Kpi проекта пример: Примеры KPI для измерения успешности проектного офиса

Содержание

Примеры KPI для измерения успешности проектного офиса

В 2010 году на «Symposium ITXPO» Gartner представил исследование, посвященное проектным офисам. Оно показало, что за последние 7 лет 50% всех проектных офисов потерпели неудачу. Это значит, что каждый второй проектный офис не был успешен. Звучит пугающе, не так ли?

Одним из главных факторов их провалов было то, что руководство компании считало, что проектные офисы не приносят достаточной ценности для организации.

 

Однако то же исследование Gartner показало, что компании мирового уровня имеют показатель уровня успешных проектов, превышающий стандартный в 3 раза. Это показатель определенно связан с успешными практиками управления проектами и успешными проектными офисами.

Так в чем же противоречие? Часто проектные офисы приносят ценность своим компаниям, но они не измеряют и не озвучивают ее. Поэтому зачастую считается, что проектные офисы не приносят ценности компании.

Для изменения этой точки зрения важно определить набор метрик – KPI проектного офиса, чтобы показать, как проектный офис повышает производительность проектов, способствует изменениям и поддерживает цели и задачи компании.

Определение: KPI проектного офиса

Ключевые показатели эффективности – один из видов показателей деятельности (метрик), который организация использует для оценки успешности определенной деятельности. Проектный офис должен определить и согласовать со стейкхолдерами определенный набор метрик, чтобы показывать, каким образом он приносит ценность организации. Только так проектный офис может быть успешным. В противном случае, проектный офис будет бороться за свое существование.

Примеры метрик для проектного офиса

В таблице ниже показаны возможные KPI для проекта и проектного офиса. Как пример. Вам придется скорректировать их в соответствии с вашим портфелем проектов и вашей организацией. Но эти показатели – хорошая отправная точка, и они дадут вам представление о том, что нужно измерять:

Проанализируйте представленные выше метрики и выделите те, которые могут подойти вашему проектному офису. Затем обсудите и согласуйте их с вашими стейкхолдерами (как правило, это будет ваш руководитель или руководство компании). Также согласуйте, как часто вы будете предоставлять отчетность по ним. Этот шаг важен, поскольку это поможет прояснить цель вашего проектного офиса. Нацельте ваш проектный офис на успех: KPI для вашего проектного офиса.

После того как вы согласовали метрики, составьте документ, в котором будут содержатся исходные показатели и который послужит вашей отправной точкой. Отправная точка необходима вам для того, чтобы демонстрировать будущие улучшения. Данные по уже реализованным проектам могут вам помочь определить исходные показатели метрик.

 

Далее вам необходимо создать отчет или рабочую область, в которой вы сможете отслеживать и обновлять данные на регулярной основе. Собирайте, обосновывайте и оценивайте данные, которые вам необходимы для создания отчета. Отслеживайте эффективность. Если характеристики снижаются в сравнении с предыдущим периодом отчетности, примите корректирующие действия заранее, чтобы исправить ситуацию. 

И, наконец, убедитесь, что все знают о вашем успехе. Для этого вы можете использовать вашу внутрикорпоративную сеть, корпоративное издание или подготовить буклет (история успеха) о достижениях проектного офиса, проектов и программ. Все эти мероприятия помогут Вам продвигать ценность, эффективность и успех вашего проектного офиса.

Источник: pmoguru.com

ключевые показатели эффективности: пример расчета +цель

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о системе KPI.

Сегодня вы узнаете:

  1. Что такое KPI.
  2. Как рассчитать этот показатель.
  3. Как внедрить систему KPI на предприятии.
  4. О плюсах и минусах данной системы.

Что такое KPI простыми словами

KPI — это коэффициент, определяющий эффективность работы того или иного предприятия: насколько оно удачно функционирует, достигает ли поставленных целей.

Расшифровка этой аббревиатуры выглядит следующим образом — Key Performance Indicators, что на русский принято переводить как «ключевые показатели эффективности».

Если переводить дословно, то слово «key» означает «ключевой», «существенный», «indicators» — «показатели», «индикаторы», а вот со словом «performance» возникают трудности при переводе, поскольку здесь его сложно трактовать однозначно. Существует стандарт, который дает наиболее правильный перевод этого слова, разделяя его на два термина: эффективность и результативность. Эффективность показывает, как соотносятся затраченные средства и достигнутые результаты, а результативность — в какой степени компании удалось достигнуть того результата, который был намечен.

Стало быть, KPI правильнее переводить как «ключевой показатель результата деятельности». Выражаясь простыми словами, так сказать, для чайников, можно заметить, что эта система помогает разобраться, какие меры нужно принять для улучшения эффективности. Эффективность же охватывает все действия, произведенные за установленный временной отрезок, а также пользу, полученную предприятием от каждого отдельно взятого работника.

Индикаторы KPI бывают следующие:

  • KPI производительности — показывает соотношение затраченных денежных и временных ресурсов с достигнутым результатом;
  • KPI затрат — показывает, сколько задействовано ресурсов;
  • KPI результата — иллюстрирует полученный в ходе выполнения задач итог.

Есть система KPI и в интернет-маркетинге. Здесь ее можно разбить на 4 группы:

  1. Процессные KPI — оценивают сам процесс работы, насколько он эффективен. Анализируя эти показатели, можно выявить замедляющие факторы в работе и устранить их, что позволит быстрее достичь желаемого результата.
  2. Целевые KPI
    — указывают, достигнуты ли намеченные маркетинговые цели.
  3. KPI внешней среды — показатели, не зависящие от сотрудников. Например, скачки цен.
  4. KPI проекта — коэффициент эффективности отдельно взятого проекта, например, показателей сайта.

Все эти ключевые индикаторы используются не только в качестве данных для статистического отчета, это еще и мощный управленческий инструмент, который имеет свои определенные задачи.

Для чего нужен KPI

Такая система вводится на фирмах для удобства измерения результатов работы отдельных сотрудников, подразделений, а значит, и всего предприятия. Она не является совершенной, но очень хорошо выполняет свои функции. В задачи KPI входит стимулирование сотрудников и их мотивация на достижение запланированных результатов.

Систему KPI целесообразно применять относительно работников, чей труд непосредственно влияет на экономические показатели компании. Так, если фирма занимается продажами, то KPI надо вводить для менеджеров; в страховых компаниях — для агентов и т. д.

Ключевые показатели KPI

Ключевые показатели эффективности KPI бывают двух видов:

  • Запаздывающие. Именно они показывают итоги проделанной работы. Это финансовые показатели, определяющие потенциальные возможности предприятия, но они не могут отразить эффективность ни всей фирмы, ни ее подразделений.
  • Оперативные. Эти показатели, которые называют еще опережающими, дают возможность направлять дела в нужное русло в течение отчетного периода и приводить их к конечному нужному результату. Именно на основании оперативных показателей эффективности можно сделать анализ качества рабочих процессов, производимого товара, а также понять, насколько доволен этим товаром потребитель.

Как правильно внедрить KPI: этапы разработки

При внедрении KPI в компании необходимо учитывать ее специфику, цели и задачи, течение бизнес-процессов. Данная система в корне изменит принцип начисления заработной платы, поэтому важно объяснить сотрудникам, что эффективность их работы будет напрямую влиять на уровень дохода, и это полезно в первую очередь для них. Персонал нужно обучать, потому что с внедрением новой системы разрабатывается соответствующая документация: коллективный и трудовой договоры, штатное расписание и все остальные бумаги, имеющие отношение к оплате труда.

Не стоит торопиться и вводить систему KPI сразу во всей фирме. Для начала ее лучше протестировать на одном-двух отделениях, чтобы отработать новую систему оплаты и другие, сопряженные с этим процессы.

Такой пилотный проект позволит внести нужные коррективы в режиме реального времени и избежать дальнейших ошибок, потому что на данном этапе уже будут видны недостатки, которые необходимо устранить, а также выявлены трудности, которые система вызывает у специалистов компании.

После тестирования новой системы и ее корректировки можно переходить на следующий этап и внедрять ее в другие отделы, все работники которых должны стремиться к достижению общей цели. Если этот принцип не будет соблюден, то сотрудники будут испытывать затруднения и дискомфорт, а это отрицательно скажется на их работе. Как следствие, все усилия по внедрению системы KPI окажутся напрасными.

