Клинбиз | Клининговая компания в Нижнем Новгороде | Цены на клининговые услуги и уборку

Организация рабочего места дома: 6 пунктов, о которых стоит задуматься

Рассказываем, как обустроить рабочее место дома, чтобы труд был в радость

 

Если кажется, что вы слишком устаете в процессе работы, испытываете стресс и вообще некомфортно себя чувствуете — возможно, вам просто неудобно. Есть такая наука — эргономика. Про взаимодействие человека с его рабочей средой. Проще говоря, наука о том, как сделать так, чтобы труд был приятен и эффективен? Давайте разбираться!

У Железного человека на рабочем месте аккуратно и атмосферно — располагает к работе.

А вот Нео из Матрицы явно не читал про настольный и подстольный уровни хранения вещей. Ладно, эти фото — шутка.

5 общих правил эргономики рабочего места

1. «Стол — всему голова»

Мебель для рабочей зоныВыбор стола — основная задача при организации рабочего места. Вокруг него будет выстраиваться остальная мебель и декор. Рабочая поверхность должна быть достаточно большой, чтобы вместить все инструменты, которыми пользуются постоянно. 

Стандартные размеры офисного стола — 1200х60х75 см. Если вы только изредко проверяете почту, вполне хватит небольшого столика. Чтобы поставить ноутбук и чашку кофе. Если же вы работаете удаленно все время — присмотритесь к многофункциональным большим столам. То, чем пользуетесь все время, располагайте в “пространстве захвата” — зоне стола, которую без труда можно охватить руками. Регулировать высоту посадки проще с помощью кресла. Когда вы сидите,  ноги не должны упираться в стол, тумбы и ящики для хранения. При необходимости используйте специальную подставку для ног.

Существуют подставки с массажным эффектом для снятия стресса и максимального комфорта. Они могут работать от сети, батареек или просто иметь рельефную поверхность.

2. «Утром — деньги, вечером — стулья». Какой стул удобнее?

Рабочее кресло должно быть максимально комфортным. На него ложится главная забота о нашем теле. Правильное расположение ног и рук позволит избежать проблем со здоровьем и обеспечит эффективный процесс работы.

Хороший стул для рабочего места должен отвечать следующий критериям:

• Изменяемое по высоте мягкое сиденье — ноги должны доставать до пола и сгибаться под углом в 90 градусов.
• Эргономичная спинка стула с регулирующимся наклоном для поддержки спины и правильной циркуляции крови в организме.

Хороший стул слева, плохой стул справа.

3. «Луч солнца золотого» или освещение рабочего места

На рабочем месте должно быть достаточно света, его никогда не бывает слишком много. Лучше всего использовать по максимуму естественное освещение и расположить рабочую зону недалеко от окна. Обязательный атрибут — настольная лампа. При необходимости можно установить дополнительное освещение — настенные и напольные светильники. Точечные лампы можно вмонтировать или закрепить на стеллажах, задействовать рейлинги и светодиодные ленты. 

 

4. «В порядке вещей». Мебель для хранения в домашнем офисе

Существуют три уровня хранения вещей, требуемых для работы — над столом, на столе и под столом. Для максимального удобства задействуйте все три уровня. Над столом пригодятся полки для книг и оргтехники, под столом — тумбы и ящики. Расположите мебель так, чтобы до всего можно было легко дотянуться. Над столом разместите полки и шкафчики для книг. Под столом поставьте тумбы и ящики для документов и прочих необходимых вещей. Не забывайте про всевозможные подставки, холдеры, коробки и разделители. 

 

 

 

5. «Работа — не волк» или отдыхаем вовремя

  

 

Ученый И. М. Сеченов экспериментально доказал, что лучший отдых — это смена занятий. Поэтому время от времени делайте перерывы на гимнастику, в том числе и для глаз, отвлекайтесь на то, что повышает вам настроение и даёт мозгу расслабиться. Декор и аксессуары для рабочего места тоже заслуживают внимания,  вдохновение — лучший мотиватор!

Где можно организовать рабочее пространство?

К сожалению, не у всех в доме есть возможность выделить отдельную комнату под кабинет. Но если вы в числе счастливчиков, используйте возможность по максимуму. Не экономьте место для хранения и обязательно обустройте лаундж-зону с мягким диванчиком или креслом.

Если отдельной комнаты нет — не беда! Обустройте рабочую зону там, где найдется место. Чаще всего люди выбирают для этих целей гостиную. В идеале перед ремонтом нужно продумать общий функционал комнаты, единый стиль и зонирование с рабочим местом. Кстати, у нас есть интересный дизайн-проект с рабочей зоной в однушке. Посмотрите, как функционально!

Для отделения рабочего места подойдут перегородки, ширмы или большой напольный стеллаж, который станет также местом для хранения вещей.

Если гостиная кажется слишком шумной для работы, спальня — более подходящий вариант. Часто в спальне есть возможность расположить стол у окна и заниматься своими делами в спокойной обстановке. Главное позаботиться об отделении зоны для сна — занавески, балдахин и различные перегородки в этом помогут.

Балкон –  почти отдельная комната! Плюс балкона — там всегда много света и свежего воздуха, что положительно сказывается на трудоспособности. Минус — площадь ограничена, и мебель придется выбирать исходя их ширины балкона и максимально эффективно задействовать всё пространство. Заранее позаботьтесь об остеклении и утеплении балкона, чтобы там можно было с комфортом находиться круглый год.

Для тех, у кого совсем мало места, у нас есть пара лайфхаков!

1. Используйте откидной столик: он монтируется прямо к стене, открывайте его , когда хотите поработать.

2. Присмотритесь к подоконнику — его можно расширить, удлинить, получится рабочая поверхность. К тому же, у окна всегда много света.

 

Приятный и полезный декор

Даже рабочее пространство уныло без декора. Приятные глазу вещи будут вас вдохновлять и мотивировать: фотографии близких, картинки из журналов, открытки, красивые книгоразделители, папки, закладки и памятные вещицы вроде любимой игрушки или сувенира из поездки. Главное, чтобы эти предметы не захламляли пространство, имели свое место и поднимали настроение.

Для рабочего настроя распечатайте или напишите на стикерах мотивирующие цитаты, составлять списки предстоящих дел на день, неделю, месяц. Графики, календари и расписания помогут грамотно спланировать рабочий процесс. Закрепить всё это можно кнопками, булавками или даже просто скотчем на специальной доске (магнитной или пробковой).

И три супер-совета по дзен на рабочем месте бонусом

 

Наглядность

Чтобы работа шла еще быстрее — разместите все самое важное перед глазами. Например, на стене. Для этого можно обклеить стену пробкой и прикалывать к ней все кнопками.

Повесьте сетку или просто натяните веревки над столом и крепите бумаги на прищепки. Покрасьте стену грифельной краской и записывайте все важное на ней. Все это тоже поможет определить границы рабочего пространства.

 

Вдохновение

В любом деле главное — вдохновение. Чтобы ощутить моральный «подъем» и пробудить в себе желание «свернуть горы», окружите себя вещами, которые вдохновляют вас. Модные фотосессии или фотографии котиков. В своем «кабинете» вы вольны делать все что угодно.

Самоорганизация

Все мы разные. Кто-то встает ни свет ни заря, полный сил и энергии, кто-то «просыпается» ближе к ночи. Работая из дома, выбирайте удобное время. Неважно будет это утро, день или ночь, главное, чтобы в это время вы максимально сконцентрировались на поставленных задачах.

Определите, когда вы должны закончить. Стремитесь придерживаться плана и не затягивать. Используйте все, что помогает вам не отвлекаться: включите любимую музыку или наоборот — используйте беруши. Рабочее место также станет для вас «защищенным» пространством: если вы в там — значит сейчас заняты и домашним лучше вас не отвлекать. Будет полезно сделать это новым семейным правилом. «Используйте все, что помогает вам не отвлекаться: включите любимую музыку или наоборот — используйте беруши».

Удобное рабочее место – залог продуктивности. «Офисный» уголок поможет справиться со всеми делами быстро и сделает «удаленку» не ловушкой домашних дел, а свободой организованного человека.

Каким бы ни было ваше рабочее место, главное, чтобы оно нравилось лично вам! Если дела никак не идут и вечно откладываются на потом, может вам просто некомфортно ими заниматься? Гораздо приятнее трудиться сидя за хорошим столом в удобном кресле в окружении вещей, которые мотивируют на новые свершения или просто радуют глаз. Работайте с удовольствием и посвящайте больше времени тому, что действительно важно.

Об остальном мы позаботимся.

10 оригинальных способов организовать рабочее место дома — INMYROOM

Рабочее место дома – необходимое пространство практически в каждой квартире. Но, к сожалению, не все располагают отдельным кабинетом. Поэтому встает вопрос, где найти и как обустроить рабочее пространство в жилой квартире таким образом, чтобы оно: 

1. было удобным; 
2. содержало все необходимое; 
3. органично вписывалось в общий интерьер квартиры.

Чтобы ответить на вопрос: как организовать рабочее место дома, нужно знать несколько правил создания комфортного пространства.

Правила организации 

№1. Для начала нужно решить, сколько вам необходимо места и что будет входить в эту зону. Если вы сидите за компьютером, то вам подойдёт небольшой компьютерный столик. Если же имеет дело с бумагами или книгами, то нужно заранее продумать, куда эти принадлежности вы сложите, чтобы они всегда были под рукой.

№2. Посмотрите на свою квартиру и подумайте, есть ли в ней пространство пригодное для рабочей зоны. Если есть, то вам останется только подобрать необходимый дизайн рабочего места в квартире. Если же такой зоны нет, попробуйте сделать перестановку.

№3. Обязательно предусмотрите, как будет поступать свет на ваш стол: из окна, от осветительных приборов и т.п. Продумайте, сможете ли вы установить и подключить лампу таким образом, чтобы вы не страдали затем от недостатка света.

№4. Если вы решили организовать рабочее место дома, то его оформление не должно идти в разрез с общим интерьером вашей квартиры или комнаты.

Отдельная комната 

Самым лучшим вариантом станет отдельная комната. Тогда вы можете оформить помещение так, как вам будет удобно. Установите необходимое количество стеллажей, используйте стол нужных вам размеров, оформите дополнительную зону для отдыха, поставив небольшой диванчик или мягкое кресло.

В гостиной 

В современном мире не все имеют возможность организовать свое рабочее пространство в отдельной комнате. Как правило, для этих целей приходится делать в одной из жилых комнат, например, в гостиной. Для того чтобы рабочая зона была органично вписана в общую площадь гостиной, необходимо продумать дизайн рабочего стола, стеллажей и полок, которые будут вам необходимы. Отделить пространство можно при помощи перегородок или больших напольных стеллажей, которые станут и перегородкой, и местом для хранения необходимых вещей.

В спальне 

Если в гостиной вам могут мешать ваши домочадцы, то спальня – более укромное место. Здесь необходимо отгородить территорию для сна. Для этого достаточно повесить между кроватью и столом занавеску, поставить перегородку или установить балдахин.

На кухне 

Организуя свой уголок на кухне, нужно помнить, что соседство с плитой или мойкой станет опасным для техники или документов. Поэтому можно зонировать кухонное помещение при помощи напольных стеллажей или использовать двойной стол: с одной стороны – письменный, с другой – кухонный.

На балконе 

Как правило, в каждой квартире есть балконы, но часто они используются в качестве места для хранения ненужных вещей. Вы же можете применить балкон в более полезной форме и сделать его своим кабинетом. Но перед этим необходимо его утеплить и застеклить, чтобы использовать можно было не только летом, но и зимой.

Теплый пол и качественные окна сделают балкон комфортным местом труда. Размеры стола и полок нужно выбирать исходя из размеров балкона, старайтесь использовать все свободное пространство для того, чтобы разместить там необходимые вещи. Огромный плюс этого помещения в том, что там много света и свежего воздуха, а работать в такой обстановке намного приятнее.

В кладовой 

Организовать рабочее пространство в кладовой легче, чем на балконе, потому что не нужно утеплять и проводить дополнительные отопительные приборы, зато необходимо проявить больше творчества. Кладовые, как правило, меньшего размера, чем балконы, но они обычно имеют дверцы, которые позволяют отделить данную зону от остального жилого пространства.

Вы можете установить небольшой стол в самой кладовке, а все остальное место оставить под полочки и дополнительные органайзеры для хранения. Для отделки в кладовой выбирайте светлые тона и продумайте систему света. В отличие от балкона, здесь вам не удастся использовать естественное освещение, поэтому установите несколько осветительных приборов.

Варианты размещения 

Предлагаем вашему вниманию несколько оригинальных идей для рабочего стола, которые помогут грамотно организовать зону, при этом, не занимая много места.

В нише 

Во многих квартирах встречаются стенные ниши, их обычно отводят под декоративные элементы, а можно использовать и практичнее: поместить туда небольшой письменный стол и установить несколько полок.

В шкафу 

Размещение стола в шкафу – это удачный вариант для тех, у кого нет кладовки. Вы можете не только экономить пространство квартиры, поместив в шкаф стол, но и спрятать свою рабочую зону в тот момент, когда вам станет это необходимо: просто закрыв дверцы шкафа. Эта идея размещения довольно удачна еще и потому, что в шкафу будет достаточно места для того, чтобы убрать необходимые принадлежности.

Откидной стол

Если у вас маленькая квартира, и вам нужно экономить пространство, то вы можете не покупать массивный письменный стол, а использовать небольшой откидной. Обычно они устанавливаются у стен и «откидываются», когда это необходимо.

Подоконник 

Пространство у окна, обычно, не выполняет никаких функций, а вы можете организовать там рабочую зону. Рабочее место у окна является продолжением подоконника, его увеличением. При этом вы не потеряете квадратные метры, зато приобретете отличное освещение и комфортное место для работы. Скрасить его помогут цветы, которые органично впишутся в это пространство. Рабочее место у окна может подарить вам также прекрасный вид.

Для двоих 

Если в квартире несколько человек, которым нужно рабочее пространство, то можно организовать рабочее место на двоих. Для этого используют, как правило, длинные столы по одной из стен комнаты. Если у вас нет такой возможности, то можно прибегнуть к более экономичному варианту, стол для двоих, разделенный стеллажом. Таким образом, вы организуете себе стол и место для хранения.

Интересные идеи 

Организовать рабочее пространство дома не так сложно, как это может показаться.
№1. Для того чтобы экономичней использовать помещение, закрепляйте на стенах полки и небольшие органайзеры, чтобы «разгрузить» рабочую поверхность.
№2. Принтер можно устанавливать не только на столе, но и на закрепленной полке, тем самым оставляя его под рукой, но освобождая место для работы дома.
№3. Используйте грифельные доски для записи важных идей.
№4. Добавьте в свою рабочую зону цветы, что поможет освежить и оживать дизайн вашего пространства.

Фото галерея

Рабочее место в интерьере квартиры.

Видео

Организация домашнего офиса.

50 идей интерьера кабинета. Красивые интерьеры и дизайн

Работа из дома имеет множество преимуществ. Одно из них — возможность работать в обстановке, которая доставляет эстетическое удовольствие и настраивает на нужный лад. В этой статье мы собрали для вас советы и идеи о том, как создать в квартире помещение, пробуждающее ваши творческие начала: об организации рабочего места дома.

1. Создание фона

Для дизайна кабинета наилучшим образом подойдут нейтральные цвета стен  — бежевый, серый. Такой выбор позволит дополнить интерьер яркими аксессуарами, не перегружая общую композицию, ведь мы говорим о помещении, в котором ничто не должно мешать вашей концентрации.

2. Вдохновение для работы дома

Создайте большую поверхность, к которой сможете крепить мотивирующие, вдохновляющие или необходимые для работы картинки и листочки. Для этого есть множество вариантов: магнитные обои; краска, создающая поверхность меловой доски; текстильное покрытие стены; пробковый слой на стене. Размещаемые на этой поверхности материалы будут служить «горючим» для вашего творческого мышления.

3. Правильное освещение

Освещение может изменить атмосферу любого помещения. Убедитесь в том, что ваше рабочее место хорошо освещено. Во-первых, это располагает к активной работе, а во-вторых, лучше для глаз. Для этого можно использовать как привычную настольную лампу, так и стильные светодиодные ленты и светильники.

---

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Освещение офиса — как сохранить и здоровье глаз, и красоту интерьера

---

4. «Оживление» рабочего места

Предметы искусства (в том числе и фотографии) помогут вам создать рабочее пространство, в котором вам будет комфортно находиться. Между прочим, искусство необязательно должно быть дорогим. Пока оно доставляет вам удовольствие и делает вас счастливым, оно выполняет свою функцию.

5. Место для хранения

Подберите мебель так, чтобы в вашем кабинете было место для всех вещей и мелочей, ведь хаос может отвлекать от дела и прерывать творческое течение мысли. Если вы проживаете на Украине, то купить в Киеве недорогую мебель можно в мебельном салоне Expertmebel.

6. Персонализация рабочего места

Передайте своему рабочему месту собственную индивидуальность, хотя бы разместив на столе свое пресс-папье, комнатное растение или любимую кружку. А фотографии счастливых моментов из вашей жизни будут всегда вызывать улыбку.

Письменный стол часто располагают у окна

Рабочий стол, расположенный в углу гостиной

Угловые письменные столы создают большее рабочее пространство

Меловые и магнитные доски — практичная идея для кабинета

Ежедневник прямо на стене

Оформление стены с помощью книг

Рабочее место в индустриальном стиле

Деревянные ящики в качестве полок

Светодиодные ленты, установленные под навесными шкафчиками

Интересный дизайн книжных полок

Приглушенная цветовая гамма

Как организовать рабочее место дома — советы по обустройству — Дом и уют

Далеко не все работают в офисе и те, кто вынужден временно или постоянно сменить место работы нередко жалуются на снижение эффективности труда. Психологи уверены, что от организации рабочего пространства и его эргономики зависит наша продуктивность. Рассказываем, как организовать рабочее пространство дома, что можно сделать своими руками и как настроиться на работу в домашнем офисе.

Разделяем работу и отдых

Работа на дому имеет не только плюсы, но и минусы. И один из основных — это слишком много соблазнов. Дома все так и манит отвлечь нас от дел, будь то звуки телевизора с кухни, или зовущая к себе мягкая кровать. Все это уменьшает нашу продуктивность. Поэтому ни в коем случае нельзя работать из кровати,или за обеденным столом — это все места отдыха, а нам нужно место для работы. Очень важно отделить рабочее место от зон отдыха.

Помимо этого, необходимо составить для себя определенный график, он тоже поможет не отвлекаться. Например, после одного часа делаем пятнадцатиминутный перерыв, в который можно попить чай, или сделать небольшое дело по дому. Главное — не отдыхать за компьютерным или письменным столом, это может стереть рамки между работой и отдыхом.

Выбираем местоположение

Если площадь квартиры не позволяет сменить оформление и переоборудовать одну из комнат в кабинет, тогда придется выделить часть комнаты под рабочую зону. Самым идеальным расположением станет место у окна, поскольку естественное освещение положительно влияет на продуктивность работы.

Поставить рабочий стол прямо напротив окна — очень хороший вариант. А еще лучше сменить подоконник и сделать его гораздо шире, чтобы он мог также играть роль рабочего стола.

Однако если по каким-то причинам это сделать невозможно, то разместите стол у соседней стены. Здесь важно учесть то, какой рукой вы пишите. Если вы правша, то размещайте стол у правой стены от окна, а если левша, то у левой. Так, если вы будете писать что-то от руки, то она не будет загораживать солнечный свет.

Если у вас большая семья, то лучше разместить рабочую зону в спальне, так дети и другие члены семьи будут меньше вас отвлекать. Но здесь сама атмосфера может отвлечь от рабочего настроя, поэтому если в рабочее время ваши домочадцы находятся вне дома, то смело размещайте свой стол в гостиной — это самый оптимальный вариант.

Зонируем пространство

Во время работы очень важно отделиться от остальной квартиры. Для этого есть множество вариантов зонирования помещения. Например, можно попробовать отделить свой “кабинет” при помощи сквозных стеллажей. Такие варианты можно посмотреть во всеми любимой Икее, скандинавы определенно знают толк в зонировании.

Кроме того, можно попробовать отделить рабочую зону при помощи крупных комнатных растений. Но здесь важно знать меру и не переусердствовать, чтобы не превратить квартиру в джунгли. Еще для зонирования подойдут шторы или тюль.

