Тайм менеджмент основы: Тайм-менеджмент: советы и инструменты | Медиа Нетологии

Содержание

Тайм-менеджмент: советы и инструменты | Медиа Нетологии

Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?

Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?

При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчинённым расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчинёнными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.

Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.

Перед началом работы отключите всё, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.

Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.

На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:

  • замедляемся,
  • ошибаемся,
  • стрессуем,
  • перестаем чувствовать жизнь,
  • начинаем забывать важные вещи,
  • разрушаем отношения с близкими,
  • становимся эмоционально нестабильными,
  • теряем креативность.

Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.

Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:

  • Создайте папку для сообщений, которые содержат важную или полезную информацию, чтобы легко к ней вернуться. К примеру, у меня есть папка «Полезные инструкции», куда я складываю инструкции по онлайн-сервисам, с которыми работаю.
  • Создайте лейблы для писем и маркируйте ими сообщения: «Срочно», «Обдумать».
  • Создайте тематические папки и настройте на них автоматические фильтры, чтобы входящие сообщения сами распределялись по темам.
  • Создайте отдельную папку для рекламных рассылок: возможно, вы захотите к ним вернуться, но им не место в основном ящике.
  • Создайте шаблоны для однотипных писем. Например, если вы часто поздравляете своих коллег с днём рождения по email, сделайте заготовку такого письма.

Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.

У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определённые часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.

Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.

Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всём, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».

Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.

Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трём дня пятницы и так далее. Чёткие рамки не дадут затягивать работу.

Если по расчётам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.

Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.

Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.

  • Запланируйте задачу.
  • Поставьте таймер на 25 минут.
  • Работайте не прерываясь и не отвлекаясь до звонка.
  • После раунда сделайте перерыв в 3-5 минут.
  • После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут.
  • Запишите, что отвлекало или мешало. Это ваши «пожиратели времени».

В течение двух-трёх дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:

  • Какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху. Это «пожиратели времени». Откажитесь от них.
  • На какую задачу вы тратите больше всего времени. Подумайте, как её оптимизировать.
  • На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаёте с одной из них от плана.

Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.

В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.

Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.

Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.

Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.

Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.

В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.

менеджмент — что это такое » Навыки управления временем

Исследование британского консалтингового агентства Proudfoot Consulting (2006 г.) утверждает: неэффективное управление временем обходится бизнесу страны в 80 млн фунтов в год — это около 7% ВВП. Мы расскажем, как с помощью простых принципов тайм-менеджмента перестать терять деньги.

Содержание

I. Тайм менеджмент — что это
II. Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента
1. Планируйте
2. Ставьте четкие цели
3. Не распыляйтесь
4. Расставляйте приоритеты
5. Отдыхайте и расслабляйтесь
6. Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами
7. Ставьте дедлайны 
8. Разберитесь, куда уходит время
9. Грамотно делегируйте задачи сотрудникам
III. Вместо заключения: рекомендуем почитать

Тайм менеджмент — что это значит

Что такое тайм-менеджмент? Это наука — это наука об эффективном распределении, учете и организации времени. Для чего нужен тайм менеджмент:

  • позволяет выполнять максимум задач за минимум времени;
  • помогает концентрировать усилия на самых важных делах;
  • не дает забыть о том, чтобы отдыхать и жить полной жизнью.

Звучит все просто, но… практически невыполнимо. А все потому, что у нас в голове живут и процветают мифы об управлении временем. Их детально описал Роджер Сайп в своей книге «Развитие мозга»:

  1. Миф о балансе. Мы мечтаем о волшебном балансе в жизни, когда на работу, семью, хобби, спорт и здоровье уделяется равное количество времени. Но это невозможно! Для начала вам пришлось бы либо начать заниматься спортом по 8 часов в день, либо сократить количество рабочих часов в два-три раза. А это просто нереально. Дело в том, что нам нужен не баланс, а гармония — чтобы в нашей жизни гармонично уживались разные виды деятельности, без ущерба для каждой из них.
  2. Миф о том, что временем можно управлять. На самом деле управлять мы можем только собой и своими делами, а время нам неподвластно. Поэтому, если вы хотите успевать больше, то не нужно злиться или обижаться на то, что день такой короткий. Нужно менять свои действия, приоритеты и мотивы. На них вы в силах повлиять.
  3. Миф о нехватке времени. Всем нам не хватает времени на занятия спортом. А еще на прогулки по лесу. Но почти каждому хватает времени на просмотр фильмов и сериалов, а также на регулярное обновление ленты новостей в соцсетях. Один из секретов тайм-менеджмента состоит в том, что наша главная проблема не в нехватке времени, а в том, как мы расставляем приоритеты и на что его тратим.

Управление временем — это такая объемная тема, что и десятка статей не хватит, поэтому в тексте мы укажем только основы тайм-менеджмента и дадим список книг для дальнейшего погружения в эту науку.

Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента 

Используйте эти 9 основ тайм-менеджмента, и вы поймете, что 24 часа в сутках — это не так уж и мало.

Планируйте

Всегда планируйте дела: на день, неделю, месяцы и годы. План обязательно должен содержать очередность и сроки выполнения задач.

Брайан Трейси, мотивационный спикер и автор десятков бестселлеров по саморазвитию:
— На планирование своего дня у вас уйдет всего от десяти до двадцати минут, однако, эта небольшая «жертва» сэкономит по меньшей мере два часа потраченного впустую времени и бесцельно растраченных усилий на протяжении всего дня.

Назад к содержанию

Ставьте четкие цели

Чтобы всё успеть, нужно для начала правильно определить цели вашей деятельности. Посмотрите на список, и если все пункты в нем конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и ограничены по времени, значит, вы на верном пути. Кстати, это и есть техника постановки целей SMART.

Не распыляйтесь

Не пытайтесь делать много дел сразу: энергия и внимание будут рассеиваться. В результате не получится нормально сконцентрироваться ни на чем. Даже если вы сторонник мультизадачности, браться больше, чем за 2-3 дела за раз не стоит.

Источник: https://media.giphy.com

Назад к содержанию 

Расставляйте приоритеты

Консультант по управлению, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рекомендует распределять приоритеты задач по матрице Эйзенхауэра — популярной в тайм-менеджменте схеме, показывающей, на чем можно сэкономить время.

Как правильно сгруппировать дела?

  • Дело срочное, если при невыполнении в скором времени потеряет актуальность.
  • Дело важное, если лежит в сфере основных жизненных приоритетов и направлено на достижение ключевых целей и /или его невыполнение приведет к значительным неприятным последствиям.

По мнению Стивена Кови, эффективные люди всячески избегают дел из квадратов 3 и 4, а квадрат 2 — это основа эффективного персонального управления. Например, зарядка по утрам и повышение квалификации — это квадрат 2, так как если ежедневно не прикладывать усилия по этим пунктам, то рано или поздно возникнет срочная и важная проблема: прихватит спину, либо вы как специалист перестанете быть востребованным на рынке.

Назад к содержанию

Отдыхайте и расслабляйтесь

Работать в режиме нон-стоп невозможно — все равно продуктивность упадет. Поэтому делайте во время работы короткие паузы. Воспользуйтесь, например, техникой «Помидора», придуманной дизайнером Франческо Чирилло в 1980-х:

  • занимайтесь текущей задачей 25 минут;
  • сделайте паузу на 3-5 минут. Во время нее не думайте о работе вообще — походите по комнате, помечтайте, перекиньтесь парой фраз с коллегой, выпейте воды, полейте цветы;
  • после каждых 3-4 «помидоров» ( 25 минут работы и 3-5 минут отдыха) отдохните подольше — 20-30 минут.
На создание этой техники Франческо вдохновил кухонный таймер в виде помидора
Источник: flickr.com/photos

Не нравится эта техника управления временем? Попробуйте дробить работу на отрезки по полтора часа. Такой подход рекомендует американский журналист и писатель Тони Шварц в своей книге «То, как мы работаем, — не работает».

Назад к содержанию

Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами

Некоторые процессы можно поручить даже не сотрудникам, а программам. Бухгалтерская отчетность, составление документов, постинг в соцсетях — для всего этого есть удобные IT-решения. Если говорить о бизнес-сервисах для управления клиентами и сделками, то это CRM-системы. Например, облачная программа SalesapCRM экономит ваше время, создавая письма и документы по шаблону, контролируя сроки оплаты, напоминая о дедлайнах, автоматически создавая отчеты по продажам и т.д.

SalesapCRM — простая облачная CRM-система для повышения вашей прибыли:

  • захват заявок с сайта, почты и соцсетей
  • быстрая техподдержка online
  • бесплатный тариф
  • гибкие настройки под каждый бизнес
  • автоматизация без блок-схем
  • наглядные отчеты и аналитика
  • изменение настроек без программиста
  • IP-телефония, sms-рассылки и другие интеграции

Начните зарабатывать больше прямо сейчас!

Ставьте дедлайны 

Если у задачи нет четкого срока завершения, ее можно выполнять неделями или забросить вовсе. Дедлайн же заставляет вас быть более собранным и не откладывать дела слишком сильно. Если все же не получается успеть к назначенному себе сроку, его всегда можно чуть перенести.

Разберитесь, куда уходит время

По опросу salary.com, 89% американцев признаются, что отвлекаются на рабочем месте каждый день. Больше всего времени отнимает Интернет (26%), на втором месте бесполезные рабочие собрания и болтовня с коллегами (по 24%).

Зайти в соцсеть или включить игру на минуточку, а потом очнуться через пару часов? Такое знакомо многим. Попробуйте в течение недели поминутно фиксировать свой рабочий день в таблицу. Затем проанализируйте отчет и решите, от каких бесполезных дел можно отказаться полностью, а какие — ограничить.

Дата  Время Занятие

Шаблон таблицы для фиксирования сделанного

Назад к содержанию

Грамотно делегируйте задачи сотрудникам

Знаете, каково главное правило любого руководителя? Как только появляется новая задача, надо придумать, кому ее передать. И это не лень, это единственный способ сохранить время на решение стратегических вопросов, которые никто кроме вас не осилит.

Стивен Кови, консультант по управлению и руководству, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»:
— Правильное делегирование другим является, возможно, самым мощным и наиболее эффективным из всех имеющихся видов человеческой деятельности.

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Кови рекомендует как можно реже «делегировать исполнение» — когда вы указываете сотруднику, что ему надо сделать на каждом этапе выполнения задачи. Этот метод требует пристального контроля с вашей стороны и не экономит время. Куда продуктивнее «делегирование руководства» — когда вы требуете от сотрудника получить определенный результат, а способы его достижения он выбирает сам. Кажется сложным, но гуру тайм-менеджмента утверждают, что такое управление временем куда эффективнее, ведь во-первых, вам не придется контролировать каждый шаг сотрудника, а во-вторых, он научится самостоятельному мышлению и креативу.

Вместо заключения: рекомендуем почитать

Все, что нужно сделать, чтобы улучшить тайм-менеджмент, — начать применять эти принципы на практике. А чтобы продолжить знакомство с темой, советуем вам полезную литературу:

  1. Брайан Трейси «Результативный тайм-менеджмент».
  2. Стивен Кови «7 Навыков высокоэффективных людей».
  3. Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!».
  4. Франческо Чирилло «Техника Помидора».
  5. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
  6. Алан Лакейн «Искусство успевать».
  7. Даниил Гранин «Эта странная жизнь».

Теперь, когда вы разобрались с тайм-менеджментом и поняли, что это значит, достижение любых целей станет проще. Возможно, вас заинтересует, как правильно поставить цели на год и все успеть. А возможно, вам будет интересно, как помогают управлять временем и задачами CRM-программы.

Назад к содержанию

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
  • checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Автор: Любовь Аброськина

2 447

менеджмент — основа развития человека – тема научной статьи по языкознанию и литературоведению читайте бесплатно текст научно-исследовательской работы в электронной библиотеке КиберЛенинка

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ — ОСНОВА РАЗВИТИЯ

ЧЕЛОВЕКА Курбонов А.М.

Курбонов Абдужалил Махмутович — преподаватель,

кафедра английского языка Бухарский инженерно-технологический институт, г. Бухара, Республика Узбекистан

Аннотация: статья посвящена рассмотрению планирования и управления временем. Отмечается роль принципов тайм-менеджмента. Подчеркивается

привлечение внимания детей ко времени, необходимость помочь научиться считать время и планировать его. Ключевые слова: тайм-менеджмент, планирование, тренинг-презентация, реализация, напряжение.

В интенсивно развевающемся мире люди все чаще жалуются на нехватку времени. С чем это связано? Человек зависит от времени, либо время зависимо от нас и находится в нашем распоряжении? К сожалению, с этим вопросом сталкиваются многие, начиная от руководителя крупных учреждений до детей младшего школьного возраста.

Словом, ситуации, связанные с нехваткой времени и вытекающие из этого последствия, являются сегодня самыми распространенными, к решению которых многие относятся спустя рукава, не задумываясь всерьез об их влиянии на эффективность ежедневного труда и конечный результат.

Дата рождения тайм-менеджмента неизвестна. Не было такого человека, который бы объявил: «Сегодня я изобрел основы тайм-менеджмента». Первые письменные упоминания о попытках контролировать время принадлежат древнеримскому философу и государственному деятелю Луцию Аннею Сенеке. Свои методы управления временем он изложил в одном из нравственных писем, адресованных римскому патрицию и поэту Люцилию. Сенеке рекомендовал следующие:

• вести письменный учет времени;

• делить время на хорошо, плохо потраченное и утерянное в безделье;

• оценивать свою жизнь согласно наполненности прожитого периода.

Первые методы прообраза тайм-менеджмента сформировал в своих письмах итальянский ученый, писатель и гуманист Леон Альберти.

В своих письмах ученый писал, что каждое утро он начинает с составления списка дел на день. Каждое дело он обдумывает и уделяет ему соответствующее время. Вот вам и первый принцип тайм-менеджмента, который является самым главным — «состав список необходимых дел и выдели время на их выполнения». Второе правило — расположить дела в списке по их важности. Леон Альберти писал, что он предпочитает «потерять ощущения сна», чем правильное восприятие времени. Сон, еду, развлечение можно отложить на потом, а работу — нет. И сегодня это утверждение является «золотым правилом» многих успешных людей. По уверению Альберти, те, кто знает, как потратить время с пользой, будут хозяевами положения в любом деле. Даже Исаак Ньютон внес свой вклад в эффективный тайм-менеджмент. Его идея о Вселенной, слаженно и четко работающей по определенным принципам, послужила стимулом для многих людей, чтобы упорядочить и управлять своей жизнью.

Термин тайм-менеджмент впервые появился в 70-х годах ХХ века. Датский предприниматель Клаус Меллер утверждает, что авторство принадлежит именно ему. Этот бизнесмен в 1975 году основал компанию «Time Management International» и изобрел блокнот «Time Manager», ставший прототипом органайзера. Он же организовал тренинги-презентации, обучающие, как и какую страницу нужно заполнять в этом блокноте, и как это поможет в планировании управлении временем.

Неумение просчитывать время, правильно определять цели и степень их важности, последовательности в реализации, тратить его на полезные дела, в будущем приведет к

затруднениям и к такой ситуации, когда будет казаться, что выполнить все дела просто невозможно. Загнанный словно белка в колесо, руководитель вряд ли завоюет необходимый авторитет среди подчиненных. Поэтому важно чувствовать быстротечность и необратимость времени.

Зачастую руководитель, как и любое другое должностное лицо, стремится в первую очередь справиться с потоком дел, выполнение которых не терпит отлагательств. А все второстепенные и долгосрочные задачи откладываются в дальний ящик, в котором постепенно скапливаются «горящие» дела. Однажды наступает тот самый день, когда все валится из рук и голова кругом от того, что не знаешь, за какое из них взяться. Помимо неоконченных или отложенных дел, страдает зачастую и самочувствие. А именно невнимание к своему здоровью проявляется в недосыпании, постоянном напряжении от невыполненных задач, что приводит к эмоциональному неблагополучию, остается слишком мало времени на семью и полноценный отдых. Время — необратимый и очень важный ресурс в жизни человека, однако и он не идет в сравнение с ресурсом человеческого здоровья, отсутствие которого перечеркивает все жизненные цели. Таким образом, определяется первостепенная задача тайм-менеджмента — использование времени во благо человека и его здоровья.

