Правила постановки задач подчиненным: Правила постановки задач сотрудникам: как ставить задачи правильно?

Содержание

Правила постановки задач сотрудникам: как ставить задачи правильно?

Эффективность работы компании на любом этапе управления зависит от того, насколько качественно, оперативно и старательно работают ее сотрудники. Этого добиваются только те фирмы, в которых руководители умеют давать задания так, чтобы они исполнялись безукоризненно.

Но не каждый менеджер умеет верно раздавать поручения. В большинстве случаев подчиненные или выполняют задания на автомате, или неправильно толкуют поставленные вопросы, или ленятся и халтурно справляются с проблемами.

Так как же раздавать поручения грамотно, чтобы к конечному результату не было замечаний, а работа делалась идеально? Существует несколько принципов, которые следует знать каждому руководителю, стремящемуся к росту бизнеса. О том, как правильно ставить задачи, поговорим в статье.

Что такое постановка задач

Ключевая компетенция руководителя заключается в правильном определении функций, целей компании и задач для бизнеса на конкретный период времени, а затем — в указании оптимальных способов их выполнения подчиненными с четким алгоритмом действий.

Точная формулировка проблемной ситуации, описание последовательных мероприятий и образа результата, который должен быть получен и представлен сотрудниками в результате трудовой деятельности, — это и есть процесс постановки задач в бизнесе.

При отсутствии данного навыка у руководителя персонал может неверно толковать поставленные задачи, из-за чего неправильно выполнять требования и подрывать рабочий процесс.

Зачем нужна постановка задач

Безупречная постановка задач — половина успешно выполненного задания, в которой присутствует добрая половина решения проблемы. Она организует коллектив, умножает трудовой эффект каждого отдельного участника трудовой деятельности.

В то время как хаотичные усилия без четкой формулировки всегда непредсказуемы. В результате достигается либо краткосрочный, либо некачественный, либо незначительный эффект. Более того, разрозненные действия группы людей, не объединенные общим планом под присмотром руководства, способны нанести непоправимый ущерб предпринимательской деятельности.

Виды задач

При разработке и постановке текущих задач руководителю следует учитывать их статус, срочность и значимость. В рабочем процессе принято выделять четыре типа входных поручений. Проведем их исследование более подробно.

Важные долгосрочные

Представляют собой глобальные задачи, имеющие первостепенное значение для развития бизнеса. Например, войти в десятку лучших интернет-магазинов в сегменте, поднять выручку до десяти миллионов в месяц, открыть десять филиалов по стране, разработать новую IT-технологию.

Данные задачи планируются тщательно, разрабатываются не один день, не раздаются на планерках и совещаниях. Для постановки подобных целей необходима особая атмосфера, определенный состав участников (специалисты по программированию, разработчики, топ-менеджеры, директор по маркетингу и т.д.).

Важные текущие

Требуют безотлагательного решения для последующего благополучного развития и организации бизнеса. Например, смена поставщика, разрыв договора с одной курьерской службой и заключение соглашения с другой, выбор нового партнера. Нуждаются в предварительной подготовке и планировании.

Каждодневные

Являются основными поручениями, которые должны выполняться сотрудниками ежедневно для полноценного результата работы компании. Данные вопросы обычно решаются по ходу дела, без определенной подготовки и планирования. Например, звонки и рассылка клиентам, заказ товаров.

Иные

Предусматривают задания, которые не нуждаются в срочном исполнении. От их реализации не зависит успешность деятельности и достижения компании. Например, покупка новой кофе-машины в офис, проведение корпоратива, переезд административного корпуса в новое здание.

Правила постановки задач

Эффективная постановка задач не имеет ничего общего с примитивным составлением чек-листа или списка дел. Она состоит из нескольких компонентов, к которым зачастую относятся:

  • грамотное распределение ролей в рабочем коллективе с учетом навыков и умений всех подчиненных, оперативным выполнением заданий;
  • назначение ответственных лиц за успех кампании;
  • конкретизация действий команды с указанием стратегии, целей на ближайшую перспективу, набором определенных мероприятий;
  • детализация конечного результата для мотивации персонала;
  • ограничение по времени выполнения с назначением примерных сроков полного завершения исполнения поручения;
  • использование инструментов и средств трекинга, позволяющих контролировать ход работ и все нюансы трудового процесса (программное обеспечение различной мощности, например, CRM-системы, планировщики и др.).

При постановке задач подчиненным также важно соблюдать несколько важных коммуникативных правил. В их число входят следующие:

  1. Конкретность. Указание промежуточных и конечных результатов, использование стандартов качества, критериев и характеристик готовой работы.
  2. Обозначение контекста. Передача подчиненным важности выполнения данной задачи для бизнеса в целом.
  3. Уважительность к персоналу, вежливость. Передача позитивного отношения к сотрудникам, веру в их возможности через тон, слова, жестикуляцию, мимику.
  4. Доверие. Отсутствие жесткого контроля.
  5. Открытость. Возможность в любой момент ответить на вопрос подчиненного по выполняемому им заданию.
  6. Конструктивная обратная связь. Критика должна осуществляться только по делу, иметь четкость и обоснованность, содержать рабочие советы.
  7. Благодарность за выполненный труд с пошаговым анализом деятельности.

При соблюдении данных правил постановка задач сотрудникам будет эффективной, а исполнение даст максимальный выходной результат.

Ошибки руководителей

Ряд промашек и упущений руководителя, допущенных при постановке задач, могут привести к срыву сроков, неточному исполнению поручений или игнорированию задания персоналом. Выделим пять основных моментов, на которые управленцы часто не обращают внимание. И очень зря, т.к. от них сильно страдает производительность и эффективность труда.

Уверенность в том, что подчиненный сам догадался, что руководитель имел в виду

Обязательное условие для безупречного выполнения поручения — четкая и детальная инструкция. Объяснение мелких деталей сложных задач занимает всего несколько минут, но при этом предотвращает возможные конфликты, ошибки и просчеты персонала в будущем.

Расплывчатый дедлайн

Временные рамки создания нового продукта или услуги, выполнения технического задания и т.д. должны быть четко обозначены. Слова «быстро», «скоро», «срочно» интерпретируются по-разному. В результате служащие могут пребывать в уверенности, что у них на выполнение задания есть несколько суток, тогда как вы изначально подразумевали пару часов.

Отсутствие примеров

Примеры вносят ясность в дело, помогают формировать более четкое представление о том, что вы хотите получить на выходе. Более всего они необходимы в тех случаях, если сотрудники еще не выполняли данные задания или не сталкивались с поручениями подобной спецификации на практике.

Отсутствие альтернативных вариантов

Иногда задача может быть невыполнимой в силу разных обстоятельств и причин. Тогда неплохо сразу обозначать альтернативные варианты исполнения задания. Это позволит сотруднику спокойно делать свою работу, не дергая руководителя по мелочам. При этом происходит существенная экономия времени.

Незаинтересованность в том, насколько хорошо сотрудник понял задачу

Важное условия постановки задач — осознание того, что персонал понял поставленную задачу, имеет представление о конечном результате. Поэтому грамотный руководитель обязан выяснить, остались ли у коллектива к нему вопросы. Но здесь также есть важный нюанс: многие члены команды стесняются переспрашивать или уточнять непонятые ими моменты, темы.

Во избежание данной ситуации руководителю после постановки задачи рекомендуется самостоятельно задать подчиненным открытые вопросы такого плана, как: «Где вы найдете информацию для выполнения задачи?», «Какие дополнительные инструменты понадобятся для выполнения задания?», «Какие методы и методики будете использовать?», «Нужна ли будет помощь программистов или других специалистов до завершения проекта?», «Чему вам нужно будет научиться в ходе работы?».

В этом случае руководящее лицо имеет возможность лично убедиться в том, что каждый член коллектива понимает, в каком направлении ему нужно работать и какие шаги предпринять для успешного завершения дела.

Также есть ряд табу, которые ни в коем случае нельзя допускать. Например, нельзя формулировать поручения агрессивным или диктаторским тоном, просить выполнить одно и то же задание сразу нескольких людей, отказываться признавать ошибки, игнорировать хорошо выполненную работу, оставляя ее без морального или финансового поощрения.

Использование CRM-систем

Современные CRM-платформы представляют собой удобный и простой способ держать все порученные задачи и информацию о них в одном месте. С помощью данных программ появляется возможность формулировать и раздавать поручения в режиме реального времени, контролировать ход выполнения.

Популярные сервисы собирают научную и математическую аналитику, помогают выявить успешных менеджеров и определить непродуктивных сотрудников, затягивающих сроки и не выполняющих задания.

ЛидерТаск — приложение для эффективной постановки задач

Отечественная CRM-система ЛидерТаск позволяет объединить в одном месте всю документацию компании, в том числе процессы, задачи и проекты. В программе легко осуществляются процессы делегирования, контролируются любые поставленные задачи, которые выполняются коллективом. Сервис мониторит реализацию поручений любых масштабов.

Кроме того, на платформе можно в групповой или индивидуальной беседе пообщаться с подчиненными по каждой конкретной задаче, поставить определенные сроки на выполнение того или иного поручения. Также есть возможность прикреплять документы, пользоваться множеством дополнительных программ, облегчающих отчетность и контроль. ЛидерТаск работает как на сайте, так и в оффлайн-режиме.

Заключение

Итак, как же достичь успехов в постановке задач подчиненным и добиться максимальной эффективности бизнеса при их исполнении сотрудниками? Все просто. Тщательно формулируйте детали каждого поручения, устанавливайте дедлайны, общайтесь с персоналом уважительно и назначайте ответственных лиц. Не забывайте, что поставленные задачи должны быть четкими, прозрачными и понятными.

Не забывайте контролировать процесс, но без жесткого мониторинга, чтобы не создавать напряжения в коллективе. Организуйте работу с помощью специальных инструментов, CRM-системы и трекеров. В этом случае задачи будут выполняться в срок, работа внутри компании будет отличаться сплоченностью и организованностью, а лояльность клиентов только расти.

Задачи. Люди. Результат Online | Inrpofico

Онлайн-практика «Задачи. Люди. Результат» состоит из трех уровней:

УРОВЕНЬ 1. ЗАДАЧИ

Суть любого управления (людьми, проектами, процессами) можно описать через три элемента: поставить задачу, проконтролировать исполнение, дать обратную связь.

Тот, кто выполняет все эти три элемента, тот и управляет, тот и достигает результатов. Если руководитель упускает из виду хотя бы один из этих элементов, это приводит к невыполнению планов, снижению показателей, срывам сроков, лишним тратам всех ресурсов. На занятиях этого уровня мы учим руководителей владеть этими тремя элементами.

Навыки, полученные на уровне 1, помогут вдвое сократить сроки выполнения задач, снизить количество ошибок и доработок, увеличить количество задач, которые может выполнить один подчиненный.

УРОВЕНЬ 2. ЛЮДИ

У каждого сотрудника есть четыре качества, которые определяют, насколько хорошо он будет работать. Если руководитель умеет видеть эти качества, то при отборе нового сотрудника в свою команду он сможет взять того, кто способен выдавать большее. Только одно это умение способно увеличить результаты подразделения в разы. 

Сотрудниками с разным уровнем базовых качеств нужно управлять по-разному. Кому-то нужна подробная постановка задач и пошаговый контроль, а кому-то можно дать максимальную свободу в решениях и действиях. Ошибки могут стоить дорого: слабые сотрудники остаются без контроля и «заваливают» результаты, а сильные

из-за отсутствия свободы не могут работать на полную мощность и уходят.

После освоения уровня 2 руководители научатся определять, кого стоит взять в свою команду, а с кем расстаться, смогут применять четыре управленческие стратегии, позволяющие каждому сотруднику выдавать свой максимально возможный результат.

УРОВЕНЬ 3. РЕЗУЛЬТАТ

Вершина любого управления – это способность ставить и достигать новые цели, которые будут развивать компанию. Речь идет о больших стратегических целях, о составлении планов по их достижению и о том, чтобы взять на себя ответственность за достижение этих планов и целей. На этом уровне курса мы формируем у руководителей стратегическое мышление и способность в каждой точке настоящего влиять на будущие результаты.

