Как провести презентацию проекта: Сила слов — как провести хорошую презентацию своего проекта – Blog Imena.UA

Содержание

Сила слов — как провести хорошую презентацию своего проекта – Blog Imena.UA

Вам нужно найти инвестиции для стартапа? Продать свой продукт или сервис? Любое общение с потенциальными заказчиком, инвестором, партнёром или даже представителем СМИ в рамках конференции либо семинара — это своего рода презентация вашей компании и продукта. Как сделать её успешной?

Всегда помните, что именно через презентацию вы сможете донести ключевые мысли до аудитории. Хорошая презентация должна соответствовать следующим ключевым характеристикам:

  • Чёткость: понятное и логичное изложение.
  • Эмоциональность: завладеть вниманием аудитории.
  • Информативность: представить слушателям ту информацию, которой они ранее не знали.
  • Запоминаемость: люди должны впоследствии вспомнить, кто вы и что предлагаете.

Готовим структуру презентации

Давайте рассмотрим примерный план презентации. Чаще всего презентацию начинают со вступления, однако иногда рекомендуется показать самые важные и эффектные слайды в начале, ещё до традиционного вступления. Их задача — завладеть вниманием аудитории и удерживать его до конца вашего выступления.

Вступление

По времени эта часть не должна сильно отличаться от инвестиционного питча (короткого рассказа о концепции продукта, проекта или сервиса, известного как elevator pitch: этот термин отражает ограниченность по времени — всю суть надо целиком изложить за время подъёма в лифте на этаж с главным офисом инвестора, т.е. примерно 30-40 сек или 100—150 слов).

Очень важно чётко изложить для ваших слушателей, чем вы занимаетесь и что предлагаете. Например, фраза «…наше решение для доставки продуктов прямо на стол заказчику» более понятна, чем «…мы обеспечиваем систему следующего поколения на базе искусственного интеллекта для доставки продукта». Стремитесь к лаконичности и чёткости. Самая распространённая ошибка — отодвинуть описание того, что вы делаете или предлагаете, в середину или даже конец презентации.

Проблема, которую вы решаете

В большинстве случаев простое описание проблемы, которую решает предлагаемый вами продукт или сервис, должно быть частью вашей презентации. Но не уделяйте слишком много времени описанию проблемы, ведущей к созданию вашего решения. Поясните в подробностях, что вы предлагаете и для кого. Важная часть презентации — обозначить продукт и заказчика.

Потенциальные возможности

В этой части спикер оценивает объём целевого рынка. Необходимо привести конкретные цифры и подсчёты. Например, «мы продаём свой продукт по цене X и имеем Y потенциальных заказчиков, что в результате даёт нам оборот X * Y». И такой подход намного лучше, чем фразы в стиле «… данный рынок оценивается в $15 млрд, и если нам удастся получить долю хотя бы 1%…»). Ваша цель —

убедить аудиторию, что вы предлагаете конкретную оценку и не берёте цифры «с потолка».

История и команда

В ходе презентации стартапа продемонстрируйте кривую роста. Убедите аудиторию, что вы добились реальных успехов, и это — не фикция. Не забудьте также в ходе выступления представить свою команду. Вы должны сами решить, как это сделать наиболее правильно. Но учтите, что заказчик (или инвестор) принимает решение о финансировании исходя из того, что он думает о вас и вашей команде. Чтобы вызвать его интерес, необходимо правильно «продать» команду.

Заключение

Не заканчивайте выступление на пессимистической ноте, всегда добавляйте оптимизма. Добейтесь того, чтобы аудитория запомнила вас. Изложите максимально прямо и открыто

самые важные пункты, которые они должны запомнить о вашей компании или продукции.

Слайды

Ядро презентации — ваш рассказ о компании, проекте или продукте. Слайды лишь сопровождают и оживляют ваш рассказ, являются иллюстрацией и поддержкой, но они не должны доминировать. Создайте слайд-шоу под ваш рассказ, а не наоборот. В этом случае слайды будут гладко вписываться в устную речь и станут связующим звеном вашего выступления. Иначе каждый раз при переключении между отдельными слайдами вы мучительно вспоминать, что нужно говорить в этот конкретный момент.

Учтите, что

аудитория не может одновременно читать слайды и слушать ваше выступление. Если вы заставите их так делать, то они будут лишь читать слайды и проигнорируют всё, что вы говорите в данный момент. Слайды должны быть настолько просты и поняты, чтобы их можно было быстро пробежать глазами. Презентация обычно продолжается короткий период времени, и потому вы не сможете вычитать сложные слайды. Если не верите — попробуйте «нагрузить» слушателей такими слайдами, и вы увидите, что 80% из них переключились на чтение своей электронной почты вместо того, чтобы слушать спикера.

БОЛЬШЕ ПОЛЕЗНЫХ СОВЕТОВ:

Учимся составлять слайды

Создание хорошего слайд-шоу — искусство, которым необходимо овладеть. Вместе с тем, не забывайте, что слайды — лишь ваша поддержка во время презентации, а не самоцель.

При подготовке слайд-шоу постарайтесь запомнить такие рекомендации:

  • Слайд должен иметь только одну главную тему.
  • Используйте картинки вместо слов там, где это возможно. Они должны быть релевантными и дополнять вашу мысль. Не надо использовать нейтральные или сбивающие с толку изображения.
  • Сведите к минимуму количество слов. Текст должен быть выписан большими буквами. Если на слайде более 7 слов — это не очень хорошо.
  • Использование цитат — хороший подход, однако сделайте их большими и громко читайте своей аудитории, чтобы подчеркнуть суть. Не стоит думать, что аудитория прочитает цитату самостоятельно, пока вы рассказываете о чём-то другом.
  • Если у вас есть изображения и текст, убедитесь, что текст размещён в контрастной области слайда, что сделает его точно видимым. При необходимости используйте полупрозрачный фон для текста.
  • Убедитесь, что шрифт крупный и хорошо читается на расстоянии. Не выбирайте цвета, которые плохо видны и не отчётливы.
  • Разместите важный текст в верхней части слайда. Ведь люди, сидящие в конце аудитории, могут не видеть нижнюю часть экрана.
  • Избегайте обобщающих диаграмм: они всегда показывают рост — вверх и вправо — и обычно вызывают подозрение, что график не отображает реальное положение дел.

Излагаем стильно

У каждого спикера есть свой собственный стиль изложения, поэтому важно оставаться самим собой. Да, каждый из нас — в душе немного актёр, но очень немногие действительно способны провести презентацию убедительно. Вам необходимо подобрать тембр голоса, манеру поведения и прочие особенности, позволяющие стать хорошим рассказчиком. Есть общие советы, которые пригодятся любому спикеру:

  • Будьте уверенны и энергичны. Покажите ваш эмоциональный порыв.
  • Правильная техника обращения. Это особенно важно, если вы обращаетесь к большой аудитории, когда речь должна быть особенно убедительной, но и понятной.
  • Улыбайтесь, но не слишком часто. Это не только покажет слушателям, что вы расслаблены и уверены в себе, но и сделает вас самих более расслабленными и уверенными.
  • Говорите медленно, особенно если в обычной жизни привыкли говорить быстро. Поскольку вашим слушателям приходится впитывать огромный объём информации, то требуется дополнительное время, чтобы «переварить» всё, что вы им скажите.
  • Делайте паузы время от времени. Пауза — действеннывй ораторский приём, поскольку позволяет удерживать внимание вашей аудитории, вынуждает замедлять речь и даёт дополнительное время, чтобы собраться с мыслями.
  • Излагайте чётко и ясно. Особенно, если делаете презентацию на неродном языке.
  • Говорите с интонациями. После определённой тренировки даже вызубренный на память сценарий может стать более натуральным и интересным. Монотонный рассказ, будто начитанный роботом, повергнёт вашу аудиторию в сон.
  • Стойте или двигайтесь натурально. Важная часть убедительного и уверенного поведения на сцене — это то, как вы двигаетесь во время презентации. Быть совершенно статичным — плохая идея. Вы должны вести себя максимально натурально, а не стоять словно статуя. Но не стоит и бегать по сцене туда-сюда: это будет раздражать аудиторию и отвлекать её внимание.

Общие ошибки в ходе презентаций

По мере того, как вы практикуетесь и оттачиваете искусство презентации, обратитесь к нижеприведённому списку и убедитесь, что не допускаете ошибок, типичных для большинства спикеров:

  • Сбивчивый рассказ или отсутствие описания проблемы, которую вы решаете или того, как вы её решаете. Плохо, если вы не смогли конкретно объяснить, что же вы делаете: такое объяснение должно быть в самом начале вашей презентации.
  • Использование жаргонных выражений, излишне сложных фраз и описаний, маркетинговых шаблонов. Например, «Наша SaaS-разработка предлагает заказчикам комплексное дата-майнинг решение для их корпоративных задач в области Big Data».
  • Преувеличение истины. Гиперболизация, или что ещё хуже, полная ложь, — это фатальная ошибка выступающего.
  • Вы завершили презентацию, оставив аудиторию без чёткого понимания того, о чем они должны задуматься.
  • Экран в роли конкурента. Такая ситуация возникает, когда аудитория не может чётко понять, кому в данный момент нужно уделить внимания больше: вам или вашим слайдам.
  • Чтение текста на слайдах во время презентации. Вы должны смотреть в глаза ваших слушателей и обращаться к ним. Здесь требуется определённая практика.
  • Вы говорите излишне много слов, особенно плохо, если это сложные термины или какие-то «модные словечки». У слушателей «переполняется буфер» — и они вообще всё забывают.
  • Слишком быстрая речь. Не забывайте, что выступление перед большой аудиторией — не то же самое, что разговор наедине.
  • Использование слайдов, которые ни о чём не говорят по сути (снимки из фотобанков — как раз тот случай).
  • Включение сложных графиков и диаграмм.
  • Использование видео. Кроме некоторых особых случаев, видео в презентации — не слишком удачная идея: аудитории куда интереснее живое выступление.
  • Техника движения. Провести презентацию так, как это делают известные спикеры, очень непросто — но можно многому у них поучиться. К примеру, хороший спикер двигается неторопливо, уверенно, часто делает паузу и пристально смотрит в глаза слушателей, чтобы акцентировать их внимание на сказанном.
  • Скороговорка без пауз. Очень важно говорить размеренно: отдых нужен не только вам, но и вашей аудитории. Если вы не делаете пауз, вы упускаете возможность подчеркнуть наиболее важные акценты.
  • Ваш подход к изложению презентации многое говорит о вас самих. Если вы кажитесь скучным, агрессивным или неуверенным, ваши шансы убедить слушателя практически равны нулю.

Надеемся, что это небольшое пособие поможет сделать вашу презентацию по-настоящему успешной.

По материалам The Macro

4 секрета успешной презентации

Презентация неотъемлемая часть ведения бизнеса, технологии продаж, связей с общественностью, знакомства клиента с продуктами компании и маркетинга в целом. Поэтому от того, насколько эффективно вы проводите презентации своих товаров, бренда или компании, во многом зависит то, какой отклик вы будете получать на ваше вхождение в рынок. Успешное проведение презентаций является очень важным навыком, которому можно и нужно учиться.

В этой статье я расскажу вам, основываясь на своем личном опыте, о тех правилах, которые необходимо соблюдать для того, чтобы ваша презентация была максимально эффективной, и вы имели именно ту реакцию, которую хотите получать от ваших слушателей.

Подготовка презентации.

Огромная иллюзия, что презентацию можно провести без подготовки. Даже величайшие ораторы прошлого и современности признавались, что они подолгу готовились, прежде чем выступить с какой-то важной, ответственной речью. Есть мнение, что для одной минуты выступления необходим час подготовки (но я считаю, что это очень условно, тк у каждого разные способности) . Поэтому от того, как вы готовитесь к презентации, во многом зависит ее успешность. Во время подготовки вы должны ответить на три вопроса:

1. Кто ваши слушатели?

Основа маркетинга в любой сфере — понимания ЦА. При подготовке к презентации нужно очень четко знать, кто будет вашими слушателями. Для этого необходимо постараться собрать о них максимум информации. Что это за информация? Во-первых, сведения о размере группы, потому что работа с малыми группами и большими аудиториями – это несколько разные форматы. Если мероприятие будет проходить онлайн, то не составит никакого труда выяснить, сколько человек будет на мероприятии, чуть сложнее выяснить ожидаемый размер аудитории, если все происходит оффлайн. Каков состав аудитории, какой у них опыт, какого они возраста, будут ли там преимущественно мужчины или преимущественно женщины, как люди будут рассаживаться в помещении, как далеко вы будете находиться от первых рядов.

От таких вещей будет зависеть ваша подготовка, в частности, как вы войдете в зал, какие вступительные слова произнесите, как вообще будете находить общий язык с этими слушателями. Возьмем такой параметр, как размер аудитории. Большие группы реагируют совершенно иначе, чем маленькие. Потому что есть некие социальные факторы, которые объединяют людей в большой группе. В многолюдной аудитории наступает групповое тождество, каждый участник солидаризируется с группой, начинает считать себя ее частью. В больших аудиториях и коллективах люди не так хотят выделяться. Кроме того, большие группы нуждаются в лидере. Хорошо, если таким лидером станет оратор. В первые несколько минут ему предоставляют такое право. Но если он не сумел подтвердить свое притязание на лидерство, в группе обязательно найдется человек, который даже может начать портить вашу презентацию.

В больших аудиториях очень трудно находить контакт с каждым человеком индивидуально, потому что группа представляет собой единый механизм. При этом выступление в больших группах предъявляет вам достаточно четкие требования: максимальное качество ваших ораторских способностей; максимальная четкость в использовании технических средств, если вы будете, например, показывать слайды; минимальное количество личных дискуссий, вопросов и контактов в ходе презентации. В общем, вы говорите, а все остальные молчат и слушают, индивидуальные контакты сведены к минимуму.

Совершенно иначе ведут себя малые группы. Ведь если людей немного, практически с каждым можно вступить в личный контакт, познакомиться. В малой группе каждый человек уже выступает от себя лично, он может задавать вопросы, уточнять что-то. Маленькие аудитории требуют от вас большей гибкости, поскольку группа может вас направить несколько по другому пути, чем вы задумали. Люди могут начать задавать вам не те вопросы, на которые вы готовились ответить. Обычно, когда я начинаю свои вебинары с незнакомой аудиторией, то перед началом всегда прошу участников рассказать о себе, в ходе чего могу изменить заготовленную речь и даже порой начать импровизировать.

Поэтому выступление перед малыми группами требует от вас немного других качеств, а именно: максимального умения вступать в личный контакт и вести с людьми открытую дискуссию; максимальной гибкости и досконального знания предмета вашего выступления, чтобы вы могли двинуться в любом направлении в зависимости от того, какие вопросы поступают.

Помимо этого, полезно заранее знать возрастную категорию своей аудитории. Представьте себе, что вам 25 лет, а в группе будут сидеть люди старше пятидесяти. Это довольно большое различие в возрасте, оно накладывает на вас определенный стиль поведения с этими людьми: на ваш внешний вид, вашу манеру обращения к ним и т.д. И, конечно, такая группа не приемлет какого-то панибратского или неформального обращения. Даже если вы в таком возрасте успели заиметь много заслуг и регалий, а перед вами аудитория совершенно простых людей, тем не менее, возрастные различия накладывают определенный отпечаток на то, как вас будут воспринимать.

Пример из жизни: на своих уроках в школе “Target Girl” мы рассказываем о том, как можно создавать различные креативы для рекламы, в том числе, при использовании мемов. Далеко не все в курсе того, какие мемы сейчас в тренде, в основном, в этом хорошо разбираются ученики до 23 лет, для некоторых становится открытием что такое мемы вообще.

Важно знать и то, будет ли аудитория преимущественно женской или мужской, ведь представители разных полов неодинаково воспринимают информацию. Женщины воспринимают ее более эмоционально, они способны получать ее одновременно по нескольким каналам, поскольку представительницы прекрасного пола способны заниматься пятью делами одновременно. Они по достоинству оценят красивые, изящные рисунки с симпатичными нюансами.

Для мужчин важнее другие вещи. Они стремятся уловить суть, причем желательно до них доносить всего лишь одну мысль, но самую ключевую. Мужчинам можно преподносить какие-то сложные графики и таблицы, они с удовольствием будут вникать и стараться их понять. Представителям сильного пола не так важна эстетическая сторона вопроса, они не оценят красоту ваших картинок.

Что еще вы можете заранее узнать про аудиторию? Если мероприятие проходит оффлайн, то разузнайте, как люди будут сидеть. Будет ли это некий официальный способ рассадки, когда людей, например, усаживают за круглый стол, или, наоборот, это будет неформальный способ размещения, когда люди могут сесть на любые места в зале? От этого фактора будет зависеть степень официальности и строгости вашей презентации.

Также надо понимать, будет ли у вас какая-то сцена, будете ли вы находиться на некотором отдалении от слушателей или придется выступать буквально внутри аудитории. Если предусмотрена сцена, то это будет скорее выступление в виде монолога, к которому вам и нужно будет готовиться. Если придется находиться в гуще людей, то это будет больше похоже на неформальное общение с аудиторией, и вы должны быть готовы к разным поворотам ведения дискуссии.

2. Зачем вы делаете презентацию?

Это, пожалуй, ключевой вопрос подготовки к презентации. Надо четко понимать, с какой целью вы ее собираетесь проводить. Когда люди думают про цель собственной презентации, могут возникнуть две ошибки. Во-первых, спикер может считать, что его цель – продать свой продукт. В ходе презентации невозможно ничего продать, это совсем не тот формат. В процессе самой презентации люди никогда ничего не покупают. Поэтому глупо ставить перед собой цель, которой достигнуть практически невозможно. Вы почувствуете себя неуспешным, что не добавляет сил, драйва и внутреннего желания выступать на публике.