К вопросу тайм-менеджмента как научной дисциплине обратились ученые Московского финансово-промышленного университета «Синергия», был составлен учебник «Тайм-менеджмент: Полный курс»[1], затем вышла в свет книга «Тайм-менеджмент для детей» [2] и разработан курс по тайм-менеджменту для начальной школы, нацеленный на привлечение внимания детей ко времени, помочь научиться считать время и планировать его, определять важные и второстепенные дела, ставить цели и организовывать себя на их достижения.

Тайм-менеджмент учит и управлению времени отдыха, ибо здоровый и отдохнувший руководитель — позитивно

настроенный и принимается за решение любого вопроса с особым воодушевлением.

Список литературы

1. Архангельский Г.А., Алъпина М. Тайм-менеджмент: Полный курс. Publisher, 2012.

2. Лукашенко М.А., Алъпина М. Тайм-менеджмент для детей. Publisher, 2012.

правила, принципы, техники, методы и инструменты

Умение рационально распределять приоритеты позволяет жить насыщенной и наполненной жизнью, выполняя рабочие вопросы оперативно и своевременно.

Управление временем дает больше выбора: у человека появляется возможность делать то, что ему приносит удовольствие.

Что это такое: основные термины и понятия

Речь идет о совокупности методов, которые помогают людям наиболее эффективно распоряжаться временем так, чтобы добиваться максимально высоких результатов в любых начинаниях. Основная задача тайм-менеджмента (далее — ТМ) состоит в том, чтобы помогать людям добиваться поставленных целей, грамотно управляя собственной жизнью. Человек может ограничиваться не только планированием, но и рассматривать решение любых вопросов с точки зрения рациональности.

Цели и задачи

ТМ — мощнейший функциональный инструмент, который одновременно решает самые разные задачи:

  1. Повышение оперативности. Современный ритм жизни предполагает чрезмерное количество больших и маленьких дел (зачастую одновременно). Многозадачность приводит к тому, что человек не успевает выполнить часть задуманного и это ведет к накоплению задач. Тайм-менеджмент позволяет анализировать перечень вопросов, оценивать его реальную значимость, отказываться от лишнего. Таким образом, можно максимально эффективно распределить ресурсы и оперативнее решить текущие цели, сортируя их на главные и второстепенные.
  2. Достижение результатов. При наличии важного дела человек старается приложить максимум усилий для достижения наилучшего результата. Благодаря техникам и инструментам тайм-менеджмента человек понимает, что конкретно приводит к повышению производительности труда, выстраиванию рабочего процесса и достижению максимума.
  3. Сосредоточение на наиболее важном. Дефицит времени – еще одна проблема. Функциональность тайм-менеджмента поможет справиться с хронографами (всем тем, что ворует время). При этом человек научится оценивать важность настоящих ценностей и не тратить время на незначительные вещи.
  4. Целеполагание. Тайм-менеджмент полезен и для воплощения задуманного: благодаря ему мечты могут превратиться в реальные достижимые цели.
  5. Управление собой. Учет, планирование и распределение ресурсов в совокупности со знаниями психологии дают возможность контролировать себя. Имеются в виду техники, направленные на борьбу с прокрастинацией и на создание мотивации. Они позволяют определить и контролировать уровень самодисциплины, позволяющий достичь поставленных целей.
  6. Управление жизнью. Тайм-менеджмент является инструментом, который дает возможность справляться с внешними обстоятельствами и самостоятельно распоряжаться собственной судьбой.

Основные правила ТМ

Для эффективной организации времени используется научный подход.

Мыслитель Сенека 2000 лет назад разделил время на две категории: полезное (хорошее), и бесполезное (плохое). Он вел учет времени письменно и оценивал его с точки зрения эффективности.

Итальянский ученый Альберти (XV век) для управления временем внедрил 2 правила:

  1. Ежедневно утром письменно обозначать дела.

  2. Распределять их в порядке уменьшения степени важности.

В рамках ТМ отсутствуют как таковые жесткие правила. Каждый выбирает то, что приносит пользу именно ему. Однако есть несколько оригинальных принципов тайм-менеджмента, за счет которых можно повысить личную эффективность.

  1. Постановка. Согласно ТМ, нужно ставить и крупные цели (которые бы касались всей жизни), и более мелкие (ежедневные, ежемесячные и т.д.)
  2. Планирование. Каждый вид деятельности прописывать. Выбор действий и последовательность – основной метод тайм-менеджмента. Так происходит организация рабочего процесса.
  3. Распределение приоритетов. Из всего перечня дел выделять самые важные и начинать с их выполнения. Сосредоточившись на них, можно быстрее достигать задуманного.
  4. Ориентация на самодисциплину. С помощью этой способности можно руководствоваться приоритетами, избегая мимолетных желаний отвлечься. Важно отметить, что при отсутствии у человека самого минимального уровня самодисциплины, в полную силу использовать ТМ не получится.
  5. Планирование отдыха. Умение расслабляться и отдыхать – сохранение работоспособности. Отдых помогает перезарядиться, отвлечься и восстановить резервы организма. Это важно, потому что помогает избежать стрессовых ситуаций и выгорания.
  6. Фиксирование задач. Записывайте все дела (лучше использовать ежедневник). Если не отмечать задачи, выглядят необязательными, быстрее забываются и в итоге остаются невыполненными.
  7. Декомпозиция. Глобальные дела делятся на отдельные подзадачи, это облегчит планирование и психологически будет проще к ним приступить.
  8. Градация планов. При управлении временем готовятся планы на неделю, а при расписании на неделю – планы на месяц. Это поможет без остановок направляться к цели.
  9. Противостояние хронофагам. Растрачивание времени впустую приводит к непродуктивности. Например, постоянное отвлечение на просмотр социальных сетей.
  10. Противостояние отвлекающим факторам. Все, что отвлекает, снижает производительность и приводит к усталости. Во время работы следует максимально «отстраниться» от внешнего мира, например, отключить уведомления, переключить мобильный в режим без звука. По этой же причине просмотр сериалов в фоновом режиме во время уборки является не лучшей идеей, так как мешает сконцентрироваться на основной текущей деятельности.
  11. Противостояние мультизадачности. Желательно заниматься только одним делом. Одновременное выполнение нескольких задач ведет к повышению уровня стресса и неспособности выполнить хотя бы одну задачу целиком.
  12. Повышение производительности. Организация рабочего процесса должна быть устроена так, чтобы получить максимальный результат с минимально затраченным ресурсами.
  13. Проявление гибкости. Когда меняются обстоятельства, нужно последовательно менять и планы.
  14. Создание собственной системы ТМ. Не существует универсальных решений. Каждый метод адаптируется под конкретного человека. Поэтому следует выбирать из всего арсенала инструментов ТМ методы, работающие только для вас.
  15. Проведение анализа. Оценивать эффективность деятельности, обнаруживая слабые места и недостатки, позволит улучшать свою систему тайм-менеджмента и добиваться желаемого.
  16. Непрерывное саморазвитие. Главный инструмент ТМ — человек. Эффективность деятельности связана с личными качествами: уровень самодисциплины, знания и навыки, умение размышлять и принимать решения. Поэтому важно постоянно учиться чему-то новому, повышать гибкость мышления и и приобретать новые навыки.

Основные техники

Теперь, когда мы рассмотрели ведущие принципы, перейдем к приемам и техникам. Например, для выстраивания задач по приоритетам используется матрица Эйзенхауэра или метод АБВГД.

Президент США Дуйат Эйзенхауэр делил все текущие задачи на несколько категорий:

  • срочные и важные;

  • важные, но не срочные;

  • срочные, не очень важные;

  • неважные и несрочные.

1-ая категория – первостепенные задачи, требующие обязательного выполнения.

Второй сектор матрицы носит название «Сектор пожара», является наиболее эффективной категорией. Грамотное планирование, обдумывание действий и реализация действительно важных дел.

Задачи из 3-ей категории лучше делегировать подчиненным или близким – если они не очень важны, не стоит на них концентрироваться.

Задачи четвертой категории можно вовсе вычеркивать из ежедневных.

При ежедневном планировании для распределения приоритетов лучше всего подходит «Способ АБВГД» (ABCD).

«А» – основная задача дня, «Б» – менее приоритетная, «В» – дело средней степени значимости и т.д.

Самую первую задачу нужно выполнять первой. Как правило, она наиболее трудоемкая. От ее реализации зависит эффективность работы.

Брайан Трейси, специалист по практическому ТМ, советует поступать кардинально, используя метод «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — самая сложная задача дня. Человек обычно переносит ее его на потом. Однако подобные переносы чреваты регулярным эмоциональным напряжением, не дающим качественно выполнять остальные задачи. День нужно начинать с наиболее трудного, тогда остальные дела завершатся практически без усилий.

Закон Парето – продолжение метода Трейси. 20% стараний дают 80% результатов, остальные 80% только 20% результатов. Получается, что основная задача заключается в поиске 20% наиболее эффективных действий и фокусировке исключительно на них.

Методы тайм-менеджмента

1.  Готовиться с вечера.

Вариант для тех, кому сложно просыпаться рано утром. Рабочие и личные дела на следующий день нужно записывать в конце предыдущего рабочего. Так можно оценить нагрузку и заранее распределить все задачи.

2.  N минут времени.

Метод направлен на борьбу с прокрастинацией – регулярным откладыванием задач, независимо от степени их важности. При отсутствии желания что-либо делать, начните выполнять задачу хотя бы несколько минут.

3.  Соблюдайте дедлайны.

Обязательно устанавливайте конкретные сроки. Они помогают работать быстрее. Самостоятельно установленные дедлайны помогают завершать дела в срок. Однако если будут задействованы внешние дедлайны, установленные другом или коллегой, задачи будут выполняться еще быстрее.

4.  Мелкие задачи.

Самые незначительные задачи, занимающие порядка 1-2 минут, можно выполнять в ту же минуту, когда они появляются. Например, проверить электронный ящик или .

5.  Автофокус.

Вариант подойдет работающим без сроков. Автор метода Марк Форстер отмечает, что все задачи нужно выписать в единый список, затем медленно прочитать, пока не сконцентрируетесь на одной задаче. Объем выбранного дела не играет роли, тут важно желание осуществить задуманное прямо сейчас.

6.  Перенесите на завтра.

Марк Форстер, написавший книгу «Сделай это завтра», советует не заниматься сразу всеми срочными задачами, лучше отложить их на завтра. Для распределения необходимо вести так называемые закрытые списки дел, в которые нельзя включить новое дело, но его можно записать в список следующего дня. Данный подход позволяет фокусироваться на действующих задачах и выполнять только сегодняшнюю работу.

7.  Зафиксированное время.

Имеются в виду методы выполнения по таймеру . Это помогает оценивать цену собственного времени, повышать продуктивность, тренировать силу воли и исключать выгорание.

8.   Техника Pomodoro или «система 25 минут»

Этот метод разработан Франческо Чирилло. “Помидором” называется интервал в 30 минут. При этом 25 минут выделяется на работу и 5 минут на отдых. Необходимо выполнить 4 таких интервала, затем сделать перерыв в 30 минут. И так по кругу, пока задача не будет выполнена.

9.   Девять дел.

Метод основан на иерархии задач. Принцип предполагает, что в течение дня необходимо «закрыть» одну большую задачу, три задачи меньше и пять мелких. Задачи могут быть совершенно разные – от подготовки к встрече с будущими клиентами, до покупки корма для рыбок.

10.   Канбан.

Данный метод организации работы создан для распределения нагрузки между людьми и завершения дел в указанный срок. Прием фиксирует все шаги, при этом не позволяя ничего не забыть. Традиционный канбан – это таблица с 3 столбцами «Нужно сделать», «В процессе» и «Сделано». Необходимо распределить все задачи между этими тремя столбиками. Так можно проследить, как идет работа.

Инструменты

Есть разные предметы, приспособления и приложения, позволяющие более рационально «управлять временем»: главные, которые находятся в постоянном пользовании, а также второстепенные, используемые по мере необходимости.

В числе ведущих:

  1. Блокнот и ручка. Это самый простой и доступный вариант, который позволяет осуществлять любые техники ТМ. Основной минус – нет автоматизации и интерактивности. В этом случае человек должен сам следить за выполнением задач.
  2. Печатные органайзеры – блокноты со специальной разметкой для разных техник тайм-менеджмента. Они помогают лучше контролировать существующие задачи.
  3. Электронные органайзеры – специализированные программы, онлайн-сервисы, для планирования задач. Сейчас это наиболее популярный инструмент. Такие органайзеры значительно облегчают распределение задач, поскольку фильтруют и группируют задачи, автоматически, сортируют повторяющиеся цели и информируют о задачах.

В числе вспомогательных инструментов тайм-менеджмента:

  • Таймер. Ограничивает время на реализацию дел, измеряет рабочее время и время для отдыха.
  • Чек-листы. Необходимы для поэтапного выполнения сложных дел или проверки ранее осуществленных целей.

  • Ментальные карты. Нужны для хранения информации, планирования задач.

  • Электронные таблицы. Еще один популярный инструмент для структурирования информации и планирования.

  • Канбан-доски. Позволяют эффективно организовывать работу. Они представляют особую ценность для командной работы.

Еще один инструмент — специальные электронные приложения, в числе которых Clear, 1-3-5 List, RescueTime, Trello, Loop — Habit Tracker, Notion

Обучение

Ценность тайм-менеджмента в его эффективности. В основном его используют как инструмент по достижению задач. Многие вынуждены работать и жить в постоянном состоянии «белка в колесе», растрачивая все свое время на десятки разных дел.

Тайм-менеджмент, планирование дня и распределение задач помогут решить проблему отсутствия времени. Обучение в Академии PwC поможет оценить ценность времени, научиться грамотно распределять время и максимально эффективно планировать ежедневные задачи можно.

У нас Вы можете записаться на курсы по тайм-менеджменту.

Вопросы и ответы

Что входит в систему тайм-менеджмента?

ТМ включает в себя правила, методы, принципы, техники, инструменты планирования и распределения задач.

Что относят к основным принципам ТМ?

Постановка целей, планирование, распределение задач на основные и второстепенные, фиксирование целей, планирование отдыха, улучшение производительности, стабильное саморазвитие.

Какая основная цель?

Научить планировать задачи и эффективно управлять собственной жизнью. Повысить собственную продуктивность и продуктивность команды.

Зачем нужен ТМ?

Уметь продуктивно распределять время, не расходуя его впустую, концентрируясь на важных задачах.