Можно попробовать спрятать рабочее место в шкаф, тогда его открытые дверцы будут отделять ваше пространство от остальной квартиры и создавать чувство уединенности. Но этот вариант уже более дорогостоящий, скорее всего такую мебель придется делать под заказ.

Играем с материалами и цветом

Использование различных материалов в мебели может не только сделать рабочую зону красивой и вписать ее в общий интерьер квартиры, но и помочь функционально.

Если у вас совсем немного места для организации рабочего пространства, то попробуйте использовать «легкие» материалы. Например, белый или стеклянный рабочий стол в комплекте с прозрачным пластиковым стулом не будут нагружать небольшую комнату, а наоборот визуально ее облегчат.

Ну а если места все же достаточно, то можно поэкспериментировать с натуральными материалами, которые сегодня весьма актуальны. Например, можно сделать столешницу из натурального фактурного дерева или даже камня.

Рабочий стул может быть из кожи или велюра. Все это придаст не только более серьезный вид вашему рабочему месту, но и доставит вам множество приятных тактильных ощущений от прикосновений к натуральным материалам.

Но эти решения уже более дорогие и подойдут тем, кто готов вложить достаточно большой бюджет в организацию рабочей зоны.

Декорируем и убираем все лишнее

Если вы творческий человек, то и свое рабочее место сделайте творческим. Декорируйте его стикерами и открытками из путешествий, поставьте на стол маленькое комнатное растение. Но делайте это только в том случае, если эти вещи будут дарить вам вдохновение для работы над вашими проектами и не будут отвлекать.

Над столом можно повесить грифельную доску и писать на ней поставленные задачи, она будет не только красивым декором, но и полезной вещью. Но с декором также не следует перебарщивать, он не должен отвлекать.

Также со стола следует убрать все лишнее и отвлекающее. Интересная книга? Пусть стоит на книжной полке и ждет вечернего часа чтения. Не удержались и пообедали за компьютером? Уберите тарелку на кухню. Скопилась кипа документов и бумаг? Разберите их и выбросьте ненужное, а важное рассортируйте по папкам и полкам.

Если этого не сделать, то все это может отвлекать вас от работы, что в свою очередь приведет к понижению продуктивности.

---

Еще несколько интересных статей по теме

15 универсальных дизайнерских лайфхаков для вашего интерьера

От чего пора избавиться в квартире

Зонирование пространства: правила и приемы

50 идей организации рабочего места дома

Кабинет дома есть не у всех. А вот необходимость в рабочем месте – практически у каждого. Как же обустроить рабочее место дома, что было и удобно, и комфортно, и в дизайн квартиры вписывалось органично?

 

Выбираем место

В идеале рабочее место дома должно быть у окна. Но, к сожалению, далеко не всегда есть такая возможность. Как альтернативу в этом случае можно использовать расширенный подоконник, откидной столик (идеальное рабочее место в маленькой квартире!) или перенести домашний офис на балкон.

 

 

 

 

 

 

С глаз долой!

Если хотите спрятать рабочее место от посторонних глаз, можно использовать ширму или шторку. И удобно, и уютно. Еще один способ – убрать в шкаф. Вариантов несколько. Первый – интегрировать стол в обычный шкаф, второй – приобрести специальный шкаф-трансформер.

 

 

 

 

Вместо стола

Если много места для работы вам не нужно – обустроить компактное рабочее место можно в секретере. Преимуществ сразу несколько: экономия места, мебель лишнюю покупать не нужно, да и спрятать такой кабинет можно за пару секунд

 

 

 

 

Система хранения

Дизайн рабочего места в квартире необходимо продумать так, чтобы все было под рукой. А значит, без полочек и стеллажей не обойтись. Выбор ограничен только вашей фантазией и бюджетом: открытые полки и навесные модули, легкие стеллажи и комоды, цельная конструкция стол+полки или закрывающиеся шкафчики.

 

 

 

 

 

 

Стена для заметок

Стена возле стола может принимать в оформлении рабочего места дома самое непосредственное участие. Во-первых, на ней можно… писать. Конечно, предварительно наклеив специальную грифельную пленку. Во-вторых, на стене можно закрепить заметки «на память» или милые сердцу фото. Для этих целей подойдет пробковая, магнитная доска или натянутый на раму текстиль.

 

 

 

 

 

 

 

Еще раз о стене

На стене можно разместить и всевозможные кармашки-отсеки для мелочей или закрепить на ней рейлинг, на котором прекрасно будут чувствовать себя подвесные контейнеры.

 

 

 

 

 

 

Освободите стол!

Сколько сил и нервов, зачастую, уходит на поиск ручки, степлера или нужных бумаг! А ведь избежать этого так просто. Всего лишь нужно обзавестись специальными лотками для документов, небольшими ящичками для канцелярии, подставками и разделителями для выдвижных ящиков.

 

 

 

 

 

 

 

 

Без техники – никуда!

Дома вы сам себе и сисадмин, и секретарь, так что позаботьтесь о том, чтобы принтер, сканер и розетки были под рукой. А вот провода нужно убрать – их можно собрать при помощи застежек-липучек и закрепить фиксатором под столешницей.

 

 

Офис для двоих

Если одного рабочего места недостаточно, его легко можно превратить в два. Стол с перегородкой или удлиненная столешница – для тех, кто не может обустроить два отдельных домашних офиса.

 

 

 

 

 

Уют тоже важен

Удобство и организация – это все, конечно, важно. Но не забывайте и об уюте! Как украсить рабочее место своими руками? Очень просто! На стену повесьте фотографии или картины, оформите на свой вкус доску для заметок, поставьте на стол лампу и пару безделиц – внимание они отвлекать не будут, а вот уюта добавят!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Как организовать рабочее место дома для повышения эффективности работы

Вы долго изучали рынок недвижимости и теперь знаете «в лицо» всех крупных застройщиков Петербурга. Теперь вы – настоящий профи и, заветная цель – купить квартиру наконец достигнута. Квартира куплена, ключи получены, чистовая отделка выполнена. Вот оно счастье: у вас есть своя, пусть даже очень миниатюрная, жилплощадь. Но как грамотно обустроить домашнее рабочее место, если площадь ограничена? Поделимся советами изобретательных владельцев мини-квартир.

Для чего это нужно?

---

Грамотная организация рабочего места дома. Многие спросят, а для чего это вообще необходимо? Ведь дома нужно отдыхать, а не работать! 

Возможно, ваша работа связана с интеллектуальным трудом. В таком случае вам необходимо постоянно развиваться и совершенствоваться в профессии, быть в курсе современных трендов: слушать семинары, онлайн курсы, тренинги, возможно, иногда брать часть работы на дом. Либо вы в принципе работаете удаленно из дома. Хотим поговорить о том, как создать уютное рабочее пространство.

Многие знают, как важно зонирование пространства в квартире. Часто бывает так, что кровать – это и столовая, и кинозал, и офис и место для сна. Доказано, что при работе в таком пространстве, рабочий настрой улетучивается, так как человек привык не только работать в кровати, но и заниматься другими делами. Сосредоточиться в таком случае будет достаточно сложно. Поэтому наличие рабочего кабинета в квартире не блажь, а разумный выбор. Даже если размеры квартиры не позволяют вам выделить место для отдельного личного кабинета, создание обособленного рабочего пространства с помощью зонирования тоже хороший вариант.

Выбор места

---

Разложив рабочие документы, ноутбук и прочие канцелярские принадлежности на кухонном столе, на кровати или подоконнике вы непременно их потеряете, испачкаете, поломаете и испортите настроение себе и окружающим. Далее, не имея домашнего рабочего места, вы будете работать в некомфортных для себя условиях, что может способствовать не только дискомфорту, но и заболеваниям опорно-двигательного аппарата. Если вы программист или геймер, то рабочий стол – ваша постоянная, бессменная резиденция, ну, и конечно, расположившись на кухонном столе, вы обязательно, увлекшись работой, будете поглощать всё съедобное и несъедобное. Наверняка вы согласитесь: рабочее место дома просто необходимо.

• Гостиная
  Если вы счастливый обладатель квартиры с гостиной, то вы можете оборудовать рабочее пространство именно там. В этом вам помогут ширма, стеллаж и прочее.

• Балкон
  Отличное место для создания собственного кабинета. Отдельное помещение, где можно уединиться от шума «домашних», сосредоточиться и спокойно работать. А также много света и свежего воздуха. Вот только для работы на балконе вам придется утеплить его и поменять холодное остекление на теплое.

• Спальня 
  Кому-то может быть комфортно работать в спальне, так как спокойная атмосфера располагает к умственному труду. Главное не расслабиться по полной программе: чтобы вас не манила кровать, отделите рабочую зону и не работайте лицом к кровати.

• Другие варианты 
  Если пространство не позволяет вам выделить полноценную рабочую зону или вы работаете время от времени, то возможно вам подойдут более простые варианты. Такие как ниша в стене, рабочее пространство на подоконнике или возможно просто откидной столик.

Подбираем мебель

---

При планировании расстановки предметов мебели в квартире особое место нужно выделить для рабочего стола. Выбор места его расположения играет первостепенную роль. В идеале это пространство должно быть хорошо освещено и находиться рядом с естественным источником света – то есть с окном. 

Точно также важен выбор стула: подбирайте удобный и эргономичный стул с удобной спинкой и регуляцией высоты и наклона.

Если вы сидите за рабочим столом целый день, то вам могут пригодиться специальные приспособления. Речь идёт о подставках и гамаках для ног, подушках под спину, анатомических креслах, которые помогут не только увеличить работоспособность, но и позаботиться о здоровье. Монитор должен находиться на расстоянии 10-15 сантиметров ниже уровня глаз, а ваши спина и шея непременно должны быть прямыми.

Выбираем освещение

---

Стоит подчеркнуть, что стол должен быть хорошо освещённым и достаточно просторным, чтобы была возможность сидеть в комфортной позе. Поэтому, при недостатке света, поставьте на стол дополнительную лампу. Особенно, если вы привыкли трудиться не только в дневное, но и ночное время.

Выбор приборов освещения огромный: напольные лампы, поворотные светильники на штанге, точечные лампы, настенные светильники.

Главное чтобы освещения было вам достаточно, и свет не отражался в мониторе.

Организация рабочего процесса

---

Не меньше увеличивает производительность труда грамотное устройство системы хранения вещей на рабочем столе. Вот несколько советов по организации рабочего процесса, придерживаясь которых, вы наведёте порядок не только на столе, но и в голове, а, возможно, и в жизни.

• Порядок
  На рабочем столе должен быть всегда порядок. Бумажные «завалы» и посторонние предметы недопустимы.

• Ничего лишнего
  На столе должны быть только те вещи и предметы, которые необходимы для работы в данный момент, поэтому начинать и заканчивать работу нужно с разбора документов и канцелярских принадлежностей.

• Дополнительные места для хранения 
  Внутри рабочего стола, вверху, внизу или рядом с ним обязательно должны быть организованы зоны хранения в виде ящичков, полочек, отсеков. Важные предметы храним на столе, те, которые в данный момент не нужны, но всегда могут понадобиться – в самом ближнем ящике, те, которыми пользуйтесь редко – в самых дальних отсеках.

• Календарь 
  Очень удобно, когда перед глазами висит настенный календарь, в котором отмечены важные для вас дела и даты. Не нужно постоянно доставать телефон, чтобы заходить в календарь.

• Доска для заметок 
  Расположите рядом с рабочим столом доску для заметок. Она может быть железная, деревянная, пробковая. Её фактура – исключительно ваши предпочтения.

• Мусорная корзина
  Организуйте корзину для ненужных бумаг и предметов, чтоб не отвлекаться для того, чтобы вставать и выбрасывать мусор.

• Не ешьте за рабочим столом 
  Не принимайте пищу во время работы. Это тоже сильно отвлекает. 

Декор и милые аксессуары для уюта

---

Конечно нельзя забывать и об уюте. Большое количество ненужных безделушек, непременно будет отвлекать вас от важных дел, но парочка красивых картин, дорогие сердцу фотографии, красивая ручка придадут вам оптимизма, бодрости и уверенности в себе и в своей работе.

Окружите рабочее место теми вещами, которые вас вдохновляют и мотивируют. Главное не переборщить с этими аксессуарами, так как захламление пространства приносит дополнительный «шум».

Выберите цветовое решение для себя:

• насыщенные оттенки: желтый, синий, зеленый стимулируют мозговую активность
• пастельные тона: бежевый, кремовый и др. создают уют на рабочем месте.

Поставьте на стол комнатные растения, если вы их любите. Они очистят воздух и будут радовать вас в период цветения. Будьте осторожны при выборе, так как многие растения могут вызывать головную боль и аллергические реакции.

---

Какое бы вы не организовали рабочее пространство, выбирайте то, что нравится лично вам. Пусть оно будет комфортным, уютным и мотивирующим на новые свершения!

Как организовать рабочее место в небольшой квартире

Потребность в организации рабочего места дома возникает у многих:

• школьникам и студентам необходимо готовиться к занятиям;

• офисные работники зачастую берут работу на дом;

• фрилансеры, которые особенно серьезно подходят к организации рабочего пространство дома — ведь оно является для них основным местом решение трудовых задач.

Но если квартира небольшая, с организации полноценного рабочего места могут возникнуть сложности. Владельцы студий, одно- и двухкомнатных квартир не могут позволить себе отдельный кабинет. Между тем, а рабочее пространство должно отвечать определенным требованиям эргономики — только в этом случае оно будет по-настоящему удобным и функциональным.

Требования к рабочему месту

Для разумной организации домашнего офиса понадобятся, как минимум, стол, стул и несколько полок, на которых разместятся нужные бумаги, канцелярские принадлежности и прочие вещи, необходимые в работе.

Создавая удобное пространство для эффективной деятельности, необходимо придерживаться ряда принципов.

• Столешница поверхности рабочего стола не должна быть меньше 120 см в ширину — иначе локти при письме или работе на клавиатуре окажутся в висячем положении, отчего руки будут напряжены и быстро устанут. Оптимальным считается размер 80 * 200 см.

• Высота поверхности рабочего стола подбирается индивидуально для того, кто будет за ним работать. Она должна быть такой, чтобы садясь на стул, человек мог спокойно разместить стопы на поверхности пола и, согнув руки в локтях, положить предплечья на столешницу под прямым углом.

• При расчете пространства, необходимого для домашнего офиса, следует помнить, что стул также занимает определенную площадь – не менее 0.4 кв.м. Его должно быть удобно отодвигать.

• Размер и количество полок рассчитывается таким образом, чтобы разместить на них все необходимое для работы или учебы. Кому-то будет достаточно одной, для кого-то потребуется целый небольшой стеллаж — все зависит от рода и характера занятий.  

• Полки располагаются таким образом, чтобы человек мог легко дотянуться до них, не вставая с места, то есть не более чем на высоте 40 см от уровня стола.

Варианты размещения рабочего места

Соблюсти требования к эргономике рабочего пространства не так сложно, поэтому даже в небольшой малогабаритной квартире можно найти возможность организовать удобное пространство для работы.  Вот несколько вариантов.

За перегородкой

Если конфигурация комнаты позволяет, то спальное место хорошо отделить рабочего пространства, установив сквозной стеллаж. Такая перегородка не нарушит естественной инсоляции помещения и, в тоже время, позволит разграничить спальню и рабочую зону. Кроме того, стеллажи можно использовать для хранения бумаг и канцелярских принадлежностей.

На подоконнике

Достаточно широкий подоконник или подоконник, совмещенный со столешницей, можно превратить в удобный рабочий стол. При желании подоконник можно также «доукомплектовать» откидным столом: 

Это позволит значительно сэкономить место в любой комнате квартиры. У такого варианта немало плюсов:

• В дневное время при работе за этим столом не понадобится искусственное освещение.

• Если окно размещается в достаточно глубокой нише, на откосах удобно разместить полки.

Единственный недостаток такого расположения –  некоторые неудобства при открывании окна, а также необходимость специально продумывать систему занавесей, которые не помешают свободно подходить к рабочему месту. К примеру, это могут быть жалюзи, рулонные или римские шторы. Возможен также полный отказ от любых занавесей — решение в духе современных тенденций.

На прикроватном столике

Организация рабочего пространства на прикроватном столике, роль которого может выполнять компактный компьютерный стол  или многофункциональный столик. Это тоже неплохой вариант с точки зрения экономии пространства. Он подойдет для любителей работать, буквально не вставая с постели. Лампа, размещенная на поверхности такого стола, может служить в качестве осветительного прибора для чтения в кровати. Недостатком такого расположения рабочего пространства является близость технических приборов – компьютера, ноутбука, смартфона к спальному месту, что с медицинской точки зрения является нежелательным.

В нише

Если геометрия комнаты предусматривает наличие ниши, то именно в ней удобно можно разместить рабочий стол с необходимыми полками на боковых стенках. Ниша может также создаваться искусственным образом, если предусмотреть место для нее, изготавливая на заказ или покупая корпусную мебель для спальни или гостиной. Для такого рабочего пространства придется предусмотреть хорошее искусственное освещение. Для экономии места лампа может располагаться на стене или на стене слева от стола.

В шкафу

Домашний офис можно организовать даже… в шкафу. Для этого в одной из секций корпусной мебели размещают стол, предусматривает места для полок, подводит розетки и подключают источник искусственного освещения. Такое расположение выгодно тем, что завершив работу, можно просто закрыть импровизированный кабинет –  и комната приобретет аккуратный вид, рабочий беспорядок не будет нарушать гармонию пространства. При этом все бумаги и инструменты буду ожидать хозяина в том порядке, в котором он их оставил.

В модуле-трансформере

Такой вид мебели, как секретер или бюро, чрезвычайно популярный в 19 — конце 20 века, вновь становится актуальным. Он представляет собой шкафчик с набором выдвижных ящиков, имеющий откидную или выдвижную рабочую поверхность. При всем удобстве конструкции такое рабочее место можно рассматривать скорее как временное, нежели стационарное. Оно не приспособлено для того чтобы, располагать ноутбук или рабочий компьютер. Существует также необходимость каждый раз убирать бумаги и аксессуары, когда работа закончена, чтобы поддерживать порядок в комнате.

Более современным вариантом является специально оборудованное рабочее место, которое оснащено выдвижным или откидным столом и полками. При необходимости его легко трансформировать в закрытый модуль:

11 советов по организации рабочего пространства домашнего офиса

Рабочее место в домашнем офисе может быстро заполниться беспорядком, что может повлиять на вашу продуктивность. Вот 11 советов по организации домашнего офиса!

Когда вы работали в обычном офисе, вы, вероятно, сидели при флуоресцентном освещении в стандартной серой кабине, которая была стерильной, безвкусной и совершенно никудышной. Работа на дому означает, что вы можете спроектировать и поддерживать свой офис любым удобным для вас способом.

Но в последнее время вы заметили, что ваше пространство начинает больше походить на студенческий дом, чем на функциональный домашний офис. В нем есть все: счета, почта, учебники, компьютеры, ключи, даже кошка. А если вы не будете осторожны, ваше рабочее место в домашнем офисе может превратиться из места, которое помогает вам максимизировать вашу продуктивность и заставляет вас чувствовать себя безмятежным и стоящим на вершине вашего списка дел, до сплошной и полной бесплодной дезорганизации.

11 советов по организации домашнего офиса

1.Начать заново

Если в последний раз вы действительно видели верхнюю часть своего стола в 2009 году, пришло время для чистой уборки — буквально. Возьмите со стола каждый лист бумаги, канцелярские принадлежности и ручку, оставив только монитор, клавиатуру и мышь.

Может быть непосильной задачей избавиться от кучи бумаги и беспорядка, когда они лежат на вашем столе. Снимая все, вы даете своему столу — и себе — начать все заново. Сортируйте стопки, не возвращая элементы на рабочий стол.Создайте три стопки (отсканируйте, сохраните и уничтожьте) и соответствующим образом расположите предметы. Таким образом, они не вернутся на ваше рабочее место.

2. Сохраняйте простоту

Удаленная работа означает, что вы можете проектировать свои раскопки так, как вам хочется, но только то, что у вас может быть множество журналов, фотографий и растений, украшающих ваш стол, еще не значит, что вы должны. Чтобы свести к минимуму беспорядок (и да, личные вещи могут быть загромождены) до минимума, используйте ваш рабочий стол, чтобы держать только то, что вам действительно нужно , когда вы работаете или учитесь.