Когда KPI будет введен, предоставится возможность приспосабливаться к изменяющейся рыночной среде и корректировать стратегию работы. А также каждый год необходимо оптимизировать порядок премирования.

Потому как данная система не является простой для внедрения, следует придерживаться определенных правил и принципов, которые могут стать незаменимыми помощниками при переходе на KPI:

  1. Правило «10/80/10». Оно гласит, что компания должна определить 10 ключевых индикаторов результативности, 80 производственных индикаторов и 10 индикаторов эффективности. Не рекомендуется использовать намного больше индикаторов KPI, потому что это чревато перегрузкой менеджеров лишней ненужной работой, а руководители непременно озаботятся выяснением причин невыполнения показателей, мало сказывающихся на результативности вообще.
  2. Согласование производственных показателей и стратегического плана. Индикаторы производственной деятельности не имеют никакого значения, если они не соотнесены с нынешними критическими факторами успеха (КФУ), объединенными в сбалансированную систему показателей (ССП), и стратегией предприятия.
  3. Управляемость и контролируемость. Каждому подразделению компании, отвечающему за свой показатель, необходимо предоставлять ресурсы для его управления. Результат же должен контролироваться.
  4. Интеграция процессов оценки показателей, отчетности и повышения производительности. Необходимо ввести порядок оценивания показателей и отчетности, который подтолкнет сотрудников к требуемым конкретным действиям. С этой целью должны проводиться отчетные собрания для рассмотрения решаемого вопроса.
  5. Партнерство. Чтобы небезуспешно повышать производительность, стоит обеспечить партнерские отношения между всеми вовлеченными сотрудниками. Поэтому способ внедрения новой системы нужно разрабатывать вместе. Это позволит всем понять, в чем плюсы нововведений, а также убедиться в необходимости перемен.
  6. Перенесение усилий на главные направления. Чтобы повысилась производительность, нужно расширить полномочия специалистов: помочь в повышении квалификации, предложить разработать собственные KPI, обеспечить проведение тренингов.

Как рассчитать KPI

Пункт 1. Чтобы рассчитать KPI, необходимо выбрать от трех до пяти показателей эффективности, которые будут критериями оценки специалиста. Например, для интернет-маркетолога они могут быть следующими:

  1. Численность посетителей сайта, привлеченных специалистом.
  2. Цифра, которая показывает, сколько покупок сделали клиенты, которые уже ранее обращались в компанию.
  3. Число похвальных рекомендаций, откликов клиентов в соцсетях или на сайте организации после покупки товара или услуги.

Пункт 2. Далее нужно определить вес каждого индикатора. Суммарно же вес должен быть равен 1, а самый большой всегда принадлежит важнейшему показателю, поэтому картина получается следующая:

  1. новые заказчики — 0,5;
  2. покупатели, сделавшие повторный заказ — 0,25;
  3. положительные рекомендации — 0,25.

Пункт 3. Теперь необходимо проанализировать данные по всем выбранным индикаторам за последние полгода и составить план:

KPI Исходное значение (среднемесячные индикаторы) Плановое значение
Прирост новых заказчиков 160 Увеличение на 20%, или 192 новых заказчика
Доля заказчиков, совершивших повторную покупку 30 Увеличение на 20%, или 36 повторных покупок
Доля заказчиков, написавших позитивный отклик, рекомендацию 35 Увеличение на 20%, или 42 отзыва

Пункт 4. Следующий этап — вычисления в Excell KPI-показателей. Необходимо воспользоваться формулой расчета KPI: индекс KPI = Вес KPI*Факт/Цель.

Ключевые индикаторы (вес KPI) Цель Факт Индекс KPI
KPI 1 (0,5) 20% 22% 0,550
KPI 2 (0,25) 20% 17% 0,212
KPI 3 (0,25) 20% 30% 0,375
Коэффициент результативности 1,137
113,70%

Здесь цель — это показатель, которого должен достичь работник согласно плану, а факт — это то, что он наработал в реальности. Итоговый показатель равен 113,70%, это хороший результат, однако, если рассмотреть таблицу подробнее, то можно увидеть, что маркетолог выполнил плановые нормативы не до конца.

Пункт 5. Рассчитываем заработную плату. Будем основываться на том, что общий заработок маркетолога насчитывает 800$, из которых постоянная часть (оклад) — 560$, а переменная (премиальная) — 240$. За стопроцентный индекс работнику полагается оклад и полная премия, но из-за того, что план перевыполнен, маркетолог получит дополнительные бонусы в размере 13,7% от премиальной части, то есть 32,88$. В итоге зарплата работника составит 560$+240$+32,88$=832,88$.

А вот когда сотрудник не выполняет план, и показатель его эффективности ниже 99%, то размер премии пропорционально сокращается.

С помощью таких расчетов и составления таблицы можно увидеть те проблемы и сложности, с которыми сталкивается интернет-маркетолог.

Низкие показатели могут быть связаны с тем, что план составлен неправильно или сама стратегия повышения лояльности неверна. Проблемный участок нужно контролировать, и, если дела со временем не улучшатся, то правильным выходом из ситуации будет изменение показателей эффективности.

Благодаря такому подходу формируется понимание принципа действия KPI. Ориентируясь на цели, расчет можно дополнять новыми значениями. Это может быть система штрафов, число решенных и нерешенных задач и многое другое. Например, если работа по плану сделана менее чем на 70%, сотрудник не получит премию совсем.

Имеется еще альтернативный способ расчета зарплаты относительно процента выполнения плана:

Индекс KPI Коэффициент премии 
Ниже 70% 0
70 — 80% 0,6
80 — 89% 0,7
90 — 95% 0,8
96 — 98% 0,9
99 — 101% 1
102 — 105% 1,3
106 — 109% 1,4
Более 110% 1,5

KPI на практике

KPI-показатель эффективности используется практически всеми компаниями, которые занимаются прямыми продажами. Рассмотрим кое-какие примеры для менеджера по продажам. Взяв на вооружение утвержденные ключевые индикаторы, он увидит ясную картину своей деятельности: ему станет понятно, сколько товара нужно продать, чтобы выйти на определенный доход, какие плановые показатели выполнить.

Для страхового консультанта, который является новичком в своей профессии, оптимальным показателем эффективности будет 1/10: чтобы продать один страховой полис, нужно встретиться с 10 потенциальными покупателями.

Существует также KPI результата, например, «число новых клиентов не ниже n», «объем продаж не ниже n» и т. п. Эти индикаторы персональные, и лучше, когда их количество меньше 5, а главное — они должны быть легко измеримы и четко сформулированы.

Помимо мотивации сотрудников, руководители компании используют KPI в качестве инструмента для анализа работы своих подчиненных.

Эта система позволяет четко увидеть пробелы в деятельности и на каком этапе они возникли. Например, начальник отдела продаж отслеживает клиентскую базу менеджера, какое количество звонков и встреч делает работник. Если эти показатели выполняются в достаточном объеме, но продаж мало, можно сделать вывод, что у сотрудника не хватает определенных знаний, навыков или личностных качеств для успешной работы.

KPI и планирование на предприятии

Показатели KPI могут применяться при планировании и контроле деятельности. После того как работа была проделана, измеряются фактические показатели, и, если они серьезно отклоняются от плановых не в лучшую сторону, то производится анализ и корректировка дальнейшей деятельности. Поскольку все показатели «продиктованы» реальным процессом, а не выдуманы самостоятельно, такое планирование будет способствовать достижению необходимых целей организации.

Как мотивировать персонал на выполнение KPI

Благодаря применению системы KPI, при оплате труда фиксируются плановые и фактические показатели. Это дает руководителю ясное понимание того, как мотивировать сотрудника и за что. Сотрудник при этом тоже четко видит плюсы и минусы своей работы и осознает, какие действия могут принести ему вознаграждение, а за что полагается взыскание.

Например, страховой консультант продал большее количество страховых полисов, чем было запланировано, и расширил клиентскую базу множеством новых клиентов. Таким образом, он перевыполнил план и дополнительно к своей зарплате получит бонус в виде премии. С другой стороны, если этот же менеджер продал полисов гораздо меньше, чем было намечено планом, он может вовсе лишиться премии и получить «голый» оклад, ведь его личные показатели будут низкими.