 

Основы тайм-менеджмента — презентация онлайн

1. Основы тайм-менеджмента

«Тот, кто позволяет ускользать
своему времени,
выпускает из рук свою жизнь; тот, кто
держит в руках свое время,
держит в руках свою жизнь»
Алан Лэкейн

3. Учение о тайм-менеджменте

• сложился как практическая дисциплина
• отечественные — Г.Х.Попов, среди
западных — Ст.Кови (США), ЛЗайверта
(Германия), К.Меллера (Дания)
• к 70-м г.г. XX в. оформился как
самостоятельная дисциплина
• Даниил Гранин «Эта странная жизнь»

4. Тайм-менеджмент

“Время
проходит!” — привыкли вы
говорить вследствие установившегося
неверного понятия. Время вечно:
проходите вы! ( М. Сафир)
Тайм-менеджмент
• Тайм-менеджмент или управление
временем — это планирование и
заполнение времени наиболее
рациональным способом для
достижения целей

5. Список компетенций по тайм-менеджменту

Список компетенций по таймменеджменту
умение вести хронометраж правильно
умение ставить цели в терминах результатов
умение получать их от руководителя
умение достигать поставленных целей (запланированных
результатов)
умение разбивать цели на подцели
умение планировать свою работу
умение выполнять поставленные планы
навык определять продолжительность дел (не для всех)
определение важных и неважных дел
умение делать важные дела в первую очередь (способ
раскачки)
умение не делать неважные дела (список таких дел)
умение не делать срочные неважные дела
делать дела вовремя (не для всех)

6. Время

• одна из форм (наряду с пространством)
восприятия пространства,
возникновения, становления, течения и
разрушения всех явлений бытия.
• связано с установлением причинной
связи между прошлым, настоящим и
будущим.
ВРЕМЯ — РЕСУРС

7. Законы, по которым работает время

Закон №1. Чем интереснее занятие,
тем быстрее течет время
Закон №2. Закон Мёрфи
Закон №3. Закон Паркинсона
Закон №4. Закон Лаборита
Берегите время:
это ткань, из
которой сделана
жизнь
(С. Ричардсон)

8. Источники временных потерь

1. Вмешательства со
стороны
2. Неумение отказывать
другим людям
3. Неорганизованность
4. Приглашения
5. Недостаточность
информации

9. Поглотители времени

• обстоятельства (люди, задачи,
особенности внешней среды, и т.п.),
приводящие к неэффективной трате
времени
• хронофаги — могут быть
одушевленными или
неодушевленными
«Поглотители» времени
1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их
решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
7. Чрезмерное чтение.
8. Скверная система досье.
9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
11. Недостатки кооперации или разделения труда.
12. Отрывающие от дел телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14.
Неспособность сказать «нет».
15.
еполная, запоздалая информация.
«Поглотители» времени
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение (шум).
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная
связь.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром «откладывания».
26. Желание знать все факты.
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
30.
Недостаточный контроль за перепорученными
делами.
Технический инструментарий
эффективного планирования
времени

14. Постановка целей

• Долгосрочные
• Среднесрочные
• Краткосрочные
Принцип Парето звучит так:
20% усилий дают
80% результата, а
остальные 80%
дают только 20%

16. Матрица Эйзенхауэра

17. Планирование

• это вид деятельности, связанный с
составлением планов
правила планирования рабочего времени:
• правило основного соотношения (правило
60 : 40)
• установление временных норм и
планируемых сроков исполнения работ
• регулярность и системность планирования;
• письменная форма формируемого плана;
• перенос несделанного и др.

18. РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ

• красный – дела, которые работают на
ваши цели
• желтый цвет – это ваша ежедневная
обязательная программа
• «синие» дела – это те задачи, которые,
при благополучном стечении
обстоятельств, мы можем выполнить по
ходу дела, но невыполнение которых не
является критичным

менеджмент — управление временем, принципы, правила

Тайм-менеджмент – это способы организации временного пространства, с целью его наиболее экономичного и одновременно эффективного использования. Тайм-менеджмент имеет своей целью тренировку осознанного внимания и контроля над временем, потраченным для осуществления определённых задач. Изначально тайм-менеджмент использовался исключительно в деловой сфере, но постепенно его методы стали актуальны для организации и личного пространства. Методы тайм-менеджмента состоят из множества техник, включающих первоначальную постановку цели, планирование необходимых действий, распределение и делегирование задач, составление приоритетных списков.

Что это такое

С информационным развитием и ускорением темпа жизни общества, а также с повышением требований в особенностях работы, от людей требуется выполнение возрастающих объемов задач. Спутниками этого процесса часто являются дедлайны и цейтноты. Те, кто выдерживают такую нагрузку путем напряжения всех сил и изыскания последних резервов психики, пребывают в хроническом стрессе, нервном переутомлении, сверхактивности психических систем, что влечет за собой неврологические и психосоматические расстройства. Справиться с распределением нагрузки для оптимизации работы помогает такая технология как тайм-менеджмент.

Основной причиной возникновения тайм-менеджмента является возрастание уровня дефицита времени. Это нехватка отведенного графиком временного отрезка для выполнения выделенной работы в связи с некорректной организацией деятельности самим работником или руководством. Причинами возникновения дефицита времени является отсутствие плана работы, неадекватность в оценке способностей человека, слабый уровень контроля над личными потребностями, отсутствие или недостаточный уровень мотивации.

Эффективный тайм-менеджмент строится на грамотном планировании, которое начинается с ежедневного анализа на какие действия было затрачено сколько времени, что дает возможность составить наиболее подходящий план. В планировании стоит разделять поставленные цели по их срочности и включать только тот объем задач, с которым человек может реально справиться (не стоит расписывать весь день, лучше спланировать 60% времени, а 40% оставить на непредвиденные задачи).

В долгосрочных целях важным моментом тайм-менеджмента является нисходящее планирование – многолетняя задача разбивается на годовые, годовые на квартальные, потом на месячные и ежедневные планы. При неожиданной смене условий возникает необходимость перераспределение задач и ставится вопрос их приоритетности.

Управление временем

Планирование времени включает как корпоративный тайм-менеджмент, так и менеджмент личного времени. Из первейших правил личной области – не работать в свободное время, стараться доделать все рабочие дела в отведенное для этого время, минимизировать временные затраты на быт, спланировать свободное время так, чтобы в нём присутствовали как культурно-эмоциональные мероприятия (концерты, выставки, театры), так и физические (спорт, активные виды отдыха).

Стоит уделить отдельное внимание досугу в середине рабочей недели и наполнить хотя бы один из вечеров активными занятиями, а также свободному времени в командировках, где стоит выделить несколько часов, посвященных осмотру достопримечательностей.

Основы тайм-менеджмента базируются на управлении наиболее ценным и не возобновляемым ресурсом – временем. Данная стратегия жизни включает в себя теоретические аспекты, определённые философские взгляды, а также ряд определяющих принципов и практических методов по структурированию своего временного пространства. Безусловно, без внутреннего осознания и поддержания идей разумного использования времени, следование практическим рекомендациям будет приносить меньше эффективности, что обусловлено отсутствием стабильности их выполнения.

Современное название этого направления саморазвития не отражает его недавнего появления. Ещё в античные времена людей интересовал вопрос наиболее оптимальной организации собственного бытия. Философы того времени, стремящиеся к большей собственной эффективности, говорили о влиянии планирования деятельности на её продуктивность и делали упор на выполнении действий в зависимости от их важности.

Сейчас выделяют два основных направления: корпоративный тайм-менеджмент и личный тайм-менеджмент. Корпоративный тайм-менеджмент актуален в больших компаниях, для руководителей, планирующих график работы всего предприятия, каждого отдела и задачи конкретного человека. В этих целях менеджер ранжирует степень значимости текущих заданий и определяет сроки выполнения, а так же какое количество заданий стоит выдавать сотруднику, осуществляет контроль выполнения.

Для корпоративного тайм-менеджмента — управления временем характерным является мониторинг временных затрат для дальнейшего планирования графика. Также актуальным является постановка сразу нескольких задач на день, это препятствует застою деятельности, если одну из задач невозможно выполнить в данный временной отрезок по техническим причинам.

Личный тайм-менеджмент касается отдельного человека и может затрагивать как его профессиональную область, так и сферы личного времени, развития, отношений. Личный тайм-менеджмент актуален, когда в вашей голове всё чаще крутится паническая мысль «не успеваю». Если вы ещё не нуждаетесь в помощи серьёзных специалистов, но чувствуете, что силы на исходе, вы замотались, постоянно работаете, а просвета не видно, значит, пора уделить внимание вашему взаимодействию со временем. Наладить его использование поможет тайм-менеджмент, но прежде чем выполнять практические рекомендации, возьмите паузу и определите к чему вы внутренне стремитесь, каковы ваши истинные цели. При недостатке мотивации и следовании чужим целям грамотное планирование, конечно, улучшит ситуацию, но глаза не загорятся и вдохновенная мотивация у вас не появится. Основной залог успеха и быстрого преодоления поставленных целей – это удовольствие, получаемое от процесса их выполнения и завершения.

Основы тайм-менеджмента позволяют снизить истощаемость психических резервов и повысить продуктивность не за счёт приложения большего количества сил, а при помощи их правильного распределения.

Тайм-менеджмент направлен не на то, чтобы работать больше, сильнее или всё время. Этот способ про то, как работать эффективно, чтобы оставались силы и вдохновение, чтобы жить и развивать личные сферы, которые являются основополагающими для нормального самоощущения личности. Первоначальное планирование позволяет, тратя на это до десяти минут экономить целые часы, которые в дальнейшем можно потратить с удовольствием.

Эффективный тайм-менеджмент не является чем-то запредельным, требующим специфических навыков и обучения, он начинается с внесения запланированных задач в список – записывайте в блокнот, заносите в телефоне, используйте специальные приложения, но необходимые цели должны быть зафиксированы. Этот список следует просматривать и проверять на актуальность, редактировать в течение дня в соответствии с новыми возникающими целями и сменой приоритетности. Каждая задача должна иметь фиксированные сроки, время начала выполнения. Психологическим приёмом стимулирования дальнейшей деятельности будет отмечание или вычеркивание выполненных пунктов.

Тайм-менеджмент помогает управлять временем, делая жизнь более насыщенной, продуктивной и комфортной.

Правила тайм-менеджмента

Время невозможно вернуть, растянуть или остановить, тем не менее, можно управлять им путём изменения насыщенности полезности событий, происходящих в единичный временной промежуток.

Помимо применения техник тайм-менеджмента, которые более детально будут рассмотрены далее, следует следить за организацией собственной жизни. Например, соблюдение порядка и структуры в рабочем пространстве сэкономит время на поисках необходимого документа, папки или еще чего-то. Организация рабочего пространства – то с чего следует начинать оптимизацию собственной деятельности. Сделайте все от вас зависящее, чтобы окружающая вас обстановка способствовала вашей продуктивности, вдохновляла и вызывала желание активничать. Обзаведитесь помогающими устройствами (глупо пользоваться печатной машинкой, когда есть ноутбук), поддерживайте порядок ежедневно (это легче, чем разгребать завалы раз в полгода).

Мы действуем эффективней, когда находимся в хорошем состоянии. Поэтому необходимо заботиться о поддержании здоровья и работоспособности организма путём предоставления ему ресурсов восполнения энергии и отдыха. Важно уметь вовремя остановиться, признать, что вы не сможете переделать все дела, даже если перестанете есть и спать. Работа на изнеможении не принесёт должных результатов, а организм потом всё равно заберет потраченные ресурсы, путем болезни или депрессии. На первом месте всегда должны стоять вы, дорогие вам люди и отношения, а потом уже рабочие моменты. Так что установите себе график и отдыхайте, пейте витамины и спите на удобной подушке.

При планировании своей будущей деятельности учитывайте ваши индивидуальные особенности и биоритмы, а не следуйте примерам чьего-то дня. Ну, вот не стоит «совам» назначать на утро дела, требующие предельной концентрации или скорости, так же как жаворонкам лучше разгрузить свой вечер от ответственных встреч. Берите во внимание особенности своей жизни, а особенно такие ее моменты, в которые вы заняты ожиданием (очередь, дорога, опоздание другого человека). В это время, которые многие тратят впустую, вы можете выполнить часть каких-то дел, например, почитать книгу или статью, спланировать завтрашний день, совершить пару звонков, ответить на сообщения, довязать шарф, и прочее.

Подходите ко всему творчески – поставьте себе цель найти максимум возможностей для выполнения новых заданий. Сначала будет тяжело, но когда это станет стилем жизни, вы заметите, выполнение автоматических действий можно включить еще другую деятельность (слушать аудиокнигу, пока убираете или сделать пару звонков, пока печатаете документ).

Составляйте планы – на день, на год, на жизнь и стремитесь к выполнению пунктов. Выбирайте наиболее важное задание на сегодняшний день и немедленно приступайте к его осуществлению. Намеченное дело следует осуществлять безотлагательно, ведь чем больше тянете со стартом, тем труднее будет потом начать и тем больше усугубляется ситуация.

Чаще всего при планировании мы хорошо себе представляем, как будет выглядеть начало деятельности, но не менее важным считается планирование окончания. Сюда входят такие параметры как количество времени, необходимое для выполнения деятельности, как должен выглядеть конечный результат, в каких случаях вы останавливаете работу в не зависимости от результата, а в каких меняете направление деятельности или корректируете детали.

Определение значимости, времязатратности и умение складывать необходимые и внезапные задачи, как фигурки тетрисы – незаменимые качества тайм менеджмента, для реализации которых требуется пластичность и готовность к изменениям при сохранении общего направления движения.

Тайм-менеджмент или как все успеть?

Стремление успеть все чревато неврозами, депрессиями и нервными срывами, так как ни один человек не способен успеть именно все. Это как желание нравится всем — вполне понятное, но реально не осуществимое. Требуется взглянуть на ситуацию объективно, оценив свои возможности, потребности, способности и поставленные задачи. И выбрать то, что является наиболее важным, чтобы успеть хотя бы это, а не распыляться на все виды деятельности, теряя, таким образом, достижение вполне конкретных вещей. Мы можем то, что можем. Теперь необходимо узнать что это.

Как всё успеть? Тайм-менеджмент может помочь в этом. Для начала стоит снять с себя большую часть несоответствующей реальности ответственности и отказаться от решения некоторых вопросов. Важным моментом является не отложить на неопределенное время, а именно отказаться (в первом варианте на вас все время будет морально давить невыполненная задача, во втором вы получаете свободу и время). Вычеркнуть из своей записной книжки можете задачи, которые так или иначе сами разрешатся без вашего вмешательства (отключение электричества в районе, помощь всем старушкам на улицах, поиск работы для знакомых – все, что находится за пределами вашей ответственности).

Оставшиеся дела просмотрите на возможность делегирования. Ведь не все действия обязательно выполнять самому. Авторский проект, поход к доктору, проведение презентации – за вами, но вот оплатить счёт за квартиру можно попросить друга, идущего в ту сторону, заказ канцелярии пусть оформит коллега, проводящая всё время в интернете, а доставку подарка закажите курьеру. Себе также оставляйте те вопросы, которые вы можете делегировать, но если выполните их сами, это разовьете какие-то собственные важные навыки. Данная форма потратит ваше время сейчас, но позволит экономить его в дальнейшем, а возможно не только время, но и материальные ресурсы (ведь если вы научитесь сами менять колесо – то в дальнейшем будете экономить на услугах эвакуатора и автосервиса, а также с пользой потратите время, потраченное на их ожидание).

Отбросив ненужное, остаётся вполне конкретный список дел, которые непосредственно могут повлиять на вашу жизнь и находятся в области вашей ответственности. Выполнить все поручения руководителя, успеть заняться собственными идеями при этом еще и отдохнуть. Все это можно успеть, если следовать правилам тайм менеджмента, которые начинаются с составления собственного графика. Это касается как работающих в офисе стандартные восемь часов, так и фрилансеров, которые полностью распоряжаются своим временем. Первым следует планировать свою работу, чтобы успеть её выполнить в рабочее время и не тянуть домой, вторым, чтобы работа вообще состоялась и осуществлялась регулярно.

Следуя основным правилам тайм-менеджмента, необходимо расставить приоритеты и начинать с выполнения наиболее главного. Второстепенные задачи перенесите на оставшееся время или вы можете выполнять их в перерыве между важными (например, пока едете с одной встречи на другую вполне можно оплатить счета, позвонить подруге или просмотреть новостную ленту). Выбранные дела старайтесь выполнять последовательно, и не отвлекаясь на второстепенные задачи и попутные отвлекающие факторы. Наиболее эффективный способ – это браться только за одно дело и заканчивать его, а потом только приступать ко второму. Иначе вы рискуете не успеть по срокам сразу с несколькими проектами, повысить себе уровень эмоционального напряжения, а также снизить эффективность из-за постоянного переключения между различными задачами.

Тайм-менеджмент включает в себя умение минимизировать отвлекающие факторы – с сотрудниками можно пообщаться в обеденный перерыв, с родными после работы.

Закройте социальные сети и отвлекитесь от просмотра смешных роликов – именно эти незаметные мелкие отвлечения забирают большую часть времени. Организуйте пространство способствующим для работы образом: позаботьтесь о хорошем освещении, удобной мебели, наличии только необходимых аксессуаров; если вы работаете дома, то уберите чашки-подушки-игрушки и прочие соблазняющие вещи из поля зрения, создайте рабочую обстановку. Фильтруйте поступающую к вам информацию. Мозг не различает насколько важна и полезна поступающая извне информация, он ее анализирует, обрабатывает, запоминает, тратя свои резервы. Не загружайте себе голову бесполезными сведениями, настройте фильтры в соцсетях, подписках и прочих новостных ресурсах. Потратив на это час-другой, вы сэкономите время на просмотре всего массива информации, и к тому же сохраните свежесть восприятия.