Уберите со стола все личные вещи и выберите то, что для вас больше всего значит. Найдите место для хранения других вещей, которые вы хотите сохранить, а остальное переработайте, пожертвуйте или выбросьте.

3. Убедитесь, что ваши «коллеги» понимают, что вам нужно пространство

Специальное рабочее место может помочь вам перейти в рабочий режим, позволяя сосредоточиться и работать более продуктивно. Но иногда домашний офис — это не комната с четырьмя стенами и дверью. Домашний офис может быть где угодно — бывший чулан, обеденный стол, даже укромный уголок под лестницей!

Проблема с креативным офисным пространством в том, что не все ваши «коллеги» понимают, что сидеть за обеденным столом означает «не беспокоить меня.”

Вовлеките свою семью или соседей по комнате в поиски функционального домашнего офиса. Их идеи могут быть полезными и, по крайней мере, напоминать им, что ваша работа важна, даже если она выполняется из дома.

4. Отделить рабочее пространство от личного пространства

Триста квадратных футов жилой площади — не редкость для Нью-Йорка. И если это ваша ситуация, вам нужно найти способ втиснуть функциональное домашнее рабочее пространство где-нибудь в этой крошечной области.Расположить стол рядом с кроватью — не лучший вариант, если вы хотите создать какое-то подобие баланса между работой и личной жизнью.

Занавеска — недорогой и простой в использовании вариант, который может ограничить небольшое рабочее пространство. Когда пришло время работать, отдерните занавеску и начните свой день. А когда придет время заканчивать, задерните занавеску, чтобы о работе не было видно и не думать.

5. Сядьте за рабочий стол

Поддерживать порядок на столе сложно, даже если вы работаете в офисе, и все, что на вашем столе, связано с вашей работой.Но когда ваш домашний офисный стол начинает поглощать такие вещи, как счета за коммунальные услуги и разрешительные документы детей, все становится действительно хаотичным.

Храните свои личные документы на другом столе или даже в другой комнате. Если это не вариант, создайте в домашнем офисе отдельную систему регистрации и хранения личных и рабочих предметов.

6. Настройка системы

Даже самый организованный человек может поглотить свою рабочую нагрузку — и домашний офис от этого пострадает.Так что инвестируйте в организационные инструменты, чтобы держать все на своих местах и ​​поддерживать высокий уровень производительности.

Подумайте о том, что вы делаете и как вы это делаете. Вам нужны бумажные копии документов? Купите несколько шкафов для документов, большой мусорный бак и измельчитель. Или вы можете отказаться от бумажных копий в пользу виртуальных? Подумайте о переносе файловой системы в облако, чтобы сделать домашний офис безбумажным.

7. Создайте корзину «Ожидание»

Предположим, вы ждете ответа от своего начальника, прежде чем подписать проект, и впоследствии папка находится на вашем сканере.Когда проекты и документы накапливаются на вашем столе, потому что вы ждете ответа, это может создать ненужный беспорядок. Вместо этого поставьте рядом со своим столом корзину, где ожидающие обработки предметы могут иметь (временный) дом, пока вы не сможете их заполнить. Таким образом, ваш стол останется чистым, как и ваш разум.

8. Думайте вертикально

Хранение, конечно же, важно в любом офисе. Независимо от того, сколько документов вы переносите в облако, всегда будут лежать какие-то документы. И, конечно же, вам понадобятся ручки, штампы и другие физические предметы, чтобы ваш домашний офис был функциональным.

Проблема, однако, в том, что многие домашние офисы имеют небольшие размеры, что затрудняет организацию и хранение офисных принадлежностей. Вместо того чтобы думать бок о бок, попробуйте подумать. Вертикальное размещение хранилища — отличный способ максимально увеличить пространство в небольшом офисе и открыть больше места для уникальных потребностей в хранении.

Используйте стены, чтобы создать организационное пространство для более творческой работы. Выбирайте нетрадиционные и высокофункциональные решения для хранения, например подвесные планшеты, которые позволяют быстро менять то, что изображено на стене.Пробковые доски — отличный способ освободить место для прикрепления бумаг, не занимая много места на столе. Или повесьте корзины и установите полки, чтобы получить дополнительное место для хранения.

9. Не ломайте банк

Обстановка и организация домашнего офиса не должны быть дорогими. Творчески подумайте о том, что вы кладете в свой офис, и ищите предметы, которые могут выполнять двойную или тройную работу.

Например, подвесные полки на стенах предоставляют бесконечные возможности для хранения вещей. Вы можете положить на них книги или накинуть корзины, чтобы создать альтернативный шкаф для хранения документов.Вы также можете использовать их в качестве расширенного рабочего места для хранения ручек, степлеров или всего, что вам нужно в вашем офисе.

Обустройство офиса не означает, что вам нужно покупать все новое. Осмотрите свой дом в поисках предметов, которые можно перепрофилировать. Из старых банок получаются отличные чашки для ручек и карандашей. Есть ли пустые коробки, которые еще не были брошены? Они могут быть не самыми красивыми, но пока могут использоваться как складские места.

10. Содержите его в чистоте

Конечно, вы можете работать дома, где единственное живое существо, которое видит ваши раскопки, — это ваша собака, Джейк.Но это не значит, что вы не должны содержать свое пространство в чистоте и порядке. В конце концов, вам может потребоваться провести собрание Skype или Zoom как часть вашей удаленной работы, и вы не хотите, чтобы коллеги шпионили за стопками бумаг и кофейными чашками, разбросанными по всему вашему пространству.

11. Очистите кабели

Если вы заглянете под стол, вы обязательно найдете скопление скрученных кабелей и проводов. Так же, как вы обновляете программное обеспечение на своем компьютере, обновите свой домашний офис, вложив средства в беспроводные устройства, такие как клавиатура, мышь и принтер, чтобы сократить количество кабелей.Держите оставшиеся кабели вместе с помощью кабельных стяжек или зажимов, чтобы все они были аккуратно перевязаны и не запутались.

Место для всего

Чистый и свободный от беспорядка домашний офис — это первый шаг на пути к совершенствованию рабочего процесса. Это может помочь вам сосредоточиться и оставаться в курсе своей рабочей нагрузки или помочь вам отслеживать отправленные вами заявки на вакансию и менеджеров по найму, с которыми вы разговариваете!

Когда ваше пространство станет свободным, его будет не только легче поддерживать, но и у вас появится мотивация поддерживать его в чистоте и порядке.

Чтобы получить больше подобных советов, подпишитесь на нашу рассылку новостей. Вы будете получать наши лучшие сообщения в блогах, свежие списки вакансий и многое другое на свой почтовый ящик.

Держите меня в курсе с помощью бюллетеня FlexJobs >>>

Не забудьте поделиться этой статьей с друзьями!

Польза для здоровья от Flex Work

10 шагов к организованному домашнему офису | Идеи организации домашнего офиса

Скопление бумаг в домашнем офисе легко.Получите контроль над беспорядком, прежде чем он захватит ваше пространство. Просмотрите каждый листок бумаги в своем офисе, используя Систему трех: измельчите / выбросьте его, сохраните или действуйте с его помощью. Храните важные документы в системе хранения с цветовой кодировкой.

Хорошо организованная система хранения документов — хороший показатель функционального офисного помещения. Для упорядочивания разделите файловую систему на пять категорий с цветовым кодированием и пометьте каждую подвесную папку в соответствии с вашими потребностями.

ЗЕЛЕНЫЙ: Финансовый
КРАСНЫЙ: Медицинский
ОРАНЖЕВЫЙ: Персональный
ЖЕЛТЫЙ: Страхование
СИНИЙ: Дом

Чтобы контролировать поступление бумаги в домашний офис, создайте почтовую станцию. Сделайте папку для входящей и исходящей почты, почту в файл, счета и папку для каждого члена семьи. Как только письмо придет, отправьте его на почтовую станцию.Затем раз в неделю уделите несколько минут и просмотрите каждую папку.

Выделите в офисе место для принтера и расходных материалов. Если у вас есть беспроводной принтер, его не нужно носить на столе. Поместив его в шкаф или другое место в офисе, вы получите гораздо больше места на столе для других предметов.

Храните все канцелярские товары в контейнерах, ящиках, корзинах и ящиках.Убрав все эти принадлежности из виду, ваш офис будет выглядеть беспорядочно.

Купите хорошего производителя этикеток и пометьте свои файлы, ящики и коробки, чтобы упростить организацию вашего офиса. Когда кому-то что-то понадобится, вы будете точно знать, где это.

Организуйте свой офис по категориям, разместив похожие предметы вместе. Благодаря этому ваш офис станет более функциональным.Например, в следующий раз, когда вам понадобятся марки, загляните в свой почтовый ящик.

Наклейки (стикеры, вкладки, наклейки и т. Д.)
Инструменты (прямой резак, скоба, устройство для удаления скоб, дырокол)
Бюджет (чековая книжка, калькулятор, календарь счетов)
Инструменты для письма (маркеры) , ручки, карандаши)
Почта (конверты, марки, адресные наклейки)
Этикетка (этикетировочная и этикеточная лента)

Вы можете систематизировать книги по жанрам, цвету или размеру в зависимости от ваших предпочтений.Организация по цвету добавит потрясающий элемент дизайна и придаст вашему пространству беспорядочный организованный вид.

Разложите самые важные бумаги в папках, чтобы их было легко взять с собой в случае возникновения чрезвычайной ситуации. Например, если возникла неотложная медицинская помощь, вы можете взять свою медицинскую папку и немедленно получить всю необходимую информацию. Вот несколько основных категорий переплетов:

Медицинский: В этой папке хранятся медицинские записи вашей семьи.Если вам когда-нибудь понадобится обратиться к новому врачу или если у вас сложный медицинский диагноз, все организовано в одном месте.

Домашнее животное: Эта папка должна содержать медицинские записи вашего питомца, записи о прививках и лекарствах.

Авто: Эта папка предназначена для всех документов по ремонту автомобилей, технического обслуживания и документов по страхованию автомобилей.

Руководства: Храните свои руководства в одном месте в этой папке.Вы даже можете разделить папку на подкатегории, например, бытовая техника, электроника, сад и дом.

Дом: Здесь храните всю информацию о доме, такую ​​как техническое обслуживание, борьба с вредителями, система безопасности и контактные телефоны разнорабочих.

Личный: В этой подшивке можно хранить все, что не подходит к другой категории или файлу.

Это часто единственный шаг, который люди упускают при организации своего офиса.Используйте пространство на стене, чтобы повесить картотеки, календари, доски, стеллажи и многое другое. Когда вы идете вертикально, становится намного больше места.

Изменение места и способа работы

Коротко об идее

Может ли ваша организация получить выгоду от альтернативного рабочего места — когда сотрудники работают вне офиса, в основном из дома?

AT&T, IBM и даже армия США экономят кучу затрат на недвижимость и инфраструктуру, заставляя рабочих работать из дома — даже с учетом дополнительных затрат на предоставление этим сотрудникам компьютеров, программного обеспечения, технической поддержки и т. Д.Еще одно убедительное преимущество — повышение производительности: в исследовании одного хорошо управляемого офиса разговоры и другие офисные нормы отвлекали людей от работы в среднем на 70 минут в течение восьмичасового рабочего дня. Не менее важны менее ощутимые результаты, такие как повышение удовлетворенности сотрудников, что приводит к улучшению отношения к обслуживанию клиентов. Однако альтернативное рабочее место подходит не для каждой компании и не для каждой работы. Как и многие другие тенденции в управлении бизнесом, эта требует внимательного применения.

Идея на практике

Значительная экономия средств за счет альтернативных рабочих мест заставляет некоторых лиц, принимающих деловые решения, думать, что эти договоренности — волна будущего. Другие придерживаются мнения, что офис компании по-прежнему остается самым продуктивным местом для работы — охладитель воды и все такое. Некоторые менеджеры утверждают, что альтернативные рабочие места наносят ущерб сплоченности сотрудников, в то время как другие говорят, что «просто дайте им ноутбук и мобильный телефон, и все будет в порядке».

Как разобраться в мифах и заблуждениях, чтобы определить, подходит ли альтернативное рабочее место для вашей организации? Задайте себе эти семь вопросов:

1.Вы привержены новым способам работы? Например, вознаграждение за результаты, полученные на альтернативном рабочем месте, а не за усилия, приложенные в офисе?

2. Является ли ваша организация промышленной или информационной? Если ваша структура и системы предназначены для личного взаимодействия, потенциал альтернативных рабочих мест может быть ограничен.

3. Есть ли у вас открытая культура и инициативные менеджеры? Усилия не увенчаются успехом, если менеджеры не будут полны энтузиазма, знаний и готовы оставить традиции.

4. Можете ли вы установить четкую связь между персоналом, функциями и временем? Какую функцию выполняет работа? Как выполняется работа? Обдумывание этих вопросов поможет определить рабочие места, которые можно заполнить на альтернативных рабочих местах.

5. Готовы ли вы к «давлению»? Некоторым менеджерам становится не по себе, когда их непосредственные подчиненные больше не находятся в непосредственной близости.

6. Сможете ли вы преодолеть внешние препятствия? Вы определили, например, есть ли у большинства сотрудников дома место для создания рабочего места?

7.Готовы ли вы инвестировать в инструменты и обучение, необходимые для успеха альтернативного рабочего места?

Если ваши ответы благоприятствуют альтернативному рабочему месту, запустите простой пилотный проект, а затем постепенно привлекайте больше людей, адаптируя программу с учетом отзывов сотрудников по мере продвижения. Начните с продаж, разработки проектов и других сфер, в которых сотрудники в основном работают самостоятельно. Разделите пилотную группу на офисные, командированные и независимые, а затем продумайте логистику того, как они будут работать друг с другом после того, как некоторые из них начнут работать дома.Тщательно продумайте, что вы будете делать, чтобы удаленные сотрудники по-прежнему чувствовали себя «в курсе».

Наконец, проследите за тем, чтобы менеджеры получали указания по мониторингу удаленных сотрудников, чтобы сотрудники знали, каких результатов они ожидают, и чтобы другие заинтересованные стороны, такие как клиенты, были полностью информированы.

20 сентября 1994 года около 32 000 сотрудников AT&T остались дома. Они не болели и не бастовали. Они работали на дому. Сотрудники, от генерального директора до телефонных операторов, были частью эксперимента, в котором участвовало 100 000 человек.Это цель? Изучить, как далеко может зайти крупная организация в преобразовании рабочего места, передав работу работнику, а не работнику работать.

Сегодня AT&T — лишь одна из многих организаций, первооткрывавших альтернативное рабочее место (AW) — сочетание нетрадиционных методов работы, условий и месторасположения, которое начинает дополнять традиционные офисы. Это не прихоть. Хотя оценки сильно различаются, от 30 до 40 миллионов человек в Соединенных Штатах в настоящее время работают на дому или работают на дому.

Что побуждает менеджеров изучать, как люди проводят время в офисе и где еще они могли бы работать? Самая очевидная причина — снижение затрат. С 1991 года AT&T высвободила около 550 миллионов долларов в денежном потоке, т.е. на 30% больше, за счет исключения офисов, в которых люди не нуждаются, консолидации других и сокращения связанных накладных расходов. Благодаря программе AW под названием Mobility Initiative IBM ежегодно экономит более 100 миллионов долларов только на своем подразделении продаж и распространения в Северной Америке.

Другая причина — это возможность увеличения производительности. Сотрудники на альтернативном рабочем месте, как правило, уделяют меньше времени и энергии типичным офисным рутинам и больше — клиентам. В IBM опрос сотрудников Mobility Initiative показал, что 87% считают, что их личная продуктивность и эффективность на работе значительно выросли.

Альтернативное рабочее место также может дать компаниям преимущество в борьбе за талантливых и высокомотивированных сотрудников и удержании их.Президент American Express и главный операционный директор Кеннет И. Шено говорит, что инициативы AmEx в области AW помогают компании удерживать опытных сотрудников, которые считают гибкость работы на дому особенно привлекательной.

Наконец, программы AW начинают предлагать возможности для использования государственных стимулов и избежания дорогостоящих санкций. Многие общины смягчают правила зонирования, чтобы позволить большему количеству жителей открывать домашние офисы. Кроме того, компании соблюдают требования Закона о чистом воздухе и избегают крупных штрафов с помощью региональных стратегий на рабочих местах с обширными компонентами AW.Наконец, налоговые коды могут измениться, чтобы позволить большему количеству сотрудников вычитать расходы на домашний офис.

Потенциальные преимущества очевидны. Но в то же время программы AW не для всех. Действительно, такие программы может быть трудно принять даже для тех организаций, которые больше всего им подходят. Трудно преодолеть укоренившееся поведение и практические препятствия. И проблемы управления как культурными изменениями, так и улучшениями системы, необходимыми для инициативы AW, являются существенными.

Как старшие менеджеры должны думать о программах AW? Каковы критерии определения того, подходит ли альтернативное рабочее место для данной организации? Каковы наиболее распространенные ошибки при реализации? Уроки, извлеченные менеджерами, которые успешно запустили такие программы, и теми, кто пытается это сделать, показывают, что лучше всего начинать с четкого понимания множества форм, которые может принимать альтернативное рабочее место.

Спектр возможностей

Разные компании используют разные вариации темы AW, чтобы адаптировать новые рабочие схемы к своим потребностям. Для одной компании, например, создание альтернативного рабочего места может означать, что некоторые сотрудники просто работают в разные смены или в разные графики поездок, совместно используя столы и офисные помещения. AT&T определила, что для некоторых групп сотрудников до шести человек могут использовать один и тот же стол и оборудование, ранее назначенное одному. В настоящее время в компании работает 14 000 сотрудников, работающих совместно с другими пользователями.

Другой вариант — замена традиционных частных офисов пространством открытой планировки. В таких условиях компания обычно предоставляет комнаты для команд и рабочие места на открытых площадках. Возможности произвольного адреса являются разновидностью этого формата. Джилл М. Джеймс, директор инициативы AT&T Creative Workplace Solutions, описывает их: «Вы работаете в одном учреждении, но вы можете перемещаться и выбирать различные рабочие параметры в течение дня. Вам не нужно входить в систему или ставить тег имени на определенное рабочее место.И каждый сможет найти вас, потому что ваш телефон, пейджер и компьютер идут с вами ».

Некоторые компании приняли концепцию «гостиничного бизнеса». Как и в других вариантах общего офиса, «гостиничные» рабочие места меблированы, оборудованы и поддерживаются стандартными офисными услугами. У сотрудников могут быть передвижные ящики, картотеки или шкафчики для личного хранения; а компьютерная система при необходимости направляет телефонные звонки и электронную почту. Но «гостиничные» рабочие места резервируются по часам, дням или неделям, а не постоянно.Кроме того, «консьерж» может предоставить сотрудникам командировочную и материально-техническую поддержку. В наиболее продвинутом варианте рабочее пространство «отеля» оснащено личными фотографиями и памятными вещами людей, которые хранятся в электронном виде, извлекаются и «помещаются» на рабочие столы пассажиров непосредственно перед их прибытием, а затем удаляются, как только они уходят.

Дополнительные офисы — еще одна форма альтернативного рабочего места. Такие офисы разбивают большие централизованные помещения на сеть небольших рабочих мест, которые могут располагаться близко к клиентам или к домам сотрудников.Спутники могут сэкономить компании до 50% затрат на недвижимость, диверсифицировать риск чрезмерной концентрации в одном месте и расширить круг потенциальных сотрудников. Некоторые из них представляют собой ракушки — скудно обставлены и оснащены только базовой техникой; другие полностью оборудованы и обслуживаются. Спутники обычно располагаются в относительно недорогих городах и пригородах. Чаще всего у них более простая и менее дорогая мебель и сантехника, чем у их коллег в центре города.

Работа на дому — одна из наиболее распространенных форм альтернативного рабочего места.Дистанционная работа, то есть выполнение работы в электронном виде везде, где пожелает работник, обычно дополняет традиционное рабочее место, а не заменяет его. Однако в IBM надомные работники составляют целое бизнес-подразделение. А в PeopleSoft удаленная работа является доминирующим стилем работы всей компании.