Однако, мотивировать сотрудников можно не только деньгами.

За выполнение показателей можно наградить интересными тренингами, оплаченными компанией, внеплановыми выходными, подарками и другими «пряниками», которые вдохновят работника не хуже, чем деньги. Но в данном случае зарплата сотрудника всегда фиксированная, а согласно системе KPI, ведется расчет баллов, которые сотрудник может обменять на желаемые бонусы.

Чтобы составить KPI для сотрудников, нужно ориентироваться на общую для всех сотрудников цель и сильную мотивацию. Работа в команде заинтересованных специалистов как часовой механизм способна в короткие сроки привести компанию к достижению всех поставленных целей.

В каких случаях KPI не нужен

В молодой компании, которая только начала свое существование, вводить систему KPI нецелесообразно. Система управления здесь еще не сформировалась, а успешное развитие обусловлено работой генерального директора. Чаще всего он же выполняет функции специалистов по финансам и по кадрам.

А также не стоит внедрять KPI в тех подразделениях, которые из-за этого могут отрицательно повлиять на остальные отделы фирмы. Например, IT-служба, представители которой должны решать поставленные перед ними проблемы (ремонт офисной техники) в кратчайшие сроки. Ведь бывает так, что у одного из сотрудников вышел из строя компьютер, и работа остановилась, а от работы этого сотрудника зависит весь отдел.

Если же зарплата айтишника вычисляется по системе KPI, то он не пойдет сразу работать. Сначала необходимо составить заявку на устранение поломки. Эту заявку должен одобрить старший специалист IT-отдела, после чего задача ставится в очередь на реализацию и ждет рассмотрения.

В итоге задача, требующая 5 минут на выполнение, отнимает гораздо больше времени, на протяжении которого работа всего отдела, где сломался один компьютер, не движется вообще.

Именно поэтому внедрять систему KPI полезно с умом, в противном случае она способна сильно навредить.

Ошибки при внедрении KPI

Наиболее распространенной ошибкой является введение KPI для одной лишь статистики.

В конечном счете получается, что индикаторы одного подразделения не имеют никакой связи с индикаторами другого.

Например, службе снабжения одного предприятия необходимо было сократить расходы. Поэтому, чтобы получать сырье со скидкой, работники приобретали его в больших объемах, а также закупали товар с браком. Это привело к переполненности складов, заморозке финансов в сырье, что перекрывало все плюсы.

Тем временем производственный отдел имел свой приоритетный показатель — коэффициент загрузки производственного оборудования. Для эффективного использования времени сотрудники производили в больших количествах некоторую продукцию, чтобы экономить ценные минуты на переоборудовании станков. Но от этого неминуемо страдало выполнение плана по продажам коммерческим отделом, ведь отсутствовал необходимый ассортимент, и в конкретный отрезок времени клиент мог приобрести только товар одного вида.

В итоге сложилась ситуация, когда каждый тянет одеяло на себя, а цели не достигает никто. Результат свелся к нулю, и вся работа была сделана напрасно.

Еще одна распространенная ошибка — это фокусирование внимания исключительно на материальных показателях, которые являются результирующими: уровень продаж, доход и проч. Однако, только когда ключевые показатели имеют не финансовый, а упреждающий характер, можно достигать целей гораздо эффективнее.

Например, сколько звонков должен сделать менеджер по продажам, сколько встреч провести, сколько заключить договоров, чтобы добиться того самого результирующего KPI? Именно на основе таких нефинансовых факторов должна строиться система мотивации сотрудников, а на финансовые должны ориентироваться непосредственно руководители отделов.

А также серьезным промахом будет ситуация, когда не обозначены лица, ответственные за тот или иной показатель. Например, порядок поощрений не подразумевает премиальные выплаты или их урезание руководителем за выполнение или невыполнение плана. В таком случае начальник не может отвечать за действия подчиненных, ведь он не имеет никакой возможности оказывать на них влияние.

Плюсы и минусы от внедрения системы KPI

Работа по системе KPI имеет много преимуществ:

  • Установлено, что в компаниях с такой системой сотрудники работают на 20 — 30% эффективнее.
  • Специалисты будут четко понимать, какие задачи являются первоочередными и как их выполнить.
  • При грамотно внедренной системе показателей существенно облегчается контроль деятельности компании, благодаря чему проблемы обнаруживаются уже на этапе их возникновения и решаются, не успев нанести вред.
  • При расчете заработной платы действует принцип справедливости: тот, кто работал старательно, получает больше. Это позволяет организации удерживать ценные кадры.
  • Фонд оплаты труда становится средством мотивации персонала, а не основным источником расходов.

Есть у системы KPI и недостатки. В первую очередь минусом является то, что на внедрение тратится много времени и сил, ведь все показатели нужно детально прорабатывать. Скорее всего, нужно будет переобучать сотрудников, разъяснять им информацию об изменении условий труда и новых задачах.

Однако, основной недостаток состоит в том, что эффективность в итоге оценивается не всегда корректно. Этого можно миновать, если на этапе разработки системы безупречно сформировать критерии, по которым будет производиться оценка кипиай.

KPI образовательного проекта: в чем измерять эффективность?

KPI — это инструмент, который помогает анализировать эффективность деятельности и уровень достижения поставленных целей.

В образовательном проекте вы можете применять качественные и количественные метрики. Давайте поговорим о них чуть подробнее.

Еще больше о KPI вы узнаете на курсе «Система: Запуск и продюсирование онлайн-курсов»

Как пользоваться KPI?
  • Регулярно проводите исследования и собирайте данные. Ни одна из метрик не даст вам нужной информации, если вы проводите исследования от случая к случаю, нерегулярно. Всегда важно отслеживать динамику, смотреть, как меняются показатели.
  • Любой KPI должен вести вас к увеличению дохода, прибыли или чему-то еще осязаемому. Связывайте любую метрику с потенциальными профитами, которые мы получим от ее роста в деньгах.

Качественные метрики

COR (Completion Rate) — это процент студентов, успешно завершивших обучение. Чтобы посчитать этот показатель, мы берем число тех, кто успешно закончил обучение, и делим его на число тех, кто начал обучение. Получаем процент людей, которые прошли ваш курс до конца.

Почему мы можем считать эту метрику качественной? Потому что мы по умолчанию предполагаем, что чем качественнее обучение, тем больше людей доходят до конца. На мой взгляд, студенты бросают обучение, если не брать в расчет форс-мажоры, по 2 причинам:

  • учиться слишком сложно (не понимают материал, не справляются со слишком объемными домашними заданиями, чувствуют свою несостоятельность)
  • учиться слишком легко (материалы кажутся поверхностными и очевидными, слушатели не видят, как применять это на практике и не желают тратить на обучение время).

Соответственно, чем выше COR, тем больше, по нашему предположению, курс попадает в запрос аудитории.

NPS — или индекс лояльности пользователей — подсчитывается очень просто. Вы задаете выпускникам курса один простой вопрос: «Оцените от 1 до 10, с какой вероятностью вы порекомендуете наш сервис, товар или услугу друзьям или знакомым».

Метрика рассчитывается как разница между долей сторонников и критиков: от количества людей, выбравших цифры от 9 до 10 (то есть сторонников) вы отнимаете количество людей, выбравших цифры от 1 до 6 («критиков»). Нейтрально настроенные к обучению люди, выбравшие пункты 7-8, в расчет не берутся.

Рост NPS, то есть увеличение числа людей, которые в восторге от вашего продукта, означает в будущем увеличение процента возвращаемости этих или других людей, которые получили информацию, что у вас отличный продукт.

CSI — индекс удовлетворенности пользователей — это подтип NPS. Алгоритм его расчета довольно прост: это оценка любого взаимодействия пользователя с вашим сервисом, товаром или услугой. Шкала может быть разной: от 1 до 10 или просто ответ в формате «да/нет». В «Нетологии» мы, например, используем самый простой вариант, предлагая бинарную систему «лайк/дизлайк».

CSI есть смысл подсчитывать после каждого взаимодействия с целевой аудиторией: после проведенного вебинара, завершенного модуля курса, даже после взаимодействия со службой продаж. Этот показатель позволяет отслеживать качество на маленьких этапах взаимодействия: если NPS подскажет вам, удался ли курс в целом, то с помощью SCI вы узнаете, какие элементы курса получились у вас лучше всего (а какие стоит доработать).

