Постановка задачи пример: Пошаговый алгоритм постановки задачи сотруднику

Содержание

Пошаговый алгоритм постановки задачи сотруднику

Все проблемы от недопонимания. Вы можете иметь лучшую в мире команду, но если не в состоянии правильно поставить задачу, вместо симпатичного загородного домика получите три башни-близнеца и дыру в бюджете. С другой стороны, в команду курьеров не целесообразно набирать эйнштейнов и джобсов, но задачи им тоже ставить необходимо и задачи тоже должны быть выполнены вовремя и в рамках бюджета.

Про правильную постановку задач существует множество статей, книг, видеороликов. Постановка задач – древнее искусство, о чем нам говорят даже берестяные грамоты.

Я попытался собрать прочитанное, додуманное и опробованное на личном опыте в какой-то простой и понятный алгоритм.
Сначала привожу алгоритм с комментариями, ниже будет сокращенная версия. Прошу коллег поделиться своим опытом и высказать замечания к предложенному алгоритму, я абсолютно уверен, что он содержит изъяны и хотел бы их устранить 🙂

Все картинки в статье, кроме одной, – это потрясающие работы шведского художника Саймона Сталенхага http://www. simonstalenhag.se Одна картинка сделана на основе «Настенькиных комиксов»

Алгоритм постановки задач

Подготовительный этап

Даже к постановке задачи НЕОБХОДИМО готовиться.

  • Можно ли эту задачу вообще не выполнять?
    • Может есть более полезные и прибыльные задачи, а последствиями от невыполнения рассматриваемой задачи можно пренебречь? Надо уметь говорить НЕТ не только задачам, которые приходится выполнять самому, но и тем задачам, которые можно перепоручить.
  • У сотрудника есть успешный и регулярный опыт решения аналогичных задач?
    • В зависимости от ответа выбираем тип/частоту контроля
      • Есть опыт: можно проконтролировать прогресс и результат незадолго до конца.
      • Нет опыта, или его мало, или опыт не очень успешный: контролировать с заданной периодичностью (частота регулируется важностью задачи и опытом сотрудника) или поэтапно.
    • В зависимости от ответа и особенностей задачи принимается решение о том, на каких этапах и по каким вопросам решение обязательно должно быть согласовано с руководителем.
  • У сотрудника есть все необходимые ресурсы?
    • Кому нужно сообщить о том, что к ним придет сотрудник и ему нужно будет оказать содействие?
    • Нужно ли кого-то переподчинить сотруднику?
    • Где сотрудник может найти дополнительную информацию и есть ли она вообще?
    • Какие задачи он уже выполняет или какие стоят в очереди?
    • У сотрудника достаточно времени? (вы же не хотите, чтобы он перегорел или у него села батарейка?)
    • Определить приоритет новой задачи относительно других задач.

Постановка задачи

На этом этапе беседуем с сотрудником.

  • Коротко рассказываем, что нужно сделать.
    • Делайте упор на «что», а не «как». Это очень унизительно, выслушивать с какой ноги нужно шагать, отправляясь на выполнение задания.
  • Поясняем, как понять что задача успешно выполнена
    • По SMART цель должна быть измерима. Иначе можно будет копать от забора и до заката в свое удовольствие. Чтобы сотрудник не увлекался перфекционизмом, чтобы не остановился на пол пути, необходимо озвучить измеряемые критерии, по которым можно сделать вывод, что задача выполнена, а цель достигнута.
  • Указываем сроки
    • Здесь помним не только про текущую нагрузку сотрудника и реальные сроки задачи, но и про закон Паркинсона: работа делается как минимум столько времени, сколько на нее выделено. Т.е. не стоит просить что-то сделать, не давая сроков вообще или давая слишком много времени.
    • Не шутите, что сроки «вчера». Слишком часто это произносят всерьез.
  • Озвучиваем приоритет относительно других задач.
  • Озвучиваем цель выполнения задачи.
    • Т.е. отвечаем на вопрос «зачем вообще эта задача нужна с точки зрения отдела/бизнеса/стратегии». Поясняем, что выполнение этой задачи необходимо, чтобы выполнить другую. Иными словами, объясняем, каковы последствия успешного или неуспешного выполнения этой задачи.
    • Сотрудник должен понимать:
      • почему важно выполнить задачу,
      • что в ней самое главное, а чем можно пожертвовать,
      • почему ее нельзя выполнять тем путем, а вот этим предпочтительнее,
      • почему для выполнения задачи нельзя попросить помощи у того человека (например, человек категорически не заинтересован в ее выполнении), а другой человек в лепешку разобьется для ее достижения.

Утрированный пример. Стоит задача покрасить забор в желто-белую полоску. Сотрудник предполагает, что забор должен выглядеть весело и свежо, чтобы коллективу работалось охотней. Находит банку с фиолетовой краской и решает проявить креативность и самостоятельность (шеф за это всегда хвалит!). А на самом деле, забор должен иметь такую окраску, чтобы роботы на заводе могли замечать границу предприятия даже в условиях плохой видимости во время ядерной зимы.

Причем полоски обязательно должны быть цвета Яндекса, а не цвета фуксии, иначе робот не распознает забор. Можно написать детализированное техническое задание по покраске забора, потратив на это несколько дней и передать сотруднику на исполнение. А можно просто объяснить сотруднику, с какой целью нужно покрасить забор. После чего сотрудник самостоятельно поднимет документацию на роботов и выяснит, какой должен быть цвет и почему в ядерную зиму бывает плохая видимость.

  • Мотивируем сотрудника
    • Объясняем, какие выгоды он получит при успешном выполнении задачи
    • Это не обязательно материальное вознаграждение. Сотрудник, скорее всего, уже получает зарплату. У разных людей разные мотивационные факторы. Надеюсь вы знаете, что воодушевляет ваших сотрудников. Вот лишь несколько примеров мотивирующих фраз:
      • Если сделаешь, отделу и тебе не придется маяться с большим и неприятным проектом весь год.
      • Такое у нас еще никто не делал, покажи свою крутость
      • Кстати, всех участников проекта заметят на самом верху, так что не подкачай, это в твоих интересах.
  • Помогаем выполнить задачу эффективнее (делимся опытом и связями)
    • Кто поможет и где взять дополнительные ресурсы
    • Какие подводные камни вы видите
    • Обязательно расскажите, кто вместо вас сможет подписать, выдать ресурс или принять решение, если вас не будет.
  • Контроль и согласования
    • Как действовать в случае проблем
    • В какие моменты и на каких этапах требуется ваше согласование.
      • Все остальное сотрудник должен делать самостоятельно.
    • Расскажите, когда к вам удобнее обращаться и отметьте, когда вас может не быть на связи
    • С какой периодичностью и в каком формате докладывать о статусе
      • Не уподобляйтесь «чайка-менеджеру», если вы будете вбегать в помещение в совершенно непредсказуемом порядке, прерывать любую работу и спрашивать «ну чо, как?», карма ваша обязательно пострадает, а эффективность сотрудников упадет. Будьте предсказуемым и соблюдайте договоренности.
  • Проверяем, сотрудник правильно понял задачу?
    • Как будешь выполнять (в общих чертах)?
    • Повтори суть задачи своими словами
      • Есть у меня сотрудник, который на вопрос «все понятно?» сам добровольно проговаривает своими словами постановку задачи. Часто при этом он формулирует задачу более четко и ясно, чем я сам. Заодно демонстрирует принцип «правильно поставленный вопрос – это уже половина решения».
      • Но вы можете удивиться, как часто при проговаривании поставленной задачи выясняется, что сотрудник понял ее с точностью до наоборот, а вам самим есть над чем работать – над правильной постановкой задач 🙂
  • Убеждаемся, что все хорошо
    • Есть вопросы?
    • Что тебе не хватает для успешного выполнения задачи?
    • Есть ли конфликты с текущими делами?
      • Увы, точно знать степень загруженности сотрудника нельзя

 Несколько общих советов

  • Приучите сотрудников приходить с блокнотом и ручкой.
    Голова – плохая база данных.
  • Вместо блокнота и устных распоряжений можно использовать системы постановки задач. Но там не позадаешь вопросы. Поэтому лучше писать туда задачу уже после общения с сотрудником.
  • Даже простые задачи лучше ставить в системе управления проектами и задачами.
  • Сразу после постановки задачи сотруднику необходимо в своем ежедневнике поставить заметку на дату ближайшей точки контроля. Сотрудник может быть сколь угодно ответственным. Но жизнь штука сложная, поэтому выполняйте свою работу – ставьте задачи, контролируйте прогресс и управляйте рисками. Вы же менеджер или кто?
  • Предложенный алгоритм фактически содержит в себе более простой подход к постановке задач, который известен под аббревиатурой SMART. Смарт-подход описывает, какой должна быть правильно поставленная задача/цель. Каждый год я вклеиваю в новый ежедневник на первую страницу вот эту картинку:

Почему все-таки задача не выполнена?

Отношения с сотрудниками очень легко испортить неправильной постановкой задачи. Если сотрудник что-то не сделает, то причин у него лишь четыре:

  • Не умеет (зачем же ему поставили эту задачу, не обучив или не предоставив возможности учиться и ошибаться?)
  • Не понял (ему поставили задачу плохо, сотрудник понял по-своему)
  • Не может (ему не дали ресурсов или полномочий)

Четвертый вариант настолько маловероятен, что я его в список выше просто не включаю. Да, иногда сотрудник не хочет. Но случиться это может от того, что долгое время его руководитель ставил задачи очень плохо, а потом сотруднику за это попадало.

Правильная постановка задачи – это способ повысить не только эффективность сотрудника, но и свою личную. Затратив чуть больше времени на постановку, вы выиграете море времени, т.к. будет успешно выполнена с минимальным вашим участием.

Сэкономленное время можно потратить на более крупные и интересные задачи, которые так манят и тревожат своей необъятностью и таинственностью 🙂

как правильно ставить задачи, чтобы их выполняли, какие ошибки допускают руководители

07 июня 2021 Время прочтения статьи: 7 минут

2806

Когда сотрудники не справляются с обязанностями, руководителю приходится самому вникать во все вопросы или переделывать работу.

В результате о выполнении плана не может быть и речи, а эффективность и прибыль на нуле. Не спешите увольнять команду и набирать новую. Возможно, стоит пересмотреть подход к постановке задач. 

Что такое постановка задач и почему она важна

Часто компании закрываются в первый год не только из-за высокой конкуренции, но и из-за неправильного выстраивания процессов внутри. Любая работа состоит из постановки целей и задач. Если цель — это результат, то задача — ответ на вопрос «как это сделать?». Например, ваша цель — продвигать бизнес в социальных сетях. Тогда задачи, в зависимости от специфики — собрать команду из SMM-менеджера, дизайнера и копирайтера, разработать и согласовать стратегию продвижения, рассчитать бюджет и проанализировать результаты. Часто задачи связаны между собой: результат одной зависит от другой. 

Без планирования и управления нельзя: хаотичные и несогласованные действия сотрудников наносят ущерб компании. И наоборот — хорошо организованный труд в команде способствует плодотворной работе. 

Так, рост конверсии в покупки связан с эффективностью сотрудников, принимающих звонки: продавцов, менеджеров и операторов call-центра. Если клиент долго ждет или не может получить ответ на вопрос, он уйдет к конкурентам. Система Workforce Management MANGO OFFICE решает вопросы с организацией работы первой линии. Сервис поможет определить, сколько нужно сотрудников для выполнения задачи, составить оптимальный график и проанализировать работу сотрудников в режиме реального времени.

Виды задач

Есть глобальные задачи, а есть рядовые,. Их можно ставить по разному — это зависит от значимости и срока выполнения работы. Задачи бывают: 

  • Ежедневные. Это рутина, из которой состоит бизнес. Например, кондитерский цех выпускает сладости. Сотрудники каждый день готовят тесто и начинку, выпекают и упаковывают вафли, отвозят их в магазины. Общий результат работы компании напрямую зависит от того, как организованы рутинные процессы.

  • Текущие. Появляются в определенный момент: нужно модернизировать оборудование, найти нового поставщика, заключить договор с курьерской службой. 

  • Долгосрочные. Касаются развития бизнеса в перспективе и ставятся на определенный срок. Например, увеличить выручку на 15% за год или открыть офис в каждом районе Москвы в течение пяти лет. Такие задачи не обсуждают на ежедневных планерках, это часть стратегического планирования, которым занимается руководство. 

Некоторые руководители смешивают все виды задач: погружаются в рутину, забывая о перспективах. Пока компания концентрируется на решении мелких проблем, конкуренты планируют на годы вперед, забирая клиентов. 

Как правильно ставить задачи

При постановке задачи недостаточно рассказать сотрудникам об их обязанностях. Здесь важно все: формулировки, детали, контроль за ходом работ. Упростить коммуникацию между руководителем и подчиненным помогут специальные правила. 

Распределение ролей

Для проектной работы нужна команда из разных специалистов. Чтобы сделать работу качественно и уложиться в сроки, каждый член коллектива должен знать свои обязанности и ответственность. 

При формировании команды нужно учитывать не только hard skills, но и личные качества сотрудника. Это влияет на эффективность и отношения в коллективе. Каждый должен выполнять задачи, соответствующие своему психотипу. Дисциплинированному сотруднику, привыкшему к контролю, легче выполнять рутинную работу, а человеку с творческим мышлением — креативить. Руководителю нужно распознавать личностные качества и поручать задачи сотрудникам с релевантными навыками и опытом. 

Если все роли учтены, то каждый член команды чувствует себя комфортно и занимается любимым делом, а число конфликтов сводится к нулю. Эффективность растет, а с ней — качество работы и авторитет компании. 

