Опись вложения в ценное письмо бланк: Скачать бланк почтовая форма 107 в формате xls и doc

Содержание

Отправка ценных бандеролей | Рассылка ценных бандеролей – параметры, особенности |

Получить консультацию

Ценная бандероль  – почтовое отправление с  особо ценными  печатными изданиями, газетами, журналами, которые доставляются до адресата с вручением  под роспись. Ценная бандероль отправляется в обязательном порядке с суммой оценки.

Сумма оценки – это сумма,  которая возвращается отправителю, при условии потери почтового отправления.

Предельные размеры бандероли:

  • min: 105х148мм. или 114х162мм.
  • max: 229х324х47мм.

Допустимый  вес бандероли: 100 — 2000 гр.

Основные упаковочные материалы: конверт  С5, С4, крафт бумага.

Сроки прохождения ценной почты зависят от региона доставки бандеролей и могут составлять от 4-6 дней до 10-16 дней в дальние регионы России.

Особенность рассылки ценных бандеролей:

Доставка до адресата, с вручением под роспись. Наиболее часто используемый вид отправления при рассылке особо ценных отправлений, особенно с товарными вложениями. Ценные бандероли рассылаются со списком ф.103, контроль и вручение ценной почты возможен в режиме он-лайн.

Ценную бандероль можно рассылать с простым или заказным уведомлением.

Уведомление – это бланк утвержденной формы, который пересылается вместе с почтовым отправлением, подписывается при вручении почты и пересылается отправителю в качестве доказательства вручения почтового отправления.

Ценное письмо можно рассылать с описью вложения.

Опись вложения – это бланк утвержденной формы, который заполняет отправитель. В бланке перечисляются все вложения, каждому вложению присваивается оценочная стоимость. При передаче на почту, сотрудники отделения связи сверяют содержимое конверта с заявленным в описи. Один экземпляр описи вложения с отметкой почты остается у отправителя в качестве доказательства отправки конкретных документов, второй вкладывается в конверт.

С тарифами на пересылку ценных бандеролей можно ознакомиться в разделе «

Почтовые тарифы».

Услуги компании РусПост при рассылке ценных бандеролей:

  • Подготовка базы данных к рассылке. Проверка правильности адреса. Печать адресов на стикеры, конверты, адресные ярлыки.
  • Подготовка ф.103., ф.7.
  • Упаковка и комплектация ценной  бандероли;
  • Сдача почтовых отправлений;
  • Получение и обработка возвратов.

Компания РусПост рекомендует пользоваться отправкой ценными бандеролями при рассылке особо ценных отправлений, товарных вложений. Сумма оценки – это сумма, которая возвращается отправителю, при условии потери почтового отправления.

При работе с большими тиражами бандеролей, компания РусПост оказывает комплексное транспортное обеспечение, услуги хранения и обработки тиража на собственном складе в г. Москва.

Как составить опись вложений (бланк форма 107 Почты России, образец)?

Бланк описи вложений формы 107 Почты России нужен для точного определения состава почтовой корреспонденции и уверенности получателя в том, что все отправленные документы дошли до него в полном объеме. Почтовая опись необходима для отправления отчетных и судебных документов, определения состава отправлений и посылок. В статье мы расскажем, как выглядит

бланк описи вложения Почты России, и рассмотрим порядок его заполнения. 

Опись вложения в ценное письмо ф. 107

Бланк описи вложения в ценное письмо заполняется в 2 одинаковых экземплярах: один вкладывается внутрь почтового отправления (письма, посылки), другой остается у отправителя для подтверждения факта отправки и перечня отправляемых предметов или документов. Например, при отправке экземпляра искового заявления ответчику посредством почты заполняется

опись вложения формы 107 и указывается весь перечень прилагаемых к иску документов, тем самым подтверждая факт уведомления ответчика.

Важно: бланк почтовой описи не допускает исправлений ни в одном из экземпляров! Кроме того, оба экземпляра должны быть полностью идентичны.

Процесс заполнения и образец описи вложения в ценное письмо. Где скачать опись вложения формы 107?

Сразу скажем, что скачать опись вложения ф. 107 (бланк) вы можете прямо на нашем сайте, после чего вам достаточно будет лишь распечатать и заполнить бланк описи вложений.

Процесс заполнения описи вложения ф. 107

выглядит так:

  1. В первую строчку вписывается вид почтового отправления (ценное письмо, посылка, бандероль и пр. ).
  2. Во вторую строчку описи вложения вписывается адрес получателя отправления (должен совпадать с адресом на самой посылке, ценном письме и т. д.).
  3. В третью строчку вписывается наименование получателя, ФИО физического лица или наименование юридического лица либо государственной организации.
  4. Далее указывается перечень отправляемых документов или предметов, порядковый номер, название, количество и объявленная ценность. Объявленная ценность может быть любой (это сумма, в которую отправитель оценивает посылку или письмо), оплачивать на почте ее не нужно ни отправителю, ни получателю. Незаполненные строчки нужно перечеркнуть.
  5. В следующей строчке описи формы 107 указывается общий итог ценности, т. е. суммарное количество по всем строчкам.
  6. В последней строке отправитель ставит свою подпись.
  7. Далее сотрудник почты проверяет состав вложения, сверяет его со списком, и, если все верно, ставит свою подпись и почтовый штамп.

Заполненный образец описи вложения в ценное письмо

вы также можете посмотреть на нашем сайте.

Опись вложения в ценное письмо (форма 107) и инструкция по ее заполнению

20.10.2013 Опубликовано в  Процессуальные и иные документы

Согласно абзацу 1 статьи 56 Хозяйственного процессуального кодекса Украины истец, прокурор обязаны при подаче иска отправить сторонам копии искового заявления и приложенных к ней документов в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц письмом с описью вложения.

В случае же подачи апелляционной или кассационной жалобы – достаточно почтовой квитанции с указанием реквизитов получателя.

Так, согласно пункта 4 Постановления Пленума Высшего хозяйственного суда Украины №7 от 17.05.2011 году «О некоторых вопросах практики применения раздела XII Хозяйственного процессуального кодекса Украины», отсутствие описи вложения в письмо не влечет за собою последствий в виде возращения апелляционной жалобы, поскольку законодательство не предусмотрено обязательного оформления отправителем такой описи…и у хозяйственного суда отсутствуют правовые основания обязывать отправителей к обязательному оформлению описей вложения.

Тем не менее, в целях предотвращения злоупотреблений со стороны лица, которое должно получить от Вас корреспонденцию, целесообразным является отправка ценного письма с описью вложения.

Необходимо также отметить, что Правила почтового оборота позволяют отправить только ценное письмо с описью вложения (но не заказное).

Опись вложения (форма 107) вы можете скачать с сайта нашей кафедры.

Правила оформления описи вложения в ценное письмо (опису вкладення у цінний лист) следующие:

1) В графе «найменування об’єкта поштового зв’язку» указываем соответствующее наименование объекта почтовой связи. Например, почтовое отделение с индексом 65058, находящееся в г. Одесса, называется – «Одеса-58».

2) В графе «найменування поштового відправлення» указываем «цінний лист»

3) В графе «На ім’я» указываем инициалы или наименование субъекта, которому будет отсылаться письмо. Например, Міністерство Юстиції України.

4) В графе «Куди» указываем индекс и почтовый адрес адресата. Например, в случае, если адресат у нас Министерство Юстиции Украины, то адрес будем указывать следующий: вул. Городецького, буд. 13, м. Київ, 01001

5) Далее в таблице указываем наименование предметов, которые мы отсылаем. На практике заполняют только одну строку таблицы следующим образом: «Копія позовної заяви з додатками на 25 арк.». Если же необходимо подтвердить отправку каждого отдельного документа целесообразно под такой документ выделять одну строку таблицы (например, одна строка для искового заявления, одна строка для копии платежного поручения, одна строка для копии доверенности и т.д.).

Строки столбца «Оголошена цінність» оставляем пустыми, если нет желания переплатить за ценное письмо.

6) В графе «Загальний підсумок предметів і оголошеної цінності» указываем общую ценность нашего письма – 1 грн.

7) В графе «Відправник» указываем наименование субъекта, который отправляет ценное письмо. Также в данное графе должна содержаться подпись (для физического лица) либо подпись и печать (если отправителем выступает юридическое лицо).

8) В графе «Перевірив» должна быть указана должность, а также должна содержаться подпись сотрудника почты.

9) На экземпляре описи вложения сотрудник почты должен поставить календарный штамп места приема ценного письма.

Для отправки ценного письма Вам необходимо иметь две заполненные формы описи вложения: одна вкладывается в письмо сотрудником почты после проверки содержимого письма, другая после проставления на ней штамп отдается сотрудником почты Вам и является доказательством отравки.

Скачать бланк описи вложения в ценное письмо (форма 107)

Образец заполнения описи вложения ценного письма (по форме 107):

🧨 Попытка получить свойство id не-объекта

 ErrorException: Попытка получить свойство id не-объекта в файле /var/www/listo/app/Http/Controllers/SearchController.php в строке 87

# 0 /var/www/listo/app/Http/Controllers/SearchController.php(87): Illuminate \ Foundation \ Bootstrap \ HandleExceptions-> handleError ()
# 1 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Controller. php(54): App \ Http \ Controllers \ SearchController-> search ()
# 2 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Routing / ControllerDispatcher.php (45): Освещение \ Маршрутизация \ Контроллер-> callAction ()
# 3 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Route.php(239): Illuminate \ Routing \ ControllerDispatcher-> dispatch ()
# 4 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Route.php(196): Illuminate \ Routing \ Route-> runController ()
# 5 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Router.php(685): Illuminate \ Routing \ Route-> run ()
# 6 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Pipeline / Pipeline.php (128): Освещение \ Маршрутизация \ Маршрутизатор-> Освещение \ Маршрутизация \ {закрытие} ()
# 7 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Http/Middleware/SetCacheHeaders.php(22): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 8 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline. php(167): Illuminate \ Http \ Middleware \ SetCacheHeaders-> handle ()
# 9 /var/www/listo/vendor/spatie/laravel-responsecache/src/Middlewares/CacheResponse.php(42): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 10 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Pipeline / Pipeline.php (167): Spatie \ ResponseCache \ Middlewares \ CacheResponse-> handle ()
# 11 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(103): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 12 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Router.php(687): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> then ()
# 13 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Router.php(662): Illuminate \ Routing \ Router-> runRouteWithinStack ()
# 14 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Routing / Router.php (628): Осветить \ Routing \ Router-> runRoute ()
# 15 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Router. php(617): Illuminate \ Routing \ Router-> dispatchToRoute ()
# 16 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Foundation/Http/Kernel.php(165): Illuminate \ Routing \ Router-> dispatch ()
# 17 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(128): Illuminate \ Foundation \ Http \ Kernel-> Illuminate \ Foundation \ Http \ {closure} ()
# 18 / var / www / listo / app / Http / Middleware / HttpsRedirect.php (22): Освещение \ Пайплайн \ Пайплайн-> Освещение \ Пайплайн \ {закрытие} ()
# 19 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): App \ Http \ Middleware \ HttpsRedirect-> handle ()
# 20 /var/www/listo/vendor/fideloper/proxy/src/TrustProxies.php(57): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 21 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): Fideloper \ Proxy \ TrustProxies-> handle ()
# 22 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Foundation / Http / Middleware / TransformsRequest. php (21): Освещение \ Пайплайн \ Пайплайн-> Освещение \ Пайплайн \ {закрытие} ()
# 23 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): Illuminate \ Foundation \ Http \ Middleware \ TransformsRequest-> handle ()
# 24 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Foundation/Http/Middleware/TransformsRequest.php(21): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 25 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): Illuminate \ Foundation \ Http \ Middleware \ TransformsRequest-> handle ()
# 26 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Foundation / Http / Middleware / ValidatePostSize.php (27): Освещение \ Пайплайн \ Пайплайн-> Освещение \ Пайплайн \ {закрытие} ()
# 27 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): Illuminate \ Foundation \ Http \ Middleware \ ValidatePostSize-> handle ()
# 28 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Foundation/Http/Middleware/CheckForMainastedMode. php(63): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 29 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): Illuminate \ Foundation \ Http \ Middleware \ CheckForMainastedMode-> handle ()
# 30 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Pipeline / Pipeline.php (103): Освещение \ Пайплайн \ Пайплайн-> Освещение \ Пайплайн \ {закрытие} ()
# 31 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Foundation/Http/Kernel.php(140): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> then ()
# 32 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Foundation/Http/Kernel.php(109): Illuminate \ Foundation \ Http \ Kernel-> sendRequestThroughRouter ()
# 33 /var/www/listo/public/index.php(55): Illuminate \ Foundation \ Http \ Kernel-> handle ()
# 34 {main}
 

Подробнее об обозначении корпуса в деловом письме

Вы знакомы с обозначениями в приложении к деловому письму? Если вы владелец бизнеса, так и должно быть.