Вторая ошибка заключается в том, что человек вместо формулирования цели говорит, что он собирается делать. То есть под целью он понимает какие-то свои действия. Например, он говорит, что смысл его презентации – рассказать об услугах компании.

Как вы понимаете, такая цель очень легко достижима. Ведь для того, чтобы рассказать о своих услугах, даже слушатели не нужны. Заходите в пустую аудиторию, рассказываете, и цель достигнута. Некоторые ораторы говорят, что их цель – произвести впечатление своей презентацией. Ну, а зачем? Не всегда требуется производить впечатление. Иногда надо быть очень тихим и скромным, но чтобы осталось впечатление от чего-то другого.

Как правило, любая цель презентации связана с другими людьми, с их поведением или состоянием. Вы хотите, чтобы слушатели после презентации начали думать или вести себя так, как вам нужно. Поэтому самая общая цель – это убедить людей в том, о чем вы им хотите рассказать, сподвигнуть их к нужным действиям, добиться того, чтобы после презентации они либо начали что-то делать, либо у них в голове осталась какая-то ключевая мысль, которая в нужный момент появится и подскажет им те шаги, которые они смогут сделать, чтобы воспользоваться вашим презентуемым продуктом. Ваша цель – убедить людей и сподвигнуть их к действиям.

Поэтому вы должны четко понимать, в чем вы их хотите убедить, какую ключевую информацию для этого следует до них донести.

3. Как вы будете проводить презентацию?

Речь идет о составлении плана и использовании технических средств. План любой презентации, как сочинение в школе, включает четыре пункта: вступление, главную часть, кульминацию, заключение.

  • Вступление. Что это такое и для чего оно существует?

Вступление нужно для того, чтобы аудитория начала вас слушать. Ведь иногда бывает, что ваша презентация идет в ряду других докладов, если это какое-то большое мероприятие. Иногда событие происходит утром, и люди еще до конца не проснулись. Порой это бывает вечером, когда люди пришли после работы, они устали и хотят домой. Если вы начнете делать свою презентацию, не успев привлечь внимания аудитории, то люди, скорее всего, не услышат или не поймут и половины из того, что вы им скажите. Ведь они сосредоточены на каких-то своих вопросах и проблемах.

  • Что привлекает внимание?

Внимание привлекает нечто, выделяющееся из общего ряда. Нечто неординарное. Нечто, к чему люди не привыкли. Нечто более громкое, более яркое, более интересное, более смешное. Поэтому во вступлении можно рассказать какую-то историю или шутку. Я люблю практически сразу переходить к сути, так для меня проще “удержать” аудитории.

Вспоминаю очередной случай из реальности, как-то я попала на одно мероприятие, назовем его “Х”, там выступало много разных спикеров. Каково было мое удивление, когда я заметила, что двое из спикеров использовали аналогичные приемы в своих презентациях, а именно: оба рассказали, как применяют технику Agile у себя в семье. Вместо вступления, чтобы стать ближе к присутствующим, показать свою нестандартность. Потом, я не раз еще сталкивалась с такими же приемами, иногда доходящими до крайности и абсурдности в рассказе самого оратора.

Можно вовлечь их в какое-то действие, попросить их пересесть, подвинуться, раскрыть раздаточные материалы. Можно завести с ними какую-нибудь дискуссию. Можно выйти в чуть более яркой одежде, чем это делает большинство спикеров. Вы можете сделать какое-нибудь очень яркое приветствие или рассказать о малоизвестном факте, который удивит слушателей. В общем, вы должны переключить людей на работу с вами.

Вы наверняка сможете найти в интернете кучу советов, эмоциональных и психологических приемов, возможно, даже посмотрите уроки какого-нибудь знаменитого оратора. Но лично мой совет — никогда не делайте ничего под копирку, особенно в презентациях, одинаковые приемы ( а в частности, надуманные), только отталкивают от вас, ищите своего черного лебедя.

  • Главная часть.

Когда вам удалось завоевать внимание аудитории, можно переходить к главной части. На этой стадии презентации вы и должны рассказать о вашем продукте. Но о продукте ли надо рассказывать? Презентация не будет удачной, если оратор настолько увлечен продуктом своей компании, если ему так нравится объект, который он презентует, что человек все время рассказывает о себе, о своей организации, бренде, товаре или услуге. Интересно ли это клиентам? Нет, никому не интересно слушать про вас и ваш продукт.

А что интересно людям? Почему они покупают? Они готовы выкладывать деньги только за то, что интересно им. Поэтому в главной части вашего выступления вы не должны сосредотачиваться исключительно на описании собственного продукта. Важное правило маркетинга гласит, что вы обязательно должны каждую характеристику товара связывать с потребностью покупателей и раскрывать ее так, чтобы человеку становилось интересно, как он это может использовать, какую выгоду это ему может принести.

Допустим, вы презентуете мебельный салон, торгующий чешской мебелью. На презентации вы так и говорите, что продаете мебель из Чехии. Но если вы не объясняете людям, какую пользу принесет им тот факт, что она изготовлена именно в Чехии, лучше вообще его не упоминать. А вот если вы говорите, что чешская мебель стоит намного меньше итальянской, но при этом практически не уступает ей в качестве, то это уже полезный для потребителей факт. Ведь клиенты могут за меньшие деньги купить очень достойную и качественную мебель.
Допустим, вы заявляете в ходе презентации, что ваш склад работает круглосуточно. Не все слушатели поймут, какие выгоды для них таятся в этом факте. Поэтому надо подробно рассказать, что это дает потенциальным потребителям. А дает на самом деле немало. Все знают, какие пробки сегодня могут быть на дорогах, особенно вечером. И если склад функционирует круглосуточно, то водители и грузчики могут приехать совершенно в любое время. Особенно это важно для тех, кто едет издалека и не всегда может прогнозировать время прибытия. Но даже если они приедут ночью, их все равно встретят и отгрузят им товар. Кроме того, они смогут переночевать на складе и быть уверенными, что ничего не случится ни с их машиной, ни с их грузом.
Согласитесь, что это абсолютно другой способ изложения материала. Потому что первый способ ориентирован на самих продавцов, а вот второй – на покупателей.
Если вы сообщаете, что у вас в компании все менеджеры имеют техническое образование, то и этот факт смогут оценить далеко не все слушатели. Объясните его с точки зрения выгоды и пользы для клиентов. Допустим, бывает ситуация, что покупателю срочно нужны какие-то детали, которых в данный момент нет на складе. Но их можно заменить аналогами с точно такими же техническими характеристиками. А теперь представьте, что этим будет заниматься сотрудник-«гуманитарий». Он может найти такую замену, которая на самом деле окажется совсем не тем, что нужно, и заказчик потеряет время и деньги. Сотрудники-«технари» обязательно проконтролируют то, чтобы замена была абсолютно правильной. Вот почему потребителям выгодно, чтобы менеджеры такого поставщика имели техническое образование.
Таким образом, в главной части своей презентации вы, конечно, должны рассказать о своей фирме и продукте, но необходимо каждый факт тут же переводить на язык пользы для клиентов. Тогда люди вас будут слушать с интересом, и презентация будет иметь успех.

В третьей части презентации вы должны донести до людей ту ключевую мысль, которую вы стремитесь надолго вбить в их головы. Конечно, кульминационная часть – это условное понятие, поскольку главную мысль вы можете и должны произносить на протяжении всего своего выступления. Чтобы человек вышел из зала и четко помнил, что он слышал на мероприятии.

Для чего служит заключение? Эта часть презентации нужна для того, чтобы, например, сгладить какие-то огрехи. Если были какие-то ошибки, неловкости, недочеты, вы их можете как-то сгладить, обобщить, подвести итоги. В ходе заключения можно кратко резюмировать все сказанное, чтобы у людей осталось больше информации и впечатлений. На этом этапе вы можете рассказать что-то приятное и интересное, чтобы люди это запомнили и унесли с собой. Полезно будет расстаться на приятной, позитивной ноте. Заключение должно длиться совсем немного времени.

Использование слайдов

Следующим важным этапом подготовки презентации является сама презентация. Потенциал компьютерной графики сегодня так велик, что возникает соблазн воспользоваться этим и сделать какое-нибудь красивое слайд-шоу. И даже не слайд-шоу, а настоящее шоу с использованием слайдов.

Рассматривайте каждый слайд в качестве мини-презентации. И при подготовке выступления отвечайте на вопрос, какова цель показа этого изображения. Если каждый слайд имеет свою цель, только тогда он оправдан.

Нужен ли текст на сайдах? Большинство ораторов считают, что лучше обойтись без него, потому что текст читается очень плохо. Люди начинают вчитываться в слова, при этом в это время вы что-то говорите, и им приходится читать и слушать одновременно, что довольно сложно.

Лично мое мнение текст нужен, особенно если вы презентуете сложные для понимания вещи.Это, в-первую очередь, касается образовательных проектов, инновационных продуктов. Идеально, если сложные вещи вы сможете схематично изобразить в одной картинке, которую будет еще проще воспринять и понять.

Старайтесь сделать текст максимально коротким. Используйте только самую суть. Слова должны быть написаны крупными печатными буквами. Не используйте курсив и сложные для понимания шрифты. Если вы хотите выделить какое-то особо важное слово, сделайте это с помощью жирного шрифта.

Какие опасности вас поджидают, если вы используете слайды, но не очень хорошо к этому подготовились? Бывает такая неприятность, что слайды как бы существуют отдельно от вас, в онлайн с этой проблемой люди сталкиваются реже. Такое происходит обычно, когда оратор стоит на сцене, а компьютером управляет его ассистент. В таких ситуациях часто возникают несовпадения и накладки, что недопустимо. Не забывайте, что взгляд аудитории прикован обычно именно к слайдам, а не к спикеру. И если картинка не соответствует тому, что вы говорите, то вы теряете аудиторию. Раз уж вы используете слайд-шоу, будьте готовы сделать это технически профессионально.

В каком порядке надо показывать слайды? Есть такая особенность восприятия у людей: больше внимания они уделяют началу и концу выступления. Поэтому постарайтесь использовать именно это время для того, чтобы показать людям самые важные слайды. Нет никакого смысла в начале выступления пять минут держать на экране слайд с вашим именем и темой презентации, особенно если такая информация есть в их раздаточных материалах. Пусть первым слайдом, который захватит максимальное внимание аудитории, будет картинка с той ключевой информацией, которую вы хотите до людей донести. И на заключительном слайде я тоже рекомендуем размещать важную информацию. Ничего плохого не случится, если это будет та же самая информация, что и на первом слайде, ведь я вам уже советовала повторять ключевую мысль презентации несколько раз.

Нужно ли на слайдах помещать логотип компании? Все зависит от цели вашей презентации. Если одной из целей является то, чтобы слушатели запомнили ваш бренд, то, конечно же, нужно. Ваш торговый знак даже рекомендуется сделать центральным элементом одного из слайдов, а на остальных сделать его просто крупным. Если такой задачи не стоит, можно обойтись и без демонстрации логотипа. Если же вы выступаете в ряду других спикеров, и вам надо, чтобы слушатели в любой момент могли понять, кто вы есть и какую компанию представляете, то эту информацию можно писать небольшим шрифтом на каждом слайде, допустим, в нижнем правом углу.

Еще один вопрос, который часто возникает по этой теме: нужна ли анимация? Желательно все-таки от нее отказаться. Ведь анимация отвлекает аудиторию еще сильнее, чем обычные картинки. Главным аниматором в ходе презентации должны быть вы. И основное внимание должно быть приковано к вам, поскольку на ваших плечах лежит ответственность донести ключевые мысли до клиентов.

4. Рекомендации

Если вы ответили для себя на все три вопроса (кто будет вашей аудиторией, какую цель преследует ваше выступление, как вы собираетесь проводить презентацию?), а также сделали слайды, то к презентации вы готовы. Вам лишь остается помнить несколько общих правил, которые помогут вам провести ее наиболее успешно и минимизировать риски возникновения каких-то неприятностей:

  1. Обязательно приходите на презентацию заранее. Во-первых, у вас будет возможность все проверить: технику, освещение, аудиторию. Во-вторых, вы сможете познакомиться с кем-то из группы. Будет здорово, если вы с кем-то уже вступите в личный контакт и будете знать, как зовут этого человека. В ходе презентации вы сможете обратиться к нему по имени, что всегда воспринимается позитивно и создает о спикере приятное впечатление. В-третьих, вы точно не опоздаете.

  2. Никогда не извиняйтесь. У некоторых ораторов есть такая привычка: они выходят к слушателям и тут же начинают извиняться за то, что собираются отнять у них время. Никогда так не поступайте. В сознании людей срабатывает стереотип: если человек извиняется, он в чем-то виноват. А если он виноват, его надо наказать. И аудитория действительно начинает наказывать таких спикеров. Они или просто не слушают выступающего, или начинают посмеиваться над ним, задавать провокационные вопросы и т.д. Презентация может быть провалена. Если уж вышли к аудитории, излучайте уверенность, что ваша презентация будет очень важна для собравшихся. Если такой уверенности нет, лучше вообще не выступать.

  3. Оставляйте людям какие-то материалы, которые они могут взять с собой, высылайте материалы на почту, если проводите мероприятие онлайн. Это могут быть раздаточные материалы, полный текст вашей презентации, буклеты, полезные чек-листы. Люди это очень любят. Во-первых, у них остается какое-то вещественное доказательство того, что они были на этой презентации. Во-вторых, если ваше выступление как-то документально запротоколировано, доверие к нему выше, нежели просто к услышанным словам. В-третьих, некоторые будут это перечитывать, пересматривать и еще раз вспоминать то, о чем вы говорили.

  4. Если уж вы готовите раздаточные материалы, не экономьте на оформлении. Постарайтесь сделать их красивыми и солидными. Тогда доверия и уважения к вам будет больше. О качестве товара чаще всего судят по упаковке.

  1. Если то, что вы презентуете, можно каким-то образом показать живьем, обязательно сделайте это. Возможность увидеть продукт своими глазами и потрогать его стоит гораздо больше, чем десяток рассказов о нем.

  2. Помните, что презентация существует не для вас, а для слушателей. Не забывайте об их потребностях, о том, что у каждого в зале есть свои интересы, и эти интересы редко соответствуют тому, чтобы просто сидеть и слушать вас. Например, если ваше выступление происходит перед обедом, то ни в коем случае не затягивайте его.

  3. Отправляясь на презентацию, всегда будьте готовы к тому, что могут случиться какие-то форс-мажоры. Во-первых, может отказать техника, и вы окажетесь без слайдов. Когда вы готовите слайд-шоу, держите в уме то, что может произойти нечто, и вам придется проводить презентацию без него. Сможете ли вы то же самое нарисовать на доске или в paint, а может показать прямо на инструментах, например, как настроить рекламу ?

На этом моя статья заканчивается, желаю всем успешных презентаций и благодарной публики 🙂

как правильно сделать и убедительно провести?

Коммерческий лейтмотив коммуникаций, в которых происходит контакт с заинтересованными сторонами проекта с целью передачи представления о нем, в последние десятилетия рассматривается вполне естественно. В каких случаях представление проекта вызвано деловой и процессуальной необходимостью? Кто является в этих случаях объектом убеждения? Как достигать успеха от проводимой презентации? Какие контактные формы и методы предпочтительны? На эти и другие вопросы, связанные с проектной презентацией, мы постараемся получить ответ.

Типы презентаций проекта

Войдем в информационное поле предметной области. Презентация с позиции эмпирического сознания рассматривается с двух точек зрения. С одной стороны, это целенаправленная процедура, некий этически и традиционно сложившийся ритуал. Он совершается для представления предмета коммуникационного взаимодействия двух сторон: субъекта и объекта убеждающего воздействия. И мы речь ведем о бизнес-коммуникациях, то есть об определенной форме общения между людьми, в котором хотя бы одна из сторон ставит перед собой цель извлечения прибыли или получения иной выгоды.

С другой стороны, презентация в деловой сфере имеет свою сложившуюся визуально-логическую форму. Традиционно такая форма ассоциируется у нас с интерфейсом, дизайном и логикой построения офисного приложения компании Microsoft Power Point. Форма всегда вторична относительно содержания, но она существенно облегчает процедуру представления важной информации в бизнес-коммуникациях. С позиции правил делового оборота такая форма представления выступает как отдельная система сигналов, на которую объект убеждения автоматически настраивает свое восприятие. И с этой точки зрения важно соблюдать определенные правила оформления презентации.

Цепь презентационных событий, связанных с началом и процессом реализации проекта

Мы помним, что проект как уникальное явление, в первую очередь, рассматривается с позиции жизненного цикла инвестиционного мероприятия. Во вторую очередь, проект реализуется как последовательность выполняемых процессных групп. И первые, и вторые имеют между собой определенную логическую связь, которая наиболее полно проявляется во время фиксации вех, важнейших событий проекта, в которые часто возникает вопрос о дальнейшей судьбе уникальной задачи.

В такие переломные моменты можно сформулировать пять основных типов презентации проекта.