Руководители, освоившие уровень 3, способны вывести компанию на новый уровень.

Правила постановки целей

Правильная постановка целей поможет избежать многих непредвиденных ситуаций, которые могут привести к плачевным последствиям. Чтобы никогда не оказываться в таких ситуациях, руководитель предприятия должен четко понимать те задачи, которые стоят перед его компанией на ближайшее будущее, а также суметь правильно донести эти цели до своих сотрудников. И причем, до всех категорий сотрудников предприятия, а не только до избранных.

Постановка целей является главнейшей задачей правильного и умного руководителя предприятия. Первое правило, которое используется при приеме на работу менеджеров — это насколько четко и правильно они могут излагать свои мысли, а значит, и ставить конкретные цели перед своими подчиненными. Также руководители отделов должны правильно излагать свои цели подчиненным, поскольку, руководитель предприятия ставит конкретные цели и задачи перед руководителями отделов, а они в свою очередь уже доносят эти цели до нижнего звена сотрудников.


В результате этого, если цель будет поставлена руководителем предприятия правильно, а руководитель какого-то отдела не сможет донести ее до низшего звена сотрудников в таком виде, в котором она должна быть поставлена, то такая цель будет называться искаженной. И в итоге, получится, что те цели, которые руководитель поставил четко и правильно, простые сотрудники предприятия будут неправильно выполнять. Потому что они оказались в такой ситуации, когда они не знают на самом деле, что от них хотят. Вроде бы они и исполняют то, что им сказали руководители отделов правильно, а вот руководитель предприятия недоволен их работой, потому что те цели, которые он доносил до них через руководителей отделов, искажены.

Как же выглядит эта самая цель? Цель — это четкая задача, которая ставится перед сотрудниками конкретного предприятия.

Цель обязательно должна иметь временные рамки, то есть ограничиваться каким-то периодом времени. Для того, чтобы цели были достигнуты в определенное время и в полном объеме, необходимо, чтобы они правильно были сформулированы. Такие цели называются SMART.

Иначе, цели, которые поставлены — мнимые и не представляется никакой возможности их выполнить в определенные сроки, то эти цели никогда не будут выполнимы для ваших сотрудников. В практической управленческой деятельности есть критерии, которым должны соответствовать поставленные цели. Прежде всего, SMART цель должна отличаться конкретностью. Для этого перед постановкой цели вы должны знать ответ на такой вопрос, для чего же вам нужно это? Если вы не можете ответить на такой вопрос, то возможно вам не нужна цель, та которую вы ставите перед собой и хотите выполнять ее сами, или же поручить ее выполнение своим сотрудникам. Если же вы конкретно можете указать те результаты, которые вы получите после выполнения поставленной цели, то эта цель конкретная. Также вам необходимо конкретно рассказать о своих задачах своим подчиненным и выяснить в результате ваших объяснений поняли они те задачи, которые вы перед ними ставите.

Также сотрудники четко должны уяснить, какие плоды вашему предприятию принесет эта цель. Если сотрудники не понимают того, чем данная цель может быть полезна для них самих, то, скорее всего, ваша задача не будет выполнена так, как вам этого хотелось.

Также одним из критериев умной цели является измеримость. Измеримость предполагает тот факт, что умная цель должна быть выполнена или если она выполнена частично, то в какой степени. Если же измерители не учитываются при постановке цели, то очень сложно определить, в какой степени выполнена та или иная задача. Для измерения выполняемости цели можно применять процентное соотношение, внешние стандарты, средние показатели, частота происходящего результата, время выполнения.

Процентное соотношение — это тот критерий, который применим для повторяющихся целей.

Внешние стандарты — можно применять в том случае, если необходимо получить оценку ваших действий посторонними людьми.

Частота происходящего — это тот критерий, который принимается в основном в продажах, то есть в торговом бизнесе.

Средние показатели — этот измеритель применим в тех случаях, когда нет большой необходимости выходить на уровень выше, чем есть на самом деле. Этот показатель используется для ведения среднестатистических данных на предприятии или компании.

Время выполнения — это тот срок, за который должна быть выполнена поставленная цель. То есть это и есть временные рамки определенной задачи или цели.

Также к измерителям можно отнести еще и соответствие вашей цели корпоративным стандартам. Это значит тот факт, что каждая компания или предприятие имеет определенные стандарты в работе. И, если вы ставите цели, то они непременно должны соответствовать вашим стандартам работы или ведения бизнеса.

Еще может браться за критерий, понравится ли ваша поставленная цель вашему высшему руководству. При этом необходимо учитывать, каких методик ведения бизнеса придерживается ваш босс. Если методы выполнения цели не соответствуют методам ведения бизнеса, то такая цель будет мнима, и ее выполнение будет затруднено или же она вообще будет невыполнима.

К примеру, поставлена директором предприятия следующая цель — наладить обмен информацией между двумя отделами. Но, ранее, руководители этих отделов сообщали руководителю, что между отделами установлено информационное сообщение. Но это информационное сообщение было налажено не на том уровне, который требовался руководителю. Поэтому, в этой ситуации оказалось, что виноват сам руководитель, потому что он не конкретизировал свою цель и не указал на каком уровне должно быть налажено информационное сообщение. Выход из этой ситуации только один — в следующий раз руководитель должен четко давать задачи своим подчиненным. Он должен конкретизировать свои задачи перед ними, а также выяснить, понятны ли им его задачи.

Также, при постановке задач, необходимо учитывать достижимость таковых. И ставить цели необходимо перед теми сотрудниками, личные качества которых и их профессиональный уровень позволит им достигнуть намеченной цели. Если перед неопытным сотрудником ставить те же задачи и цели, что и сотрудником, который имеет многолетний опыт работы, то первый сотрудник, скорее всего, не сможет выполнить ваши задачи. Поэтому этот критерий очень важен для выполнения поставленной цели. В таком ракурсе можно выделить несколько типов сотрудников, которые работают на том или ином предприятии.

Опытный сотрудник

Опытный сотрудник, но в меру амбициозный

Опытный сотрудник, но не терпит изменений в своей работе

Новый сотрудник

Сотрудник, который достаточно опытен, но пока еще не уверен в своих силах.

Есть несколько вариантов установки планки для достижения цели. Для рассмотрения этих вариантов, необходимо взять средний показатель по предприятию и показатель самого трудолюбивого и инициативного сотрудника. А затем для каждого из типов работников на предприятии применить свою планку целей, которая позволит обеспечить эффективные результаты поставленных задач.

Существует четыре варианта установки такой планки. При первом варианте идет поэтапное повышение эффективности работы сотрудника. Для этого, руководитель предприятия или организации ведет поэтапное повышение планки сотрудника — начиная от незначительного повышения, и заканчивая самым высоким уровнем. Потому что именно этой категории сотрудников присущи самые высокие показатели эффективности труда. Это делается со стороны руководителя для того, что бы понять на какую высоту сможет подняться сотрудник в своей дальнейшей работе. Если сотрудник справился с самыми простыми задачами, то руководитель постепенно усложняет их, тем самым выясняя, какой потенциал заложен в сотруднике.

Такой метод повышения планки является самым распространенным среди руководителей, и пожалуй самым эффективным. И такой подход очень эффективен для тех сотрудников, которые только появились в компании.

При втором варианте повышения планки необходимы те сотрудники, которые достаточно долго работают в компании, но не стремятся изменять что-то в своей жизни. Их просто устраивает тот уровень работы, на котором они находятся. При этом методе, руководитель предприятия дает определенную задачу сотруднику и он просто не может ее не выполнить. Хотя руководителю предприятия и следует ожидать от сотрудника некоторого сопротивления, но руководитель уверен, что в итоге, сотрудник все же выполнит поставленную перед ним цель.

Третий вариант установки — подходит опытным и инициативным сотрудникам, которые желают быстрого карьерного роста, и готовы выполнять любые задачи, которые стоят перед ними. При этом варианте установки планки, основная задача — это значительно увеличить показатели работы.

Четвертый вариант — постановка таких целей, которые выше пределов возможностей всего коллектива. Эта работа будет относиться к наиболее амбициозным сотрудникам на предприятии, потому что им под силу сделать даже невозможное, то есть выжать из себя последние силы, но во чтобы то ни стало, задачу, которую ставил перед ними начальник, выполнить вовремя и в полном объеме. Поэтому для таких сотрудников, руководители предприятий и ставят самые трудные и невыполнимые задачи.

После того, как руководитель предприятия выяснит какие же цели необходимо ставить для определенного круга сотрудников, то ему будет легко определиться с сотрудником, которому можно поручить то или иное задание. И на этом этапе, руководитель уже знает, какую задачу поставить отдельному сотруднику, чтобы он работал в напряженном ритме.

Приведем такой пример. В компании работал некий сотрудник, по показателям продаж, он он значительно опережал всех своих коллег. По своим качествам, он подходил под категорию амбициозных сотрудников, которые готовы на все, лишь бы выполнить поставленную перед ним цель. Руководство компании поставило перед ним задачу — повысить среднестатистическую норму продаж в отделе. Руководитель отдела продаж поступил таким образом — он переговорил с сотрудником, и выяснил, какие у него мотивации для того, что он делает такие высокие уровни продаж. Оказалось, что его основным мотиватором является свободный график работы. Тогда начальник отдела продаж поставил перед сотрудником цель увеличить показатели продаж в 2 раза, это завышенная планка показателей продаж.

Но сотруднику было объяснено, что как только он выйдет на этот показатель, то ему будет обеспечен индивидуальный гибкий график работы в отделе. По итогам двух месяцев, сотрудник все-таки сумел достичь желаемого результата, и ему был предложен график работы такой, как именно устраивал его. Но, хотя, другие работники и не смогли повысить свой уровень продаж, все же среднестатистический показатель по отделу бы увеличен.

Еще одним критерием, который важен для постановки SMART цели, является значимость этой цели. Для этого, сотрудник из вашей постановки цели должен выяснить для себя лично значимость этой поставленной задачи. Какие материальные выгоды может иметь лично для себя сотрудник, который будет выполнять эту задачу. Если вы мотивируете ему выполнение такой задачи, то он непременно будет стремиться ее выполнить и в те сроки, которые вам необходимы. Также руководитель должен рассказать значимость поставленной задачи для его целей, что же он подразумевает на самом деле, когда ставит такую цель.

Программа постановки задач и контроль их выполнения

Дополнительные функции

Система контроля выполнения задач (другие возможные названия таск-менеджер, трекер задач, планировщик дел, задачник, система управления задачами и т.д.) в современном мире важна для любой организации, будь то промышленное предприятие, небольшая студия или государственные органы – везде важно своевременное и качественное выполнение задач сотрудниками и четкое понимание руководством загрузки персонала.

Наша система контроля исполнения поручений считается одной из самых функциональных. Ее настройки позволяют максимально учесть существующие бизнес-процессы в компании и идти на компромиссы при внедрении программы.

Так среди возможных настроек можно включить или отключить следующие функции:

— Предоставление гостевого доступа – позволяет выдавать поручения и выполнять контроль задач внештатным сотрудникам, т.е. пользователям, которые не заведены в систему.

— Делегирование поручений – позволяет привлекать для решения задач других сотрудников компании, при этом не снимая с первоначального исполнителя ответственности.

— Возможность указать дату начала – с помощью этой функции можно создавать отложенные во времени задачи.

— Повторяющиеся поручения – создаются по расписанию автоматически. Например, подготовка отчета к оперативному совещанию каждый понедельник в 10.00.

— Разделение запрос/поручение – не в каждой компании позволено ставить руководителям от подчиненных сотрудников. Мы предлагаем в этих случаях подчиненным направлять запросы в адрес руководства (например, предоставление отгула или отпуска).

— Шаблоны поручений – для однотипных заданий есть возможность создать шаблон и далее использовать его в нужный момент для максимально быстрой постановки задачи.