Понимание правильных форматов деловых писем, не говоря уже о частях делового письма, может помочь обеспечить четкость и эффективность вашего делового общения.

Правильное составление делового письма также помогает избежать серьезного профессионального отношения к вам, а обозначения в приложении — стандартная часть делового письма, которую стоит знать.

Что такое приложение к деловому письму?

Обозначение вложений на самом деле играет важную роль: оно напоминает получателям, что в письмо были включены дополнительные элементы (и что это были за элементы, если вы включите такой уровень детализации).

Даже если вы отправляете электронное письмо, а не печатное письмо, все равно было бы полезно включить вложение, чтобы прикрыть ваши вложения электронной почты. Кроме того, если вы собираетесь прикрепить файл, а затем забыли это сделать, обозначение вложения предупредит получателя о том, что не все было приложено.

Пишете ли вы стандартное деловое письмо или что-то другое, например служебную записку, стиль обозначений в приложении, как правило, одинаков.

Где находится корпус?

Обозначение в приложении идет в нижней части письма, на три строки под вашей подписью или на одну строку под инициалами машинистки, в случае обычного делового письма.

Из семи основных частей делового письма обозначение в приложении является последним. Разделы, стоящие перед обозначением корпуса, включают:

  • Адрес отправителя
  • Дата
  • Адрес получателя
  • Приветствие
  • Тело
  • Закрытие / подпись

Что такое сокращение для вложений в деловом письме?

Существует множество сокращений в деловых письмах. Используйте этот стиль, если, например, вы хотите указать, что есть два корпуса:

Корпуса (2)

Если вы хотите перечислить каждый отдельный элемент, используйте этот стиль:

Приложение: проспект продукта (1), фотографии продукта (2)

Прил.также является допустимым сокращением для «корпусов».

Избегайте перегрузки получателя слишком большим количеством вложений. И убедитесь, что вложения действительно улучшают отправляемое вами сообщение.

Если вы отправите конверт, набитый вложениями, занятому руководителю бизнеса, велика вероятность, что он попадет в его корзину для бумаг или на переработку офисной бумаги.

Образец письма с приложенными документами

Посмотрите наш образец письма в приложении ниже.Это один из способов оформить деловое письмо с вложениями.

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 июня 2020 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет).Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Что такое обозначение CC в деловом письме?

Не так давно люди клали кусок копировальной бумаги между двумя листами, чтобы получить копию письма или документа, написанного сверху.Хотя «копирование» и использование копировальной бумаги для изготовления копий писем сейчас является устаревшей технологией, отправка деловых писем CC’ing — это практика, которая жива и процветает в мире электронной почты. В нем перечислены дополнительные получатели, которые также получают сообщение.

Аббревиатуры «cc:», «c.c.:», «CC:» или «Copy to:» можно использовать в печатных деловых письмах.

Дело в том, чтобы предупредить человека, получившего письмо, о том, что на нем также были скопированы другие лица, непосредственно связанные с письмом.

В печатном письме строка CC может идти до или после строки вложений. Что бы вы ни выбрали, оно должно быть ниже линии подписи.

Что означают инициалы в конце буквы?

Инициалы, указанные в нижней части делового письма, называются инициалами машинистки. Некоторые компании требуют, чтобы они знали, кто на самом деле напечатал письмо, а не кто его написал, чтобы определить, кто несет ответственность за опечатки, орфографические ошибки и другие ошибки, имевшие место при составлении письма.

Опущенные детали в деловом письме могут иметь значение, поэтому важно знать, кто напечатал письмо, если элемент, который отправитель хотел в письме, не попадает в готовый документ.

Инициалы машинистки — один из последних элементов делового письма. Они включают инициалы автора письма заглавными буквами, за которыми следует косая черта или двоеточие, а затем инициалы машинистки в нижнем регистре. Например, если Уильям Шекспир напечатает письмо своему менеджеру Вирджинии Вульф, инициалы машинистки будут выглядеть так: VW / ws.

Инициалы машинистки, конечно, не являются обязательным элементом, если их напечатала и подписавшая письмо.

Что означает компьютер в деловом письме?

В некоторых местах принято использовать аббревиатуру PC для «фотокопии» вместо аббревиатуры CC. Как бы то ни было, обе аббревиатуры включают в себя старые методы копирования корреспонденции.

В дополнительной строке также может отображаться BCC или BC, что означает «слепая копия». В строке BCC перечислены третьи стороны, которые не упомянуты в письме, но которые получают копии письма.Вы используете скрытую копию, когда хотите включить других в переписку, не предупреждая исходного получателя о том, что другие были включены. Например, возможно, вы пишете в местный городской совет, чтобы пожаловаться на новое строительство рядом с местом вашего предприятия. Вы можете включить в список соседей вашего предприятия, отправив им копии BCC, о которых городской совет не будет знать.

Деловые письма можно форматировать множеством способов, но примечания на вложениях — это элемент, о котором нужно знать при работе со многими из них. Эта статья была предназначена для того, чтобы помочь вам лучше познакомиться с этой иногда непонятной частью делового письма, а также с другими элементами, такими как строки CC (или BCC) и инициалы машинистки, которые могут стоять в конце.

Многие из этих элементов не только полезны в печатном письме, но также могут применяться при написании электронных сообщений.

Обозначения в приложении могут быть действительно полезны для вашего читателя — как в деловых письмах, так и в других типах общения, которые вы используете.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом, поделившись комментарием ниже.

Распечатать вложения, полученные в сообщениях электронной почты.

Вложения в сообщения электронной почты можно распечатать, не открывая файл. Вложения можно распечатать из открытого окна сообщения или из области чтения. Если в сообщении есть несколько вложений, вы можете распечатать одно или все вложения.

Распечатать вложение

Чтобы распечатать вложение из открытого сообщения или из области чтения, выполните следующие действия:

  • Щелкните значок вложения под заголовком сообщения, а затем щелкните Вложения

  • В группе Действия щелкните Быстрая печать .

Чтобы распечатать вложения при печати сообщения, сначала убедитесь, что выбран параметр Печатать вложенные файлы .После включения этого параметра он остается включенным, пока вы его не отключите.

  1. В списке сообщений щелкните сообщение с вложениями, которые нужно распечатать.

  2. Щелкните вкладку Файл .

  3. Щелкните Печать .

  4. В разделе Принтер щелкните Параметры печати .

  5. В диалоговом окне Печать в разделе Параметры печати установите флажок Печать вложенных файлов .

Примечания:

  • Вложения печатаются только на принтер по умолчанию. Например, если по умолчанию используется принтер A, и вы решили распечатать сообщение с вложением на принтере B, сообщение будет распечатано на принтере B, а вложение — на принтере A.Если вы хотите отправить вложение на конкретный принтер, дважды щелкните вложение, чтобы открыть его, а затем в программе, открывающей вложение, используйте команду печати.

  • Некоторые прикрепленные файлы необходимо открыть перед печатью. Для этих типов файлов Outlook предложит вам открыть или сохранить вложение перед его печатью. Выберите Открыть . После печати вам нужно будет закрыть прикрепленный файл вручную.

Верх страницы

Вложение не отображается в текстовом сообщении — Outlook

  • 2 минуты на чтение
  • Применимо к:
    Outlook 2016

В этой статье

Оригинальный номер базы знаний: 3132071

Симптомы

Когда вы прикрепляете файл к сообщению, отформатированному как обычный текст в Microsoft Outlook 2016, вложение не отображается в строке Attached в заголовке сообщения.Эта проблема возникает при установке Microsoft Office 2016 нажми и работай, в которой установлено обновление по крайней мере от 11 декабря 2015 г. (версия 16.0.6366.2036).

Эта проблема может возникать и в других ситуациях. Эта проблема может возникнуть, если выполняется одно или несколько из следующих условий:

  • В диалоговом окне Файл > Параметры > Почта для параметра Создание сообщений в этом формате установлено значение Обычный текст .
  • Вы отвечаете или пересылаете полученное сообщение электронной почты в текстовом формате.Outlook использует в ответе формат исходного сообщения, даже если для параметра Составить сообщения в этом формате задано значение HTML .
  • Вы вручную измените формат сообщения на Обычный текст .
  • Сообщение с вложением создается другой программой, которая использует Simple MAPI для создания сообщения.
  • Вы отправляете файл из проводника Windows или другой программы управления файлами, щелкнув файл правой кнопкой мыши, указав на Отправить на , а затем выбрав Получатель почты .

Примечание

Хотя вложение не отображается в строке Attached , получатель действительно получает вложение. Кроме того, если вы открываете элемент из папки Отправленные в Outlook, отображается вложение.

Разрешение

Чтобы устранить эту проблему, убедитесь, что установлен Office 2016 нажми и работай версии 16.0.6366.2056 или более поздней версии. Если его нет в этой или более поздней версии, обновите установку Office 2016.Для этого выполните следующие действия.

  1. Откройте любое приложение Office, например Outlook или Word.
  2. Выберите Файл , а затем выберите Учетная запись офиса или Учетная запись .
  3. Просмотрите версию, указанную в разделе Обновления Office .
  4. Если версия не 16.0.6366.2056 или более поздняя версия, выберите Параметры обновления , а затем выберите Обновить сейчас .

Временное решение

Чтобы обойти эту проблему, вы можете изменить параметр Написать в этом формате в параметрах Outlook на HTML .Кроме того, вы можете вручную настроить текстовые сообщения в формате HTML. Чтобы сделать это в новом сообщении электронной почты, выберите вкладку Формат текста на ленте, а затем выберите HTML в группе Формат .

10 свежих способов написать «Пожалуйста, найди прикрепленный»

Некоторое время назад у нас был читатель, который спрашивал о выражении «пожалуйста, прикрепите»:

Я часто вижу рабочие электронные письма с этим предложением или некоторыми вариантами, и оно всегда кажется неправильным для чтения.

«Приложите копию запрошенного вами резюме».

Есть ли менее объемная альтернатива этой фразе?

Мы знаем, правда? Можно ли больше отправлять электронную почту без этой фразы?

Приложенный читается как раздражающий офисный жаргон, поэтому вы можете задаться вопросом, нужно ли это в электронном письме. Простой ответ — нет.

Во-первых, эта фраза бессмысленна, устарела и слишком формальна.Вы должны поддерживать естественный тон с вашими получателями, а не звучать как персонаж из романа Джорджа Эллиотта. Во-вторых, это словосочетание даже не грамматика. Нет причин делать прилагательное «прикрепленный», если это глагол. Более четкой и современной альтернативой может быть: « Я делюсь с вами [элементом]». В-третьих, эта фраза лишняя. Ваше вложение появится в письме, поэтому нет необходимости объявлять о его существовании.

Когда дело доходит до написания электронной почты, лучше меньше, да лучше.

Итак, как сказать «пожалуйста, прикрепи» в профессиональном письме, чтобы это не прозвучало слишком архаично? Было бы лучше ничего не писать и надеяться, что вложение будет подтверждено получателем?

Что ж, тут все усложняется.

Многие почтовые серверы опасаются вирусов, передаваемых через прикрепленные файлы. Если вы не хотите, чтобы почтовый сервер автоматически сегментировал вашу электронную почту как нежелательную, вам нужно уведомить читателя, когда вы отправляете вложение электронной почты. (Примечание. В этом нет необходимости, если ваша работа связана с пересылкой вложений туда и обратно.)