Генерал Деннис Реймер, начальник штаба армии США, предлагает убедительную информацию о том, что руководитель может делать из удаленного места. Реймер путешествует с ноутбуком и обычно общается по электронной почте с 350 генералами и 150 командирами гарнизонов по всему миру.Используя Интернет-сеть под названием America’s Army On-line, которая также включает в себя интранет-чат, аналогичный тем, которые предлагаются через коммерческих провайдеров, Реймер может поднимать вопросы со своими офицерами и получать советы по ключевым решениям, часто в течение нескольких часов. «Сеть позволяет мне работать продуктивно и следить за происходящим, нахожусь ли я в Вашингтоне или за границей», — говорит Реймер. «Это не только экономит командировочные расходы, но и позволяет работать в команде, несмотря на организационные и географические границы по всему миру.Постепенно это меняет культуру от той, в которой «моя информация — сила», к культуре, в которой «обмен — сила» ».

Генерал армии США Реймер оперативно получает онлайн-консультации от офицеров со всего мира.

Домашние офисы дополняют спектр вариантов AW. Компании широко различаются в подходах к домашнему офису. Некоторые просто позволяют определенным сотрудникам работать дома по своему усмотрению и за свой счет. Другие — такие как AT&T, IBM и Lucent Technologies — предоставляют ноутбуки, выделенные телефонные линии, поддержку программного обеспечения, факс-принтеры, линии помощи и полное техническое резервное копирование в ближайшем корпоративном центре.Одна крупная компания пошла еще дальше, предоставив сотрудникам, которые работают дома, надбавку в размере 1000 долларов на мебель и оборудование, которые будут использоваться по их усмотрению.

Большинство организаций считают, что сочетание вариантов AW лучше, чем универсальный подход. Действительно, сама концепция альтернативного рабочего места означает адаптацию программы к конкретным потребностям организации. Стратегия AT&T Creative Workplace Solutions, например, объединяет три варианта: общие офисы, удаленная работа и виртуальные офисы.Эти варианты могут удовлетворить почти все офисные функции AT&T.

Подходит ли альтернативное рабочее место для вашей организации?

Первый шаг к определению, могут ли какие-либо из описанных мною вариантов AW работать для вашей организации, — это ответить на несколько основных вопросов.

Вы стремитесь к новым способам работы?

Например, готовы ли вы при необходимости пересмотреть показатели эффективности, чтобы привести их в соответствие с новыми способами работы сотрудников? Готовы ли вы к культурному штопору, когда ваши сотрудники узнают новые способы связи друг с другом на расстоянии? Готовы ли вы изучить свою политику поощрений и вознаграждений в свете различных способов выполнения работы? Посмотрите, что Кевин Рирей, менеджер по маркетингу IBM, сказал об измерении производительности и вознаграждении в своем подразделении после внедрения Mobility Initiative: «Мы всегда вознаграждали за результаты, но когда вы находитесь в традиционной офисной среде и видите усилия которые люди вкладывают в работу, очень трудно не вознаградить их хотя бы частично за эти усилия.Мы больше этого не делаем. Мы гораздо больше ориентируемся на результат, чем на усилия. Но это трудный переход ».

Ваша организация скорее информационная, чем производственная?

Это различие относится к философии и стилю управления, а не к экономическому сектору или клиентской базе. Industrial в этом контексте означает, что структура, системы и процессы управления организации предназначены для интенсивного личного взаимодействия и что сотрудники остаются привязанными к определенным рабочим местам.В такой среде потенциал для договоренностей AW ограничен.

Информационные организации, напротив, работают в основном с помощью голосовой связи и передачи данных, когда дело касается как их сотрудников, так и их клиентов. Информационный, , как здесь используется, не обязательно означает высокие технологии. Но это действительно означает, что менеджеры и сотрудники продвигаются вверх по кривой к грамотности информационного века, которая характеризуется гибкостью, неформальностью, способностью меняться при необходимости, уважением к личному времени и приоритетам и приверженностью использованию технологий для повышения производительности. .

До недавнего времени AT&T и IBM были среди многих компаний, которые заказчики и аналитики воспринимали как промышленные организации; то есть их считали связанными традициями, формальными, бюрократическими и медленно меняющимися. Как сказал бывший председатель AT&T Роберт Аллен во время празднования Дня телекоммуникационной компании в 1994 году: «Работа там, где есть телефон, и логично, что мы должны работать как телефонная организация. Однако, когда началась наша инициатива, AT&T выглядела как устаревшая компания с фиксированными графиками, дорогими площадями и жесткой иерархией.«Когда две компании запустили свои программы AW почти десять лет назад, руководители высшего звена уже начали репозиционировать свои организации как информационные.

У вас открытая культура и инициативные менеджеры?

Динамичная, неиерархическая, технологически продвинутая организация с большей вероятностью, чем высокоструктурированная, управляемая командами, успешно реализует программу AW. Вот почему так много новых и небольших компаний, особенно тех, которые активно занимаются информационным бизнесом или электронной коммерцией, используют методы AW с большим успехом и с небольшими трудностями при переходе.Тем не менее, как мы видели, даже организации, придерживающиеся традиций, могут использовать такие методы для устранения постоянных затрат и повышения производительности. Ключевым моментом является то, открыты ли для изменений менеджеры на всех уровнях.

Ричард Карл Гельц, вице-председатель и финансовый директор American Express, комментирует: «Важно иметь многофункциональную команду старших менеджеров, продвигающую и поддерживающую инициативу виртуального офиса с самого начала. В нашей работе было задействовано три отдела: HR, технологии и недвижимость.Люди в команде должны проявлять энтузиазм и не быть излишне скованными традиционными подходами. И они должны быть осведомлены обо всех ключевых вопросах — от способов переопределения корпоративной политики для решения различных типов проблем и возможностей до различных вариантов предоставления мебели или пособий для сотрудников. Тем не менее, я скептически отношусь к тому, будет ли работать фиатное управление очень хорошо. Лучше иметь возможность сказать: «Вот возможность, чтобы вы могли выполнять свою работу лучше, эффективнее и экономичнее.Вам не обязательно его использовать, но он здесь ». То, что я видел в других местах — и мы начинаем видеть это в наших собственных инициативах — это то, что как только довольно крупный отдел делает первый шаг, другие быстро следовать.»

Можете ли вы установить четкую связь между персоналом, функциями и временем?

Программы

AW предполагают, что определенные задания либо не зависят от конкретных местоположений и типов объектов, либо зависят от них только часть времени. Чтобы проанализировать, может ли программа AW работать в вашей компании, вы должны подробно понимать параметры каждой вакансии, которую вы рассматриваете для программы.Какую функцию выполняет работа? Работа выполняется по телефону? Лично? Через компьютер? Все вышеперечисленное? Сколько времени сотруднику необходимо проводить в прямом контакте с другими сотрудниками, клиентами и деловыми контактами? Критично ли расположение офиса для производительности? Имеет ли значение, будет ли работа с 9 до 5? Важно ли, чтобы другие могли немедленно связаться с сотрудником?

Менеджеров, считающих, что альтернативное рабочее место подходит только торговцам, может быть сюрприз.

Если критическая масса корпоративных функций не может работать в среде AW, потенциальные выгоды могут быть слишком незначительными по сравнению с требуемыми инвестициями и усилиями. Но менеджеры, которые интуитивно предполагают, что инициатива AW ограничивается только дорожными бойцами из отдела продаж, могут быть удивлены; часто для другого способа работы подходит больше рабочих мест, чем кажется возможным на первый взгляд. Руководители Dun and Bradstreet, например, первоначально думали, что только 5% их глобальной рабочей силы могут быть вовлечены в программу AW, но узнали, что две пятых функций компании, включая половину их сотрудников, могут адаптироваться с незначительными изменениями в работе. практики.

Готовы ли вы к некоторому «отпору»?

Как отмечает Лоррейн Фентон, вице-президент по информационным технологиям IBM в Северной Америке, большинство «двадцатилетних», попавших на рынок труда, никогда не имели личного кабинета, поэтому начать свою трудовую жизнь без него — не травматическое изменение. Но для многих сотрудников переход от обычных рабочих мест к альтернативным не так прост. Сотрудникам, которые привыкли к структурированной офисной среде, может быть трудно приспособиться к в основном самостоятельному графику, а тем, кто привык работать в пределах слышимости многих коллег, может быть одиноко в удаленной обстановке.Более того, менеджеры среднего звена, которые теряют визуальную и словесную близость к своим подчиненным, должны изменить свое отношение к этим сотрудникам. Фактически, менеджеры среднего звена обычно оказывают сильнейшее сопротивление альтернативному рабочему месту, в значительной степени потому, что им кажется, что сами основы их ролей вырываются из-под них.

Можете ли вы преодолеть внешние препятствия на пути к программе AW?

Даже если работа подходит для формата AW и менеджеры и сотрудники в равной степени поддаются изменениям, могут существовать физические и логистические препятствия.Если в домах сотрудников не хватает места — например, если многие сотрудники живут в небольших квартирах, — то инициатива AW, призывающая людей работать дома, может оказаться невыполнимой. Это ключевое соображение в городах США и в большинстве зарубежных стран. В Японии, например, в домах большинства сотрудников просто нет «подменных» помещений, которые можно было бы использовать в качестве офисных помещений; Чтобы реализовать там инициативу домашнего офиса, сотрудникам пришлось бы пожертвовать жилым пространством. Проведение фокус-групп для сотрудников на этапах исследования и планирования инициативы AW может эффективно выявить такие проблемы.

Будете ли вы инвестировать в инструменты, обучение и методы, которые заставят инициативы AW работать?

Чтобы повысить шансы на успех программы AW, все участники должны быть вооружены полным набором инструментов; соответствующее обучение; и соответствующая гибкая административная поддержка. Стремитесь ли вы, например, предоставлять стандартизированное компьютерное программное обеспечение для людей, работающих в любом месте? Доступная квалифицированная техническая помощь? Есть ли у вас финансовые ресурсы для выполнения вышеуказанного?

Слишком много программ AW осуществляется при частичной поддержке со стороны организации.Неизбежно следуют замешательство и разочарование, не говоря уже о падении производительности. Эти программы лишь незначительно успешны и в конечном итоге могут потерпеть неудачу. Когда сотрудник дома не может общаться с другими сотрудниками или клиентами, получить доступ к нужной информации или легко связаться со службой поддержки для решения технологической проблемы, инициатива обречена на провал. Как выразился Джеймс из AT&T: «Технология должна работать с самого начала. Когда вы просите людей отказаться от своего пространства и всего, что с ним связано, вы обязаны им убедиться в безупречности систем.Поскольку сотрудники мобильны, инструменты, которые они используют, — их спасение. Они не могут выжить без них ».

Если вы ответили «да» на предыдущие вопросы, вы могли бы серьезно подумать о программе AW. Следующий шаг — углубиться в экономику инициатив AW.

Материальная и нематериальная экономика

Как я предположил ранее, основная цель программ AW — снизить текущие расходы и избежать будущих. Для устоявшихся организаций, которым не хватает денег, экономия от отказа от пространства и лучшего использования того, что осталось, может затмить необходимые инвестиции в оборудование и обучение.Для молодых организаций программа AW может дать менеджерам жизнеспособную альтернативу дорогостоящим долгосрочным обязательствам по аренде.

Но для типичного предприятия экономика альтернативного рабочего места более сложна, и решение о внедрении программы AW в такой же или большей степени зависит от нематериальных активов, как и от простых финансовых показателей. Джером Т. Роат, менеджер IBM по расходам на инфраструктуру, говорит: «Очевидная экономия от снижения затрат на недвижимость может скрывать качественные улучшения в удовлетворенности сотрудников и обслуживании клиентов, которые менее измеримы, но не менее важны и, в конце концов, могут оправдать [AW ] программа.”

С другой стороны, Гельтц из AmEx комментирует, как бизнес может относиться к спутниковым местоположениям: «Вместо 2 000 человек, сосредоточенных в одном месте, можно рассмотреть 100 сайтов по 20 человек в каждом по всей стране. Это может значительно сократить расходы на недвижимость. Но нужно будет решить и другие важные проблемы. Например, предоставит ли компания кафетерий и оздоровительный клуб или вместо этого предоставит пособия, чтобы помочь людям оплачивать свои собственные расходы? И как координировать деятельность HR в разрозненной группе? »

Менеджеры должны взглянуть на экономику потенциальной программы AW с трех точек зрения — компании, сотрудника и клиента — и взвесить материальные и нематериальные затраты с соответствующими выгодами.Материальные затраты на установку для компании включают оборудование, программное обеспечение, обучение и любое оборудование или мебель, которые предоставляет компания; Текущие расходы включают в себя надбавки, расходы на телефонную связь и техническую поддержку. В домашних офисах сотрудники предоставляют собственное пространство и некоторую, если не всю, мебель и оборудование. Нематериальные затраты для компании и ее сотрудников включают время, потраченное на изучение новых рабочих привычек и способов общения с коллегами и клиентами.

Помимо экономии на недвижимом имуществе, организация получает выгоду от повышения производительности, набора и удержания сотрудников — обычно потому, что у сотрудников AW больше профессионального и личного времени.Например, в одном подразделении AT&T средний участник AW выигрывал почти пять недель в году, избавляясь от 50-минутных ежедневных поездок на работу. Сотрудники в домашних офисах и других удаленных местах также могут быть более эффективными в течение рабочего дня, потому что у них меньше отвлекающих факторов и меньше времени простоя. Как отмечает Джеймс из AT&T: «Когда у меня есть 30 минут между встречами, я могу загрузить свой диск и быть продуктивным на месте». Удовлетворенность клиентов также повышается: по мере того, как клиентам становится комфортнее общаться с организацией в электронном виде, они могут быстрее связываться с сотрудниками и получать более непосредственное личное внимание.

Нематериальные преимущества включают более тесную командную работу и большую гибкость. Простое снятие перегородок, разделяющих людей в традиционных частных офисах, часто способствует совместной работе. Стивен М. Браззелл, вице-президент AT&T по глобальной недвижимости, говорит: «Связь между отдельными людьми и группами имеет множество форм, как физических, так и электронных. Сотрудники общих офисов говорят нам: «Новое устройство работает. Это действительно помогает нам общаться быстро и эффективно, потому что мы все вместе.«Есть определенное улучшение в общении, и общение означает продуктивность». Более того, встречи на альтернативном рабочем месте занимают меньше времени, потому что участники лучше распоряжаются своим временем; они встречаются не только для обсуждения проблем, но и для их решения.

Удаление стен, разделяющих людей в традиционных офисах, может способствовать совместной работе.

Реймер из армии США подчеркивает важность нематериальных выгод в своей широко рассредоточенной организации: «Самая большая выгода, которую я обнаружил, заключается в том, что лидеры, которые« далеки от флагштока »в таких местах, как Босния и Корея, имеют прямой доступ ко мне и к моим последним данным. мысли по многим вопросам.В свою очередь, я получаю отзывы от полевой армии так же быстро, как и от своих сотрудников в Пентагоне. Это дает возможность нашей руководящей команде и позволяет армии говорить и действовать единогласно в быстро меняющихся ситуациях ».

Важнейшим нематериальным преимуществом программы AW является то значение, которое сотрудники придают большему личному времени и контролю. Хотя они, как правило, работают дольше и могут даже испытывать трудности с выходом из домашнего офиса, сотрудники AW считают перспективу гибкости привлекательной, поэтому их легче нанимать и удерживать.Как говорит Реймер: «Сейчас мы обучаем солдат, когда и где это необходимо. Это не только снижает затраты и улучшает готовность, но также сокращает время, которое солдаты проводят вдали от дома и семьи, что является постоянно растущим бременем с учетом наших интенсивных тренировок и оперативных требований. Это помогает нам сохранять квалифицированных солдат и их семьи ».

Диаграмма «План творческого рабочего места AT&T» иллюстрирует оценку одной компанией своей материальной экономики. Ожидается, что в течение следующих пяти лет инициатива AT&T принесет ежегодную экономию в размере почти 50 миллионов долларов, поскольку люди привыкнут к новому стилю работы и будут в полной мере использовать его преимущества.Это будет существенным вкладом в общую цель AT&T по сокращению ежегодных затрат на размещение на 200 миллионов долларов. План начинается с определения соотношения жителей к рабочему пространству для каждого типа офиса, квадратных футов и стоимости на человека, а также ожидаемой экономии и окупаемости. Сотрудники общего и виртуального офисов используют от одной трети до одной десятой корпоративного пространства, чем в традиционных офисах. Со временем эти изменения могут дать ежегодную экономию от 5 000 до 10 000 долларов на человека. Для группы из 100 сотрудников, занимающих площадь по 24 доллара за квадратный фут, экономия составляет от 200 000 до 600 000 долларов, а окупаемость — от одного до трех лет.Джеймс из AT&T, автор плана, оценивает, что около 34 000 сотрудников — четверть от общего числа — могут быть размещены в AW к 2003 году.

Опыт IBM в альтернативных рабочих местах — еще один хороший пример хорошо сбалансированного соотношения затрат и выгод. В 1989 г. IBM начала апробировать различные варианты AW, чтобы сократить расходы, связанные с недвижимостью, и изучить возможности использования технологий для поддержки продаж. Но к 1993 году прибыльность и конкурентоспособность компании упали до такой степени, что потребовались более фундаментальные изменения в корпоративной стратегии.В этом контексте первые пилотные проекты были преобразованы в основную инициативу в организации продаж и обслуживания в Северной Америке — инициативу, направленную на повышение оперативности реагирования на запросы клиентов, снижение затрат и повышение производительности.

Ли А. Дейтон, вице-президент IBM по корпоративному развитию и недвижимости, вспоминает: «В основе этой инициативы лежали два принципа. Во-первых, мы хотим сократить время, затрачиваемое нашими сотрудниками на поездки. Когда они едут от одного заказчика к другому или из офиса IBM к заказчику, они не работают.Во-вторых, если сотрудники находятся дома или в офисе клиента, мы хотим избавиться от необходимости ездить в офис IBM. А если они не собираются работать в офисе IBM, мы хотим исключить выделенное пространство со всеми его накладными расходами и услугами ».

В настоящее время весь отдел продаж IBM в США может работать независимо от традиционного рабочего места. Более 12 500 сотрудников отказались от выделенных им рабочих мест, а еще 13 000 могут работать в мобильных условиях. IBM также реализовала инициативы по мобильности, в которых приняли участие около 15 000 сотрудников в Азии, Европе и Латинской Америке.Таким образом, примерно 17% всего персонала IBM во всем мире достаточно оснащено и обучено для работы в форматах AW, а в одной трети всех отделов компании есть хотя бы несколько мобильных сотрудников.

Результаты? В 1992 году общие расходы на использование и голосовые ИТ-услуги (то есть расходы на телефонную связь) во всем мире составили 5,7 миллиарда долларов. К 1997 году общая сумма упала на 42% до 3,3 миллиарда долларов. За этот период только благодаря мобильным инициативам экономия на недвижимости составила 1 миллиард долларов. Что еще более показательно, мировые затраты на человека снизились на 38% с 15 900 долларов США до 9800 долларов США, а совокупное отношение затрат на использование и голосовые ИТ к выручке снизилось с 8.От 8% до 4,2% — улучшение на 52%. (См. Диаграмму «Экономика мобильности в IBM North America» для разбивки этих показателей.)

Как отмечает Роат, IBM должна внимательно следить за расходами на голосовые ИТ. Они все еще невелики по сравнению с затратами на размещение и другими расходами на ИТ, но они могут резко возрасти, когда все больше людей станут мобильными. Тем не менее, Дейтон говорит: «Расходы на мобильность — ИТ-технологии, связь, беспроводную связь — снижаются, в то время как относительная стоимость недвижимости продолжает расти.”

Dayton также отмечает, что ключом к успеху является оценка инициативы и управление ею с учетом конечной бизнес-цели: «Мы оправдали нашу программу с точки зрения затрат, основываясь на сокращении расходов, в первую очередь на недвижимость. С самого начала мы позволяли бизнес-менеджерам находить компромисс между экономией на недвижимости и инвестициями в технологии. И мы настояли на том, чтобы сэкономить больше, чем потратили. Все ноутбуки и сотовые телефоны, которые мы покупали для этой инициативы, были экономически оправданы. Мы также ввели ежегодную всемирную систему показателей, в которой подсчитываются затраты и квадратные футы на человека.Система показателей применима к отделам производства и разработки, а также к продажам и распространению. Мы опубликовали результаты внутри компании, и, конечно же, никто не хотел быть последним ».