Конкретизация действия и результата

Размытые формулировки — враг эффективности. Часто руководители считают, что сотрудники знакомы с внутренней кухней, и не раскрывают детали задачи. Чтобы не возникло недопонимания, потратьте больше времени на уточнения, проговорите важные и второстепенные моменты. Тогда у сотрудника сформируется четкое представление, что и к какому времени нужно сделать. 

Например, формулировка «привлечь новых клиентов» слишком абстрактная. Лучше конкретизировать требования: «сегодня до 15.00 написать и оформить два поста в Инстаграм с информацией о скидках». Уточнение деталей не займет много времени, но это поможет избежать ошибок. 

Назначение ответственных

Адресуйте задачу конкретному исполнителю. Когда за результат работы отвечает определенный человек, руководитель понимает, на каком этапе находится проект, может скорректировать процесс и подвести промежуточные итоги. Это простое действие улучшает качество работы: сотрудники не перекладывают обязанности друг на друга, а полностью погружаются в работу. 

Ограничение по срокам

Установите конкретный дедлайн по задаче. Не просто «чем быстрее, тем лучше», «через неделю» или «в ближайшее время», а точную дату и время. Бессрочные задачи сотрудники будут делать в последнюю очередь. Если оценить время работы нельзя, обозначьте контрольные точки. 

Трекинг задач

Не старайтесь удержать в голове все задачи и сроки, скорее всего, вы все равно запутаетесь. Обычный блокнот тоже не решит проблему. Используйте удобные программы для постановки и отслеживания задач:

  • для небольших компаний: Google Docs, Trello, Basecamp, Wunderlist, Slack;

  • для крупных проектов: JIRA, Redmine, Яндекс.Трекер;

  • для целей, которые выходят за рамки обычного планирования, используют CRM-системы.

SMART-цели в постановке задач

SMART — это способ описания задач. Он был разработан Джорджем Т. Дораном в 80-х годах прошлого века, но до сих пор  не утратил актуальности. Метод устанавливает критерии правильной постановки задач. 

  • Конкретность (specific). Цель должна быть определенной и понятной: не «обзвонить клиентов», а «получить обратную связь по вчерашним встречам». 

  • Измеримость (measurable). Добавьте в формулировку количественный показатель. Это поможет оценить результат и даст ориентир сотрудникам. Пример: увеличить выручку до 10 млн, провести 15 рабочих встреч. 

  • Достижимость (achievable). Для мотивации важно, чтобы у сотрудника были ресурсы для выполнения работы, а ее результат был реальным, осязаемым. Если требовать невозможного, команда выгорает и перестает стараться.

  • Релевантность (relevant). Проверьте значимость и согласованность задач, их соответствие глобальным целям компании. Противоречивые и неактуальные требования разрушают работу и вызывают недовольство у сотрудников. 

  • Ограниченность в сроках (time bound). Работа движется быстрее, если установлены временные рамки: можно распределять нагрузку, расставлять приоритеты.  

Ошибки руководителя при постановке задач

Чтобы устранить ошибки, их нужно увидеть. Разберем несколько основных.

Тон речи

Агрессивный тон уместен только при обсуждении вопросов жизни и смерти. В остальных случаях коммуникация будет эффективной, если собеседники относятся друг к другу уважительно, а не отвлекаются на личные обиды и эмоции. Важно контролировать интонацию и подбирать слова — от этого зависит отношение подчиненного к порученному делу.

Неправильная постановка дедлайнов

Для кого-то «скоро» — это через два дня, а для кого-то через 30 минут. Не стоит надеяться, что у всех одинаковые представления о времени. Такие недопонимания могут сказаться на работе. Лучше установите даты контрольных точек и окончательного дедлайна. 

Отсутствие примеров

Если сотрудник ранее не сталкивался с подобной работой, дополните инструкцию примером. Тогда у него появится понимание, какой результат нужен. Например, если вы просите сотрудника написать коммерческое предложение для партнеров, отправьте ему на почту примеры КП конкурентов.

Чтобы новые сотрудники понимали, как правильно разговаривать с клиентом, их можно обучать на подготовленных шаблонах — специальных скриптах. Продуманный сценарий разговора особенно пригодится там, где нет права на ошибку — в холодных продажах по телефону. 

С сервисом Контакт-центр MANGO OFFICE вы сможете создать эффективный скрипт продаж и ускорить процесс обучения новых сотрудников. Система аналитики поможет отследить эффективность операторов и улучшить каждый этап работы с клиентом.  

Отсутствие обратной связи

Бывает, что сотрудник плохо выполняет работу даже после подробных разъяснений. Возможно, он не понял задачу и чего от него ждут. Чтобы исключить ошибки, добивайтесь обратной связи. Спросите, как именно команда будет выполнять работу, нужна ли дополнительная информация. Это кажется лишним, но именно недопонимание становится частой причиной конфликтов. Избегайте закрытых вопросов, вроде «Вам все понятно?» — они не мотивируют к диалогу. 

Примеры правильной постановки задач

Посмотрим, как правильно ставить задачи, пользуясь правилами. 

Цель: увеличить продажи. Задачи:

  • нанять двух сотрудников до 31.04;

  • увеличить количество сделок менеджеров на 15%, используя технологию личных продаж;

  • поднять продажи по холодным звонкам с 15 до 25%, применяя новый скрипт.  

Цель: увеличить прибыль с единичной продажи. Задачи:

  • увеличить средний чек на 25% с помощью апселлинга;

  • повысить цены на 5% и поменять ценники во всех магазинах до 21 сентября. 

Использование CRM в постановке задач

CRM — удобный способ держать все задачи и информацию по ним в одном месте. С помощью системы можно ставить задачи в режиме реального времени и контролировать ход работ. CRM собирает аналитику по работе менеджеров, помогая представить картину наглядно: кто справляется с работой, а кто затягивает сроки и не выполняет задачи. 

Основной канал продаж — это звонки, поэтому важно держать под контролем работу  сотрудников колл-центра. Больше никаких пропущенных звонков и потерянных клиентов: сервисы телефонии MANGO OFFICE можно интегрировать с любыми CRM-системами. Сохраняйте информацию о каждом этапе взаимодействия с клиентом, чтобы анализировать и улучшать работу отдела продаж.  

Заключение

Применяйте простые правила: формулируйте детали задачи, устанавливайте дедлайн, общайтесь уважительно, назначайте ответственных. Это поможет ставить задачи прозрачно и понятно, контролировать работу на любом этапе и укладываться в сроки. Если работа внутри компании хорошо организована, то и лояльность клиентов будет расти.

5 шагов постановки задач подчиненным

Что общего между управлением и математикой? Менеджмент тоже требует расчетов, в этом деле существуют свои теоремы, аксиомы, алгоритмы. Как насчет строго математического подхода? Попробуем!

Аксиома № 1. Если вы руководите людьми, значит, вы ставите им задачи

Теорема № 1: если вы ставите задачи хорошо, значит, вы хорошо руководите.

А теперь обратимся к доказательству. Давайте посмотрим, из каких этапов состоит постановка задач.

Предлагаю следующий алгоритм:

  1. Передать информацию.
  2. Произвести обратную связь — убедиться, что подчиненный верно понял ваши указания.
  3. Добиться однозначных обязательств по выполнению.
  4. Сообщить о процессе текущего и окончательного контроля и учета.
  5. Довести перечень мер, которые надо предпринять в случае выявления каких-либо отклонений от первоначального плана. То есть, сказать о плане «Б».

Что может быть лучше показательной порки?! Положительные примеры! К ним и обратимся.

Передать информацию

Можно передать информацию коротко.

Пример. Руководитель отдела продаж разговаривает с менеджером по продажам. Нужно за неделю выполнить план по звонкам новым клиентам.

Можно воспользоваться моделью SMART. Наверняка помните расшифровку данной аббревиатуры. SMART — это характеристики постановки цели и задачи. Каждая цель и задача в соответствии с данной концепцией должна быть:

  • S (Specific) — конкретной.
  • M (Measurable) — измеримой.
  • A (Achievable (Ac), Ambitious (Am) — достижимой, с одной стороны, и амбициозной, с другой.
  • R (Relevant) — соотносимой с другим целями.
  • T (Time bound, Trackable) — определенной во времени и отслеживаемой.

Понимаю ироничную улыбку некоторых читателей. Мне однажды участник тренинга в качестве обратной связи так и сказал: «Спасибо большое за то, что на тренинге не было SMART и SPIN»! Да, эти схемы многим известны. Но всем ли? И те многие, кто о них читал или слышал, применяют ли они их в полной мере? Это как знать о том, что бег полезен, и бегать каждый день по 3–5 км. Разные вещи, не так ли?

Так что обратимся к примерам. Руководитель отдела закупок ставит задачу менеджеру по закупкам. Буквами в скобках буду помечать характеристики SMART. Нужно исследовать двух непосредственных конкурентов за неделю к 10:00 следующего вторника (M, T). Что нам надо знать?

  • Первое — цены по десяти выборочным позициям и возможные скидки в зависимости от объемов (S, M).
  • Второе — отсрочка (S, M).
  • Третье — сроки доставки (S, M).
  • Неделя — срок небольшой (Am), но достаточный (Ac).
  • Данная информация позволит нам понять, насколько выгодно мы работаем, во-первых (R).
  • А, во-вторых, мы сможем получить лучшие условия у действующих поставщиков (R, Am)

Сразу скажу, что существуют и другие расшифровки данных букв. Более того, модель — не панацея. Вы можете использовать свои собственные характеристики задач. Главное, чтобы эти характеристики были. Потому что, если руководитель говорит своему новому подчиненному при постановке задачи средней степени сложности «Работу надо сделать хорошо, давай делай», то такой вариант, мягко говоря, не является удовлетворительным.

Я предлагаю вам свою авторскую технологию постановки задач подчиненным (да и к самому себе при целеполагании это можно применять) — МАРСОВ. Мнемоническое правило запоминания МАРСОВ: русская фамилия от планеты Марс.

Итак. В каждой задаче должно быть:

  1. Мотивация для подчиненного.
  2. Алгоритм выполнение задачи, если она не супертворческая.
  3. Результат, четко сформулированный, ожидаемый, понятный.
  4. Средства решения задачи и их доступность.
  5. Обоснование реальности (и, возможно, необходимости) выполнения, если задача новая и/или сложная.
  6. Время выполнения.

Пример: Руководитель отдела ставит обучающую задачу своему подчиненному.

Мотивация для подчиненного

  • «Тебе же значительно легче будет работать».
  • Другой вариант мотивации: «Твои достигнутые цели — это твои деньги в будущем».
  • И пример эмоционально-негативной мотивирующей фразы: «Если ты не справишься, то какой же ты профессионал!?».

Алгоритм выполнения задачи (в случае если задача не творческая)

  • Первое. Изучаешь информацию.
  • Второе. Спрашиваешь у других, с какими сложностями они столкнулись.
  • Третье. Прописываешь пять шагов системы МИТ для себя.
  • Четвертое. Обсуждаешь со мной.
  • Пятое. Заучиваешь наизусть.
  • Шестое. Применяешь.

Результат

Нужно освоить новую систему МИТ, чтобы применять ее каждый день. Как я понимаю, в этой системе пять шагов. Каждый шаг надо уметь делать и понимать, к чему он ведет.

Средства решения задачи и их доступность

Можешь почитать эту книгу, чтобы лучше разобраться. Можешь зайти на тот сайт, где также есть подсказки. Еще можно пообщаться с коллегами.

Обоснование реальности выполнения (и необходимости, если нужно)

  • «В других компаниях это уже введено. Мы что, хуже!?»
  • Или такой вариант. «Чтобы это сделать, нужно уделить свое пристальное внимание и время. Надо постараться».
  • А можно и так. «Этому можно выучиться за 10 дней».

Время выполнения: «Нужно сделать в течение месяца до 30 декабря».

Итак, все, что мы сейчас делали, — это сообщали информацию подчиненному. Мы привели два развернутых примера сообщения информации во время постановки задачи: модель SMART и модель МАРСОВ. Теперь перейдем к следующим шагам алгоритма постановки задачи.

Обратная связь — убедиться, что указания поняты верно

Нужно обязательно проверить, насколько человек понял свое задание. Для кого-то вы можете применить военный метод: «Расскажи, что ты понял?», для кого-то более мягкий и доверительный: «Скажи, пожалуйста, с какими сложностями мы можем столкнуться?». Предлагаю и другие примеры:

  • «Расскажи, какие сложности ты видишь?»
  • «С чего ты сейчас начнешь?»
  • «Расскажи, пожалуйста, что ты будешь делать?»

Только не спрашивайте у подчиненного, особенно у нового, «Ты понял?», потому что есть высокая вероятность, что вы услышите «Да», за которым скрывается «Нет». В любом случае, будьте с подчиненным в диалоге, разговаривайте, обсуждайте, убеждайте и приказывайте.

Добиться однозначных обязательств по выполнению

Задача предполагает ее выполнение. А выполнение предполагает обязательства. А обязательства необходимо взять:

  • «Справишься?»
  • «Это тебе по силам? Сможешь?»
  • «К какому сроку ты все сделаешь?»

Если подчиненным вам отвечает «Постараюсь», значит, он не берет на себя обязательств. Можно ему парировать «Постараешься или сделаешь?».

Сообщить о процессе текущего и окончательного учета и контроля

Контроль мотивирует на выполнение. И знание о том, что его будут контролировать, также воздействует на подчиненного:

  • «Один раз в неделю во вторник или в среду подходишь ко мне и рассказываешь, что уже сделано!»
  • «Тебя будет проверять Василий Сергеевич, к нему подходишь два раза в неделю и рассказываешь, а он комментирует».
  • «Смотри, я могу в любое время тебя проверить, будь начеку».

Довести перечень мер, которые надо предпринять в случае выявления каких-либо отклонений от первоначального плана

Расскажите подчиненному о том, что ему делать, если задание не получается, все не так, из рук вон плохо. Сообщите ему о плане «Б» на случай непредвиденных сложностей:

  • «Если что-то действительно не получается, звони мне или подходи, будем обсуждать».
  • «Если поймешь, что не получатся, обратись к Василию Сергеевичу».