Дополнительные метрики

Мы рассмотрели общеизвестные метрики, но это не значит, что ими стоит ограничиться. Вы можете использовать дополнительные KPI, например:

  • степень знакомства с материалом (например, какой процент студентов посещают ваши вебинары)
  • скорость выполнения практических заданий (помогает выяснить, на какие задачи студент тратит день-два, а на какие — неделю-две, и скорректировать перепады нагрузки)
  • скорость обратной связи от экспертов — ключевая метрика для образовательного проекта
  • доля тех, кто достиг с помощью обучения поставленной цели. Например, в «Нетологии» процент трудоустроенных выпускников — очень важная для нас метрика.

Как качественные метрики могут вести нас к деньгам? Очень просто. Если студент глубоко погружается в теоретические материалы и с интересом посещает занятия (они интересны, качественны и соответствуют ожиданиям), если выполняет домашние задания и учебная нагрузка для него комфортна, если он оперативно получает от экспертов обратную связь, то его удовлетворенность этапами обучения (то есть SCI) выше. Если на протяжении всего курса студент всем доволен, то он дойдет до конца, и COR повысится. Чем больше студентов закончат обучение, тем выше будет NPS. Чем выше NPS, тем выше потенциал возврата инвестиций в качество продукта в будущем.

Все об успешном продвижении образовательного проекта на курсе «Построение продаж в онлайн-школе»

Количественные метрики

Здесь мы будем оперировать такими метриками, как выручка (количество покупок, умноженных на среднюю корзину), средний чек, количество покупок и другими. Эти метрики используют компании, работающие в любом направлении. Давайте посмотрим, как мы можем влиять на эти KPI в образовательном проекте.

Например, повысить средний чек можно за счет увеличения ценности предложения (например, наличия дополнительных опций, включенных в стоимость), за счет комплексного предложения.

Чем ограничивается средний чек на наши продукты? Прежде всего конкурентной средой: вы не можете назначать цены, которые будут выше, чем у ваших конкурентов на аналогичные продукты. Но вы можете сделать свое предложение более весомым, добавить ему ценности и тем самым обусловить разницу в цене.

Например, вы можете продавать пользователю учебные модули отдельно, шаг за шагом,а  можете предложить ему целую образовательную траекторию. Вы можете предложить абонемент или подписку на курсы. Это работает: людям, как правило, проще отдать больше денег за решение образовательных потребностей, чем постоянно покупать понемногу, закрывая свои запросы.

  • Количество покупок

Увеличить этот показатель вам поможет практика апсейлов: если клиент купил курс, вы можете предложить ему дополнительный модуль по сниженной цене. Хорошо работают и рекомендательные системы — когда клиент получает скидку на продукт, если его друзья или знакомые совершают у вас покупки.

Учтите, что для образовательного проекта рост количества покупок — долгий процесс. Не всегда новый клиент готов покупать много и сразу. Часто для этого требуется постепенный «прогрев» аудитории полезным контентом: клиент знакомится с брендом, читает ваши e-mail-рассылки, интересуется отзывами и лишь потом совершает покупку.

  • Количество новых пользователей

Новые пользователи обеспечивает конверсия из числа заявок, а заявки — это конверсия из трафика с вашего сайта и других каналов. Часто конверсия из трафика становится метрикой для продуктологов и отдела маркетинга, а конверсия в продажи — KPI для отдела продаж.

Но здесь стоит учесть, что эти метрики могут обладать взаимоисключающим влиянием. Вы можете обеспечить большую конверсию из трафика в заявки, но по большей части это будут «холодные» лиды, и конверсия из заявок в покупки в этом случае снизится. Поэтому разумнее, на мой взгляд, ставить для этих отделов общий KPI, чтобы не вызывать конфликтов.

  • Реактивация старых пользователей

Если у вас есть база старых пользователей, вы можете сделать по ней временной срез и обнаружить, что те люди, которые не делают покупку сразу, с большой долей вероятности совершают ее через 6 месяцев после нахождения в базе. Также велика вероятность совершения покупки через 11-12 месяцев после нахождения в базе.

Что делать с этой информацией? Стоит проанализировать, какое количество касаний было с этой аудиторией в период от 1 до 6 месяцев и от 1 до 12 месяцев, и понять, почему реактивация происходит только после долгого чтения ваших рассылок и, возможно, блога.

Реактивация старых пользователей может стать хорошей KPI для контент-маркетологов, продуктологов или других отделов вашей онлайн-школы.

Итак, повысить эффективность ваших образовательных курсов вы можете за счет:

  • повышения качества образовательного продукта, максимально точно отвечающего на запрос аудитории
  • постоянного сбора обратной связи, мониторинга ситуации во время обучения. Когда в финале студенты скажут вам, что с курсом что-то не так, будет уже поздно что-то менять
  • одинаково тщательной работы и со старой, и с новой базой клиентов. Если у вас получится выстроить грамотную контент-стратегию, KPI реактивации старых пользователей будет выше.

Что еще почитать?

7 лайфхаков для запуска проекта в образовательном бизнесе

Как запустить свой обучающий курс и начать на нем зарабатывать?

Примеры

ключевых показателей эффективности ИТ: как вы измеряете эффективность ИТ-проекта?

Многие цели ИТ связаны с проектами, будь то проекты по разработке нового программного обеспечения, проекты по внедрению аппаратного или программного обеспечения или проекты по разработке веб-сайтов. К сожалению, ИТ-проекты имеют особенно плохой послужной список для успешной реализации. На самом деле исследования показывают, что до 70% ИТ-проектов не достигают своих целей. По данным Британского компьютерного общества, только 16% ИТ-проектов — в лучшем случае — можно считать по-настоящему успешными.Неудачу в ИТ-проектах можно определить так же, как и неудачу в любом другом проекте: проект не был выполнен вовремя или в рамках бюджета, или он просто не дал того, что должен был сделать.

В этой статье я рассмотрю три примера KPI ИТ, которые помогут вам измерить эффективность проекта: отклонение от графика ИТ-проекта (IT PSV), отклонение стоимости ИТ-проекта (IT PCV) и освоенная стоимость ИТ-проекта (IT EV). Как всегда, не стесняйтесь адаптировать или добавлять эти ключевые показатели эффективности ИТ, чтобы они лучше соответствовали вашим бизнес-целям.

Давайте рассмотрим каждый из примеров KPI по очереди:

Отклонение от графика ИТ-проекта (IT PSV)

Этот KPI ИТ помогает ответить на следующий вопрос: «В какой степени наши ИТ-проекты выполняются в соответствии с графиком?» Он рассчитывается следующим образом:

Отклонение от графика ИТ-проекта (IT PSV) = Запланированное время завершения (SCT) – Фактическое время завершения (ACT)

Где ACT и SCT измеряются во временных интервалах, таких как дни или недели.

Пример: Ваша компания реализует три отдельных ИТ-проекта:

ИТ-проект A: SCT = 105; АСТ = 129

ИТ-проект B: SCT = 25; АСТ = 25

ИТ-проект C: SCT = 40; АСТ = 35

PSV ИТ для каждого проекта выглядит следующим образом:

IT PSV Project A = 105 – 129 = -24

IT PSV Project B = 25 – 25 = 0

IT PSV Project C = 40 – 35 = 5

Если вы хотите рассчитать общее отклонение от графика ИТ-проекта (т.е. отклонение графика всех проектов вместе взятых) вы просто суммируете отклонения отдельных ИТ-проектов для каждого отдельного ИТ-проекта, чтобы получить фактическое число, или вычисляете прямую или средневзвешенную оценку отклонения:

В этом случае общий PSV IT = -19 (-24 + 0 + 5).

Если отклонение от графика ИТ-проекта равно нулю, то проект был завершен вовремя, как и было обещано. Если отклонение отрицательное, это показывает перерасход, а если отклонение положительное, то подчеркивает завершение до запланированной даты завершения.Однако имейте в виду, что положительные числа могут указывать на плохое планирование или преднамеренную попытку владельца ИТ-проекта добавить слишком много резервных дней в проект, чтобы он выглядел хорошо, когда он будет завершен раньше времени!