— Группы поручений – возможность объединения поставленных задач в общую папку позволяет управлять небольшими проектами просто «накидывая» задачи и дальнейшим контролем их исполнения.

— Возможность взять в работу поручение – используется, когда необходимо подтверждать принятие задачи. Автору поручения уходит уведомление о том, что исполнитель начал выполнять работу.

— Возможность ставить поручения на несколько исполнителей – функция включается, когда необходимо чтобы по одной задаче отчитывались несколько исполнителей одновременно.

— Блокировать возможность отклонить поручение/запрос – эта настройка позволяет отключить базовую возможность отклонять задачу исполнителем в тех случаях, если она была поставлена ошибочно ли не по адресу.

— Возможность создавать поручение на отдел – когда непонятно кто должен выполнить задачу, то в качестве исполнителя можно указать целое подразделения, а свободный сотрудник уже сам примет задачу в работу.

— Возможность передавать поручение другому исполнителю – хотите просто «отфутболить» задачу другому сотруднику? Да, это возможно, если администратор модуля «Поручения» в настройках установит такое разрешение.

— Представление в виде канбан досок – возможно 2 режима отображения интерфейса: в виде классических списков задач разделенных по автору, исполнителю либо по группам; в виде д осок – планируемые задачи, в работе, просроченные, завершенные.

— Настройка уведомлений по задачам на электронную почту пользователя, а так же в виде push-уведомлений в мобильном приложении.

— Возможность создавать планируемые поручения – постановка задачи без указания срока исполнения и конкретного исполнителя. К такой «подвешенной» задаче можно вернуться позже и указать срок исполнения и исполнителя.

— Интеграция с почтой – можно задать правила формирования задач из входящей электронной почты.

Online крауд-тренинг для руководителей «Фокус на подчиненном» с Сергеем Колесниковым — Тренинговый портал Беларуси

За последний десяток лет бизнес сильно изменился. Это привело к существенной трансформации роли менеджера, его функций и задач. Каждый управленец это понимает и ожидает от обучения исключительной практичности, получения рекомендаций и инструментов, которые будут давать результат в сегодняшней действительности. Именно поэтому, крауд-тренинг Сергея Колесникова построен на бизнес-кейсах “из реальной жизни управленца” и фокусирует внимание участников обучения на самых действенных сегодня инструментах управления. Они коротко обсуждаются и целенаправленно оттачиваются на live-тренировках, а также внедряются в практику управления с помощью полевых заданий.

Авторская технология blended learning CCI, которую разработала группа консультантов IHCA, делает онлайн-формат обучения особенно эффективным для тех руководителей, которые ценят свои время и при этом хотят приобрести не только знания, но и практические навыки. Это подтверждает статистика: высокий NPS тренинга 76%, Средний балл удовлетворенности 9,4 из 10 баллов (по оценке 242 руководителей, прошедших обучение по данной программе в 2021 году).

Для кого

Для руководителей среднего и высшего звена, сотрудников кадрового резерва.

Кто выберет этот формат обучения

1. Кто хочет перевести знания в практику и нуждается в тренере, который в этом поможет
2. Кто ценит свое время и рассчитывает на гибких тайминг обучения и на фокусировку на самых важных темах
3. Кто хотел бы много тренироваться в группе с равными (руководителями) и при этом иметь возможность лично коммуницировать с бизнес-тренером

Преимущества online-крауд тренинга

1. Знания незамедлительно переводим в практику через live-тренировки и полевые задания. Используются платформы zoom и getcourse. 80% курса – это групповые тренировки, отработка полученных умений в полях и индивидуальная коммуникация с бизнес-тренером.
2. Простота и доступность материала. Курс упакован видео-роликами (без воды, только инструктажи по управленческому инструментарию), чек-листами, инструкциями, примерами из практики и прочими раздаточными материалами в электронной форме. Все это остается у вас после обучения.
3. Групповая динамика и азарт командной работы на live-тренировках.
4. Индивидуальные коучинг-сессии – это особая возможность получения личной консультации и рекомендаций от бизнес-тренера.
5. Гибкость в выборе времени обучения. Строго определены только групповые live-тренировки и индивидуальные коучинг-сессии.

Задачи крауд-тренинга

• Пополнить знания: понять, какие бывают подчиненные (типология) и какими инструментами управления можно пользоваться, чтобы получать наивысшие результаты.
• Сформировать умения: провести серию тренировок использования инструментов управления в групповых и индивидуальных live-тренировках (zoom).
• Закрепить навыки: через полевую отработку, применить инструменты управления на практике и получить обратную связь от бизнес-тренера.

Модульная система обучения

Программа обучения состоит из 6 модулей, которые организованы в формате blended learning CC . 1 модуль = 1 календарная неделя обучения:
• 3-4 видеоурока (2-3 часа)
• Две Live-тренировки в zoom (каждая тренировка длится 2 часа)
• Домашнее задание к каждому уроку, прямая коммуникация с тренером по выполнению задания
• Полевая отработка навыков работы с подчиненным
• Обратная связь от тренера по всем домашним заданиям и полевой отработке
• Индивидуальная коучинг-сессия (1 час – по итогам прохождения всего курса обучения)

Программа обучения

Модуль 1. Управление, власть, лидерство. Типология подчиненных.

Что будем обсуждать:
• Специфика управления подчиненными.
• Роль и функции руководителя.
• Концепция лидерства в современном бизнесе.
• Золотая формула профессионального руководителя.
• Ментальные установки современного руководителя / ментальные установки подчиненных. Почему это важно и что с этим делать.
• Власть и ее функции. Алгоритм завоевания, удержания и укреплении власти руководителя.
• ДНКП-модель Лидера: 4 уровня корпоративной зрелости подчиненных.
Какими инструментами научимся пользоваться:
• Инструменты формирования поля власти.
• Самодиагностика Лидера (выявление сильных сторон и зон развития)
• Инструменты управления подчиненными на разных этапах корпоративной зрелости.
• Инструменты управления подчиненными разного психологического типа.
Live-тренировки:
• Тренировки укрепления поля власти в предложенных бизнес-ситуациях (zoom live-тренировка).
• Тренировки подбора инструментов управления под уровень корпоративной зрелости подчиненного.

Полевое задание:
• Диагностика подчиненных с использованием предложенных инструментов.
• Чек-лист зон развития участника обучения. Обсуждение результатов с бизнес-тренером.

Модуль 2. Принятие решений, постановка задач и делегирование.

Что будем обсуждать:
• Принятие решений: методы, инструменты в индивидуальных и групповых решениях.
• Правило «Сито проблем» в принятии решений.
• Постановка задач: основные правила коммуникации с подчиненными при постановке задач с учетом типа подчиненного.
• Шаблоны постановки задач и его вариации с фокусировкой на подчиненного.
• Делегирование: что, как, кому и зачем делегировать.
• Инструкция по делегированию. Шаблоны для отработки навыка на практике.
Какими инструментами научимся пользоваться:
• Техники принятия управленческих решений: «7 вдохов и выдохов»; Техника «Выгоды/Угрозы»; Техника «No Problem»; Техника «Многообразие альтернатив»; Техника «Poker Face»; Техника «Anything is possible»; Техника «Усугубление проблемы»; Техника «Дробление».
• 5 инструментов при постановке задач для разных типов подчиненных.
• Техники утилизации возражений при постановке задач (“а почему это должен делать именно я?”
• Базовые техники прямого и косвенного влияния на подчиненного при постановке задач.
Live-тренировки:
• Тренировка использования техник принятия решений.
• Тренировки инструментов постановки задач и утилизации возражений подчиненных.

Полевое задание:
• Постановка задач подчиненному с использованием предложенного шаблона. Чек-лист сеанса постановки задач и обсуждение результатов с бизнес-тренером.

Модуль 3. Управленческий контроль. Обратная связь.

Что будем обсуждать:
• Цели и виды управленческого контроля.
• Схемы контроля для различных деловых ситуаций.
• Правила контроля: что нужно, что можно, что запрещено.
• Баланс контроля и свободы.
• Контроль удаленных работников.
• Контроль и авторитет руководителя: 7 основных ошибок контроля, которые снижают авторитет.
• Обратная связь: цели и задачи.
• Основные правила предоставления обратной связи.
• Типы обратной связи. Корректирующая и аффилиативная обратная связь в зависимости от уровня корпоративной зрелости подчиненного.
Какими инструментами научимся пользоваться:
• Конструктор формы контроля.
• Техники предоставления индивидуальной и групповой обратной связи подчиненному: «Цветик-семицветик»; Правило «Закрой рот»; Техники активного слушания; Техника SLS; Техника «Гамбургер-Плюс»; Техника «DSM»; Техника BOFF.
Live-тренировки:
• Тренировка предоставления подчиненному обратной связи.
• Тренировка по бизнес-кейсу “ЧП в интернет магазине”.

Полевое задание:
• Подготовка и проведение сеанса обратной связи с подчиненным. Чек-лист сеанса и обсуждение результатов с бизнес-тренером.

Модуль 4. Мотивирование подчиненных.

Что будем обсуждать:
• Из чего состоит система мотивации. Роль и задачи руководителя.
• Что нужно знать из теории мотивации. Примеры использования теории на управленческих кейсах.
• Инструменты сканирования мотивационного профиля сотрудника и как это делать на практике.
• Материальная мотивация: как сформировать справедливую для подчиненного и компании систему оплаты труда на примерах.
• Нематериальная мотивация: подхода и инструменты на примерах из практики.
Какими инструментами научимся пользоваться:
• Структурированное мотивационное интервью.
• Конструктор вопросов на определение мотивационного профиля сотрудника.
• Счетчик оплаты труда на базе KPI.
• Long-list: 60 инструментов нематериальной мотивации и план задач руководителя по их внедрению.
Live-тренировки:
• Тренировка проведения мотивационной беседы с сотрудником.
• Тренировка на основании кейса “Заявление на увольнение. Определение пяти демотиваторов подчиненного”.

Полевое задание:
• Определение мотивационного профиля подчиненных с использованием предложенного теста.
• Подготовка и проведение мотивационной беседы с подчиненным. Оценка по чек-листу и обсуждение результатов беседы с бизнес-тренером.

Модуль 5. Команда победителей

Что будем обсуждать:
• Как собрать команду победителей. Принципы работы лучших команд в мире.
• Что происходит с сотрудниками, объединенными в одну группу.
• Фазы развития команды.
• Кто командный, кто одиночка и что с этим делать.
• Роли в команде и как управлять всем этим “театром”.
• Пороки команды и инструменты «лечения».
• Командный договор: что должно быть оговорено на берегу, чтобы снизить риски разногласий и конфликтов в дальнейшем.
• Кросс-функциональные команды и роль руководителя в интеграции системы управления в компании.
• Совещания на удаленке. 15 рекомендаций руководителям.
Какими инструментами научимся пользоваться:
• Групповые коммуникации “Круглый стол / квадратный стол”.
• Элементы фасилитации в работе с командой.
• Командные игры (сценарии).
• Инструменты снижения негатива в командных коммуникациях.
• Тимбилдинги на удаленке.
Live-тренировки:
• Тренировка “Убийца команды” (как развивать конструктивную коммуникацию и гасить “убийц” командного взаимодействия)

Полевое задание:
• Чек-лист оценки команды по Ленсиони.
• Зоны развития команды.
• Командная игра “Бутылочка”. Обсуждение результатов с бизнес-тренером.

Модуль 6. Тайм-менеджмент

Что будем обсуждать:
• Декларация о личной миссии и целях жизни.
• Пирамида Франклина.
• Планирование и организация работы (своей, подчиненных, команды).
• Хронометраж.
• Классическая модель тайм-менеджмента и как ее трансформировать в актуальную действительность.
• Ключевые принципы тайм-менеджмента.
• Пожиратели времени. Что крадет наше время? Расстановка приоритетов (инструменты и методы).
• Прокрастинация и прочие болезни, вызванные эпидемией экономической ситуацией. Рецепты профилактики и лечения для тех, кто не хочет болеть.
• Самомотивация / Самосаботаж.
• Планирование: оптимизация процесса разработки индивидуальных и групповых планов.
• Прокрастинация и прочие “болезни” удаленки.
Какими инструментами научимся пользоваться:
• Приоритизация задач (3 инструмента).
• Планировщик (почему не всегда работают известные приложения и как их запустить).
• Таблица встреч.
• Таблица контактов.
• Инструменты личного микро-менеджмента (осознанность, усидчивость, приоритизация и пр.).
Live-тренировки:
• Анализ и оптимизация рабочего дня. Загрузку разбираем на детали.
• Бизнес-кейс “Переговоры с подчиненным по приоритетам и распределению загрузки”.