  1. Представление основной идеи проекта заказчику. Это событие может происходить, например, на сессии стратегического планирования или в индивидуальном обращении к руководству инициатора проектной реализации.
  2. Презентация проектного мероприятия потенциальным инвесторам. Когда фаза концепции подходит к концу, бизнес-план инвестиционного проекта, как правило, достигает уровня готовности, и появляется возможность представить его для целей решения вопроса о привлечении средств.
  3. После решения вопроса о старте проекта он должен быть представлен команде исполнителей для ознакомления с составом задач, подлежащих решению.
  4. На стадии реализации текущее состояние проекта обязательно должно представляться или проектному комитету, или группе стратегического контроллинга, т.е. органу, который отвечает за то, чтобы тактика реализации корпоративного портфеля была действенной и результативной.
  5. Обзор результатов закрытого проекта, уроки, извлеченные в ходе работы над ошибками, в обязательном порядке докладывается и руководству, и коллегам для накопления знаний компании.

Кто что кому продает?

В литературе считается, что представление проекта инвесторам в момент, когда демонстрируются бизнес-план и его основные итоги, является самым важным событием во всех внешних коммуникациях, связанных с его воплощением. Это действительно так, поскольку цена вопроса здесь самая высокая. Можно сделать безупречный план нового бизнеса на гениальной коммерческой или инновационной идее, но выполнить не совсем грамотное с позиции убедительности представление, и проект окажется несостоятельным.

Такое имеет место быть не только с внешними инвесторами, порой внутренний заказчик в лице первого руководителя компании-проектоустроителя и есть основной инвестор. И ЛПР должно четко осознавать в конце презентации, что проект заслуживает внимания с точки зрения достойной альтернативы другим инвестиционным предложениям. Тем не менее, для нас, как лиц, заинтересованных в успехе проектного замысла, имеют значение результаты представительских действий на всех стадиях его воплощения.

Основные характеристики презентаций проекта, реализуемых на разных фазах его жизненного цикла

Выше вашему вниманию предложена таблица, в которой даны характеристики презентационных мероприятий, связанных с проектом, проводимых на разных этапах его исполнения. Особое место в ней занимают цель и предмет коммуникаций, продажный контекст которых хоть и отдает некоторым цинизмом, тем не менее, наиболее точно отражает реальные задачи, которые ставит перед собой субъект презентации. Презентация планируемого инвестиционного проекта на основании полностью готового бизнес-плана – это не просто акт продажи. Большую роль в ее успехе играет подготовка к мероприятию представления, в которую включается следующее.

  1. Подготовка к убеждающему воздействию на объект коммуникации.
  2. Оформление презентации в Microsoft Power Point.

Почему мы оперируем термином «убеждающее воздействие», когда готовимся представить потенциальным инвесторам бизнес-план и вступить с ними в переговоры? Дело в том, что стратегический инвестор не испытывает недостатка в предложениях. Его переговорная позиция весьма сильна, и в понимании вашего контрагента должно произойти экстраординарное событие, чтобы он обратил внимание на представляемый проект и предлагаемые ему цифры. И это не эффект шоу, не состояние WOW-эффекта, хотя и такое возможно во время презентации. Инвестор может проявить интерес к предложениям, если почувствует профессионализм в многогранных нюансах информации и выступления.

Поэтому очень важно, чтобы стратегия и тактика взаимодействия компании-проектоустроителя и потенциального инвестора выстраивались профессионально. А как известно, профессионализм не терпит чистого искусства и экспромта. Доля технологии и кропотливой рутины никак не может быть меньше 80%. Отсюда следует, что требуется системный технологический подход к презентации. Таким подходом может быть технология убеждающего воздействия (УВ). Во-первых, она не чужда продажным коммуникациям, во-вторых, она системна.

Правила УВ для презентации проекта

Допустим, мы имеем дело с проектом по производству и выводу на рынок новой продукции. Под него компания намерена создать отдельную единицу бизнеса. Бизнес-план разработан группой в составе экономиста по инвестициям, маркетолога и заместителя главного инженера. Генеральный директор лично договорился о презентации проекта с тремя крупными инвесторами, его давними знакомыми. Вопрос: кто должен готовить и проводить встречу с презентацией? Ответ: уровень личностной силы докладчика должен быть релевантным уровню объекта убеждения, то есть непосредственно фигуры потенциального инвестора, или ниже его, но не более, чем на две ступени условной иерархии.

Большое значение имеют коммуникативные навыки докладчика, его убедительность и способность демонстрировать внутреннее равновесие и уверенность. Предположим, подходящий человек есть – это коммерческий директор, который к тому же разбирается в вопросах экономики. В таком случае, правильно было бы подготовить презентацию группой разработчиков бизнес-плана, а само представление сделать от лица названного выше руководителя в присутствии генерального директора. Такая тактика бывает оправданной, особенно если именно коммерческий директор планируется на роль куратора проекта.

Общая модель формирования состояния убедительности и убежденности субъекта УВ

Подготовка к выступлению должна быть тщательной и занимать время в соотношении 10:1. Иными словами, если длительность презентации составит 15 минут, то подготовка должна быть не менее 2,5 часов. В подготовке субъекту УВ может помочь представленная выше модель формирования нужного внутреннего состояния. При этом нашему докладчику следует применить определенные правила.

  1. Уточнить цель выступления, вербализовать ее и прописать на бумаге.
  2. Несколько раз пройтись по презентации вместе с группой разработки до тех пор, пока все существенные моменты бизнес-плана не будут уяснены полностью.
  3. Проверить свою конгруэнтность, принятие идеи проекта. Поднять уровень своей убежденности, трансформируя собственные страхи или состояние эйфории в форму спокойной уверенности. Это самая сложная задача подготовки, зависящая от личной силы человека.
  4. Проработать социологический и психологический портрет объекта убеждения – потенциального инвестора. Главная тактика презентации – найти вербальные атрибуты единой системы ценностей со слушателем и сделать акценты на ее добродетельных сторонах. Например, инвестор может высоко оценить честность в оценке возможных рисков, кропотливость в подтверждении и обосновании данных и т.д.
  5. Выстроить логику выступления в парадигме технологии убеждающего воздействия. В презентации должны прозвучать основные аргументы, среди которых доминировать будет хороший потенциал нормы доходности.
  6. Поработать над своим внешним имиджем, дооформить презентацию образными выражениями, метафорами, сравнениями. Наполнить выступление живостью, артистизмом, энергией. Это достигается за счет процедуры самотренинга.
  7. Подготовиться к возможным вопросам и полемике. Отработать организационно-процедурный аспект презентации (техника, помещение, возможные помехи и т.п.).

Оформление и выступление

В настоящей статье я не пытаюсь научить искусству презентации или технологиям убеждения. Для этого существуют подробные монографии, длительные семинары и тренинги. Мне бы хотелось расставить некоторые акценты, чтобы оказавшись в роли докладчиков перед инвесторами, мы чаще достигали успеха. Под успехом презентации я понимаю возникший со стороны слушателей интерес. Тогда проект получает свой шанс, на него обращают внимание, и переговоры об участии инвесторов в бизнесе могут иметь продолжение.

Также я не рассматриваю исключительного случая презентации бизнес-плана, который подготовил предприниматель в надежде найти партнера по бизнесу или заемщика на приемлемых условиях. Нас интересует более широкий вариант, когда действующая компания ставит перед собой цель привлечь дополнительные средства стратегического инвестора или инвестиционного банка. Чтобы сделать грамотную презентацию, требуются определенные усилия и выполнение ряда рекомендаций оформительского и процедурного уровней.

Типовая структура и содержание презентации проекта

Типовая структура и содержание презентации проекта. Продолжение.

Выше показана типовая структура презентации. Ее цель состоит в обеспечении наглядного и лаконичного представления о проекте. Важно сделать выступление кратким, на доклад отводится 7-8 минут и столько же времени планируется на возможные вопросы. Правила оформления презентации просты:

  • популярный незамысловатый шрифт;
  • размер шрифта не менее 14;
  • максимум 3 цвета на слайде;
  • высокий контраст изображения;
  • отсутствие сложной анимации;
  • умеренное применение диаграмм, графиков и рисунков;
  • отказ от трехмерных диаграмм, колонтитулов и всего, что может отвлечь внимание;
  • использование правила «1х6х6» (одна идея в одном слайде, максимум шесть строчек в слайде, максимум шесть слов в строчке).

В заключение несколько рекомендаций по проведению презентации.

  1. Перед докладом войти во внутреннее равновесное состояние.
  2. Представиться.
  3. Помнить, что вы совершаете акт убеждающего воздействия с целью возбудить интерес к проекту.
  4. «Продавать» в коммуникации компанию, выгоды проекта и проектную команду.
  5. Иметь тезисы выступления в кармане и говорить своими словами.
  6. В конце выступления совершить действия по «закрытию сделки» путем лаконичного призыва к действию, например: «обращаю внимание на выгодность предложения и надежность расчетов».
  7. После вероятных вопросов кратко описать дальнейший план действий по взаимодействию сторон.

В настоящей статье мы рассмотрели основные типы презентаций, выполняемых на стадиях реализации инвестиционного проекта. Самая сложная из них состоит в представлении итогов бизнес-планирования потенциальным инвесторам или кредитным учреждениям. Несомненно, такой опыт находится на острие коммуникационных навыков высокого класса. И в этом я желаю успеха не только PM, но и руководителям высшего звена управления, ибо соблюсти достоинство в роли просящего – задача отнюдь не простая, как может показаться на первый взгляд.

как грамотно провести презентацию проекта

Несколько рекомендаций из книги «Питчинг: как представить и продать свою идею»

Многим предпринимателям приходится время от времени рассказывать о своём проекте – на конференциях, презентациях, переговорах. Выступление-презентация перед аудиторией называется питчингом. О том, как подготовиться к такому выступлению и грамотно его провести, в своей книге «Питчинг: как представить и продать свою идею» рассказала Анна Гудкова. С разрешения издательства «Альпина Паблишер», выпустившего эту книгу, мы публикуем некоторые её идеи.

 

Что делать за час до выступления

  • Не пытайтесь бесконечно репетировать. Выдохните и не нервничайте.

  • Позавтракайте — и сходите в туалет!

  • Проверьте визуальные материалы, если не совсем уверены, что всё в порядке.

  • Приготовьте ваши печатные материалы, которые планируете раздать заинтересованным лицам.

  • Посмотрите в зеркало и улыбнитесь своему отражению. Это помогает.

  • Расслабьтесь! Если вы нервничаете совсем уж сильно, то один из самых действенных способов — подумать о том, что буквально через несколько часов всё уже будет позади. Как правило, если знаешь, когда страдания окончатся, то и терпеть их гораздо легче.

Как вести себя во время выступления

Будьте спокойны и уверены. Не относитесь к этим пяти минутам как к экзекуции и мучению. Воспринимайте их как пять минут славы, звёздный час, удовольствие и игру. Чем легче вы будете себя ощущать, тем легче будет аудитории. Все эти люди пришли вас послушать, узнать что-то новое, а не самоутвердиться за ваш счёт и не посмеяться над вами. Поверьте, им есть чем заняться помимо сидения на питчинге. И если они выбрали такой способ времяпрепровождения, значит, питчинг нужен им не меньше, чем вам. 

Не читайте по бумажке или с экрана компьютера или телефона. В крайнем случае сделайте карточки, которые будут удобно помещаться в руке и в которые можно подглядывать, если вы совсем потеряете мысль и забудете, что за чем идёт в выступлении. Но, заглянув в шпаргалку, тотчас же восстановите зрительный контакт с залом. Если вы не смотрите на зал — зал перестаёт смотреть на вас. Люди привычно «отзеркаливают» чужое поведение: если вы смотрите в телефон, у них тут же возникает соблазн проверить почту или Facebook. Не подталкивайте их к этому.

 

Ни в коем случае нельзя заучивать текст наизусть. Если вы, не дай бог, забыли фразу — вам придётся, как в детстве у доски, пытаться повторить всё четверостишие целиком. Иначе вы не будете знать, как двигаться дальше. Помните опорные точки вашего выступления (как уже говорилось, их можно зафиксировать на карточках, которые удобно держать в одной руке перед глазами и менять по мере продвижения презентации) и оставляйте пространство для импровизации. В этом случае вы, сбившись, сможете продолжить с любого подходящего места, а при необходимости вернуться немного назад или уйти вперёд в пересказе сюжета. На крайний случай всегда остаются вопросы — если по ходу рассказа вы обнаружите, что забыли упомянуть нечто принципиально важное, у вас ещё будет такая возможность. 

Постарайтесь выбрать верный темп речи — не тараторить и не «зависать». Брать паузы, давать слушателям время осмыслить детали и проявить эмоции, которые вы рассчитываете у них вызвать. Режиссёр Жора Крыжовников, например, вспоминает, как не смог рассчитать время на одном из питчингов, потому что не учёл взрывы смеха в зале после своих шуток. А из-за того, что все запланированные им эмоциональные «бомбочки» сработали на ура, хохот аудитории съел целую минуту из пяти, отведённых на презентацию. Пришлось резко сокращать текст, и что-то важное в итоге рассказать уже не удалось. 

Не стоит ходить из стороны в сторону — зрителей укачает. Выберите удобную, комфортную для вас точку — такую, чтобы вас было хорошо видно отовсюду. Придумайте, чем будут заняты ваши руки, если микрофон закреплён на трибуне или стойке. Если вам некомфортно жестикулировать и если вы знаете за собой привычку что-то теребить (штаны, юбку, пуговицы, нос или ухо), лучше сразу взять в руки что-нибудь безобидное — ручку, карточки, предмет, как-то связанный с вашим проектом.

 

Не стоит выбирать в зале кого-то одного и начинать рассказывать всю историю персонально ему, буравя несчастную жертву пристальным отчаянным взглядом. И делать это так, что совершенно чужой (или, наоборот, единственный знакомый) человек не может ни вздохнуть, ни отвернуться, чувствуя, что он — единственная соломинка, за которую держится утопающий. Есть отличный способ: мысленно разделите зал на три части и смотрите на макушки людей, сидящих посередине, периодически водя взглядом справа налево. Этот фокус позволяет создать иллюзию, будто вы по очереди фиксируете взгляд на каждом, но при этом не смотреть ни на кого в отдельности. Помните выражение «read the room» («читать комнату»)? Вам придётся делать именно это: следить за реакцией, смотреть на слушающих вас людей, ловить на лицах усталость, раздражение или, напротив, любопытство, внимание и сочувствие. Наблюдать за тем, когда и почему возникают эти чувства, что именно в вашем рассказе рождает те или иные эмоции. Фиксировать эти находки, запоминать их и учитывать, совершенствуя свою манеру рассказчика. 

В любом выступлении очень важны начало и конец. В начале не забудьте поздороваться (и представиться, если вдруг модератор не представил вас достаточно внятно). В конце поблагодарите за внимание и предложите задавать вопросы — как сразу после вашего выступления (если это предусмотрено регламентом), так и в оставшееся время питчинга. Можете уточнить, когда готовы встречаться и как вас найти, если есть какие-то особые обстоятельства. Не задерживайтесь на сцене, но и не убегайте с неё сломя голову. Досчитайте до пяти, улыбнитесь и спокойно вернитесь на своё место. Вы победили и выстояли. Что бы ни было дальше — сейчас вам есть за что себя похвалить. 

Рекомендации по подготовке к питчингу

  • Подумайте, на ком из своих друзей и коллег вы можете потренироваться в презентации своего проекта. Попробуйте рассказать свою историю разными способами и посмотрите, какую реакцию вызывает каждая манера подачи. 

  • Попросите своих друзей задать вам как можно больше вопросов и отрепетируйте на них свои типовые ответы. 

  • Найдите идеальный (для себя) формат презентации на материале питчингов, выложенных в сети (неважно, откуда эти материалы — из бизнес-инкубаторов, с формальных мероприятий в госучреждении или с творческих конкурсов). Подумайте, что вы можете позаимствовать для собственной манеры подачи, руководствуясь чужими удачами и ошибками. 

Подробнее о том, как презентовать свой проект перед разной аудиторией, читайте в книге Анны Гудковой «Питчинг: как представить и продать свою идею».


Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш  Telegram-канал,  страницу в Facebook и  канал на «Яндекс.Дзен».biz360

Правила хорошей презентации для защиты проекта — Карьера на vc.ru

Через бизнес-инкубатор прошли сотни и сотни самых разных презентаций от участников многих конкурсов, желающих пройти акселерационную программу.