Более четкие и привлекательные альтернативы «Пожалуйста, найдите прикрепленные…»

В моей работе нет выхода из этой фразы: «, пожалуйста, найдите прикрепленный » или «, приложенный здесь, ».В среднем в день я отправляю около дюжины писем каждый час, и это не самые популярные ссылки на Reddit и не новостная рассылка. Удивительно, сколько раз в течение дня мне приходится набирать одну из двух фраз, упомянутых выше, чтобы мое электронное письмо было удобочитаемым.

Когда вы отправляете так много писем каждый день, важны мелкие детали. Одна из этих деталей — удачно вырезать слова и фразы, которые вам не обязательно нужны. Красиво оформленное электронное письмо не должно быть слишком трудным. В этой статье мы обсудим, как написать полезные альтернативы фразе «пожалуйста, прикрепите».

  1. Прикрепите файл без объяснения причин.
  2. «Приложение вы найдете ниже».
  3. «Вот…»
  4. «Я прикрепил [элемент]».
  5. «Я делюсь с вами [элементом]».
  6. «Посмотрите прикрепленный [элемент]».
  7. «Этот [элемент] содержит…»
  8. Сообщите мне, если у вас возникнут вопросы по поводу вложения.
  9. «Просмотрите прикрепленный [элемент] здесь».
  10. «Пожалуйста, проверьте приложенный [элемент], приведенный ниже.”
Вариант 1. Прикрепите файл без объяснения причин.

Если единственная цель отправки электронного письма — поделиться вложением, полностью сократите фразу.

Пример:

Привет, Адам,

В понедельник мы запускаем новую кампанию. Если вы согласны, ответьте «да» в ответном письме, и мы обработаем его.

Бест,

Грейси

Вариант 2. Вы найдете вложение ниже.

При использовании этого оператора многое может пойти не так. Это просто, и этого должно хватить в большинстве сценариев.

Пример:

Привет, Марси ,

Мы рады продолжить работу с вами, чтобы ускорить работу вашей компании по оцифровке. Вы найдете контракт ниже и дайте мне знать, если у вас возникнут какие-либо вопросы.

Бест,

Грейси

Вариант 3. Вот…

Это немного менее формально, но коротко и мило.

Пример:

Привет Эд,

Поздравляю с акцией! Г-н Нортон хотел бы обсудить, как компания может облегчить для вас переход; вот ссылка на его календарь: [Добавить ссылку на инструмент]

Бест,

Грейси

Вариант 4. Я прикрепил [элемент].

Единственная цель использования этого утверждения — убедиться, что вложение не останется незамеченным.

Пример:

Мэтт,

Я приложил к вам PDF-файл, содержащий наши СОП — дайте мне знать, если у вас возникнут какие-либо вопросы.

Бест,

Грейси

Вариант 5. Я показываю вам [элемент].

Вы можете использовать это утверждение, чтобы придать проекту, над которым вы работаете, ощущение сотрудничества.

Пример:

Hi Daisy,

Я делюсь с вами списком участников ежегодного благотворительного гала-концерта.Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут дополнительные вопросы.

Бест,

Грейси

Вариант 6: Посмотрите прикрепленный [элемент].

Вы можете использовать это утверждение, когда у вас есть документ, по которому вам нужен отзыв читателя.

Пример:

Привет Эд,

Спасибо за ваше время на сегодняшней встрече. Наша команда в настоящее время разрабатывает приглашение на вечер и хотела бы получить ваши отзывы о том, какой дизайн вы предпочитаете.

Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемыми образцами и дайте мне знать, что вы думаете лучше, к 18:00 EST в пятницу, 15 марта.

Бест,

Грейси

Вариант 7. В этом [элементе]…

Просто простая альтернатива, не говорящая на корпоративном языке.

Пример:

Здравствуйте, Адам,

Приятно поговорить с вами в пятницу и узнать больше о благотворительном бранче в Виндзоре по сбору денег для вымирающих птиц.Информация о ценах, которую вы запрашивали, прикреплена к этому письму.

Бест,

Грейси

Вариант 8. Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы по поводу прикрепленного файла.

Единственная цель этой фразы — сообщить читателю, что вы готовы к сотрудничеству.

Пример:

Хай Джек,

Я немного покопался и узнал стоимость материалов для вашего проекта.Я делюсь с вами отличным примером, в котором перечислены все предметы, которые мы будем использовать для изготовления телескопа.

Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы до нашей завтрашней встречи.

Бест,

Грейси

Вариант 9. Просмотрите прикрепленный [элемент] здесь.

Эта выписка позволяет узнать мнение читателя о прилагаемом документе.

Пример:

Мари,

В прикрепленном креативе представлены ролики с новыми продуктами, которые будут запущены в апреле 2021 года.Сообщите мне свой выбор, чтобы мы могли продолжить.

Бест,

Грейси

Вариант 10: Пожалуйста, проверьте прикрепленный [элемент], приведенный ниже.

Это поможет вам выделить, что это за прикрепленный элемент, и какие сведения он содержит для вашего читателя.

Пример:

Привет Адам,

Спасибо за участие в нашем годовом общем собрании. Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемой презентацией, чтобы получить более подробную информацию о результатах деятельности компании в 20-м году.

Бест,

Грейси

Вот подсказка: Если вы отправляете посылку кому-то по почте и что-то вложили, фраза «Прилагается сюда» уместна. Если вы отправляете вложение электронной почты, вы можете обратить внимание на «вложение».

Подпишитесь на самый быстрорастущий в стране HR-журнал, чтобы получать ежемесячные информационные бюллетени по важнейшим событиям в области людских ресурсов.

текстовых сообщений, электронных писем, заметок и писем — основы технического письма

Обмен текстовыми сообщениями, электронная почта и размещение в социальных сетях в профессиональном контексте требует, чтобы вы были знакомы с «сетевым этикетом» или надлежащим этикетом для использования Интернета. Все мы слышали новости об уволенных людях и компаниях, бойкотированных за оскорбительные или неуместные публикации в социальных сетях. Люди даже попали в тюрьму за незаконное использование личных сообщений. Цифровой мир может показаться свободным для всех, «диким диким западом» без четких правил или положений; однако это явно опасная перспектива для профессионала, поскольку последствия нарушения негласных правил, ожиданий и руководящих принципов профессионального общения могут быть очень дорогостоящими.

То, как вы представляете себя в письменной форме, имеет большое значение. Написание в онлайн-среде требует такта, навыков и осознания того, что то, что вы пишете, может существовать очень долго и может быть замечено людьми, которых вы никогда не считали своей целевой аудиторией.От текстовых сообщений до заметок и писем, от деловых предложений до пресс-релизов — ваше письменное деловое общение представляет вас и вашу компанию: ваша цель — сделать его ясным, кратким, конструктивным и профессиональным.

Мы создаем личные страницы, публикуем сообщения и взаимодействуем с помощью онлайн-технологий как нормальная часть нашей карьеры, но то, как мы ведем себя, может в буквальном смысле оставить прочный имидж. Фотография, которую вы разместили на своей странице в Instagram или в ленте Twitter, могла быть увидена вашим потенциальным работодателем, или это бесчувственное замечание в сообщении Facebook может вернуться и преследовать вас позже.

Следуя нескольким инструкциям по размещению сообщений в Интернете, подробно изложенным ниже, вы можете избежать затруднений в дальнейшем:

  • Знайте свой контекст
    • Избегайте предположений о своих читателях; помните, что культура влияет на стиль и методы общения
    • Ознакомьтесь с политиками допустимого использования ИТ-ресурсов в вашей организации.
  • Помните человека
    • Помните, что за словами стоит человек; попросить разъяснений перед вынесением решения
    • Проверьте свой тон перед публикацией; избегайте шуток, сарказма и иронии, поскольку они часто могут быть неправильно истолкованы и «потеряться при переводе» в онлайн-среде
    • Отвечайте людям, использующим их имена
    • Помните, что культура, возраст и пол могут играть роль в общении людей
    • Сохраняйте подлинность и ожидайте того же от других
    • Помните, что люди могут не отвечать сразу. Люди участвуют по-разному, некоторые просто читают сообщение, а не прыгают в него.
  • Признать, что текст постоянный
    • Будьте рассудительны и дипломатичны; то, что вы говорите в Интернете, может быть трудно или даже невозможно отозвать позже.
    • Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой
    • Согласуйте основные правила текстового общения (формального или неформального; при необходимости просите разъяснений), если вы работаете совместно
  • Избегайте пламени: исследуйте, прежде чем реагировать
    • Принимать и прощать ошибки
    • Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой
    • Прежде чем реагировать, попросите разъяснений; то, что вы слышали, не всегда то, что было сказано
    • Обратитесь за советом к своему руководителю.*
  • С уважением относиться к частной жизни и оригинальным идеям
    • Процитируйте первоначального автора, если вы отвечаете конкретным тезисом, высказанным кем-то другим
    • Спросите разрешения у автора электронного письма, прежде чем пересылать сообщение.

* Иногда поведение в сети может казаться настолько неуважительным и даже враждебным, что требует внимания и последующих действий. В этом случае сразу же сообщите об этом своему руководителю, чтобы сотрудники могли позвонить по номеру для помощи.

Для получения дополнительной информации о сетевом этикете перейдите по следующим ссылкам:


Какое бы цифровое устройство вы ни использовали, письменное общение в форме коротких сообщений или текстовых сообщений стало обычным способом общения. Это полезно для коротких разговоров, и это удобный способ оставаться на связи с другими, когда разговор по телефону может быть утомительным. Текстовые сообщения бесполезны для длинных или сложных сообщений, поэтому следует внимательно относиться к аудитории.

При отправке текстовых сообщений всегда учитывайте свою аудиторию и свою компанию и выбирайте слова, термины или сокращения, которые передадут ваше сообщение надлежащим и эффективным образом.

Если ваша рабочая ситуация позволяет или требует, чтобы вы общались с помощью текстовых сообщений, помните следующие советы:

  • Знайте своего получателя: “? % dsct »может быть понятным способом спросить близкого сотрудника, какую скидку можно предложить конкретному покупателю, но если вы пишете текст своему боссу, возможно, будет разумнее написать:« На какую% скидку получает Мюррей. Заказ на 1000 долларов? »
  • Предвидеть непреднамеренное неверное толкование: текстовые сообщения часто используют символы и коды для представления мыслей, идей и эмоций.Учитывая сложность общения и полезный, но ограниченный инструмент текстовых сообщений, помните о его ограничениях и не допускайте неправильного толкования с помощью коротких сообщений.
  • Используйте правильно: Слишком частое общение с кем-либо может граничить с преследованием. Текстовые сообщения — это инструмент. Используйте его, когда это уместно, но не злоупотребляйте им.
  • Не пиши и води: исследование показывает, что вероятность аварии резко возрастает, если водитель пишет текстовые сообщения за рулем. Попадание в аварию при ведении дел компании плохо отразится на вашем суждении, а также на вашем работодателе.

Электронная почта знакома большинству студентов и сотрудников. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные бумажные копии писем для внешней (вне компании) корреспонденции и во многих случаях заменил служебные записки для внутренней (внутри компании) переписки.

Электронная почта может быть очень полезна для сообщений, содержащих немного больше содержания, чем текстовое сообщение, но все же лучше всего использовать для довольно коротких сообщений. Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания сотрудникам о необходимости периодических отчетов или платежей.Вам также может быть поручено «заполнить» форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из меню предложений, чтобы формулировка подходила для конкретной транзакции.

Электронные письма

могут быть неформальными в личном контексте, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваше электронное письмо отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне. Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций.Хотя электронная почта может иметь неформальный вид, помните, что при использовании в деловых целях она должна демонстрировать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

Как и любое письмо, профессиональное общение требует внимания к конкретному контексту письма, и вас может удивить, что даже элементы формы могут указывать на сильное понимание писателем аудитории и цели. Изложенные здесь принципы применимы также к образовательному контексту; используйте их при общении со своими инструкторами и одноклассниками.

Начните с правильного приветствия: правильного приветствия демонстрируют уважение и избегают путаницы в случае, если сообщение случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Дорогая мисс X» (внешнее) или «Привет, Барри» (внутреннее).

Включите ясную, краткую и конкретную строку темы: это поможет получателю понять суть сообщения. Например, «Предложение прилагается» или «Электрические характеристики для проекта Y».