Основное правило тайм-менеджмента — организуйте правильно свой отдых. Помните, что в течение рабочего дня должны быть небольшие перерывы минут по 15-30 для смены деятельности и поддержания работоспособности, а также один большой обеденный перерыв. Позаботьтесь о вечернем и выходном досуге, спланируйте свой отпуск – все виды отдыха должны приносить вам новые эмоции и строиться по принципу смены деятельности и обстановки. Загруженный однотипной деятельностью человек быстро утомляется, психические процессы угнетаются и пропадает интерес к происходящему, поэтому если в вашей трудовой деятельности нет места разнообразию, то ваша задача – максимально разнообразить досуг и паузы.

Как все успеть? Тайм-менеджмент гласит успеть больше и отбросить неважные дела помогает техника «последний день». Представьте, что вам осталось жить один день, на что бы вы его потратили? Примерно с таким ощущением стоит просыпаться и стремиться жить, делая то, что необходимо максимально быстро, чтобы успеть больше. Ведь время не восстановишь, не купишь в аптеке.

Планируйте список предстоящих задач заранее, тогда на следующий день вы будете видеть, куда вам двигаться дальше. Постоянно занимайтесь корректировкой списка: вычеркивание сделанных пунктов существенно мотивирует, а перестановка или дополнение новых отражает актуальную ситуацию.

Ищите мотивацию и занимайтесь интересными вам вещами. Та деятельность, которая не несет личной заинтересованности, будет казаться тяжелой, выполнение будет отнимать много сил. Поэтому так важно найти для себя внешнюю или внутреннюю мотивацию, свой личный смысл выполняемых действий. Человек, у которого есть собственная миссия и человек, который просто делает, что сказали, на одной и той же должности при одинаковых условиях будут чувствовать себя по-разному и иметь различную эффективность.

Принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент обладает рядом техник и принципов, знание и использование которых помогают структурировать свое время. Ключевой момент в тайм-менеджменте – это определение приоритетности задач, что в дальнейшем помогает их эффективно распланировать или делегировать. Наиболее приоритетная задача с самыми существенными негативными последствиями всегда ставится на первое место, а остальные выполняются только после ее осуществления.

Для распределения целей по их значимости подходит достаточно простой метод АБВГД, где букве А присваиваются наиболее важные дела, и далее по снижению степени важности. Обычно дела, которые попали в категорию Д можно вычеркивать из своего списка задач или выполнять при наличии свободного времени, внутренних сил и желания. В случае одинаковой степени урона при невыполнении нескольких задач, им присваиваются категории А1, А2 и далее. И выполняются они в соответствии со своими номерами, сохраняя строгую последовательность и принцип выполнения следующей задачи после завершения предыдущей. Тут срабатывает закон принудительной эффективности, поскольку чтобы сделать абсолютно все жизни не хватит, но можно сделать самое главное, при условии концентрации на выбранном деле. Выбирайте наиболее выгодное, прибыльное, существенное и сосредотачивайте свои усилия именно на этой деятельности.

Методы тайм-менеджмента разнообразны и заниматься выделением главного – это один из них. Систематизировать проранжированные дела можно при помощи принципа Эйзехауэра, в котором все задачи делятся на четыре группы и имеют соответствующие стратегии решения, оптимальные для каждой группы. Первоочередные задачи, на которых стоит сосредоточить все свое внимание – это срочные и важные, чаще всего невыполнение таких действий несет за собой наиболее плачевные результаты. Важные и срочные дела можно, конечно, отложить на какое-то время, но предусмотрительно стоит выделить для них определенный временной отрезок, так как постоянное откладывание важных дел превращает их в срочные и объем первой категории увеличивается, что создает излишнюю нагрузку. Срочные и не важные дела – те задачи, которые постоянно крадут ваше время, отвлекают от важных дел. Максимально старайтесь минимизировать их количество или перепоручать окружающим. Несрочные и неважные дела можете или поручить кому-то другому или не выполнять.

Принцип «съешь лягушку с утра» родился из притчи про то, что если вам необходимо в этот день съесть лягушку, то лучше съесть её с утра и не мучиться оставшийся день, вряд ли что-то худшее уже случится с вами. Лягушка в данном варианте сравнивается с наличием неприятного дела, откладывание которого будет повышать ваше эмоциональное напряжение, приближать негативные последствия. В таких случаях стоит действовать решительно и без промедлений – сделать необходимое максимально рано и быстро. Это такие ситуации, когда предстоит звонок заказчику, который вам не нравится или объяснение прописных истин подчиненному, или увольнение человека. Начиная свою работу с избавления от подобных «лягушек» вы обеспечиваете себе позитивный настрой и ощущение победы на весь оставшийся день.

Принцип тайм-менеджмента вежливого «нет» помогает экономить кучу времени. Тренируйтесь отказывать в просьбах, не входящих в ваши приоритетные задачи или должностные обязанности. Будьте тактичны, отказывайте не человеку, а предлагаемому заданию. Определите для себя, отказав каким непродуктивным действиям, вы сможете сэкономить много времени. Это могут быть постоянные перекуры и кофе с коллегами, обсуждение последних сплетен и новостей, телефонные разговоры, не касающиеся работы, выполнение чужой работы. Дома это могут быть бессмысленные просмотры рекламных предложений, переключение каналов, пролистывание социальной ленты или выполнение бесконечных просьб соседей. Учитесь отказывать, уважая человека и своё время.

Правило «лошади и повозки» о нахождении гармонии между необходимостью выполнения и возможностью отдыха, которую можно корректировать постоянно мониторя список необходимых задач. Возможно, какие-то из ваших привычных и даже автоматических действий уже не актуальны или формальны, а какие-то виды деятельности с течением времени получили более удобную форму осуществления (личную встречу в другом конце города можно заменить скайпом, отправку индивидуальных писем — рассылкой). Постоянно наблюдая за такими изменениями, вы можете не только нагружать «повозку» новыми обязанностями, но и избавляться от старых и ненужных, чтобы не перегружать себя до состояния, в котором невозможно сдвинуться с места.

Принцип тайм-менеджмента «поедание слона» — условное название для ситуаций, когда предстоит разрешить какую-то глобальную задачу. Чаще всего такие цели растянуты во времени и решаются не за один месяц, требуют постоянного вложения энергии, а результаты, которые будут радовать своим наличием, появятся ещё не скоро. Для таких больших «слонов» уместно разделение их на подзадачи («куски, которые можно съесть за один раз»). Распланируйте большое дело в несколько этапов, имеющих свое логическое окончание, так видимое завершение одного, будет стимулировать к осуществлению следующего. Удобен принцип не только для больших, но также для длительных проектов. Задачи следует разбивать от большего к меньшему, пока принцип не станет ясен и прозрачен, а сами задачи не перестанут вызывать ступор своей огромностью.

Принцип «швейцарского сыра» в чём-то сходен с «поеданием слона», отличие заключается в том, что «слон поедается» все-таки в определённой последовательности, которая имеет свою логику и необходимость, тогда как в «поедании сыра» вы можете двигаться хаотично и начинать или продолжать с того места, которое вам сейчас наиболее удобно или легкодоступно.

Применение этих методов достаточно действенно само по себе, но может потребовать от вас творческого приспособления, так как для одной ситуации может потребоваться использование нескольких приемов, а также следует различать, для решения каких вопросов наиболее эффективны какие методики.

Автор: Практический психолог Ведмеш Н.А.

Спикер Медико-психологического центра «ПсихоМед»

Тайм-менеджмент для HR-специалистов | HURMA

3 сентября команда Hurma провела познавательный вебинар на тему «Тайм-менеджмент для HR». Как успевать работать, отдыхать, развиваться, проводить время с близкими, если в сутках всего 24 часа? Все это мы обсудили на нашем вебинаре.

Если вы его пропустили, предлагаем прочитать нашу статью, в которой объединили главные мысли вебинара:

  • принципы тайм-менеджмента;
  • методологии Agile, Scrum, Kanban;
  • time management & work-life-balance;
  • корпоративный тайм-менеджмент;
  • как HRM-система Hurma может помочь в корпоративном и индивидуальном тайм-менеджменте.

Что такое time-management: 3 причины зачем он нужен

Тайм-менеджмент – учет и распределение времени с целью повышения эффективности и продуктивности человека. Чем больше мы успеваем – тем больше мы продуктивны. Ключевая идея тайм-менеджмента заключается в том, что время – невозобновляемый и ценный ресурс, который нужно грамотно инвестировать. 

Неумение распоряжаться своим временем приводит к тому, что человек ничего не успевает, берет работу на дом и перерабатывает, что снижает его продуктивность. Американские исследования показали, что снижение продуктивности сотрудников обходятся компаниям в $63.2 миллиардов долларов в год. 

3 причины, зачем нужно знать основы тайм-менеджмента:

1. Чтобы жить полноценной жизнью и соблюдать work-life-balance.

2. Чтобы научится правильно распределять приоритеты. По статистике, только 20% рабочего дня тратится на продуктивное выполнение важных задач. Остальные 80% времени уходят на вещи, которые имеют наименьшую ценность для компании и сотрудника.

3. Чтобы правильно распределять рабочее время, отдых и повышать свою продуктивность.

Принципы тайм-менеджмента

Мы подготовили для вас несколько принципов, которые помогут научиться распоряжаться своим временем и эффективно его использовать. 

Привычка планировать

Планирование своего дня – это привычка, которую надо вырабатывать. Чтобы привычка укрепилась в жизни, требуется 21 день. Если вы хотите приучить себя к планированию, определите для этого оптимальное время и место. Например, вечером перед сном или утром за завтраком. 

Ставьте цели правильно

По статистике, поставленных целей достигают только 8% людей. Остальным 92% что-то мешает или же они неверно ставят цель. При постановке целей, важно понимать свои возможности и делать их достижимыми. 

«Стать самым главным в компании» – «получить повышение до главного менеджераначальника отдела».

 «Повысить объем продаж» – «увеличить средний чек на 20%». 

Не отвлекайтесь 

По данным исследований, мы работаем продуктивно, только 2 часа и 23 минуты в день. Поэтому очень важно не потратить это время впустую, а выполнить как можно больше полезных задач. 

Отделяйте работу от отдыха и от другой работы

Организуйте тематические дни, это помогает лучше сконцентрироваться. Основатель «Twitter» Джек Дорси посвящает понедельник менеджменту, вторник – продуктам, дизайну, среду – маркетингу и коммуникациям, четверг – партнерствам и разработке, пятницу – компании и культуре. 

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Это определенные действия или качества человека, которые понижают его эффективность. 

  • Неумение говорить нет

Если человек не умеет говорить нет, этим начинают пользоваться недобросовестные коллеги. В результате такой сотрудник выполняет много чужой работы и у него не хватает времени на свои задачи.

  • Привычка откладывать дела

Когда мы откладываем дела, они накапливаются и потом приходится разгребать множество задач. Такой мультитаскинг негативно сказывается на состоянии и продуктивности человека. 

  • Медлительность

Медлительные сотрудники тормозят не только свою работу, но и эффективность всей команды. 

  • Излишняя общительность

В каждом коллективе есть сотрудник балагур, который любит поговорить, пошутить, рассказывает забавные истории и этим отвлекает других. 

Гибкие методологии тайм-менеджмента

Agile-подходы активно применяются не только в IT-сфере, но и в других индустриях, например, в командах рекрутеров, маркетологов, HR-ов. 

Agile

Помогает компаниям проектировать и создавать правильный продукт. Такой процесс управления очень полезен для IT-компаний. С его помощью можно анализировать и улучшать свой продукт на протяжении всего процесса разработки.

5 принципов Agile для HR:

1. Помогать сотрудникам быть вовлеченными, расти и чувствовать себя счастливым на рабочем месте.

2. Поощрять сотрудников, приветствовать изменения и адаптироваться к ним, когда это необходимо. 

3. Помогать строить и поддерживать взаимодействие команд, которые сотрудничают друг с другом. 

4. Стимулировать и поддерживать потенциал сотрудников. 

5. Содействовать личностному росту сотрудников и поощрять его, чтобы задействовать их сильные стороны и таланты. 

Scrum

Представляет собой «подход структуры», когда в каждом проекте есть команда из специалистов, владельца продукта и scrum-мастера. Чем Scrum полезен для HR?

1. Улучшает коммуникацию между сотрудниками команд

2. Создание дружной и эффективной команды специалистов

3. Наглядность эффективности выполнения сотрудниками задач

Время работы в scrum-подходе делится на равные временные отрезки – спринты. Длительность спринтов может составлять 1-2 недели, месяц, день. 

Состоит спринт из 4 этапов:

1. Планирование. Установка и определение приоритетов в бэклоге. 

2. Выполнение. Работа команды над выполнением задач.

3. Релиз. Сотрудники команды предоставляют результаты своей работы. 

4. Ретроспектива. Обсуждение проблем и результатов спринта для улучшения и оптимизации работы. 

Kanban

Визуальный подход к управлению проектами с помощью заметок на доске. В Kanban нет отдельных ролей, а этапы не зависят друг от друга. Задачи на доску можно добавлять в любое время и они могут оставаться аж до тех пор, пока команда не завершит их или не отменит.

Time management & work-life-balance

В период пандемии и карантина вопрос о соблюдении баланса между личной жизнью и работой стал еще более острым, поскольку эти границы стали размываться. 

В недавнем исследовании Oxford Academic смартфон был описан как «пустышка для взрослых», так как мы проводим в нем большую часть своего времени и даже дома не можем абстрагироваться от работы. 

Компания RescueTime в 2019 году проанализировала 185 млн рабочего времени, а результаты оказались не совсем утешительными:

  • 21% рабочего времени тратится на развлечения, новости и социальные сети.
  • 28% сотрудников начинают рабочий день до 8:00, а 5% – до 7:00.
  • 26% работы люди выполняют в нерабочее время, 71% происходит до или после работы, а 29% – в выходные дни. 

Эти данные показывают, что у большого количества людей границы меду работой и домом размыты, а это ведет к следующим последствиям.

Страдают личные отношения

Журнал «Work and Family» обнаружил, что женщины, партнеры которых работают по 50 и более часов в неделю, испытывают большой стресс. Из-за этого у них страдает общее настроение и состояние. 

Работодателям же семейные конфликты обходятся в 24 миллиарда долларов в год. 

Эпидемия выгорания

40% людей используют компьютер в рабочих целях после 22:00. Это ухудшает качество сна и, как следствие, происходит снижение продуктивности, стресс и выгорание. 

Приемы и лайфхаки для тайм-менеджмента

Ранний подъем

Очень много успешных людей предпочитают вставать рано утром, чтобы чувствовать себя лучше и больше успевать. Ранний подъем поможет в спокойной обстановке собраться на работу, позавтракать и насладиться утром. 

Электронная почта

Большое количество неоткрытых входящих писем тормозит нашу работу. Чтобы этого избежать, следует избавиться от хаоса в электронном почтовом ящике. 

Планирование и подготовка к рабочему дню

Успешный рабочий день начинается еще с вечера, поэтому очень важно заранее понимать, чем вы будете заниматься, во сколько вам нужно проснуться и какие задачи выполнить в первую очередь. Ловите несколько правил по подготовке и планированию рабочего дня 🙂

Правило №1. Составляйте план на день с вечера

Накануне рабочего дня составьте план, где блоками опишите, что и в какой период времени вы будете делать. Например:

  • 1 час – утренняя гигиена, завтрак, зарядка;
  • 4 часа – работа;
  • 1 час – обед;
  • 4 часа – работа;
  • 2 часа – прогулка, спорт, второй обед;
  • 1 час – ужин;
  • 2-3 часа – отдых;
  • 6-8 часов – сон.

Составлять список можно в приложениях или же в блокноте.

Правило №2. Расставляйте приоритеты

Расставлять приоритеты по задачам можно с помощью матрицы Эйзенхауера. Она подразумевает деление дел на 4 категории:

  • важные и срочные;
  • срочные, но неважные;
  • важные;
  • неважные и несрочные.

Кроме того, она дает возможность понять какие дела вы можете делегировать, а какие вам нужно делать самостоятельно. 