Полевое задание:
• “Мои 9 жизней” (саморазвитие руководителя)
• “Один миллион” (саморазвитие руководителя)
• “Оптимизация рабочего дня подчиненного”. Чек-лист результатов оптимизации и обсуждение их с бизнес-тренером.

По итогам обучения участник получает

• Все материалы тренинга в электронном виде
• Рекомендации по профессиональному развитию от Колесникова Сергея
• Напечатанный и электронный сертификат от Международной Академии Человеческого Капитала IHCA
• Лучший участник обучения (по итогам рейтинга) получает ценный подарок

Руководство по управлению персоналом | Зарплата

Ожидания, которые вы возлагаете на своих сотрудников, и ожидания, которые они возлагают на самих себя, очень сильны и определяют, как ваши сотрудники будут работать. Это известно как самоисполняющееся пророчество или эффект Пигмалиона.

Эффект Пигмалиона на рабочем месте выглядит следующим образом:

Руководство возлагает большие надежды на своих подчиненных.

Эти ожидания сообщаются сознательно или бессознательно.

Сотрудники сознательно или бессознательно улавливают эти ожидания.

Производительность сотрудника соответствует ожиданиям руководства.

Вы как лидер можете контролировать работу своих сотрудников, поощряя их. Хвалите их успехи и признавайте их преданность и упорный труд.Это поможет повысить самооценку ваших сотрудников и добиться стабильных результатов в положительной производительности труда.

Как видно из эффекта Пигмалиона, если вы постоянно не поощряете своих сотрудников, вы работаете против себя.

Когда сотрудники чувствуют, что не оправдывают ожиданий своего начальника, их самооценка и эффективность работы начинают падать. Если руководство не будет последовательно мотивировать и поощрять всех сотрудников, то сотрудники, которыми пренебрегали, будут думать, что они ниже своих коллег и не подходят для поставленных перед ними задач.

Легко упустить несколько человек, когда у руководства так много обязанностей; однако чрезвычайно важно проявлять бдительность в отношении таких распространенных ошибок управления.

Цель любого руководства всегда должна состоять в том, чтобы мотивировать и вдохновлять. Целеустремленные сотрудники всегда превосходят ожидания.

Вот несколько способов поощрения и повышения самооценки сотрудников:

  • Выразите признательность или благодарность.
  • Дайте им время.
  • Хвалите и одобряйте.
  • Будьте согласны.
  • Будьте искренними и улыбайтесь.

Вы также должны поощрять сотрудников к участию в проектах, которые могут быть успешными, или в сложных заданиях, но не настолько, чтобы они подвергались высокому риску неудачи.Работайте над развитием своих сотрудников, заботясь об их интересах и используя их сильные стороны.

Никогда не недооценивайте силу ожиданий и благодарности.

Как повысить производительность команды с помощью правила 1-3-5

Результаты недавнего исследования, проведенного Gallup, показали, что до 85% сотрудников по-настоящему не вовлечены в работу. Это имеет некоторые важные глобальные последствия для бизнеса. Согласно исследованию, ежегодно в мире теряется около 7 триллионов долларов США из-за потери производительности.

Исследование также показывает, что 67% большинства сотрудников «не заняты» на своем рабочем месте. От компаний цифрового маркетинга, ориентированных на данные, до многонациональных бухгалтерских фирм — все рабочие места страдают от незаинтересованного персонала.

Аналогичное исследование, проведенное Time Doctor, компанией по управлению производительностью, оценивает, что предприятия теряют 40% потенциальной производительности из-за сотрудников, не связанных с работой, связанных с серфингом в Интернете. То же исследование показывает, что в среднем работники, имеющие подключение к Интернету на работе, проводят около 21 часа в неделю в Интернете, находясь в офисе.

Дальнейший анализ этого исследования показал, что большая часть не связанного с работой времени в Интернете тратится на социальные сети. Другие распространенные способы, которыми сотрудники тратят время, включают общение с коллегами, личные звонки, длительные обеденные перерывы, посещение плохо спланированных виртуальных встреч и проверку личной электронной почты.

Из-за отсутствия вовлеченности и низкой производительности, что является общей проблемой для бизнеса, некоторые команды ищут новые методы повышения производительности.Одним из самых простых и эффективных является умное правило продуктивности, называемое правилом 1-3-5.

Правило 1-3-5

Правило 1-3-5 — это метод, который используется для того, чтобы сотрудники вашей команды могли выполнять важные задачи быстро и эффективно, оставаясь при этом вовлеченными в свою работу.

Правило работает следующим образом: вместо создания большого списка дел, которые кажутся бесконечными на каждый день, люди разбивают свой день на более иерархический набор задач.

Они должны начать с одного большого или более сложного задания, затем перейти к трем средним заданиям и, наконец, к 5 маленьким заданиям. Правило 1-3-5 основано на понимании того, что человек может делать только ограниченное количество дел каждый день, поэтому ему следует планировать свой день так, чтобы выполнять самые важные задачи в порядке убывания размера.

Очевидно, что это правило не может быть использовано для всего, и неизбежно, что в некоторые дни у людей в течение дня будет доминировать длинная встреча или несколько срочных задач в течение дня.Таким образом, важно оставаться гибким, но все же стараться максимально соответствовать правилу.

Причина того, что правило 1-3-5 имеет иерархическую структуру, заключается в том, что сотрудники вашей команды хорошо справляются с большими проектами и результатами, но также могут выполнять более мелкие задачи, такие как администрирование команды или завершение обновлений.

Сочетание новых уровней производительности с признанием занятости также может реально способствовать развитию культуры повышения производительности и вознаграждения на вашем предприятии.

Применение правила 1-3-5

Применение правила 1-3-5 означает, что члены команды анализируют свою рабочую нагрузку и упрощают подход таким образом, чтобы обеспечить прогресс каждую неделю. Этот метод может быть применен к предприятиям от компаний, занимающихся облачными вычислениями, до образовательных учреждений и многого другого.

Список задач

В начале каждой недели, возможно, в воскресенье вечером, люди, желающие применить правило 1-3-5, должны составить список всех задач, которые они хотели бы решить на предстоящей рабочей неделе.Возможно, это крупные проекты, такие как завершение обслуживания клиентов решений совместного просмотра вашей компании. Это могут быть вещи, которые были перенесены с прошлой недели, или небольшие задачи, такие как накопление административной работы, которая улучшит повседневную производительность.

Если ваша команда обычно работает над более крупными проектами, выполнение которых занимает несколько месяцев, например, над созданием целого веб-сайта электронной коммерции, может быть важно разбить их на этапы.

Смотрите также

Как эффективно сотрудничать с удаленными командами

Классификация задач

После того, как они составили свой список, члены команды должны классифицировать каждую из задач с учетом их важности.У них должен быть раздел для основных задач, средних задач и второстепенных задач.

Если люди пытаются сгруппировать задачи по уровням важности или размеру, одним из хороших индикаторов является то, сколько времени, по их оценке, потребуется для выполнения задачи. Например, на выполнение большой задачи обычно уходит от 3 до 5 часов. Небольшие задачи могут занять до получаса или около того.

Кроме того, люди должны учитывать уровень усилий, которые могут потребоваться для выполнения задачи.Например, большой задачей может быть настройка нового способа оплаты для вашего бизнеса. Небольшой задачей может быть выполнение административной задачи, например заполнение протокола собрания в электронной таблице.

Если задача относительно проста, ее следует обозначить как небольшую задачу. Более сложные цели следует считать большой задачей, так как они потребуют больше усилий.

При записи различных задач на неделю рекомендуется порекомендовать членам команды выделить место для задач, которые могут быть созданы на собраниях или других мероприятиях.Это означает, что у члена команды может быть группа основных задач, над выполнением которых нужно работать, но также у него будет встроенная в систему гибкость для задач, которые могут возникать случайно.

Еще один совет по организации задач на неделю – напомните своей команде о том, что задачи должны выполняться. Например, вместо того, чтобы написать «содействовать улучшению отношений с клиентом X», они могут написать «позвонить клиенту X, чтобы сообщить ему о последних предложениях нашего сервиса». Если сделать задачу чем-то, что член команды может осязаемо сказать, что он сделал, то выполнение задач становится более определяемым.

Полезный способ обеспечить более четкое определение задач — использовать инструменты для малого бизнеса, такие как программное обеспечение для управления проектами, которые предоставляют руководства о том, как сделать цели менее абстрактными.

Наконец, члены команды должны просмотреть меньшие пункты в своем списке и задаться вопросом, должны ли они выполняться сами или их можно делегировать другому члену команды. Однажды этот процесс может быть обработан ИИ, однако до тех пор эффективная организация своих задач зависит от человека.

Создание списка дел на неделю

После того, как они составили список всех задач на неделю и отсортировали их по степени важности, члены команды могут приступить к фактическому написанию списка 1-3-5. Это также хорошая возможность поощрить сплочение команды, заставляя членов вашей команды составлять списки друг друга, развивая больше эмпатии и помогая им по-новому освоить технику.

Для этого сотрудникам рекомендуется выделить выделенное место либо на цифровом устройстве, либо на электронной доске, которое можно обновлять и управлять им для внесения изменений.Программное обеспечение для управления проектами — одна из самых простых платформ для такого рода планирования работы.

Другие рекомендуемые платформы для этих списков включают приложения, специально разработанные с учетом метода 1-3-5. Как и другие программные технологии, такие как программное обеспечение для поддержки продаж или программное обеспечение для цифрового маркетинга, эти приложения для управления задачами повышают производительность за счет использования технологических достижений.

Взаимодействие с правилом 1-3-5

После того, как члены вашей команды успешно спланировали свою неделю изо дня в день, следующим шагом будет соблюдение правила и выполнение поставленных задач.

Начни с большого

Правило 1-3-5 построено специально для того, чтобы поставить на первое место самую сложную и трудную задачу. Независимо от того, пересматривает ли ваш бизнес процедуру маршрутизации колл-центра или создает совершенно новое письмо с предложением для потенциальных клиентов, определение самой сложной работы — это легкая часть на каждый день, а ее выполнение — это другое дело.

Однако размещение этих задач в начале дня имеет логическое обоснование. В начале дня у рабочих больше всего энергии и меньше всего отвлекающих факторов.Это особенно верно, если у вас есть офис, полный людей, которые ставят свои самые важные задачи на первое место.

Преимущество выполнения самой сложной задачи в начале дня заключается в том, что остальные задачи дня кажутся более выполнимыми. На самом деле, выполнение крупной задачи в первую очередь побуждает сотрудников браться за другие задачи, поскольку они чувствуют прилив сил в сообществе на рабочем месте, что в конечном итоге может привести к тому, что они будут работать более продуктивно с каждым днем.

Перерывы по-прежнему поощряются

Использование правила 1-3-5 не означает, что каждая доступная минута дня используется продуктивно.На самом деле навязывать сотрудникам такой график работы было бы контрпродуктивно. Люди биологически неспособны неуклонно сосредотачиваться на задаче в течение нескольких часов.

На самом деле, мозг работает оптимально, когда он переключается между сосредоточением и расфокусировкой. Научные данные свидетельствуют о том, что люди более эффективно справляются с задачами, если они решают их короткими очередями. Этот метод коротких спринтов является основой для системы продуктивности, называемой техникой Помидора.