Закройте подпись: идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.

Избегайте сокращений: электронное письмо — это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти ваш остроумие повод ROTFLOL (кататься по полу, громко смеясь).

Будьте кратки: опустите ненужные слова.

Используйте хороший формат: разделите сообщение на короткие абзацы для удобства чтения. Хорошее электронное письмо должно доходить до сути и заключаться в трех небольших абзацах или меньше.

Перечитайте, отредактируйте и проверьте: Выявите и исправьте орфографические и грамматические ошибки, прежде чем вы нажмете «отправить». «Чтобы устранить проблемы, вызванные поспешным, плохо написанным электронным письмом, потребуется больше времени и усилий, чем потратить время на то, чтобы сделать все правильно с первого раза.

Ответьте быстро: следите за эмоциональным откликом — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за привычку отвечать на все электронные письма в течение суток, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию через сорок восемь или семьдесят два часа.

Используйте вариант «Ответить всем» экономно: не отправляйте свой ответ всем, кто получил исходное электронное письмо, если только ваше сообщение не обязательно должно быть прочитано всей группой.

Избегайте использования заглавных букв: заглавные буквы используются в Интернете для выражения выразительных эмоций или «криков» и могут считаться грубыми.

Проверить ссылки: если вы включаете ссылку, протестируйте ее, чтобы убедиться, что она работает.

Отправьте электронное письмо заранее, если вы собираетесь прикрепить файлы большого размера: аудио и визуальные файлы часто бывают довольно большими; будьте осторожны, чтобы не превысить лимит почтового ящика получателя или не сработать спам-фильтр.

Оставьте отзыв или свяжитесь с нами: , если вы не получите ответ в течение суток, напишите по электронной почте или позвоните.Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

Совет : добавьте адрес получателя последним (после того, как вы написали и вычитали свое сообщение), чтобы избежать преждевременной отправки. Это даст вам время сделать последний обзор написанного, убедиться, что ссылки работают, убедитесь, что вы добавили вложение, и т. Д. ., Прежде чем добавлять адрес отправителя и нажимать «Отправить».

Образец электронного письма ниже демонстрирует перечисленные выше принципы.

От: Стив Джобс com>

Кому: Отдел кадров

Дата: 12 сентября 2015 г.

Тема: Обучение в безопасной зоне

Уважаемые коллеги:

Пожалуйста, рассмотрите возможность записаться на следующий доступный семинар по безопасной зоне, предлагаемый Колледжем. Как вы знаете, наш отдел работает над увеличением количества добровольцев в безопасной зоне в нашем районе, и я надеюсь, что некоторые из вас могут присутствовать на следующем семинаре, запланированном на пятницу, 9 октября.

Для получения дополнительной информации о программе Safe Zone посетите http://www.cocc.edu/multicultural/safe-zone-training/

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы примете участие.

Стив Джобс
Генеральный директор Apple Computing
[email protected]


Записки

или памятки — одна из самых универсальных форм документов, используемых в профессиональных учреждениях. Записки — это внутренние документы (отправляемые внутри организации) для передачи или запроса информации, определения политики, представления кратких отчетов и предложения идей. Хотя они часто используются для информирования, они также могут быть убедительными документами. Компания или учреждение обычно имеет свой собственный стиль или шаблон, который используется для таких документов, как письма и служебные записки.

Формат памятки

Рисунок 7.1.1 показывает образец нашего «внутреннего» стиля памятки (стиль, который мы будем использовать для заданий памяток, написанных для этого класса) с аннотациями, указывающими на различные важные особенности. Основными форматируемыми частями памятки являются логотип или фирменный бланк (необязательно), блок заголовка и сообщение.Прилагаемые заметки PowerPoint подробно рассматривают некоторые из этих функций.

Рисунок 7.1.1 Пример памятки с аннотациями. [Описание изображения]

Блок заголовка заметки

Заголовок Блок отображается в верхнем левом углу заметки, непосредственно под словом MEMO или MEMORANDUM большими жирными буквами с заглавной буквы. В этом разделе содержится подробная информация о получателе, отправителе и цели. Он включает в себя следующие строки:

  • Кому: укажите полное имя получателя и должность или должность в организации
  • ИЗ : укажите полное имя (ваше) отправителя и должность или должность
  • ДАТА : укажите полную дату отправки напоминания
  • SUBJECT или RE : напишите короткую фразу, кратко описывающую основное содержание вашей памятки.

Разместите горизонтальную линию под блоком заголовка и разместите свое сообщение ниже.

Памятка

Длина заметки может варьироваться от нескольких коротких предложений до многостраничного отчета, включающего рисунки, таблицы и приложения. Независимо от продолжительности существует простой организационный принцип, которому вы должны следовать. Организуйте содержание памятки так, чтобы она отвечала читателю на следующие вопросы:

  1. Открытие: Почему я это читаю?
  2. Подробности: Что мне нужно знать?
  3. Закрытие: Что мне теперь делать?

Заметки обычно очень прямые и лаконичные. Нет необходимости начинать с общих представлений, прежде чем перейти к вашей точке зрения. Ваши читатели — коллеги в одной организации и, вероятно, знакомы с контекстом, в котором вы пишете. Вступительные предложения сообщения памятки должны дать читателю понять, должны ли они читать эту памятку полностью и почему (если в служебной записке мне сообщается о неработающем лифте в здании, в которое я никогда не захожу, тогда я не буду действительно надо читать дальше).

Средняя часть сообщения должна содержать всю информацию, необходимую для адекватного информирования читателей и выполнения цели памятки.Начните с самой общей информации, а затем добавьте более конкретные факты и детали. Убедитесь, что есть достаточно деталей, чтобы поддержать вашу цель, но не перегружайте своих читателей ненужными деталями или информацией, которая им уже хорошо известна.

Последняя часть сообщения указывает, какие действия требуются или требуются от читателей, если таковые имеются. Если вы просите своих читателей что-то сделать, будьте как можно вежливее и постарайтесь указать, какую пользу это действие принесет им.

Для получения дополнительной информации о написании заметок посетите страницу заметок в Интернет-лаборатории письма в Университете Пердью: Части памятки.


Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках, представляющих компанию или организацию, и обычно ограничиваются одной или двумя страницами. Хотя электронная почта и текстовые сообщения сегодня могут использоваться более часто, деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже помочь передать чувства и эмоции (например, соответствующие письма).

Существует много типов букв и множество адаптаций с точки зрения формы и содержания, но в этой главе представлены пятнадцать элементов традиционного блочного письма. Письма могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией (сопроводительное письмо), предоставления важной или конкретной информации, предоставления документации о событии или решении или представления прилагаемого отчета или подробного документа (сопроводительное письмо). Рисунок 7.1.2 показывает сопроводительное письмо, предназначенное для ознакомления получателя с техническим отчетом.

Рисунок 7.1.2 Образец сопроводительного письма (щелкните изображение, чтобы открыть доступный PDF-файл).

Типичное письмо состоит из 7 основных частей:

  1. Фирменный бланк / логотип : Имя отправителя и обратный адрес
  2. Заголовок: имя получателя, часто включая адрес и дату
  3. Приветствие : «Уважаемый ______» используйте имя получателя, если оно известно.
  4. Введение : устанавливает общее назначение письма
  5. Тело : формулирует детали сообщения
  6. Заключение: повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
  7. Строка для подписи: иногда включает контактную информацию

Имейте в виду, что письма представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Чтобы эффективно общаться и создавать положительный имидж, помните, что

  • Ваш язык должен быть ясным, кратким, конкретным и уважительным
  • каждое слово должно способствовать достижению вашей цели
  • Каждый абзац должен фокусироваться на одной идее
  • части письма должны образовывать законченное сообщение
  • письмо не должно содержать ошибок.

Письма специального назначения

Есть много возможных причин, по которым вы могли бы написать письмо в профессиональном контексте. Вот список наиболее распространенных видов писем:

Сопроводительные письма: w Если вы отправляете отчет или другой документ, например резюме, внешней аудитории, отправьте его с сопроводительным письмом, в котором кратко объясняется цель прилагаемого документа и краткое изложение. Щелкните ссылку, чтобы загрузить шаблон письма-уведомления (.docx).

Письма-запросы: вы можете запросить информацию о компании или организации, например, ожидают ли они открытия вакансий в ближайшем будущем или финансируют ли они заявки на гранты от некоммерческих групп. В этом случае вы должны отправить письмо-запрос с запросом дополнительной информации. Как и в случае с большинством деловых писем, ваш запрос должен быть кратким, представившись в первом абзаце, а затем четко изложив свою цель и / или просьбу во втором абзаце.Если вам нужна очень конкретная информация, рассмотрите возможность размещения запросов в форме списка для ясности. Завершите разговор в дружеской манере, чтобы выразить признательность за полученную помощь.

Дополнительные письма: Каждый раз, когда вы обращаетесь к кому-то с просьбой, напишите дополнительное письмо, в котором выразите признательность за время, которое получатель письма потратил на то, чтобы удовлетворить ваши потребности или рассмотреть ваше заявление о приеме на работу. Если у вас было собеседование при приеме на работу, дополнительное письмо с благодарностью интервьюеру за его / ее время особенно важно для демонстрации вашего профессионализма и внимания к деталям.

Письма в профессиональном контексте могут использоваться для многих других целей, таких как общение с поставщиками, подрядчиками, партнерскими организациями, клиентами, государственными учреждениями и т. Д. Дополнительные примеры профессиональных писем можно найти в образцах писем, предоставленных Дэвидом Макмерри в его онлайн-учебнике по техническому письму: Техническое письмо в Интернете: примеры, случаи и модели .


Информация в этой главе была адаптирована из следующего источника:

Глава «Профессиональные коммуникации» в Technical Writing Аннемари Хэмлин, Крис Рубио, Мишель ДеСильва.Этот источник находится под международной лицензией Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0.

Рисунок 7.1.1 Описание изображения:

Особенности оформления одностраничного меморандума.

  • Логотип или фирменный бланк располагается вверху страницы по центру или по правому краю (в данном случае это фирменный бланк Университета Виктории).
  • «Меморандум» отображается вверху страницы с выравниванием по левому краю крупным жирным шрифтом.
  • Блок заголовка (который появляется под заголовком «Меморандум») включает «до», «от», «дату» и «тему» ​​в вертикальном списке.Эти значения выровнены по вертикали для удобства чтения.
  • Разделительная линия отделяет блок заголовка от сообщения.
  • Сообщение начинается с ответа: «Почему я это читаю?»
  • В теле сообщения содержится подробная информация: («Что мне нужно знать?»)
  • Есть таблица, которая красиво отформатирована. (Заголовок таблицы выделен жирным шрифтом и курсивом над таблицей, заголовки столбцов выделены жирным шрифтом и выровнены по центру, а текст выровнен по левому краю.)
  • Заключительный абзац резюмирует и указывает, какие действия (если таковые имеются) ожидаются от читателя (отвечая: «Что вы хотите, чтобы я сделал сейчас?»).
  • В тексте этого документа используется соответствующий шрифт с засечками (Times New Roman).
  • Также есть подпись (по желанию)

[Вернуться к рисунку 7.1.1]

Написание рабочих документов — Профессиональные коммуникации

По завершении этой главы вы сможете

  • описывают назначение документов рабочего места, идентифицированных в модуле;
  • предоставив образец документа рабочего места, определите, правильно ли было применено форматирование, и, если нет, исправьте его;
  • с учетом сценария напишите образец документа рабочего места, применяя правильное форматирование и следуя аббревиатуре FAST для письма;

Введение

Письменное деловое общение требует навыков и опыта.От писем до отчетов важно то, как вы используете письменное слово. Письменные документы содержат запись переписки, что является ключевым моментом в ситуациях, когда могут возникнуть юридические проблемы. В подобных случаях важно иметь возможность продемонстрировать, что сообщение было отправлено и получено, и определить, в какие даты это произошло.

Письменное сообщение, которое вы создаете, представляет вас и вашу компанию, поэтому ваша цель всегда состоит в том, чтобы сделать его ясным, кратким и профессиональным, независимо от типа сообщения, которое вы отправляете.