Отклонение в стоимости ИТ-проекта (IT PCV)

Этот KPI ИТ помогает ответить на вопрос: «В какой степени наши ИТ-проекты выполняются в рамках бюджета?» Он рассчитывается следующим образом:

Отклонение стоимости ИТ-проекта (IT PCV) = запланированная стоимость проекта (SPC) – фактическая стоимость проекта (APC)

Пример: возвращаясь к трем отдельным проектам, описанным выше, затраты составили:

ИТ-проект A: SPC = 800 000 долл. США, APC = 950 000 долл. США

ИТ-проект B: SPC = 150 000 долл. США, APC = 152 000 долл. США

ИТ-проект C: SPC = 350 000 долл. США, APC = 300 000 долл. США

Таким образом, PCV ИТ для каждого проекта составляет:

ИТ-проект A = -150 000 долларов США (800 000 – 950 000 долларов США)

ИТ-проект B = -2000 долларов США (150 000–152 000 долларов США)

ИТ-проект C = 50 000 долл. США (350 000–300 000 долл. США)

Чтобы рассчитать общее отклонение по стоимости ИТ-проекта, просто сложите отклонения по отдельным проектам для каждого отдельного ИТ-проекта, чтобы получить фактическое число, или рассчитайте прямой или средневзвешенный показатель отклонения:

В этом случае общая PCV ИТ = -102 000 долларов США (-150 000 долларов США + -2 000 долларов США + 50 000 долларов США).

Если отклонение по стоимости ИТ-проекта равно нулю, проект был выполнен в соответствии с бюджетом, как и было обещано. Если отклонение отрицательное, это указывает на перерасход, а если отклонение положительное, это показывает, что проект был реализован в рамках бюджета. Как и в приведенном выше PSV для ИТ, положительное число может указывать на плохое планирование или преднамеренную попытку владельца ИТ-проекта завысить предполагаемый бюджет, чтобы они могли выглядеть хорошо, когда он будет завершен в рамках бюджета.

Освоенная стоимость ИТ-проекта (IT EV)

Этот KPI ИТ помогает ответить на вопрос: «В какой степени наши ИТ-проекты достигают желаемого прогресса?» Он рассчитывается следующим образом:

Освоенная стоимость ИТ (IT EV) = запланированная стоимость выполненных работ (BCWP) × процент завершения

Где:

  • БСВР — это общая бюджетная стоимость труда и ресурсов для проекта.
  • Уровень производительности = фактическая стоимость выполненных работ (ACWP) / освоенный объем (EV) x 100
  • Фактическая стоимость выполненных работ (ACWP) — это общая сумма труда и ресурсов, затраченных на проект на текущий момент.

Пример. Вы инициировали ИТ-проект с общей БСВР в размере 200 000 долларов США. На данный момент ACWP (или то, что на самом деле было потрачено до сих пор) составляет 145 000 долларов. Однако проект завершен только на 30 процентов:

В данном случае освоенная стоимость ИТ (IT EV) = 60 000 долларов США (200 000 долларов США × 30 процентов).

Таким образом, уровень производительности равен 241 (145 000 долл. США / 60 000 долл. США x 100).

При использовании ИТ-EV помните, что проектные расходы редко бывают точными и когда они соответствуют бюджету, поэтому, возможно, лучше рассматривать этот ИТ-KPI скорее как индикатор раннего предупреждения.

Если вы хотите увидеть больше примеров ключевых показателей эффективности ИТ или показателей в других ключевых областях бизнеса, почему бы не просмотреть нашу библиотеку ключевых показателей эффективности, чтобы найти больше вдохновения. Полностью бесплатная для использования библиотека предназначена для того, чтобы помочь вам выбрать правильные показатели для вас и вашей компании.

Как и в случае с любыми примерами KPI, важно настроить ключевой показатель эффективности для вашего бизнеса и разработать собственные уникальные KPI, привязанные к вашей стратегии.

KPI управления проектами

Узнайте, как отслеживать и повышать эффективность управления проектами с помощью KPI. Используйте показатели производительности, чтобы продемонстрировать заинтересованным сторонам ценность проекта.

Ключевые темы статьи:

Проект против инициативы: место проектов в стратегическом планировании

Какова роль проектов в стратегическом планировании? Ранее мы говорили о разных уровнях абстракции в стратегическом планировании.

Мы начали с самого высокого уровня (миссия, видение, основные ценности), перешли к уровню стратегических приоритетов, бизнес-целей, показателей эффективности и, наконец, к уровню действий ( Уровень 5 на схеме).

В стратегическом планировании практические действия обычно называются «инициативами». Почему бы нам не назвать их «проектами»?

В чем разница между инициативой и проектом?

  • Определение инициативы , которое мы можем найти в словарях, подчеркивает новизну или сложность деятельности.
  • Напротив, термин проект объясняется как заранее отработанный метод или какая-то запланированная работа с установленным сроком.

Мне нравится использовать поездку в качестве аналогии, чтобы объяснить разницу:

  • Когда семья планирует свою первую автомобильную поездку из Парижа в Барселону, это очень похоже на инициативу . Нюансы дороги не известны, дорожные сборы исчисляются очень приблизительно, найти хороший ресторан по пути – дело случая.
  • Теперь представьте другую ситуацию, водитель грузовика, который едет по тому же маршруту. Сроки, дорожные сборы, расходы на топливо и проживание рассчитываются с высокой точностью. Для логистического центра, в ведении которого находится этот грузовик, это малый проекта .

Каковы атрибуты проекта ? Возьмем классический треугольник управления проектами:

.

Как насчет инициативы ? Он может иметь точно такие же атрибуты! Например, вот диалог инициативы из программного обеспечения для стратегического планирования, он очень похож на то, что у нас есть в инструменте управления проектами.


Ключевые показатели эффективности управления проектами

Зарегистрируйтесь с бесплатным планом, чтобы получить доступ к ключевым показателям эффективности управления проектами , а также к 31 другим шаблонам системы показателей.

С инициативой мы пробуем почву . И чтобы прощупать почву, нам нужен бюджет и время.

Что нужно организации? Инициатива или проект? Хотя мы будем говорить в основном об инициативах в стратегическом планировании, эти инициативы необходимо каким-то образом реализовать.Вот где нам понадобятся проекты.

Нам нужны и инициативы, и проекты!

В контексте автоматизации программного обеспечения также есть разница. Программное обеспечение для управления проектами поставляется с диаграммами Ганта и обширным планированием ресурсов, в то время как программное обеспечение для реализации стратегии ориентировано на стратегические карты и ключевые показатели эффективности.

Зачем измерять управление проектами

В системе KPI мы договорились, что перед измерением важно понять контекст измерения:

  • Почему мы хотим измерять управление проектами?

Вот несколько типичных причин:

  • Для повышения эффективности и эффективности
  • Для улучшения существующих процессов и их производительности
  • Для улучшения стиля управления , коммуникации , инфраструктура
  • Чтобы продемонстрировать ценность проекта заинтересованным сторонам

Все эти ответы хорошо согласуются с идеей гэп-анализа применительно к управлению проектами.

Заинтересованные стороны управления проектом

Еще один вопрос, который предлагает задать система KPI:

  • Кто заинтересованных сторон управления проектами?

В список заинтересованных лиц обязательно войдут:

  • Руководитель проекта
  • Команда, работающая над проектом
  • Спонсор проекта
  • Внешние и внутренние клиенты
  • Внешние регулирующие органы и группа внутреннего контроля
  • Группа обеспечения качества

Список заинтересованных сторон поможет нам сосредоточиться на усилиях по измерению эффективности.

Некоторым заинтересованным сторонам будет интересно узнать KPI для измерения успеха проекта, в то время как другим заинтересованным сторонам будет интересно измерить успех управления проектом .

KPI для управления проектами

Теперь у нас есть список заинтересованных сторон, и мы знаем, какой ответ нас интересует. Давайте определим некоторые KPI (ключевые показатели эффективности) для управления проектами.

Мы можем сгруппировать KPI вокруг одной из моделей управления проектами:

  • Классическая модель треугольника: объем, стоимость, время -> качество

Или усовершенствованная модель в соответствии со стандартами PMBOK:

  • Объем, стоимость, время + риск, качество, ресурсы

Ключевые показатели эффективности управления проектами

Зарегистрируйтесь с бесплатным планом, чтобы получить доступ к ключевым показателям эффективности управления проектами , а также к 31 другим шаблонам системы показателей.