Техника помидора

Техника помидора — это система тайм-менеджмента, которая предлагает вам чередовать периоды сосредоточенной работы и частые короткие перерывы.Техника была разработана, чтобы способствовать устойчивой концентрации, а также предотвращать умственную усталость.

Внедрение техники Помидора — это простой метод, который можно применить для решения задач в рамках правила 1-3-5. Он принимает форму пятиэтапного процесса, который объясняется ниже:

  • Шаг 1. Выберите задачу (может быть большой, средней или маленькой).
  • Шаг 2: Установите 25-минутный таймер.
  • Шаг 3: Работайте над этой задачей, пока не сработает таймер.
  • Шаг 4: Сделайте 5-минутный перерыв.
  • Шаг 5: После каждых четырех задач или «Помидоров» делайте более длительный перерыв на 15–30 минут.

Хотя 25-минутное окно фокуса может быть хорошей отправной точкой для вашей команды, это не означает, что оно должно быть высечено в камне. Если члены команды считают, что этот период времени слишком велик или что они могли бы сделать больше, важно, чтобы они могли приспособиться, чтобы метод работал на них.

Важное сообщение, которое следует усвоить, заключается в том, что выполнение задач необходимо разбивать на более мелкие фрагменты, требующие особого внимания.

Метод действительно воплощает в себе изречение Сократа: «Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Как и в случае с правилом 1-3-5, существуют также приложения, помогающие реализовать метод Pomodoro, которые можно установить на компьютеры членов команды или мобильные устройства.

Если вы собираетесь потратить некоторое время на то, чтобы переосмыслить методы повышения производительности вашего персонала, возможно, было бы благоразумно убедиться, что вы управляете ожиданиями клиентов, пока вы проходите этот переходный период.

Практика глубокой работы

Еще один метод, который может помочь работникам соблюдать правило 1–3–5 в таких отраслях, как строительство или образование, называется «глубокая работа». Он был разработан Кэлом Ньюпортом, выдающимся адъюнкт-профессором факультета компьютерных наук Джорджтаунского университета.

Этот метод основан на вовлечении в более продуктивное и сосредоточенное состояние, которое помогает людям выполнять задачи более эффективно.

Для достижения этого сфокусированного состояния используется целый ряд методов.Некоторые из наиболее эффективных кратко описаны ниже:

  • Удаленность от социальных сетей: Ньюпорт объясняет, что социальные сети в целом являются разрушительной силой в повседневной работе людей и мало помогают в выполнении полезных задач.
  • Установите четкие промежутки времени для работы: как и в технике Помидора, культивирование состояния глубокой работы может быть достигнуто путем выделения периодов интенсивной концентрации, которые не должны отвлекать.
  • Используйте поездки на работу, занятия спортом и другие повторяющиеся задачи, чтобы подумать о решениях проблем: вместо того, чтобы использовать это время, чтобы полностью отключиться от какого-либо фокуса, его можно было бы использовать для обдумывания возможных творческих решений различных проблем, с которыми сталкиваются сотрудники. столкнулись при выполнении задачи.

Заключительные мысли

Внедрение метода 1-3-5 в вашем бизнесе в сочетании с другими методами, описанными в этой статье, должно помочь повысить производительность вашей рабочей силы. Кроме того, он должен также поощрять привычки, которые должны означать долгосрочный переход к более качественному вкладу всех сотрудников.

Надеемся, что при рефлексивном анализе с использованием инструментов супервайзера агентов или статистического анализа вы должны увидеть улучшение основных ключевых показателей эффективности, на которые вы ориентируетесь в качестве барометра успеха вашего бизнеса.Это могут быть такие показатели, как повышение уровня обслуживания клиентов или увеличение числа закрытых сделок в месяц.

15 невероятно полезных советов для повышения эффективности команды

«То, как играет команда в целом, определяет ее успех. У вас может быть самая большая группа индивидуальных звезд в мире, но если они не будут играть вместе, клуб не будет стоить ни гроша». — БЭБ РУТ.

Извечный вопрос о том, как сплотить команды и поощрить культуру сотрудничества, уже несколько десятилетий беспокоит менеджеров.У вас лучшие сотрудники на рынке, но это не приводит ни к каким результатам.

Времена изменились, и со временем изменились некоторые советы и приемы повышения эффективности команды. В этом блоге я собрал как старые, так и новые идеи, которые есть у успешных лидеров и которые они продолжают применять для повышения эффективности команды своих сотрудников.

15 эффективных способов повысить эффективность команды

1. Дайте им цель

Объясните свое «почему» членам вашей команды (сотрудникам).Цель вашей организации и как она связана с их «почему». Причина, по которой они присоединились к вашей организации и внесли свой вклад в организацию. Когда вы придаете значение их задачам, они могут найти свою мотивацию и поставить соответствующие цели для достижения. Напоминание им о более широкой картине может помочь им понять критическую роль, которую они играют в общем успехе.

Связанный: 40 лучших мотивационных цитат сотрудников, которые вдохновят вашу рабочую силу

2. Ставьте четкие цели и задачи

Для эффективной работы командам необходимо знать, что они должны делать.Подробный и всеобъемлющий план, в котором излагаются их ежедневные задачи и обязанности, может помочь сотрудникам добиться большего. Постановка четких целей и задач позволяет сотрудникам лучше понять свое положение в компании, какие навыки им необходимо развить для выполнения задач и насколько важен их вклад.

Важная роль, которую играют здесь лидеры, заключается в том, чтобы решить, кто подходит для какой должности, и соответствующим образом распределить роли и обязанности. Когда вы назначаете отдельные задачи отдельным людям, они могут сначала сосредоточиться на этой задаче, завершить ее, а затем перейти к следующей цели.

3. Ставьте достижимые цели

После того, как вы делегировали цели и задачи, важно установить цели, которых можно достичь. Цели для членов команды должны быть достаточно высокими, чтобы это было сложно, но в то же время достаточно низкими, чтобы они могли достичь своих целей в течение заданного времени и доступных ресурсов. Такие планы дают вашей команде чувство достижения, но при этом гарантируют, что они будут рады будущим задачам. Это также позволяет сотрудникам учиться и приобретать разнообразные навыки.

Связанный: 5 советов, как сделать постановку целей для сотрудников более эффективной

4. Предоставить самые современные технологии

Технологии на рабочем месте изменили определение различных жизненно важных функций. Поскольку миллениалы и искусственный интеллект захватывают рабочие места, стало важно постоянно обновлять и пересматривать рабочую силу.

Технология

помогла создать высокопроизводительные команды благодаря эффективному сотрудничеству, общению и автоматизации. Команды, разбросанные по всему миру, могут общаться за считанные секунды благодаря облачным инструментам и технологиям.

Трудоемкие задачи, такие как архивирование и копирование, можно автоматизировать с помощью алгоритмов машинного обучения. Это помогает сэкономить время сотрудников и сосредоточиться на таких важных аспектах, как интерпретация и принятие решений.

Еще одной важной областью, в которой технологии сыграли огромную роль, является обучение и обучение. Обучение стало электронным обучением, а обучение стало геймифицированным. Курсы электронного обучения основаны на таких методах, как аудио- и видеозаписи, викторины, рассказы, вместо того, чтобы человек читал лекции сотрудникам о курсе.

5. Дизайн комфортных офисных помещений

Хотя некоторые менеджеры могут не считать это важным аспектом продуктивности и производительности своих сотрудников, потребность в хороших офисных помещениях огромна. Ваши сотрудники никогда не захотят прийти в место, которое не обслуживается и не соответствует гигиене.

Но хорошо спланированные рабочие места с удобным расположением сидений, новейшими технологическими устройствами и программным обеспечением, надлежащим освещением и вентиляцией могут повысить производительность команды.Они заставляют сотрудников сосредоточиться на своей работе, не беспокоясь о своих шатких стульях, грязных мусорных баках рядом с ними или скорости своего ноутбука.

Чтобы помочь регулировать совместную работу и общение между сотрудниками, современные рабочие места в настоящее время переходят к коворкинг-пространствам. Преимущество этих пространств заключается в том, что они избавляют сотрудников от духоты корпоративной обстановки и позволяют им чувствовать себя комфортно, работая и передвигаясь.

6. Участие в принятии важных решений

«Две головы лучше, чем одна.

Чтобы повысить производительность команды, привлекайте членов вашей команды к процессам принятия решений. Это дает им чувство важности и заставляет их чувствовать, что вы цените их мнение. Это также улучшит диалог и ваши отношения с вашими сотрудниками.

Вовлечение сотрудников в деятельность компании прокладывает путь к прозрачности и держит их в курсе решений и событий, происходящих в компании. В результате сотрудники чувствуют мотивацию к работе и могут разрабатывать инновационные идеи для улучшения обсуждения.Они также могут указать на вещи, которые вы могли бы упустить из виду.

7. Общайтесь, а потом еще раз общайтесь

Если вы хотите, чтобы команды преуспели и достигли своих целей, у вас не может быть рабочей силы, которая мало или совсем не работает на внутреннем общении. Чтобы команды могли работать, им необходимо иметь надлежащую «передачу информации между всеми различными уровнями организации».

Команда, которая часто и честно общается, всегда будет более эффективной и успешной, чем ее коллега.Команда, которая общается, знает друг друга. Они знают сильные стороны, возможности и области друг друга, где им может понадобиться помощь других. Они более синхронизированы друг с другом, что в конечном итоге отражается на их работе и приводит к более быстрому и совершенному выполнению обязанностей.

Связанный: 7 причин, почему внутренняя коммуникация важна на рабочем месте

8. Проведение тимбилдинговых мероприятий

Лучший способ инициировать обсуждаемое выше общение между членами команды — проводить мероприятия по формированию команды, такие как вопросы для ледокола.Командообразующие игры объединяют людей и побуждают их к сотрудничеству и общению. Эти мероприятия помогают сотрудникам справиться с некоторыми из основных проблем, с которыми они сталкиваются во время работы в организации. Навыки, такие как работа с людьми из других отделов, общение, принятие решений в команде, разработка стратегии, решение проблем и многое другое. Он призывает людей объединяться и сотрудничать для достижения своих целей, не забывая о сильных и слабых сторонах друг друга.

СВЯЗАННЫЕ: 10 лучших виртуальных тимбилдингов для удаленных сотрудников

9.Исключите неважные встречи


Источник изображения — Zazzle

Исследования Inc. и Fuze показывают, что руководители считают более 67% совещаний неудачными. Более того, средний профессионал тратит около 3,8 часов в неделю на непродуктивные совещания. Основная причина такой тревожной статистики — отсутствие планирования и структуры в обсуждениях. Чтобы сотрудники и организация не теряли время, вы можете назначать встречи только на 30 минут или меньше. План следует обсудить и зафиксировать заранее, чтобы встреча не вышла из-под контроля.Докладчик должен прийти подготовленным с вопросами, которые он хочет обсудить, а координатор должен организовать встречу.

10. Поощряйте личностный рост

Google позволяет своим сотрудникам тратить 20% своего времени на личные проекты. Теперь, хотя вы, возможно, не сможете предоставить это своим сотрудникам, вы всегда можете побудить их следовать своей страсти.

Все мы знаем, к каким последствиям может привести несбалансированная работа и личная жизнь. Предоставление вашим людям времени и средств для поиска интересов, которые им нравятся, заставит их чувствовать себя удовлетворенными, что в конечном итоге отразится на их работе.Они захотят отплатить своей организации, которая заботится об их личных интересах. В результате они будут оставаться сосредоточенными на работе и прилагать дополнительные усилия для решения своих задач.

Вы можете поощрять такие политики, как гибкий график, работа на дому, культурные клубы в офисе, такие как музыкальные клубы, драматические кружки, членство в библиотеках и т. д.

Связанный: 11 лучших способов достижения баланса между работой и личной жизнью и их преимущества

11. Мотивация сотрудников

Высокая производительность команды возникает естественным образом, когда сотрудники мотивированы как внутренне, так и внешне.Чтобы создать высокоэффективную команду, объедините оба этих типа мотивации.