В этой главе представлены пять основных типов письменных деловых документов, с которыми вы столкнетесь в своей профессиональной жизни. Это электронная почта , служебные записки, письма, титульные листы факса, и короткие отчеты . Вы также узнаете об аббревиатуре FAST , которая поможет вам не забывать о соответствующем формате, аудитории, стиле и тональности вашего документа.

Вспомните, что вы узнали в модуле «Основы» о цели общения.Вы можете вспомнить, что сообщение обычно имеет одно из трех намерений: сообщить, убедить или развлечь. Когда вы пишете рабочие документы, вы обычно сосредотачиваетесь на первых двух намерениях: информировать и убеждать, хотя вы можете развлечься, когда у вас есть беззаботное сообщение, например, приглашение по электронной почте на праздничную вечеринку в офисе.

Чаще всего информационные сообщения, титульные листы факса и короткие отчеты. Они имеют дело только с фактами, и их сообщения обычно нейтральны — они вряд ли вызовут эмоциональную реакцию, положительную или отрицательную.

Электронные письма и письма могут быть исключительно информационными или в некотором роде убедительными. Например, вы можете написать электронное письмо, чтобы попросить коллегу принять участие в мероприятии, которое спонсирует компания. Вам нужно будет убедить собеседника отказаться от субботнего обеда, чтобы помочь компании, но, возможно, вы сможете убедить его, сообщив, что после этого босс приглашает всех на обед!

Каким бы ни было ваше сообщение, помните, что разные типы рабочих документов могут соответствовать разным целям.Вы будете использовать то, что узнали об аудитории и каналах коммуникации, чтобы выбрать подходящий. полагайтесь на свои навыки письма, грамматики и пунктуации простым языком, чтобы составить четкое сообщение; затем используйте навыки, которые вы разовьете в этой главе, чтобы правильно отформатировать документ.

Написание абзацев

Прежде чем мы углубимся в типы документов и их использование, нам нужно рассмотреть важную часть написания, из которой состоят ваши документы: абзац.

Строгий абзац состоит из трех отдельных компонентов:

  1. Тематическое предложение. Тематическое предложение — это основная идея абзаца.

  2. Кузов . Тело состоит из вспомогательных предложений, которые развивают основную мысль.

  3. Заключение . Заключение — это последнее предложение, в котором резюмируется основная мысль.

Основой хорошего абзаца является тематическое предложение, которое выражает основную идею абзаца.Это направляет читателя, указывая, о чем этот абзац. Все предложения в оставшейся части абзаца должны относиться к тематическому предложению.

Развитие темы предложения

Возьмите любую газету или журнал и прочтите первое предложение статьи. Вы достаточно уверены, что знаете, о чем остальная часть статьи? Если да, то вы, вероятно, прочитали тематическое предложение. Эффективное тематическое предложение сочетает в себе основную идею с личным отношением или мнением автора; это называется контрольной идеей.Он ориентирует читателя и дает представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца. Прочтите следующий пример.

Пример:

Создание национального набора стандартов для обучения математике и английскому языку улучшит обучение учащихся во многих провинциях.

Это тематическое предложение объявляет благоприятную позицию для стандартизации обучения математике и английскому языку. Прочитав это предложение, читатель может с полным основанием ожидать, что автор предоставит подтверждающие детали и факты о том, почему стандартизация математики и английского образования может улучшить обучение учащихся во многих провинциях.Если цель эссе на самом деле состоит в том, чтобы оценить уровень образования только в одной конкретной провинции или конкретно обсудить математику или английский язык, то тематическое предложение вводит в заблуждение.

Хорошее тематическое предложение определяется пятью характеристиками:

  1. Дает точное представление о том, что будет следовать в остальной части абзаца.

  2. Содержит тему и позицию автора по ней.

  3. Понятно и легко понять.

  4. Не содержит дополнительных сведений.

  5. Привлекает читателя интересной лексикой.

При создании рабочего документа используйте подход «сверху вниз» — оставляйте тематическое предложение в начале каждого абзаца, чтобы читатели сразу поняли суть сообщения. Этот метод экономит драгоценное время и усилия занятых коллег, пытающихся выяснить основные моменты и важные детали.

Заголовки — еще один полезный инструмент.В текстовом документе разбейте каждый абзац отдельными заголовками. Они служат в качестве полезных средств навигации, позволяя коллегам бегло просматривать документ и находить релевантные для них абзацы.

Обозначение частей абзаца

Эффективный абзац состоит из трех основных частей: тематического предложения, основного текста и заключительного предложения. Тематическое предложение часто является первым предложением абзаца. Он выражает главную идею в сочетании с отношением писателя к предмету.Обычно следует основной текст абзаца, содержащий вспомогательные детали. Поддерживающие предложения помогают объяснить, доказать или улучшить тематическое предложение. Заключительное предложение — последнее предложение в абзаце. Он напоминает читателю о главном, перефразируя его другими словами.

Прочтите следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

После прочтения нового телегида на этой неделе у меня возникла только одна мысль — почему нас до сих пор засыпают реалити-шоу? В этом сезоне чума реалити-шоу продолжает омрачать наши радиоволны.Наряду с возвращением фаворитов зрителей нас ждет еще одно бездумное творение. Заключенный рассказывает о повседневной жизни восьми домохозяек из пригорода, которых посадили в тюрьму для целей этого фальшивого психологического эксперимента. В превью к первой серии показаны обычные слезы и истерики, связанные с реалити-шоу. Боюсь представить, что предложат продюсеры в следующем сезоне, но если кто-то из них читает этот блог — прекратите! У нас было достаточно реалити-шоу, чтобы прослужить нам всю жизнь!

Первое предложение этого абзаца — тематическое предложение.Он сообщает читателю, что абзац будет о реалити-шоу, и выражает отвращение сценариста к этим шоу с помощью слова «засыпано».

Каждое из следующих предложений в абзаце поддерживает тематическое предложение, предоставляя дополнительную информацию о конкретном реалити-шоу. Последнее предложение — заключительное предложение. Он повторяет главную мысль о том, что зрителям надоедают реалити-шоу с использованием слов, отличных от тематического предложения.

Абзацы, начинающиеся с тематического предложения, переходят от общего к частному. Они открываются общим заявлением о предмете (реалити-шоу), а затем обсуждают конкретные примеры (реалити-шоу «Заключенный»).

Теперь взгляните на следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В прошлом году кошка преодолела 130 миль, чтобы добраться до своей семьи, которая переехала в другой штат и бросила своего питомца. Несмотря на то, что кошка никогда не была в их новом доме, она смогла выследить своих бывших хозяев.Собака в моем районе может предсказать, когда у ее хозяина вот-вот случится припадок. Он следит за тем, чтобы он не поранился во время эпилептического припадка. По сравнению со многими животными наши чувства почти притуплены.

Последнее предложение этого абзаца — тематическое предложение. Он опирается на конкретные примеры (кошка, которая выследила своих владельцев, и собака, которая может предсказать приступы), а затем делает общее заявление, которое делает вывод из этих примеров (чувства животных лучше, чем у людей).В этом случае вспомогательные предложения помещаются перед тематическим предложением, а заключительное предложение совпадает с тематическим предложением.

Этот прием часто используется в убедительном письме. Автор приводит подробные примеры в качестве доказательства, подтверждающего свою точку зрения, подготавливая читателя к принятию заключительного тематического предложения как истины.

Иногда тематическое предложение появляется в середине абзаца. Прочтите следующий пример. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В течение многих лет каждый раз, когда я сдавал экзамен, меня мучило сильное беспокойство. За несколько часов до экзамена мое сердце начинало колотиться, ноги дрожали, а иногда я становился физически неспособным двигаться. В прошлом году меня направили к специалисту, и я наконец нашел способ справиться со своим беспокойством — дыхательные упражнения. Это кажется таким простым, но, выполняя всего несколько дыхательных упражнений за пару часов до экзамена, я постепенно взял под контроль свое беспокойство. Эти упражнения помогают снизить частоту сердечных сокращений и уменьшить беспокойство.А еще лучше, они не требуют таблеток, оборудования и очень мало времени. Удивительно, как правильное дыхание помогло мне научиться справляться с симптомами тревоги.

В этом абзаце подчеркнутое предложение является тематическим предложением. В нем выражена основная идея: дыхательные упражнения помогают контролировать тревогу. Предыдущие предложения позволяют писателю развить свою главную мысль (дыхательные упражнения могут помочь контролировать тревогу), используя личный анекдот (как он раньше страдал от тревоги).Затем во вспомогательных предложениях раскрывается, как дыхательные упражнения помогают писателю, предоставляя дополнительную информацию. Последнее предложение является заключительным и повторяет, как дыхание может помочь справиться с тревогой.

Предложения подразумеваемой темы

Некоторые хорошо организованные абзацы вообще не содержат тематических предложений. Основная идея не прямо формулируется, а подразумевается в содержании абзаца. Прочтите следующий пример:

Пример:

Поднявшись по лестнице, Луэлле пришлось несколько раз задерживать дыхание.Она хрипела, тяжело усаживаясь в деревянное кресло-качалку. Тао осторожно подошел к ней, как будто она могла рассыпаться при малейшем прикосновении. Он изучал ее лицо, как пергамент; растянулось по костям так тонко, что он почти мог видеть сквозь кожу разлагающуюся мышцу под ней. Луэлла беззубо улыбнулась.

Дополнительные предложения

Если вы думаете о абзаце как о гамбургере, вспомогательные предложения — это мясо внутри булочки. Они составляют основную часть абзаца, объясняя, доказывая или усиливая контрольную идею в тематическом предложении.Большинство абзацев содержат от трех до шести вспомогательных предложений в зависимости от аудитории и цели. Вспомогательное предложение обычно предлагает одно из следующего:

Причина

Приговор: Отказ поколения бэби-бума уйти на пенсию усугубляет текущую нехватку доступных рабочих мест.

Факт

Приговор: Многие семьи теперь полагаются на старших родственников в плане финансовой поддержки.

Статистика

Приговор: Около 10 процентов взрослого населения США в настоящее время не имеют работы.

Предложение

Приговор: «Мы не позволим этой ситуации продолжаться», — заявил сенатор Джонс.

Пример

Приговор: В прошлом году Билла попросили уйти на пенсию в возрасте 55 лет.

Тип поддерживающего предложения, который вы выберете, будет зависеть от того, что вы пишете и почему пишете. Например, если вы пытаетесь убедить свою аудиторию занять определенную позицию, вам следует полагаться на факты, статистику и конкретные примеры, а не на личное мнение.Прочтите следующий пример:

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ. (Тематическое предложение)

Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем автомобиль с экономичным газом. (Дополнительное предложение 1: статистика)

Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. (Дополнительное предложение 2: факт)

Поскольку для них не нужен газ, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. (Дополнительное предложение 3: причина)

Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был чрезвычайно впечатлен его характеристиками. (Дополнительное предложение 4: пример)

«Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у моих предыдущих бензиновых автомобилей». (Дополнительное предложение 5: цитата)

Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем. (Заключительное предложение)

Чтобы найти информацию для ваших поддерживающих предложений, вы можете рассмотреть возможность использования одного из следующих источников:

  • Справочник
  • Энциклопедия
  • Сайт
  • Биография / автобиография
  • Карта
  • Словарь
  • Газета / журнал
  • Интервью
  • Предыдущий опыт
  • Персональные исследования

Заключительные приговоры

Эффективное заключительное предложение объединяет все идеи, которые вы высказали в своем абзаце.Он напоминает читателям о главном — о тематическом предложении — без повторения его точно такими же словами. В примере с гамбургером верхняя булочка (тематическое предложение) и нижняя булочка (заключительное предложение) очень похожи. Они обрамляют «мясо» или основную часть абзаца. Сравните тематическое предложение и заключительное предложение из предыдущего примера:

Пример:

Тематическое предложение: Владение гибридным автомобилем дает множество преимуществ.

Заключительное предложение: Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Обратите внимание на преимущества и преимущества использования синонимов. В заключительном предложении повторяется идея о том, что владение гибридом выгодно без использования одних и тех же слов. Он также резюмирует два примера преимуществ, описанных во вспомогательных предложениях: низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества.

