формате адрес получателя находится в середине конверта. :
Имя
Улица
Номер этажа, кв. Номер, номер устройства и т. Д.
Город, штат Почтовый индекс
Страна
Для международных адресов все будет по-другому.Формат варьируется в зависимости от страны и даже в пределах одной страны. Это может сбивать с толку. Почтовая служба США рекомендует использовать этот формат независимо от того, отправляете ли вы почту из США за границу или из других стран в США.
No related posts.