Прицел

Концепция масштаба в управлении проектами ориентирована главным образом на требования к будущему продукту в соответствии с потребностями заинтересованных сторон.

Одним из важнейших критериев требований является:

  • Однозначность требований, %

Как количественно определить однозначность?

Мы могли бы попросить нескольких экспертов прочитать требования и подсчитать операторы, которые квалифицированы как неоднозначные.Менее формальный, но все же эффективный подход заключается в количественной оценке этого ключевого показателя эффективности с помощью популярного:

.

Ключевые показатели эффективности управления проектами

Зарегистрируйтесь с бесплатным планом, чтобы получить доступ к ключевым показателям эффективности управления проектами , а также к 31 другим шаблонам системы показателей.
Согласование стратегии/проекта

Еще одна вещь, на которую следует обратить внимание в контексте требований, — это наличие согласованности между стратегией организации и ее проектами.

  • Если мы работаем с внутренними проектами, то хорошая стратегическая карта — отличный способ объяснить команде бизнес-контекст (ограничения и приоритеты) проекта.

Почему бизнес-контекст имеет значение? Чтобы ответить на этот вопрос, подумайте о разнице между:

  • Делать все правильно и
  • Делать правильные вещи

«Правильно вести дела» — вот что такое управление проектами. Лучшие менеджеры могут сделать весь проект действительно эффективным, но поможет ли это организации достичь желаемых целей?

KPI в этом случае можно сформулировать так:

  • Согласование стратегии/проекта, %

Лучший способ достичь такого соответствия — начать со стратегии и строить новые инициативы и проекты вокруг ее целей.

Стоимость

Показатели стоимости обычно легко найти. Классические KPI в этом случае:

  • Плановый бюджет
  • Фактический бюджет
  • Бюджетное отклонение – разница между запланированным и фактическим бюджетом

Если вы используете BSC Designer для стратегического планирования, вы найдете эти свойства для инициатив, а также в дереве KPI:


Подпишитесь на бесплатный план в BSC Designer, чтобы получить немедленный доступ к 30 шаблонам системы показателей и KPI.

Финансовые производные от успешного управления проектами:

  • Экономия средств
  • Сокращение затрат
  • ROI – Возврат инвестиций
  • Долларовый эквивалент созданной стоимости (заработанная стоимость) – оценка стоимости, созданной проектом
Освоенная стоимость

Упомянутая освоенная стоимость может быть рассчитана как:

  • Заработанный объем (EV) = Общий_бюджет * Прогресс, %

Другая метрика сравнивает освоенный объем с фактически использованным бюджетом:

  • Отклонение по стоимости (CV) = Earned_Value – Budget_Actual

Отрицательное значение CV может указывать на превышение бюджета.

BSC Designer рассчитает освоенный объем и отклонение по стоимости, если для инициативы назначен индикатор прогресса и указан общий бюджет .

Время

Классические показатели для управления проектами:

  • Время цикла
  • Отклонение от расписания, % (плановые часы по сравнению с фактическими)
  • Выполнение в срок, %
  • Пропущенные этапы, %

Хотя эти показатели легко рассчитать с помощью программного обеспечения для управления проектами, мы должны быть осторожны с интерпретацией их результатов.

Ключевые показатели эффективности управления проектами

Зарегистрируйтесь с бесплатным планом, чтобы получить доступ к ключевым показателям эффективности управления проектами , а также к 31 другим шаблонам системы показателей.
Анализ первопричин

Был ли срок пропущен из-за плохого управления, или из-за того, что требования неожиданно изменились, или объем проекта необходимо пересмотреть из-за некоторых новых входных данных?

Знай свои ориентиры

Что означает, что ваша команда пропустила 15% вех в этом месяце? Это что-то типичное для них?

Каков этот показатель по сравнению с предыдущим месяцем или с другой командой? Данные имеют смысл только в определенном контексте, поэтому обязательно разберитесь в этом контексте, прежде чем делать выводы.

Какое поведение вызывают ключевые показатели эффективности?

Дважды подумайте, прежде чем связывать ключевые показатели эффективности управления проектами с расчетом вознаграждения. 100% выполнение в срок звучит великолепно на бумаге, но не должно быть никаких компромиссов в отношении качества конечной доставки. Плохие KPI — это те, которые заставляют вашу команду думать о том, как манипулировать системой, а не улучшать продукт.

Риск

Ранее мы обсуждали концепцию риска и ключевые индикаторы риска. Одна из идей, сформулированных в этой статье, заключалась в том, что KRI (ключевые индикаторы риска) не так уж отличаются от KPI (ключевых индикаторов риска).

Например, если мы хотим снизить риск наличия неоднозначных требований, мы будем отслеживать Однозначность требований, % KPI (или KRI, если хотите).

Другими словами, любой риск с планом снижения риска можно отслеживать с помощью KPI.

Еще одна важная идея заключается в том, что само управление рисками можно отслеживать с помощью KPI:

  • Количество выявленных рисков
  • % выявленных рисков с планом снижения
  • Количество возникших рисков без плана снижения
  • Повторяющиеся риски, %
  • Затраты на управление рисками, $

Ключевые показатели эффективности управления проектами

Зарегистрируйтесь с бесплатным планом, чтобы получить доступ к ключевым показателям эффективности управления проектами , а также к 31 другим шаблонам системы показателей.

Качество

Как мы можем оценить качество управления проектами? Это зависит от того, какой аспект качества нас интересует. Как обсуждалось в статье о ключевых показателях эффективности качества, качество воспринимается разными заинтересованными сторонами по-разному.

Качество лидерства

Мы можем начать с:

  • Качество управления (см. некоторые идеи о том, как его количественно оценить)
  • Качество лидерства
  • Качество связи, % (см. некоторые идеи в статье о сложности)
Качество результатов

Затем мы можем посмотреть на качество полученных результатов:

  • % доработки или
  • Количество возвратов

Высокий % переделок может указывать на проблему с требованиями проекта, неправильную начальную оценку или недостаточное планирование.

Более общие показатели качества включают:

  • Внутренняя удовлетворенность клиентов, %
  • Внешняя удовлетворенность клиентов, %

Концепция качества включает в себя качество внутренних артефактов, созданных в результате проекта. Например, если вам нужен графический дизайнер для вашего проекта, то окончательные материалы должны быть предоставлены в соответствии с определенными внутренними стандартами, с использованием определенных шаблонов и лучших практик.KPI в этом случае:

  • Соответствие внутренним стандартам, %
Качественные производные

А как насчет инноваций ?

Хорошим побочным эффектом хорошо организованного управления проектами могут быть идеи для конвейера инноваций. Индикатор для отслеживания:

  • Количество квалифицированных инновационных идей

Рассматривая аспект качества любого проекта, мы также должны принимать во внимание аспекты устойчивого развития .

Не только классическая экологическая устойчивость, но и социальные и экономические основы. Ознакомьтесь с оценочной картой устойчивости для некоторых конкретных KPI, таких как:

  • % использованного вторичного сырья
  • Безопасность на рабочем месте, %

Ресурсы

В контексте управления проектами начальный KPI для ресурсов:

  • Продуктивное время или время, потраченное на оплачиваемую деятельность, %
  • Запланированные ресурсы по сравнению сиспользованные ресурсы

По сути, мы хотим знать, тратит ли ваша команда больше времени на внутренние собрания или на выполнение своей работы.

Если ваш проект включает в себя сложный поиск поставщиков, логистику и управление отношениями с несколькими поставщиками, ознакомьтесь с оценочной картой закупок, чтобы узнать больше KPI.

Управление талантами

Наконец, ваш главный «капитал» — это ваша команда:

  • Начните с базовой метрики Оборот персонала . Возьмите больше идей из HR Scorecard.
  • Используйте базовую метрику часов обучения и наставничества . Если вы серьезно относитесь к развитию навыков своей команды, создайте комплексную систему показателей обучения, используя модель Киркпатрика.

Заключительное слово

После нескольких минут поиска в Интернете у вас может быть длинный список KPI для управления проектами.