Ну, что же. Теорема № 1 доказана. Я удаляюсь для выведения и доказательства новых теорем, а вы — для постановки задач своим подчиненным! До встречи на управленческих высотах!

Николай Рысев

http://www.e-xecutive.ru/

Метод SMART для постановки задач

Как метод смарт повышает эффективность поставленной задачи и поддерживает мотивацию сотрудников?

Одним из краеугольных камней хорошего управления является согласование целей между руководителями и подчиненными. В таком случае становится проще объективно оценивать производительность и составлять эффективные планы профессионального развития сотрудников. Вот почему крайне необходимо знать, как правильно ставить задачи. В этой статье я расскажу вам, как этого можно добиться.

Правильно поставленные задачи — очень эффективное средство управления. Умные задачи служат одним из самых главных мотивирующих факторов в менеджменте, а также являются одним из ключевых факторов успешного проведения аттестации сотрудников. Рекомендую к использованию всем менеджерам, стремящимся овладеть этим ключевым навыком для развития персонала.

Как правильно ставить мотивирующие задачи по системе SMART?

Часто неудачи сотрудников происходят, если поставленные перед ними задачи не верно сформулированы. Пример неправильной задачи:

В следующем году вы должны больше общаться с остальными членами команды.

Что вы думаете о такой задаче? Выберите правильный ответ:

  1. Задача хорошо сформулирована.
  2. Формулировка слишком неопределенная – задача слишком расплывчатая. Мы не знаем, как именно надо больше общаться и что для этого делать. Эта задача неконкретна.
  3. Задачи не должны касаться поведения.
  4. Каждый должен стремиться больше общаться.

Как вы уже догадались — правильный ответ в этом списке стоит под №2.

Я предлагаю легкий способ овладеть техникой SMART и для этого введу 5 правил. Нетрудно догадаться, что 5 правил соответствуют количеству букв в аббревиатуре SMART.

Правило №1

S — Specific – конкретная задача отвечает на вопросы: Что? Кто? Где?

Хорошо сформулированная задача должна быть конкретной, иначе говоря :

  • Простая
  • Точная
  • Определенная

Пример: В следующем году вы должны сделать так, чтобы информация (что?), которой вы владеете, лучше распространялась среди ваших коллег.(где? кто?)

Можно ли сказать, что конкретная задача это хорошая задача? Как вы думаете, правильно ли поставлена теперь эта задача:

В следующем году вы должны сделать так, чтобы информация, которой вы владеете, лучше распространялась среди ваших коллег.

Правильный ответ — нет. Эта задача не поддается измерению. Кроме того у нее нет сроков выполнения. Поэтому далее вводим сразу два правила.

Правило №2

M — Measurable – измеряемая — Количественная оценка. Отвечает на вопрос: Сколько?

Правило №3

T — Time–Framed – ограничена по времени. Сроки выполнения задачи. Отвечает на вопрос: Когда?

Пример:

Каждый понедельник (когда?) проводить рабочие совещания, продолжительностью в 40 минут, с участием всех 20 сотрудников (сколько?), работающих над проектом X.

Казалось бы теперь все понятно — пора озвучивать задачу? Не спешите. Не все так просто. Как вы собираетесь эту задачу контролировать? Это всего лишь намерение, а его нельзя контролировать. Успешность выполнения этого действия нельзя оценить объективно. Это чаще всего и приводит в последствии к спорам и конфликтам.

Как превратить намерение в задачу?
Нужно научиться переформулировать намерение в задачу. Найдите способ измерить успех осуществления этого намерения в рабочей обстановке. В итоге должна получится задача.

Задание: Можете ли вы переформулировать это намерение в задачу?

Пример:

Лучше управляйте проектом X.

Шаг 1. Намерение выражено в конкретных условиях.

Пример:

Организовать на регулярной основе совещания со всеми участниками проекта X.

Шаг 2. Намерение выражено в конкретных условиях плюс есть критерии, по которым можно оценить выполнение задачи в рабочих ситуациях плюс указаны точные сроки выполнения.

Пример:

Каждый понедельник проводить рабочие совещания, продолжительностью в 40 минут, с участием всех 20 сотрудников, работающих над проектом X и предоставлять отчет по итогам проведения совещания до 18.00. каждый понедельник мне на почту.

Правило №4

А — Accessible – Выполнимая (достижимая)

Это значит, что кто-то уже справлялся с этой задачей в компании или на рынке (уже достигнутый) и есть наличие необходимых ресурсов для выполнения (навыков и умений для выполнения сотрудником задачи).

Правило №5

R — Realistic – реалистичная. Это значит, что задача:

  • соответствует рыночной обстановке и стратегии компании
  • адаптирована к непосредственной рабочей обстановке сотрудника
  • не должна противоречить другим задачам, стоящим перед ним.

Достижимость и реалистичность — факторы, которые вы должны учитывать, чтобы поставленная задача мотивировала сотрудника.

Краткий обзор 5 правил постановки задач по методу смарт

S M A R T

S M T – Метод превращения намерения в задачу

A R — Мотивация (мотивирующие задачи). Достижимость и реалистичность — факторы, которые вы должны учитывать, чтобы поставленная задача мотивировала сотрудника.
Их надо индивидуализировать.

N!B! Индивидуализация: то, что подходит одному, совершенно неприменимо к другому и все, что годится в одних условиях станет невозможным в других.

Пора отработать полученные знания на практике. Предлагаю вам выполнить три кейса.

Кейс №1

Описание кейса:

Алексей — торговый представитель (работает 1 год) в компании по продажам бытовой техники. Стратегия компании заключается в продолжении захвата рынка в России. (Итальянская компания – 5 лет на рынке России, но все еще придерживается стратегии захвата рынка). Отвечает за базу в 20 клиентов; посещения: 3 раза в день.

Владимир — директор по продажам: отвечает за постановку задач.

Основной критерий контроля: Количество посещений в день

Цели посещения:

  1. Поиск новых клиентов или визит к рабочим клиентам для закрепления отношений.
  2. Для посещений с целью исследований: ожидаемый процент результативных визитов.

Поможем Владимиру определить задачи Алексею на год.

Как вам вариант такой постановки задачи:

  • 10 посещений каждый день и повышение объемов заказов от существующих клиентов на 15%.

Правильный ответ: Эта задача конкретна, поддается измерению и ограничена во времени. Однако, мне не кажется, что задача, которую Владимир собирается поставить перед Алексеем, сформулирована хорошо.

  • Во-первых, не реалистично ожидать от Алексея 10 посещений вместо 3. Такие задачи называются невыполнимыми.
  • Во-вторых, задача не согласуется со стратегией захвата рынка, которую ведет компания.

Нелогично просить Алексея уговаривать клиентов повышать заказы, когда на самом деле он должен концентрироваться на поиске новых клиентов. Данная задача не реалистична.

Кейс №2

Описание кейса:

<

p style=»padding-left: 30px;»>1. Игорь – 5 лет в компании, 3 посещения в день, 100 клиентов, отвечает за Центральную Россию.
2. Алексей – 1 год, 3 посещения, 20 клиентов, отвечает за северо-запад России.
3. Владимир должен адаптировать базовую задачу под способности каждого из них.

С учетом производительности Алексея и Игоря, их опыта и текущей стратегии компании, какие задачи вы выберите для Алексея и Игоря?

  1. 5 посещений для обоих представителей
  2. 5 посещений для Алексея и 5 посещений для Игоря
  3. 6 посещений для Алексея и 4 для Игоря

Правильный ответ под номером 2.

Разбор кейса:

Задачи Игоря: 100 клиентов. Хотя компания и ставит стратегию захвата рынка, для него задача не завоевание новых клиентов, а закрепление отношений с рабочими клиентами. Поэтому на данном этапе бесполезно ставить перед ним амбициозные задачи. Для него задача индивидуальная.
Задачи Алексея: тактика захвата – перед ним лучше поставить амбициозную задачу, которая будет стимулировать его. Таким образом задача Алексея менее индивидуальна, она просто соответствует тактике захвата рынка.
Этот пример показывает, что задачи также должны быть адаптированы к индивидуальным условиям, вне зависимости от положения и ситуации в компании.

Основные положения, которые нужно запомнить.

10 золотых правил постановки задачи

  1. Задача должна ставиться в простой и краткой форме (1-2 предложения на определенную тему).
  2. Задача полезна, если она описывает цель, к которой надо стремиться.
  3. Задача должна поддаваться количественному измерению и иметь сроки выполнения.
  4. По возможности задача должна быть амбициозной. Задача должна содержать сложность и риск, но всегда оставаться реалистичной, т.е. выполнимой.
  5. Чтобы задача мотивировала — сотрудники должны принять ее. Руководителю нужно проконтролировать, что сотрудники придерживаются данной задачи. Для этого должны использоваться наиболее подходящие для каждой ситуации управленческие подходы.
  6. Задача всегда подразумевает, что существуют средства для ее выполнения.
  7. Задача с количественным результатом должна по возможности сопровождаться задачей с качественным результатом.
  8. Индивидуальная задача должна быть согласована с задачами команды.
  9. Нельзя назначать слишком много задач: надо расставлять приоритеты.
  10. Существуют определенные шаги выполнения задачи. Такая последовательность дает возможность внести изменения при необходимости.

Пример постановки задачи по SMART:

Кейс №3.

Описание кейса:

Валерий: ответственный руководитель
Константин: финансовый менеджер

Определение задачи: реструктуризировать дорожные расходы, возмещаемые торговым представителям.

Рабочая ситуация: В данный момент более 20% дорожных расходов торговых представителей не могут быть отнесены ни к одному отделу бухгалтерского учета.

Вот какую задачу Валерий поставил Константину:

Мне нужно, чтобы в этом году вы отнесли к какому–либо отделу бухгалтерии все дорожные расходы торговых представителей во время вызовов по обслуживанию клиентов. Используйте новое программное обеспечение… В ближайшие 2 месяца вам нужно сократить расходы, которые не поддаются учету до 5 %.

Что вы думаете о задаче, поставленной Валерием? Является ли она:

  • Конкретная?
  • Измеряемая?
  • Выполнимая?
  • Реалистичная?
  • Ограниченная во времени?
  • Амбициозная?
  • Индивидуальная?

Правильный ответ: Задача не очень индивидуальна, она продиктована потребностями компании и не зависит от обстоятельств Константина. Тем не менее  данная задача поставлена верно.


Овладение навыком постановки задач по SMART является одним из важнейших управленческих навыков. SMART-задачи определяют дальнейшие действия сотрудников и ясно дают им понять: чего и когда ждать в результате выполнения ими поставленных задач.

Как техника постановки цели по SMART поможет найти работу?

Следующие две вкладки изменить содержание ниже.

Карьерный коуч по поиску работы, эксперт по резюме, тренер по собеседованию, основатель и автор публикаций на bosshunt.ru.

Похожее

Как эффективно ставить задачи сотрудникам

Когда руководитель или проектный менеджер делают ошибки еще на этапе постановки задачи, запускается необратимая цепочка: команда или отдельные участники не понимают цель задачи, не видят сроков, не чувствуют ответственности за результат.

Устные задачи — несуществующие задачи. Фиксируйте каждую задачу в таск-менеджере и используйте SMART подход при ее оформлении.

Постановка задачи по технологии SMART

Любая задача должна быть:

  • S (Specific) — конкретная
  • M (Measurable) — измеримая
  • A (Achievable) — достижимая
  • R (Relevant) — значимая
  • T (Time Bound) — ограниченная во времени

Smart-задачи имеют простую логику и структуру, но самое главное — они имеют четко прописанную цель и сроки выполнения.

Как правильно ставить задачи


  • Фиксируйте все задачи в таск-менеджере.

Если задача ставится устно, в мессенджере или по электронной почте, шанс, что задача будет потеряна — велик. Вести переписку по задаче в мессенджере или по электронной почте неудобно.

  • Создайте инструкцию по постановке задач

Это будет внутренняя инструкции компании, в которой вы опишете правила постановки задач. Например: в каком порядке задачи берутся в работу (по приоритету, по срокам и т.д.), кто может закрывать задачу, обязательна ли проверка руководителя перед закрытием задачи и другие опции.

Доступ ко внутренней инструкции внутри таск-менеджера может быть для всех команды или только для тех, кто создает задачи.

Постановка задач в таск-менеджере. Пошаговое руководство

Так выглядит готовая задача в таск-менеджере. Теперь рассмотрим подробно, как оформить задачу эффективно.


Напишите название задачи

Название должно раскрывать суть задачи, быть понятным и лаконичным. Название должно быть написано так, чтобы было понятно о чем речь, не проваливаясь в описание.

Надо —— Создать прототип сайта для клиента XX.

Название этой задачи отвечает на вопросы: Что сделать? Для кого сделать? Дополнительную информацию по задаче вы сможете разместить в комментариях к ней.

Как не нужно писать название задачи

На надо —— Срочная задача Александру из отдела маркетинга на среду.

  • Выберите ответственного

Отсутствие ответственности за результат — одна из причин нереализованности задачи. Ответственный по задаче контролирует рабочий процесс, может создавать промежуточные отчеты, вносить изменения.


Если у команды в процессе работы возникают вопросы по задаче — ответственный даст ответы, больше информации, уточнит данные у клиента (если нужно).

  • Добавьте подписчиков или участников.

Если над задачей работает команда из нескольких человек. Подписчики задачи будут получать уведомления об изменениях в задаче на электронную почту и в самой системе. Участники видят информацию по задаче и могут отслеживать ход ее выполнения.

В процессе работы над задачей ответственные могут меняться, могут подключаться другие участники команды.
  • Установите сроки

Это может быть крайний срок завершения работы над задачей или срок в формате старт-финиш«. Четкие дедлайны позволяют эффективно распоряжаться рабочим временем. Если по задаче понятны сроки, команда работает на результат.