{«id»:102200,»url»:»https:\/\/vc.ru\/hr\/102200-pravila-horoshey-prezentacii-dlya-zashchity-proekta»,»title»:»\u041f\u0440\u0430\u0432\u0438\u043b\u0430 \u0445\u043e\u0440\u043e\u0448\u0435\u0439 \u043f\u0440\u0435\u0437\u0435\u043d\u0442\u0430\u0446\u0438\u0438 \u0434\u043b\u044f \u0437\u0430\u0449\u0438\u0442\u044b \u043f\u0440\u043e\u0435\u043a\u0442\u0430″,»services»:{«facebook»:{«url»:»https:\/\/www.facebook.com\/sharer\/sharer.php?u=https:\/\/vc.ru\/hr\/102200-pravila-horoshey-prezentacii-dlya-zashchity-proekta»,»short_name»:»FB»,»title»:»Facebook»,»width»:600,»height»:450},»vkontakte»:{«url»:»https:\/\/vk.com\/share.php?url=https:\/\/vc.ru\/hr\/102200-pravila-horoshey-prezentacii-dlya-zashchity-proekta&title=\u041f\u0440\u0430\u0432\u0438\u043b\u0430 \u0445\u043e\u0440\u043e\u0448\u0435\u0439 \u043f\u0440\u0435\u0437\u0435\u043d\u0442\u0430\u0446\u0438\u0438 \u0434\u043b\u044f \u0437\u0430\u0449\u0438\u0442\u044b \u043f\u0440\u043e\u0435\u043a\u0442\u0430″,»short_name»:»VK»,»title»:»\u0412\u041a\u043e\u043d\u0442\u0430\u043a\u0442\u0435″,»width»:600,»height»:450},»twitter»:{«url»:»https:\/\/twitter.com\/intent\/tweet?url=https:\/\/vc.ru\/hr\/102200-pravila-horoshey-prezentacii-dlya-zashchity-proekta&text=\u041f\u0440\u0430\u0432\u0438\u043b\u0430 \u0445\u043e\u0440\u043e\u0448\u0435\u0439 \u043f\u0440\u0435\u0437\u0435\u043d\u0442\u0430\u0446\u0438\u0438 \u0434\u043b\u044f \u0437\u0430\u0449\u0438\u0442\u044b \u043f\u0440\u043e\u0435\u043a\u0442\u0430″,»short_name»:»TW»,»title»:»Twitter»,»width»:600,»height»:450},»telegram»:{«url»:»tg:\/\/msg_url?url=https:\/\/vc.ru\/hr\/102200-pravila-horoshey-prezentacii-dlya-zashchity-proekta&text=\u041f\u0440\u0430\u0432\u0438\u043b\u0430 \u0445\u043e\u0440\u043e\u0448\u0435\u0439 \u043f\u0440\u0435\u0437\u0435\u043d\u0442\u0430\u0446\u0438\u0438 \u0434\u043b\u044f \u0437\u0430\u0449\u0438\u0442\u044b \u043f\u0440\u043e\u0435\u043a\u0442\u0430″,»short_name»:»TG»,»title»:»Telegram»,»width»:600,»height»:450},»odnoklassniki»:{«url»:»http:\/\/connect.ok.ru\/dk?st.cmd=WidgetSharePreview&service=odnoklassniki&st.shareUrl=https:\/\/vc.ru\/hr\/102200-pravila-horoshey-prezentacii-dlya-zashchity-proekta»,»short_name»:»OK»,»title»:»\u041e\u0434\u043d\u043e\u043a\u043b\u0430\u0441\u0441\u043d\u0438\u043a\u0438″,»width»:600,»height»:450},»email»:{«url»:»mailto:?subject=\u041f\u0440\u0430\u0432\u0438\u043b\u0430 \u0445\u043e\u0440\u043e\u0448\u0435\u0439 \u043f\u0440\u0435\u0437\u0435\u043d\u0442\u0430\u0446\u0438\u0438 \u0434\u043b\u044f \u0437\u0430\u0449\u0438\u0442\u044b \u043f\u0440\u043e\u0435\u043a\u0442\u0430&body=https:\/\/vc.ru\/hr\/102200-pravila-horoshey-prezentacii-dlya-zashchity-proekta»,»short_name»:»Email»,»title»:»\u041e\u0442\u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u0442\u044c \u043d\u0430 \u043f\u043e\u0447\u0442\u0443″,»width»:600,»height»:450}},»isFavorited»:false}

2563 просмотров

Некоторые из них запомнились надолго за счет креативных творческих решений и нестандартной подачи, но есть и те, которые все забыли сразу же после выступления. «Вдохновившись» такими презентациями, мы составили топ распространенных ошибок в презентациях на защите проектов.

1. Тексты, тексты, тексты

Одна из наиболее частых ошибок — скопировать на слайд простыню текста. В таком случае аудитория увлечена чтением, игнорируя вашу речь, либо вообще не успевает дочитать текст и теряет мысль. Помните: регламент 3 минуты, в среднем на слайд должно уйти 30 секунд, где должны быть показаны основные тезисы.

Как лучше: сделайте визуальный ряд, следуйте принципу: коротко и по существу. Расширить мысль вы можете устно.

2. Болтливые часов не наблюдают

{«url»:»https:\/\/booster.osnova.io\/a\/relevant?site=vc»,»place»:»between_entry_blocks»,»site»:»vc»,»settings»:{«modes»:{«externalLink»:{«buttonLabels»:[«\u0423\u0437\u043d\u0430\u0442\u044c»,»\u0427\u0438\u0442\u0430\u0442\u044c»,»\u041d\u0430\u0447\u0430\u0442\u044c»,»\u0417\u0430\u043a\u0430\u0437\u0430\u0442\u044c»,»\u041a\u0443\u043f\u0438\u0442\u044c»,»\u041f\u043e\u043b\u0443\u0447\u0438\u0442\u044c»,»\u0421\u043a\u0430\u0447\u0430\u0442\u044c»,»\u041f\u0435\u0440\u0435\u0439\u0442\u0438″]}},»deviceList»:{«desktop»:»\u0414\u0435\u0441\u043a\u0442\u043e\u043f»,»smartphone»:»\u0421\u043c\u0430\u0440\u0442\u0444\u043e\u043d\u044b»,»tablet»:»\u041f\u043b\u0430\u043d\u0448\u0435\u0442\u044b»}},»isModerator»:false}

Из опыта прошлых защит: вы рассказываете треть своего выступления, а затем время кончается, и вас прерывают. Можно злиться, обижаться, возмущаться, но соблюдение регламента – главное правило хорошего тона и успешного выступления – помните об этом.

Как лучше: Репетируйте свое выступление, засекая время. Чтобы укладываться в регламент, выносите все ненужные слайды в приложение. Если не успели что-то рассказать, но вам задали вопрос по этой теме – отмотайте и дайте ответ.

3. Не знаю, о чем говорю

Рассказываете про то, в чем хорошо разбираетесь и не рассказывайте про то, в чем «плаваете». Делая обратное, вы сами роете себе яму. При первом же вопросе от членов жюри можно засыпаться, если вы не компетентны в той или иной теме.

Как лучше: говорите о том, в чем разбираетесь. Если чувствуйте, что не понимаете тему до конца, обратитесь к источнику/трекеру/эксперту или погуглите в конце концов:).

4. Цифры с потолка

Цифры значительно повышают доверие к вам и проекту в целом – это факт. Свободное владение цифрами повышает вашу экспертность в глазах жюри. Но! На всех данных необходимо указывать источник: объем рынка, количество покупателей, их средний чек и т. п. должны быть обоснованными. Сюда же относится ситуация, когда участники представляют неразборчивые графики, диаграммы, таблицы мелким шрифтом и все те визуальные приемы, которые невозможно прочитать/понять/успеть изучить.

Как лучше: по возможности старайтесь выводить обоснованные цифры по теме в каждый слайд без визуальных нагромождений. Сделайте графики максимально простыми и доступными для прочтения.

5. Чувство меры в цвете и шрифтах

Фон и цвет текста могут помочь вам сделать презентацию проекта легким для восприятия, но порой мы любим все усложнять, используя шрифты/цвет/подложки, которые делают текст нечитабельным, а презентацию безвкусной.

Как лучше: Используйте графические сервисы (Canva, Flaticon), подложки, банки с гифками и фотографиями, которые отображают вашу идею или проблему. Внимательно расставляйте цветовые акценты: они должны подчеркивать важный текст, а не отвлекать внимание от него. Если же вы не чувствуете в себе дизайнерских способностей, черный цвет текста на белом фоне – оптимальное решение в этом случае.

6. И снова здравствуйте!

В защите проекта необходимо дать информацию о себе и членах команды. Зачастую участники увлекаются и используют регалии, которые не соотносятся с проектом из разряда: я мать семерых детей, учитель, министр, по гороскопу весы и т. п., а про остальных и вовсе забывают.

Как лучше: в информации о себе и команде указывайте компетенции и роль участника в вашем проекте.

Как подготовить и провести презентацию: учебник ВВС США

Недавно мы рассказывали про то, как пишут письма американские военные. И вытащили из гайдлайнов американских военно-воздушных сил по коммуникации еще одну тему: как готовить презентации и выступать перед аудиторией с армейской выдержкой.

Здесь нет, к сожалению, советов по содержанию презентаций. Зато даны четкие советы по оформлению. А также — практические рекомендации по управлению собой на сцене и аудиторией в зале. Для полноты картины мы добавили свой блок про шаблоны в презентациях.

Следует помнить, что это выборки из документа, директивно определяющего подходы к выступлениям в ВВС США. Прямые указания (например, про размер шрифта) не являются догмой для читателей, не служащих в армии США.

Прим.ред. В оформлении статьи использованы слайды и фото с конференции CyberMarketing.

Как лучше оформить презентацию

Цвет

Цвет — мощный инструмент воздействия, но всего должно быть в меру.

  • Используйте одинаковый набор цветов для всех слайдов.
  • Ограничьтесь 4-5 цветами.
  • Используйте цвет для выделения главного, но воздержитесь от красного.
  • Для всех изображений используйте подложку одного цвета.
  • Избегайте сочетания красный+зеленый и синий+красный.
  • Не перебарщивайте с яркими цветами (желтый, оранжевый и т.д.).
  • Сохраняйте контраст между важной информацией и фоном.
  • Проверьте, как цвета презентации будут выглядеть на проекторе в зале, в котором пройдет выступление. Контрастность может отличаться от той, что вы видите на мониторе.

Прим. ред.

Стоит использовать не просто одинаковый цветовой набор, но и красить одинаковым цветом одинаковые элементы. Так вы расставляете якоря: если однажды важное утверждение было написано оранжевым по черному, то в следующий раз напоминать о важности такого элемента уже не придется.

Универсальные цвета фона для слайдов — черный и белый. Текст и картинки будут выглядеть контрастно в обоих случаях.

Но — см. последний пункт — стоит проверить, как фон будет выглядеть на экране. Иногда черный превращается в бледно-серый, и это все портит. Не знаете, какой проектор будет? Выбирайте белый фон.

Модуль SEO в системе Promopult: все инструменты для улучшения качества сайта и поискового продвижения. Полный комплекс работ — с нами вы не упустите ни одной мелочи. Чек-листы, подсказки, прозрачная отчетность и рекомендации профессионалов. Гарантии, оплата работ в рассрочку.

Текст

Ключевое правило: чем меньше текста, тем лучше. На слайде должно быть минимум слов и много свободного места.

Если по слайдам можно полностью восстановить содержание выступления, то скорее всего они перегружены информацией, и это будет отвлекать зрителей от спикера.

  • Используйте правило 7*7:
  • Не более 7 слов в строку (русские слова длиннее, так что лучше делать до 5 слов в строке — прим. ред.)
  • Не более 7 строк на слайде.
  • Перепроверяйте слайды на опечатки несколько раз!
  • Если у вас несколько слайдов в рамках одной подтемы, ставьте на слайде пометку «Далее →».
  • Один слайд — одна мысль.
  • Выделяйте главное жирным шрифтом, курсивом, подчеркиванием или цветом. Не используйте все это одновременно, выберите один из типов форматирования для всей презентации.
  • Выравнивайте текст по левому краю.
  • Избегайте переносов слов в конце строки.
  • Используйте один шрифт для всей презентации. Рекомендованный размер:
  • Заголовок: 40 pt.
  • Подзаголовок: 30 pt.
  • Текст: 20-26 pt.

Прим. ред.

Действительно, не стоит готовить презентацию как конспект вашего доклада. Это не только скучновато, но и подталкивает спикера к неправильной тактике выступления: появляется соблазн читать со слайдов, стоя спиной к аудитории.

Расставляйте на слайдах опорные точки вашего доклада. Добавляйте с помощью слайдов информацию, которую трудно произнести голосом.

Не повторяйте своими словами то, что можно прочесть на слайде за вашей спиной.

Совет: задайте стиль для основного текста так, чтобы в блок просто не помещалось более 5 слов в строку и более 7 строк. И не поддавайтесь соблазну уменьшить шрифт или растянуть блок.

Изображения

Тщательно подбирайте изображения: они должны нести смысловую нагрузку, наглядно демонстрировать ваши мысли и/или эмоционально вовлекать слушателей.

Зрители вряд ли оценят информацию, которую «передавливают» красивые значки «vs».

  • Выбирайте тип графики исходя из особенностей аудитории.
  • Графики, диаграммы и таблицы должны быть оформлены в одной цветовой гамме и стилистике.
  • Старайтесь не размещать на слайдах таблицы, если эту же информацию можно представить вербально или с помощью графиков и диаграмм. Обычно таблицы создают ощущение перегруженности слайда.
  • Если без таблицы не обойтись:
  • Таблица должна состоять из не более чем 4 строк и 7 колонок.
  • Используйте сноски, чтобы разгрузить ячейки таблицы.
  • Округляйте числа, если это допустимо.

Случай, когда таблица просто демонстрирует сложность работы

Графическая информация помогает поддерживать интерес аудитории, но не наполняйте презентацию картинками ради картинок.

Пустоватый слайд не становится содержательнее благодаря еноту

  • Используйте изображения, чтобы направлять внимание аудитории к важной текстовой информации. Не размещайте картинку по центру слайда (если только это не важная иллюстрация к докладу).
  • Используйте анимацию, звуки и видео лишь тогда, когда это действительно важно для содержания презентации.

Прим. ред.

Единообразия картинок сложно добиться, если вы собираете иллюстрации из разных источников. Можно «унифицировать» разнородные иллюстрации за счет дизайна — например, заключать все картинки в яркую широкую рамку. Или делать коллажи, используя одинаковые приемы и элементы.

Даже очень разные картинки будут выглядеть более-менее одинаково, если вы их кадрируете в одинаковый размер и снабдите одинаковыми рамками.

Используйте слайды для эмоционального подкрепления: вы можете говорить серьезные вещи под слайд с маленьким пандой — ощущения от такого доклада будет сложно забыть. Это не значит, что нужно шутить, какова бы ни была тема. Но если тема и ваш темперамент позволяют — используйте это.

Мастер-слайды: как выдержать стиль презентации (от редакции Promopult)

Легко и экономно сделать внятную презентацию помогают стили абзацев и мастер-слайды.

Мастер-слайды — это набор шаблонов, которые вы можете назначать каждому слайду в презентации. На мастере размещаются нужные элементы — блоки для заголовка, основного текста, подписи к картинке, бокс для картинки, а также постоянные элементы, которые «делают» дизайн презентации.

Как только вы назначаете (меняете) мастер для какого-то слайда, на нем сразу же появляются все элементы шаблона.

Вот у этой презентации всего 4 шаблона

При создании презентации в файле сразу появляются готовые шаблоны. Они сделаны под все случаи жизни — их почти два десятка, и в большинстве случаев они никак не используются.

Для нормальной презентации достаточно 4-5 мастер-слайдов.

Если вы хотите выдержать единый стиль и не мучаться, копируя предыдущие слайды, настройте мастер-слайды один раз.

  • Удалите лишние шаблоны из коллекции. Оставьте несколько базовых.
  • Обязательно сделайте пустой слайд — для титульных страниц и свободных «дизайнерских» слайдов.
  • Сделайте мастер-слайды для основных задач:
  • начало раздела — большой заголовок и подзаголовок,
  • цитата — обычно курсивный текст крупно посредине слайда,
  • подраздел — заголовок чуть меньше, чем в разделе, по опыту — такие слайды нужны для поворота в повествовании или выделения важной мысли,
  • основной слайд: титульная строка и текст,
  • дубль основного слайда: титульная строка без текста, такое нужно, если вы будете вставлять скриншоты,
  • основной слайд с картинкой: титульная строка и бокс для картинки, опционально — подпись.

«Поворотный» слайд, под который спикер расскажет вводные для кейс

Не забудьте разместить одинаковые элементы для брендирования презентации: логотип компании, конференции, графические элементы. Их лучше сделать один раз и затем копировать на все мастер-слайды.

Мастер-слайд можно редактировать в процессе, если вы видите, что вам чего-то не хватает. Все слайды, которым присвоен этот мастер, изменятся.

Создайте несколько стилей для текста и используйте только их

В процессе редактирования мастер-слайдов вы будете редактировать и стили для текста. Задайте несколько главных стилей и применяйте их на всех шаблонах.

Что нужно:

  • большой заголовок,
  • подзаголовок,
  • заголовок нижнего уровня (и подзаголовок, если нужно),
  • титульная строка (колонтитул),
  • основной текст,
  • подпись к картинке,
  • цитата.

Если использовать готовые шаблоны и только заданные стили текста, дизайн вашей презентации будет выдержанным и четким. И делать ее будет легко.

Естественно, от заданных параметров можно отступать — но только на некоторых слайдах и только если это реально необходимо.

Вернемся к гайдлайну ВВС США. Даже если презентация готова и выучена наизусть, есть вероятность, что выступление провалится. Как этого избежать?

Как справиться с тревогой и управлять аудиторией

Страх перед публичными выступлениями знаком многим, и этот страх абсолютно естественен. Главное, чтобы он не парализовал вас и не помешал донести вашу мысль.

Чтобы побороть мандраж и настроиться на боевой лад, стоит провести подготовительную работу.

Перед выступлением

  • Узнайте больше про вашу аудиторию: какие у нее потребности и желания, как эти люди себя ведут, какой у них уровень образования и знаний по теме? Зачем они придут вас слушать? Так вы снизите страх перед неизвестным, который провоцирует тревогу.
  • Осмотрите место, где будете выступать. Проверьте, хватает ли столов и стульев, бумаги, ручек и т.д. Исправны ли проектор и микрофон? Все ли в порядке с вентиляцией и освещением? Откуда вы выйдете и где будете стоять? Разведка местности позволит вам почувствовать себя увереннее.
  • Тренируйтесь. Тренируйтесь. Тренируйтесь. Репетируйте перед зеркалом в полный рост, записывайте себя на камеру, порепетируйте перед коллегами. По возможности сделайте прогон презентации в помещении, в котором предстоит выступать.
  • Выучите наизусть начало речи. Так будет значительно проще пережить первую и самую трудную минуту выступления.
  • Хороший внешний вид повышает уверенность в себе. Продумайте, как вы оденетесь, приведите одежду и обувь в порядок, позаботьтесь об аксессуарах и прическе. Аудитория встречает по одежке.