Рекомендуется упомянуть некоторые передовые методы составления списка этих KPI:

  • Начните с бизнес-контекста, хорошая стратегическая карта будет очень полезна
  • Правильно определите KPI — см. шаблон в этой статье
  • Понимать разницу между опережающими и запаздывающими показателями, а также разницу между факторами успеха и критериями успеха
  • Сократите список — пара опережающих и запаздывающих индикаторов для каждой цели будет работать намного лучше, чем список из 100+ метрик
Что дальше?
  • Доступ к шаблонам. Подпишитесь на бесплатный план в BSC Designer, чтобы получить немедленный доступ к 31 шаблону системы показателей, включая ключевых показателей эффективности управления проектами , описанных в этой статье.
  • Основные навыки. Посмотрите бесплатное видеоруководство по Balanced Scorecard. Совершенствуйте свои навыки планирования и реализации стратегии с помощью тренинга по реализации стратегии.
  • Автомат. Узнайте, что такое ПО Balanced Scorecard и как оно может облегчить вашу жизнь за счет автоматизации выполнения стратегии, ключевых показателей эффективности и стратегических карт.

Мастер карты стратегии — сбалансированная система показателей за 6 минут

Ответьте на простые вопросы — создайте профессиональную стратегическую карту за 6 минут.

Формулировка и описание стратегии могут занять много времени даже у опытного стратега. Этот Мастер системы показателей стратегии сделает весь процесс быстрым и интуитивно понятным. Начать сейчас!

Подробнее о стратегическом планировании

Процесс стратегического планирования: Примеры сбалансированной системы показателей: Стратегические карты:

5 Ключевые показатели эффективности управления ИТ-проектами, примеры и определения

Работа группы управления ИТ-проектами заключается в обеспечении того, чтобы все проекты, связанные с технологиями, выполнялись в соответствии с планом, согласовывались с общей бизнес-стратегией компании, снижали риск сбоев и завершались вовремя.Само собой разумеется, что измерение эффективности управления ИТ-проектами с помощью ключевых показателей эффективности (KPI) является важной частью обеспечения бесперебойной работы ваших операций по управлению технологическими проектами.

Что такое ключевые показатели эффективности управления ИТ-проектами?

Ключевые показатели эффективности ИТ, относящиеся к управлению проектами, могут быть определены как количественные измерения или метрики, используемые для определения того, как конкретные операции по управлению ИТ-проектами достигают целей проекта информационных технологий (ИТ) компании за установленный период времени.

Преимущества измерения и сравнительного анализа ИТ-показателей и ключевых показателей эффективности, связанных с управлением проектами, в инициативах вашей компании по операционным измерениям включают:

  1. Повышение производительности ИТ-сотрудников и управление эффективностью
  2. Уменьшено количество ошибок, обнаруженных конечными пользователями
  3. Снижение операционных расходов на ИТ-проекты
  4. Усовершенствованные методы планирования и прогнозирования ИТ-проектов

Давайте уделим немного времени, чтобы прочитать 5 примеров ключевых показателей эффективности для управления проектами в области информационных технологий, которые ваш руководитель ИТ-проекта должен измерять при управлении любым видом анализа или внедрения ИТ.

Ключевой показатель эффективности управления ИТ-проектами № 1: Процент ИТ-проектов, завершенных вовремя

ИТ-проекты печально известны тем, что превышают бюджет и требуют больше времени, чем планировалось, для полной реализации. Но это можно улучшить, если использовать правильные ключевые показатели эффективности ИТ. Используйте KPI «Процент ИТ-проектов, завершенных вовремя» для ИТ-отдела, чтобы измерить процент ИТ-проектов, выполненных в течение определенного периода времени, которые были завершены в согласованные сроки.

Хотя вы надеетесь, что значение этого ключевого показателя эффективности ИТ высокое, ИТ-проекты могут быстро выйти из-под контроля и занять больше времени и ресурсов, чем планировалось изначально. Низкие значения для этого примера ключевого показателя эффективности ИТ могут указывать на:

  • Низкая производительность ИТ-сотрудников и методы управления эффективностью
  • Неадекватные методы планирования и прогнозирования задач управления проектами
  • Неэффективная коммуникация между заинтересованными сторонами, руководителями ИТ-проектов и ИТ-сотрудниками

 

В этом примере ключевого показателя эффективности для информационных технологий предполагается, что все ИТ-проекты имеют определенные даты начала и окончания, что не всегда так.Это измерение можно сегментировать, чтобы оценить эффективность работы отдельного менеджера проекта или ИТ-сотрудника в отношении управления ИТ-проектом. Например, вы можете сравнить процент проектов, взятых на себя двумя менеджерами, которые были завершены вовремя, чтобы определить, какой менеджер нуждается в большем обучении или кого следует повысить.

Чтобы поддерживать высокие значения этого KPI для ИТ-менеджеров, стремитесь улучшить взаимодействие между заинтересованными сторонами и руководителями ИТ-проектов, а также улучшить методы управления эффективностью ИТ-сотрудников.Это не только гарантирует, что менеджеры ИТ-проектов и сотрудники точно знают, чего хочет высшее руководство компании, что снижает количество повторений, которые необходимо сделать из-за недопонимания, но также позволяет менеджеру ИТ-проекта решать любые проблемы с производительностью ИТ-сотрудников. может испытывать. Улучшенные методы коммуникации и отслеживание производительности ИТ-сотрудников позволяют менеджерам ИТ-проектов точно определять, сколько ИТ-проектов они могут взять на себя в любой момент времени, не загружая себя и своих сотрудников работой, которую невозможно выполнить своевременно.

Ключевой показатель эффективности управления ИТ-проектами № 2: Коэффициент проскальзывания ошибок

Используйте KPI Fault Slip Through Rate для ИТ-отдела, чтобы измерить процент сбоев или ошибок, которые не проходят группы обеспечения качества и о которых сообщают конечные пользователи после запуска или внедрения программного приложения или системы. Чтобы представить это в перспективе, представьте, что вы запускаете новое приложение или систему, предназначенную для облегчения повседневных задач сотрудников компании, и вместо этого обнаруживаете, что сотрудники заваливают ИТ-отдел запросами на поддержку, потому что слишком много ошибок создают новое приложение или систему невозможно запустить.

Высокие значения для этого примера ключевого показателя эффективности ИТ могут означать:

  • Низкое качество работы сотрудников и методы управления эффективностью
  • Неэффективное программное приложение или методы тестирования системы
  • Неадекватная реализация процедур отслеживания ошибок и определения приоритетов.

Посмотрим правде в глаза, обычно невозможно выявить каждую ошибку при тестировании программного обеспечения или системы перед запуском. У конечных пользователей есть способ выявить худшее в вашем коде и найти проблемы, которые, по вашему мнению, не могли существовать.Чтобы сохранить низкие значения для этого примера ключевого показателя эффективности для информационных технологий, постарайтесь сначала потратить разумное количество времени на тестирование программного приложения или системы на наличие ошибок перед запуском. Если конечные пользователи обнаружат слишком много ошибок после запуска приложения или системы, производительность конечных пользователей может резко снизиться. Если это произойдет, клиенты компании могут стать настолько неудовлетворенными, что они будут искать другие компании для ведения бизнеса. Наличие эффективной системы для отслеживания, приоритизации и устранения ошибок после запуска также важно, поскольку это позволяет ИТ-специалистам быстро устранять любые обнаруженные ошибки и определять основную причину ошибки, чтобы предотвратить ее повторение.Имейте в виду, что, несмотря на то, что вы должны стремиться к тому, чтобы коэффициент проскальзывания ошибок был как можно ниже, число 0 для этого ключевого показателя эффективности для ИТ-отдела недостижимо. Всегда найдется ошибка или две, которые нужно исправить.

Ключевой показатель эффективности управления ИТ-проектами № 3: Расходы на ИТ на одного сотрудника

Используйте KPI Расходы на ИТ на одного сотрудника для ИТ-отдела, чтобы измерить общие расходы, понесенные ИТ-отделом, включая расходы на оборудование, программное обеспечение, оплату труда и проживание, на одного сотрудника в масштабах всей компании.Считайте, что этот KPI для ИТ-менеджеров необходимо знать в финансовых целях. На самом деле, не просто рассмотрите это, а запишите, подчеркните, обведите рамкой и пометьте звездочкой. Этот ключевой показатель эффективности ИТ дает простой взгляд на то, сколько стоит поддержка каждого сотрудника с точки зрения ИТ.