Правило №3. Откажитесь от мультитаскинга

Мультитаскинг негативно влияет на продуктивность и эффективность работы сотрудника. Большое количество задач мешает концентрации, приводит к более частым ошибкам и эмоциональной нестабильности. 

Правило №4. Планируйте отдых

Как ни странно, но даже отдых стоит планировать, а не пускать на самотек. Очень важно четко понимать, что вы будете делать на выходных, в отпуске, после работы, во время обеденного перерыва. Это поможет вам хорошо отдохнуть и наполниться силами.

Правило №5. Делегируйте

Если у вас есть задачи, которые может сделать за вас другой сотрудник и это входит в его должностные обязанности – делегируйте их. Помните, что даже самый организованный человек не может справиться со всеми задачами один.

Правило №6. Заранее планируйте встречи и выбирайте для них время

При планировании встреч, важно придерживаться нескольких правил:

1. Заранее планируйте встречи и ставьте напоминание в календаре

2. Просчитывайте время на дорогу и подготовку к встрече, чтобы не опаздывать

3. Подводите итоги встречи в течение 24 часов после неё. 

4. Подбирайте для встречи оптимальное время.

Методы тайм-менеджмента

Метод стрелы

Суть метода в том, что день человека должен быть похожим на наконечник стрелы – много дел в начале и все меньше к концу. Таким образом, начинать неделю стоит с выполнения самых глобальных и важных дел, а остальные дни доделывать то, что осталось. 

Съешьте лягушку с утра

Метод заключается в том, чтобы сделать с утра дело, которое доставляет вам наименьшее удовольствие. Сделав неприятные задачи с утра, остальной день вы проведете выполняя то, что вам действительно нравится. 

Метод «Pomodoro»

Так его назвали в честь небольшого кухонного таймера, сделанного в виде помидора. Суть метода заключается в установке тайминга на выполнение определенной задачи. К примеру, вы можете завести таймер на 30 минут и в это время заниматься только работой, ни на что не отвлекаясь.

Высказывания и советы известных людей про тайм-менеджмент

Корпоративный тайм-менеджмент: как организовать своих сотрудников

Корпоративный тайм-менеджмент – важная составляющая успешности компании. От организованности сотрудников зависит их работа, результативность, что сказывается на бизнесе. 

Приемы корпоративного тайм-менеджмента помогут лучше организовать работу сотрудников и избежать лишних потерь времени.

1. Предоставляйте сотрудникам четкие цели и задачи

Они должны быть понятными, соизмеримыми и с временным ограничением. 

«Сделай эту задачу срочно»

Напиши статью за 2 дня

2. Научите сотрудников самостоятельно управлять своим временем

Задача работодателя – сделать из сотрудника не просто исполнителя, а самостоятельного специалиста, который может сам принимать решения. Проведите для сотрудников тренинг по тайм-менеджменту, предоставьте список литературы по этой теме, подскажите источники для ознакомления. 

3. Внесите тайм-менеджмент в корпоративные стандарты или устав компании

Подробно опишите отношение к опозданиям, методику планирования рабочего дня, оптимальное время для взаимодействия с коллегами и т.д. 

Но помните, что вам, как HR-менеджеру и вашему руководителю важно показывать сотрудникам правильный пример организованности и эффективности.

4. Go Digital: автоматизируйтесь, планируйте, успевайте

Подключите к работе какой-то task-менеджер или полноценную HRM-систему. Они дадут возможность планировать мероприятия, проводить опросы, следить за потраченным временем и его эффективностью. 

Must-have приложения и task-менеджеры для time management

Task-менеджеры дают возможность держать все рабочие процессы под контролем. Они помогают в систематизации процессов, планировании работы в календаре, диаграммах, отслеживании результатов и хранении информации. 

Очень популярны такие таск-менеджеры как Jira, Trello, RescueTime, Todoist, Bitrix24. Подробнее о таск-менеджерах вы можете почитать в нашей статье: «Как task-менеджеры помогают HR-специалистам». В ней мы подробно описали все преимущества этих программ и насколько они могут помочь. 

Как HRM-система Hurma может помочь в корпоративном и индивидуальном тайм-менеджменте?

Task-менеджеры – отличный софт, но они все равно не могут автоматизировать всю рутину HR и рекрутеров. В этом может помочь полноценная HRM-система. В HRM-системе Hurma вы можете диджитализировать такие процессы: 

  • ведение статистики и составление отчетов;
  • ведение базы кандидатов и сотрудников;
  • анализ эффективности каналов рекрутинга с помощью воронки;
  • размещение вакансии на job-порталы;
  • создание и напоминание сотрудникам о событиях в компании;
  • создание и проведение опросов различной сложности;
  • адаптация новичков, благодаря автоматическому созданию Welcome, Adaptation, Probation meetings. 

Резюмируем

  • соблюдайте принципы тайм-менеджмента;
  • избавьтесь от «пожирателей времени»;
  • обратите внимание на методологии: Agile, Scrum, Kanban;
  • соблюдайте work-life-balance;
  • выберите подходящий для вас метод тайм-менеджмента;
  • выделяйте для себя ценную информацию из книг или с опыта известных людей;
  • внедряйте корпоративный тайм-менеджмент;
  • диджитализируйтесь.

Если вы пропустили этот вебинар и хотите попасть на следующие, следите за анонсами от Hurma 😉

И, традиционно, наш вебинар в записи:

Основные принципы тайм-менеджмента, которые вам необходимо знать

Раскрытие информации: На этой странице есть несколько партнерских ссылок. Это означает, что если вы покупаете что-либо по ссылкам, мы получаем небольшую комиссию. Тем не менее, с вас не будет взиматься дополнительная плата за это, и рекомендуется провести собственное исследование, прежде чем покупать что-либо по ссылкам.

Если бы меня попросили рассказать о принципах тайм-менеджмента, одним предложением, я бы ответил – поставил цель и запланировал время, чтобы работать над ней с полной сосредоточенностью.

Прежде чем мы углубимся в принципов тайм-менеджмента , давайте получим общее представление о термине «принцип» с точки зрения тайм-менеджмента.

Согласно Оксфордскому словарю, принцип означает «фундаментальную истину или положение, которое служит основой для системы убеждений или поведения или цепочки рассуждений». или «правило или убеждение, управляющее личным поведением». 1

 

6 Основные принципы тайм-менеджмента

Есть несколько основных правил эффективного управления временем.Поняв правила, вы сможете эффективно планировать свой график, быть более продуктивным и вести сбалансированную жизнь. В этой статье вы узнаете 6 основных принципов тайм-менеджмента, которые помогут вам достичь большего с меньшим стрессом.

 

1. Будьте целеустремленными

Чтобы быть успешным в жизни, вы должны осознавать задачи и время, которое у вас есть. Планируйте задачи для достижения цели и используйте время для выполнения целенаправленных задач. Четко определенная цель будет мотивировать вас усердно работать, чтобы достичь цели.

Если вы хотите прожить счастливую жизнь, привяжите ее к цели, а не к людям или вещам. – Альберт Эйнштейн

Когда у вас есть цель в жизни, вам будет легче оставаться сосредоточенным и работать над ней, пока цель не будет достигнута. Не имея какой-либо цели, люди склонны работать медленно и меньше успевают за день или за всю жизнь.

Успешные люди абсолютно целеустремленны и постоянно работают для достижения цели. Поэтому важно быть целеустремленным.Узнайте, как установить SMART-цель, которая будет представлять вашу успешную жизнь.

Чтобы достичь своей цели, разбивайте большие задачи на маленькие и выполнимые задачи. Планируйте задачи как второстепенные цели на день и устанавливайте лимит времени для их выполнения.

 

2. Иметь план

Неспособность планировать означает неудачу. – Алан Лейкин

Планирование — один из важнейших принципов тайм-менеджмента. Если у вас нет плана на день о том, куда пойти, что делать и как выполнить задачу, скорее всего, вы потеряете много времени, раздумывая над тем, над чем работать.И вы потеряете свою эффективность.

С планом вы сможете легко приступить к выполнению задачи, завершить ее и быстро перейти к следующей задаче.

У каждого свой стиль работы и метод планирования. Основной процесс планирования включает в себя – ежемесячный, еженедельный и ежедневный план. В Интернете доступны различные приложения для планирования, в том числе Google Calendar, Trello, Todoist.

Автономные инструменты, которые вы можете использовать — блокноты, карманные дневники, учетные карточки и т. д.Какой бы инструмент планирования вы ни использовали, он должен быть простым.

Вот несколько вещей, которым вы можете следовать при использовании инструмента планирования —

  1. Всегда носите инструмент планирования с собой и записывайте все задачи на инструментах.
  2. Классифицируйте и организуйте задачи в соответствии с важностью и актуальностью. Расставляйте приоритеты для важных задач и планируйте выполнять 2 из них в день.
  3. Установите ежемесячную цель и разбейте ее на управляемые задачи для еженедельных и ежедневных планов.
  4. В конце дня отслеживайте прогресс своей цели и планируйте задачи на следующий день.
  5. При планировании учитывайте возможные препятствия при выполнении задачи и держите в уме альтернативный план.

Заблаговременное планирование поможет вам повысить личную эффективность в отношении эффективного использования времени.

 

3. Быть организованным

Организованность — один из ключевых факторов достижения максимальной эффективности в тайм-менеджменте. Вам нужно будет делать это в разных аспектах вашей жизни.

  1. Ваше рабочее место — держите под рукой файлы, ручку, карандаш, заметки и другие предметы, чтобы вы могли выполнить задачу за меньшее время и энергию и меньше отвлекаться.
  2. Ваши рабочие устройства — Держите ваш компьютер в чистоте, помещая все файлы в правильные папки. То же самое касается вашего мобильного телефона. Регулярно избавляйтесь от ненужных сообщений, фотографий и прочего. Это сэкономит ваше время от ненужных поисков.
  3. Ваш почтовый ящик — отмените подписку на ненужный список адресов электронной почты и организуйте электронные письма по ярлыкам. Также организуйте закладки и пароли.
  4. Ваш график – Планируйте свою деятельность, ориентируясь на свою цель.Используйте навыки расстановки приоритетов и делегирования и постарайтесь организовать расписание для важных задач. При организованном графике между двумя действиями будет мало потерянного времени.
  5. Ваши финансы . Отслеживайте расходы и доходы с помощью приложения или электронной таблицы и управляйте своими финансовыми файлами в одном месте. Эти шаги избавят вас от стресса в финансовой жизни.

Вначале организация вещей занимает некоторое время, но это одноразовый процесс.Позже вы сможете сэкономить много времени в своей повседневной работе. Кроме того, вы можете избежать прокрастинации.

 

4. Практика однозадачности

Однозадачность — очень эффективный способ сократить количество времени, которое мы тратим на выполнение задачи. С другой стороны, многозадачность создает иллюзию тяжелой работы, но делает нас менее продуктивными.

Когда мы пытаемся выполнять несколько задач одновременно, мы фактически переключаем внимание с одной задачи на другую.

Из-за умственных сдвигов наш когнитивный процесс замедляется, что приводит к эффективной работе и потере времени.

Когда мы думаем, что работаем в режиме многозадачности, на самом деле мы переключаемся в несколько режимов. Это то, что мозг умеет делать очень хорошо — быстро переключать свое внимание с одного места на другое. Мы думаем, что мы продуктивны. Мы действительно заняты. Но на самом деле мы просто даем себе дополнительную работу. ― Майкл Харрис

Вот 2 вещи, которые помогут выработать привычку к однозадачности —

  1. Установите таймер перед началом работы.Затем продолжайте работать над ним, пока не прозвенит звонок таймера. Вы можете воспользоваться помощью таймера Pomodoro.
  2. Держите мобильный телефон в беззвучном режиме и убирайте его подальше от себя во время работы. Отключите уведомления по электронной почте и в социальных сетях на своем компьютере (если вы работаете за компьютером).

Когда вы несколько дней тренируетесь делать что-то одно за раз, со временем это станет вашей привычкой.

Наш мозг работает лучше, когда мы концентрируемся на чем-то одном.Практикуя одну задачу, вы сможете выполнять работу быстро, правильно и эффективно.

 

5. Формируйте хорошие привычки

Наличие хороших привычек — один из ключевых принципов тайм-менеджмента. Имея хорошие привычки, вы сможете легко и успешно управлять временем.

С другой стороны, вредные привычки будут мешать достижению цели. Даже вам придется приложить больше усилий и времени, чтобы бороться с этими вредными привычками. Некоторые вредные привычки — прокрастинация, плохая концентрация, неорганизованность.Даже некоторые вредные рабочие привычки заставляют вас быть занятыми, но снижают продуктивность.

Поэтому важно выработать хорошие привычки для эффективного управления временем.

  1. Будьте здоровы – питайтесь здоровой пищей, регулярно занимайтесь спортом и правильно спите, чтобы хорошо выполнять свое рабочее время.
  2. Наведите порядок – соблюдайте правильную систему хранения документов и держите под рукой канцелярские принадлежности, это поможет вам выполнить задачу, затрачивая меньше времени и энергии.
  3. Плата за стресс – избегайте переутомления и работы в течение долгих часов.Часто делайте перерывы, желательно не менее 5 минут каждый час, чтобы избежать выгорания.
  4. Будьте рассудительны – перестаньте тратить время на просмотр телевизора, чтение ненужных новостей, пролистывание ленты социальных сетей. Тратьте время с умом и тратьте его на важные задачи.
  5. Будьте дисциплинированы – планируйте свой день заранее. Ответы на электронные письма, проверка уведомлений в социальных сетях, встречи и поручения — все должно быть по расписанию. Дисциплина в расписании не позволит вам откладывать дела на потом и предпринимать импульсивные действия в течение дня.

 

6. Управление отвлекающими факторами

В этом высокотехнологичном мире сосредоточение внимания является для нас большой проблемой. Поэтому важным принципом управления временем является управление отвлекающими факторами. После битвы с прокрастинацией, чтобы начать работу, нам нужно бороться с отвлекающими факторами, чтобы продолжить работу и закончить ее в нужное время. Как победить в битве с помехами вокруг вас?

Вот несколько советов, которые помогут вам справиться с отвлекающими факторами —

  1. Управляйте своим телефоном: Не позволяйте телефонным звонкам и сообщениям отвлекать вас от выполнения текущей задачи.Держите его в тихом настроении и уберите в рабочее время. Избавьтесь от привычки проверять телефон каждые 10 минут без всякой причины.
  2. Управление привычками просмотра: Импульсивный просмотр и гугление всего, что приходит на ум, являются признаками плохих привычек просмотра. Когда вы работаете за компьютером, не проверяйте ленту социальных сетей, уведомления, не отвечайте на сообщения и не посещайте каждое электронное письмо по мере его поступления.
  3. Управление внешними отвлекающими факторами: Найдите тихое место для работы — пустую комнату в офисе или запертую комнату дома.Носите шумоподавляющую гарнитуру, если вы работаете в кабине.

Целенаправленная работа над достижением цели позволит вам использовать свое время с максимальной пользой и сделает больше к концу дня.

 

Принципы тайм-менеджмента для студентов

Принципы тайм-менеджмента для студентов — это не то же самое, что принципы тайм-менеджмента в бизнесе или в жизни в целом. Студенты должны сбалансировать свою деятельность вокруг занятий, учебы, заданий, общения и изучения возможностей.

Поэтому для них жизненно важно знать, как составить распорядок дня и спланировать расписание, сосредоточив внимание на своей цели, чтобы они могли эффективно использовать свое время, энергию и ресурсы. Помимо 6 основных принципов тайм-менеджмента, им необходимо действовать в соответствии с еще 3 основными принципами в своей жизни.

 

1. Тщательно установите время обучения

Рассмотрите «биологическое прайм-тайм», чтобы установить время учебы в рутине. Это время, когда вы более бдительны, энергичны и лучше всего работаете с полным вниманием.Запланируйте критическое и требующее внимания исследование на это время. Используйте время простоя для стирки, набора текста, выполнения поручений и других задач, требующих меньшей концентрации.

 

2. Эффективно используйте время ожидания

Пока вы ждете очередной урок или стоите на автобусной остановке, используйте это время для своего личностного роста. Обратите внимание на такое время ожидания и проведите время, читая мотивационную книгу, слушая подкаст, просматривая свой план и расслабляясь. Вместо того, чтобы тратить эти маленькие отрезки времени на сплетни или игры со своим смартфоном, используйте это время продуктивно.