  • Установите плановые расходы

Сколько времени и денег понадобится, чтобы выполнение задачи было успешным? В таск-менеджере есть опция «План», где можно указать количество часов и бюджет задачи, или что-то одно.

Сопоставление плановых и фактических расходов в процессе работы — это быстрая реакция на изменения. В процессе работы участники команды могут запускать таймер, чтобы фиксировать количество затраченного на задачу времени.


Внесение затрат в задачу

Также могут внести количество времени и стоимость в фактические расходы после завершения работы над задачей. Например: если факт отличается от плана и бюджет оказался больше предполагаемого, эта информация передается руководителю или клиенту.

Сравнение плана и факта значительно сокращает шанс финансовых и временных потерь.
  • Опишите задачу

В окно описания напишите информацию по задаче, важность, цель, требования. Пишите так, чтобы после прочтения у команды, которая работает над задачей и Ответственного, не оставалось вопросов. Задача должна быть понятной, важной, измеримой.


Дополнительные опции в окне описания задачи:

  1. Загрузка файлов
  2. Чек-лист
  3. Отметка участника команды, к которому обращаетесь

Когда над задачей работает команда, а есть просьба, комментарий или вопрос к отдельному участнику команды — отметьте его в окне комментария. Так шансы на потерю важного среди общей информации по задаче сводятся к минимуму.

  • Назначьте приоритет. Добавьте метки и статусы

Приоритет, статусы и метки — дополнительные опции для эффективной постановки задачи.

Приоритет можно выбрать от 1 до 10, где десять — максимальный приоритет. Обычно, задачи с максимальным приоритетом выполняются в первую очередь.


Приоритет указывается при создании или редактировании задачи.

Статусы и метки — как маркеры этапов выполнения задачи и особенностей рабочего процесса. У задачи может быть один статус и набор меток. Статус — это показатель этапа работы. Например: задача взята в работу и ей присвоен статус «В работе».


Когда работа над задачей будет завершена, ее статус будет изменен на «Готово». Меток к задаче может быть несколько, в отличии от статуса. С помощью меток задача получает маркировку особенностей рабочего процесса. Пример меток по типу работы: «Монтаж», «Оформление», «Правки». Пример меток по временным характеристикам: «Апрель», «Сентябрь» и т.д.

Пример меток по качественным характеристикам: «Отлично», «Супер», «Сделано прекрасно» и т.д. То есть, для одной задачи можно сделать сет меток, где будут использованы метки с указанием типа работы, времени, качества и т.д. В аккаунте есть стандартный набор меток. Также можно создать свой, учитывая специфику работу компании.

Примеры постановки задач:
  • Создать логотип для компании ХХХ.
  • Написать коммерческое предложение для клиента ХХ.
  • Подготовить отчет по проекту Клиента ХХХ за февраль 2020
  • Оплатить услуги консалтинга компании Х
  • Доработать макет презентации для отдела продаж.

Как контролировать выполнение задач?

Работая с задачами в таск-менеджере, вы получаете несколько эффективных инструментов контроля:

  1. Отчеты
  2. Календарь
  3. Канбан
  4. Диаграмма Ганта

Кроме наличия Ответственного и точных сроков по задаче, для контроля используйте Отчеты, Календарь и Канбан. В отчетах можно делать выборку задач из списка по нужным параметрам, в Календаре — отслеживайте выполнение задач по срокам, уровню приоритета, с включенным таймером, с указанием плановых расходов и по другим параметрам.


Канбан — визуальное отображение этапов задач на доске. Если задаче был присвоен статус, в процессе работы этот статус можно менять, а также перетаскивать задачу от одного этапе к другому по Канбан.

4 типичных ошибки в постановке задач

1 Нет понимания конечного результата.

Команда, которая работает над задачей, должна понимать конечный результат.

Что должно получиться в итоге? К какому результату команда должна прийти, работая над задачей? Если проект — это глобальная цель, то каждая отдельная задача в рамках этого проекта — промежуточная цель, которая приведет к достижению глобальной.

Команда, которая не понимает важность и целесообразность задачи, работает над ее реализацией неохотно: эффективность снижается, сроки смещаются.

2 Нереалистичные сроки.

Для каждой задачи важно определить срок выполнения с учетом: уровня сложности, количества задействованных для ее выполнения сотрудников, загрузки команды и отдельных участников на текущий момент.

Нереалистичные сроки могут привести к двум негативным сценариям: задача будет выполнена некачественно или не будет выполнена совсем.

Когда задача имеет высокий уровень сложности, но при этом горящие сроки — команда неохотно приступает к ее реализации и может найтись сотня причин, почему, например, она будет выполнена не сейчас, а позже. То, что непонятно и сложно откладывается на «потом».

3 Сложные задачи.

Например: в одной задаче есть несколько уровней сложности. Сложные задачи важно разбить на более простые. Одна сложная задача = несколько простых. Одна задача должна фокусироваться на достижении одной цели. Можно также создать в рамках одной сложной задачи несколько простых подзадач.


4 Неполная информация. Информация по задаче должна быть исчерпывающей: Подумайте какие еще ресурсы понадобятся ответственному, чтобы мог он мог приступить к выполнению незамедлительно.

Когда информации по задаче мало, часто команда додумывает сама: Кто-то боится задавать вопрос, кто-то надеется разобраться в процессе.

Мотивируйте и задавайте вопросы

Одна из важных задач руководителя или проектного менеджера — мотивировать команду. Например: «Если мы завершим эту задаче в срок, то…». Мотивацией может быть: премия, командный отдых, неформальное собрание, на котором заслуга каждого участника команды будет озвучена руководителем.

Задавайте вопросы в процессе работы над задачей. Задача понятна? Какие трудности возникли? Что нужно изменить и почему? Заинтересованность руководителя в достижении общей цели мотивирует команду работать эффективно и на результат.

Просите обратную связь

Преимущество постановки задач в таск-менеджере — возможность обратиться не ко всей команде, а к нужному участнику. Например: если над задачей работает десять человек, а вы хотите обратиться в кому-то одному, отметьте его через @ в комментариях к задаче и уточните, все ли понятно и нужна ли дополнительная информация по задаче.

Как создать задачу в таск-менеджере по SMART технологии? Попробуйте создать задачу прямо сейчас. После создания, пригласите команду оценить доступность задачи и ее информативность.

Правильная постановка задач для подчиненных по технологии SMART | HR-elearning

Правильная постановка задач для сотрудников

Часто в бизнесе результат и ожидания не совпадают, вызывая ощущения досады и попусту потраченного времени. Иногда в этом винят людей, выполняющих поручения, говоря об их минимальных способностях, безответственности и переизбытке лени. Не прокаченный руководитель винит сотрудника, а опытный начнет с себя.

По статистике, чаще всего подчиненные не понимают ожиданий от них и даже до конца не осознают возложенной ответственности.

Как показала практика между точными науками и менеджментом много общего, об этом говорит и способ правильной постановки задач. Простая логика и структура, проследовав которой руководитель доволен итогом, а работник доволен руководителем.

Назначение будет предельно понятным при использовании технологии SMART (в переводе с англ. «Умный»), эта техника и является стандартом для оценки качества выданной задачи.

Алгоритм умной постановки задач для сотрудников

Шаг 1: Выдача информации.

Задача должна быть:

S – Конкретной (содержать полную и наглядную информацию для четкого понимания).

M – Измеримой (параметры для оценки ее поэтапного достижения).

A – Достижимой (трудной, но выполнимой).

R – Ориентированной на результат (как поймет, что достиг).

T – Определена во времени (конечные сроки).

Многим известна эта техника, но кто ей постоянно пользуется? Ведь знать и применять это разные вещи. Формулировка: «Нужно сделать хорошо и быстро, иди и сделай это как можно скорее», скромно говоря, далека от идеала.

Шаг 2: Мотивация.

Можно сказать подчиненному, что его взяли для выполнения функционала и у него нет выбора; а можно зажечь на ее реализацию. Трудозатратнее и эффективнее станет второй вариант. Доказано исследованиями, что замотивированный сотрудник в разы эффективнее напуганного и заруганного. Мотивация на выигрыш от реализации (рост, карьеру, почет – у каждого свое) быстрее активирует человека.

Ведь лучше работает тот, кто делает это для себя, а не потому, что просто надо.

Шаг 3: Логика постановки.

Предлагаемый алгоритм стал неотъемлемым инструментом управленцев.

1. Озвучить по SMART.
2. Записать формулировку обоим участникам беседы.
3. Дать возможность задать вопросы, доходчиво ответить на них.
4. Снять информацию с него информацию о понимании изложенного (пункт один из самых значимых).
5. Убедиться, что правильно осознает положительный исход дела и зоны ответственности.
6. Правка недопонятых аспектов.
7. Повторная проверка на правильность понимания всех важных деталей.

Шаг 4: Оценка средств для решения.

Совершенно необязательно разжевывать сослуживцу все нюансы, достаточно убедиться, что он использует нужные ресурсы. Если человек опытный можно обсудить методы получения информации (интернет, коллеги, конкретные книги) для более молодых рассказать о прошлом опыте решения, дать больше деталей. Ключевой момент: если хочется, чтобы итог был равен выставленной цели, давать основные и обязательные моменты под запись, максимально детально.

Шаг 5: Обговорить риски.

Заранее обсудить моменты, вызывающие опасение, на пути решения вопросов и с чем он точно не согласен, а возможно, не готов сталкиваться. Так можно уберечься от затягивания сроков, увидеть возможные промахи и зоны для контроля.

Шаг 6: Взять обязательства по выполнению.

Слова «Я сделаю все возможное» или «Я постараюсь» руководители принимают, как готовность выполнять порученное. Важно не напутать два значения: «попробую» не равно «добьюсь результата». Если человек не берет на себя конкретных обязательств по положительному завершению, скорее всего, можно не ждать полноценной отдачи.

Шаг 7: План действий при отклонении от графика.

Встречаются ситуации, когда наступает дед лайн, а достижений нет. Налицо 2 управленческие ошибки: не объяснено, что делать, если все пошло не так и отсутствие промежуточного контроля. Спасает четкая последовательность действий на случай риска, тогда не будет сбоев, когда исправить уже ничего нельзя.

Гениальное просто, любой менеджер сможет с легкостью добиться полного понимания и максимальной отдачи. Главным фактором успеха станет выполнение всех семи шагов единовременно, ведь технология работает только тогда, когда ее использую полностью и стабильно.

Как ставить задачи по SMART — постановка целей по смарт методологии с примерами

Содержание:

Мы постоянно сталкиваемся с разными задачами — повседневными, рабочими, стратегическими. И решение кейса и выполнение любого поручения от руководителя упростятся благодаря постановке цели по системе SMART и использованию шаблона постановки задач Problem Statement Worksheet, которыми пользуются консультанты топовых компаний. Читайте гайд от экспертов Школы Changellenge >> и становитесь круче!


Как это бывает

Приближается лето, а с ним — отдых и путешествия. Но не для всех. Для кого-то лето — это первый опыт работы. Представьте, вы стали стажером в крупной компании. И вот как звучит ваше первое задание от руководителя:

Нам нужно повышать лояльность. Напиши, пожалуйста, три поста — зажигательных, ярких, в духе нашего бренда. Буду ждать.

Вы начинаете писать посты. Через несколько часов руководитель подходит к вам и говорит:

У меня еще одно задание. Посмотри, пожалуйста, динамику рынка электрических чайников — мы готовим презентацию для руководства.

И теперь вы решаете подготовить презентацию. Мотивация проста: для руководства — значит, важно, сделаю в первую очередь. Весь день уходит на работу в Power Point: цифры для графиков, дизайн, выводы. А тем временем ваш руководитель подходит, чтобы узнать, как дела. Показываете слайды.

Зачем так много? Я просто просил найти данные, не надо было делать слайды! У нас шаблон есть. К тому же нам было бы достаточно последних 5 лет, а не 10. А как там дела с постами?

Вы грустно пожимаете плечами и говорите, что не успели — все время потратили на презентацию. В ответ вы получаете просьбу побыстрее взяться за посты, потому что их надо опубликовать уже на этой неделе. Наученные горьким опытом, вы сначала смотрите, как оформлены посты вашей группы ВК, а потом пишете свои по образцу. Показываете их руководителю — он снова недоволен, потому что посты были предназначены для Фейсбука, а там все по-другому.

Что делать и кто виноват

Запомните: постановка задачи — это ответственность исполнителя. Да, на первый взгляд кажется, что это ваш руководитель во всем виноват — это он не предоставил вам всей нужной информации по задаче сразу. Но проблема в том, что у вашего руководителя не будет времени, чтобы рассказать все детали задания. Для вас важно понять задачу — в конце концов, это вам придется отдуваться и переделывать, если что-то будет не так.

Теперь подумаем, какой информации вам не хватало, чтобы выполнить обе задачи качественно. Какие вопросы стоило задать, например, в случае с презентацией?

  • Каков конечный продукт (слайды, график, текст..)?
  • Какой объем работы от меня ожидают?
  • Сколько времени у меня на выполнение этой задачи?
  • Какие материалы я могу использовать для выполнения задачи (шаблон презентации, базы данных…)?
  • С кем надо согласовать конечный продукт?

Ответы на эти вопросы вы бы получили, если бы воспользовались двумя инструментами — постановкой задачи по SMART и Problem Statement Worksheet.

Постановка задачи по SMART

Начнем с теории. Откуда вообще появилась методология SMART и что это такое? В переводе с английского «smart» — это «умный». Аббревиатуру SMART ввел Питер Друкер в 1954 году. Изначально правила постановки задач по SMART служили критериями хорошей стратегической цели компании. Впрочем, они неплохо работают не только в бизнесе, но и для повседневных задач и глобальных целей. Чтобы соответствовать критерию SMART, задача или цель должна быть:

Конкретной (Specific) – точно обозначать действия, которые нужно сделать. Например, задача «Раскрутить новую марку зубной пасты» не соответствует этому критерию, а вот задача «Провести маркетинговую кампанию, посвященную новой марке зубной пасты, в социальных сетях с охватом 1 млн. человек» соответствует.