Вам следует избегать внесения каких-либо новых идей в ваше заключительное предложение. Заключение призвано дать читателю ощущение завершенности. Введение предмета, не охваченного в абзаце, запутает читателя и ослабит ваше письмо.

Заключительное предложение может иметь любое из следующего:

Пример:

Цель: Переформулировать основную идею.
Образец : Детское ожирение — растущая проблема в Соединенных Штатах.

Цель: Обобщить ключевые моменты абзаца.

Пример: Отсутствие здорового образа жизни, плохое воспитание и пристрастие к видеоиграм — это одни из многих факторов, способствующих детскому ожирению.

Цель: Сделать вывод на основании информации в абзаце.

Образец: Эти статистические данные показывают, что, если мы не примем меры, уровень детского ожирения будет продолжать расти.

Цель: Сделайте предположение, предложение или рекомендацию относительно информации в абзаце.

Образец : Согласно этому исследованию, более 60 процентов детей в Соединенных Штатах к 2030 году будут страдать от патологического ожирения, если мы не примем меры уклонения.

Цель : Предложите дополнительное наблюдение о контролирующей идее.

Образец: Детское ожирение — трагедия, которую можно полностью предотвратить.

Переходы

Сильный абзац плавно переходит от тематического предложения к вспомогательным предложениям и к заключительному предложению. Чтобы помочь организовать абзац и обеспечить логическую связь идей друг с другом, авторы используют переходные слова и фразы. Переход — это связующее слово, описывающее отношения между идеями.

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ.Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем экономичный автомобиль, работающий на газе. Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. Поскольку им не нужен газ, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был очень впечатлен его ходовыми качествами. «Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у моих предыдущих автомобилей с бензиновым двигателем.«Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вполне вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Каждое из подчеркнутых слов является словом перехода. Такие слова, как первое и второе, являются словами перехода, которые показывают последовательность или уточняют порядок. Они помогают систематизировать идеи автора, показывая, что у него или нее есть еще один аргумент в поддержку тематического предложения. Другие слова перехода, которые показывают порядок, включают в себя третье, также, кроме того, первоначально и впоследствии.

Переходное слово, потому что является переходным словом следствия, которое продолжает линию мысли. Это означает, что автор предоставит объяснение результата. В этом предложении автор объясняет, почему гибридные автомобили уменьшат зависимость от ископаемого топлива (потому что они не требуют газа). Другие переходные слова следствия включают в себя как результат, так что, поскольку, таким образом и по этой причине.

Чтобы включить резюмирующий переход в свое заключительное предложение, автор могла бы переписать последнее предложение следующим образом:

Пример:

В заключение, учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

В следующей таблице приведены некоторые полезные слова-переходы для соединения вспомогательных и заключительных предложений.

Для дополнительных предложений
прежде всего но например в частности кроме того впоследствии
также наоборот кроме того позже тем не менее следовательно
кроме соответственно однако аналогично с одной стороны для начала с
одновременно например дополнительно между тем наоборот
Для заключительных предложений
все-таки с учетом всех обстоятельств вкратце итого в целом подвести итог
всего наконец в заключение на балансе , таким образом, в конечном итоге

Переходные слова и фразы — полезные инструменты для включения в рабочие документы.Они используются внутри абзацев, чтобы связать одно предложение с другим, а также находятся в начале и конце каждого абзаца, так что каждое из них легко соединяется с другим. Они проводят читателя по документу, разъясняя отношения между предложениями и абзацами, чтобы читатель понял, почему они были написаны именно в таком порядке.

Например, когда вы пишете памятку с инструкциями, может быть полезно рассмотреть следующие переходные слова и фразы: прежде, чем вы начнете, сначала, затем, затем, наконец, после того, как вы закончите.Использование этих переходов в качестве шаблона для написания заметки предоставит читателям четкие логические инструкции о конкретном процессе и порядке, в котором шаги должны быть выполнены.

Когда вы садитесь писать документ на работе, вам нужно подумать о том, кто является аудиторией и какова цель вашего сообщения (информировать, убеждать или развлекать). Имея эту информацию, вы можете решить, какой тип документа (канал) использовать.

Хороший подход — сначала очертить документ, отметив, где каждый элемент принадлежит.Например, если вы решили написать письмо, вы можете сначала определить местонахождение каждого адреса, дату, приветствие, подпись и так далее. Это поможет вам создать структуру вашего документа и значительно упростит процесс написания (и, в дальнейшем, процесс редактирования).

Когда вы пишете рабочий документ, вы выбираете, подходить ли к вашей теме прямо или косвенно. Прямое сообщение сразу переходит к сути документа, в то время как косвенное сообщение помещает ключевой момент (часто плохие новости) между другой информацией (положительной или нейтральной), чтобы «смягчить удар» нежелательного сообщения.

Эл. Почта

Электронная почта, обычно называемая электронной почтой, вероятно, вам знакома. Его можно использовать аналогично обмену текстовыми сообщениями или синхронному чату или как более быстрый способ получения и отправки информации, которая традиционно записывалась бы в письме. Его можно доставить на мобильное устройство. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные письма для внешней (вне компании) корреспонденции, а также заменил служебные записки для внутренней (внутри компании) коммуникации (Guffey, 2008).Электронная почта лучше всего подходит для довольно коротких сообщений.

Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания людям о том, что отчеты или платежи подлежат оплате. Ваша работа может потребовать от вас заполнить форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из ряда предложений, например, чтобы формулировка подходила для конкретного сценария.

Электронные письма

часто бывают неформальными, когда используются для личного общения, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваша электронная почта отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне.Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций. Хотя электронная почта может казаться неформальной, помните, что при использовании в деловых целях она должна демонстрировать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

Советы по созданию эффективных деловых писем

  • Правильное приветствие должно демонстрировать уважение и избегать путаницы в случае, если сообщение случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Дорогая мисс.X »(внешний) или« Привет, Барри »(внутренний).
  • Тема письма должна быть ясной, краткой и конкретной. Это помогает получателю понять суть сообщения. Например, «Коммерческое предложение ABC прилагается».
  • Закрыть с подписью. Идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.
  • Избегайте сокращений. Электронное письмо — это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти в вашем остроумие повода ROTFL (катание по полу от смеха).
  • Будьте краткими.
  • Отформатируйте чисто. Делайте разрывы строк между абзацами для удобства чтения.
  • Сделайте трехэтапную проверку (включая структурное редактирование, редактирование копирования и корректуру) перед тем, как нажать «Отправить». На устранение проблем, вызванных поспешным и плохо написанным электронным письмом, уйдет больше времени и усилий, чем на то, чтобы исправить это с первого раза.
  • Ответить незамедлительно. Следите за эмоциональным откликом — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за привычку отвечать на электронные письма в течение 24 часов, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию в течение 48 часов.
  • Экономно используйте функцию «Ответить всем». Не отправляйте свой ответ всем, кто получил первоначальное письмо, за исключением случаев, когда ваше сообщение абсолютно необходимо для прочтения всей группой.
  • Избегайте использования заглавных букв. Заглавные буквы используются в Интернете для обозначения криков и считаются грубыми.
  • Тестовые ссылки.
  • Отправьте электронное письмо заранее, если вы собираетесь прикреплять большие файлы (аудио- и визуальные файлы часто бывают довольно большими), чтобы предотвратить превышение лимита почтового ящика получателя или срабатывание спам-фильтра.
  • Оставьте отзыв или ответьте на вопрос. Если вы не получите ответ в течение 24 часов, напишите по электронной почте или позвоните. Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

Рассмотрим два примера деловой электронной почты. Первый — это форма электронной почты, а второй — это настраиваемое сообщение, написанное специально для ситуации и аудитории.

Пример формы электронной почты:

Тема: Добро пожаловать в магазин [наше имя].

Уважаемый [имя клиента],
Спасибо за регистрацию в магазине [наше имя].
Вы можете управлять своей личной информацией из раздела «Моя учетная запись» на веб-сайте, когда вы входите в Магазин [наше имя].
Здесь вы можете изменить свои контактные данные и пароль, отслеживать недавние заказы, добавлять альтернативные адреса доставки и управлять своими предпочтениями и профилем в одном удобном месте.

Благодарим вас за интерес к магазину [наше имя]!
Мы с нетерпением ждем вашего следующего визита.

Пример настраиваемого адреса электронной почты:

Кому: Шону Карлсону, менеджеру физического завода, XYZ Corporation
От: Майлзу Никелю, менеджеру строительной площадки, McCrady Construction
Отправлено: понедельник, 5 марта 2015 г., 2:47 с.м.
Тема: Сбои в строительстве

Шон,

Я знаю, что сотрудники XYZ Corporation с нетерпением ждут переезда в новое здание на улице ABC Street в июне, но недавно по зданию проходили группы сотрудников, у которых здесь нет бизнеса. Эти посещения создают угрозу безопасности, мешают строителям и могут поставить под угрозу дату вашего прибытия.

Пожалуйста, проинструктируйте своих сотрудников, которые еще не переехали на ABC Street, держаться подальше от здания.Если им нужно встретиться с кем-то, кто уже переехал, им следует заняться своими делами и незамедлительно уйти по ближайшей лестнице.

Нам нужно избегать дальнейших перерывов в работе, чтобы наши строители могли подготовить здание к заселению в срок. Если у Вас возникнут вопросы, позвоните мне.

Спасибо,

миль

Майлз Никель, менеджер строительной площадки, McCrady Construction
1234 Main Street
Big City, B.C. P8C 9D9
(555) 123-4567 x222
никель @ mccradycon.ок.
www.mccradycon.ca

Проверьте свое понимание

Заметки

Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности, транслируя сообщение аудитории, а не в межличностном общении один на один. Его можно использовать для информирования группы о действиях в рамках данного проекта или для информирования определенной группы внутри компании о событии, действии или наблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она может включать элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальная, неформальная коммуникационная сеть внутри организации часто упоминается как grapevine , и она характеризуется слухами, сплетнями и инсинуациями. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости.Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел!

Один из эффективных способов борьбы с неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, вы можете отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они могут выпустить служебную записку. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов.Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все (Lewis, 2009). Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующих личных затрат, они обычно представляют интересы организации. Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе.Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате записи мы могли бы ожидать увидеть введение, текст и заключение. Все это присутствует в памятке, и у каждой части есть цель. Введение во вступлении использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. В теле уточняются или перечисляются основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.Давайте рассмотрим образец памятки.

Пример памятки:

Кому: всем сотрудникам

От кого: Майя Джеймс, президент Провинциального университета

Дата: 21 сентября 2015 г.

Тема: Руководство по будущим расходам

После тщательного обсуждения я решил, что необходимо начать первые шаги программы финансового управления, которая проведет провинциальный университет через двухлетний цикл серьезного провинциального дефицита доходов и последующих необходимых законодательных сокращений бюджета.

Начиная с 24 сентября 2015 г., для Общего фонда, Вспомогательного фонда и Фонда капиталовложений реализуются следующие меры для решения проблемы прогнозируемого сокращения нашей провинциальной помощи на оставшуюся часть этого года, 2015/2016, и на следующий год. год, 2016/2017.

  1. Следует делать только покупки, необходимые для работы университета, чтобы мы могли начать экономить, чтобы уменьшить влияние сокращения бюджета на 2016/2017 гг.

  2. Запросы на выезд за пределы провинции потребуют одобрения Исполнительного комитета, чтобы обеспечить выполнение только необходимых служебных поездок.

  3. Для покупки, включая поездки в провинцию и переводы бюджета, потребуется одобрение соответствующего вице-президента.

Пожалуйста, поймите, что мы предпринимаем эти осмотрительные шаги для создания экономии, которая позволит ProvU уменьшить влияние прогнозируемых сокращений в рамках ожидаемых законодательных сокращений на 2016/2017 гг. Спасибо за сотрудничество. По всем вопросам обращайтесь в мой офис.

Пять советов по созданию эффективных бизнес-заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении памятки.Акроним или аббревиатура, которые известны руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, поэтому, если меморандум должен быть размещен и распространен внутри организации, ваша цель должна быть четкой и лаконичной, коммуникация на всех уровнях без двусмысленности. .

Professional, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от имени части или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Меморандум может иметь юридический статус, поскольку он часто отражает политику или процедуры.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней на День благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямое форматирование

Заметки всегда прямые, то есть они быстро переходят к сути, а цель четко объявляется.