 

3. Составьте свое расписание реалистично

Очень важно быть дисциплинированным и иметь график, но он не должен быть слишком плотным, чтобы сковывать вашу свободу. Составьте реалистичный график, в котором будет удачно сочетаться время учебы, отдыха, времяпрепровождения и общения. Даже будьте готовы потратить время на посещение особых мероприятий и необычных явлений.

 

Принципы тайм-менеджмента в сестринском деле

Самая сложная часть работы медсестры — быстрое изменение списка дел.Ваши приоритеты могут быстро меняться, когда пациент срочно нуждается в вашем внимании. Поэтому становится трудно прогнозировать, планировать и расставлять приоритеты. Однако тайм-менеджмент работает везде; вам просто нужно быть стратегическим, чтобы разумно управлять временем.

Существует два дополнительных принципа тайм-менеджмента, о которых следует помнить наряду с другими принципами: планирование, расстановка приоритетов, организованность и сосредоточенность.

 

1. Будьте гибкими

Внезапное ухудшение состояния, смерти и новые госпитализации требуют быстрых действий и становятся первоочередной задачей, независимо от того, какая задача у вас есть в вашем списке дел.Из-за такого непредсказуемого характера работы медсестры эта профессия требует приспособляемости и гибкости. Сосредоточьтесь на самых приоритетных задачах на день и выполняйте их, когда у вас есть время. При необходимости обновите свои приоритеты.

 

2. Научитесь делегировать полномочия

Одним из ключевых навыков тайм-менеджмента является делегирование. В сестринском деле вам разрешено делегировать некоторые из ваших задач в определенных рамках. В сестринском деле есть 5 прав делегирования – правильная задача, правильные обстоятельства, правильный человек, правильное направление и правильная оценка.

Поэтому научитесь назначать правильную задачу нужному человеку в правильных обстоятельствах, поддерживая правильную коммуникацию и оценку. Правильный способ делегирования поможет выполнить больше задач за смену.

 

 

Подвести итоги

Есть сотни советов, техник, методов, навыков, чтобы лучше управлять временем. Но все основывается на этих основных принципах. Если эти принципы соблюдаются должным образом, усилия по управлению временем будут успешными.

 

Сноска: 1. https://www.lexico.com/en/definition/principle

10 проверенных навыков тайм-менеджмента, которым стоит научиться сегодня

Насколько хорошо вы управляете своим временем? Если вы похожи на многих из нас, ваш ответ может быть «Не слишком хорошо». Вам часто может казаться, что в сутках не хватает времени. Возможно, вы даже обнаружите, что вам постоянно приходится работать допоздна, чтобы уложиться в сроки. Может быть, вы даже чувствуете себя слишком занятым, чтобы пропустить прием пищи и сон . Все это классические признаки того, что вы неэффективно управляете своим временем.

Бенджамин Франклин однажды сказал, что время – деньги. Как и деньгами, временем нужно правильно распоряжаться. Если вы правильно управляете временем, вы найдете правильный баланс между работой, отдыхом и отдыхом. Вы эффективно выполняете самые важные дела в своей жизни. Кроме того, вы снижаете уровень стресса и чувствуете себя намного счастливее. Чтобы помочь вам более эффективно управлять временем, вот десять проверенных навыков тайм-менеджмента , которые вы должны освоить сегодня.

1. Ставьте цели

Цели дают вам видение, фокус и цель, к которой нужно двигаться. Они помогают вам иметь четкое представление о том, куда вы хотите пойти, и как лучше всего распорядиться своим временем и ресурсами, чтобы туда добраться. Ставя цели, вы можете определить, на что стоит потратить свое время, а на что следует избегать.

Для начала спросите себя, где вы хотите быть через шесть месяцев. Вы можете пойти дальше и посмотреть, где вы хотите быть в следующем году или даже десятилетии.Ставьте реалистичные и достижимые личные и профессиональные цели. Это важный шаг к тому, чтобы лучше управлять своим временем.

2. Расставьте приоритеты

Расстановку приоритетов нельзя переоценить, когда речь идет об эффективном управлении временем. Может быть трудно понять, какие задачи нужно решать в первую очередь, особенно когда поток задач кажется срочным. Однако относительно легко определить приоритеты деятельности, если у вас уже есть четкие цели. Задайте себе три основных вопроса, чтобы узнать, какие задачи должны быть приоритетными:

  • Почему я выполняю эту задачу или деятельность?
  • Как это задание помогает мне в достижении моих целей?
  • В какой степени эта задача, которую я выполняю, помогает мне достичь моих целей?

Делайте самые важные дела в первую очередь.

3. Ведите список задач

Список задач (или «список дел») — это система напоминаний, которая сообщает вам, когда вам нужно что-то сделать. Ведение списка дел поможет вам оставаться организованным и быть в курсе дел. Это помогает разбивать дела на небольшие, выполнимые задачи или шаги, чтобы вы никогда не забывали сделать важные вещи. Не пытайтесь запомнить все, что вам нужно сделать в своей голове. В большинстве случаев пытаться запомнить все не получится. Вместо этого ведите список дел. Подойдет простой ежедневник, еженедельник или ежемесячник в блокноте или дневнике.

Запишите все, что вам нужно сделать, включая встречи, встречи и сроки. Приоритизируйте элементы в своем списке, перечисляя элементы в порядке важности от элементов с высоким приоритетом к элементам с низким приоритетом или выделяя срочные или важные задачи в своем списке звездочкой. Вычеркивайте выполненные задачи так часто, как вы добавляете новые задачи в свой список задач, чтобы не останавливаться на достигнутом.

4. Расписание задач

«Расписание защищает от хаоса и капризов», — говорит автор Энни Диллард.Если вы жаворонок и обнаруживаете, что наиболее креативны и продуктивны рано утром, запланируйте выполнение важных задач утром в пиковое творческое/продуктивное время. Если ваш творческий потенциал и энергия поднимаются, когда солнце садится, запланируйте высокоприоритетные задачи именно на это время. Время простоя можно запланировать на менее важные задачи, такие как проверка электронной почты или ответ на телефонные звонки.

Поймите свой ритм пиковых и мертвых часов и планируйте задачи соответствующим образом, чтобы максимально использовать часы пик.Помните, что у вас нет времени на важные вещи; Вы лучше всего находите время для важных дел, планируя.

5. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Вы делаете больше за минимально возможное время, когда переключаетесь между разговором по мобильному телефону, просмотром Интернета и ведением заметок, верно? Неправильный! Согласно исследованию , опубликованному Американской психологической ассоциацией, вы на самом деле тратите на 20-40% больше времени, когда выполняете многозадачность. Многозадачность не только тратит ваше время и снижает эффективность, но и снижает качество вашей работы.

Забудьте о многозадачности. Вы не справитесь с нагрузкой, работая в режиме многозадачности. Сосредоточьтесь больше на выполнении одной задачи за раз. Выполнение задач последовательно по одной приводит к более эффективному использованию времени, говорят исследователи. Переключение с одной задачи на другую обычно не позволяет эффективно использовать время.

6. Сведите к минимуму отвлекающие факторы

Будь то оповещения клиентов по электронной почте, телефонные звонки друзей или обмен мгновенными сообщениями с потенциальными клиентами во время работы, отвлекающие факторы мешают эффективному использованию времени.Отвлекающие факторы нарушают концентрацию, снижают производительность и часто мешают выполнять важные задачи вовремя. Они также могут вызвать стресс.

Определите, что отвлекает вас от выполнения основных задач, и покончите с этим. Выключите этот телевизор и выключите подключение к Интернету и мгновенные сообщения. Повесьте табличку «Не беспокоить» или аналогичную на входе в ваше специально отведенное рабочее место, чтобы вас не отвлекали. Просто делайте все возможное, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы. Это гарантирует, что вы берете под контроль свои дни и максимизируете свою продуктивность.

7. Преодолеть прокрастинацию

Эдвард Янг, английский поэт, наиболее известный благодаря Night Thoughts , однажды сказал, что прокрастинация — вор времени. Не откладывайте задачи, на которых вы должны сосредоточиться прямо сейчас, и позволяйте прокрастинации украсть ваше время. Напомните себе, что лучшее время для того, чтобы что-то сделать, обычно СЕЙЧАС. Приложите немного больше усилий, чтобы победить прокрастинацию и сделать то, что нужно сделать.

Эффективная стратегия борьбы с прокрастинацией состоит в том, чтобы сказать себе, что вы собираетесь приступить к проекту всего на несколько минут, скажем, на десять минут.Как только вы начнете проект, ваши творческие соки начнут течь. Затем вы обнаружите, что хотите продолжить задание и, вполне возможно, довести его до конца. Уловка, чтобы победить прокрастинацию, может быть такой же простой, как выделение небольшого количества времени для начала. Только то!

8. Делайте перерывы

Если вы не Супермен, вы не сможете работать долгие часы подряд, не перегорая и не жертвуя качеством. Как бы ни было заманчиво работать в срок по 8-10 часов подряд, делайте перерывы между работой.Таким образом, вы даете своему мозгу ценное время для отдыха и перезарядки. Перерывы в работе — это не пустая трата времени. Это умный тайм-менеджмент. Вы производите высококачественную работу, когда хорошо отдохнули.

Делайте короткие перерывы между работой на время простоя. В идеале каждые час или два делайте пятиминутный перерыв, чтобы отдохнуть и творчески подумать. Вы можете установить будильник, чтобы напомнить вам, когда ваш перерыв должен быть. Перестаньте работать и просто сядьте и помедитируйте за своим столом, или выйдите на чашку кофе или на короткую прогулку. Не забывайте уделять себе достаточно времени и на обед.Вы не можете оптимально работать на пустой желудок.

9. Скажи «Нет»

Одним из навыков, которым овладели многие успешные люди, такие как президент Обама, Билл Гейтс и Ричард Брэнсон, является умение мягко говорить «нет» вещам, которые не являются приоритетными. Сказав «нет» вещам, которые не являются приоритетными, вы сможете сосредоточиться на том, что действительно важно. У вас есть ровно 24 часа в сутках, чтобы заняться важными делами. Если вы не научитесь говорить «нет» вещам, которые не важны, приоритеты других людей будут превалировать над вашими собственными, и вы будете завалены слишком большим количеством проектов и обязательств.

Миролюбиво скажите «нет» всему, что не поддерживает ваши ценности и не помогает вам в достижении ваших целей. Вы имеете право сказать «нет» независимо от того, с кем вы разговариваете. Когда вы научитесь говорить «нет», вы будете использовать свое время с пользой и защитите себя от спешки, плохой работы и перегрузки.

10. Задачи делегирования

Старая поговорка писателя 17 века Джона Донна о том, что никто не является островом, актуальна и сегодня. Вы не можете управлять всем самостоятельно. Иногда разумно позволить другим людям помочь вам с задачами, особенно когда вы загружены.Вы экономите время, снижаете стресс и достигаете гораздо большего, когда ставите задачи нужным людям.

Откажитесь от руля и передайте полномочия с ответственностью квалифицированным людям. Делегирование — это не демпинг. Дайте задания с последствиями. Таким образом вы повышаете ответственность и обеспечиваете соблюдение целей и сроков.

7 основных стратегий тайм-менеджмента для разумного планирования

Все дело в том, чтобы делать правильные вещи за меньшее время. Это то, что помогает вам продвигаться по карьерной лестнице, успешно реализовывать свои проекты или даже получать повышение с повышением заработной платы — правильное сосредоточение похоже на тренировку.Это может быть сложно, но необходимо идти в ногу с действиями, которые приносят наибольшую пользу вашим проектам и вашим клиентам. Чем лучше вы будете сохранять концентрацию и управлять своим временем, тем большего вы добьетесь и тем легче вам будет вовремя уйти из офиса и у вас останется место на всю оставшуюся жизнь. Навыки эффективного тайм-менеджмента позволяют не только добиваться лучших результатов на работе, но и помогают вне офиса. Когда вас останется больше на всю оставшуюся жизнь, поверьте мне, ваша работа улучшится.

Семь советов по тайм-менеджменту

Вот семь простых, но действенных советов, которые превратят даже самого заядлого прокрастинатора в умного планировщика.

1. Начните свой день с четкой цели.

Первым делом дня, связанным с работой, должно быть определение того, чего вы хотите достичь в этот день и что вы абсолютно обязаны сделать. Уясните для себя эту цель, прежде чем проверять свою электронную почту и начинать отвечать на запросы и решать проблемы. Установка четкой цели на день может занять всего пять минут, но может сэкономить несколько часов потраченного времени и усилий.

2. Иметь динамический список задач.

Запишите задачи и действия, которые вы должны выполнить, в список и регулярно обновляйте его в течение дня. Почаще просматривайте этот список и добавляйте новые элементы по мере их появления. Убедитесь, что ваш список дает вам краткий обзор всего, что является срочным и важным, и не забудьте включить стратегические действия и действия по построению отношений, а также оперативные задачи.

3. Сосредоточьтесь на важных делах.

Прежде чем начать что-то новое, определите деятельность, которая оказала бы наиболее положительное влияние на ваш проект, вашу команду и вашего клиента, если бы вы занялись ею прямо сейчас.Не поддавайтесь искушению сначала очистить мелкие, неважные предметы. Начните с самого важного.

Чтобы помочь вам определить, на каких действиях следует сосредоточиться в первую очередь, спросите следующее:

  • Что сейчас больше всего нужно от меня моему клиенту или моей команде?
  • Что вызовет больше всего проблем, если это не будет сделано?
  • Какой самый большой вклад я могу сделать прямо сейчас?
  • Какие стратегические задачи мне нужно решить сегодня, чтобы помочь нам работать эффективнее завтра?

4.Минимизируйте перерывы.

Чем больше свободного времени в течение дня вы будете уделять работе над важными задачами, тем эффективнее вы будете. Определите действия, которые мешают вашей работе, и найдите решение. По сути, один из самых важных навыков тайм-менеджмента — не отвлекаться. Например, не проверяйте электронную почту и не отвечайте на телефонные звонки, когда заняты чем-то важным. Как только вы нарушили свой поток, может быть трудно восстановить его. Вместо этого приучите себя к целенаправленной работе над задачей, пока она не будет завершена.

5. Хватит откладывать дела на потом.

Если вам трудно оставаться сосредоточенным или вы склонны откладывать дела на потом, вам может быть полезно создать для себя внешнее обязательство (крайний срок). Например, запланируйте встречу через два дня, на которой вы будете представлять свою работу и к которой ваши действия должны быть завершены. Также очень эффективно выполнять самые неприятные задачи в начале дня и позволять себе небольшое вознаграждение после их выполнения.

6.Ограничьте многозадачность.

Многие из нас выполняют несколько задач одновременно и верят, что эффективны, когда мы это делаем, но данные свидетельствуют о том, что мы не можем эффективно сосредоточиться более чем на одной вещи одновременно. Чтобы перестать быть многозадачным, попробуйте следующие советы: планируйте свой день по блокам и выделяйте определенное время для встреч, ответов на звонки и для детального планирования и анализа работы за рабочим столом. Всякий раз, когда вы обнаружите, что делаете несколько дел одновременно, остановитесь и посидите спокойно в течение минуты.

7. Проанализируйте свой день.

Тратьте 5–10 минут на просмотр списка задач каждый день перед уходом из офиса. Похлопайте себя по плечу, если вы добились того, чего хотели. Если вы считаете, что ваши дневные усилия не увенчались успехом, решите, что вы будете делать по-другому завтра, чтобы выполнить то, что вам нужно. Выйдите из офиса в приподнятом настроении, решив взяться за дело на следующий день.

Приложите согласованные усилия к этим важным навыкам управления временем, и вы обнаружите, что ваши дни и проекты будут проходить гораздо более гладко!

Организации не просто хотят иметь общие цели, о которых знает только персонал высшего уровня — они хотят устанавливать, отслеживать и измерять цели по всей компании.Эта статья впервые появилась в блоге Susanne Madsen Developing Project Leaders . Последняя книга Сюзанны «Сила лидерства в проектах» доступна на Amazon.