Забегая вперед, Джон Ньютон, менеджер IBM по ИТ-планам и измерениям, считает, что исключительная экономия затрат компании выйдет на плато: «Основная краткосрочная проблема в экономике мобильности заключается в том, что по мере того, как все больше людей становятся мобильными, нам все еще нужна структура поддержки для их. Мы приближаемся к точке убывающей отдачи, потому что мы не можем постоянно вытаскивать людей из офисов.Будет выгода от производительности, но не экономия затрат на размещение ».

Действительно, можно ожидать, что любая организация, внедряющая инициативу AW, выйдет на новый уровень — с более низкими фиксированными затратами, более высокой производительностью и большей удовлетворенностью сотрудников и клиентов, чем это было ранее. Но перенаправив часть сэкономленных средств на лучшее оборудование, техническую поддержку и даже на корпоративный пикник, организация, которая извлекает выгоду из инициатив AW, может получить дополнительные дивиденды в виде приверженности и лояльности сотрудников.

Реализация инициативы AW

Если экономика благоприятна, вам следует рассмотреть возможность реализации инициативы AW. Следующие ниже рекомендации помогут вам наметить курс.

Начните с пилотного проекта и не усложняйте его.

Программа AW может быть разработана либо для пилотного тестирования, либо для полной реализации. Выбор будет зависеть от многих факторов. Если компания истекает кровью, то полномасштабное развертывание имеет смысл: необходимость радикальных изменений для сокращения затрат будет ясно и повсеместно понятна.А если компания уже информационная, с большим количеством командиров и независимых сотрудников, то риск провала при полном внедрении низкий. Однако для большинства организаций программа AW включает в себя так много нововведений и отклонений от глубоко укоренившихся норм, что поэтапный экспериментальный подход необходим для проверки того, что приемлемо, и для изменения того, что нет. Поскольку это не «обычный бизнес», для обеспечения успеха потребуется дополнительное время и внимание руководства, талантливый персонал, опытные консультанты и некоторые расходы.

Поэтапный подход к программе AW необходим для проверки того, что является приемлемым.

Хорошая идея начать с очевидных функций, таких как личные продажи, телемаркетинг, проектирование и консультирование, в которых люди уже работают со своими клиентами по телефону или в помещениях клиентов. Такие сотрудники в основном самостоятельны и нуждаются только в своих телефонах и ноутбуках для работы на альтернативном рабочем месте. Их вклад может иметь решающее значение для обеспечения успеха проекта.Фактически, Дейтон из IBM во многом объясняет успех инициативы своей компании тем фактом, что она была направлена ​​снизу вверх. «Мы направили сверху наши цели, — объясняет он, — но мы углубились в организацию, чтобы заставить программу работать. Спланировать это помогли люди относительно низшего звена, а местное руководство реализовало. Мы призвали их поэкспериментировать. Это было совместное усилие людей, которые должны были пострадать ».

Дэвид Хаус, президент Establishment Services Worldwide в American Express, начал инициативу по созданию альтернативных рабочих мест в 1993 году с пилотного проекта для 300 представителей отдела продаж и обслуживания счетов в 85 полевых офисах по всей территории Соединенных Штатов.К 1995 году требовалось всего 7 офисов, участники были полны энтузиазма, а уровень удовлетворенности клиентов повысился. На основе этого успеха в штаб-квартире в Нью-Йорке был запущен второй пилотный проект — гораздо более сложная задача. Алан Хабер, директор проекта AmEx, говорит: «Экономия от программы виртуального офиса намного больше в штаб-квартире, чем в полевых офисах, потому что здесь у нас так много инфраструктуры и административной поддержки. Но есть и большее сопротивление виртуальным офисам.Многие люди любят приходить в это здание и не хотят отказываться от него ».

В зарубежных операциях пилотные проекты могут быть особенно ценными, потому что они дают компании свободу экспериментировать в среде, в которой могут быть глубокие культурные и физические различия. Например, проактивный подход, который работает в Соединенных Штатах, может быть контрпродуктивным или откровенно разрушительным за рубежом. Концепцию AW лучше всего развивать в небольших ситуациях, когда местное руководство проявляет энтузиазм, сотрудники готовы к инновациям, а рабочая среда способствует изменениям.

Сегментируйте рабочую силу, которую вы рассматриваете для альтернативного рабочего места, и оцените логистику предлагаемого нового расположения.

Независимо от того, разрабатываете ли вы пилотный проект или развертываете полную программу, первым делом нужно разделить целевых сотрудников на три сегмента, которые определяют их связи с рабочим местом: офисные, командированные и независимые. Сотрудников лучше всего сгруппировать по должностям, а не по отдельным лицам, и следует анализировать должности настолько подробно, насколько позволяют данные.Выяснение логистики того, как сотрудники будут работать вместе, когда они больше не привязаны к традиционным условиям, является более простой задачей, если у вас есть четкое представление о том, что они делают в настоящее время, как и когда они это делают. К каждому сегменту могут применяться различные форматы AW, поэтому чем точнее будет этот анализ, тем легче будет разработать соответствующую программу. Приведенные ниже критерии — это не точные определения, а рекомендации, которые каждая организация должна адаптировать к своей ситуации.

Работают в офисе сотрудников проводят почти все свое время в одном фиксированном назначенном месте, независимо от того, работают ли они в одиночку или в составе группы.Их рабочее место обычно состоит из частных офисов, рабочих станций или «кубов» и переговорных комнат. Чем больше эти пространства сгруппированы, тем больше происходит командное взаимодействие, но тем сложнее обеспечить конфиденциальность отдельных лиц. Для офисных работников совместное использование рабочего стола может применяться в многосменных операциях, где режим работы предсказуем. Например, два или три человека могут быть назначены на один и тот же офис или рабочее место во время ежедневных смен при круглосуточной работе или до шести человек могут использовать одно и то же пространство в разные дни недели.

Путешествующие сотрудников проводят не менее половины своего времени, посещая объекты за пределами назначенного им местоположения, обычно для транзакций и проектов. Фактически, их эффективность во многом зависит от их способности проводить как можно больше времени вне офиса, либо с клиентами (для тех, кто занимается продажами и консалтингом), либо во время работы над проектами (для аудиторов и инженеров). Технологии могут почти полностью освободить этих путешественников от назначенных им рабочих мест, потому что им нужно время, проведенное лицом к лицу с клиентами и коллегами.

Независимые сотрудников могут подключиться в любом месте и в любое время с помощью компьютера, модема и телефонной линии. В отличие от двух других сегментов, этим сотрудникам не нужно физически присутствовать в определенных местах. Они не зависят от прямого контакта с клиентами или коллегами, поэтому им не нужны заранее выделенные рабочие места. Писатели, консультанты и ученые — традиционные примеры независимого работника. Однако сегодня люди, выполняющие многие функции, могут работать независимо, даже если они являются членами крупных взаимозависимых предприятий.Такие люди часто предпочитают домашний офис, чтобы не отвлекаться; быть рядом со своими семьями; и избавиться от времени, денег и стресса, связанных с поездками на работу. Независимые работники также пользуются свободой настраивать свое рабочее пространство в соответствии со своими личными вкусами — возможность, недоступная в большинстве корпоративных сред, где единообразная планировка и стандартная меблировка являются нормой.

Убедитесь, что менеджеры и сотрудники четко понимают цели производительности и способы ее измерения.

В традиционном офисе проверка повседневного прогресса сотрудников и изменение хода их работы — относительно простой процесс. Но наблюдать за действиями людей, которых вы не видите, совсем другое дело. Сотруднику очень легко на какое-то время основать компанию без ведома его или ее менеджера. Постановка четких целей с самого начала — и согласование способа отслеживания прогресса и измерения производительности — критически важны для успеха любого предприятия AW. Как говорит Карен Сансоне, директор по альтернативным решениям для рабочих мест компании Lucent Technologies, «вы должны перейти к основам.Есть ли результат? Как узнать, сделал ли сотрудник или отдел что-то ценное? Для некоторых типов сотрудников производительность явно поддается измерению. Для других это не так. Рассматривая различные группы для удаленной работы, менеджеры понимают, что им необходимо как улучшить понимание того, чем занимаются их сотрудники, так и сосредоточиться на производительности. Удаленная работа заставляет менеджеров серьезно думать о цели и результатах каждой работы ».

Наблюдать за работой людей, которых вы не видите, непросто.Ставьте четкие цели с самого начала, иначе ваши сотрудники могут потерпеть неудачу.

Как только цели и меры определены, задача управления становится адаптацией к новому стилю работы. Сансоне продолжает: «Удаленное управление — это действительно другая форма общения. Например, если сотрудник на традиционном рабочем месте испытывает трудности с достижением цели, он или она может зайти в офис менеджера и сказать: «У меня проблема. Мне нужна ваша помощь ». Или, как менеджер, вы все равно будете проверять их.В виртуальном офисе люди изучают разные методы. В обычных офисах сотрудники иногда ждут у дверей, чтобы пообщаться со своим начальником. Это пустая трата времени, с которой не встретишься в виртуальном офисе. Более того, менеджер виртуального офиса и сотрудник устанавливают повестку дня для своих разговоров, чтобы оба были лучше подготовлены ».

Сансоне и другие менеджеры согласны с тем, что прямой контакт необходим на альтернативном рабочем месте. «Оценка результатов работы и проверка заработной платы должны проводиться лицом к лицу», — говорит Сансоне.«В значительной степени влияние менеджеров обусловлено чувствительностью к индивидуальным реакциям и способностью определять язык тела и слова — реакции, которые просто невозможно интерпретировать по телефону или по электронной почте».

Менеджеры в среде AW, особенно в среде, в которой сотрудники работают на расстоянии, также должны уделять пристальное внимание управлению временем. Когда сотрудники находятся в офисе только один раз в неделю или несколько раз в месяц, очень важно, чтобы их время не тратилось зря. В обычном офисе изменение времени или дня встречи в последнюю минуту может быть неудобно для сотрудников; в виртуальном офисе это может нарушить их рабочие планы на весь день или, что еще хуже.

Не менее важны отношения со сверстниками — столь важные для любой карьеры — которые автоматически процветают в обычном офисе, но могут атрофироваться на альтернативном рабочем месте. Джоэл В. Ратекин, директор программы виртуального офиса в American Express, описывает дилемму сотрудника: «Для менеджера естественная реакция — схватить любого, кто сидит в офисе, чтобы потушить пожар. Удаленный работник может быть даже более эффективным, потому что он может быть более сосредоточенным и может уделять больше времени решению проблемы.Но для того, чтобы этот человек возглавил команду или стал ее частью, менеджер должен подумать о том, чтобы с ним связаться ». Одно подразделение AmEx использует систему напарников, в которой у удаленных сотрудников есть коллеги, с которыми они должны разговаривать каждое утро. О чем говорят сотрудники, решать им. Идея состоит в том, чтобы держать удаленного работника в курсе, поощряя неформальные беседы о новых клиентах, идеях продуктов, смене должности, политике офиса — тех самых темах, которые привлекают внимание людей, сидящих за кулером для воды в обычном офисе.

Обучайте культуре и технике.

В альтернативном рабочем месте так много нового и необычного, что менеджеры должны переучивать людей тому, что раньше было интуитивно понятными аспектами офисной жизни: когда им следует работать, как часто им следует общаться, говорить или печатать, и что говорить, когда они делать. С раннего возраста мы учимся жить в организациях в определенных местах. На альтернативном рабочем месте мы должны научиться быть внутри организации, не находясь в ней; в то же время мы должны различать нашу работу и семейную жизнь, находясь дома.Опытные лидеры понимают, что организационная культура не может считаться само собой разумеющимся на альтернативном рабочем месте, потому что люди физически не вместе, чтобы создать ее. Но на практике создать или поддерживать офисную культуру в определенных форматах AW непросто — например, когда менеджеры и люди, которыми они управляют, редко встречаются лицом к лицу. Также нелегко понять, в какой степени или в какой степени менеджер должен участвовать в том, чтобы помогать сотрудникам уравновесить границы между работой и семейной жизнью.

На альтернативном рабочем месте менеджеры и сотрудники должны научиться быть в и из организации, не будучи в в ней.

Merrill Lynch управляет лабораторией удаленной работы, чтобы акклиматизировать кандидатов на альтернативное рабочее место, прежде чем они официально примут новый стиль работы. После тщательной предварительной проверки сотрудники проводят две недели на работе в смоделированном домашнем офисе. Будучи установленными в большом помещении, оборудованном рабочими станциями в обычном офисном здании, потенциальные надомные сотрудники общаются со своими менеджерами, клиентами и коллегами исключительно по телефону и электронной почте. Если им не нравится такой способ работы, они могут бросить учебу и вернуться на свое обычное рабочее место.На сегодняшний день около 400 человек успешно переехали из симуляционной лаборатории в свои домашние офисы. Лаборатория доказала, что это действенный способ минимизировать риски размещения людей на альтернативном рабочем месте.

Все упомянутые мною организации разработали обширные учебные материалы и методы, соответствующие их конкретным потребностям и ситуациям. Джеймс из AT&T подчеркивает основы курса «обучения выживанию»: как зарезервировать рабочее место? Как мне маршрутизировать телефон и пейджер? Как мне получить доступ к базе данных? Эти компании также используют ритуалы для обучения новым нормам участников AW, особенно тех, кто будет работать из дома.Ритуалы Lucent включают в себя такие простые задачи, как написание списков дел, одевание для работы, прощальный поцелуй с иждивенцами при «уходе» в офис в начале рабочего дня, затем уборка стола, переадресация звонков, выключение компьютер и просмотр вечерних новостей в конце дня. Эти ритуалы заменяют традиционные офисные рутины, такие как утренние разговоры, перерывы на кофе и даже саму дорогу. Они также создают перерывы между домом и работой, что помогает поддерживать баланс.Сансоне из Lucent, которая сама работает «на дому» на полную ставку, считает, что такие ритуалы критически важны для надомных сотрудников, поскольку они связывают традиции обычного офиса с новыми реалиями домашнего офиса.

Точно так же сотрудники AW адаптируются к «удаленной работе», создавая ритуалы в соответствии со своим новым графиком. Один из офисов Lucent создал клуб пончиков утром в среду, куда продавцы виртуального офиса заходят поболтать и выпить чашечку кофе. Раньше они неформально встречались у кулера для воды, чтобы поговорить об особенно выгодных продажах или проблемах с покупателями.Теперь, по словам Сансоне, они заранее думают о том, чем они хотят поделиться с группой, и о том, какая обратная связь им нужна. Джеймс из AT&T спроектировал кафе в одном пункте приема, чтобы поощрять «случайные столкновения»: те спонтанные встречи, которые происходят там, где люди собираются и общаются. «У нас также есть стулья с обивкой и откидными столиками, которые проходят через колени, чтобы вы могли над ними работать», — говорит она. «Это другая среда — как будто снова в колледже».

Обучайте клиентов и других заинтересованных лиц.

Не ждите, что клиенты, поставщики и другие заинтересованные стороны сразу поймут вашу новую систему работы. Точно так же, как сотрудникам нужно время, чтобы набрать обороты, вашим внешним партнерам тоже нужно время. Им должна быть предоставлена ​​информация и время для адаптации. Поэтому, прежде чем запускать инициативу AW, сообщите клиентам и другим заинтересованным сторонам, что происходит. Объясните, как новый способ работы может повлиять на их контакты с организацией, подчеркните выгоды, которые они могут получить от изменений, и проявите терпение.

Дэвид Рассел, представитель IBM по маркетингу клиентов, говорит, что его клиентам потребовалось немного времени, чтобы приспособиться, но отмечает, что сейчас общение стало более эффективным, чем когда-либо: «Я не так часто нахожусь в офисе, поэтому с ним труднее связаться. я лично сразу. Поначалу я думаю, что клиентов это расстраивало. Но теперь они понимают, что я всегда в нескольких минутах от голосовой почты и могу довольно быстро отвечать на звонки. Многие из них находятся в аналогичных ситуациях; поэтому мы гораздо больше общаемся по голосовой почте.И люди узнали, что, если они не свяжутся со мной лично, они должны оставить очень конкретное сообщение о характере своего звонка, чтобы я мог немедленно начать удовлетворять их потребности, а не играть в телефонную бирку ».

Следите за тем, как участники совмещают свою работу и домашнюю жизнь.

Если одной из основных причин, по которой вы внедряете программу AW, является привлечение и удержание сотрудников, которые принесут наибольшую пользу вашей организации, то вы должны убедиться, что они способны поддерживать баланс между своей работой и личной жизнью.Это требует большой честности с обеих сторон. По большей части решение заключается в способности сотрудника провести грань между работой и домом и быть уверенным, что линия находится в нужном месте.

Сотрудники

AW должны провести четкую грань между своей домашней и рабочей жизнью — и быть уверенными, что граница находится в правильном месте.

Два вопроса в опросе сотрудников компании IBM по AW: «Насколько хорошо вы совмещаете свою рабочую нагрузку и личную жизнь?» и «Создает ли компания среду, которая позволяет вам это делать?» Как говорит Брэд Гири, специалист по продажам IBM techline: «Даже если компания поддерживает такую ​​среду, реальный вопрос заключается в том, насколько хорошо у вас ? Один из моих товарищей по команде находится в Сан-Диего, и в обеденное время он бежит по пляжу.Но он чувствует себя виноватым из-за того, что развлекается в это время дня. Компания может подчеркнуть сообщение, что пока оно компенсируется каким-либо другим способом, а вы по-прежнему достигаете своих целей, все в порядке. Но сотрудник должен в это верить ».

Джеффри Хилл, руководитель проекта IBM Global Employee Research, согласен с тем, что ответственность лежит как на компании, так и на отдельных лицах. Хилл живет в Логане, штат Юта, и работает с внутренними клиентами по всей стране.Он подчиняется руководителю в Нью-Йорке, с которым встречается только несколько раз в год. Он говорит: «На самом деле речь идет об изменении мышления. Когда я читаю комментарии к опросам сотрудников, те, кто добился успеха в мобильности, действительно восхищаются тем, что « тренирую футбольную команду моей дочери в 3:30 дня » или « завтракают вместе с семьей впервые за 15 лет ». лет в IBM ». Но есть и другие, которые говорят:« Я всегда на работе. У меня есть электронный поводок. Я никогда не бываю свободным ».

Что можно сделать в корпоративной культуре для поддержания здорового баланса? «Мы получаем много предложений, что нам не следует особо выделять привычку Лу Герстнера каждый вечер приносить с собой чемоданы с работой домой», — шутит Хилл.Но, как он указывает, истинное решение заключается в постоянных усилиях как со стороны сотрудника, так и со стороны компании, чтобы постоянно предлагать положительное подкрепление до тех пор, пока обе стороны не будут довольны новым порядком работы.

Сегодня организации стоят на пороге нового рубежа: альтернативное рабочее место предлагает прекрасные возможности принести пользу как отдельному человеку, так и предприятию. Но за одной границей лежит другая — то, что можно назвать парадоксом мобильности .Дейтон из IBM объясняет: «Мы говорим о мобильности, но следующий рубеж — это отсутствие мобильности. Альтернативное рабочее место — и все технологии, которые делают это возможным — меняют способ взаимодействия людей ». Действительно, мы переходим от эпохи, когда люди ищут связи друг с другом, к эпохе, когда людям придется решать, когда и где отключиться — как в электронном, так и в социальном плане. Организации, которые реализуют инициативы AW, особенно те, у кого есть домашний офис, должны помнить об этом парадоксе.Ибо только те организации, которые уравновешивают индивидуальные и корпоративные интересы, смогут реализовать весь потенциал концепции.

Версия этой статьи появилась в выпуске Harvard Business Review за май – июнь 1998 г.

19 идей организации офиса в 2021 году для максимальной производительности

Что, если бы я сказал вам, что есть что-то, что вы могли бы сделать сегодня, что повысило бы вашу эффективность, уменьшило бы ежедневный стресс и, возможно, даже настроило бы вас на небольшое милое повышение?

Не хватает времени? Загрузите этот список в формате PDF.Легко сохраните его на своем компьютере для быстрого ознакомления или распечатайте и поделитесь им в офисе.

Наши любимые идеи организации офиса для повышения производительности:

Я знаю, ты, наверное, думаешь: «Это безумие, Джефф. Убирайся отсюда с этим мешком горячей ерунды. Кто вообще дал тебе ключи от блога SnackNation ?? »

Правильный вопрос. Но, оказывается, есть что-то, что проверяет все эти флажки и оказывается полностью под вашим контролем.