Внутренняя мотивация возникает, когда сотрудники выполняют задачу, потому что она их удовлетворяет. Это согласуется с их убеждениями и ценностями на индивидуальном уровне. Поскольку этот тип мотивации носит более психологический характер, вы должны попытаться настроить его психологически. Чтобы стимулировать внутреннюю мотивацию, вы можете усложнить им работу, что потребует от них контакта со своими способностями. Когда они почувствуют, что работа реализует их потенциал, они почувствуют необходимость преуспеть.

Внешняя мотивация, с другой стороны, осязаема и управляется внешним вознаграждением. Льготы, такие как оценка, похвала, оплачиваемый отпуск, — вот некоторые способы сделать это. Для внешней мотивации к работе сотрудники должны знать, что после выполнения задачи их ждет вознаграждение.

12. Празднуйте каждую победу

Я пишу это почти всякий раз, когда говорю о признании. Когда сотрудники чувствуют, что приложенные ими усилия не пройдут даром, они хотят внести больший вклад. Благодарность — это фундаментальная потребность человека.Все существа хотят, чтобы их работа была признана. Как руководители, когда вы цените тяжелую работу своих сотрудников, они чувствуют, что вы замечаете их усилия и чувствуете, что их ценят. И важно праздновать большие и маленькие победы.

Отмечать человека, увеличившего продажи, так же важно, как и того, кто выполнил сложную задачу за очень короткое время. Обе проблемы требовали использования навыка, которого другой человек мог не иметь. Поэтому крайне важно, чтобы вы уделяли одинаковое внимание обоим этим людям.Кроме того, крайне важно награждать и признавать каждого члена команды. Поскольку цель, которую они достигли, была результатом командной работы, ничья тяжелая работа не должна остаться незамеченной. Такие действия значительно повышают их уверенность и самооценку.

Связанный: 33 идеи поощрения и признания для повышения признания сотрудников [обновлено в 2020 г.]

13. Управление рабочей нагрузкой

Выгорание сотрудников — настоящая проблема на рабочем месте. Исследование Gallup, в котором приняли участие 7500 штатных сотрудников, показало, что 23% из них часто или всегда чувствовали себя выгоревшими на работе.Некоторыми причинами этой растущей проблемы являются неразумные сроки, неуправляемая рабочая нагрузка, отсутствие поддержки со стороны менеджеров и коллег.

Чтобы решить эту проблему, нужно обратить вспять причины, которые я упомянул для выгорания сотрудников. Вы также можете практиковать политику открытых дверей, когда сотрудники могут высказать вам свои опасения, когда им это нужно. Постановка кристально четких целей также помогает сотрудникам управлять своей работой в соответствии со своими обязанностями и, следовательно, без многозадачности.

Связанный: Как практиковать эффективное управление рабочей нагрузкой для вашей команды

14.Непрерывная оценка

Подведение итогов года теперь в прошлом. Сотрудники, особенно миллениалы, говорят, что предпочитают регулярную оценку своей работы ежегодным обзорам. Они говорят, что без регулярной обратной связи чувствуют себя «в темноте». И они правы. Проведение собрания 1:1 дает сотрудникам пространство и возможность улучшить те области, в которых им не хватает. Это также дает вам, менеджеру, представление об их сильных и слабых сторонах. Кроме того, это позволяет вам понять, насколько они улучшились по сравнению с последней оценкой.

Это также позволяет и вам, и сотруднику понять, как вы воспринимаете ситуацию и как вы можете справиться с ситуацией.

15. Отслеживание и измерение

Инструменты измерения

можно эффективно использовать для отслеживания и измерения производительности каждого отдельного сотрудника. Инструменты управления эффективностью помогают согласовать ресурсы, цели и меры, которые сотрудники должны предпринять для достижения своих целей. Это прокладывает путь для корректировок, которые необходимо внести как со стороны работников, так и со стороны работодателей.Эти показатели помогают решить, нужны ли сотрудникам дополнительные ресурсы, большая команда или им нужно пройти обучение для выполнения своих обязанностей.

Связанный: 5 основных целей управления эффективностью

Эта статья написана Shreya Dutta , автором контента и маркетологом в Vantage Circle . Она увлечена литературой и предпринимательством.Чтобы связаться с нами, напишите по адресу [email protected]

Управляйте своей командой лучше с помощью простого «Правила пяти»

Когда менеджер запрашивает обновленную информацию о проекте или отчет о ходе выполнения, вашей рефлекторной реакцией может быть перечисление огромного списка очень важных, очень интересных вещей, над которыми вы работаете.

Давайте будем реалистами. Хотя эти задачи не обязательно являются полной выдумкой, они также, скорее всего, не являются точным представлением того, на что вы действительно тратите свое время. Естественно хотеть доказать, что ваша работа приносит пользу компании. Но спросите любого менеджера, и он скажет вам, что вместо двадцати разовых задач в вашем списке дел они действительно хотят получить оценку наиболее важных из них.

Как говорит Майкл Прайор, соучредитель Trello: «Вам не нужно доказывать мне, что вы заняты.Я знаю, что ты занят».

Аргумент — это классическое отношение качества к количеству: если вы работаете над миллионом задач, действительно ли вы эффективно выполняете любую из них?

В качестве менеджера вместо того, чтобы получать подробный список задач от вашей команды при запросе обновлений, научитесь использовать правило 5, чтобы ограничить обновления каждого сотрудника, чтобы они были эффективными и целенаправленными.

Дилемма менеджера

Джоэл Спольски, соучредитель Trello, руководил командой в своей компании-разработчике программного обеспечения Glitch (ранее Fog Creek).Он мог видеть все различные предметы, назначенные каждому человеку, но не мог сказать, над какими из них активно работали в любой момент времени.

«Длинный список из тысячи отдельных задач, где каждый собирается выполнить 25 из них, на самом деле не дает представления о том, над чем все работают», — объясняет Джоэл.

Другая дилемма заключается в том, чтобы знать, соответствуют ли приоритеты сотрудников тем, что Джоэл, как их менеджер, считает, что они должны расставить приоритеты.«Я думаю, что часто люди работают над длинным списком мелочей и не знают, каковы главные приоритеты компании», — говорит он.

Когда он копнул глубже, он увидел, что его сотрудники смешивали краткосрочные и долгосрочные цели и срочные приоритеты с поверхностными задачами, но так и не объяснили, над чем они на самом деле работают. Большинство этих задач не стояло непосредственно на первом плане и не отражало проводимой работы.

Добейтесь ясности с помощью метода «Правило пяти»

В то время Джоэл уже работал с Glitch и StackExchange одновременно, и ему нужно было быстро понять, что происходит в его компаниях и над чем работают люди.

Концептуально это превратилось в идею «Правила пяти», когда он понял, что на самом деле хочет услышать от своей команды список из 5 вещей:

📝 Две задачи, над которыми они сейчас работали.

💭 Две задачи, над которыми они планировали работать дальше.

❌ Тот, над которым люди могли бы ожидать, что они будут работать, но на самом деле они этого не планировали.

Тогда у него будет только 5 предметов на человека для проверки. Как менеджер, он стремился получить четкое представление о том, что происходит, и думал, что подобный процесс поможет его сотрудникам расставить приоритеты в своей работе и действительно чего-то добиться.

Компания двоих, толпа троих

Мозг действительно может поглощать и обрабатывать только ограниченное количество информации за один раз. Одна концепция, с которой согласны все методологии продуктивности, заключается в том, что быть продуктивным означает оставаться сосредоточенным.

Приоритизация только двух задач одновременно помогает лучше понять особенности конкретного дня или недели.

«Они могут переключаться между двумя крупными проектами, но если они думают, что работают над тремя делами, то, вероятно, есть один, который не выполняет никакой важной работы», — настаивает Джоэл.

Выявление двух задач, над которыми вы сейчас работаете, ориентирует менеджеров и членов команды на то, чем в данный момент занимается ваш мозг. Это не позволит им задавать вам вопросы, которые не связаны с вашим текущим фокусом.

Создание прозрачной дорожной карты для команды

Список двух вещей, над которыми вы будете работать после того, как закончите свои текущие задачи, — это способ создать реалистичную дорожную карту вашей работы. Это поможет вам и другим оценить, что будет дальше, и действовать соответственно.Trello позволяет легко перечислить два ваших приоритета, а также зациклить членов вашей команды.

Например, если вы являетесь ведущим разработчиком и указали, что на следующей неделе начнете разработку потрясающей новой функции, тогда команда маркетинга знает, что они могут начать планировать рекламные материалы.

Допустим, вы входите в состав большой группы юристов и просматриваете контракты, и вы перечисляете два документа, которые планируете просмотреть в следующий раз. Это позволяет вашим параюристам легко подготовить правильные материалы, другим членам вашей команды узнать, какие контракты уже согласованы, а вашему руководителю — спланировать, какие контракты близятся к завершению.

Или, может быть, вы контент-менеджер и составляете план своего редакционного календаря, и вашим фоторедакторам нужно знать, графику каких статей нужно подправить. Все, что им нужно будет сделать, это просмотреть ваш список приоритетов.

Обрезать лишнюю задачу

Указав одну задачу, над которой вы не планируете работать, но люди ожидают, что вы будете работать над ней, вы можете четко дать понять своей команде, что этого не происходит. Это может быть по многим причинам: нехватка времени, интерес или просто потому, что вы поняли, что это неправильная идея.

Список причин, по которым вы не работаете над задачей, поможет людям понять, почему эта конкретная функция или статья не будут опубликованы в ближайшее время. Когда ожидания совпадают с реальностью, это устраивает всех.

Эволюция за пределами правила пяти

Идея «Правила пяти» стала для Джоэла и его команды способом концептуального изучения новых способов более эффективного управления командами.

Они поняли, что «Правило пяти» — это всего лишь один метод, а более широкая картина включала способ визуального и гибкого просмотра и обновления задач и приоритетов (начинает звучать знакомо?).

Несомненно, команда Джоэла, признавая необходимость более надежного и понятного решения для управления задачами, разработала небольшой старый инструмент под названием Trello. Для менеджеров это стало простым способом координировать обязанности так, как они считают нужным, и помогло им получить лучшее представление о статусе каждого и каждой инициативы в их команде.

В наши дни доски Trello поддерживают бесчисленные рабочие процессы, стили управления и (что наиболее важно) забавные фоны для всех стилей руководства и команд.Настройте свою собственную доску «Правило пяти», чтобы начать лучше управлять приоритетами и проливать свет на вашу рабочую нагрузку и нагрузку вашей команды.

Примечание редактора: эта статья была первоначально опубликована несколько лет назад, и в октябре 2020 года мы добавили в нее целую кучу новых идей и крупиц информации.


Хорошо это или плохо, мы будем рады узнать ваше мнение. Найдите нас в Твиттере (@trello)!

Далее: Перестаньте чувствовать себя неловко: 6 советов по улучшению видеоконференций

11 советов по управлению проектами, которые помогут вашим сотрудникам оставаться на связи

Хорошее управление проектами необходимо для любой команды, занимающейся крупными многогранными инициативами.Это особенно актуально в технологической отрасли, где отдельные задачи часто являются узкоспециализированными, сложными и срочными. Без надежного процесса легко упустить прогресс и проблемы, которые могут возникнуть.

Чтобы узнать, как лидеры могут организовать задачи своих команд и сделать их прозрачными, мы попросили группу членов Технологического совета Forbes поделиться их главными советами по управлению проектами. Их лучшие ответы ниже.