Измеримой (Measurable) – отражать масштаб работ, которые нужно сделать, в количественном выражении. Например, «сделать 10 постов в Instagram» или «добиться 1 млн. просмотров видеоролика на Youtube». Таким образом, вы сможете получить количественное подтверждение того, что выполнили задачу.

Достижимой (Attainable) – соответствовать тем ресурсам, которые имеются в распоряжении исполнителя. Например, если вы должны за неделю с нуля написать и напечатать книгу, задача вряд ли достижима.

Актуальной (Relevant) – соответствовать целям того, кто ставит задачу. Если вы пишете посты для Facebook, а целевая аудитория сидит только в Одноклассниках, задача неактуальна.

Ограниченной по времени (Time Based) – задавать конкретный срок выполнения задачи. Здесь все просто: вы должны понимать, когда от вас требуется результат: через неделю, год или три года.


Немного практики

Определите, соответствуют ли следующие задачи критерию SMART. Если задача не соответствует, переформулируйте ее.

  1. Поехать на метро в театр.
  2. Купить новую пару джинсов Levi’s вместо износившихся старых.
  3. Добиться чистоты в доме в это воскресенье.

На самом деле, формулировка задачи по SMART — это лишь первый шаг заполнения так называемого Problem Statement Worksheet — таблицы из 6 блоков, которые заполняются по мере знакомства с задачей (PSW). Этот шаблон разработан консультантами McKinsey&Company и описан в их гайдлайнах по ведению проекта. Он отлично подходит для решения бизнес-задач — именно поэтому мы советуем использовать его участникам кейс-чемпионатов.

  1. Контекст (Context). Краткая информация о ситуации и проблемах, требующих решения. Например, компания собирается выходить на рынок электрочайников, из-за чего необходимо проследить динамику рынка.
  2. Критерии успеха (Criteria for success). Опрелелите, чего нужно достичь с помощью предлагаемого решения. В вашем случае в итоговом результате важно учесть соответствие формату, релевантность данных, их актуальность, наглядность диаграммы.
  3. Пространство решений (Scope of solution space). Дает понять, что именно нужно включать в анализ. Допустим, ваше руководство интересует данные только российского рынка за последние 3 года.
  4. Ограничение пространства решений (Constrains within solution space). Очерчивает барьеры решения (например, географические, финансовые, организационные и т.п.). Это могут быть ограничения по бюджету или законодательные ограничения. В данном случае у вас могут быть, например, ограничения по использованию источников (руководство не может вам предоставить доступ к внутренней базе, поэтому нужно использовать только бесплатные открытые источники).
  5. Заинтересованные стороны (Stakeholders). Дает представление о тех, кто заинтересован в результатах решения задачи. В данном случае это ваш руководитель, а также, вероятно, отдел стратегии.
  6. Ключевые источники информации (Key sources of insight). С учетом 4 блока источника могут послужить открытые ресурсы: например, Euromonitor, Росстат.

Кстати, 3 и 4 пункт PSW часто путают. Как понять разницу? Рассмотрим простой пример: вы — консультант, и ваш клиент хочет найти клад на дне озера. Он знает приблизительное местонахождение клада и обводит его на карте пунктиром. Нужная часть озера — и есть пространство вашего решения. Вы приступаете к задаче и предлагаете использовать три моторные лодки, чтобы быстро найти клад. Однако клиент против: в озере он разводит редких рыб, и шум их напугает. Кроме того, три плавательных средства привлекут зевак, и стоит сократить их до одного. Вы столкнулись с ограничением пространства решений: невозможность использовать моторные лодки и обязательство взять только одно плавательное судно.

Попробуем переформулировать задачи, которые мы разбирали вначале, по SMART:

  1. Написать три посвященных бренду поста для группы в Facebook в течение дня.
  2. Построить график объема рынка электрических чайников за последние три года в течение недели.

Научитесь использовать SMART на практике на Школе Changellenge >>.

Научиться

Рекомендуем:

Теги

Примеры формулировок проблем — NEXEA

В этой статье вы узнаете, что такое постановка задач для бизнеса, примеры постановки задач, как написать постановку проблемы и многие другие вопросы, которые возникают у предпринимателей относительно постановок задач.

Что такое формулировка проблемы?

Прежде чем обсуждать примеры постановки проблемы, просто кратко расскажите, что такое постановка проблемы в бизнесе? Постановка проблемы определяет проблему, с которой сталкивается бизнес, а также определяет, как будет выглядеть ее решение.Бизнес обычно создается на основе решения проблем, существующих среди потребителей.

Что такое изложение проблемы

Изложение проблемы можно рассматривать как отправную точку для создания видения продукта. При определении постановки проблемы для вашего стартапа или бизнеса обязательно включите следующие элементы:

1. Проблема: Какая проблема преследует организацию?
2. На кого это влияет: Укажите, на кого влияет проблема.Это может быть группа заинтересованных сторон или организация.
3. Воздействие: Каковы последствия или последствия проблемы?
4. Решение: Включите вашу рекомендацию по решению проблемы.

Когда следует писать описание проблемы?

Постановка проблемы должна быть написана на предприятиях и в других организациях, написание постановки задачи — важный шаг в проектах по улучшению. Четко сформулированная и понятная проблема имеет решающее значение для поиска и внедрения эффективных бизнес-решений.В этом случае формулировка проблемы обычно представляет собой отдельный документ.

Составление описания проблемы должно помочь в тщательном принятии решения о существовании вашего бизнеса и причинах его функционирования. Постановка проблемы послужит основой для вводного раздела, направляя внимание читателя на проблемы, которые будет решать ваш предлагаемый бизнес-план. Постановка проблемы — это инструмент коммуникации.

Формулировки проблем важны для предприятий, частных лиц и других организаций при разработке проектов, направленных на улучшение.Относится ли проблема к крайне необходимым дорожным работам или к логистике проекта строительства острова; Четкая и краткая формулировка проблемы обычно используется командой проекта, чтобы помочь определить и понять проблему и разработать возможные решения.

Эти заявления также предоставляют важную информацию, которая имеет решающее значение для принятия решений в отношении этих проектов или процессов. Формулировку проблемы можно определить, обратив внимание на следующую меру во всех примерах постановки проблемы:

  • Это не должно быть ни утверждением видения и миссии компании, ни какой-либо философией.
  • Описание проблемы должно быть кратким и ясным.
  • Постановка проблемы должна быть конкретной и измеримой.
  • Контекст всегда должен быть ясен.

Примеры постановок задач

Есть несколько примеров постановок задач. Давайте возьмем пример Netflix, который изначально решил проблему, с которой люди приходили в видеомагазин, чтобы взять напрокат фильм.

Netflix стремился полностью отказаться от видеомагазинов и вместо этого доставлять фильмы в конверте к вашему почтовому ящику, позволяя хранить фильм столько, сколько захотите.Постановка проблемы Netflix, вероятно, будет выглядеть примерно так:

«Идти в видеомагазин — это боль. Люди не любят путешествовать туда и обратно только для того, чтобы взять напрокат фильм, и еще больше ненавидят платить за просрочку платежа ».

Простая интерпретация примеров постановки задачи (в примере с Netflix) также будет представлена ​​следующим образом:

Проблема: «Чтобы попасть в видеомагазин, нужно бороться с трафиком, блуждать по проходам и ждать в длинных очередях, чтобы получить один-единственный фильм.»

Решение: « Netflix позволяет любому наслаждаться тысячами фильмов, которые транслируются прямо домой или доставляются в его почтовый ящик ».

Всего в двух предложениях вы дали потенциальному инвестору понятное изложение проблемы / решения. Примеры постановки проблемы, такие как Netflix, просты, но прямо по делу.

Хорошие примеры постановки задач полностью сосредоточены на проблеме, чтобы аудитория могла создать убедительные аргументы в пользу этой проблемы и принять решение, которое пытается предложить компания.

Примеры постановки проблемы также включают, например, Facebook. У Гарварда был собственный Facebook, когда там учился Марк Цукерберг. Его разочарование заключалось в том, что «он мог только искать и просматривать информацию о людях на Facebook университета, но не осуществлять каких-либо социальных взаимодействий (лайков, комментариев и т. Д.)» . Его целью было создать платформу, на которой участники могут искать людей в соответствии со своими интересами и могут создавать онлайн-сеть друзей / учебных групп.

Элементы хорошей постановки проблемы

Есть определенные компоненты и элементы хорошей постановки проблемы. Все примеры отличных постановок задач состоят из следующих компонентов. Есть четыре ключевых элемента, которые вы должны включить при написании постановки проблемы:

  1. Идеальная ситуация: Первое, что должно описать ваше постановление проблемы, — это то, какой была бы идеальная ситуация, если бы не было проблемы, которую нужно было решать. В этом разделе определены цели и объем проекта.Этот раздел должен дать четкое представление о том, какой будет идеальная среда после решения проблемы и что сделал ваш бизнес для решения существующей проблемы.
  2. Реальность: Следующий раздел постановки проблемы должен описывать текущую реальность для вашей компании или организации. В этом разделе вы узнаете, в чем проблема, объясните, почему это проблема, и определите, на кого она влияет. Также будет описано, когда и где была обнаружена проблема.В этом разделе в основном проводится анализ сценария.
  3. Последствия: В этом разделе описания проблемы должны быть указаны последствия проблемы. В этом разделе описываются последствия проблемы, описывается, как люди, затронутые проблемой, подвергаются воздействию, и количественно определяется, насколько проблема влияет на них. Общие последствия могут включать потерю времени, денег, ресурсов, конкурентных преимуществ, производительности и эффективности.
  4. Предложение: Раздел предложения в формулировке проблемы может содержать несколько возможных решений проблемы, но важно помнить, что в нем не обязательно указывать конкретное решение.Цель раздела предложения должна состоять в том, чтобы направить бизнес-команду о том, как они могут исследовать, исследовать и решать проблему.

Как написать формулировку проблемы

Помимо этих советов, ознакомьтесь с нашей статьей, чтобы узнать, как написать формулировку проблемы для вашего бизнеса с дополнительными примерами постановки задач.

  • Опишите идеальную ситуацию, которую вы стремитесь достичь. Для начала вам нужно предоставить некоторый контекст, который упростит понимание проблемы.Начните с объяснения того, как этот конкретный процесс должен работать . Кратко опишите, как бы работал процесс, если бы текущей проблемы не существовало, прежде чем упоминать о проблеме, имея в виду конечного пользователя.

    Например, в большинстве примеров постановки задач говорится, что у вас есть представление о том, как повысить эффективность процесса, чтобы максимально использовать ресурсы. Вы можете начать с описания теоретической ситуации, в которой система более эффективна, и оттуда она будет работать над вашим предложением, всегда имея в виду, кто, что, когда, где и почему, чтобы не сбиться с пути.

  • Выберите самую большую проблему, которую нужно решить. Есть хороший шанс, что ваш продукт / услуга решит несколько проблем. Однако, определяя формулировку проблемы, самое время заняться только одной из них — самой большой проблемой, которую вы решаете.

    Представляя свою формулировку проблемы инвесторам, обратите внимание, что у них не будет времени вспомнить все примеры постановки задач, которые им предлагают, но они, вероятно, вспомнят тот, который может решить их проблему.

Шаги по написанию эффективной постановки проблемы
  • Учитывайте потребности аудитории в вашей проблеме. Как и все примеры постановки проблемы, просмотрите отчеты и поговорите с сотрудниками, чтобы убедиться, что вы действительно понимаете масштаб проблемы.

    При написании заявления учитывайте потребности и опыт вашей аудитории. Как бизнес, люди будут привлечены к вам и вашим примерам постановки проблем, когда они смогут иметь к этому отношение или испытали что-то подобное.Видение вашего продукта / услуги не должно отличаться. Чем больше ваша аудитория может относиться к вашей истории, тем лучше они ее поймут и захотят подключиться к ней.

  • Расскажите о проблеме, которую решает ваш бизнес. Большинство примеров постановки проблем поддерживаются исследованиями или статистикой. В зависимости от проблемы формулировка проблемы может включать ссылки на внутренние или внешние отчеты, отчеты о персонале, статистику, демографические данные клиентов, национальные тенденции и информацию о ресурсах компании, если они способствуют возникновению проблемы.Избегайте добавления каких-либо лишних цифр, но убедитесь, что включены только основные статистические данные, которые иллюстрируют серьезность проблемы.
  • Объясните преимущества предлагаемого вами решения. Вы описали идеальный сценарий, в котором проблема не существует, на примерах постановки задачи. Вы указали на проблему, объяснив последствия отказа от ее решения (с использованием долларов и надежных данных) и предложили несколько реалистичных подходов к поиску решения.
  • Сейчас очень хорошее время, чтобы продемонстрировать, почему это решение будет работать, снова сосредоточив внимание на эффективности и финансовых последствиях вашего решения.Определите, какие расходы это решение снизит, как это решение высвободит потоки доходов и какие нематериальные выгоды, такие как повышение удовлетворенности клиентов, принесет ваше решение.

Цель Постановка проблемы

Один из них — выявить и объяснить проблему кратко, но подробно, чтобы дать читателю полное представление о том, что происходит. Это включает определение того, на кого влияет проблема, каковы воздействия, где возникает проблема, почему и когда ее необходимо устранить.

Другая цель постановки задачи — прояснить ожидаемые результаты. Определение того, как будет выглядеть желаемая ситуация, помогает составить общее представление о проекте. Предлагаемое решение, а также объем и цели решения разъясняются в этом заявлении.