5 основных приемов тайм-менеджмента

По сути, тайм-менеджмент — это вовсе не управление временем, а управление собой. У всех нас одни и те же 24 часа в сутки, но то, насколько хорошо мы их используем, полностью зависит от нас. Лучшие методы тайм-менеджмента улучшают вашу работу, защищают вас от отвлекающих факторов и блокируют вашу концентрацию.Их много в Интернете, поэтому мы собрали пять техник тайм-менеджмента и связанные с ними инструменты, которые, как мы обнаружили, имеют наибольшее значение.

1. Будьте преднамеренными: ведите список дел

Составление списка дел может показаться не новаторским методом, но это один из самых действенных способов повысить продуктивность. Лучшие списки дел включают в себя множество задач: быстрые и срочные дела, которые можно выполнить за 10 минут и больше, оперативные задачи, которые находятся в процессе выполнения.

Наличие определенного списка задач поможет вам сосредоточиться на том, над чем вы работаете. Это может относиться ко всем видам деятельности, от SEO-агентств с фрилансерами до компаний-разработчиков программного обеспечения. В нем четко изложено, что вы должны выполнить — все задачи, возникающие за его пределами, второстепенны, — и если ваши мысли все-таки блуждают, быстрый взгляд на список напомнит вам о том, что вы должны делать. Ведение списка дел также позволяет вам наслаждаться одним из уникальных удовольствий в жизни: визуализировать то, чего вы хотите достичь, а затем прокладывать себе путь через это.

Существует множество приложений для создания списков дел: Todoist — одно из самых популярных благодаря своей гибкости и простоте. Пользователям Apple также стоит попробовать Things — сложное, но минималистичное приложение, которое легко организовать, но с достаточным набором функций.

2.   Расставьте приоритеты: ранжируйте свои задачи

Если составление списка дел — это первый шаг к лучшему управлению временем, то расстановка приоритетов — следующий шаг. Он проведет вас через дневные дела в порядке важности, гарантируя, что наиболее важные задачи будут выполнены в первую очередь.При ранжировании своих задач вы всегда должны отдавать приоритет тому, что для вас важнее всего. Выясните, какие задачи и действия имеют большую ценность и окажут наиболее положительное влияние на вас, вашу работу и вашу команду. Использование матрицы тайм-менеджмента — очень полезный способ сделать это!

Полезность расстановки приоритетов невозможно переоценить — без нее мы часто концентрируемся на работе, которая неотложна, но на самом деле не так важна, просто потому, что приближается крайний срок. Расстановка приоритетов — ваша самая эффективная защита от приманки срочных, но несущественных задач.

Такие приложения, как MyLifeOrganized , представляют собой списки дел, которые учитывают такие вещи, как сроки и ваши собственные приоритеты, чтобы помочь вам рассчитать, что должно быть первым в вашем списке. nTask — еще одно полезное приложение, позволяющее организовывать, расставлять приоритеты и отслеживать задачи по мере их выполнения.

🏆 Наш выбор лучшего программного обеспечения для управления задачами

3. Будьте сосредоточены: управляйте отвлекающими факторами

Несмотря на наши самые лучшие намерения, мы все отвлекаемся. От социальных уведомлений до разговорчивых коллег — и очень человеческой проблемы прокрастинации — на самом деле сесть и сделать что-то почти всегда сложнее, чем должно быть.Учитывая, что на перефокусировку после прерывания уходит около 23 минут, производственные затраты на наши ежедневные отвлекающие факторы быстро увеличиваются. Поэтому вам нужно эффективно управлять своими отвлекающими факторами, чтобы защитить свой поток и концентрацию.

В то время как некоторые отвлекающие факторы легко идентифицировать, многие люди не осознают многочисленных стрессов, которые ломают их дни. После того, как вы определили источник, вы можете настроить элементы управления, чтобы решить, когда получать уведомления. Распространенными виновниками, такими как электронная почта, встречи и Slack, можно эффективно управлять с помощью четкой структуры коммуникации.

Для выявления и количественной оценки отвлекающих факторов лучше всего подходит такое приложение, как Dewo , которое показывает время, которое вы тратите на различные виды деятельности, и даже определяет, как часто вы переключаете контекст в течение дня. Если вам просто нужно больше дисциплины, когда ваша концентрация снижается, такие приложения, как StayFocusd и Mindful Browsing , могут наложить ограничения на доступ к веб-сайтам, которые тратят время впустую.

🧠 4 лучших приложения, не отвлекающих внимание

4. Будьте структурированы: выделяйте время для своей работы

Структурированный график имеет решающее значение для фактического выполнения того, что вы себе поставили.Это помогает вам защитить место для вашей работы и создает здоровое давление, чтобы действительно завершить ее. Блокировка времени — один из самых продуктивных способов сделать это, поскольку он не позволяет одной задаче занять весь ваш день и мешает вам работать в режиме многозадачности.

Многие из нас совмещают несколько работ одновременно, полагая, что сделают больше, но на самом деле все наоборот; мы наиболее продуктивны, когда концентрируемся на чем-то одном. Блокировка времени — это, по сути, продуманный подход к планированию установленного количества часов, которое у вас есть каждый день между всеми делами, которые вам нужно сделать.Выделите небольшие периоды времени для задач в стиле администратора, таких как электронная почта, планирование и ответ на звонки, и более длительные периоды времени для более подробной, углубленной или аналитической работы.

Умный календарь — ваш лучший друг. Мы составили целый список лучших из них. Подумайте об использовании того, который также отслеживает время, которое вы в конечном итоге тратите на различные задачи, чтобы вы могли оптимизировать блокировку времени для будущих расписаний.

👉 Пошаговое руководство по блокировке времени

5.Осознавайте себя: отслеживайте свое время

В конечном счете, вы не сможете улучшить то, как вы используете свое время, не понимая, как вы на самом деле его используете. Отслеживание своего времени здесь элементарно — оно дает понимание и самосознание для внесения эффективных изменений, выявления скрытых потерь времени, выявления неэффективных процессов и выстраивания ваших продуктивных моделей. Вы также можете использовать его, чтобы следить за тем, как вы работаете в своем ограниченном по времени расписании.

К счастью, вам больше не нужно тратить время, чтобы понять время.Приложения для автоматического отслеживания теперь могут сделать за вас тяжелую работу, записывая каждую деталь того, как вы проводите свой день в фоновом режиме. Вам не нужно думать о таймерах запуска/остановки, и вам не нужно ничего записывать — просто продолжайте свой день и погружайтесь в детали, когда будете готовы.

⚡️ Попробуйте автоматический учет времени бесплатно

Управляйте временем с помощью этих 20 эффективных советов по тайм-менеджменту

У всех нас есть 24 часа в сутках. Но почему кажется, что некоторые люди способны извлечь максимальную пользу из каждой минуты дня? Хотите верьте, хотите нет, но они не способны замедлить время.Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с использования этих 20 супермощных советов по тайм-менеджменту.

1. Создайте аудит времени.

Когда дело доходит до тайм-менеджмента, первый шаг, который вам нужно сделать, это выяснить, куда на самом деле уходит ваше время. Вы можете думать, что отправляете электронные письма только 30 минут, но на самом деле эта задача съедает час вашего дня.

Самый простой способ следить за своим временем — загрузить приложение, такое как RescueTime, Toggl или приложение «Календарь», чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели.Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время. С помощью этой информации вы сможете внести соответствующие коррективы.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать дела на потом. Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Так что, если я начал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

В каком-то смысле это становится игрой.

Поскольку я ставлю буферы между задачами и действиями, если я не завершаю задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, зарезервированное для чего-то другого.

3. Используйте список дел, но не бросайте задачи.

«Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект. Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить», — предлагает Уильям Липовски.

«Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задание.Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, как только вы сможете это сделать. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент времени».

4. Планируйте заранее.

Одна из худших вещей, которые вы можете сделать, это проснуться без плана на день. Вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаете и занимаетесь более тривиальными делами.

Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

  • Накануне вечером. Прежде чем уйти с работы, потратьте последние 15 минут на то, чтобы навести порядок в офисе и составить список самых важных дел на завтра.
  • Первым делом с утра. Во время утренней рутины запишите 3 или 4 самых срочных и важных дела, которые нужно решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

5. Проводите утро на MIT.

Марк Твен однажды сказал: «Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше сделать это первым делом с утра».И если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую.»

Брутто? Конечно. Но смысл, который подчеркивал Твен, заключается в том, что вы должны позаботиться о своих самых больших и сложных задачах утром, то есть о самых важных задачах (MIT) дня.

Есть несколько причин, по которым это такой эффективный трюк управления временем. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше решать эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы прожить остаток дня.

6. Научитесь делегировать/аутсорсингу.

Делегирование и аутсорсинг могут быть немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то другому делать работу, которую раньше делали они. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают вашу рабочую нагрузку, а это значит, что у вас остается больше времени для более важных задач или выполнения меньшего объема работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо наймите опытного фрилансера.И, если вы решите пройти внутреннее обучение, первоначальные инвестиции в конечном итоге окупятся.

7. Устранить полуработу.

«В наш век постоянных отвлекающих факторов до глупости легко разделить наше внимание между тем, что мы должны делать, и тем, чем нас бомбардирует общество», — пишет Джеймс Клир.

«Обычно мы уравновешиваем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел, одновременно пытаясь что-то выполнить. Редко когда мы полностью поглощены поставленной задачей.

Clear назвал это «полуработой», и вот несколько примеров;

  • Вы пишете отчет, но случайно останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон без причины.
  • Вы пробуете новый режим тренировки, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что прочитали об этом в Интернете.
  • Во время разговора по телефону ваши мысли блуждают по электронной почте.

«Независимо от того, где и как вы попадаете в ловушку половинчатой ​​работы, результат всегда один: вы никогда полностью не погружаетесь в задачу, вы редко выполняете задачу в течение длительного периода времени и вам потребуется в два раза больше времени, чтобы сделать в два раза меньше», — добавляет Клир.

Клир обнаружил, что лучший способ избавиться от половинчатой ​​работы — выделить «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное». Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выкроит несколько часов, чтобы посвятить их важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

«Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сфокусированную работу и избежать фрагментарных сеансов, когда вы выполняете лишь половину работы.

8. Измените свое расписание.

Если вы читаете эту статью, то, очевидно, вы хотите открыть для себя что-то полезное в тайм-менеджменте, и я буду более чем счастлив помочь вам в этом. Но если вы боретесь с тайм-менеджментом, решение может быть таким же простым, как изменение вашего графика.

Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, проснитесь на час раньше. Лично я считаю 5:15 утра самым продуктивным временем дня, так как это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над сторонними проектами, не отвлекаясь.

Кроме того, подумайте о том, чтобы вставать раньше по выходным и, возможно, сократить количество просмотров телевизора.

9. Оставляйте буферное время между задачами и встречами.

Мгновенное перескакивание с одной задачи или встречи на другую может показаться хорошей тратой времени, но на самом деле это имеет противоположный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить свой разум и перезарядиться, отправившись на прогулку, помедитировав или просто помечтав. В конце концов, человеческий мозг может концентрироваться только около 90 минут за раз.

Без этого перерыва труднее оставаться сосредоточенным и мотивированным. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу. Я считаю 25 минут между задачами и встречами идеальным запасом времени.

10. Будьте организованны и выполняйте одну задачу.

Среднестатистический американец тратит 2,5 дня в году на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить время и деньги, наведите порядок.

Начните с того, что у вас есть дом для всего и убедитесь, что все вещи лежат на своих местах. В конце дня уберите свое рабочее место и создайте систему управления документами.

И запустите однозадачность. Большинство людей называют многозадачность главной причиной потери предметов.

11. Следуйте правилу 80-20.

«Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов приходятся на 20% вложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80% продаж обычно приходится на 20% клиентов», пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

«Когда дело доходит до того, как вы должны управлять своим временем, этот принцип также может быть применен. 80% ваших результатов зависит от 20% ваших действий».

Ренцо предлагает начать с ежедневного просмотра своего расписания или списка дел. Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из своего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас увеличить усилия по наиболее важным задачам.

12. Используйте онлайн-календарь.

Календари

долгое время были основным инструментом управления временем. Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко планировать собрания и встречи, настраивать напоминания, создавать временные блоки и планировать повторяющиеся события.

Лично я использую Календарь Google. Я думаю, что это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar также работают хорошо.

13. Перестаньте быть идеальным.

Если вы перфекционист, ничто никогда не будет достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова. Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

Так что перестань быть идеальным. Его не существует. Делайте все возможное и двигайтесь дальше.

14. Просто скажи «Нет».

Я знаю, что ты не хочешь никого расстраивать. Но вы можете справиться только с таким количеством. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помощи коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время.

15. Прививать краеугольные привычки.

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «ключевые привычки». Но какие они? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как физические упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

Эти привычки заменяют плохие привычки и побуждают к другим хорошим привычкам. В результате вы станете здоровее, сосредоточеннее и лучше сможете управлять своим временем.

16. Не тратьте время на ожидание.

Буду честен. терпеть не могу ждать. Дело не в том, что я нетерпелив. Просто я знаю, что это время лучше потратить в другом месте.

Однако вместо того, чтобы тратить это время впустую, я нашел способ извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или планирую будущий пост в блоге.

17. Работа на дому.

Знаете ли вы, что в среднем американец добирается до работы более 26 минут? И, что еще хуже, ежедневные поездки на работу становятся все длиннее.Добавьте к этому время, необходимое для подготовки, и вы легко увидите, сколько времени тратится впустую на то, чтобы добраться до работы и с работы.

Несмотря на то, что это возможно не для каждой работы, удаленная работа даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

18. Найдите вдохновение.

Когда я тащусь, я использую источники вдохновения, такие как TED Talk или биографии. Это простой способ разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

19. Объединяйте похожие задачи вместе.

Если у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня. Запланируйте конкретное время для выполнения этих задач.

Причина? Разные задачи требуют разного типа мышления. Объединяя связанные задачи вместе, ваш мозг не переключает передачи, а это значит, что вы сокращаете время на переориентацию.

20. Делай меньше.

Это тактика от Лео Бабауты. Он начал вести блог Zen Habits, и его обязательно нужно прочитать.Итак, что Лео может сказать о том, чтобы делать меньше?

Делать меньше не означает, что меньше значит больше. Это означает «чем меньше, тем лучше». Это достигается за счет замедления, осознания того, что нужно сделать, и концентрации только на этих вещах. Как только вы это сделаете, сделайте каждое действие важным. В результате вы будете создавать больше ценности, а не просто фураж.

советов по повышению производительности

6 мин. Читать

  1. Ступица
  2. Производительность
  3. Важность тайм-менеджмента: советы по повышению продуктивности

28 марта 2019 г.

Малым предприятиям и фрилансерам необходимо максимально использовать время, которое у них есть, для развития своего бизнеса, и в этом могут помочь надлежащие навыки тайм-менеджмента.Тайм-менеджмент важен для занятых компаний, чтобы они могли расставлять приоритеты для всех своих рабочих задач и быстрее достигать своих целей. Когда вы лучше управляете своим временем, вы сможете использовать новые возможности и развивать свой бизнес устойчивым образом.

В этих темах рассказывается о важности управления временем и предлагаются советы по повышению продуктивности на работе:

Что такое тайм-менеджмент?

Почему важен тайм-менеджмент?

Основы тайм-менеджмента

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это стратегия планирования вашего свободного времени и контроля количества времени, которое вы тратите на конкретные задачи, чтобы работать более эффективно.Эффективное управление временем дается одним людям легче, чем другим, но каждый может выработать привычку улучшать свои навыки управления временем. Без эффективного тайм-менеджмента ваша работа и благополучие могут пострадать, что может привести к:

  • Некачественная работа
  • Срыв сроков
  • Повышение уровня стресса
  • Нарушение баланса между работой и личной жизнью
  • Нанесение ущерба вашей профессиональной репутации

Почему важен тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент важен, потому что он помогает вам контролировать свой рабочий день, чтобы вы могли строить свой бизнес, не ставя под угрозу баланс между работой и личной жизнью.Вот семь преимуществ правильного тайм-менеджмента:

Улучшите свою производительность

Когда вы научитесь выделять время в течение дня на все важные задачи, вы будете лучше понимать, что вам нужно сделать, и сколько времени займет выполнение каждой задачи. Когда у вас есть график, которому нужно следовать, вы, вероятно, обнаружите, что тратите меньше времени на решение того, над чем работать, или на прокрастинацию, и больше времени на то, чтобы заняться важной работой. Тайм-менеджмент может помочь вам сосредоточиться только на важных задачах и не отвлекаться на отвлекающие факторы.