1. Создание групповых команд  

Что помогает нашим командам справляться с задачами, так это разрушать разрозненность команд с помощью разработки на основе отрядов, чтобы уменьшить недопонимание между членами команды.Отряды – это небольшие, гибкие команды, которые отвечают за сквозную доставку каждого продукта. Каждый участник участвует в планировании спринта, поэтому каждому человеку назначаются конкретные задачи, которые в совокупности соответствуют возможностям отряда. — Санджай Малхотра, Clearbridge Mobile

2. Прямое согласование задач и результатов с целями компании  

Убедитесь, что все согласуются с важнейшими задачами организации с конкретными индивидуальными целями производительности в сочетании с измеримыми результатами.Свяжите производительность отдельных участников напрямую с целями организации с помощью частых обзоров прогресса. Это, естественно, побудит вашу команду следить за мячом и избегать задач, которые не способствуют общему успеху. — Кевин Влит, Target Corporation

3. Используйте ИИ для решения второстепенных задач 

Чемпионы ИТ-отдела борются с далеко не идеальной рабочей средой. Давно судьба ИТ-специалистов заключалась в том, чтобы справляться с рутинными задачами, которые «поддерживают свет.» Тем не менее, с появлением ИИ-операций снижение уровня шума и кластеризация предупреждений могут быть автоматизированы, что дает ИТ-специалистам время и возможность сосредоточиться на инициативах, которые продвигают бизнес вперед. — Чад Стилберг, Veritone

.

4. Следуйте принципам Канбан  

Хотя эта система возникла в мире разработчиков, мы в HyperGrid широко используем принципы Trello и Kanban для организации всей компании. Это оказалось очень полезным как способ быстро проверить и увидеть, как растет невыполненная работа, кто перегружен, и помочь с изменением приоритетов задач.- Маной Наир, HyperGrid

5. Убедитесь, что сотрудники работают над правильными задачами  

Если сотрудники не будут заняты выполнением правильных задач, бизнес пострадает. Пусть интеллектуальные данные управляют инфраструктурой, определяя, на чем должен сосредоточиться каждый сотрудник для выполнения конкретных задач. — Маниш Суд, Reltio

6. Обучайте всех своевременному управлению временем  

Индивидуальный тренинг по тайм-менеджменту поможет сотрудникам максимально эффективно использовать свое личное рабочее время, что поможет упростить рабочий процесс между командами.Большое внимание, особенно для технических сотрудников, следует уделять блокированию длительных периодов времени, чтобы сосредоточиться на одной единственной задаче, не отвлекаясь, и разбивая более длительные проекты на более мелкие, легко усваиваемые части. — Скотт Стайнер, UM Technologies

7. Установите четкие ожидания и контрольные точки  

Стратегическая чрезмерная коммуникация имеет ключевое значение. Прежде чем команды начнут работу над проектом, я хотел бы убедиться, что у всех есть четкое представление о результатах, сроках и критериях успеха.Вместе с нашими командами мы также разрабатываем контрольные точки, чтобы выяснить, что работает, а что тормозит прогресс. Очень важно найти баланс между управлением проектами и независимостью сотрудников. — Грегор Кэрриган, Course Hero

8. Поощряйте общение, обратную связь и сотрудничество  

Подчеркиваю общение. Запланируйте ежедневные стендапы, еженедельные синхронизации и ежемесячные встречи по согласованию. Обеспечьте постоянную обратную связь, положительную или отрицательную. Не ждите периодических обзоров производительности.Каждый должен знать, где он находится и что можно улучшить. Стимулируйте культуру тесного сотрудничества команды инженеров, чтобы решить проблему разрозненности и задержек проекта, а также строго придерживаться дорожной карты. — Боян Симич, HYPR Corp.

9. Выберите самое важное, на чем сотрудники должны сосредоточиться  

Ежедневные стендапы отлично подходят для обмена информацией, а также для того, чтобы убедиться, что люди оценивают самое важное. Если у них слишком много задач, они не могут работать над ними одинаково.Длина списка так же полезна, как и верхний элемент списка. Вещи в середине длинного списка вряд ли будут продвигаться вперед и создавать ложную иллюзию прогресса из-за постоянных обновлений статуса. — Джошуа Гриноу, InfoScout

10. Расставьте приоритеты на основе срочности и важности  

Критически важным для управления задачами является определение задач по двум векторам: срочности и важности. Очевидно, что мы хотим заняться важными делами раньше менее важных, поэтому очень важно балансировать между важными-срочными делами и важными-несрочными делами.Независимо от того, сколько у команды важных-срочных задач, всегда важно решать и важные-несрочные задачи. — Хань Юань, Upwork

11. Доверяйте членам вашей команды решать, как они работают лучше всего  

Прекратите навязывать процессы и накладные расходы, которые мешают продуктивной работе команд. Лидеры должны нанимать талантливых людей, бросать им вызов своим вдохновляющим видением, а затем позволять командам решать задачи, которые нужно выполнить наилучшим образом. Как писал Ласло Бок: «Дайте людям немного больше доверия, свободы и авторитета, чем вам удобно им давать.Если вы не нервничаете, значит, вы не дали им достаточно», — Майк Уивер, Monsanto,

.

Как улучшить командную работу на рабочем месте

Вдохновляйте сотрудников и определяйте превосходство

06 Руководство командой: роль руководителя в командной работе

С точки зрения руководителя, его роль в командной работе, по-видимому, имеет меньше прямых связей с концепцией. Это потому, что они управляют более широкой миссией и целями, сообщая менеджерам и сотрудникам, как их конкретная работа связана с этими более важными целями.

Руководителям важно расставлять приоритеты, соблюдать дисциплину и доводить дело до конца. Они должны вкладывать время, ресурсы и энергию в своих менеджеров, потому что они понимают две непреложные черты лидера.

Руководители не только вдохновляют своих людей, но и должны сосредоточиться на этих двух качествах.

Рассмотрим культуру, которая может быть противоположностью культуре, поощряющей командную работу, — той, которая поощряет права. Хотя культивирование культуры прав может быть непреднамеренным, это может произойти, когда руководители принимают неверные управленческие решения и сосредотачиваются на неправильных аспектах культуры.Например, если руководитель сделает предоставление бесплатных ежедневных обедов более высоким приоритетом, чем миссия и цель организации, права начнут определять культуру. Руководитель может столкнуться с тем, что команды жалуются на то, что шеф-повар уже не на должном уровне, или, может быть, что еда не так хороша, как раньше. Возможно, качество ухудшилось… или, может быть, сотрудники ищут нечто большее, чем привилегии.

Вывод: если руководители не создают культуру, культура создаст сама себя.В результате вы и ваша организация рискуете потерять лучших сотрудников.

Перестаньте копить таланты и начните работать в команде

Вы когда-нибудь слышали о накоплении талантов? Один из верных способов улучшить командную работу на рабочем месте в качестве руководителя — поощрять таланты делиться и осознавать, что таланты копят .

Накопление талантов — это когда ваши звездные таланты остаются без возможностей для развития, потому что они постоянно выделяются одним и тем же людям или проектам.Личные приоритеты некоторых менеджеров заставляют работать на них лучшие таланты, и когда ваши «лучшие сотрудники считают, что единственный способ повысить до — это из , у вас возникнут серьезные проблемы с удержанием сотрудников».

Обмен талантами, активное перемещение звезд на новые должности или беседы о росте и развитии — отличный способ для руководителей улучшить командную работу на рабочем месте.

Вывод: если руководители не создают культуру, культура создаст сама себя.В результате вы и ваша организация рискуете потерять лучших сотрудников.

В конце концов, руководителю нужно научиться работать в команде. Знайте, когда это подпитывает команду или когда есть преднамеренный дизайн, исключающий командную работу. Например, можно поощрять сотрудничество и открытое общение, но вместе с работой приходит и конкурентная, более индивидуализированная работа (например, продажи, рекрутеры и т. д.). Руководители должны знать, где трения или здоровый конфликт являются преднамеренными.

Командная работа не всегда определяется как «ладить друг с другом», скорее она должна заключаться в уважении индивидуальных идей и личностей. Другими словами, у командной работы есть два аспекта, но руководителю решать, как справляться с противоречиями между отличными продуктами и результатами, а также хорошими отношениями.

Что такое доски Канбан и правила их использования

Доска Канбан — это один из самых практичных инструментов, который вы можете использовать для простого и понятного управления своими проектами.Канбан может помочь вам визуализировать и поддерживать ваши задачи и рабочие процессы, сигнализируя о потенциальных узких местах для каждого проекта или этапа рабочего процесса. Вот почему они используются несколькими гибкими офисными и удаленными командами по всему миру для гибкого управления задачами.

С помощью Канбана вы можете равномерно распределить самые важные задачи и исключить любую расточительную деятельность или бесполезную информацию. Этот метод может помочь вам решить ваши проблемы с производительностью, используя визуальные подсказки, которые легко понять вашей команде.

В Интернете есть множество досок Канбан, которые можно использовать для балансировки потребностей в ресурсах. Возможно, вы уже знаете о других инструментах, таких как Trello или Kanban Tool, но вы должны знать, что доски Kanban наиболее эффективны, когда они являются частью более продвинутого программного обеспечения для управления проектами. Такие платформы могут помочь вам отслеживать время и поддерживать совместную работу с вашей командой в режиме реального времени.

Взгляните на эти советы о том, как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами для вашей компании.

Структура доски Канбан

Базовая доска Канбан, физическая или виртуальная, создается с использованием следующих трех основных элементов:

  1. Доска : рабочее пространство, где вы размещаете свои задачи и через которое вы управляете всем проектом от начала до конца
  2. Списки (или столбцы): содержат ряд похожих и связанных карточек, принадлежащих к одному этапу прогресса
  3. Карточки : включают элементы, представляющие задачу или идею, связанную с вашим проектом

Создайте свою первую доску Канбан с помощью бесплатной пробной версии Paymo.

Примеры канбан-досок для команд

Ниже приведены несколько примеров досок Канбан, которые вы можете использовать независимо от вашего проекта или отрасли.

Мы создали эти списки примеров Канбана, чтобы помочь вам получить некоторые идеи о том, как вы можете структурировать свои задачи в соответствии с каждым этапом выполнения и распределять их равномерно. Попробуйте эти доски или создайте свои собственные для повышения эффективности.

Доски задач используются для управления и мониторинга проекта с момента запуска проекта до его закрытия.В их структуру вы можете включить любые задачи, которые сочтете актуальными для процесса разработки проекта. Помимо основных, таких как встречи и обзоры, вы также можете добавить более конкретные обязанности. Обратите внимание на то, как вы можете ограничить количество задач, за которые отвечает каждый член команды на каждом этапе проекта.

При управлении проектами на основе Канбан вся команда несет ответственность за успех проекта. Задача может быть назначена одному участнику или разделена между двумя или более участниками.Нередко можно увидеть задачи со всеми назначенными им участниками, чтобы убедиться, что все требования и стандарты соблюдены. Таким образом, весь процесс может помочь вам улучшить общение вашей команды и прояснить недопонимание, чтобы предотвратить будущие ошибки.

Многие инструменты Kanban или управления проектами, подобные приведенным здесь, позволяют вам общаться в чате с людьми, отвечающими за задачу. В результате обратная связь по каждой карточке становится контекстной. Это информирует всех пользователей об обновлениях проекта и его развитии.

Рабочие пространства

Kanban также можно использовать в качестве систем обмена файлами. Они позволяют хранить файлы (изображения, видео или другие документы) и делиться ими со своей командой. Люди, участвующие в проекте, всегда будут знать, какие файлы используются, и при условии, что вы используете облачную платформу, у вас практически нет шансов потерять эти документы.

Канбан-правила

Доски

Kanban впервые были использованы в конце 1940-х годов на заводах Toyota для балансирования поставок с производством.Рабочие могли обмениваться данными об уровне запасов материалов через карточку под названием «Канбан» (что в переводе с японского означает «вывеска»). На каждой карточке были написаны требования к необходимым материалам, и затем ее перемещали на склад, где выполнялись инструкции. Это помогло командам легко общаться на протяжении всего производственного процесса.

Теперь Канбан используется для визуализации и ускорения рабочего процесса вашего проекта, улучшения совместной работы в команде и выявления возможных препятствий. Но возможности Канбана не ограничены.Вы также можете найти другие уникальные способы использования этих досок прогресса: для получения бизнес-идей и целей, для создания редакционного календаря или воронки продаж, управления вашей системой поддержки, отслеживания ресурсов и расходов и т. д.

Визуализируя свои задачи на одном экране, вы можете одним взглядом определить узкие места, неназначенные задачи и пропущенные сроки. После этого вы сможете решать эти вопросы прямо из рабочей области доски.