Постановка задачи представляет собой руководство по навигации по бизнесу, когда он только начинается. На него постоянно ссылаются на протяжении всего бизнеса, чтобы помочь команде оставаться сосредоточенной и правильной.Ближе к полному становлению бизнеса на это утверждение снова обращаются, чтобы убедиться, что решение было реализовано, как указано, и что оно действительно решает исходную проблему.

Это может помочь убедиться, что предпринимаются надлежащие шаги, чтобы предотвратить повторение той же проблемы в будущем, и предоставить возможности для непрерывного совершенствования бизнеса за счет инноваций. Он служит руководством и контрольным списком для обеспечения того, чтобы все цели бизнеса были достигнуты.

В заключительной записке

В заключение этой статьи, все хорошие примеры постановки задач содержат список того, что следует и чего нельзя делать в компаниях.

Формулировка проблемы, что можно и что нельзя делать Примеры

Постановка проблемы описывает проблему, с которой сталкивается организация, а также определяет, как могло бы выглядеть ее решение. Это также может заложить основу для построения убедительных бизнес-обоснований и доказательства необходимости конкретных проектов. Прежде чем ваша компания будет рекламировать решение, убедитесь, что клиенты осведомлены о проблеме, которую вы решаете, и о ней говорится в формулировке вашей проблемы.

Ссылки

Что такое формулировка проблемы

Примеры постановки проблемы

Как написать эффективную формулировку проблемы

Специалисты по постоянному совершенствованию призваны решать проблемы своих организаций или клиентов. Для этого они приобрели широкий спектр инструментов, методов и приемов.

Если специалисты по непрерывному совершенствованию сумеют создать благоприятные условия для изменений, они могут рассчитывать на успешные результаты.Однако дьявол кроется в деталях, что делает работу по постоянному совершенствованию интересной и сложной.

Одним из тех «маленьких дьяволов», о которых часто забывают, является необходимость составить эффективную постановку проблемы в начале любого проекта улучшения.

Что такое формулировка проблемы?

Адаптировано из статьи Алана Браймана в International Journal of Social Research Methodology : Проблема — это утверждение о проблемной области, условии, которое необходимо улучшить, о трудности, которую необходимо устранить, или о тревожном вопросе, который существует в теория или практика, указывающая на необходимость осмысленного понимания и целенаправленного исследования.

Почему так сложно написать эффективную постановку проблемы?

Одна из проблем при написании отличной постановки задачи — это отвлекающие факторы, которые могут исходить из разных источников.

  • Признаки , связанные с проблемой, добавляют путаницы при попытке описать проблему. Например, прийти к врачу и заявить: «Доктор, я испытываю боль в задней части бедра до нижней части ноги! Мне нужно, чтобы ты «поправил» мою ногу! » Только после тщательной оценки врач приходит к выводу, что ваша проблема связана с седалищным нервом и возникла в нижней части спины.
  • Решения часто рассматриваются на раннем этапе при решении проблемы. Когда человек сталкивается с проблемой, облегчение боли как можно быстрее — это естественное, почти рефлекторное действие. Однако чрезвычайно важно избегать поспешных шагов к решениям до тех пор, пока не будет достигнуто глубокое понимание текущего состояния.
  • Поиск вызывает вашей боли — это естественная реакция, которой также следует избегать при первом описании проблемы. Установление первопричины будет частью последующей следственной процедуры, но ее следует зарезервировать на соответствующий период жизненного цикла метода решения проблемы.
  • Обвинение также является естественным рефлексом, когда кто-то сталкивается с проблемой. Цитата, приписываемая Джону Берроузу, американскому натуралисту и эссеисту-натуралисту, может быть всем, что нужно сказать по этому поводу: «Вы можете разочаровываться много раз, но вы не неудачник, пока не начнете обвинять кого-то и не перестанете пытаться. ”

Короче говоря, в формулировке большой проблемы не должно быть причин, решений и обвинений, и необходимо тщательно продумать, чтобы симптомы не отвлекали.

Что входит в формулировку проблемы?

Постановка проблемы должна описывать нежелательный разрыв между текущим уровнем производительности и желаемым будущим уровнем производительности. Постановка проблемы должна включать в себя абсолютные или относительные меры проблемы, которые количественно определяют этот пробел, но не должна включать возможные причины или решения!

Ключевые элементы эффективной постановки проблемы включают:

  • Gap : Определите разрыв (боль), который существует сегодня.
  • Временные рамки, местоположение и тренд : Опишите, когда и где проблема была впервые обнаружена, и какой тренд она следует.
  • Воздействие : Количественно оценить разрыв (стоимость, время, качество, экологические, личные и т. Д.)
  • Важность : Для организации, отдельных лиц и т. Д., Чтобы лучше понять срочность.

Какой метод я могу использовать для написания серьезной постановки проблемы?

Умение сформулировать эффективную постановку проблемы — это не просто бизнес-навык, это жизненный навык.Как дети, молодежь и взрослые могут начать решать проблемы, если они не смогли их адекватно описать? Это справедливо и для специалистов по постоянному совершенствованию.

Метод 5W2H (что, когда, где, почему, кто, как, сколько) обманчиво прост. Задавайте правильные вопросы в правильном порядке, и пусть ответы приведут вас к постановке большой проблемы.

Пример разработки постановки проблемы

Давайте рассмотрим метод 5W2H для производства и примеры колл-центров.

Вопрос 1 : Какая проблема требует решения?

  • Изготовитель : Оконные рамы и детали попадают в сборочный цех без необходимых дренажных отверстий или щелей.
  • Колл-центр : оценочный звонок слишком сложен, требует много времени и требует больших административных затрат, что приводит к ухудшению опыта для клиента, а также для сотрудника, выполняющего работу.

Вопрос 2 : Почему — это проблема? (выделите боль)

  • Производитель : В случае выявления (визуальный осмотр) поврежденные детали должны быть отправлены обратно на доработку, тем самым увеличивая общую стоимость производства, создавая более высокие уровни запасов (WIP) и повышая риск, поскольку некоторые из дефектов могут быть не обнаружены пока позже в процессе или, что еще хуже, они могут быть неправильно отправлены на рабочие места.
  • Колл-центр : это приводит к большей вариативности и продолжительности времени обработки вызовов, клиентам приходится повторять свою «историю» по мере прохождения оценки и последующего процесса (встречи), клиенты предоставляют больше информации, чем может потребоваться, увеличенная рабочая нагрузка на специалиста по оценке и увеличенное время ожидания в (телефонной) очереди. Общее влияние — снижение уровня обслуживания, а также уменьшение опыта клиентов и специалистов по оценке.

Вопрос 3 : Где наблюдается проблема? (местонахождение, продукция)

  • Производитель : Эта проблема наблюдается в сборочном цехе, последующих отделах, а также, в конечном итоге, на местах с жалобами клиентов и дорогостоящим ремонтом и заменой в полевых условиях.
  • Колл-центр : Эта проблема наблюдается во всех оценочных вызовах, но ее величина будет различаться в зависимости от клиента (потребности и обстоятельства), специалиста по оценке (опыт) и других факторов, которые способствуют различию в обработке оценочных звонков.

Вопрос 4 : Кто затронут? (заказчики, предприятия, отделы)

  • Изготовитель : Эта проблема затрагивает сборочный отдел, которому поручено попытаться проверить наличие ошибки и соответствующим образом отреагировать, доработка происходит в отделе / ​​производственной ячейке, ответственной за дренажные отверстия и щели, компании в целом с точки зрения затрат. , бренд и репутация, и, что наиболее важно, покупатель, которого затронет эта проблема, если он доберется до места.
  • Центр обработки вызовов : Это влияет на клиента, связанного с вызовом, клиентов, ожидающих в очереди, семьи клиентов, а также организацию и работодателей в обслуживаемом сообществе.

Вопрос 5 : Когда проблема была впервые обнаружена?

  • Производитель : Эта проблема возникла постоянно, поскольку память служит постоянным сотрудникам, но с увеличением объема, большей индивидуализации и более сложной конструкции влияние и серьезность этой проблемы быстро возросли. последние два года.
  • Колл-центр : это скрытая проблема, которая всегда существовала, но стала более очевидной с недавними изменениями, включая изменения в финансировании, законодательстве, спросе на услуги, демографические данные клиентов и недавние усилия по интеграции в организации в рамках их постоянных обязательств. к постоянному совершенствованию способов обслуживания и качества обслуживания клиентов.

Вопрос 6 : Как обнаруживается проблема? (симптомы)

  • Производитель : Жалобы клиентов (установка и обслуживание на месте), увеличение гарантийных расходов, отчеты о несоответствии производства (NCR), жалобы от команды сборочного отдела и увеличение затрат на изготовление.
  • Колл-центр : эта проблема наблюдается в различиях во времени обработки вызовов, времени ожидания в телефонной очереди, коэффициенте прерывания вызовов, повышенном стрессе у обслуживающего персонала (рабочая нагрузка и беспокойство / неудовлетворенность клиентов) и неоднозначности при обработке вызовов. протоколы.

Вопрос 7 : Как часто наблюдается проблема? (частота ошибок, величина, тренд)

  • Производитель : Наблюдается 62 000 частей на миллион (PPM) для этого конкретного дефекта, с учетом доработок, выполненных на заводе, и обнаруженных дефектов на месте.PPM рассчитывается исходя из количества просачивающихся отверстий и щелей, требуемых на единицу сборки, по сравнению с фактическим количеством недостатков, наблюдаемых в целом для того же количества единиц.
  • Колл-центр : Это повседневное явление, но увеличение сложности вызовов, связанных с изменениями в базе знаний — множественными программами и изменениями в среде (демографические данные и потребности / обстоятельства клиентов, законодательство и т. Д.) увеличение серьезности и нагрузки на систему.

Ваша очередь!

Подумайте о проблеме, с которой вы столкнулись в личной или профессиональной жизни, или о проблеме, которую вам сейчас нужно решить. Используйте предыдущий метод, задав семь простых вопросов, и посмотрите, к чему это вас приведет.

Обучайте этому простому и эффективному методу своих друзей, коллег и семью. Написание формулировок проблемы — это действительно жизненный навык, и при правильном использовании он поможет любому приступить к решению проблемы.

Вам также может понравиться

Что это такое и примеры — Zippia

При работе над проектом или задачей на работе вам, вероятно, потребуется использовать навыки решения проблем.Когда дела становятся тяжелыми, вы хотите показать своему работодателю, что вы можете столкнуться с трудными или сложными обстоятельствами, которые могут возникнуть на вашей работе. Вот почему эффективное решение проблем является таким востребованным навыком для многих работодателей.

Оттачивая эти навыки, вы сможете дать своей организации возможность эффективно оценивать проблемы и предлагать реалистичные решения. Одна из самых важных вещей в компании — постоянное совершенствование процессов, которые используются изо дня в день.

Первый шаг к эффективному решению проблем — это понимание того, что такое постановка проблемы и как ее написать.Формулировка проблемы может помочь сотрудникам компании улучшить свою работу.

Каждый проект, над которым вы работаете, должен начинаться с определения и записи проблемы, которую вы надеетесь решить. Когда вы это записываете, вы настраиваете себя на успех и гарантируете, что ваша команда находится на одной странице.

Нет ничего хуже, чем отдельные лица или даже целые команды, которые либо проводят мозговой штурм для достижения другой цели, либо дублируют усилия, потому что не понимают, что на самом деле пытаются решить.Постановка проблемы может устранить эти проблемы, если сформулировать проблему кратко и просто.

Что такое формулировка проблемы?

Формулировка проблемы — это оценка проблемы, которую предполагается решить, или конкретного условия, которое может быть исправлено своевременно. Постановка проблемы кратко объясняет проблему. Он должен учитывать текущее состояние, желаемое будущее состояние проблемы и любые пробелы, выявленные между ними.

Формулировка постановки проблемы — важный инструмент, помогающий донести до вашей команды, что они пытаются решить в любом конкретном проекте.Убедившись, что все в вашей команде понимают стоящую перед вами проблему, все будут на одной волне и работают над достижением одной цели. Это также гарантирует, что каждый понимает важность проекта и то, над чем, в частности, они работают.

Это утверждение должно быть полностью объективным, без субъективных мнений. Это может быть сложно, особенно если вы живете с этой проблемой и испытываете ее уже какое-то время.

Самый простой способ подойти к этому — спросить, кто, что, когда, где и почему, и создать структуру изложения проблемы на основе этого.Это создаст логичную и разумную постановку проблемы, которой вы сможете поделиться со всей командой. Обеспечивая простоту понимания, вы гарантируете, что это реальное решение.

Почему так важно описание проблемы?

Формулировка проблемы — это важная часть процесса проекта, требующего улучшения, поскольку она четко определяет цели и намечает четкий путь к решению. Это поможет направлять действия и решения людей, работающих над проектом.

Кроме того, если вам требуется финансирование или участие в вашем проекте, изложение проблемы может помочь бизнесу или организации получить поддержку. Это позволяет заинтересованным сторонам убедиться, что проблема и цели являются точными и ценными, прежде чем они предоставят свою поддержку.

Постановка проблемы — это путеводный свет для любого проекта. Это может установить фокус и гарантировать, что команда не отступит от задачи. В конце проекта команда может оглянуться на формулировку проблемы и любые связанные показатели и убедиться, что то, что они сделали, действительно решает проблему, выявленную в начале проекта.

Важно понимать, что формулировка проблемы не определяет всех деталей решения или задач, необходимых для достижения этого решения. Это просто декларация проблемы и разрыв между ней и целью, которую вы хотите достичь.