Производить лучшую работу

Когда вы не гонитесь постоянно, чтобы уложиться в срок, вы можете приложить больше усилий и усилий к своей работе. Тайм-менеджмент помогает расставить приоритеты задач, чтобы у вас было достаточно времени для завершения каждого проекта. Качество вашей работы повышается, когда вы не торопитесь завершить ее до того, как быстро приближается крайний срок.

Доставить работу вовремя

Правильное управление своим временем включает в себя назначение каждой задачи в вашем списке на определенные периоды времени.Многие люди используют тайм-менеджмент, чтобы выделить себе несколько дней на завершение проекта или завершить его досрочно, чтобы обеспечить буфер для любых проблем, которые могут возникнуть. Если вы правильно распланируете время, необходимое для завершения своей работы, вы сможете каждый раз укладываться в сроки.

Уменьшите стресс

Легко забеспокоиться, когда у тебя есть полный список дел, которые нужно выполнить как на работе, так и в личной жизни. Грамотное управление временем может помочь вам расставить приоритеты в списке дел и выделить время, необходимое для самых важных задач, чтобы вы точно знали, что вам нужно сделать и сколько времени у вас есть для выполнения всего.Приоритизация задач и предоставление себе достаточно времени для их выполнения может помочь снизить уровень стресса.

Улучшение карьерных возможностей

Тайм-менеджмент может помочь вам стать более надежным сотрудником, который всегда выполняет высококачественную работу в установленные сроки. Это, в свою очередь, повысит вашу ценность как работника и улучшит вашу профессиональную репутацию, что может помочь вам найти новые возможности для расширения вашей карьеры.

Повысьте уверенность в себе

Когда вы правильно управляете своим временем и успешно выполняете поставленные задачи, вы почувствуете чувство выполненного долга и уверенность в своих силах.Постоянное завершение списка ежедневных дел — мощный мотиватор, который может подтолкнуть людей к дальнейшему совершенствованию своих навыков тайм-менеджмента и поиску новых возможностей для работы.

Стать более эффективным

Когда вы поймете, как эффективно управлять своим временем, вы станете более сосредоточенными на работе, что позволит вам делать больше с меньшими затратами времени. Например, вместо того, чтобы пытаться работать над большим проектом, когда у вас есть пятнадцать свободных минут перед совещанием, вы можете выполнить несколько небольших задач за это время и отложить более крупные задачи, требующие больших умственных усилий, до тех пор, пока у вас не появится большой блок задач. свободное время.Вы сможете работать более эффективно, чтобы достичь большего за меньшее время.

Основы тайм-менеджмента

Улучшение навыков тайм-менеджмента может сделать вас более продуктивным и менее подверженным стрессу. Вот пять простых шагов, чтобы улучшить управление временем:

Планируйте заранее

Заблаговременное планирование своего времени — самый важный элемент правильного тайм-менеджмента. Поймите, когда вы наиболее продуктивны: может быть, вы наиболее бдительны утром, или, возможно, вы набираете обороты ночью.Сохраняйте самые важные и сложные задачи на тот момент, когда ваша продуктивность будет максимальной. Планируйте более простые или мелкие задачи на время, когда вы менее бдительны. Прежде чем начать каждый день, хорошо продумайте, сколько времени вы потратите на работу со всем в своем списке задач.

Расставить приоритеты задач

Оценивайте каждый проект, над которым вам нужно работать, чтобы определить, какие задачи являются наиболее срочными и важными, и сделайте их своим главным приоритетом на день. Оставьте менее важные задачи или проекты, которые еще не стали срочными, на потом, когда у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на менее важных проектах.

Устранить отвлечение

Отвлекающие факторы — один из главных убийц продуктивности. Сайты социальных сетей, смартфоны и назойливые коллеги могут отвлечь вас от ваших приоритетов и нарушить ваш график. Согласно исследованию Think Money, треть сотрудников отвлекаются на целых три часа рабочего дня. Если вы обнаружите, что некоторые отвлекающие факторы слишком велики для вас, подумайте о том, чтобы оставить свой смартфон запертым в ящике стола в течение дня или использовать расширение для браузера, чтобы заблокировать веб-сайты, которые вас больше всего отвлекают.

Не многозадачность

Многозадачность может показаться хорошим способом выполнения дополнительной работы, но на самом деле она снижает вашу продуктивность. Вместо завершения нескольких проектов вы начинаете, но не заканчиваете ни один из них. Лучший способ управлять своим временем — это сосредоточиться на одной задаче за раз и уделять ей все свое внимание, пока вы работаете над ней, чтобы избежать ошибок.

Поощряйте себя за хорошую работу

Награды могут стать отличным мотиватором для правильного управления временем.Дайте себе небольшую награду за каждую задачу, которую вы выполняете в течение дня. Например, вы можете отпраздновать завершение отчета, совершив 15-минутную прогулку на свежем воздухе. Вознаграждения поддерживают вашу мотивацию на работе и могут помочь вам достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Ищете более подробные советы о том, как улучшить свои навыки управления временем? Эта статья поможет вам стать экспертом в тайм-менеджменте.


РОДСТВЕННЫЕ СТАТЬИ

Эффективное управление временем — Основы

Это сообщение было обновлено 16 августа 2021 года

Обучение искусству рационального использования времени — ключ к успеху в любой карьере.Но, возможно, в большей степени это касается тех, кто занимается управлением проектами. Как известно любому руководителю проекта, легко заполнить свой график событиями и задачами, но так же легко быть перегруженным всей работой, которую необходимо выполнить, чтобы привести проект к успешному завершению. Так что не забывайте следовать основам тайм-менеджмента. Они могут помочь отличить спокойного, организованного менеджера проекта от стрессового, неорганизованного.

Неважно, какими проектами вы управляете.Будь то простой локальный или более сложный глобальный, чем эффективнее ваше управление временем, тем больше выиграете вы и ваш проект. Учебные курсы для менеджеров проектов помогут вам изучить методы управления проектами, которые научат вас управлять бюджетом, графиком и объемом проекта. Однако в конечном счете именно от вас зависит, насколько эффективно вы будете управлять своим временем.

Организуйте свое рабочее пространство

Поддержание порядка на рабочем месте иногда может показаться невыполнимой задачей.Это может даже показаться пустой тратой важного времени, которое вы действительно не можете уделить. Однако, как только вы интегрируете его в свой распорядок дня, он быстро станет вашей второй натурой. Тратьте около десяти минут или сколько бы времени это ни занимало каждый день непосредственно перед началом работы, организуя свое рабочее место. Очистите свой стол, уберите старую корреспонденцию и другие документы и выбросьте весь мусор. Если вы работаете исключительно с помощью компьютера и Интернета и редко пользуетесь бумажными документами, применяются те же правила. Просто убедитесь, что ваше окружение максимально чистое и опрятное — аккуратное рабочее место действительно ведет к аккуратному уму.

Преимущество выполнения этого упражнения каждое утро перед началом работы состоит в том, что если что-то важное осталось от предыдущего дня, это освежит вашу память. Это гарантирует, что он попадет на вершину вашей стопки дел. Точно так же, если на вашем столе есть какая-либо документация, которую необходимо передать другому члену вашей команды, вы можете сделать это до того, как он будет слишком занят другими делами.

Установить режим

Полная ежедневная рабочая рутина поможет вам работать намного эффективнее.Важно иметь расписание и список приоритетов. Посвятите первую часть своего рабочего дня выполнению самых важных дел. Как можно скорее избавьтесь от неотложной работы, это поможет снизить уровень стресса. Это также позволит вам более эффективно выполнять остальную часть вашей работы. Это особенно важно, когда вы работаете над большим проектом с большой проектной командой. Как руководитель проекта вы должны точно знать, над чем работает каждый член вашей проектной команды и есть ли какие-либо проблемы.Лучший способ сделать это — показать пример и установить собственную рутину, которая создаст прецедент.

Многие менеджеры проектов обнаруживают, что начинают день с быстрого командного чата. Это позволит всем дать быстрое обновление и поможет установить, есть ли какие-либо аспекты проекта, над которыми нужно работать более срочно в течение дня, или действительно возникли какие-либо проблемы. Ежедневный чат не должен быть длительным. Всего 10 минут должно сработать, и, что более важно, не обязательно включать каждого члена команды.Возможно, вам будет выгоднее общаться в чате всего с парой членов команды одновременно.

Даже если ваш проект достаточно мал, чтобы гарантировать, что у вас не будет большого количества крайних сроков, все равно важно, чтобы вы установили рутину и чувство срочности, когда дело доходит до выполнения работы. Если вы этого не сделаете, всегда есть соблазн отложить и прокрастинировать. Это то, что может легко просочиться к остальной части команды проекта.

Куда уходит ваше время?

В рамках установления распорядка может быть хорошей идеей выяснить, на что на самом деле уходит ваше время.Вы можете подумать, что у вас есть хорошее представление о том, сколько времени вы тратите на эти обычные повседневные задачи, такие как ответы на электронные письма первым делом с утра или быстрый разговор с вашей командой. Но то, во что вы верите, и то, что происходит на самом деле, могут быть двумя совершенно разными вещами. Ваши быстрые командные чаты могут длиться всего 20 минут, но если они будут занимать каждый день хотя бы 10 минут, значит, вы потеряли большую часть часа. Если это происходит с каждой ежедневной задачей, то вскоре это составляет значительную часть недели.

Вы можете скачать приложения, которые помогут вам следить за своим временем. Если вы используете его в течение недели, вы сможете создать отчет, который покажет вам, где именно вы проводите больше времени, чем вам хотелось бы. Это поможет вам, когда дело доходит до внесения необходимых корректировок.

Имейте реалистичные цели

Одна из распространенных причин, по которой люди не могут эффективно управлять проектами, заключается в том, что они тратят слишком много времени на размышления о процессах, необходимых для выполнения задачи, вместо того, чтобы ее выполнять.Регулярно ставьте перед собой реалистичные цели. Они должны быть отделены от тех, которые вы устанавливаете со своей командой, и вы должны действительно стремиться к их достижению. Мотивируйте себя, устанавливая цели и думая о наградах, которые они принесут. Сначала ставьте перед собой консервативные цели и увеличивайте их по мере того, как вы становитесь более уверенными в себе.

Нереалистичные цели могут быть очень деморализующими, если вы не сможете их достичь. И если вы будете делать это регулярно, слишком сильно напрягая себя в попытке достичь их, это может нанести вред вашему здоровью в долгосрочной перспективе.Не только это, но и постановка нереалистичных целей также может привести к ошибкам, чтобы завершить работу вовремя. Ошибки, конечно, могут стоить денег и даже увеличить ваши первоначальные временные рамки, поэтому убедитесь, что любые поставленные цели достижимы. Помните, что ваша команда рассчитывает на то, что вы будете руководить ею, поэтому подавайте хороший пример, которому они могут следовать. Это один из тех случаев, когда с небольшим опытом ваши навыки управления проектами помогут вам понять, что достижимо, а что нет.

Научитесь делегировать

Иногда одним из самых важных инструментов, которыми располагает руководитель проекта, когда речь идет об эффективном управлении временем, является понимание того, что просто невозможно сделать все. Есть некоторые аспекты проекта, с которыми должен иметь дело только руководитель проекта. Однако есть и другие вопросы, которые можно делегировать другому члену команды.

Посмотрите на свой список дел, и если вам не хватает времени, чтобы выполнить все, вам нужно рассмотреть две вещи:

  1. Какие задачи в вашем списке должны быть выполнены немедленно?
  2. Какие задачи вы можете делегировать?

Если есть задачи, которые можно делегировать или отдать на аутсорсинг, подумайте, что на самом деле это может быть лучшим использованием вашего времени.Иногда может быть трудно отпустить. Но если кто-то другой обладает полной квалификацией для того, чтобы заняться чем-то, что уменьшит вашу рабочую нагрузку и сделает вас более доступным для выполнения тех задач, которые можете выполнить только вы, то это путь вперед. Если нет никого, кто мог бы помочь, но вы чувствуете, что на самом деле есть потребность в ком-то, кто заполнил бы эту должность, рассмотрите возможность внутреннего обучения. Это также может быть полезно для карьерного роста члена команды.

Никто не идеален

Каждый хочет сделать фантастическую работу во всем, за что берется.Однако нереально полагать, что все совершенны, и уж точно не все время. Ставьте перед собой реалистичные цели и вместо того, чтобы стремиться к совершенству и провалу, стремитесь делать все возможное и делать это хорошо.

Нет иногда является опцией

Возможно, вы не хотите расстраивать других, но на самом деле существует не так много работы, которую может сделать один человек. Если у вас уже невероятно плотный график, то очень важно уметь сказать «нет» некоторым вещам.Если вы берете на себя слишком много, вы, скорее всего, будете испытывать стресс из-за большой рабочей нагрузки. Это может привести либо к спешке с выполнением работы, которая у вас есть, и, возможно, к большому количеству ошибок, либо просто к невозможности закончить все, что, конечно, может задержать важную часть проекта. Если работа, которую вас просят добавить в список, не является срочной, вполне нормально объяснить, что какое-то время вы не сможете над ней работать. Здесь важно общение.

Эффективное управление временем также во многом зависит от использования правильного набора инструментов.Мы живем в мире, где технологии могут все больше и больше помогать нам, когда речь идет об экономии времени. Если вы регулярно пользуетесь простым календарем на своем телефоне или на компьютере, возможно, стоит подумать об обновлении его до более эффективного решения. Это может быть приложение для организации, или вы можете попробовать интегрировать свой текущий календарь в свою систему электронной почты. Потратив некоторое время на поиск лучшего набора инструментов для вашей рабочей среды, вы станете вкладом в успех ваших проектов.

Если вы используете программное обеспечение для управления проектами, то вы обнаружите, что большинство из них предлагают ту или иную форму календаря, которую вы можете использовать.Это отличный вариант, поскольку он позволит вам хранить все в одном месте, что делает его очень доступным.

Избегайте отвлекающих факторов

Возможно, вы слишком часто проверяете электронную почту или сайты социальных сетей. Они будут мешать вам выполнять важную работу и будут постоянно искушать вас отвлечься. Вместо этого вам следует тщательно планировать время в течение дня, когда вы будете проверять электронную почту или социальные сети. Возможно, вы обнаружите, что использование этого в качестве стимула для завершения конкретной задачи хорошо работает для вас.Если большую часть вашего дня вы проводите сидя перед экраном, вы должны убедиться, что отключили любые автоматические уведомления, которые у вас могут быть, как для сообщений в социальных сетях, так и для электронных писем, которые предупреждают вас о новых сообщениях и сообщениях. Даже если вы установили для себя определенное время, когда вы можете просматривать эти типы сообщений, автоматические уведомления может быть очень трудно игнорировать. Любопытствовать всплывающие окна — это просто человеческая природа.

Работа на дому

Работа из дома пару раз в неделю — отличный способ выкроить самое важное время.В наш век технологий работать из дома уже не сложно и не значит быть в стороне. Вы так же доступны для связи дома, как и в офисе, а с электронной почтой и программным обеспечением для управления проектами вы можете быть каждой частью проекта, как если бы вы работали в офисе.

Дополнительное время, которое вы выиграете, не приезжая в офис, может иметь решающее значение для вашего проекта.

Эти советы помогут вам эффективно управлять временем на работе, и большая часть этих советов включена в курсы по управлению проектами, основанные на знаниях, такие как APMP или PMP.Управление проектами — это ответственная работа, сопряженная с множеством проблем и стрессовых ситуаций. Ключ в том, чтобы применять базовые стратегии тайм-менеджмента, чтобы сохранять контроль над тем, как используется ваше время, и максимально использовать каждую минуту, независимо от того, что вы делаете.

Отставить комментарий

Обязательные для заполнения поля отмечены*