За пару минут до и во время выступления

  • Немного пройдитесь прямо перед выступлением, чтобы высвободить энергию (для выработки адреналина можно похлопать себя по бедрам).
  • Улыбайтесь и демонстрируйте уверенность. Аудитория ждет от вас крутого выступления. Держите свою нервозность при себе — если вы о ней не скажете, слушатели скорее всего ничего не заметят.
  • Сосредоточьтесь на том, о чем говорите, а не на своих переживаниях.
  • Поддерживайте зрительный контакт. Покажите аудитории, что вам важно, чтобы вас поняли, что вы ищете обратную связь. Если вы не будете поднимать глаза от записей, то быстро потеряете слушателей.
  • Говорите на языке, понятном вашей целевой аудитории. Не старайтесь говорить сложно. Стройте короткие предложения, используйте личные местоимения, повторяйте ключевые понятия и объясняйте абстрактные концепции на примерах.

Прим. ред.

В начале выступления нужно быстро установить контакт с аудиторией. Это помогает сделать либо шутка, с которой вы начнете доклад, либо вопрос в зал.

— Поднимите руки, кто сам занимается продвижением. Отлично, доставайте блокноты и записывайте — доклад для вас.

— Я проходил мимо соседнего зала — там хлопали спикеру. Попробуем? … Отлично!

Шутки и вопросы должны быть простыми. Слишком сложные и «цеховые» шутки могут просто не понять — и начало будет испорчено.

Как работать с голосом

Чтобы привлечь и удерживать внимание аудитории, важно не только то, о чем вы говорите, но и то, как вы это делаете. Ваш голос — мощный инструмент передачи информации и воздействия на слушателей.

Темп

Нет универсального темпа речи, который идеально подходил бы для каждого публичного выступления. Можно ориентироваться на следующее: в среднем темпе человек произносит около 120 слов в минуту, но мы способны воспринимать информацию на слух в 4-5 раз быстрее.

Аудитория теряет интерес к слишком медленной речи, т.к. мозгу просто скучно. Меняйте темп речи на протяжении выступления: ускоряйтесь, когда говорите о ярких переживаниях и событиях и замедляйтесь, когда хотите обратить внимание на что-то особенно серьезное.

Громкость

Громкость — еще один инструмент, помогающий расставлять акценты. По возможности протестируйте помещение, в котором будете выступать: насколько громко следует говорить, чтобы вас услышали? Делайте поправку на то, что когда в комнате появятся люди, звук будет частично поглощаться.

Если аудитории придется прилагать усилия, чтобы услышать вас, она быстро устанет. Говорите в среднем звуковом диапазоне и используйте повышение и понижение голоса для привлечения внимания к главному. Более тихая речь в этом случае очень эффективна, но только тогда, когда вы не говорите слишко тихо и не делаете это слишком долго.

Тональность

Здесь придется поработать над вокальными навыками. Начните говорить в удобной для вас тональности, а затем двигайтесь голосом на несколько нот вверх или вниз. Высота может меняться в рамках одного гласного звука, слова или целого предложения.

Нисходящая интонация (от высоких звуков к низким) создает ощущение уверенности, восходящая (от низких к высоким звукам) используется для выражения вопросов, предположений и сомнений. Разнообразие в интонации позволяет избежать монотонности и сохраняет внимание слушателей.

Прим. ред.

Звучит это сложновато, но стоит попробовать — дома, пока вас никто не слышит. А потом использовать. Интонации, темп, громкость действительно помогают управлять вниманием аудитории.

Паузы

Паузы дают возможность говорящему набрать воздуха, а слушателям — обдумать услышанное. Никогда не торопитесь во время выступления, позвольте аудитории переварить то, о чем вы говорите.

Паузы в устной речи выполняют те же функции, что и знаки препинания на письме. Короткие паузы отделяют части предложения, более длинные отмечают конец высказывания. Длинные паузы можно использовать при переходе от одной темы к другой, от основной части к заключению или для выделения особо важного момента, над которым стоит задуматься.

Самому говорящему паузы могут казаться гораздо длиннее, чем они есть на самом деле, но не стоит бояться тишины — аудитория будет вам благодарна.

Помните: все хорошо в меру. Постоянно прерывающаяся речь ничем не лучше, чем безостановочный поток слов.

Артикуляция и произношение

Артикуляция и произношение показывают, насколько хорошо вы владеете языком. Артикуляция — это четкость, а произношение — правильность того, как вы произносите слова.

Для тренировки артикуляции рассказывайте скороговорки, читайте вслух, делайте специальные упражнения. Если вы не уверены в произношении слова на родном или иностранном языке (часто это касается ударений), проверьте его в словаре и несколько раз произнесите вслух.

Чек-лист успешной презентации от ВВС: что такое хорошо и что такое плохо

Что делать

  1. Стойте немного в стороне от презентации, не заслоняйте ее. Если позволяет формат и место выступления — ходите по сцене.
  2. Начните с хорошо подготовленного вступления и попытайтесь вовлечь аудиторию, задав несколько вопросов. Если это уместно, расскажите о своем личном опыте, связанном с темой.
  3. Используйте указку, чтобы показать что-то на слайде.
  4. Не переключайте слайды слишком быстро, дайте аудитории прочесть информацию. Для этого медленно прочитайте текст про себя, а также следите за зрителями. Если на слайде несколько строк текста, выделите ключевые слова, чтобы фразу было легче воспринять.
  5. Держитесь естественно, жестикулируйте.
  6. Делайте слайды простыми — визуально и текстово.
  7. Не делайте лишних, не содержательных слайдов.
  8. Несколько раз проверьте орфографию и пунктуацию.
  9. Потренируйтесь проговаривать презентацию и одновременно переключать слайды.
  10. Продумайте, какие вопросы вам могут задать, и как вы можете на них ответить.
  11. Внимательно слушайте вопрос и уточните, если не уверены, правильно ли вы его поняли. Отвечайте кратко и прямо, не уходя в пространные рассуждения.
  12. Помните о том, ради чего вы здесь, кто ваша аудитория и сколько у вас времени.
  13. Выключите проектор, когда закончите презентацию (это не относится к выступлениям на конференциях, где проектором управляет организатор — прим. ред.).
  14. Если у вас мало времени (5-15 минут), можно отказаться от слайдов. Во время таких выступлений важней установить контакт с аудиторией, чем показать участникам презентацию.
  15. Тренируйтесь, тренируйтесь, тренируйтесь!

Чего не делать

  1. Не стойте перед экраном, на заслоняйте слайды.
  2. Не поворачивайтесь спиной к аудитории, не говорите с экраном.
  3. Не перещелкивайте слайды слишком быстро.
  4. Не зачитывайте слайды вслух.
  5. Не бубните зазубренную речь, говорите естественно.
  6. Не пытайтесь проиллюстрировать сложную информацию еще более запутанным слайдом.
  7. Не прерывайте презентацию, чтобы разобраться со слайдами.
  8. Никогда не говорите и не извиняйтесь за то, что вы мало подготовились. Ровно после этих слов вы потеряете доверие и внимание аудитории.

И еще один совет от редакции

Тайминг! Помните о тайминге. Прогоните презентацию несколько раз, оставьте себе зазор по времени — не меньше пяти минут. Учтите время на вопросы. И нещадно сократите все, что не ложится в тайминг.

Проследите за собой — сколько слайдов вы используете за минуту. Этот ориентир поможет вам готовить любые презентации, попадая в тайминг.

Как оформить презентацию: 45 идей для вдохновения

Рецепт качественного контента — будь то презентация или электронный курс — это приятное оформление и уверенный рассказчик с интересной историей. А если добавить в этот микс немного творчества, ваш материал «выстрелит» еще мощнее.

Чтобы помочь вам «раскачать» аудиторию — офлайн или онлайн — мы составили список креативных идей для оформления презентаций и электронных курсов.

1. Неоновые цвета

Благодаря ярким неоновым цветам, презентация выглядит энергично и удерживает внимание зрителей. Можно использовать неон в качестве фона, а можно с его помощью выделить важные элементы в презентации. Главное не переборщить с контрастом: не нужно неоновой радуги, используйте цвет для расстановки акцентов.

2. Минимализм в дизайне

Минималистичная композиция — отличный способ выделиться на фоне других презентаций. Фишка в том, чтобы оставить на слайдах только самые важные мысли и визуальные детали. Минималистичный дизайн создаёт ощущение спокойствия и уверенности. Главное — уметь чувствовать грань между минимализмом и скукой.

3. Вертикальные слайды

Горизонтальные презентации — общепринятый стандарт, но с ростом популярности Инстаграма в нашу жизнь пришли вертикальные истории. А почему бы не начать создавать вертикальные презентации и электронные курсы? Вертикальный лейаут — это лишь один из приёмов, можно совмещать его с другими идеями оформления.

4. Эффект дуотона

Принято считать, что дуотон — это два цвета. Правильнее говорить «два тона», потому что эффект дуотона достигается при сочетании двух контрастных тонов разных оттенков. Дуотон — в отличие от двухцветного дизайна — выглядит более смело и современно.  В зависимости от выбранных тонов, дизайн может получиться спокойным и сдержанным, либо активным и ярким. Если в презентации или курсе есть фотографии, к ним нужно тоже применить эффект дуотона.

5. Горизонтальные переходы

Одинаковые переходы между слайдами создают ощущение целостности и плавности, а если настроить горизонтальные переходы, этот эффект будет еще сильнее. Когда все слайды движутся в одном направлении, это не только классно выглядит, но и работает на вовлеченность. Не обязательно настраивать переходы для всех слайдов: иногда достаточно добавить анимацию заголовка или картинки. Главное, чтобы все элементы двигались в одном направлении.

6. Цветной акцент на чёрно-белом фоне

Когда в чёрно-белом дизайне презентации появляется цветной акцент, он здорово привлекает внимание. Акцентный цвет можно использовать небольшими порциями, чтобы подчеркнуть важные детали, или яркими пятнами, чтобы «взбодрить» дизайн и привлечь внимание зрителей. Главное, выдержать баланс между основными цветами и ярким акцентом.

7. Видео на весь экран

Полноэкранное видео — мощный прием сторителлинга: оно с головой погружает зрителя в тему презентации. Залог успеха в том, чтобы подобрать правильное видео. В контексте презентации, видео должно либо самостоятельно рассказывать нужную вам историю, либо гармонично дополнять содержимое слайда. Если видео мешает уловить ваше сообщение или «выбрасывает» из истории, вам будет сложно вернуть внимание зрителей.

8. Монохромная палитра

Такая палитра построена на цветах одного тона, но разной насыщенности. К примеру, можно взять оттенки синего или оранжевого. Самые бледные оттенки можно использовать в качестве фона, а более яркие — для заголовков и декоративных элементов — или наоборот. Можно даже применить выбранный тон к фотографиям, чтобы презентация выглядела гармонично.

9. Личная история

Отличный способ сделать презентацию более глубокой — рассказать историю из жизни. Это может быть трогательная предыстория, весёлая байка или просто пара фактов, которые случались с вами лично.

Вот, например, презентация Колина Строукса на TED Talk о гендерной предвзятости в кино. Колин подходит к теме выступления через личный опыт: сначала он рассказывает, какие фильмы смотрят его дочка и сын и как киногерои влияют на детей, а потом плавно переходит к самой теме презентации.

Вспомните подходящую историю из жизни и расскажите ее честно и открыто. Зрители почувствуют ваш настрой и глубже проникнутся темой презентации.

10. Интересное обрамление фотографий

Есть миллион способов оформить картинки и фото в презентации: от элементарных кружков и квадратиков до треугольных коллажей, эффекта рваной бумаги, эффекта кисти и т.п. В зависимости от идеи вашей презентации, можно подобрать более строгое или, наоборот, игривое обрамление для фото. Главное, чтобы коллажи и рамки не отвлекали зрителя от информации на слайде.

11. Яркие, жирные шрифты

Крупный, широкий шрифт привлечет внимание к заголовку. Если хотите усилить эффект, можно расположить надписи вертикально или немного вытолкнуть заголовок за края слайда. Один совет: жирный шрифт сам по себе сильный акцент, поэтому не стоит перегружать его кучей украшений и эффектов.

Можно поиграть с разными типами шрифтов. Какие подходят вам: угловатые и строгие или закругленные и милые? И запомните: если используете крупный, жирный шрифт, постарайтесь сделать текст как можно короче.

12. Круги

Круг олицетворяет целостность и природное чувство завершенности. Круги могут также означать вечность и постоянное движение. За счёт кругов можно сделать дизайн презентации более дружественным и эмоционально привлекательным. Можете использовать круги для украшения или, например, в качестве рамок для фото.

13. Искры и блестки на фоне

Блестящие детали придадут презентации или курсу праздничное настроение. Эта идея отлично сработает для оформления каталога одежды или презентации лейбла. Тематические выступления и новогодние подведения итогов тоже можно оформить «с огоньком». Интересные блестящие фоны и текстуры можно скачать на Freepik.

14. Эффект рваной бумаги

Иногда визуальные детали здорово помогают создать нужное настроение. Неровные края, эффект рваной бумаги — все это создаёт ощущение, что презентация сделана своими руками. Этот приём уместен, пожалуй, везде, кроме корпоративного стиля. Можно скачать фоны и элементы с эффектом рваной бумаги, или можно создать их вручную и сфотографировать.

15. «Направляющие» переходы

Попробуйте сделать переходы в презентации частью истории. Пусть картинки, фигуры и текстовые блоки появляются с разных сторон, направляя фокус внимания зрителя на самые важные элементы.

16. Моушн-графика

Анимированные объекты на слайде помогут проиллюстрировать и подчеркнуть главную мысль. Моушн графика не обязательно должна рассказывать историю. Скорее, её задача — добавить в презентацию движения. Например, если вы рассказываете о путешествиях, где-то на слайде может летать самолётик, или по конвейерной ленте могут ехать чемоданы. Как вариант, можно выбрать что-то более абстрактное: движущиеся фигуры или анимированные заголовки.

17. Цитаты между слайдами

Цитата может стать глотком свежего воздуха между насыщенными информацией слайдами. Цитату можно вставить, чтобы логически отделить блоки презентации друг от друга — или в начале нового блока. Важно, чтобы цитата была в тему презентации и не смущала аудиторию.

18. «Давным-давно»

Если ваша презентация рассказывает историю, так почему бы не начать её со сказочного «давным-давно…»? Поскольку такое начало нетипично для презентаций, оно мгновенно привлекает внимание аудитории. Чтобы усилить эффект, можно подобрать соответствующий дизайн — главное, чтобы все это соответствовало теме вашей презентации.

19. Громкое заявление

«Людям нет дела до вашего бренда» — увидев такую фразу вы бы, наверное, заинтересовались: как автор намерен доказать свою точку зрения? Это достаточно эффективный метод привлечения внимания. Сначала вы делаете громкое заявление, а потом объясняете свою позицию и предлагаете пути решения. Провокационные и неожиданные высказывания привлекают аудиторию, и люди с любопытством вас послушают.

20. Чёрно-белые фотографии

Чёрно-белые фотографии — классика дизайна. Они всегда выглядят элегантно и утонченно и отлично дополняют даже минималистичный дизайн. Можно использовать чёрно-белые фото или снизить цветность обычных.

21. Аудио-сопровождение

Добавьте в курс или презентацию озвучку. Это поможет превратить набор слайдов в увлекательное приключение. Можно настроить, чтобы аудио звучало автоматически на протяжении всей презентации, или добавить триггеры, чтобы зрители сами могли управлять процессом. Так, например, сделали в компании  «Балтика».

22. Космический стиль

Большинство фотографий Nasa находятся в публичном доступе, а значит их можно свободно использовать в презентации. Даже если ваша тема далека от космоса, яркие, абстрактные фото галактик и туманностей послужат отличным фоном.

23. Музыка

Даже самая интересная лекция может наскучить, если слушать ее без перерыва. Музыка поможет быстро переключить внимание и настроение аудитории.

Дин Бернетт в своей статья для журнала The Guardian рассказывает, почему так происходит: «Музыка создаёт ненавязчивый внешний шум и вызывает приятные чувства. Это эффективно нейтрализует отвлекающие факторы, которые воздействуют на нас на подсознательном уровне». По сути, музыка — это развлечение, но когда она звучит фоном, то, наоборот, помогает нам сконцентрироваться на серьезных задачах.

Музыку в электронных курсах использует международная сеть установочных центров по замене и ремонту автостекла AG Experts. К примеру, в курс «Средства индивидуальной защиты» они вставили трек AC/DC.  

24. Стиль граффити

Яркие, цветные граффити — отличный способ сделать презентацию более современной и энергичной. Много фотографий граффити можно найти на сайте Unsplash. Уличное искусство можно использовать не только в качестве фона — в интернете есть множество прикольных шрифтов в стиле граффити.

25. Стиль полароид

Самые популярный способ оформления фотографий — снимки полароид. Можно использовать полароид-фото в винтажном дизайне в стиле 70-х, а можно и в современном — ведь «Инстаграмм», по сути, это тот же полароид. Самое главное, такие фотографии подходят под практически любую тему.