Как написать описание проблемы

Как одна из самых важных вещей, необходимых для начала проекта, вы должны написать формулировку проблемы как можно точнее и яснее. С этой целью есть несколько важных элементов, о которых следует помнить, когда вы собираетесь написать формулировку проблемы:

  1. Опишите свой идеальный процесс. Контекст необходим, чтобы каждый понимал суть проблемы. Лучший способ сформулировать это — описать, как на самом деле должен работать процесс, если бы текущей проблемы не существовало. Когда вы проходите через этот процесс, помните о конечном пользователе.

    Всегда имейте в виду, кто, что, когда, где и почему, чтобы не сбиться с пути и не попасть в ловушку изложения предвзятых мнений, а не фактов.

  2. Объясните проблему и почему это важно. Формулировка проблемы должна включать не только «что» проблемы, но «почему» это проблема и почему так важно, чтобы вы разработали решение. Спросите себя, почему мы должны устранять проблему?

    В этом разделе рассказывается, в чем проблема, кто затронут и почему ее необходимо решать. Подумайте о том, чтобы включить предыдущие попытки творческого решения проблемы и почему они, возможно, не предложили решение, необходимое для ее устранения.

  3. Включите финансовые затраты. Заинтересованные стороны (например, дизайнеры, партнеры или оценочные аналитики), которые анализируют вашу формулировку проблемы, хотят понять финансовые последствия ваших усилий. С этой целью вам лучше не говорить о всех деньгах, которые нужно влить в это. Вместо этого объясните, насколько дорого может обойтись, если проблема не будет устранена.

    Эта финансовая проблема зацепит некоторых бизнесменов, поскольку их усилия сосредоточены на том, чтобы добиться максимальной рентабельности. Скорее всего, проблема заключается в увеличении стоимости любого конкретного проекта и даже может нанести ущерб бренду компании или общественному имиджу.

    Так что не забудьте объяснить это, поставив на первое место потенциальные убытки. Чем конкретнее вы сможете получить, тем лучше.

  4. Приходите с доказательствами. Если вы утверждаете, что проблема стоит компании дополнительных денег, вам необходимо представить доказательства. Вы должны быть готовы к сложным вопросам и знать особенности, подтверждающие ваши утверждения. Не пренебрегайте этим шагом.

    Если вы пришли неподготовленными с этой информацией, ваши заинтересованные стороны или члены команды могут не воспринимать вашу срочность серьезно, и вы не сможете решить проблему так, как хотели бы.Убедитесь, что вы провели много исследований, цитируете все источники и убедитесь, что они заслуживают доверия.

  5. Предложите решение. В формулировку проблемы также должно быть включено ваше первоначальное предлагаемое решение проблемы. Вы не должны сосредотачиваться на поиске единственного исполняемого решения, но вы должны иметь хорошее представление о том, что вызывает проблему, и о том, как, по вашему мнению, ее решение будет выглядеть на практике. Сформулируйте цели своего решения, чтобы по-настоящему зацепить заинтересованных лиц.

  6. Расскажите о преимуществах решения. После того, как вы указали на проблему, объяснили, насколько дорого обходится ее решение, и предложили некоторые решения, вы должны продемонстрировать, почему ваши решения будут работать.

    Сосредоточьтесь на эффективности решения и финансовом воздействии и всегда связывайте его с тем, как оно поможет организации. Подробно расскажите, как решение принесет прямую пользу команде или компании. Вы должны постараться зафиксировать это в одном коротком абзаце.

  7. Завершите подведением итогов. Последняя часть вашей постановки проблемы — заключить, резюмируя то, что вы уже сказали. Кратко опишите проблему, почему ее необходимо исправить, и кратко объясните, почему именно ваше решение является исправлением.

    Это поможет убедиться, что читатели правильно поняли, что вы пытаетесь решить. Это также поможет вам узнать, когда проблема будет решена.

Пример постановки задачи

Формулировки проблем обычно следуют шаблонному процессу.В зависимости от сложности рассматриваемого вопроса они могут сильно различаться по длине. Вот пример постановки задачи, чтобы помочь вам составить свой собственный:

Удаленные сотрудники в организации должны иметь инструменты и средства для эффективного и беспрепятственного общения с членами своей команды и коллегами, не перегружаясь ненужными сообщениями.

В настоящее время сообщения переполняют многих наших сотрудников из-за того, что они теряются в нескольких строках электронной почты. Это снижает продуктивность команд, а также мешает эффективному общению.По нашим оценкам, без актуальной и эффективной коммуникации сотрудники в среднем тратят 4 часа в неделю, пытаясь расставить приоритеты и очистить свои почтовые ящики.

Мы предлагаем всем сотрудникам использовать Google Hangouts для большей части общения внутри компании, особенно для работы с клиентами. Беседы можно организовывать по каналам и искать. Это позволяет коллегам решать проблемы в режиме реального времени, не полагаясь на перегруженный почтовый ящик. Этот инструмент также позволяет коллегам быстро звонить друг другу для коротких телефонных разговоров в течение рабочего дня без необходимости планировать календарное время, обеспечивая более эффективное общение.

Что касается переполненных и захламленных почтовых ящиков, мы предлагаем использовать Slack для всех внутренних сообщений для простоты использования и общей эффективности. Более официальные сообщения можно отправлять по электронной почте.

Второй способ описания проблемы

Если эта первая стратегия написания постановки задачи вам не по вкусу, существуют другие варианты форматирования. Некоторые области и отрасли предпочитают использовать формулировку задачи, которая разбивается на четыре части:

  1. Идеально. Эта часть очень похожа на метод, который мы описали выше. Начните с того, что точно обдумайте, каким должен быть конечный результат в идеальном мире. Это также можно охарактеризовать как ваше видение. Важно быть описательным, но кратким, так как должно быть просто ответить, была ли проблема решена или нет в конце.

  2. Реальность. Затем опишите, как обстоят дела в настоящее время. Обратите особое внимание на проблемы, которые мешают вашей идеализированной версии процесса.

  3. Последствия. Опишите, что поставлено на карту. Вы можете пойти на текущие убытки, с которыми сталкивается организация из-за этой нерешенной проблемы или проекта, и спрогнозировать будущие последствия бездействия.

  4. Предложение. Наконец, предложите решение. Вы также можете вкратце коснуться того, как вы будете проверять, чтобы убедиться в прогрессе. Обратите внимание, что вы можете предложить множество решений, если вы также описываете (или имеете план), как вы на самом деле реализуете каждое решение.

Пример постановки задачи № 2

Идеально: В идеале, наше предложение о бесплатной подписке на 1 месяц привело бы к увеличению числа подписчиков на длительный срок или привело бы пользователей к следующему этапу воронки продаж.
Реальность: В настоящее время только 22% пользователей, попробовавших нашу 1-месячную бесплатную подписку, продолжают свою подписку после первого месяца. Наиболее частые отзывы, которые мы получаем от пользователей, заключаются в том, что наш платный сервис предлагает только те функции, которые они могут найти бесплатно в другом месте.Второй наиболее частый ответ, который мы слышим от пользователей, заключается в том, что наш интерфейс не интуитивно понятен в использовании, что также проявляется в реальности статистики взаимодействия. В частности, пользователи обычно закрывают приложение после перехода на нашу страницу бюджета, которая отличается неуклюжим дизайном и удобством использования.
Последствия: Подписчики продолжат отказываться, и вполне вероятно, что долгосрочные подписки будут по-прежнему редкостью, если мы не решим проблему отсутствия ценности и удобства использования наших текущих платных услуг.Если мы продолжим удерживать менее 40% пользователей для нашей службы подписки после 1-месячной бесплатной пробной версии, этот проект будет чистым убытком и, вероятно, придется прекратить в течение следующих 6 месяцев.
Предложение: Группе разработчиков продукта необходимо разработать новый инструмент бюджетирования, который имеет более широкий набор функций. В то же время он должен быть проще в навигации и использовании, а интерфейс должен быть приятным и интуитивно понятным. Менеджеры по работе с клиентами также должны сосредоточиться на общении с покупателями напрямую в магазине приложений, чтобы сообщить им, что мы слышим их жалобы и работаем над предлагаемыми ими улучшениями.

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

Напишите формулировку проблемы для вашего исследования в 3 этапа

После того, как вы определили исследовательскую проблему для вашего проекта, следующим шагом будет написание постановки задачи. Эффективная постановка проблемы краткая и конкретная. Он должен:

  • Поместите проблему в контекст (что мы уже знаем?)
  • Опишите конкретную проблему , которую будет решать исследование (что нам нужно знать?)
  • Покажите актуальность проблемы (зачем нам это знать?)
  • Установите цели исследования (что вы будете делать, чтобы узнать?)

Когда следует писать описание проблемы?

Существуют различные ситуации, в которых вам, возможно, придется написать описание проблемы.

На предприятиях и в других организациях написание изложения проблемы является важным шагом в проектах по улучшению. Четко определенная и понятная проблема имеет решающее значение для поиска и реализации эффективных решений. В этом случае формулировка проблемы обычно представляет собой отдельный документ.

В академических исследованиях написание постановки задачи может помочь вам контекстуализировать и понять значимость вашей исследовательской проблемы. Формулировка проблемы может состоять из нескольких абзацев и служить основой для вашего исследовательского предложения, или она может быть сокращена до нескольких предложений во введении к вашей статье или диссертации.

Постановка задачи будет выглядеть по-разному в зависимости от того, имеете ли вы дело с практической реальной проблемой или с теоретической научной проблемой. Но все постановки проблем следуют аналогичному процессу.

Шаг 1. Определите проблему в контексте

Постановка задачи должна формировать вашу исследовательскую проблему в ее конкретном контексте и давать некоторую предысторию того, что о ней уже известно.

Задачи практического исследования

Для практического исследования сосредоточьтесь на конкретных деталях ситуации:

  • Где и когда возникает проблема?
  • На кого влияет проблема?
  • Какие попытки были предприняты для решения проблемы?
Пример

Явка избирателей в регионе X неуклонно снижалась в течение последних десяти лет, в отличие от других регионов страны.Согласно опросам, проведенным организацией Y, наименьшая явка наблюдается среди лиц моложе 25 лет и людей с низкими доходами. Были предприняты некоторые эффективные попытки вовлечь эти группы в другие регионы, и на последних двух выборах партии A и B увеличили свои агитационные усилия в регионе X, но это вмешательство еще не оказало сколько-нибудь значительного влияния на явку.

Проблемы теоретических исследований

Для теоретического исследования подумайте о научном, социальном, географическом и / или историческом фоне:

  • Что уже известно о проблеме?
  • Проблема ограничена определенным периодом времени или географической областью?
  • Как проблема определяется и обсуждается в научной литературе?
Пример

За последние десять лет «гиг-экономика» стала все более важным сегментом рынка труда.Лица младше 30 лет с большей вероятностью будут заниматься внештатной работой, работой по контракту или с нулевым рабочим днем ​​вместо традиционной работы с полной занятостью. Исследования причин и последствий этого сдвига были сосредоточены на объективных показателях дохода, рабочего времени и условий занятости, но было мало работы, посвященной изучению субъективного опыта молодых людей в гиг-экономике.

Что вычитка может сделать для вашей статьи?

Редакторы

Scribbr не только исправляют грамматические и орфографические ошибки, но и укрепляют ваше письмо, убеждаясь в том, что в вашей статье нет расплывчатых формулировок, лишних слов и неуклюжих формулировок.

См. Пример редактирования

Шаг 2. Покажите, почему это важно

Постановка проблемы также должна учитывать актуальность исследования: почему важно, чтобы проблема была решена?

Это не значит, что вам нужно делать что-то революционное или изменяющее мир. Более важно, чтобы проблема была доступной для исследования, выполнимой и четко касалась актуальной проблемы в вашей области.

Задачи практического исследования

Практическое исследование имеет прямое отношение к конкретной проблеме, которая затрагивает организацию, учреждение, социальную группу или общество в более широком смысле. Чтобы прояснить, почему ваша исследовательская проблема имеет значение, вы можете спросить себя:

  • Что будет, если проблему не решить?
  • Кто почувствует на себе последствия?
  • Имеет ли проблема более широкое значение (например, встречаются ли аналогичные проблемы в других контекстах)?
Пример

Показано, что низкая явка избирателей имеет отрицательную связь с социальной сплоченностью и гражданской активностью и становится предметом растущей озабоченности во многих европейских демократиях.Когда определенные группы граждан не имеют политического представительства, они, вероятно, со временем станут более изолированными, что приведет к подрыву доверия к демократическим институтам. Решение этой проблемы принесет практическую пользу региону X и будет способствовать пониманию этого широко распространенного явления.

Проблемы теоретических исследований

Иногда теоретические вопросы имеют четкие практические последствия, но иногда их актуальность не так очевидна. Чтобы выяснить, почему проблема имеет значение, спросите:

  • Как решение проблемы продвинет понимание темы?
  • Какие преимущества он будет иметь для будущих исследований?
  • Имеет ли проблема прямые или косвенные последствия для общества?
Пример

В литературе по гиг-экономике эти новые формы занятости иногда характеризуются как гибкий активный выбор, а иногда как крайнее средство эксплуатации.Чтобы получить более полное представление о том, почему молодые люди занимаются гиг-экономикой, необходимы глубокие качественные исследования. Сосредоточение внимания на опыте работников может помочь в разработке более надежных теорий гибкости и нестабильности в современной занятости, а также потенциально может послужить источником информации для будущих политических целей.

Шаг 3. Определите свои цели и задачи

Наконец, в формулировке проблемы должно быть указано, как вы собираетесь ее решать. Ваша цель не должна заключаться в том, чтобы найти окончательное решение, а в том, чтобы найти причины проблемы и предложить более эффективные подходы к ее решению или пониманию.

Цель — это общая цель вашего исследования. Обычно пишется в форме инфинитива:

.
  • Целью данного исследования является определение
  • Этот проект направлен на исследовать
  • Я стремлюсь к исследовать

Цели — это конкретные шаги, которые вы предпримете для достижения цели:

  • Для идентификации будут использоваться качественные методы
  • воспользуюсь опросами до соберу
  • Используя статистический анализ, исследование измерит
Цели и задачи практического исследования

Целью данного исследования является изучение эффективных стратегий взаимодействия для увеличения явки избирателей в регионе X.Он определит наиболее важные факторы отсутствия голосования посредством опросов и интервью, а также проведет эксперименты для измерения эффективности различных стратегий.