Организует вашу рабочую среду. И мы собираем лучшие идеи по организации рабочего офиса!

Выслушайте меня.

Организованная рабочая среда — это гораздо больше, чем просто визуальная привлекательность. Во-первых, было доказано, что организация домашнего офиса снижает стресс.

Появление беспорядка сигнализирует вашему мозгу, что есть над чем поработать. Когда ваш мозг перегружен всей этой (реальной и предполагаемой) работой, он вызывает стрессовую реакцию.Организация рабочего места снижает частоту реакции на стресс и дает вам чувство контроля.

Организация

Plus поможет вам стать более эффективными. Поиск файлов на неорганизованной рабочей станции просто тратит время и снижает вашу эффективность.

Если ваша цель — продвинуться по служебной лестнице, есть свидетельства того, что беспорядок снижает ваши шансы на получение следующего повышения, как за счет повышения вашей эффективности, так и за счет создания положительного впечатления о ваших рабочих привычках у руководителей.

Есть и культурный аргумент в пользу организации офиса. То, как вы организуете свой офис, влияет на то, как ваша команда ведет себя в этом пространстве, поэтому стратегическая организация вашего офиса поможет вам создать корпоративную культуру, которая нужна вашей команде для достижения своих целей. Я надеюсь, что вы начинаете понимать силу простых идей офисного органайзера.

Если мысль о переделке грязного стола или перемещении офисной мебели вызывает у вас учащенное сердцебиение, не волнуйтесь, мой грязный амиго.

Мы собрали лучшие идеи для организации офиса — это уловки, советы и хитрости, которые мы либо используем здесь, в SnackNation, либо другие компании делают то, что нам очень нравится.

И поскольку оба типа важны, мы включили советы по организации личной организации и более общие советы по организации офиса.

Внедрить процесс цифрового входа

Попросить посетителей войти в систему с помощью бумажной книги посетителей — это задача, которую большинство посетителей не воспринимают всерьез, особенно когда речь идет об использовании общей ручки (уууууу). Не говоря уже о ручном процессе поиска и уведомления персонала о прибытии посетителя.

Бесконтактная система входа в систему помогает произвести наилучшее первое впечатление, которое только можно вообразить; он автоматизирует весь процесс, позволяя посетителям входить в систему с помощью iPad или собственного смартфона и уведомляя персонал с помощью мгновенного уведомления о прибытии посетителя.

Профессиональный администратор может сосредоточиться на человеческом общении; Зрительный контакт и теплая улыбка дополняют ультрасовременную бесконтактную систему входа в систему, чтобы произвести лучшее первое впечатление, которое только можно представить в офисе.

Такие компании, как SwipedOn, помогают снизить нагрузку на персонал стойки регистрации при появлении очереди посетителей, давая им возможность приветствовать их устно, продолжая выполнять высокоприоритетные задачи и позволяя технологиям позаботиться о процессе входа в систему.У SwipedOn даже есть 14-дневная бесплатная пробная версия, чтобы опробовать простоту бесконтактного входа.

Автоматизация повторяющихся задач

Я предполагаю, что есть масса задач, которые вы выполняете на регулярной основе, и отнимают непропорционально много вашего времени.

Если вы офис-менеджер, вы можете отвечать за пополнение запасов канцелярских товаров, планирование встреч или регистрацию посетителей. По сути, автоматизация этих задач снимает их с вашей тарелки.

Черт возьми, это большая часть причины, по которой мы разработали модель членства SnackNation именно так, как и мы, — чтобы сэкономить вам время и нервы, связанные с поиском и заказом вкусных закусок каждый месяц.

Бонус: Использование программного обеспечения, такого как monday.com, позволяет легко настраивать автоматические задачи и другие повторяющиеся функции. Этот инструмент управления задачами — король производительности и лучшее введение в автоматизацию, которое вы можете получить. У них также есть отличная 14-дневная бесплатная пробная версия, которую вы можете попробовать, чтобы начать работу.

Спрячьте провода

Из всех идей по организации рабочего стола эта должна быть нашей самой любимой. Со всеми мониторами, компьютерными вышками, мышами, ноутбуками, телефонами и зарядными устройствами, которые украшают типичный офисный стол, количество проводов перед нами может быстро выйти из-под контроля.

Поскольку уменьшение визуального беспорядка помогает снизить стресс, очень важно спрятать все эти спутанные провода. Если на вашем столе нет щели, чтобы спрятать их, попробуйте использовать зажимы для папок, чтобы сгруппировать их вместе и убрать из поля зрения.

(через Lifehack)

Кстати, вы также избавите себя от необходимости постоянно ловить один кабель, который, кажется, всегда падает за ваш стол в страну, откуда нет возврата.

В SnackNation мы используем комплект для настенного покрытия шнура Simple Cord Cable Concealer!

Поскольку ваш рабочий стол станет тем местом, которое вам нужно для максимальной продуктивности, внедрение полезных инструментов, которые позволят сохранить каждый стол в офисе организованным, фирменным и безупречным, а также безупречным, может стать спасением для вас. аккуратно.

В SnackNation нам нравятся инструменты организации на Swag.com, которые позволяют скрыть провода и уменьшить беспорядок с легкостью с фирменными настольными лотками и настольными органайзерами .

Как только ваш стол будет усовершенствован и эти спутанные провода будут надежно убраны, вам захочется приступить к работе и провести день!

Наклейка на все

Если вы хотите оставаться организованным, производитель этикеток должен быть вашим лучшим другом.

Простые вещи, такие как маркировка шкафов, не только сэкономят ваше время и нервы, но и уменьшат количество прерываний, которые вы можете получить в течение дня.

Люди перестанут спрашивать вас, где бумага для принтера пять миллионов раз в день, если вы приклеите этикетку «БУМАГА ДЛЯ ПРИНТЕРА» на правом шкафу или ящике. (Хорошо, некоторые коллеги, вероятно, все еще будут.)

Не останавливайтесь за своим столом, погрузитесь в компьютерные файлы, чтобы вывести свою продуктивность на новый уровень. Отсортируйте файлы по проектам и заархивируйте «окончательные» и «черновые» версии результатов.

Для дополнительных приключений доведите папку до почтового ящика. Возьмите под свой контроль один из этих 9 способов сортировки писем.

Мы используем Fellowes Partition Additions, Clip, Bulk Pack из 20 штук на SnackNation!

Этикетки для шнуров своими руками

Вы когда-нибудь работали над важным проектом, когда внезапно ваш монитор гаснет?

Сначала вы паникуете, думаете, что, возможно, сломали компьютер и навсегда потеряли работу.Затем вы помните, как Джим в проходе позвонил в ИТ, потому что его компьютер был «сломан», и, как оказалось, он был просто отключен от сети.

С проблеском надежды на этот незакрепленный штекер вы пролезаете под стол и обнаруживаете то, что лучше всего можно описать как кабельные джунгли.

Избегайте этого времени, сделав этикетки своими руками для важных шнуров в вашей жизни.

Один простой прием: используйте цветную ленту, чтобы отличить монитор от обогревателя помещения вашего соседа.

(через простой интервал)

Другой вариант, купить собственный разноцветный удлинитель.С вашей собственной недвижимостью не возникнет путаницы, если зарядное устройство вашего компьютера таинственным образом пропадет из-за того, что кто-то принял его за свое.

Мы используем систему идентификации шнуров и кабелей Dotz Cord ID Pro в SnackNation!

Go безбумажный

Вот простой способ избавиться от всех случайных обрывков бумаги, грязных блокнотов и записок, которые засоряют многие наши столы — избавьтесь от бумаги!

Такие приложения, как Evernote, Google Keep, Bear и многие другие, упрощают создание заметок в облаке.

Я лично перешел на Evernote около двух лет назад и не могу поверить, что так долго пользовался ручкой и бумагой. Evernote позволяет мне делать заметки быстрее, синхронизировать мои заметки на разных устройствах, получать к ним доступ из дома и (лучшая часть IMO) искать в моих заметках, чтобы найти точную информацию, которая мне нужна.

Инструменты, такие как Dropbox и Box, необходимы, когда дело доходит до уменьшения беспорядка с бумагой и сбоев в картотеке. Сохранение и совместное использование файлов в облаке поможет вашему офису сократить количество отходов бумаги и, к счастью для вас, количество постоянных застреваний в принтере.

Используйте блокнот в стиле «Daily Docket»

Если отсутствие бумаги доставляет вам дискомфорт, попробуйте переключиться с скучного старого списка дел на блокнот в стиле «ежедневный список дел».

Сверхпростая, интуитивно понятная компоновка ежедневного блокнота позволяет визуализировать весь день одним махом, а также разделять ваши поручения, задачи, встречи и заметки.

Мы рекомендуем планшет InkWell Press.

Если вы больше разбираетесь в домашнем хозяйстве, вы можете сделать свой собственный блокнот, используя всего 4 расходных материала.Здесь вы найдете бесплатные обложки для печати.

В качестве забавного и креативного офисного подарка вы даже можете создавать собственные страницы для своих коллег. Обязательно укажите то, что им всегда удается забыть, например пароль от Wi-Fi.

Используйте пространство на стене с выгодой для себя

Если вы сидите у стены или высокой кабинки, не позволяйте этому пространству тратиться зря. Используйте его, чтобы освободить драгоценное место на столе, храня почту, канцелярские товары или электронику на стене.

Это решение для перфорированной доски выглядит круто, и офисные принадлежности всегда под рукой.

(через Lifehack)

Полки в виде сот — это модно и функционально, и их довольно легко сделать самостоятельно. Вот учебник от Boxy Colonial или этих полок ручной работы в виде сот от Farmhouse.

Нам также понравилось это подвесное решение для хранения, в котором используются переработанные контейнеры для дезинфицированных салфеток. Вот набор инструкций. (Через Make It Love It.)

Если у вас нет места для создания собственной подвесной доски для канцелярских принадлежностей, соберитесь со своей командой и составьте общую коллекцию.Изготовление доски не только поможет вам лучше узнать друг друга, но и позволит связать ваши любимые канцелярские принадлежности.

Создание почтовой станции своими руками из старых книг

Эта супер-сладкая идея пришла из фильма «За пикетом». Несколько старых книг в твердом переплете, немного краски и декоративной ткани — все, что нужно, чтобы создать почтовое решение, которое выглядит потрясающе и сохраняет ваш рассудок.

(через пикетный забор)

Если почта не загромождает ваш стол, вы поднимете свою продуктивность на новый уровень.Вдохновите членов вашей команды взять на себя ответственность за свою почту с помощью ваших новых папок и произведите впечатление на своего начальника с помощью этого простого организационного решения. И это одна из тех забавных идей настольного органайзера, которые вы можете реализовать прямо сейчас.

Очистите свой шкаф с помощью полок для поддонов своими руками

Лучший способ освободить место в шкафу — пойти вертикально. Стеллажи позволяют эффективно хранить закуски, канцелярские товары или неиспользованную технику. Но не платите большие деньги. Вы можете сделать свои собственные стеллажи в деревенском, но функциональном стиле, используя использованные упаковочные поддоны.

(Via Ana White.)

Или модные полки из старых трубок и дерева для индустриального вида. Вот руководство от Cherished Bliss.

Использовать старую коробку в качестве подставки для монитора

Если ваш офис похож на наш, вы получаете постоянный поток посылок. Оставшиеся коробки могут занимать много места, и от них будет сложно избавиться.

В следующий раз, когда вы найдете классную коробку, не слишком потрепанную, вы можете использовать ее как быструю и удобную подставку для монитора.Он не только снимет напряжение с вашей шеи, но и послужит прохладной полкой для ваших любимых письменных принадлежностей.

Если вы хотите перейти на новый уровень, вы можете обернуть коробку декоративной оберточной бумагой или накрыть ее любимыми наклейками.

Использовать собственное хранилище по требованию

Иногда у вас есть тонна вещей, которые вы не используете, просто занимая место, но вытащить все эти старые столы и этот офисный гамак (в то время казалось крутой идеей) просто неосуществимо.Плюс вам некуда их поставить!

Убер-удобные решения для самостоятельного хранения данных по запросу, такие как Clutter, позаботятся обо всем этом за вас. Они забирают ваши вещи, хранят их для вас за пределами офиса, а затем приносят обратно, когда вам это нужно.

Организуйте свой почтовый ящик

Просто безумие, сколько времени мы тратим на электронную почту. Даже если ваш физический стол изящный и объемный, беспорядок в почтовом ящике может вызвать у вас такое же переутомление.

Сложные системы маркировки действительно не подходят — они обычно просто создают для вас больше работы.Если вы используете Gmail, переключите свой почтовый ящик в режим приоритета, откажитесь от подписки вместо того, чтобы удалять информационные бюллетени, которые больше не представляют никакой ценности, и создайте фильтры для определенных типов писем (например, с множеством получателей).

Сотрудник Mailchimp также поделился фантастической системой обработки электронной почты, которая ограничивает время, проводимое в вашем почтовом ящике. Вместо того, чтобы тратить кучу времени на маркировку всего, этот человек отмечает все письма, требующие действия, непрочитанными — все остальное архивируется.

Ознакомьтесь с полной системой здесь.

И, конечно же, вы также можете уменьшить объем почтового трафика, используя Slack для внутренней связи.

Использование системы продажи билетов для управления входящими запросами

Это отличный совет для офис-менеджеров, ИТ-специалистов, помощников по административным вопросам или всех, чья работа требует от них отправки тонны входящих запросов.

ZenDesk — отличное решение для продажи билетов, которое не только помогает вам отслеживать все эти входящие запросы, но и помогает отвечать на них таким образом, чтобы не прерывать ваш рабочий процесс и не нарушать ваш распорядок дня.

Если платная система, такая как ZenDesk, не подходит, вот решение для самостоятельного изготовления от офис-менеджера Меган.

«У меня есть [таблица Excel], которую я храню в сети, которую я обновляю.

Каждый раз, когда кто-то присылает мне электронное письмо с просьбой сделать что-то, я помещаю это в этот список. Я поставил это как задачи, которые у меня есть.

Наверху у меня отложенные задачи. У меня есть повторяющиеся задачи, каков их статус, какова задача, каков их статус, когда наступают сроки выполнения, кто несет ответственность, кому это нужно передать, а затем у меня есть задачи, которые находятся в процессе .Все устарело.

Каждую неделю я делаю новый лист, чтобы вернуться к старым.

Это просто вопрос усердия и обновления. Еще я распечатываю запрос по электронной почте и сохраняю эту стопку бумаги с делами. Затем я сравню его со своим списком, чтобы убедиться, что он там и готов «.

Загрузите шаблон Меган здесь (спасибо, Меган!).

Сделайте перегородки для ящиков с ящиками для хлопьев

Создайте идеальное место для ножниц и ленты, укорачивая коробки с хлопьями и накрыв их войлоком или контактной бумагой.Этот простой в исполнении проект отлично смотрится и избавит от беспорядка на вашем столе.

Приручить беспорядок на столе с корзиной под полкой

Чувствуете, что вам постоянно не хватает места на столе? Освободите часть этих ценных квадратных метров с помощью простой и недорогой корзины под полкой.

Уберите все необходимое, разогрейте пальцы для набора текста и вытяните локти. Благодаря этому быстрому решению вы можете приступить к работе, не беспокоясь о том, что постучите чем-нибудь об пол.

Нет ничего проще!

Создание офисной библиотеки

Если вы похожи на нас, у вас может быть куча случайных справочников, валяющихся в случайных конференц-залах, на которые никто не смотрит — в основном потому, что они не знают, что они там есть!

Разместите их в расположенной в центре офисной библиотеке, чтобы побудить людей открыть их.

Все, что нужно, — это несколько полок, ваш верный производитель этикеток (он же лучший друг), и вы в деле.Организуйте по темам, а затем в алфавитном порядке по авторам.

Ставьте стол на колеса

Вот крутой трюк от мира стартапов. Установите ролики в нижней части столов, чтобы упростить реорганизацию офиса за считанные минуты.

В чем преимущество? Возможность перенастроить дает вашей команде (или компании) определенную степень гибкости, которая поощряет сотрудничество и вдохновляет на творчество.

Квитанции из магазина в каменщике

Сколько раз вам приходилось что-то возвращать, оформлять расходы или регистрироваться для получения гарантии — если бы вы могли найти квитанцию!

Бумажные квитанции по-прежнему существуют для многих предприятий.Держите их в безопасности, но поместите их в каменную банку.

Если это слишком аналогово, переходите на цифровой. Используйте приложения для отслеживания расходов, такие как Concur, и никогда больше не беспокойтесь о потере квитанции. Или вы можете начать сокращать квитанции, используя виртуальную кредитную карту для документирования онлайн-расходов.

Используйте этот магнит, чтобы не класть посуду в раковину

Как это досадно, когда в офисной раковине скапливается посуда… несмотря на наличие офисной посудомоечной машины! Некрасивая посуда в раковине создает у посетителей впечатление, что ваш бизнес НЕ СЕРЬЕЗНЫЙ.

К счастью, есть простое решение. Чаще всего налипание посуды происходит из-за того, что люди не осознают, что посудомоечная машина либо грязная и еще не запускалась, либо чистая и ее необходимо опорожнить. Этот магнитный знак от Dish Nanny сообщает вашему офису, что следует предпринять.

Кстати, КУДА ДЕЛАЮТСЯ ВСЕ ВИЛКИ ??? Серьезно, люди забирают их домой? Они случайно выбрасывают их? Есть ли черный рынок столового серебра, о котором я не знаю? Есть ли гномы, которые крадут вилки из ничего не подозревающих офисов?

ГДЕ.ЯВЛЯЮТСЯ. THE. ВИЛКИ. ЛЮДИ.

Деклаттер

Чтобы организовать работу, нужно время. Начните любую организационную инициативу с того, что сначала расчистите все, что вы планируете организовать. Это избавит вас от траты времени на организацию вещей, которые вы не собираетесь использовать. Это также гарантирует, что ваша окончательная организационная схема будет максимально полезной, поскольку вы будете организовывать только то, что вам действительно нужно.

Вы можете подумать: «Конечно, мне нужно все, что я планирую организовать!» Даже если это правда, все равно не помешает все проверить на всякий случай.У всех нас есть импульс хранить вещи, иногда все. В конце концов, мы никогда не знаем, когда сможем использовать их снова. Найдите секунду, чтобы убедиться, что вы довольны дизайном своего офиса, а затем предпримите необходимые шаги для организации.

Обратите особое внимание на повторяющиеся элементы и элементы с повторяющимися функциями. Например, у вас есть 3 ручки, 2 традиционных карандаша, 2 механических карандаша и, может быть, цветная гелевая ручка? Выберите всего 1 или 2 пишущих инструмента, а остальные пожертвуйте.

Совет:

Выбрасывать полезные предметы — расточительство.Обязательно подарите или поменяйте местами функциональные предметы, которые вам больше не нужны в вашем рабочем пространстве. Подумайте о том, чтобы устроить «офисный обмен» в углу кухни или в комнате отдыха. Каждый может выставить сброс, который он хочет отдать. Люди, которые действительно в них нуждаются, могут их схватить.

Вы также можете работать со своими коллегами, чтобы организовать ежемесячный сбор пожертвований GoodWill. Укажите место для «свалки» и попросите одного добровольца доставлять ящик для пожертвований в конце каждого месяца.

Если вы действительно не можете расстаться с некоторыми из своих вещей, подумайте о том, чтобы положить их в коробку и хранить ее в совершенно недоступном месте.Это убережет вас от загромождения вашего рабочего места и избавит вас от неудобств, связанных с расставанием с вещами, от которых вы не хотите отказываться.

Создать «посадочную площадку»

Назначьте секцию стола своей «площадкой для приземления». Отметьте область, используя декоративный коврик, разделочную доску или поднос. Вы даже можете создать границу, используя декоративную ленту для васи или утиную ленту.

Взгляните на свою «посадочную площадку». С этого момента это единственное место на всем столе, на которое можно ставить вещи.Все остальное остается в ящике или в шкафу. Остальная часть вашего стола останется нетронутой, не испорченной даже карандашом или мобильным телефоном.

Когда посадочная площадка заполнена, самое время положить вещи на свои места, прежде чем вы будете выставлять какие-либо другие предметы.