26. Горошек

Узор в горошек — простой и универсальный прием, который в контексте презентации выглядит оригинально. Фон в горошек отлично оживит даже самый скучный слайд с данными. Кроме того, горошек можно использовать как декоративный элемент. Узор может быть мелким и бледным — для создания глубины, или крупным и ярким — для расстановки акцентов. Стиль оформления будет зависеть от вашей тематики.

27. Метафора

Визуальные метафоры помогают оживить презентацию, подкрепить вашу точку зрения и развлечь зрителей. Метафора всегда несёт некий образ и контекст, так что это отличный способ добавить глубины вашим словам.

В своем выступлении на TED Talk, Джеймс Гири рассуждает о важности метафор:

28. Временная шкала

Временная шкала — отличный способ наглядно изобразить череду событий или план действий. Вы можете разместить такую шкалу на отдельном слайде или пустить её через всю презентацию.

29. Визуализация данных

Если у вас на слайде слишком много цифр, вы рискуете перегрузить зрителя и потерять его внимание. Как не напугать зрителя цифрами? Превратить их в простые и понятные схемы.

В презентации выше почти каждый слайд заполнен данными, но они представлены в виде понятных графиков, каждый из которых отвечает на конкретный вопрос: например, в какие дни бренды постят в Твиттер или пишут в блог.

Если хотите представить данные ещё интереснее и нагляднее, можно нарисовать иллюстрацию или инфографику.

30. Ментальные карты

Ментальные карты помогают наглядно объяснить сложные понятия или концепции. Это ещё один способ визуализации данных. Есть множество типов ментальных карт: круговая диаграмма, дерево, блок-схема, структура, процесс. Каждый тип решает свои задачи: например, «процесс» помогает визуализировать пошаговый план, а при помощи «дерева» можно показать структуру подразделения.

31. Контрастные цвета

За счет игры контрастных цветов, важные детали прямо-таки выпрыгивают со слайда — в хорошем смысле. Чтобы грамотно подобрать контрастные оттенки, нужно знать законы сочетания цветов. Не нужно путать контрастные и конфликтующие цвета. Подобрать гармоничную палитру помогут инструмента типа Adobe Color.

32. Вся презентация на одном слайде

Ещё одна прикольная идея для оформления презентации — уместить всю информацию «на одном слайде». Как сделать такое на практике? Сначала мы создаём финальный слайд, на котором в форме пазла размещаем всю информацию. Далее, создаем столько копий, сколько частей будет в вашей презентации — и идем от финиша к старту: постепенно убираем с копий все больше информации, пока не дойдём до первого слайда. Всё! Осталось убедиться, что слайды стоят в правильном порядке, и настроить анимации и переходы.

33. Древовидная структура

Мы уже упоминали древовидную структуру как тип ментальной карты, но стоит сказать о ней отдельно. Диаграмма в форме дерева — отличный способ классифицировать и упорядочить информацию. «Дерево» подразумевает, что каждая следующая мысль является продолжением предыдущей, а близкую по смыслу информацию можно сгруппировать в «ветки». Древовидную структуру можно использовать для визуализации причинно-следственных связей или многоуровневых систем.

34. Личный дневник

Ещё один интересный способ оформления — это рукописный дневник. Идея в том, чтобы сделать слайды похожими на страницы дневника, в котором вы рассказываете свою историю. В зависимости от темы вашей презентации, это может быть конспект лекции по ботанике или заметки путешественника. Для создания эффекта дневника достаточно «бумажного» фона и рукописного шрифта.

35. Мел и доска

Пожалуй, самые распространенные ассоциации с мелом и доской — это учебный класс или меню в баре. Тем не менее, это достаточно эффектный и гибкий стиль оформления. Фон в виде доски и красивый рукописный шрифт — вот всё, что нужно для создания гармоничного дизайна. Кстати, есть шрифты и фигуры с эффектом текстуры мела. В этот стиль также отлично впишутся стикеры.

36. Чёрный фон, белый шрифт, цветные акценты

На чёрном фоне все цвета выглядят ярче — и это нам на руку. Белый шрифт будет отлично читаться, а яркие цвета пригодятся для расстановки акцентов. При выборе цветовой палитры, убедитесь, что цвета не конфликтуют друг с другом и с чёрным фоном. Чтобы ещё сильнее выделить цветные акценты, добавьте в композицию белые и пастельные цвета.

37. Полоски

Полоски — классический паттерн дизайна. Их можно использовать и в качестве ненавязчивой текстуры для фона, и как мощный акцент. Полоски подходят к любой тематике — от корпоративных презентаций до образовательных курсов.

38. Стиль поста в соцсетях

Ещё один необычный подход к оформлению слайдов — шаблоны социальных сетей, в которые можно вставить собственный контент. Самый популярная сеть, конечно, Инстаграм. «Интерфейс» Инстаграма можно встретить не только в презентациях, но и на очных событиях: в фотозонах или на баннерах. Чтобы воплотить стиль Инстаграма в презентации, можно использовать готовые шаблоны или просто скриншоты.

39. Сторителлинг

В большинстве случаев, презентация — это, история: вы ведете аудиторию по некоему пути, в ходе которого они узнают все больше и больше о вашей теме. Истории по своей природе увлекают нас, особенно если они грамотно выстроены. Одна из самых известных техник сторителлинга — «Путь героя». Попробуйте найти и выделить в своей презентации эти этапы:

40. «Въезжающие» заголовки

Заголовок может статично «висеть» на слайде с самого начала, а может появиться оригинально и приковать к себе внимание зрителей. Например, въехать за паровозом, влететь за самолётом или вплыть за лодочкой — все зависит от вашей тематики. Реализовать этот эффект достаточно просто при помощи анимаций.

41. Эффект «Боке»

Боке — это художественное размытие фотографии, когда все источники света превращаются в яркие сияющие сферы. Особенно удачно такие абстрактные фотографии смотрятся в качестве фона, поскольку не отвлекают зрителя от содержимого слайда. Фоны с эффектом боке можно найти на стоках или сделать самостоятельно.

42. Акварель

Акварель добавит в презентацию живых цветов. У вас может быть фон с эффектом акварели или отдельные мазки, словно нарисованные красками. Акварель подойдёт под практически любую тематику — достаточно подобрать подходящий цвет. Теплые, светлые оттенки выглядят нежно и женственно, а вот насыщенные, яркие мазки добавят творчества и энергии даже в самую скучную презентацию.

43. Яркие, весёлые цвета

Если ваша тема позволяет, всегда выбирайте яркие цвета. Эта техника подойдет тем, кто готов творить, экспериментировать и выходить за рамки. Главное, подобрать гармоничную палитру из 5-6 цветов и раскрасить ими фигуры, блоки, шрифты, врезки — всё, что душе угодно!

44. Стрелки

Стрелки символизируют направление. Они станут отличным дополнением к вашим диаграммам, схемам и графикам. Стрелки могут даже лечь в основу вашего дизайна. Бывают стрелки и стрелочки: в зависимости от цвета, размера и толщины, они несут разные сообщения. Подберите тот стиль, который дополняет вашу презентацию.

45. Брендовые цвета

Последний совет — самый простой: при выборе палитры для презентации, не забывайте про корпоративные цвета. Конечно, если это презентация про ваш бренд. Если вы создаёте проект для клиента, используйте его фирменную палитру. Кстати, это касается не только цвета: к корпоративному стилю относятся также шрифты, фотографии, текстуры и формы.

Вам слово!

Вы прочитали сокращенный перевод статьи 100+ Creative Presentation Ideas That Will Delight Your Audience.

Какая идея понравилась вам больше всего? А может у вас есть своя фишка? Делитесь в комментариях!

Как представить проект и произвести впечатление на аудиторию: 6 лучших советов

Представьте себе: вы настроили себя перед большой презентацией, мысленно просматривая свои заметки, чтобы произвести впечатление на аудиторию своим потрясающим проектом, когда закрадываются сомнения. Что, если вы ошибетесь? Что, если вы усыпите публику? Стоило ли вам больше времени уделять тренировкам? Представляете ли вы свой проект сотням людей на конференции или небольшой группе людей, многие докладчики задаются вопросом, как представить свои важные проекты, и нервничают, прежде чем выступить перед аудиторией.

Больше не беспокойтесь о том, как представить свой проект. Какими бы высокими или низкими ни были ставки для представления вашей следующей презентации проекта, эти шесть советов укрепят вашу уверенность, помогут донести ваше сообщение и подготовят вас к привлечению аудитории.

1. Подтвердите свой авторитет

Ваш материал не будет иметь большого веса, и вы не произведете впечатление на аудиторию, если не сможете убедить их, что знаете свое дело. Вы, , можете знать, что обладаете квалификацией и опытом, но ваша аудитория — нет.И даже если у вас уже есть какое-то доверие, вам все равно нужно поддерживать его на протяжении всей презентации.

Утверждение вашего авторитета начинается с того момента, как вы входите в комнату. Одевайтесь в соответствии с аудиторией и ситуацией, чтобы ваш гардероб не отвлекал вас от вашей презентации. Выразите уверенность в своем языке тела, встав прямо, глядя зрителям в глаза и избегая тиков, таких как заламывание рук или щелканье ручкой. В начале презентации зарегистрируйте свой авторитет, объяснив, что дает вам право представлять свой проект и участвовать в этом обсуждении.И, наконец, заранее отшлифуйте каждый аспект своей презентации, от поиска высококачественных визуальных элементов до отработки того, как подать свою устную речь.

2. Максимально используйте пространство

Боритесь с желанием стоять на месте. Перемещение по сцене, классной комнате или конференц-залу не только заставит вас выглядеть лучше и увереннее в своей презентации, но и привлечет внимание аудитории, сделав презентацию более динамичной. В то же время это не означает, что вы должны постоянно ходить в ногу — слишком много движения может отвлекать.

3. Не бойся тишины

Заманчиво заполнить любые пробелы в тишине, говоря постоянно, но это означает, что вы не даете своей аудитории достаточно времени, чтобы усвоить то, что вы представляете. Если вы слишком много и слишком быстро говорите, это также может выдать вашу нервозность. С другой стороны, если вы позволите себе некоторое молчание, это поможет вашей аудитории усвоить и запомнить больше информации.

Хотя может потребоваться метод проб и ошибок, чтобы правильно определить, сколько тишины — это слишком много, вы всегда должны включать в свою презентацию несколько тихих моментов.Сделайте паузу после того, как представили большую проблему или свое уникальное решение, и позвольте весу этого значения переложить на вашу аудиторию. Позвольте некоторым визуальным элементам вашей презентации говорить сами за себя, когда вы показываете значимое изображение или важный график. С практикой молчание может стать важным союзником в впечатлении вашей аудитории.

Захватите их внимание, сделав вашу презентацию более интерактивной

4. Не зацикливайтесь на ошибках

Ошибки случаются. Ноутбуки зависают, оборудование выходит из строя, или вы можете забыть ту строчку, которую вы практиковали тридцать раз перед зеркалом.Однако ваша аудитория с меньшей вероятностью будет судить о вас на основании ваших ошибок и с большей вероятностью оценит, как вы выздоравливаете. Если вы наткнетесь на свои слова или сбои в презентации, не зацикливайтесь на них. Протолкните и продолжайте. Это также означает, что вы не так сильно полагаетесь на свои технологии, чтобы все разваливалось, когда что-то не работает так, как вы надеялись.

5. Владеть визуальным элементом

Визуальные элементы часто могут сделать презентацию или сломать ее, а также выделить результаты вашего проекта или отойти на второй план.Используя интерактивный инструмент презентации, такой как Prezi, можно конкретизировать ваши абстрактные идеи, синтезируя и отображая изображения, идеи, данные и многое другое. Но всякий раз, когда вы привносите в презентацию какой-либо визуальный элемент, помните следующее: содержание презентации должно дополнять ваш устный материал, а не являться основным актом. Не стоит стоять спиной к половине аудитории, дословно читать презентацию и надеяться, что аудитория не заснет.

Чтобы помочь вам использовать визуальные эффекты для улучшения вашей презентации и сообщения, вы захотите максимально использовать все, что может предложить Prezi.Преобразуйте исходные слайды PowerPoint в динамическую презентацию Prezi, которая дает вам индивидуальный контроль над тем, как вы представляете. Используйте формат разговорной презентации Prezi, чтобы позволить аудитории направлять презентацию и сразу переходить только к наиболее актуальным темам. Применяйте согласованные стили, шрифты и цвета, чтобы придать вашей презентации ощущение целостности. Используйте только качественные изображения. Плохо продуманный и беспорядочный визуальный дизайн подорвет ваш авторитет и отвлечет от вашего сообщения.

6. Быстро привлечь внимание аудитории

Вы не сможете произвести впечатление на аудиторию, если она засыпает на полпути к презентации. Вам необходимо привлечь аудиторию с самого начала и поддерживать это внимание на протяжении всей презентации проекта. Думайте о начале вашей презентации как о первой странице книги. Будет ли ваша аудитория продолжать читать после этой первой строчки или первого абзаца? Зацепите аудиторию, представив проблему, которую вы попытаетесь решить, или поделившись личным анекдотом.Свяжите обсуждение с текущими событиями или другими важными вопросами, связанными с вашим более широким разговором.

После того, как вы зацепили свою аудиторию, удерживайте ее внимание, вступая с ней в диалог. Если это уместно для ситуации, задавайте вопросы и заставляйте аудиторию взаимодействовать с вами. Дайте им подсказку, чтобы они могли обсудить с окружающими. Оставьте время для вопросов. Если вы можете заставить свою аудиторию почувствовать себя частью вашей презентации, вам будет лучше поддерживать ее вовлеченность, и ваше сообщение с большей вероятностью останется неизменным.

Не позволяйте переживать по поводу того, как представить свой проект, чтобы вы не впечатлили аудиторию. Объедините эти советы с высококачественной презентацией Prezi, и вы привлечете людей, донесете до них свое сообщение и будете более уверены в себе в следующий раз, когда вас попросят выступить.

Как представить проект клиенту

Знание того, как представить план проекта клиенту, является важным навыком для менеджеров проектов в любой отрасли.Когда все будет сделано правильно, ваше агентство сможет привлечь новых долгосрочных клиентов. Если сделать что-то неправильно, это может подорвать ваши цели по удержанию или привлечению клиентов.

Привлечение новых клиентов — огромная головная боль для более чем половины всех агентств, поэтому очень важно, чтобы ваши первоначальные презентации проектов прошли без сучка и задоринки. Представление плана проекта клиенту — один из первых критических шагов любого проекта или кампании, и плохо представленные проекты могут привести к тому, что клиент потеряет веру и уйдет, прежде чем вы сможете доказать свою ценность.

Читайте наши главные советы о том, как представить проектное предложение вашим клиентам, а также советы о том, как представить проект, не нервничая.

Как представить проектное предложение потенциальному клиенту

План проекта — это официальный документ с последовательной структурой и последовательностью. Для достижения наилучших результатов ваша презентация должна имитировать этот поток.

Вот семь шагов, которые вы должны выполнить при представлении плана проекта:

  1. Обеспечьте обзор. Кратко опишите проект, включая требуемые результаты и причины реализации проекта.
  2. Просмотрите OKR (цели и ключевые результаты). Обсудите основные результаты и ожидаемые этапы.
  3. Покрытие ожиданий и исключений. Уточните предположения и повторите элементы, выходящие за рамки проекта.
  4. Представьте расписание высокого уровня. Используйте диаграмму Ганта, чтобы проиллюстрировать ключевые этапы и зависимости в расписании проекта.
  5. Представьте свою команду. Представьте клиента всем товарищам по команде, с которыми он будет напрямую взаимодействовать, и любой, кто имеет опыт работы, может повысить ваш авторитет (например, опытный эксперт в предметной области).
  6. Определите связь. Убедитесь, что ваш клиент понимает, как вы будете сотрудничать. Укажите, как они будут получать обновления и как обращаться с вопросами и проблемами.
  7. Обсуди неожиданное. Проверьте, как вы будете обрабатывать запросы на изменение и проблемы, когда они возникают.
  8. Вопросы и ответы. Завершите сеанс вопросов и ответов, чтобы убедиться, что ничего не было упущено из виду. (Читайте дополнительную информацию о вопросах, которые стоит задавать и ожидать.)

Лучшие практики и эффективные способы виртуального представления проекта

Из-за пандемии COVID личные встречи могут быть исключены в ближайшем будущем. К счастью, виртуальные презентации плана проекта — отличная альтернатива.

Вот несколько советов о том, как представить проектное предложение на видеоконференции:

  • Выберите хорошо освещенное тихое место и поместите камеру на уровне лица.
  • Одевайтесь профессионально и относитесь к встрече с такой же формальностью, как если бы она была личной.
  • Для наилучшего качества звука используйте гарнитуру с микрофоном.
  • Заранее потренируйтесь в использовании программного обеспечения, чтобы вам было удобно пользоваться навигацией и такими опциями, как отключение и включение звука участников.
  • Разошлите заранее копию своей повестки дня и презентации на случай, если у вас возникнут проблемы с совместным использованием экрана.
  • Обозначьте любые технические ожидания в начале конференции (т.д., не пользуйтесь чатом, оставьте вопросы до конца и т. д.)
  • Запросить разрешение на запись собрания, чтобы вы могли поделиться им с участниками, которые не смогли присутствовать, или вернуться и просмотреть вопросы.

Основные вопросы, которые нужно задать клиенту во время презентации проекта

Как правило, прежде чем вы создадите и представите план проекта, вы уже обсудите ключевые ожидания и требования проекта со своим клиентом. Цели, основные этапы, критерии приемки и т. Д., все обычно сообщаются заранее.