Объективность

Записки — это место только для фактов и должны иметь объективный тон, без личных предубеждений, предпочтений или проявлений интереса. Избегайте субъективности.

Проверьте свое понимание

Деловая переписка

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые обычно находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках и обычно занимают одну или две страницы.

Хотя сегодня электронная почта может использоваться все чаще, деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже передать эмоции. Мы исследуем основной контур письма, а затем сосредоточимся на конкретных типах.

У вашей организации может быть собственный формат письма, но в этой главе описаны общие элементы деловых писем. Есть много типов писем, и в этой главе мы рассмотрим две основные цели — хорошие новости и плохие новости. Сначала мы обсудим элементы блочного письма.

Письма

могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения.Они могут передавать информацию в позитивном, негативном или нейтральном тоне. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до 16 элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае, они перечислены в следующей таблице.

В письме пять основных областей:

  1. Заголовок, устанавливающий отправителя, включая адрес и дату
  2. Введение, устанавливающее цель
  3. Тело, в котором формулируется сообщение
  4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию.
  5. Строка подписи, иногда включающая контактную информацию

При форматировании полноблочного делового письма соблюдайте следующие правила:

  • Нанести одинарный интервал по всему
  • Используйте поля 1–1 ½ дюйма
  • Выровнять все содержимое по левому краю

Образец письма показан ниже с указаниями, выделенными жирным шрифтом.Вместо того, чтобы размещать обратный адрес вверху страницы, вы можете вместо этого использовать фирменный бланк с логотипом и адресом компании.

Пример письма (Руководство)

Обратный адрес (если не на фирменном бланке) :

123 Кокберн-роуд

Anytown, МБ A1M 2P3

Дата: 14 сентября 2015 г.

Примечание получателя (необязательно): КОНФИДЕНЦИАЛЬНО

Внутренний адрес:

г-жаЗои Мейв

123 Арбутнот Драйв

Anytown, AB T1A 2B3

Приветствие : Уважаемая г-жа Мейв:

Subject Line (необязательно): миф о безбумажном офисе

Введение : Это письмо информирует вас о том, что миф о безбумажном офисе, когда вам не нужно будет печатать бумажные копии писем на фирменных бланках компании, является всего лишь мифом.

Body : Хотя электронная почта в значительной степени заменила написание писем для многих приложений, остается несколько причин для создания бумажной копии письма.Во-первых, многие работодатели по-прежнему создают письма как обычную часть делового общения. Далее, мы должны учитывать, что продажи бумажных документов в бизнесе увеличились за последнее десятилетие, не показывая никаких признаков снижения, которое мы могли бы связать с переходом на безбумажный офис. Наконец, деловые письма могут выполнять множество функций, и ваше мастерство в их составлении будет способствовать нашему личному и профессиональному успеху.

Заключение : Написание писем — это навык, который по-прежнему будет востребован в деловой среде сегодня и завтра.

Закрыть: С уважением,

Мюррей Моман

Подпись: Мюррей Моман

Справочные инициалы (необязательно): ARJ

Обозначение корпуса (опционально, при необходимости)

Копия обозначения (необязательно): Копия: Бет Ллойд

Почтовое обозначение (необязательно)

Помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие.Чтобы эффективно общаться и создавать положительный имидж, вам необходимо:

  • быть ясным, кратким, конкретным и уважительным
  • Убедитесь, что каждое слово способствует достижению вашей цели
  • Убедитесь, что каждый абзац фокусируется только на одной идее
  • сформировать полное сообщение
  • Избегайте ошибок при письме

Хорошие новости или нейтральная информация в деловом письме

Написать письмо, содержащее хорошие или нейтральные новости, довольно просто.Ваше намерение состоит в том, чтобы донести новости быстро и четко, убедившись, что у читателя есть положительный имидж вас и вашей компании. Вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

  1. Сообщайте новости просто и прямо.
  2. Назовите причины / подробности.
  3. Закрытие с помощью отчета о гудвилле *

Плохие новости в деловом письме

Сказать «нет» сложнее, чем сказать «да»! Это верно для всех видов общения, но в профессиональном контексте это может быть непросто, потому что вы можете не знать получателя вашего сообщения лично или не быть в состоянии предсказать, как они отреагируют.При написании письма, содержащего плохие новости, например, когда вам нужно сообщить клиенту, что он не получит возмещение, ваша задача — отправить негативное сообщение, сохранив при этом позитивные отношения между вашей компанией и получателем. Плохие новости могут вызвать у получателя ряд эмоций, от разочарования до раздражения, гнева и замешательства. Вы можете свести к минимуму эти негативные эффекты, структурировав свое письмо определенным образом.

Когда вы пишете письмо с плохими новостями, ваша цель —

.
  • Сделайте новости понятными,
  • сообщить получателю, что статус не изменится (и избежать дальнейшего общения),
  • оставит у получателя положительное впечатление о вашей компании.

Прямой и косвенный подходы к написанию деловых писем

Есть два разных способа сообщить плохие новости в письме: прямой и косвенный. Вы решите, какой подход использовать, в зависимости от типа новостей, которые вы доставляете.

При использовании прямого захода на посадку выполните следующие действия:

  1. Сообщите плохие новости просто и прямо.
  2. Назовите причины.
  3. Если возможно, дайте альтернативу.
  4. Закрытие с заявлением гудвилла.*

* Что такое гудвил? Это напористое, но профессиональное заявление, демонстрирующее заботу о постоянных позитивных отношениях.

В следующем письме используется прямой подход.

Пример письма (прямой доступ):

Уважаемый мистер Мур:

Ссылка, которую вы ищете, похоже, не принадлежит нашей компании. Просматривая нашу запись корпоративных выступлений о влиянии свободной торговли на сельское хозяйство, мы не встретили ничего похожего на упомянутые вами замечания.Когда я спросил г-на Локхарта, он не припомнил, чтобы кто-либо в компании проводил подобную аналогию.

Мы провели быстрый поиск в Интернете и нашли ряд сайтов, которые вполне могут предоставить вам информацию, которую вы ищете. Веб-сайт Agriculture and Agri-Food Canada по адресу www.agr.gc.ca, вероятно, станет хорошей отправной точкой для поиска.

Мы надеемся, что эта информация окажется для вас полезной.

При использовании непрямого подхода выполните следующие действия:

  1. Начните с оператора буфера.*
  2. Обсудите обстоятельства, приведшие к плохим новостям.
  3. Сообщите о плохих новостях как можно более позитивно.
  4. Дайте полезное предложение или альтернативу.
  5. Закрытие с заявлением гудвилла.

* Что такое буферный оператор? Это мягкое, но профессиональное заявление задает тон вашему письму.

Выбор подхода

Обычно вы используете прямой подход во всех деловых письмах, кроме

  • Вы сообщаете плохие новости, и это неожиданно;
  • , вы не очень хорошо знаете читателя, и скорее всего возникнет негативная эмоциональная реакция.

В таких ситуациях косвенный подход является лучшим выбором.

В подобных ситуациях причины, которые вы указываете в прямом обращении (на шаге 2), могут рассматриваться как оправдания, поэтому лучше их не приводить. Вместо этого вы должны поместить плохие новости в среднюю часть письма, предоставив перед ними объяснение и завершив их позитивным или нейтральным языком, как при косвенном подходе. Важно избегать консервативного, неискреннего, неуместного или корыстного закрытия любого письма, особенно если вы используете косвенный подход.

В письме, основанном на косвенном подходе, нужно сделать три ключевых момента:

  1. Предоставьте доказательство, которое убеждает читателя принять плохие новости.
  2. Сообщите плохие новости.
  3. Дайте варианты для будущего успеха.

В следующем письме используется косвенный подход.

Пример письма (косвенный подход):

Уважаемый Джеймс:

Клерки в нашем офисе должны быть готовы обслуживать клиентов к 9:00.м. Согласно политике компании своевременное прибытие на работу является обязательным элементом вашей работы здесь.

В этом месяце вы четыре раза опоздали на работу. Допускается только два опоздания, прежде чем руководство должно вмешаться. Поскольку вы превысили эти пределы, мне необходимо сделать вам письменное предупреждение и назначить вам испытательный срок.

Если вы будете приходить каждый день в течение следующих 90 дней, я удалю это из вашей трудовой книжки. После этого вы сможете работать над продвижением по службе и повышением зарплаты.Я буду рад обсудить это с вами в удобное для вас время.

При использовании непрямого подхода вы должны следовать этим рекомендациям:

  • Не вводите читателя в заблуждение слишком позитивным открытием.
  • Постарайтесь, чтобы причины были как можно короче.
  • Сделайте убедитесь, что читатель понимает плохие новости.
  • Не избегайте отрицательных слов и фраз.
  • Не заканчивать искусственным утверждением.

Когда вы пишете письмо, содержащее хорошие новости или нейтральную информацию, вам следует использовать прямой подход.

Проверьте свое понимание

Инструкции. Просмотрите приведенное ниже деловое письмо и затем ответьте на следующие вопросы с несколькими вариантами ответов.


14 ноября 2015

Дороти Аллен
12345 Stream Ave.
Сент-Огастин, Флорида 34567

Уважаемый ________ (# 1):

По мере приближения курортного сезона нам напоминают о благословениях, дарованных нам в течение года.В Aspen Country Lodge удовольствия, которые мы из года в год разделяем с нашими клиентами Legacy, являются одними из наших самых заветных благословений.

Итак, поскольку наши сотрудники с нетерпением ждут возможности провести время с друзьями и семьей, мы также думаем о таких особых друзьях, как вы, и надеемся, что вы наслаждаетесь крепким здоровьем и хорошим настроением. Мы гордимся тем, что являемся вашим домом вдали от дома, и оставляем в наших сердцах особое место для воспоминаний, которыми мы с вами поделились.

Спасибо, что сделали Aspen Country Lodge частью своих ежегодных традиций.Счастливого Рождества и мирного, радостного и благополучного Нового года.

______________ (№2),

Теодор П. Хайд, владелец / менеджер


Aspen Country Lodge • 402 Aspen Way • Cold Bluff, CA 98765 • (303) 346-7889

Титульный лист факса

Вы можете подумать, что электронная почта уже заменила факс, но это не так в деловом мире, по крайней мере, пока! Вы заметите, что факсы по-прежнему являются обычным явлением, когда требуется подпись или когда передается юридически обязательный документ (например, контракт).Некоторые отрасли (например, медицинская и юридическая) по-прежнему полагаются на факсы, потому что их передачу невозможно перехватить. Когда конфиденциальность важна, факс может быть вашим форматом документа.

В вашей организации может быть шаблон титульного листа факса, который используют все сотрудники, поэтому ищите его, прежде чем отправлять свой первый факс, поскольку он значительно ускорит процесс. Как правило, титульные листы факса обычно частично или полностью содержат следующее:

  • Название или логотип компании
  • Дата
  • Имя и факс получателя
  • Имя, факс и телефон отправителя
  • Количество страниц
  • Тема *
  • Сообщение *
  • Уведомление о конфиденциальности

* Они не всегда включены.Используйте их, если у вас есть дополнительная информация, не включенная в содержание факса.

Пример титульного листа факса:

ФАКС Smith & Sons. ООО

Кому: Джеймс Милфорд Из номера : Леонард Смит Факс: (555) 212-0988 Факс: (555) 313-0122 Дата: 09.08.2015 Телефон: (555) 401 -9876

КОНФИДЕНЦИАЛЬНО Страницы : 5

Тема: Трудовой договор

Сообщение:

Джеймс,

Пожалуйста, подпишите и верните прилагаемый договор при первой возможности.
Если у вас есть вопросы или проблемы, обращайтесь в мой офис.

С уважением,

Леонард.

Краткий отчет Отчеты

предназначены для записи и передачи информации читателю и могут использоваться как внутри компании, так и за ее пределами. Отчеты служат для документирования новой информации для определенных аудиторий, целей или функций. Тип отчета часто определяется его основной целью, например, отчет об аварии, лабораторный отчет или отчет о продажах.Отчеты часто носят аналитический характер или предполагают рациональный анализ информации. Иногда они сообщают факты без всякого анализа. Другие отчеты суммируют прошлые события, представляют текущие данные и прогнозируют будущие тенденции. В этом разделе вы познакомитесь с основами написания отчетов.