Это может показаться чрезмерным, но часто беспорядок из незаметного становится неконтролируемым, когда мы избавляемся от привычки откладывать вещи. Если держать на столе что-то, чем вы пользуетесь только раз в неделю или даже один раз в день, это не «ускорит ваш рабочий процесс.«Это загромождает ваш стол.

Сделайте стикер «Детокс»

Мы любим стикеры так же сильно, как и все остальные, но иногда мы замечаем, что злоупотребляем ими. Ощущение, когда вы берете липкую заметку и записываете что-то, кажется настолько естественным, что легко понять, почему мы становимся жертвами «беспорядка липких заметок», хаоса, который вы чувствуете, когда у вас есть 12 липких заметок, прикрепленных к монитору вместо одной простой полной … список страниц.

Сделайте перерыв от липких заметок, чтобы положить конец беспорядку.Вернитесь к липучкам, когда будете готовы использовать только несколько штук каждый день. Ваше рабочее место станет менее загроможденным, и вам понравятся стикеры больше, чем когда-либо.

Используйте прозрачные контейнеры

Иногда мы подсознательно избегаем откладывать вещи, потому что боимся забыть, куда мы их положили. (Помните тот раз, когда вы не могли найти важные заметки о встрече, потому что вы кладете свой блокнот blue и не можете его найти?)

Разместите предметы в прозрачных корзинах, чтобы уменьшить беспорядок, сохраняя при этом визуально доступность предметов, как если бы они были аккуратно размещены на вашем столе.

Вы — мастер советов и приемов по организации офиса? Чего не хватает в нашем списке? Дайте нам знать об этом в комментариях! (Но держите его организованным.)

Хотите придерживаться этих идей? Загрузите этот список в формате PDF. Легко сохраните его на своем компьютере для быстрого ознакомления или распечатайте и поделитесь им в офисе.

Справочные ресурсы для Office

Как оставаться организованным, работая дома

Организовать семейную и рабочую жизнь достаточно сложно для всех.Тем не менее, те, кто работает дома, сталкиваются с особыми проблемами при выполнении своих семейных и рабочих обязанностей на своих законных местах, поскольку эти две сферы смешиваются под одной крышей.

У всех разные стили и способности к организации, поэтому универсальный подход определенно не работает. Тем не менее, эти ресурсы охватывают те вещи, которые вам необходимо учитывать при организации работы на дому.

Организуйте свое время

Время — драгоценный товар.Максимально использовать свое время, исключив поездки на работу, возглавляет список причин работать дома для многих родителей, работающих на дому. Тем не менее, время, сэкономленное в одном месте, может быть потрачено зря в другом, если вы не возьмете его под контроль .

Установление ожиданий

Эффективное управление временем для родителей, работающих дома, начинается с создания основных правил как для вашей семьи, так и для себя. Одно из этих правил должно заключаться в том, чтобы заранее установить свое рабочее время. Это не даст вам работать слишком много или работать слишком мало, в зависимости от того, к чему вы склонны.Это улучшает семейный баланс, потому что все знают, чего ожидать.

Сведение к минимуму отвлекающих факторов

Независимо от того, насколько хорошо вы придерживаетесь основных правил, когда вы работаете дома, вас будут отвлекать. Они просто будут отличаться от тех, которые съедают в день ваших коллег в офисе. Узнать, что они для вас есть и как справляться с отвлекающими факторами, — важный навык.

Выбор календарной системы

Используйте календарную систему, доступную для всех членов семьи.Календарь Google работает особенно хорошо, потому что он настолько бесплатный, что у каждого ребенка может быть свое, но у родителей есть к нему доступ. Точно так же дети видят, что происходит для всех остальных.

Для календаря, доступного каждому, на кухне всегда висит бумажный календарь. Проблема в том, что этот тип календаря в том, что у вас нет его с собой, когда вы приходите к врачу или на школьное мероприятие, и вам нужно что-то добавить к нему. Где-то между электронным и старомодным бумажным календарем на видном месте висит еженедельная распечатка всех предстоящих событий.Создание этого каждое воскресенье вечером также поможет вам выявлять конфликты в семейном расписании на следующей неделе.

Организация вашего пространства

Когда ваша профессиональная и личная жизнь происходит в одном и том же месте, вам нужно позаботиться об организации этого физического пространства таким образом, чтобы это способствовало продуктивности в обеих сферах вашей жизни.

Рабочие места

Специальное рабочее место необходимо каждому, кто работает дома. В идеале домашний офис должен быть комнатой (с дверью), которая не используется ни для каких других целей.Однако у большинства из нас просто нет такого дополнительного места в наших домах, поэтому нам приходится идти на компромисс. Это может быть угол комнаты, спальни или столовой. Важно то, что это конкретное пространство предназначено для этой единственной цели. Установка ноутбука на кухонный стол не считается домашним офисом!

Спроектируйте пространство домашнего офиса с учетом своих слабостей, распорядка дня, работы и потребностей семьи. Вас легко отвлекают дети, которые пытаются завладеть вашим вниманием, пока вы работаете? Выбирайте место подальше от их игровых площадок.Вы пытаетесь выполнять двойную задачу, наблюдая за детьми во время работы? Сядьте рядом с ними. Вам понадобится тишина для телеконференций и телефонных звонков? Выберите глухую комнату с дверью, например спальню.

Какую бы площадь вы ни выбрали для своего офиса, вам понадобится как минимум стол, стул, компьютер, а также стеллажи или другое место для хранения вещей. Найдите время, чтобы сделать его уютным, украсив его картинами или сувенирами, как кабинку в офисе. Вы должны получать удовольствие от пребывания в этом пространстве.

Не позволяйте другим использовать это пространство, когда вы этого не сделаете, и не используйте его сами для занятий, выходящих за рамки вашей профессиональной деятельности. Не оплачивайте там счета и не заполняйте формы для школы ваших детей. Предотвращение слияния этих профессиональных и личных обязательств начинается с сохранения отдельных пространств.

Семейные помещения

Хранить это рабочее пространство выделенным и отдельным намного проще, если у вас есть хорошо организованные другие пространства в вашем доме. Создайте семейный информационный центр.Выберите место, где вы собираете семейную информацию, например входящая почта, школьные бумаги и т. д.

Если вы все же используете бумажный календарь или еженедельный список событий, это то, где он должен быть. Если ваши дети ходят в школу, сделайте себе жизнь немного проще, приготовив для них корзину, в которую они могут положить все бумаги, которые они приносят домой из школы. У вас также должна быть отдельная корзина для счетов и других документов.

Выберите область, в которой вы будете систематизировать и обрабатывать эту информацию.Он может находиться в том же месте, где он накапливается, или рядом с вашим выделенным рабочим пространством. Только не смешивайте это со своими рабочими бумагами. В этом случае можно вытащить ноутбук и использовать кухонный стол, но создайте пространство, где будут находиться все необходимые предметы, когда вы не работаете с ними.

У вас может возникнуть соблазн использовать свой рабочий компьютер для выполнения этих задач. Так же, как у многих из нас нет дополнительных комнат, которые можно было бы использовать исключительно в качестве домашних офисов, мы не всегда можем позволить себе дополнительное компьютерное оборудование.По возможности используйте в личных целях планшет или другой компьютер. Если вы работаете на дому, возможно, вы уже согласились с тем, что оборудование компании не предназначено для личного использования в рамках вашего соглашения о удаленной работе. Если вы фрилансер или владелец домашнего бизнеса, может показаться более эффективным иметь только один компьютер. Но рассмотрите возможность покупки недорогого нетбука или повторного использования старого компьютера. Когда вы совмещаете использование компьютера в личных и профессиональных целях, вскоре его будут использовать и другие члены вашей семьи.

5 советов по организации рабочего места дома | Новости

Возможность работать из дома — мечта практически каждого офисного работника. Работа на дому дает много преимуществ и позволяет значительно сэкономить время и деньги на ежедневной поездке в офис, оставаясь при этом настолько гибким, насколько вы хотите.

Однако решение начать профессиональную карьеру дома требует правильного подхода и организации рабочего места. Ниже вы найдете советы успешных фрилансеров и удаленных сотрудников о том, как создать вдохновляющее рабочее место дома.




Зачем вам нужно рабочее место дома?

С ноутбуком и телефоном можно работать как за обеденным столом, так и так на диване. Но, если вы планируете работать дома на постоянной основе, то без специального рабочего места вам не обойтись. Согласитесь, удобно, когда все необходимое под рукой.

Если вы живете не один, то место для работы просто необходимо. На практике работать дома не так просто, как кажется. Есть множество факторов, которые отвлекают, соблазняют и приводят к потере внимания и продуктивности.

https://pixabay.com/photos/bullying-hands-face-curl-up-her-679274/

«Как оставаться организованным на работе? Те, кто работает дома, часто жалуются, что работают круглосуточно, чувствуют постоянную усталость и находятся на грани депрессии. В большинстве случаев это связано с неправильной организацией рабочего места ». — говорит генеральный директор от Pick The Writer написание сервисных обзоров платформы.

Поэтому, если вы хотите, чтобы удаленная работа была такой же сказкой, как вы себе представляете, то нужно поработать над обустройством рабочей зоны.Для этого вам нужен минимум, который принесет вам максимум в будущем!

5 лучших идей для организации рабочего места

Правильно организованное рабочее место — залог успешной и продуктивной работы дома. Конечно, не каждый может себе позволить выделить целую комнату для организации кабинета, оборудовать уголок столом и креслом вполне реально. Ниже вы найдете основные советы по организации работы, которые являются ключом к успешному рабочему месту.

1.Установите границу между работой и личной жизнью

Те, кто решил работать из дома, сразу представляют, как они решат все бизнес-задачи, лежа на диване в пижаме. Но на практике это отрицательно сказывается на производительности и вызывает лень. Самоорганизация и порядок нужны, когда работаешь дома больше, чем в офисе. Поэтому необходимо подготовить рабочее место, которое будет создавать ощущение, что вас нет дома, и у вас не возникнет желания лежать на диване в пижаме.

Если посмотреть на рабочее место успешных фрилансеров, то оно очень похоже на офисных работников. Лучше всего работать за столом с удобным креслом. Создайте уголок, который будет исключительно вашим местом работы. То есть работать за рабочим столом, на котором ваш ребенок обычно рисует, — не лучшая идея.

2. Создайте удобное рабочее место

Как вы уже поняли, рабочее место — один из факторов успеха. Конечно, многие новички в розовых очках на глазах хотят поработать в разных кафе или на пляже, но это не всегда так эффектно и красочно, как на фото из Инста.Поэтому не питайте иллюзий и организуйте свое рабочее пространство.

Как только вы научитесь оставаться продуктивным в своем доме, уже можно будет экспериментировать с изменением рабочей среды. Итак, вот основные моменты обустройства домашнего офиса:

• Выберите стол такого размера, чтобы на нем можно было разместить компьютер или ноутбук, но при этом на нем оставалось немного свободного места.
• Не забывайте о платформе для монитора.
• Выберите удобный стул.
• Уберите все ненужное, что вам никогда не понадобится в работе.
• Сведите к минимуму все шнуры, сегодня существует множество решений, как их скрыть.
• Не засоряйте стол лишним декором, склоняйтесь к минимализму. Достаточно одного цветка, блокнота и держателя для ручки.

3. Обеспечьте дополнительное освещение

Большинство не уделяют достаточно внимания освещению как в офисе, так и дома. Поэтому при организации рабочего места нужно подготовить освещение. Даже если ваше рабочее место находится возле окон, позаботьтесь о дополнительном освещении, хотя бы в виде настольной лампы.

Крупные компании уделяют организации освещения достаточно много времени, ведь при его недостаточности работники могут чувствовать себя сонными. Правильный свет может даже поднять настроение и обеспечить работоспособность даже ночью. Кстати, красивая настольная лампа дополнит ваш интерьер и добавит эстетического удовольствия.

4. Начинайте свою работу только тогда, когда на рабочем столе есть заказ.

Возьмите за привычку работать в полностью организованном рабочем месте. К сожалению, работать дома — непростая задача, а поддерживать рабочее место в идеальном порядке намного сложнее, чем в офисе.Ведь никто не видит, что происходит на вашем рабочем столе, но в офисе вы обязаны соблюдать порядок. За пару рабочих дней ваш стол может превратиться в настоящую свалку чашек, пакетов с закусками и прочего мусора.

Поэтому после рабочего дня или перед стартом приведите свое место в порядок. Работа дома очень отвлекает, но рабочее место должно быть местом для максимальной концентрации. Некоторые творческие личности считают, что хаос вокруг повышает креативность, но в большинстве случаев он заставляет вас чувствовать себя подавляющим.Со временем из-за этого беспорядка вы потеряете продуктивность.

5. Создайте такой фон, который подходит именно вам

Многие рабочие не могут работать в абсолютной тишине. Особенно это актуально для тех, кто очень давно проработал в офисе и привык к постоянной шумихе. Удивительно, но тишина может отвлекать гораздо больше, чем шум. Поэтому создание фона для повышения производительности — дело сугубо индивидуальное.

• Для кого-то полная тишина — это как раз то, что им нужно.В этом случае необходимо закрыть окна, отключить все уведомления и убедительно попросить товарищей по дому не беспокоить вас.

• Для кого-то прослушивание любимых песен в наушниках может быть эффективным, а для других — большим отвлекающим фактором.

Как всегда, правильный подход находится где-то посередине. На YouTube много подкастов и даже специализированных мобильных приложений с музыкой для работы, учебы и концентрации. Попробуйте некоторые из них и найдите подход, который вам больше всего подходит.

https://pixabay.com/photos/office-work-desk-computer-932926/

Вывод

Теперь вы знаете, как оборудовать мини-офис и сделать больше за меньшее время. Не поленитесь и следуйте приведенным выше советам по работе из дома. Если, конечно, вы не хотите тратить сотни долларов на учебные курсы, чтобы быть продуктивными или успешными!

Биография автора:

Джейми Фрай — целеустремленный и многообещающий автор. В данный момент он работает в такой компании, как Writing Judge, и совершенствует свои навыки ведения блога.Уверенно идет к своей цели. У него есть талант писать оригинальный контент. Главное убеждение в его жизни: «Быть ​​лучшим в той сфере, в которой развиваешься». Всегда в поиске свежих идей.

Как компании могут сделать удаленную работу успешной

По мере того, как пандемия начинает ослабевать, многие компании планируют новую комбинацию удаленной и локальной работы, гибридную виртуальную модель , в которой одни сотрудники находятся в помещениях, а другие работают из дома.Новая модель обещает больший доступ к талантам, повышение производительности для отдельных лиц и небольших групп, снижение затрат, большую индивидуальную гибкость и улучшение опыта сотрудников.

Хотя эти потенциальные преимущества значительны, история показывает, что совмещение виртуальной и локальной работы может быть намного сложнее, чем кажется, несмотря на успех во время пандемии. Рассмотрим, как Yahoo! Генеральный директор Марисса Майер завершила эксперимент этой компании по удаленной работе в 2013 году, заметив, что компании необходимо стать «единым Yahoo!». снова, или как HP Inc.сделал то же самое в том году. Конкретные причины могли быть разными. Но в каждом случае недостатки удаленной работы в больших масштабах перевешивали положительные.

Эти недостатки проистекают из организационных норм, лежащих в основе культуры и производительности — способов работы, а также стандартов поведения и взаимодействия — которые помогают создавать общую культуру, обеспечивать социальную сплоченность и укреплять общее доверие. Упустить их из виду во время значительного перехода на виртуальные рабочие схемы — значит рискнуть в долгосрочной перспективе подорвать то самое доверие, сплоченность и общую культуру, которые часто помогают удаленной работе и виртуальному сотрудничеству быть эффективными в краткосрочной перспективе.

Также существует риск возникновения двух организационных культур, в которых доминируют личные сотрудники и менеджеры, которые продолжают извлекать выгоду из положительных элементов совместного размещения и личного сотрудничества, в то время как культура и социальная сплоченность виртуальной рабочей силы ослабевают. Когда это происходит, удаленные сотрудники вскоре могут почувствовать себя изолированными, лишенными гражданских прав и несчастными жертвами непреднамеренного поведения в организации, которая не смогла построить согласованную модель и возможности для виртуальной и личной работы.Утрачивается чувство принадлежности, общей цели и общей идентичности, которое вдохновляет всех нас делать свою работу наилучшим образом. Соответственно ухудшаются организационные показатели.

Сейчас самое время, когда вы переосмыслите постпандемическую организацию, обратить пристальное внимание на влияние вашего выбора на организационные нормы и культуру. Сосредоточьтесь на узах, которые связывают ваших людей вместе. Обратите внимание на ключевые аспекты вашего собственного лидерства и лидерства вашей более широкой группы лидеров и менеджеров. У вас есть возможность создать гибридную виртуальную модель, которая лучше всего подходит для вашей компании, и позволить ей породить новую общую культуру для всех ваших сотрудников, которая обеспечивает стабильность, социальную сплоченность, идентичность и принадлежность, независимо от того, работают ли ваши сотрудники удаленно, локально. или их комбинация.

Чтобы избежать ошибок удаленной работы, необходимо тщательно подумать о лидерстве и управлении в гибридном виртуальном мире. Взаимодействие между лидерами и командами является важным местом для создания социальной сплоченности и единой гибридной виртуальной культуры, которая необходима организациям в следующем нормальном состоянии.

Разрезание стяжек

Если вы считаете, что удаленная работа не угрожает социальным связям, подумайте об опыте Skygear.io, компания, предоставляющая платформу с открытым исходным кодом для разработки приложений. Несколько лет назад Skygear стремилась принять несколько новых сотрудников, перейдя на гибридную модель удаленной работы для своей команды из более чем 40 человек. Вскоре компания отказалась от этой идеи. Члены команды, которые не приходили в офис, упускали шанс укрепить свои социальные связи с помощью специальных командных обедов и обсуждений вокруг интересных запусков новых технологий. Дегустации вина и кофе, которые укрепляли сплоченность и доверие, были потеряны.Точно так же сотрудники GoNoodle оказались в счастливом часе Zoom, тоскуя по недавно отремонтированным офисам, которые они оставили после блокировки. «У нас была потрясающая звуковая система», — сказала New York Times одна из сотрудников, экстраверт, которая жаждет времени со своими коллегами. «Знаешь, мы пьем кофе или, может быть,« Эй, хочешь прогуляться? »Я скучаю по этому поводу». Культура успеха на рабочем месте зависит от такого рода социальных взаимодействий. Это то, что Yahoo! Майер признала в 2013 году, когда она сказала: «Нам нужно быть одним Yahoo !, и это начинается с того, что физически вместе», имея «общение и опыт, которые возможны только лицом к лицу», например как «обсуждения в коридоре и кафетерии, встречи с новыми людьми и импровизированные командные встречи.”

Или подумайте, как быстро в последнее время возникли две культуры в одном из бизнес-единиц известной нам компании. В рамках этого бизнес-подразделения одна небольшая группа была широко распределена в Кейптауне, Лос-Анджелесе, Мумбаи, Париже и других крупных городах. Большая группа была сосредоточена в Чикаго с общим офисом в центре города. Когда новый мировой лидер прибыл незадолго до пандемии, он обосновался в Чикаго и быстро соединился с группой, работавшей вместе с ней в офисе.Когда началась пандемия, но до того, как всех отправили домой для удаленной работы, новый руководитель внезапно централизовал операции в кризисный нервный центр, состоящий из всех участников группы на месте. Новый порядок сохранился, когда началась удаленная работа. Между тем, меньшая группа, которая уже работала удаленно в других городах, быстро потеряла видимость и участие в новых рабочих процессах и ресурсах, которые были централизованы внутри локальной группы, хотя эта локальная группа теперь была работает виртуально тоже.Недавно созданные и пользующиеся большим спросом задания (которые были частью антикризисного реагирования бизнес-подразделения) были переданы членам ранее работавшей на объекте группы, в то время как члены распределенной группы обнаружили, что многие из их сфер ответственности сокращены или полностью устранены. В течение нескольких месяцев ключевые сотрудники небольшой распределенной группы были недовольны и не работали.