Многие инструменты, использующие доски Канбан, позволяют вам общаться с вашей командой по каждой задаче и устранять ошибки в общении.Делая это, вы сможете постоянно отслеживать статус своих задач и членов команды.

Доски прогресса

могут помочь вам повысить производительность вашей команды, управляя количеством задач и временем, необходимым каждому сотруднику для выполнения своей работы. Они также сокращают время цикла и помогают вам точно установить время и бюджет для будущих проектов.

Время цикла — это основной показатель, используемый для отслеживания общего количества времени, необходимого для завершения конкретной задачи с момента, когда член команды начинает над ней работать, до ее завершения.Любая задержка включена в это время.

С помощью Канбана вы можете ограничить количество задач, разрешенных для каждого этапа, чтобы не перегружать своих сотрудников и не оставлять их без задач. Аналогичным образом можно установить лимиты незавершенной работы (WIP) для более эффективного распределения рабочей нагрузки между членами вашей команды. Это гарантирует, что каждая задача будет завершена до того, как команда перейдет к следующей, и что фокус на задачах «Выполняется» никогда не будет потерян. Вы также можете сделать завершение задачи приоритетом, чтобы получить лучшее представление об общем рабочем процессе.

Примечание:

Канбан-доски

могут использоваться всеми отделами. Команды по маркетингу, управлению персоналом, продажам, дизайну, аудиту и разработке программного обеспечения также могут использовать этот метод для наблюдения за развитием своего проекта.

Запомнить:

Доски

Канбан предназначены не только для профессиональных команд. Вы также можете использовать их для своих личных повседневных задач. Вот как вы можете создать свою собственную доску физического прогресса для личных целей:

Вы можете использовать персональные доски прогресса как индивидуально, так и вместе со всей семьей.Взгляните на этот пример Канбан виртуальной доски, которую вы можете использовать для отслеживания ваших личных задач:

Доска мета-канбан

Если вы хотите вывести свои доски Канбан на совершенно новый уровень, попробуйте Мета-доску Канбан. Это позволяет вам получить полное представление о всей вашей работе и увидеть все задачи по всем проектам вашей компании на одной канбан-доске. И вам больше не придется переключаться между досками, чтобы увидеть свои задачи. Ура!

Настройка рабочих процессов

После того, как вы определили этапы своего проекта, вы можете визуализировать свой рабочий процесс с помощью канбан-доски.

Рабочие процессы используются для определения этапов, которые должна пройти каждая задача, прежде чем она будет завершена. Типичные рабочие процессы включают следующие три столбца: To Do, In Progress, Done (или Complete). Однако с помощью подходящего инструмента вы также можете редактировать и создавать собственные рабочие процессы Kanban в соответствии с требованиями вашего проекта. Установив предопределенные рабочие процессы, вы можете многократно использовать одни и те же этапы выполнения для похожих проектов.

Рабочие процессы подходят для разделения вашей работы на основные этапы.Таким образом, вы можете добавить все, что соответствует потребностям вашего проекта, отрасли и команды. В зависимости от инструмента, который вы используете, вы также можете работать с бэклогом. Вы можете создавать отдельные списки для задач в соответствии с их срочностью и приоритетом (высокий, средний, низкий).

Другой способ приоритизации задач — цветовое кодирование. Вы можете связать цвета со списками и задачами для визуальной расстановки приоритетов. Например, красный цвет может обозначать задачи с более высоким приоритетом, чем зеленые, которые могут обозначать более низкий приоритет или выполненный статус.Расстановка приоритетов необязательна, но очень эффективна, если у вас есть ряд задач, которые зависят друг от друга. Не забывайте следовать рекомендациям вашей команды при применении этих изменений.

Списки также могут быть созданы для различных продуктов или услуг:

Канбан-процессы

можно использовать для совместной работы нескольких отделов. Эти доски не требуют передовых технических знаний для работы, поэтому ими могут пользоваться все члены команды, независимо от их навыков. Следующий рабочий процесс был создан на уровне компании и включает все отделы в одну единую доску.

Если ваши задачи требуют утверждения или тестирования перед их завершением, вы можете создать списки Ожидание утверждения, Ожидание проверки или Тестирование.

Подсказка:

Создайте политику доски Канбан, чтобы убедиться, что все участники следуют одним и тем же правилам, стандартам и структуре для задач, которые они создают. Постоянно оптимизируйте свои доски, чтобы помочь вашим сотрудникам работать быстрее и предотвратить долгосрочные проблемы, прежде чем они нанесут какой-либо ущерб вашим проектам.

Переход на виртуальные доски Канбан

Традиционные доски Канбан являются физическими и изготавливаются с помощью стикеров, размещенных на белых досках. Если вы хотите избавиться от беспорядка стикеров на своем столе, вы должны знать, что можете работать с виртуальными досками прогресса.

Тем не менее, визуализация проекта — это больше, чем просто размещение заметок на доске. По сравнению с физическими досками Канбан виртуальные позволяют безопасно хранить все ваши данные в облаке. Вы также можете использовать программное обеспечение для отслеживания времени, чтобы измерить время, необходимое каждому члену команды для выполнения задачи, сравнить его с предыдущими действиями и оценить аналогичное время для будущих задач.

Виртуальные доски Канбан

также позволяют фильтровать данные списков в соответствии с вашими предпочтительными критериями: название задачи, диапазон дат, член команды, ответственный за задачу, и многое другое. Таким образом, вы можете сосредоточиться только на задачах и дорожках, которые необходимы для текущего этапа вашего проекта.

Кроме того, они могут помочь вам организовать свою работу без беспорядка, который могут создать физические доски. С помощью Канбана или программного обеспечения для управления проектами вы можете создавать столько досок, сколько хотите, перемещать действия с одной доски на другую или архивировать доску и возвращаться к ней в любое время.Кроме того, они менее подвержены ошибкам, поскольку на доске нет стикеров, которые могут отвалиться.

Классические инструменты управления проектами могут иметь жесткую компоновку, не допускающую настройки. С цифровыми рабочими пространствами вы можете адаптировать доски Канбан, когда речь идет о порядке столбцов и задач, цветах, изображениях и именах.

Имейте в виду:

Вся идея досок прогресса заключается в том, что они должны быть простыми, видимыми и доступными.

Недостатки канбана

Использование канбан-досок может помочь вам отказаться от многозадачности в вашей команде.Однако они могут показаться слишком простыми для более продвинутых пользователей. Поскольку задачи создавать очень просто, у менеджера проекта может возникнуть тенденция назначать слишком много задач одному члену команды. Чтобы исправить это, убедитесь, что вы установили ограничения на количество задач, за которые каждый участник может отвечать одновременно. Упрощение доски с минимальным количеством сложностей — это ключ к более продуктивному и четкому процессу управления проектами.

Также обратите внимание на хранение статуса вашего проекта только в одном месте, так как это может быть рискованно.Потеря доступа к инструменту, который предоставляет вашу канбан-доску, означает, что вы потеряли детали, связанные с распределением ваших задач. Вот почему рекомендуется создавать резервные копии ваших данных и сохранять прогресс во внешнем источнике или в облаке. Попробуйте использовать Kanban или программное обеспечение для управления проектами, которое обеспечивает безопасное облачное хранилище для ваших файлов.

Еще одним недостатком канбан-доски является то, что, если вы не установите крайние сроки, работа над определенной задачей может застопориться на этапе проекта и задержать весь график вашего проекта.По умолчанию фазы Канбана обычно не связаны с временными рамками. Это может означать, что вашим задачам будет не хватать времени и отсрочить завершение проекта.

Наконец, для сложных проектов, включающих множество задач, этапов, людей и отделов, требуется инструмент с расширенными функциями. Попробуйте использовать доски Канбан или программное обеспечение, позволяющее создавать расширенные структуры рабочего пространства и связывать их с другими методами отслеживания проекта.

Посмотрите на этот пример Канбана более продвинутой структуры доски и посмотрите, сможете ли вы использовать его для своего собственного проекта:

Подсказка:

Попросите ваших коллег оставить отзыв, чтобы увидеть, как вы можете улучшить результаты досок Канбан и лучше адаптировать эту технику к вашему рабочему процессу.Посмотрите, что сработало хорошо, а что нет. Затем соберите предложения по развитию и протестируйте новые идеи, чтобы найти наиболее продуктивные. Хранение устаревших досок может привести к проблемам в процессе, поэтому их частое обновление может сэкономить вам часы на устранение проблем.

Альтернативы методологии Канбан

Вы не сможете узнать, какой метод будет работать лучше, пока не протестируете их все. Вот три примера лучших альтернатив Канбана, которые могут соответствовать требованиям вашего проекта:

Фреймворк Scrum

Альтернативой доске Kanban является доска Scrum, которая в основном используется командами разработчиков программного обеспечения.Между ними есть некоторые существенные различия. Акцент Scrum делается на расписании, когда действия выполняются в соответствии с фиксированными временными рамками. Это так называемые спринты, которые обычно занимают две недели — время, в течение которого будет выпущена новая разработка проекта. Канбан, с другой стороны, основан на завершении событий на постоянной основе до завершения проекта, а не на временных рамках.

Сотрудники, использующие доску Канбан, могут выполнять задачи по своему желанию. Между тем, Scrum-команды должны дождаться утверждения, прежде чем перейти к следующей задаче.Кроме того, Канбан-команда нейтральна и не требует назначенных руководителей проектов, скрам-мастеров или владельцев продукта.

Вот основы доски задач Scrum:

Диаграмма Ганта

Диаграммы Ганта используются для планирования, составления графиков и мониторинга проектов в соответствии с установленными бюджетами времени. Эти диаграммы предлагают визуальный обзор вашего проекта в соответствии с графиком. Это позволяет вам видеть перекрывающиеся действия и связи между ними.

С помощью этих наглядных диаграмм вы можете легко увидеть, кто отвечает за задачу и сколько времени потребуется для каждой задачи от начала до конца.Интуитивно понятный дизайн диаграмм Ганта позволяет максимально четко представить проект, чтобы команда могла его понять. Одна из самых сложных его частей заключается в необходимости постоянного контроля, внимания и корректировки расписания в соответствии с задержками.

Вы можете использовать гистограмму этого типа для проектов, в которые часто вносятся изменения, поскольку вы можете быстро внести эти коррективы на месте.

Основной список задач

Для очень простых или личных проектов вы всегда можете использовать классические списки задач.Они использовались для повышения ежедневной производительности задолго до того, как появились какие-либо другие методы. Метод списка дел упрощает вашу работу и упрощает выполнение задач.

Секрет эффективного списка задач в том, чтобы он был коротким. Слишком много задач в одном списке будут казаться слишком громоздкими. Менее 20 пунктов списка улучшат вашу концентрацию и помогут вам легко расставить приоритеты задач.

Если вы хотите избежать бесконечных списков, пишите только задачи, которые необходимо выполнить немедленно. Подчеркивайте текущую деятельность, а не будущую.Списки дел более полезны, если вы выполняете каждую задачу ежедневно.

Попробуйте это правило метода 1-3-5, чтобы помочь вам выполнить все задачи в вашем списке дел.

Каков итог?

Визуальное управление проектами по-прежнему остается одним из наиболее эффективных способов контроля за разработкой проекта и рабочим процессом. Если вы ищете способ контролировать свои проекты с меньшими рисками и меньшим стрессом, Канбан-доски могут быть для вас подходящим инструментом.

Если вы не уверены, подходят ли они для вашей команды, протестируйте этот метод, чтобы убедиться, что он подходит для вашего рабочего процесса.Попробуйте некоторые из наших примеров Канбана и посмотрите, как развиваются проекты с усилением командного взаимодействия.

Создавайте собственные доски Канбан с помощью бесплатной пробной версии Paymo.

Нашли эту статью полезной? Пожалуйста, распространяйте знания и делитесь ими со своими товарищами по команде и подписчиками.

.

Отставить комментарий

Обязательные для заполнения поля отмечены*