Но есть некоторые вопросы, которые вам, возможно, придется задать во время презентации; Вот пятерка лучших:

  1. Кто в вашей организации является заинтересованными сторонами проекта? Кто планирует участвовать в проекте, и каков их уровень полномочий и интересов?
  2. Были ли у вас ранее заключены контракты на аналогичные проекты? Если да, то с какими препятствиями вы столкнулись?
  3. Каковы наиболее важные функции, результаты или требования, на которых мы всегда должны сосредоточиться?
  4. Есть что-нибудь в этом проекте, что не дает вам уснуть по ночам? Если так, то?
  5. Есть ли какие-либо риски, препятствия или другие аспекты проекта, которые мы не обсуждали, которые вы хотели бы рассмотреть?

Вопросы, которые клиенты могут задать во время презентации проекта (и как на них ответить)

Вопросы и ответы часто вызывают серьезную озабоченность у неопытных докладчиков.Это самый сложный раздел для подготовки, так как вы никогда не знаете, какие вопросы может задать клиент.

Вопросы клиентов часто связаны с их опасениями по поводу того, что может пойти не так. Чем лучше вы понимаете их приоритеты, тем лучше вы можете предсказать, что они могут спросить. Предположим, у вашего клиента есть строгие сроки завершения проекта. Они могут задать следующие вопросы:

  • Как вы обеспечите завершение проекта в срок?
  • Какие шаги вы предпримете, если сроки начнут сдвигаться?
  • Какие риски, по вашему мнению, могут привести к задержке проекта?

Заранее рассмотрев их приоритеты и потенциальные проблемы, вы можете подготовить надежные ответы на их вопросы.Но как насчет тех вопросов левого поля, которые вы никогда не можете предсказать?

Вот три совета, как отвечать на неожиданные вопросы клиентов во время презентации проекта:

  1. Во-первых, поблагодарите их за вопрос. Вы хотите побудить своего клиента общаться и высказывать опасения заранее.
  2. Задайте вопрос, о чем идет речь. Если вопрос кажется банальным или странным, спросите, что за ним стоит. Возможно, у клиента есть информация, о которой вы не знаете.Это также дает вам больше времени для обдумывания ответа.
  3. Поставить на потом. Если вы не уверены в ответе, скажите клиенту, что вы изучите его, и свяжетесь с ним. Обязательно сообщите клиенту график, когда он может ожидать, что вы вернетесь к нему с ответом.

Как представить проект, не нервнича: полезные советы!

Презентации для клиентов могут нервировать даже опытных менеджеров проектов. Вот наши главные советы по избавлению от нервов во время презентации вашего следующего плана проекта:

  1. Будьте лаконичны. Постарайтесь сделать вашу презентацию максимально краткой, охватывая все ключевые темы. Чем меньше вы говорите, тем меньше вероятность, что вы начнете болтать, уйти от темы или иным образом позволить своим нервам взять над вами верх.
  2. Сделайте паузу, когда вам нужно. Не бойтесь сделать паузу, перевести дух и собраться с мыслями. Сознательное замедление дыхания может помочь успокоить нервы.
  3. Имейте четкую повестку дня. Спланируйте, что вы будете освещать. Четкий контур заставит вас чувствовать себя увереннее.
  4. Практика. Чем больше вы репетируете перед встречей, тем меньше нервничаете. Для достижения наилучших результатов тренируйтесь перед аудиторией. Попросите добровольцев задать вопросы, которые, по вашему мнению, может задать клиент.
  5. Посещение других презентаций. Просмотр презентаций других проектов может помочь вам почувствовать себя более комфортно с процессом, потоком и вопросами, которые могут быть заданы. Вы также можете получить советы о том, что делать и чего не делать. Этот опыт поможет бороться с нервами.
  6. Разберитесь с настройкой. Проведите время в конференц-зале и используйте инструменты презентации перед встречей. Чем больше вы привыкните к окружению и инструментам, тем увереннее будете себя чувствовать.
  7. Береги себя. Физические упражнения, хороший ночной сон и питье большого количества воды — все это помогает бороться с нервными окончаниями.

Если вы все еще нервничаете после использования этих советов, подумайте о вступлении в клуб публичных выступлений, такой как Toastmasters.Эти клубы могут помочь вам попрактиковаться в выступлениях перед аудиторией, улучшить свои навыки и найти еще больше способов побороть нервы.

Как спланировать презентацию проекта с помощью Wrike

Wrike может помочь вам создать и представить план проекта таким образом, чтобы каждый раз превосходить ожидания ваших клиентов. Наши шаблоны сэкономят ваше время и гарантируют, что каждый план и презентация всегда создаются с использованием одной и той же структуры. Диаграммы Ганта Wrike позволяют легко делиться своим расписанием проекта.Кроме того, наше программное обеспечение для совместной работы позволяет вам хранить и обмениваться повестками дня, слайдами, проектной документацией, предыдущими сообщениями и многим другим, поэтому все, что вам нужно, чтобы удивить вашего клиента, всегда у вас под рукой. Подпишитесь на бесплатную пробную версию сегодня!

10 способов улучшить презентации проектов

Как менеджера проекта, вас иногда просят сделать презентации совету директоров, группе старших руководителей, внешнему поставщику или вашей организации.Вот возможности, которые помогут заинтересованным сторонам понять ваши проекты. С каждой презентацией вы можете попробовать что-то новое и научиться улучшать свои презентации.

1. Спланируйте свои презентации.

Хотите представить более эффективно? Создайте презентацию с хорошей структурой. Структура поможет вам вспомнить и, что более важно, поможет вашей аудитории следить за вашей презентацией. Вот простая, но эффективная структура:

  • Введение. Представьте большую идею. О чем вы хотите, чтобы ваша аудитория думала, о какой основной проблеме или возможности?
  • Кузов. Предложите аудитории три практических шага к реализации большой идеи.
  • Заключение. Переформулируйте основную идею и кратко опишите действия.

Не сложно, а? В этом суть идеи — делайте вашу структуру простой.

2. Придите рано.

Рекомендуется заранее прибыть на место проведения презентации.Убедитесь, что все настроено так, как вы просили. Проверьте оборудование, чтобы убедиться, что такие вещи, как микрофон, PowerPoint, пульт дистанционного управления и проектор, работают должным образом.

3. Сосредоточьтесь на себе (а не на слайдах).

При презентации сосредоточьтесь на себе, а не на слайдах. Многие докладчики совершают ошибку, помещая слишком много текста на свои слайды. Аудитория тратит больше времени на чтение слайдов, чем на зрительный контакт с вами — докладчиком.Если вы знаете, что комната будет тускло освещена, попробуйте направить свет на себя.

4. Используйте схему (не сценарий).

Если вы хотите лучше общаться со своей аудиторией, используйте разговорный стиль. Докладчики, читающие свои презентации, кажутся немного неестественными (да ладно, скучно). Попробуйте использовать план для большей части вашей презентации, а не сценарий. Можно читать цитаты и отрывки из книг, чтобы проиллюстрировать точку зрения.

5. Попрактикуйтесь в презентации.

Меня поражает, сколько людей никогда не практикуют свои презентации. Тот факт, что вы разработали слайды и план, не означает, что вы готовы провести потрясающую презентацию. Пройдите презентацию — поговорите — освоитесь с подачей. Подумайте о скорости, тоне и частях, которые вы хотите выделить.

6. Смотрите в глаза.

Помните — используйте разговорный стиль. Смотрите в аудиторию и поддерживайте постоянный, сфокусированный зрительный контакт с людьми в течение коротких периодов времени.Сколько? От трех до пяти секунд. Одна эта привычка может превратить вашу аудиторию в заинтересованных участников.

7. Используйте наглядные пособия.

Одна из самых ярких презентаций, которые я когда-либо видел, было около пятнадцати лет назад. Я никогда не забуду его. Для иллюстрации принципов управления рисками ведущий использовал юмористические ролики из мультфильмов «Дорожный бегун». У нее также были вспомогательные визуальные эффекты — игровые ракеты Acme и чучела животных. Она могла бы просто рассказать истории Road Runner, но визуальные эффекты сделали презентацию более увлекательной и запоминающейся.

8. Делайте слайды простыми.

Со временем я перешел от текстовых слайдов к слайдам, состоящим из изображений с небольшим количеством текста. Моя цель — заинтересовать публику меня, ведущего. Слайды дополняют то, что я говорю (а не наоборот).

Когда я создаю слайды с маркерами и текстом, я делаю каждую строку короткой — без переноса текста. Я также ограничиваю количество пуль до семи.

Щелкните здесь, чтобы получить дополнительные советы от TEDBlog.

9. Используйте истории и аналогии.

Дайте людям цифры и статистику, и вы быстро потеряете свою аудиторию. Как вариант, рассказывайте истории, чтобы заинтересовать участников. Люди могут увидеть себя в ткани ваших историй. Истории дают контекст и позволяют людям экстраполировать соответствующий смысл для их личного применения. Кроме того, люди запоминают истории намного лучше, чем числа и скучные факты.

10. Предоставьте копию своей презентации.

Вскоре после презентации я говорю своей аудитории: «Эй, в конце этой презентации я расскажу вам, как вы можете получить раздаточный материал, содержащий ключевые моменты сегодняшней презентации».

Имейте в виду, что мои слайды — это в основном изображения (а не заметки). Поэтому с подробностями создаю отдельный раздаточный материал. В конце презентации у меня либо есть копии, которые участники могут забрать, либо я предоставляю URL-адрес, по которому они могут загрузить раздаточный материал из моего DropBox.

Руководство по презентации проекта

| Вычислительная практика и теория

РУКОВОДСТВО ПО ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТА

Этот раздаточный материал предназначен для того, чтобы вы узнали, что мы ожидаем увидеть в ваших презентациях на неделе 10.

Необходимые элементы

  • Ваша презентация должна длиться 15 минут, а затем время для вопросов (5 минут).

  • Ваша презентация должна быть отточенным, тщательно спланированным выступлением.

  • Следуйте схеме, включенной в этот документ.

  • Включите какое-либо короткое выступление: пародию, чтение, демонстрацию программы, презентацию в PowerPoint со снимками экрана или изображениями и т. Д.

  • Каждый член вашей группы (если ваш проект — групповой) должен играть важную роль в презентации.

  • Если вы используете проекционный монитор (т. Е. Компьютер для презентации), подойдите в комнату, где будет проводиться презентация, на 15 минут раньше, чтобы загрузить презентацию на компьютер в этой комнате. Вам следует заранее убедиться, что ваша презентация будет работать на этом компьютере; например, некоторые анимации, разработанные на Mac, не будут работать на ПК, и наоборот.Вы можете использовать флэш-накопитель и общий файловый ресурс программы в качестве резервной копии необходимых вам файлов. Если вы планируете использовать живую демонстрацию (и, следовательно, вам нужно установить программное обеспечение), вам нужно будет согласовать свои действия с преподавателями проекта, чтобы убедиться, что ваш компьютер может быть настроен для правильного проецирования.

Схема презентации проекта

План вашей презентации должен затрагивать эти темы и действовать в следующем порядке:

  • Введение — кратко опишите цель и платформу вашего проекта

  • Цели (задачи) и ограничения — связанные программы / проекты / приложения, о которых вы знали о входе в проект или которые вы обнаружили во время работы над своим проектом.Какие были ограничения.

  • Этика (если применимо) — Есть ли какие-либо этические проблемы?

  • Проблемы — Ожидаемые и встретившиеся

  • Demo — Покажите нам что-нибудь из своего проекта. Это не обязательно должно быть приложение. Это может быть рекламный проспект.

  • Достижения / Что вы узнали — Какие цели вы достигли? С какими из них вы не смогли встретиться в отведенное время? Чем важен ваш проект или то, что вы узнали?

  • Future Work — Продолжите ли вы свой проект в какой-либо форме? Если да, то как?

  • Оставьте время для вопросов

Советы по созданию хороших презентаций

  • Практикуйтесь заранее.Удивительно, как быстро проходит время; предварительное прочтение презентации несколько раз поможет вам понять, сколько времени займет каждая часть, и, естественно, поможет вам разрешить неровности.

  • Начните с наброска и закончите заключением. В начале презентации сообщите аудитории, чего ожидать; в конце кратко просмотрите, что вы сделали.

  • Будьте уверены; говори отчетливо.

  • Поддерживайте зрительный контакт с аудиторией.Мы не хотим, чтобы вы читали нам свои заметки

  • Используйте наглядные пособия! Даже простые наглядные пособия помогут удержать внимание вашей аудитории и помогут продвигать ваш разговор. Как минимум, желательно создать отдельный визуальный элемент для каждого сегмента презентации. По возможности показывайте пример в дополнение (или вместо) к его рассказу.

  • Рассмотрите возможность использования раздаточных материалов. Раздаточные материалы — отличный способ показать вашей аудитории подробную информацию, которая плохо отображается на экране или на доске; если вы хотите написать на доске много информации, лучше использовать раздаточный материал.Если вы все же раздаете раздаточные материалы, не забудьте учесть время, которое потребуется на их раздачу.

  • Спланируйте, что делать, если времени не хватает. Это происходит постоянно, так что будьте готовы — так вы не будете тратить больше времени на то, чтобы волноваться, если это произойдет с вами.

Как представить свой проект по электронной почте

Письменным презентациям по электронной почте не придается особого значения, и они чаще всего используются для представления наших проектов. Особенно в наше время очень легко написать и мгновенно отправить его по электронной почте.

Эти электронные письма могут быть путем к чему-то большему, не упускайте эту возможность. Лучше научиться писать хорошую презентацию, чтобы к ней относились серьезно.

Почему я веду блог об этом? Потому что недавно меня пригласили на выставку фильмов, и я получил электронные письма с катастрофой, некоторые из них без темы, другие только с прикрепленным файлом, третьи без имени или контактной информации и т. Д. Не потому, что вы творческий человек, вам должно быть разрешено отправлять электронные письма такого типа.

Кто бы ни презентовал проект, должен создать хороший имидж. На этот раз я проверил все полученные электронные письма, но должен признаться, что в прошлом были случаи, когда я даже не открывал электронные письма. Почему? Потому что меня не привлекает электронное письмо, в котором нет темы или ничего не написано в теле письма. Для меня это означает, что они на самом деле не заинтересованы.

Поэтому я расскажу вам шаг за шагом, как вам следует отправлять свои проекты в письменной форме, чтобы продемонстрировать профессионализм и интерес с вашей стороны.Прежде всего, убедитесь, что кто-то другой, читающий ваше сообщение, понимает вас и придает ему значение, которого оно заслуживает.

1. Тема. Всегда указывайте что-то, связанное с компанией или тем, к кому вы обращаетесь, и название вашего проекта, фильма, короткометражного, документального фильма и т. Д. Никогда не оставляйте поле пустым и указывайте тему не более чем из 10 слов, для более длинных сообщений используйте электронную почту тело. Это должно быть кратко и лаконично.

2. Тело сообщения электронной почты. Здесь вы можете расширить и объяснить свой проект, вы можете начать с презентации.Кто ты? Почему вы пишете? Затем вы можете написать синопсис своего фильма, а также поделиться ссылкой на трейлер / тизер. Никогда не оставляйте это поле пустым. Придайте ему хороший формат и пусть будет видно, что вы проявили интерес к написанию этого письма. Хорошее письмо всегда на виду. Остерегайтесь орфографических ошибок.

3. Подпись. Не указывайте просто свое имя, номер телефона, какую-нибудь ссылку, по которой они могут узнать больше о вас или вашем проекте и вашей текущей работе, если это актуально.Используйте для этого до 4 строк и придайте ему хороший формат, даже используя цвета, жирные и курсивные буквы.

4. Вложения. Всегда прикрепляйте презентацию проекта, технический файл или досье вашего проекта и включайте ссылки для просмотра трейлеров или веб-сайта. Это будет официальная презентация вашего фильма / короткометражного фильма.

Помните, что эта презентация может быть самой важной. Вы никогда не знаете, кто на другой стороне читает вашу электронную почту и кому они могут ее переслать.

Здесь мы оставляем вам инфографику.

Как представить проект заинтересованным сторонам

Есть ли оптимальный способ представить проект заинтересованным сторонам ?

В мире управления проектами представляет и сообщает стратегию продукта не изолированную фазу жизненного цикла проекта.

Фактически, любой, кто участвует в управлении проектом, должен иметь дело с спонсорами проекта и заинтересованными сторонами , и поддержание открытого и эффективного взаимодействия с ними очень важно.

Фактически, необходимо будет обновлять соответствующие заинтересованные стороны на протяжении всего процесса, чтобы держать всех в курсе прогресса и гарантировать, что все работают над достижением одних и тех же стратегических целей.

Но успешные менеджеры проектов также знают, что коммуникация не работает только одним способом, и они также должны искать обратную связь с заинтересованными сторонами .

Конечно, невозможно всегда слушать и учитывать всех, поэтому руководителю проекта нужно знать, с кем, когда и с чем разговаривать.

В этой статье мы объясним , как общаться с заинтересованными сторонами на каждом этапе жизненного цикла проекта и как получить их согласие.

Как общаться с заинтересованными сторонами на протяжении всего процесса

Во время проекта бывает больше ситуаций, от планирования до исполнения. Для каждого из этих этапов очень важно правильно общаться с заинтересованными сторонами . Давайте вместе посмотрим на различные шаги.

Этап планирования

Важно тесно сотрудничать с руководителями организации, развивая четкое видение продукта и определяя наиболее важные стратегические цели.

Если менеджер проекта и заинтересованные стороны смогут заранее согласовать видение и стратегические цели проекта, то, безусловно, будет меньше путаницы при определении приоритетов позже.