Новый глобальный лидер в своем понятном стремлении справиться с кризисом не смогла создать равные условия и вместо этого (возможно, непреднамеренно) предпочла одну группу сотрудников другим.Для нас было ошеломляющим наблюдать, как быстро при правильных обстоятельствах все могло пойти не так. Чтобы избежать этих ловушек, необходимо тщательно подумать о лидерстве и управлении в гибридном виртуальном мире, а также о том, как небольшие группы реагируют на новые условия работы. Взаимодействие между лидерами и командами является важным местом для создания социальной сплоченности и единой гибридной виртуальной культуры, которая необходима организациям в следующем нормальном состоянии.

Выберите вашу модель

Обращение к нормам работы и их влияние на культуру и производительность требует принятия базового решения: какая часть гибридного виртуального континуума (выставка) подходит для вашей организации? Решение зависит от факторов, по которым вы оптимизируете.Это стоимость недвижимости? Производительность сотрудников? Доступ к талантам? Опыт сотрудников? Все это достойные цели, но на практике бывает сложно оптимизировать одну, не учитывая ее влияние на другие. В конечном итоге перед вами остается трудная проблема, которую нужно решить — проблема, в которой одновременно действуют несколько факторов, и которая не поддается простым формулам.

Экспонат

Мы стремимся предоставить людям с ограниченными возможностями равный доступ к нашему сайту.Если вам нужна информация об этом контенте, мы будем рады работать с вами. Напишите нам по адресу: [email protected]

Тем не менее, мы, , можем сделать общие соображения, применимые ко всем направлениям. Эти наблюдения, которые позволяют внимательно следить за организационными нормами и способами работы, которые влияют на культуру и производительность, касаются двух основных факторов: типа работы, которую обычно выполняют ваши сотрудники, и физического пространства, необходимого для поддержки этой работы.

Сначала давайте устраним крайности.Мы бы порекомендовали полностью виртуальную модель очень немногим компаниям, и те, кто выберет эту модель, вероятно, будут работать в определенных отраслях, таких как аутсорсинговые центры обработки вызовов, обслуживание клиентов, контактные продажи по телефону, издательское дело, PR, маркетинг, исследования и информационные услуги, ИТ, и разработка программного обеспечения, и при определенных обстоятельствах. Будьте осторожны, если считаете, что лучший доступ к талантам или более низкая стоимость недвижимости — которые, казалось бы, оптимизировала полностью виртуальная модель — перевешивают все другие соображения. С другой стороны, немногим компаниям было бы лучше выбрать полностью локальную модель, учитывая, что по крайней мере некоторым из их сотрудников требуется гибкость из-за ограничений работы, жизни или здоровья.Это оставляет большинство компаний где-то посередине, с гибридным сочетанием удаленной работы и работы на месте.

Физическое пространство, необходимое для работы — или нет

Находиться посередине означает определить процент ваших сотрудников, которые работают удаленно, и как часто они это делают. Допустим, 80 процентов ваших сотрудников работают удаленно, но только один день в неделю. За четыре дня, когда они и находятся в помещении, они, вероятно, получат все социальное взаимодействие и связь, необходимые для совместной работы, генерации случайных идей, инноваций и социальной сплоченности.В этом случае вас может устроить частично удаленная модель большой штаб-квартиры (HQ) на выставке.

Если вместо этого треть ваших сотрудников работают удаленно, но делают это 90 процентов времени, проблемы социальной сплоченности будут более выраженными. Одна треть вашей рабочей силы будет упускать социальное взаимодействие с двумя третями, работающими на месте, а также связность, согласованность и культурную принадлежность, которые связаны с этим. Одним из решений было бы чаще приводить этих удаленных сотрудников в офис, и в этом случае несколько концентраторов или несколько микрохабов (как показано на выставке) могут быть лучшим выбором.Не только легче добраться до региональных центров, чем в центральную штаб-квартиру, по крайней мере, для сотрудников, которые не живут рядом с этой штаб-квартирой, но и более рассредоточенные центры делают личную культуру менее монолитной. Более того, микрохабы часто могут быть источником энергии, веселья и инноваций, где можно сотрудничать и общаться с коллегами, что еще больше улучшает организационную культуру.

Производительность и скорость

Теперь давайте начнем учитывать другие приоритеты, такие как производительность сотрудников.Здесь вопрос становится менее простым, и ответ будет зависеть от ваших обстоятельств. При ответе на этот вопрос обязательно выходите за рамки импульса, чтобы контролировать вводимые данные и активность как показатель производительности. Показатели, ориентированные на вводимые ресурсы или объем деятельности, всегда были плохой заменой реальной производительности, которая повышает результаты и результаты, как бы успокаивающе ни было смотреть на парковку компании, чтобы увидеть всех сотрудников, которые прибыли рано утром. , и всех тех, кто уезжает поздно.Применительно к гибридной модели подсчет входных данных может заставить вас задуматься о количестве часов, которые сотрудники проводят перед своими компьютерами и входят в систему на ваших серверах. Тем не менее, небольшие команды, которые являются основой сегодняшнего организационного успеха, процветают благодаря расширяющим полномочиям и менее контролирующим стилям управления. Лучше определять результаты, которые вы ожидаете от своих небольших команд, а не конкретные действия или время, потраченное на них.

Хотите узнать больше о нашей практике организации?

Помимо предоставления командам четких целей, а также подотчетности и автономии для их выполнения, лидеры должны направлять, вдохновлять и поддерживать небольшие команды, помогая им преодолевать бюрократические проблемы, которые мешают им, такие как организационная разобщенность и инерция ресурсов — все помогая направлять команды к лучшим возможностям, вооружая их нужным опытом и предоставляя им инструменты, необходимые для быстрого продвижения.Как только команды и отдельные лица поймут, за что они несут ответственность с точки зрения результатов, лидеры должны сосредоточиться на мониторинге измерений, основанных на результатах. Когда лидеры сосредотачиваются на результатах и ​​результатах, виртуальные работники выполняют работу более высокого качества.

В этом отношении вас может утешить Netflix (который на момент написания этой статьи является 32-й крупнейшей компанией в мире по рыночной капитализации), которая процветает без ограничения оплачиваемого рабочего времени или указания того, сколько «личного времени» сотрудники должны тратить. в офисе.Netflix измеряет производительность по результатам, а не по затратам, и вы должны поступать так же.

Независимо от того, какую модель вы выберете для гибридной виртуальной работы, вашей основной задачей будет тщательное управление организационными нормами, которые имеют наибольшее значение при принятии любой из этих моделей. Давайте теперь углубимся в них.

Управление переходом

Организации процветают благодаря чувству принадлежности и общей цели, которое легко может быть потеряно при возникновении двух культур. Когда это происходит, наш опыт — и опыт HP, IBM и Yahoo! — показывает, что культура личного общения становится доминирующей, лишая прав тех, кто работает удаленно.Сложность возникает из-за тысячи мелких происшествий: когда команды неправильно обрабатывают конференц-вызовы, так что удаленные сотрудники чувствуют, что их не замечают, и когда сотрудники используют электронные доски на месте, а не инструменты для совместной работы онлайн, такие как Miro. Но культура может расколоться и в более широком смысле, например, когда модель продвижения по службе благоприятствует сотрудникам, работающим на месте, или когда локальные сотрудники получают более востребованные задания.

Некоторые вещи просто усложняются, когда вы работаете удаленно.Среди них — воспитание новых столяров; обучение посредством практического коучинга и ученичества; внедрение неоднозначных, сложных и совместных инноваций; и поощрение творческих столкновений, в которых могут возникнуть новые идеи. Решение этих проблем сводится к стилям руководства и управления, а также к тому, как эти стили и подходы поддерживают небольшие команды. Командный опыт является важнейшим фактором гибридной виртуальной культуры, а менеджеры и руководители команд оказывают огромное влияние на опыт своих команд.

Руководители и руководители

Как правило, чем более географически разбросана команда, тем менее эффективным становится ее руководство.Более того, лидеры, которые были эффективны в основном при организации работы на месте, не обязательно могут оказаться эффективными при гибридном виртуальном подходе. Многим руководителям теперь нужно будет «появляться» по-другому, когда они будут взаимодействовать с одними сотрудниками лицом к лицу, а с другими — виртуально. Определяя и принимая новые модели поведения, которые наблюдаются для всех, и сознательно создавая пространство для виртуальных сотрудников, чтобы они могли участвовать в неформальном взаимодействии, лидеры могут способствовать социальной сплоченности и укреплению доверия в своих командах.

Больше вдохновения. Есть причина, по которой военные командиры посещают войска, а не отправляют электронные письма из штабов — иерархическое руководство процветает лично. Том Питерс называл личный подход «управлением путем хождения»: «Взгляд кому-то в глаза, рукопожатие, смех вместе с ним, когда он находится в их физическом присутствии, создает совершенно иной вид связи, чем можно достичь [виртуально]. . »

Но когда рабочая сила является гибридно-виртуальной, лидерам нужно меньше полагаться на иерархические и больше на вдохновляющие формы лидерства.Разрозненным сотрудникам, работающим удаленно, требуется новое лидерское поведение, чтобы компенсировать снижение социально-эмоциональных сигналов, характерных для цифровых каналов.

Развивайте неформальное общение. Вы когда-нибудь сталкивались с коллегой в коридоре и тем самым узнали что-то, чего не знали? Неформальные взаимодействия и незапланированные встречи способствуют неожиданному взаимному обогащению идей — обмену неявными знаниями, которые необходимы для здоровых инновационных организаций.Неформальные взаимодействия служат отправной точкой для коллегиальных отношений, в которых люди сотрудничают в областях, представляющих общий интерес, тем самым преодолевая организационные разрозненности и укрепляя социальные сети и общее доверие в вашей компании.

Неформальное взаимодействие, которое происходит более естественно между сотрудниками, находящимися в одном месте, не так просто в виртуальной среде. Лидерам нужны новые подходы к их созданию, поскольку люди работают как удаленно, так и на месте. Один из подходов — оставить часть повестки дня свободной, чтобы сотрудники могли обсудить любую тему.Лидеры также могут установить политику открытых дверей и проводить виртуальные «беседы у камина» без какого-либо структурированного контента, чтобы создать форум для менее формального взаимодействия. Цель состоит в том, чтобы сотрудники, работающие удаленно и лично, почувствовали, что у них есть доступ к руководителям и к неформальному общению, которое происходит по пути в кафетерий компании.

Многим руководителям теперь нужно будет «появляться» по-другому, когда они взаимодействуют с одними сотрудниками лицом к лицу, а другие — виртуально.Определяя и принимая новые модели поведения, которые наблюдаются для всех, и сознательно создавая пространство для виртуальных сотрудников, чтобы они могли участвовать в неформальном взаимодействии, лидеры могут способствовать социальной сплоченности и укреплению доверия в своих командах.

Дальнейшие подходы включают виртуальные кофейни и общественные мероприятия, а также виртуальные конференции, в которых групповые и частные чаты и сессии дополняют пленарные презентации. Между делами убедитесь, что вы и все члены вашей команды отправляете друг другу текстовые сообщения и что вы регулярно отправляете текстовые сообщения своей команде для неформальных проверок.Эти нормы воспитывают привычку неформального общения.

Образец правильной стойки. Это может показаться очевидным, но исследования показывают, что лидеры постоянно не осознают, как их действия влияют и будут интерпретироваться другими. Обдумайте место, где вы решите работать. Если вы хотите показать, что терпит виртуальную работу , приходите в офис каждый день и присоединяйтесь к встречам лично с теми, кто случайно находится в здании.Это приведет к культурному представлению о том, что штаб-квартира или физические офисы являются настоящими центрами притяжения, и что личное время — вот что важно.

Однако приходите в офис каждый день, и ваши сотрудники, работающие удаленно, вскоре могут почувствовать, что их выбор работы фактически оставляет им меньше возможностей для карьерного роста, а их возможности и вклад второстепенны. Работая из дома (или вне офиса) пару дней в неделю, лидеры сигнализируют о том, что людям не нужно находиться в офисе, чтобы работать продуктивно или продвигаться вперед.В гибридном виртуальном мире, казалось бы, тривиальные решения руководства могут иметь огромное влияние на остальную часть организации.

Не полагайтесь исключительно на виртуальные взаимодействия. Точно так же, несмотря на большие технологические достижения за прошедшие годы, ничто не может полностью заменить личное общение. Почему? Отчасти потому, что большая часть общения невербальна (даже если это не те 93%, как утверждают некоторые), но также потому, что такое общение связано с двусмысленным, потенциально спорным или трудным для передачи предметом.Личное общение создает значительно больше возможностей для насыщенного, неформального взаимодействия, эмоциональной связи и возникающих «творческих столкновений», которые могут стать источником доверия, сотрудничества, инноваций и культуры.

Теория богатства медиа помогает нам понять необходимость согласования «богатства» сообщения с возможностями носителя. Вы бы не сообщили своему племяннику о смерти его отца, например, по факсу — вы бы сделали это лично, если это вообще возможно, а в противном случае — с помощью следующего по богатству средства массовой информации, возможно, посредством видеозвонка.Некоторое общение просто лучше протекает лицом к лицу, и лидер должен согласовать способ общения с двусмысленностью сообщения, которое он доставляет.

Переосмысление постпандемической организации

В других случаях асинхронной связи — такой как электронная почта и текст — достаточно, и даже лучше, потому что это дает людям время для обработки информации и составления ответов после некоторых размышлений и размышлений. Однако при формировании доверия (особенно на ранних этапах отношений) или при обсуждении деликатных вопросов, связанных с работой, таких как продвижение по службе, оплата и производительность, предпочтение отдается личному общению, а затем видеоконференцсвязь, которая, по сравнению со звуком, улучшает способность участников демонстрировать понимание, предвидеть ответы, предоставлять невербальную информацию, улучшать словесные описания, управлять паузами и выражать свое отношение.Однако по сравнению с личным взаимодействием при видеовзаимодействии может быть сложно замечать периферийные сигналы, управлять полом, вести сторонние разговоры и указывать на объекты реального мира или манипулировать ими.

Какую бы комбинацию коммуникаций вы ни выбрали в данный момент, вы захотите собирать всех лично, по крайней мере, один или два раза в год, даже если работа, которую выполняет конкретная команда, технически может выполняться полностью виртуально. Личная жизнь — это место, где отношения, основанные на доверии, развиваются и углубляются, и здесь могут возникать случайные разговоры и связи.

Отслеживайте свои неформальные связи. Корпоративные организации состоят из множества пересекающихся и пересекающихся социальных сетей. По мере того, как эти неформальные сети расширяются и углубляются, они мобилизуют таланты и знания в рамках всего предприятия, способствуя и информируя культурную сплоченность, одновременно помогая поддерживать межведомственное сотрудничество и обмен знаниями.

Поскольку гибридная виртуальная модель сокращает личное взаимодействие и случайные встречи между людьми со слабыми связями, социальные сети могут потерять свою силу.Чтобы противостоять этому риску, лидеры должны отображать и контролировать неформальные сети в своей организации с помощью полугодовых обновлений карт социальных сетей. Подходы включают определение функций или действий, в которых подключение кажется наиболее актуальным, и последующее отображение взаимосвязей в этих приоритетных областях, а затем отслеживание изменений этих взаимосвязей с течением времени. Варианты получения необходимой информации включают отслеживание электронной почты, наблюдение за сотрудниками, использование существующих данных (таких как табели учета рабочего времени и коды расходов по проекту) и администрирование коротких (от пяти до 20 минут) анкет.Вполне вероятно, что лидерам потребуется вмешаться и создать связи между группами, которые не взаимодействуют естественным образом или которые теперь взаимодействуют реже в результате гибридной виртуальной модели.

Гибридные виртуальные команды

Лидерство имеет решающее значение, но в гибридной виртуальной модели командам (и сетям команд) также необходимо принять новые нормы и изменить способ своей работы, если они хотят поддерживать — и улучшать — производительность, сотрудничество и инновации. Это означает сбор информации, разработку решений, применение новых подходов на практике и улучшение результатов — и все это делать быстро.Сложность возрастает, когда команда частично работает виртуально, а частично — на месте. Ниже приведены конкретные области, на которых следует сосредоточиться.

Создавайте «безопасные» пространства, чтобы учиться на ошибках и голосовых запросах

Психологическая безопасность имеет значение на рабочем месте, очевидно, и в гибридной виртуальной модели она требует большего внимания. Во-первых, потому что чувство безопасности может быть труднее создать, когда одни люди работают на месте, а другие работают удаленно. И, во-вторых, потому что это часто менее очевидно, когда безопасность подрывается.Безопасность возникает, когда организации целенаправленно создают культуру, в которой сотрудники чувствуют себя комфортно, совершая ошибки, высказываясь и генерируя новаторские идеи. Безопасность также требует, чтобы сотрудники чувствовали поддержку, когда им требуются гибкие подходы к работе с учетом личных потребностей.

Обратите внимание на пробелы в часовых поясах

Опыт гибридной виртуальной группы в одном часовом поясе значительно отличается от гибридной виртуальной группы, члены которой находятся в нескольких часовых поясах. Помимо прочего, неуправляемые различия часовых поясов усложняют последовательность рабочих процессов.Когда люди работают в разных часовых поясах, по умолчанию наблюдается асинхронная связь (электронная почта) и потеря связи в реальном времени. В равной степени дисфункционально просить или ожидать, что члены команды проснутся рано или поздно ложатся на собрания команды. Он может работать в течение короткого периода времени, но в среднесрочной и долгосрочной перспективе снижает сплоченность, которая развивается благодаря сотрудничеству в реальном времени. (Это также заставляет некоторых членов команды работать, когда они устали и не в лучшей форме.) Более того, если в команде есть меньшая подгруппа, скажем, в Азии, а остальные находятся в Северной Америке, возникает две культуры. проблема может возникнуть, когда виртуальная группа будет чувствовать себя хуже.Лучше просто создать команды, которые будут работать не менее четырех часов в течение традиционного рабочего дня, чтобы обеспечить время для совместной работы.

Держите команды вместе, когда это возможно, и оттачивайте искусство командного начала игры

Сформированные команды, те, которые работали вместе в течение более длительных периодов времени, более продуктивны, чем новые команды, которые все еще формируются и штурмуют. Производительность, которой они наслаждаются, обусловлена ​​четкими нормами и доверительными отношениями, не говоря уже о знакомстве с рабочими процессами и рутинными процедурами.Тем не менее, новая кровь часто заряжает команду энергией.

В полностью локальной модели есть вероятность, что вы будете чаще менять людей в свои небольшие группы и выходить из них. Скорость, с которой вы это делаете, скорее всего, снизится в гибридной виртуальной модели, в которой рабочие нормы и сплоченность команды находятся под большим риском. Но не доводите дело до крайности. Команды нуждаются в членах с соответствующими знаниями и опытом, и правильное их сочетание имеет тенденцию развиваться со временем.

Тем временем обращайте пристальное внимание на начало команды, когда вы добавляете новых людей в команды или поддерживаете новых.Начальные встречи должны включать возможность согласовать общие цели команды с целями ее членов, при этом уточняя личные рабочие предпочтения.

Слежение за

Когда вы начнете переход к гибридной виртуальной модели, как вы узнаете, работает ли она, и сохраняете ли вы или улучшаете культуру производительности своей организации? Увеличился ли ваш доступ к талантам, привлекаете ли вы и вдохновляете ли вы лучшие таланты? Вы разрабатываете и используете сильных лидеров? В какой степени все ваши сотрудники вовлечены в повышение производительности и инновации, сбор информации и обмен знаниями?

Разумеется, правильные показатели будут зависеть от ваших целей.Однако будьте осторожны, пытаясь достичь всех параметров. Исследования McKinsey показывают, что культура успешной работы возникает в результате тщательного выбора правильных комбинаций практик (или «рецептов»), которые при совместном применении создают превосходную организационную производительность. Отслеживание результатов на основе этих комбинаций практик может помочь определить со временем, удалось ли вам сохранить единую культуру производительности при переходе к новой гибридной виртуальной модели.

---

В заключение мы скажем, что вам не нужно принимать все решения о гибридной виртуальной модели заранее и заранее.Посмотри, что получится. Посмотрите, где проявляется ваш лучший талант. Если вы в конечном итоге найдете, скажем, 30 (или 300) сотрудников, сгруппированных вокруг Джакарты, и другие группы в Куала-Лумпуре и Сингапуре, спросите их, что может помочь им почувствовать социально поддерживаемое чувство принадлежности. В той мере, в какой личное общение важно — как мы предполагаем, — возможно, рассмотрите возможность создания микрохаба в одном из этих городов, если у вас его еще нет.

No related posts.