Цели и задачи теоретического исследования

Этот проект направлен на то, чтобы лучше понять опыт молодых людей в сфере экономики заработка. Качественные методы будут использоваться для более глубокого понимания мотивации и восприятия людей младше 30 лет, занятых внештатной работой и работой в нулевой рабочий день в различных отраслях.Эти данные будут контекстуализированы с обзором недавней литературы по гиг-экономике и статистическим анализом демографических изменений в рабочей силе.

Цели и задачи должны вести прямо к вашим исследовательским вопросам.

Узнайте, как формулировать исследовательские вопросы

Пример формулировки проблемы

После того, как вы прочитали наши руководства по определению исследовательской задачи и написанию постановки задачи, взгляните на полный пример, чтобы увидеть, как вы можете соединить все части вместе.

Задача исследования

Явка избирателей в регионе X за последние десять лет снижалась, в отличие от других регионов страны.

Контекст (что уже известно)

Согласно опросам, проведенным организацией Y, наименьшая явка наблюдается среди лиц моложе 25 лет и людей с низкими доходами [указать конкретные цифры]. Литература, посвященная моделям голосования в стране Z, предполагает, что это отражает более широкие тенденции, но демография этого региона делает это более серьезной проблемой [разверните и объясните с помощью источников].Были предприняты некоторые успешные попытки повысить явку в других регионах, но подобные меры еще не оказали значительного эффекта в регионе X [цитировать источники]. Требуются дополнительные исследования конкретных препятствий на пути взаимодействия в этом регионе и эффективных стратегий охвата молодых людей и людей с низкими доходами.

Актуальность (почему это важно)

Показано, что низкая явка избирателей имеет отрицательную связь с социальной сплоченностью и гражданской активностью и становится областью растущей озабоченности политических партий и организаций гражданского общества во многих европейских демократических странах [приведите примеры и укажите источники].Когда определенные группы граждан не имеют политического представительства, они, вероятно, со временем станут более изолированными, что приведет к подрыву доверия к демократическим институтам и, как следствие, трудностям в управлении [развернуть и объяснить с помощью источников]. Решение этой проблемы даст политическим партиям понимание того, как скорректировать свою политику и стратегии проведения кампаний, улучшить демократическую интеграцию жителей региона X, а также будет способствовать более детальному пониманию текущих тенденций в поведении избирателей.

Цели и задачи (что вы собираетесь делать)

Целью этого исследования является изучение эффективных стратегий вовлечения для увеличения явки избирателей в регионе X. Оно позволит выявить наиболее значимые факторы отсутствия голосования с помощью опросов и интервью, а также провести эксперименты для измерения влияния различных стратегий на намерение голосовать.

Формулировка проблем от Ex-Mckinsey — Лучшие практики, примеры и шаблоны

Узнайте все, что вам нужно знать, чтобы разработать формулировку проблемы от бывшего консультанта McKinsey.Включает передовой опыт, примеры и бесплатный шаблон постановки задачи внизу.

«Хорошо сформулированная проблема — это проблема, решенная наполовину».

— Чарльз Кеттеринг, американский изобретатель начала 1900-х годов


Я помню свой первый день в моем первом проекте в McKinsey, партнер собрал команду в комнате, чтобы провести несколько часов, чтобы «сформулировать постановку задачи. . » Сначала я подумал: «Боже, какая глупая идея… этот клиент платит нам миллионы долларов, а мы даже не знаем, что пытаемся решить?» Но когда мы начали обсуждать контекст клиента, проблемы, с которыми они столкнулись, причины, по которым они нас привлекли, я начал ценить определение формулировки проблемы и способность правильной постановки проблемы формировать и фокусировать решение проблемы.

Что такое постановка проблемы?


Формулировка проблемы — это четкое описание проблемы, которую вы пытаетесь решить, и обычно наиболее эффективно излагается в виде вопроса. Формулировки проблем неуловимо важны для эффективного решения проблем. У них есть сверхъестественная способность сосредотачивать усилия на мозговом штурме, совместной работе и проектах.

Чтобы лучше понять это, давайте рассмотрим несколько примеров того, как вы можете организовать сеанс мозгового штурма по различным темам.

Помимо мозгового штурма, формулировки проблемы следует использовать в начале любого проекта, чтобы сконцентрировать внимание на проблеме.Хорошая постановка проблемы определяет, «кого» затрагивает проблема, и определяет масштаб проблемы. Поскольку формулировки проблемы определяют большую часть решения проблем в проекте, важно не быть слишком узким или широким в формулировке проблемы.

Как создать эффективную постановку проблемы?


Как указывалось ранее, каждый проект McKinsey начинается с разработки постановки задачи. Как только мы пришли к сильной постановке проблемы, нам нужно было согласовать клиента с постановкой проблемы.Самый простой способ сбиться с пути для проекта и команды — это если команда и клиент пытаются решить разные проблемы. Хорошая постановка проблемы согласовывает ожидания клиента с деятельностью и результатами команды.

Вот лучшие практики при создании эффективной постановки проблемы:

Используйте 5 W и одну H

Одним из наиболее полезных инструментов при разработке постановки проблемы является 5 W и одна H, просто используя вопросы о том, кто, что, почему, где, когда и как сформулирует формулировку проблемы.Простое обдумывание этих вопросов, связанных с проблемой, может помочь вам создать четкую формулировку проблемы.

Задайте самый важный вопрос: «Что мы пытаемся решить?»

Мы все участвовали в этих мозговых штурмах, встречах или в тех проектах, где вы просто чесали в затылке, поскольку разговор или указания больше похожи на олимпийский матч по настольному теннису, переходящий от одной темы к другой. Самый эффективный вопрос, который я задавал на более чем тысяче встреч и бесед, — это просто «что мы пытаемся решить?» Он устраняет беспорядок, путаницу и несогласованность и быстро сосредотачивает внимание и энергию каждого.

Сформулируйте формулировку проблемы как цель

Некоторые из лучших формулировок проблемы — это просто цели, оформленные в виде вопросов. Если вам нужно увеличить продажи на 10%, хорошая постановка задачи: «В течение следующих 12 месяцев, каковы наиболее эффективные варианты увеличения продаж на 10% для команды?»

Принудительное установление приоритетов

Часто наиболее эффективные формулировки проблем требуют приоритезации проблем и возможностей.Использование таких фраз, как «самое важное для клиента» или «лучший способ», приведет к расстановке приоритетов.

СКАЧАТЬ ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ РАБОЧАЯ ТАБЛИЦА POWERPOINT


Чтобы приступить к определению сильной постановки проблемы, загрузите бесплатный и редактируемый рабочий лист формулировки проблемы PowerPoint.

[sociallocker] [/ sociallocker]

Правильное определение постановки проблемы в начале проекта или инициативы значительно повысит успех проекта или инициативы.Формулировки проблемы помогают руководствоваться решением проблем, анализом, гипотезами и решениями.

Разработка постановки проблемы — это итеративный процесс мозгового штурма. Соберите основных заинтересованных лиц в комнате на несколько часов и начните процесс с того, чтобы все записали, в чем, по их мнению, проблема, на учетных карточках. Соберите учетные карточки и разместите их на доске. Вы можете обсудить каждый из них или попросить группу выбрать 3 лучших, а затем обсудить их. Вы можете использовать рабочий лист постановки проблемы, чтобы дополнительно определить проблему, ответив на 5 W и 1 H.Ключ в том, чтобы найти правильную формулировку проблемы, в которой все заинтересованные стороны уверены, в том смысле, что если бы постановка проблемы была решена, проблема была бы решена.

СЛЕДУЮЩИЙ РАЗДЕЛ: ГИПОТЕЗЫ

НАЖМИТЕ НА ОДИН ИЗ ЛУЧШИХ СТРАТЕГИЧЕСКИХ УМОВ




Забронируйте немного времени у Джо Ньюсума, создателя Stratechi.com, и этого содержательного контента. Получите мгновенный доступ и опыт опытного ветерана McKinsey, лидера роста и известного тренера по стратегии.У него большой опыт в этой теме, профессиональное развитие, расширение масштабов, ведущее к успеху, перевороты, создание лучших команд, выполнение презентаций, наращивание новых ролей и все виды стратегии. Щелкните здесь, чтобы узнать больше или забронировать время с Джо.

Как написать отличную формулировку проблемы для инновационного вызова

Что ж, проблема обычно не считается чем-то хорошим. Но когда дело доходит до инноваций, это так. Вопреки мнению многих, идеи — это не первый шаг к инновациям; проблемы есть.

  1. Что такое формулировка проблемы?
  2. Пример описания проблемы
  3. Как написать описание проблемы
  4. Формула!
  5. Советы по публикации описания проблемы

Что такое формулировка проблемы?

Включение актуальных идей в инновационную воронку компании — серьезное препятствие на пути к успеху в инновациях для многих организаций. И вот здесь-то и появляется постановка проблемы.

Постановка проблемы, или инновационная задача, как ее называют во многих случаях, — это проблема, которую организация хотела бы решить, чтобы расширить свой рынок, стать лучше внутри или выжить на конкурентном рынке.Назовем ли мы это постановкой проблемы, инновационным вызовом или миссией, мы всегда говорим об одном и том же.

Итак, чтобы быть понятным, формулировка проблемы — это описание проблемы, чтобы помочь вам получить более качественные и актуальные идеи и решения для решения этой проблемы.

Взгляните на: The Definititve Guide to Innovation

Пример описания проблемы

Формируя формулировку проблемы, вы хотите сделать ее понятной для людей, предлагающих идеи.

Если вы хотите сразу перейти к формуле, щелкните здесь, чтобы прокрутить вниз.

Этот вымышленный пример показывает вам пример постановки проблемы, в которой вы хотели бы найти решение для каршеринга.

«Как мы могли бы сделать возможным, чтобы люди в городах не владели автомобилем, упростив совместное использование автомобилей, чтобы окружающая среда была меньше повреждена, а люди могли сэкономить деньги?»

Как написать описание проблемы

Составление описания проблемы действительно может помочь компании в получении идей, но правильное решение — это настоящий поворотный момент, позволяющий включить наиболее актуальные идеи в вашу воронку инноваций.Вот как, шаг за шагом, написать формулировку проблемы.

Правило 1. Сделайте проблему ориентированной на человека

Проблема должна быть сосредоточена вокруг людей, которые выиграют от ситуации, когда решение вступает в игру, а не на технических, экономических целях или технических характеристиках продукта.

например, «Как мы можем помочь нашим консультантам продавать больше?» лучше, чем «Как мы можем продать больше?»

Правило 2. Сделайте его достаточно широким, чтобы открылось пространство для творчества

Формулировка проблемы не должна слишком ограничиваться конкретным методом или решением, которое могло бы решить проблему.

например, «Как мы можем помочь нашим консультантам продавать больше?» лучше, чем «Как мы можем продавать больше с помощью автоматизации маркетинга?»

Правило 3. Сделайте его достаточно конкретным, чтобы оставаться актуальным

С другой стороны, формулировка проблемы, такая как «Улучшение нашей компании», слишком широка и может сбить с толку ваших сотрудников.

например, «Как мы можем помочь нашим консультантам продавать больше партнерских проектов?» лучше, чем «Как мы можем помочь нашим консультантам продавать больше?»

Формула!

У нас есть формулы, которые упростят вам задачу? Конечно, есть.Ну вот.

Опишите потребности:

[пользователь] нужно [потребности пользователя] , потому что [понимание]

например, взрослому человеку, живущему в городе , необходимо получить доступ к общей машине 1-4 раза в течение 10-60 минут в неделю потому что он предпочел бы делить машину с большим количеством людей, так как это дешевле и экологичнее . Тем не менее, большему количеству людей по-прежнему должно быть легко делиться информацией.

Спросите решение:

Как мы могли бы [решить проблему, ориентированную на человека] через / через [большие догадки об инновациях] так, чтобы [важный результат, который произойдет]?

e.g., Как мы могли бы, , сделать возможным, чтобы люди в городах не владели автомобилями на , упростив совместное использование автомобилей , чтобы окружающая среда была меньше повреждена, а люди могли сэкономить деньги?

Разбивка формулы:

Как бы мы могли? — Это дает людям ощущение, что могут быть разные решения проблемы и что все идеи приветствуются.

Через / от — Это дает людям направление, чтобы они могли представить более актуальные идеи для решения проблемы.

Так что — Это помогает людям понять, к чему должны привести идеи.

Советы по публикации описания проблемы

Итак, пришло время приступить к решению задачи и собрать идеи о том, как ее решить.

Обеспечение максимального распространения и внимания к вашему инновационному вызову, несомненно, окупится. Вот несколько советов, которым вы можете следовать.

1. Будьте прозрачны

Прозрачность в отношении проблем, которые вы хотите решить, поставит вас в положение, в то время как как можно больше людей могут помочь вам с идеями для решения проблемы.

2. Все идеи приветствуются

Обязательно сделайте так, чтобы всем было легко присылать идеи. Не заставляйте всех заполнять 7-страничное бизнес-кейс, чтобы заинтересоваться. Когда вы это сделаете, вы потеряете много прекрасных идей.

Взгляните на: 6 шагов, чтобы собрать отличные идеи сотрудников для улучшения

3. Почему бы не использовать для этого программное обеспечение?

Я знаю, это не такая уж скрытая пробка, но использование удобного программного обеспечения для управления проблемами и идеями, несомненно, сделает вас счастливым как бегемот и вашу жизнь станет более комфортной.

Отставить комментарий

Обязательные для заполнения поля отмечены*