Типы отчетов

Отчеты бывают всех размеров, но обычно длиннее страницы и несколько короче книги. В этой главе мы сосредоточимся на коротких отчетах, обычно до четырех страниц.Тип отчета зависит от его функции, и в разных отраслях есть отчеты, специфичные для них. Например, научные исследователи составляют отчеты лабораторий, в то время как отчеты об инцидентах являются обычным явлением в среде, связанной с охраной здоровья и безопасности.

Отчеты различаются по функциям, стилю и традициям. В вашей организации вам может потребоваться оправдать определенные ожидания. В этом разделе отчеты обсуждаются в общих чертах, с акцентом на общие элементы и отличия. Ссылка на аналогичные документы на вашем рабочем месте может пригодиться вам при составлении собственного отчета.Существует много типов отчетов, но в этом разделе мы сосредоточимся на трех типах, общих для рабочего места. Иногда их можно объединить в один более длинный отчет.

Тип Функция
Отчет о ходе работ Мониторинг и контроль производства, продаж, доставки, обслуживания или связанных бизнес-процессов.
Отчет о рекомендациях Давать рекомендации руководству и предоставлять инструменты для решения проблем или принятия решений.
Сводный отчет Представьте краткое изложение имеющейся информации по данной теме.

Отчет о проделанной работе

Отчет о ходе выполнения используется для информирования руководства о статусе проекта. Он генерируется через определенные промежутки времени (например, один раз в месяц) или по завершении ключевых этапов. Он фиксирует достижения на сегодняшний день и выявляет любые проблемы или проблемы. Обычно он пишется руководителем проекта и занимает одну-две страницы.

Когда вы пишете отчет о проделанной работе, начните с объяснения, почему вы пишете отчет:

  • Определите, чего вы достигли
  • Перечислите все проблемы, с которыми вы столкнулись.
  • Укажите, какие работы еще остались

В заключение предоставьте обзор статуса проекта и того, что следует делать дальше.

Отчет о рекомендациях

Отчет с рекомендациями используется, чтобы помочь руководству принимать решения. Цель этого отчета — найти решение проблемы или предложить курс действий.В нем автор может предложить принять или отклонить процедуру, оценить неудовлетворительную ситуацию или убедить лиц, принимающих решения, внести изменение, которое принесет пользу организации. Например, в отчете могут быть предложены способы повышения качества продукта, увеличения прибыли, снижения затрат или улучшения условий на рабочем месте. Цель отчета с рекомендациями не в том, чтобы обвинять или быть чрезмерно критичными, а в том, чтобы предложить улучшения в позитивной манере. Если вы пишете отчет с рекомендациями, возможно, будет полезно узнать мнение ваших коллег.

Сводный отчет

Сводный отчет используется для предоставления управленческой информации. Например, если вы работаете в отделе маркетинга, ваш начальник может попросить вас узнать об активности ваших конкурентов в Интернете, чтобы ваша компания могла эффективно конкурировать с ними. Для этого вы должны исследовать веб-сайты своих конкурентов, профили в социальных сетях, цифровые рекламные кампании и т. Д. Затем вы разделите то, что вы обнаружите, до ключевых моментов, чтобы ваш босс мог получить важную информацию за короткое время, а затем решите, как с этим действовать.В отличие от отчета с рекомендациями, сводный отчет фокусируется на фактах, оставляя на усмотрение руководства выбор дальнейших действий.

Как организованы отчеты?

Отчеты различаются по размеру, формату и функциям. Вы должны быть гибкими и адаптировать свой отчет к потребностям аудитории. Отчеты обычно состоят из шести основных элементов:

  1. О ком идет отчет и / или подготовлен для
  2. Что было сделано, какие проблемы решались и результаты, включая выводы и / или рекомендации
  3. Место изучаемого предмета
  4. Когда изучаемый предмет произошел
  5. Почему отчет был составлен (функция), в том числе на основании каких полномочий, по какой причине или по чьему запросу
  6. Как субъект действовал, функционировал или использовался

Обращайте внимание на эти важные элементы при рассмотрении ваших заинтересованных сторон.Это может включать человека (лиц), о котором идет речь, для кого он предназначен, а также более широкую аудиторию организации. Спросите себя, кто принимает ключевые решения, кто будут экспертами и как можно интерпретировать ваши слова и образы. Хотя универсального формата для отчета не существует, существует единый порядок представления информации. Каждый элемент поддерживает основную цель или функцию, играя важную роль в передаче информации.

Десять общих элементов отчета

Страница Элемент Функция
1.Крышка Название и изображение Как и обложка книги, иногда для ознакомления читателя с данной темой используется картинка, изображение или логотип.
2. Название Fly Только название Дополнительно
3. Титульная страница Ярлык, отчет, название, автор, место работы, дата, а иногда и то, для кого был подготовлен отчет
4. Содержание Список основных разделов и соответствующие им номера страниц
5.Аннотация
  • Информационная аннотация: выделите тему, методы, данные и результаты
  • Описательная аннотация: (Все вышеперечисленное без выводов и рекомендаций)
6. Введение Представляет тему отчета
7. Кузов Ключевые элементы кузова включают:
  • Фон
  • Методология
  • Результаты
  • Анализ и рекомендации
8.Вывод Краткое изложение результатов Обозначает основные результаты и их отношение к рекомендуемым действиям или результатам
9. Список литературы Библиография или цитируемые работы Список цитирований
10. Приложение Сопутствующие вспомогательные материалы Может включать карты, анализ образцов почвы, полевые отчеты и т. Д.

Вот контрольный список для проверки того, что отчет соответствует своим целям:

  1. Отчет учитывает потребности аудитории
  2. Форма следует за функцией отчета
  3. Формат отражает институциональные нормы и ожидания
  4. Информация точная, полная и задокументирована
  5. Информация легко читается
  6. Термины четко определены
  7. Рисунки, таблицы и иллюстрации поддерживают письменный контент
  8. Рисунки, таблицы и рисунки четкие и правильно обозначены
  9. Рисунки, таблицы и рисунки легко понять без поддержки текста
  10. Слова легко читаются (шрифт, расположение, организация)
  11. Результаты четкие и лаконичные
  12. Рекомендации разумны и хорошо обоснованы
  13. Отчет
  14. представляет ваши лучшие усилия
  15. Отчет говорит сам за себя без ваших разъяснений или объяснений

Форматирование отчета

Сделайте так, чтобы вашему читателю было легче понять информацию в вашем отчете, аккуратно отформатировав документ.Вот несколько рекомендаций:

  • Использовать шрифт 12pt стандартным шрифтом
  • Используйте поля от 1 ½ до 2 дюймов
  • Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы разделить контент на четкие разделы
  • Разделите абзацы пробелами
  • Используйте наглядные пособия (диаграммы, графики, диаграммы и т. Д.), Где они помогут в объяснении чисел или другой информации, которую будет трудно понять в текстовой форме.

Проверьте свое понимание

БЫСТРО: формат, аудитория, стиль, тон

Формат

При составлении деловых документов вы сначала должны решить, какой формат лучше всего подходит для ваших целей.В модуле «Основы» мы узнали, что среда — это сообщение. Точно так же и в этом случае формат, который вы выбираете для своего бизнес-документа, также должен соответствовать цели вашего сообщения. Например, электронное письмо может считаться полуформальным в зависимости от аудитории и цели; деловое письмо, как и служебные записки, факсы и короткие отчеты, обычно считается достаточно формальным. Зная, что вы недавно узнали об общих типах деловых документов, вы должны помнить о том, что выбранный вами формат сообщает аудитории кое-что об информации, которую они будут получать, и о том, насколько важно или серьезно для них обращать на нее внимание.

После того, как вы выбрали подходящий формат для своего сообщения, также важно убедиться, что форматирование правильное. Например, если вы собираетесь отправить памятку, она не должна выглядеть как неформальное электронное письмо или деловое письмо; он должен содержать все соответствующие элементы памятки, о которых вы узнали в предыдущем разделе. Читателю должно быть ясно, какой формат вы используете, и вы можете сделать это очевидным, обеспечив соответствующее форматирование вашего документа.

Аудитория

В модуле «Основы» вы узнали, как важно знать свою аудиторию для создания эффективных коммуникаций.Это как никогда верно при написании деловых документов. Кому вы пишете, может быть один или несколько человек. Выбранный вами формат может упростить доступ к вашему документу другим людям (например, по электронной почте) и включать вторичную и скрытую аудитории. Но в деловой переписке, конечно, ваша основная аудитория остается центральной для ваших сообщений. Полезный подход, который используют некоторые коммуникаторы, — это попытаться поставить себя на место основной аудитории и спросить: а что это для меня? или Почему я должен волноваться? или и что? Определение аудитории и осведомленность об их потребностях поможет вам составить документ, который с большей вероятностью вызовет их интерес.

Стиль

Стиль и тон часто считаются взаимозаменяемыми, и между ними есть некоторые нечеткие различия. Но для наших целей стиль относится к таким элементам, как активное и пассивное письмо, различная длина предложений, последовательность, разнообразие употребления слов и варианты пунктуации. Стиль придает вашему письму индивидуальность в сочетании с тоном. Как и в случае с аудиторией и форматом, важно, чтобы выбранный вами стиль соответствовал предполагаемой цели вашего сообщения.

Тон

В некотором смысле похожий на стиль, тон относится к ощущению, которое ваша аудитория получит, когда расшифрует ваш документ. Здесь вы спросите себя, является ли ваш тон формальным, неформальным, позитивным, негативным, вежливым, прямым или косвенным. Цель того, чтобы задать себе этот вопрос, — определить, подходит ли этот тон цели вашего предполагаемого сообщения или иным образом усиливает его.

Акроним FAST не только помогает понять важность выбора правильного формата, запоминания вашей аудитории и обеспечения соответствующего стиля и тона, но также помогает вам помнить, что в деловой переписке важно быстро перейти к делу!

Вот удобный инструмент, который вы можете использовать во время написания, чтобы не забывать использовать и включать принципы FAST.

Заключение

Эта глава, посвященная написанию рабочих документов, началась с обзора написания твердых абзацев, включающих такие элементы, как хорошее тематическое предложение, текст и заключение. Затем вы узнали, как подготовить рабочий документ, начиная с плана и решая, какой рабочий документ использовать. Вы узнали и видели примеры электронных писем, служебных записок, деловых писем, титульных листов факсов и коротких отчетов. Наконец, вы познакомились с аббревиатурой FAST как с инструментом, позволяющим не упускать из виду ваш документ и выбор контента в отношении формата, аудитории, стиля и тона.

С этими новыми знаниями вы должны быть на пути к оттачиванию своих навыков письма на рабочем месте, которые будут дополнительно улучшены в следующем разделе, посвященном редактированию документов на рабочем месте.

Элементы пунктов

  • Тематическое предложение
  • кузов
  • выводы

Рабочие документы

  • Электронная почта — это электронный носитель, который часто используется для отправки писем, служебных записок или менее формального письменного общения.
  • Письма обычно представляют собой довольно формальные короткие печатные сообщения, часто используемые для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
  • Заметки — это краткие документы, используемые внутри компании для информирования или убеждения сотрудников в принятии бизнес-решений относительно политики, процедур или действий.
  • Титульные листы факса всегда должны содержать полную информацию о содержании, отправителе, получателе и количестве страниц. Отправка факсов важна как безопасный способ передачи конфиденциальных документов.
  • Краткие отчеты могут сообщать о прогрессе, резюмировать информацию или рекомендовать. Они состоят из 10 общих элементов и занимают не более четырех страниц.

Проверьте свое понимание

Гаффи, М. (2008). Основы делового общения (7-е изд.). Мейсон, Огайо: Томсон / Уодсворт.

Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать товары на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece

.

Заявление об авторстве (написание рабочих документов)

Эта глава представляет собой ремикс, содержащий контент из различных источников, опубликованный под различными открытыми лицензиями, включая следующие:

Содержание раздела

Проверьте свое понимание

.

Отставить комментарий

Обязательные для заполнения поля отмечены*