Определение приоритета

Как только стратегические цели ясны, приоритет может быть отдан конкретным задачам в рамках проекта.

Именно здесь становится важным открытое общение с менеджерами отделов , такими как маркетинг, продажи, поддержка клиентов и т. Д.

Важно обсудить их основные приоритеты и вместе определить, как эти приоритеты вписываются в более общие темы и стратегические цели.

Если заинтересованные стороны вовлечены в процесс определения приоритетов , они с гораздо большей вероятностью будут поддерживать решения, принимаемые менеджером проекта.

Этап выполнения

После того, как были установлены приоритеты для инициатив, направленных на отражение стратегических целей, и был достигнут консенсус между основными заинтересованными сторонами, пришло время воплотить видение в оперативные меры.

Дорожная карта должна стать более подробной.

Здесь необходимо выбрать и распределить ресурсы для каждой инициативы, назначить право владения инициативами различным членам команды и обозначить крайние сроки.

После того, как планы были определены и команда приступила к работе, важно обеспечить, чтобы все заинтересованные стороны всегда были в курсе последних событий.

Планирование встреч с различными заинтересованными сторонами позволяет руководителю проекта сообщить статус проекта и объяснить, что произойдет в будущем.

Иногда, когда организация очень большая, становится сложно включить в нее всех заинтересованных лиц. В этом случае решением является для непосредственного вовлечения директоров и менеджеров отделов, , чтобы они затем могли передать информацию соответствующим командам.

Более того, предоставление автономного доступа к дорожной карте проекта — еще один способ достижения консенсуса и вовлечения заинтересованных сторон. В этих случаях полезно, например, использовать программное обеспечение для управления проектами, которое включает эту функцию.

Это может заполнить потенциальные пробелы в общении и предотвратить неловкие разговоры с заинтересованными сторонами, которые утверждают, что не знают, что делается.

Стратегии достижения консенсуса заинтересованных сторон

Как менеджеру проекта необходимо будет представить проект разным аудиториям с разными интересами.

Если общественность, например, состоит из менеджеров, цель, вероятно, будет заключаться в том, чтобы убедить их принять общую стратегию проекта.

Если общественность — это еще один сегмент организации, цель, вероятно, будет состоять в том, чтобы сообщить о целях проекта и достичь консенсуса.

В обоих случаях необходимо быть ясным и убедительным, чтобы заинтересованные стороны понимали стратегию и соглашались с приоритетами.

Вот несколько советов, как лучше всего проводить встречи такого типа:

1. Будьте готовы

Создание презентационного документа — это один из шагов, но его недостаточно.Руководитель проекта должен быть готов рассказать убедительную историю и обосновать, почему любая запланированная инициатива заслуживает завершения.

  • Структурирование презентации: хорошая презентация начинается с общей картины, а затем объясняются детали. Начните с «почему», поделившись стратегическими целями, прежде чем переходить к более подробному объяснению «как» и «что».
  • Будьте краткими: содержание презентации должно быть простым, ясным и прямым.
  • Предвидеть возражения: будьте готовы ответить на вопросы о том, почему должны быть реализованы определенные инициативы.Это связано со знанием рынка и использованием плана установления приоритетов. Если проект основан на данных, у менеджера проекта не должно возникнуть проблем с обоснованием приоритетов для заинтересованных сторон.
  • Приведите конкретные примеры: это один из самых мощных инструментов, который можно использовать для убеждения аудитории.

2. Знайте аудиторию

Взаимодействие снизу вверх , такое как, например, представление стратегических целей менеджерам, следует процессу, совершенно отличному от коммуникации сверху вниз , например, представление планов конкретных задач разработчикам.

Например, в презентациях, ориентированных на руководителей, важно сосредоточиться на проблемах высокого уровня и стратегических целях.

Обсуждение должно касаться рыночного пространства, данных о клиентах и ​​потенциальной отдачи от инвестиций.

Другая аудитория, такая как разработчик, может интересоваться в первую очередь конкретными действиями, требованиями и сроками.

Более того, язык, используемый во время презентации, должен быть приемлемым для публики.

Если общественность не является технической, необходимо использовать простой язык без технических деталей и избегать аббревиатур и сокращений, которые обычно не известны за пределами сектора.

3. Сообщите статус

В течение жизненного цикла проекта заинтересованные стороны захотят знать статус проекта, способ распределения ресурсов и то, как статус проекта может измениться в зависимости от различных потенциальных сценариев.

Вот что помогает в этих случаях:

  • Включите статус завершения в процентах для каждой деятельности по проекту. Предоставляя эти детали, можно стимулировать обсуждение того, как инициативы зависят друг от друга.
  • Другой подход — использовать систему цветового кодирования для сообщения статуса каждого действия. Например, можно выбрать различение запланированных, утвержденных, разрабатываемых и завершенных инициатив с помощью цветовых схем или тегов.
  • Наконец, менеджер проекта должен обязательно сохранить предыдущие версии дорожной карты проекта. Создав архив старых дорожных карт, можно легко отследить, какие инициативы были завершены, отложены, отклонены или отменены.

4.Используйте изображения

Люди запоминают лишь небольшой процент того, что они слышат, поэтому наглядных пособий имеют решающее значение , чтобы удерживать внимание аудитории и обеспечивать сохранение ключевых моментов.

Изображения должны объединять и разъяснять сказанное в устной форме и не содержать дополнительной информации.

Избегайте публикации длинных или сложных слайдов, которые могут отвлечь публику.

Убедитесь, что тексты большие и легко читаемые, используйте цветовые комбинации, чтобы показать, как инициативы соотносятся друг с другом и с более крупными стратегическими целями.

Перед менеджером проекта стоит задача иметь дело с проектом в целом, и одна из его очень важных обязанностей — постоянное общение со всеми заинтересованными сторонами на каждом этапе жизненного цикла продукта, чтобы обеспечить наилучшие шансы проекта на успех. .

В конце концов, ни один руководитель проекта не может самостоятельно управлять всеми деталями и задачами разработки проекта.

Любой успешный проект — это результат работы талантливой и знающей команды, которая работает вместе для достижения общей стратегической цели.

Имея это в виду, руководитель проекта должен уделять достаточно энергии и внимания итеративному общению со своей командой и заинтересованными сторонами.

Как подготовить презентацию плана проекта для клиентов и заинтересованных сторон

Обновлено 14 июня 2020 г.

Представление проектов — краеугольный камень любого успешного предприятия и фундаментальный навык, которым должен овладеть каждый руководитель проекта. Независимо от того, входит ли это в план взаимодействия с заинтересованными сторонами или вы пишете резюме, чтобы информировать руководство о своем прогрессе, успех во многом зависит от эффективного взаимодействия.Наша статья призвана продемонстрировать несколько методов оценки и обзора проектов, которые вы можете использовать, чтобы преодолеть барьеры делового общения.


ИЗУЧИТЬ И СКАЧАТЬ ШАБЛОН

Упростите презентацию с помощью высокоуровневых визуальных элементов проекта

Презентация для заинтересованных сторон проекта должна представлять собой широкий обзор на высоком уровне, чтобы пробудить их любопытство, а не сложные и скучные наборы данных, которые имеют смысл только для докладчика. Как бы ни было заманчиво переделать и переработать подробный устав проекта, над которым вы так много работали, особенно когда у вас мало времени, не делайте этого! Визуальное представление данных в виде дорожной карты проекта для клиентов и руководителей добавляет контекст для облегчения понимания и позволяет вам вдаваться в подробности только по запросу.

Microsoft Project чаще всего является программным обеспечением для управления проектами, которое выбирают на этапе планирования. Немногие другие инструменты управления проектами так хорошо оптимизированы для навигации по сложности запутанных задач, этапов и событий или для создания глубоких погружений. С другой стороны, когда дело доходит до создания визуальных элементов проекта высокого уровня, его графические представления, такие как приведенный ниже пример диаграммы Ганта, не подходят для встречи с заинтересованными сторонами проекта.

Обзор проекта на уровне руководителя должен резюмировать процесс стратегического планирования и визуально привлекательно продемонстрировать его прогресс.Помните: задача состоит в том, чтобы упростить усвоение информации и убедиться, что аудитория понимает последствия для бизнеса.

Создание графического представления данных

Лучшим вариантом для описания плана проекта является создание диаграммы рабочего процесса, которая коррелирует задачи с критическими вехами, как показано в примере диаграммы Ганта ниже:


ИЗУЧИТЬ И СКАЧАТЬ ШАБЛОН

Представление дорожной карты проекта таким образом помогает заинтересованным сторонам быстро увидеть запланированные задачи, а также их продолжительность, последовательность и другие зависимости задач, которые определяют критический путь.Кроме того, соединение мероприятий (задач) проекта с событиями (этапами) проекта дает клиентам и руководителям больше информации, что приводит к принятию более эффективных управленческих решений.

Временная шкала и диаграмма Ганта

Для построения графика процесса стратегического планирования часто используются два основных метода: временные шкалы и диаграммы Ганта. По своей сути графики проекта обычно включают только события (вехи), тогда как диаграммы Ганта, как правило, показывают только действия (задачи). Однако, как мы упоминали ранее, идеальная презентация проекта должна включать в себя как задачи, так и вехи.Для наглядности вы можете выбрать единый унифицированный график, такой как диаграмма дорожек, которая разделяет эти задачи и вехи в соответствии с их конкретной фазой жизненного цикла проекта.


ИЗУЧИТЬ И СКАЧАТЬ ШАБЛОН

Далее давайте сравнительно рассмотрим две часто используемые альтернативы для визуального отображения устава проекта: Excel и PowerPoint. Мы объясним, как создать диаграмму Ганта в Excel, используя гистограмму, и как создать временную шкалу Excel, используя диаграмму разброса. Мы также покажем вам, как быстро создать единую унифицированную диаграмму Ганта + временную шкалу в формате.PPTX с помощью нашей надстройки для PowerPoint, Office Timeline.

Организация вашего проекта в Excel

Собираетесь ли вы создавать диаграмму Ганта в Excel, это приложение из пакета Microsoft — отличное место для начала составления графика проекта. Точнее, вам нужно будет создать иерархическую структуру работ (WBS), разбив проект на более мелкие части работы — задачи. Создайте шаблон управления проектами Excel, который вы можете использовать повторно, а затем перечислите каждую из задач в таблице данных в правильной последовательности.Задачи образуют диаграмму Ганта проекта, и их порядок определяет график проекта.

Еще одна важная часть головоломки, которую необходимо интегрировать в шаблон управления проектами Excel, — это раздел этапов. Вехи проекта состоят из всех основных сроков, которые должен выполнить ваш план, и они образуют вашу временную шкалу Excel. Ниже для ясности мы включили пример иерархической структуры работ.

Примечание. Имейте в виду, что это презентация высокого уровня, предназначенная для руководителей и заинтересованных сторон, поэтому она не должна быть слишком сложной.Если в расписании проекта содержится более 20 задач и 20 этапов, подумайте о сокращении его количества, чтобы облегчить понимание и удержать внимание аудитории.

Вариант 1. Создание графиков в Excel

Стоит отметить, что Excel далеко не так ориентирован на графику, как PowerPoint. Прямым результатом является то, что ваши диаграммы Ганта и временные шкалы в Excel будут больше похожи на гистограммы с накоплением и, соответственно, точечные диаграммы.

Еще одним недостатком является то, что Excel не позволяет объединить диаграмму Ганта (задачи) с временной шкалой (контрольные точки) в единую дорожную карту проекта.Следовательно, вам нужно будет создать два отдельных визуальных элемента и объединить их на одном слайде или представить их по отдельности. Для этого вам сначала нужно будет составить диаграмму Ганта, показывающую задачи вашего плана проекта, а затем временную шкалу с вехами вашего проекта. Вот как это сделать:

  • Шаг 1: Создайте диаграмму Ганта в Excel с функцией гистограммы с накоплением

После того, как у вас будет расписание проекта в Excel, вы добавите данные задачи в гистограмму с накоплением Excel, а затем выполните примерно 20+ шагов форматирования для преобразования его из линейчатой ​​диаграммы с накоплением в диаграмму Ганта Excel, которая в конечном итоге будет выглядеть примерно так, как на диаграмме ниже.Для получения подробных инструкций, пожалуйста, ознакомьтесь с нашим руководством о том, как создать диаграмму Ганта в Excel.


  • Шаг 2. Создайте временную шкалу в Excel с помощью функции точечной диаграммы.

Для создания временной шкалы в Excel вам понадобится точечная диаграмма. Добавьте данные в точечную диаграмму, затем выполните примерно 25 шагов, чтобы отформатировать ее так, чтобы она выглядела как представление временной шкалы, как показано ниже. Если это проще, ознакомьтесь с нашим простым пошаговым руководством и видеоуроком.

Примечание. Каким бы знакомым и доступным ни было это приложение Microsoft, существуют определенные ограничения, которые делают его менее идеальным для презентаций проектов, в том числе:

  • Нет способа объединить диаграмму Ганта в Excel с временной шкалой. Руководители и заинтересованные стороны должны иметь возможность просматривать задачи и вехи вместе друг с другом, чтобы лучше видеть критические сроки и действия.
  • Создание дорожной карты проекта с временной шкалой или диаграммой Ганта в Excel требует высоких навыков работы.Преобразование составных и точечных диаграмм Excel в диаграммы Ганта и временные шкалы зависит от правильного выполнения определенной последовательности шагов форматирования.
  • Полученные диаграммы не так привлекательны визуально, как слайды PowerPoint, и их значительно труднее поделиться со всеми участниками.

Вариант 2. Создайте план проекта как собственный слайд PowerPoint

До сих пор мы показали вам, как создать диаграмму Ганта в Excel и совместить ее с временной шкалой, чтобы предоставить вашим заинтересованным сторонам двухчастный обзор графика вашего проекта.Затем давайте посмотрим на альтернативу: использование средства создания шкалы времени PowerPoint со встроенными функциями диаграммы Ганта для создания слайда с комбинированной графикой.

PowerPoint воспринимается как превосходный инструмент для создания презентаций проектов. Поскольку это графическое приложение, оно предназначено для создания и передачи диаграмм в наглядном виде. Кроме того, поскольку это распространенный инструмент на предприятиях, PowerPoint знаком для аудитории, а слайды могут быть легко доступны для общего доступа. Есть два основных способа создания слайдов проекта в PowerPoint с помощью нашей надстройки Office Timeline:

  1. Создайте шаблон иерархической структуры работ в Excel и импортируйте данные.

Ранее в статью мы включили пример иерархической структуры работ, созданный в Excel.Первый вариант основан на использовании функции импорта из Office Timeline и вводе таблиц данных с задачами и вехами. Чтобы импортировать расписание проекта, созданное в Excel, используйте мастер Office Timeline Pro, который будет ссылаться на электронную таблицу вашего проекта (или файл .MPP, если вы предпочитаете Microsoft Project). Вот небольшая демонстрация:

Есть еще одна причина для импорта данных из электронной таблицы Excel — функция синхронизации. Короче говоря, поскольку слайд PowerPoint связан с листом, его можно синхронизировать и обновлять одним нажатием кнопки при изменении данных электронной таблицы.Ознакомьтесь с кратким описанием того, как работает синхронизация:

Примечание. Для большей наглядности Office Timeline также позволяет импортировать задачи и вехи непосредственно в шаблоны дорожек.

  1. Используйте диаграмму Ганта или шаблон временной шкалы (также поддерживаются дорожки)

Импорт файла данных из внешнего приложения, такого как Excel или Microsoft Project, безусловно, дает преимущества. Однако это не единственный вариант. Office Timeline поставляется с обширной коллекцией профессиональных шаблонов, которые можно легко адаптировать к большому количеству различных типов проектов.Эти шаблоны временной шкалы встроены в надстройку, а для вашего удобства есть также бесплатная галерея, в которую регулярно добавляются новые.

Просто замените данные по умолчанию своими задачами и вехами, и Office Timeline сгенерирует графику за вас.

Примечание. Настроить временную шкалу или шаблон диаграммы Ганта с вашими собственными данными можно в любое время с помощью удобного и интуитивно понятного интерфейса. Легко обновляйте его при любых изменениях в расписании проекта, изменяйте его стиль и делитесь им со своей командой — и все это из PowerPoint.Это очень гибко!

Выводы

Написание резюме или плана взаимодействия с заинтересованными сторонами — это все о ясности, и лучший способ добиться этого — дополнить данные профессиональными, визуально привлекательными графиками. По мере того, как вы добавляете задачи и вехи в дорожную карту своего проекта, становится легче избавиться от лишнего и сосредоточиться на изменениях правил игры. Таким образом, вы получите действенный и убедительный общий обзор, а не запутаетесь в деталях.

Если вы регулярно поддерживаете связь с руководством или заинтересованными сторонами и боитесь того, что тратите часы на создание презентаций с помощью традиционных инструментов пакета Microsoft Office, тогда ознакомьтесь с Office Timeline.Доступное в качестве бесплатной версии, это удобное приложение для создания дорожной карты проекта может сэкономить ваше время и гарантировать, что вы добьетесь своей цели, не испытывая недостатка в пугающей кривой обучения. Для более сложных графиков мы рекомендуем попробовать версию Pro.



Быстро превращайте данные проекта в профессиональные сроки

Создавайте потрясающие временные шкалы, дорожные карты и диаграммы Ганта, которые легко создать и легко общаться. Получите расширенные функции Office Timeline Pro бесплатно в течение 14 дней.

ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНЫЙ ПРОБНЫЙ ПЕРИОД .

Отставить комментарий

Обязательные для заполнения поля отмечены*