Высокие значения для этого примера ключевого показателя эффективности ИТ могут указывать на:

  • Неэффективные операции ИТ-услуг
  • Низкая эффективность затрат на закупки ИТ
  • Раздутие штата в ИТ-отделе
  • Низкая производительность ИТ-сотрудников и методы управления эффективностью

Чтобы сохранить низкое значение для этого примера ключевого показателя эффективности ИТ, постоянно обновляйте ответы на часто задаваемые вопросы для клиентов или конечных пользователей и другие инструменты самообслуживания о том, что конечные пользователи могут сделать для самостоятельного устранения возникших ИТ-проблем.Это уменьшает количество случаев, когда сотрудникам компании требуется помощь ИТ-специалистов, что дает ИТ-сотрудникам время, чтобы сосредоточиться на других важных проектах, таких как отслеживание ошибок или обновление системы. Контролируйте использование конечными пользователями таких часто задаваемых вопросов и используйте все полученные данные для точного прогнозирования ИТ-потребностей компании, чтобы еще больше сбалансировать штат сотрудников ИТ-отдела и снизить расходы. Это может включать в себя определение необходимости фирмы по ИТ-аутсорсингу. Имейте в виду, что хотя низкое значение обычно считается лучшим, фактические значения должны соответствовать потребностям компании.Например, компании с более высоким уровнем расходов на ИТ в расчете на одного сотрудника в масштабах всей компании могут рассматривать информационные технологии как стратегическую инвестицию для повышения общей эффективности бизнеса и производительности компании.

Ключевой показатель эффективности управления ИТ-проектами № 4: Время цикла: разработка приложений

Используйте KPI «Время цикла: разработка приложений» для ИТ-отдела, чтобы измерить количество месяцев, необходимых для разработки приложения или программы.Первый месяц считается временем, затраченным на исследование и сбор требований, обычно проводимым посредством интервью с конечными пользователями и заинтересованными сторонами, а последний месяц считается временем, когда приложение или программа запускается и может использоваться конечными пользователями.

Высокие значения для этого примера ключевого показателя эффективности ИТ могут означать:

  • Низкая производительность ИТ-сотрудников и методы управления эффективностью
  • Неадекватная коммуникация между заинтересованными сторонами, руководителями ИТ-проектов и ИТ-сотрудниками
  • Управление документацией по ИТ-проектам ниже номинала

Наиболее эффективное время цикла для этого ключевого показателя эффективности для ИТ-менеджеров может варьироваться в зависимости от масштаба и сложности разрабатываемого приложения, поэтому необходимо сегментировать данные в рамках этого ключевого показателя эффективности ИТ, чтобы проводить сравнения «яблоки к яблокам». .Тем не менее, относительно низкие значения по-прежнему считаются лучшими. Чтобы сохранить низкие значения для этого примера ключевого показателя эффективности ИТ, убедитесь, что заинтересованные стороны, менеджеры ИТ-проектов и ИТ-сотрудники собирают, документируют и согласовывают требования проекта до начала фактической разработки приложения. Это не только улучшает взаимодействие между всеми тремя сторонами, тем самым сокращая количество доработок из-за недопонимания, но также гарантирует, что количество возможных изменений требований сведено к минимуму, тем самым сокращая общее количество времени и работы, затрачиваемой на проект.Улучшение методов управления эффективностью сотрудников также сокращает время, необходимое для разработки приложений, путем определения того, какие ИТ-сотрудники нуждаются в дополнительном обучении.

Ключевой показатель эффективности управления ИТ-проектами № 5: Отклонение в стоимости ИТ-проекта

Используйте KPI Отклонение стоимости ИТ-проекта для ИТ-отдела, чтобы измерить процентную разницу между бюджетными и фактическими затратами на проекты, связанные с ИТ. Все заинтересованные стороны ИТ-проектов должны захотеть, чтобы этот пример ключевого показателя эффективности для информационных технологий был измерен, поскольку он бесценен как для определения превышения бюджетов ИТ-проектов, так и для точного определения причин, по которым определенные ИТ-проекты превышают согласованный бюджет.Только после выявления таких основных причин руководители ИТ-проектов могут работать над их устранением и, таким образом, сводить к минимуму перерасходы ИТ-проектов.

Высокие значения для этого примера ключевого показателя эффективности ИТ указывают на:

  • Низкая производительность ИТ-сотрудников и методы управления эффективностью
  • Неэффективная практика прогнозирования управления ИТ-проектами
  • Практики эффективности затрат на закупки ИТ ниже номинала
  • Раздутие штата ИТ-отдела

Этот пример ключевого показателя эффективности для информационных технологий можно использовать в сочетании с примером ключевого показателя эффективности ИТ в процентах завершенных в срок, чтобы получить представление о том, насколько хорошо ваши сотрудники, управляющие ИТ-проектами, планируют и реализуют свои инициативы.Чтобы значение этого KPI для ИТ-менеджеров было низким, убедитесь, что в ИТ-отделе работает только необходимое количество ИТ-специалистов, и улучшите методы исследования рынка ИТ-закупок. Активно изучая новейшие технологии и доступное программное обеспечение, ИТ-менеджеры могут сократить количество времени, затрачиваемого на изучение продуктов и выбора поставщика, которого следует использовать, когда компании необходимо приобрести товар. Это позволяет быстро получить необходимый товар соответствующему отделу и гарантирует покупку наиболее рентабельного продукта.Важно отметить, что хотя желательно иметь как можно меньше ИТ-сотрудников, фактическое количество нанятых ИТ-сотрудников должно зависеть от потребностей компании.

Ключевые показатели эффективности управления ИТ-проектами Заключительные мысли и ресурсы

Хотя многие ИТ-отделы сосредоточены только на измерении ключевых показателей эффективности ИТ-поддержки, ключевые показатели эффективности ИТ, ориентированные на управление ИТ-проектами, не менее важны. Без измерения этих показателей ИТ-менеджеры теряют способность измерять операционную эффективность и стоимость самого ИТ-отдела.Плохие измерения могут привести к непомерным расходам, а также к снижению производительности остальных сотрудников компании.

Вам нужен полный список ключевых показателей эффективности ИТ? Загрузите наш Каталог ключевых показателей эффективности ИТ здесь.

Вам нужна помощь в сравнении вашего ИТ-отдела с конкурентами? Воспользуйтесь готовыми к презентации отчетами о сравнительном анализе ИТ или свяжитесь с нами, чтобы получить информацию о наших услугах по сравнительному исследованию и внедрению бизнес-аналитики.Мы быстро поможем вам провести сравнительный анализ вашего бизнеса и предоставим готовые к презентации материалы по доступной цене.

примеров KPI управления проектами | CheckyKey

Примеры KPI для управления проектами | CheckyKey

Что такое KPI и как он может помочь вашей команде? Попробуйте бесплатно наше отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами: https://www.projectmanager.com/?utm_source=youtube.com&utm_medium=vi…
Видео о науке и технологиях на канале Youtube


25 апреля 2019 г.10 ключевых показателей эффективности управления проектами и что они означают. например), другие легче и важнее блокировать и отслеживать (например, время, потраченное на контроль качества.

ПОДРОБНЕЕ на blog.ganttpro.com

11 июня 2020 г. Метрики проекта и ключевые показатели эффективности (KPI) особенно важны. Когда управляя проектом, вы можете использовать метрики проекта.

ПОДРОБНЕЕ на www.brightwork.com

17 апреля 2019 г.Ключевые показатели эффективности для управления проектами. Как оценить. Все примеры позволяют измерить – и, таким образом, могут обосновать.

ПОДРОБНЕЕ на www.theprojectgroup.com

6 апреля 2020 г. Используйте эти ключевые показатели эффективности для PMO, чтобы измерить успех отдела. В этом заключительная часть нашей серии блогов об управлении проектами. сами PMO должны работать, чтобы доказать свою ценность, отслеживая соответствующие показатели.

ПОДРОБНЕЕ на meisterplan.ком

20.03.2013. Что такое KPI в управлении проектами? Это способ отслеживать и управлять целями проекта через определение и измерение его.

ПОДРОБНЕЕ на mymanagementguide.com

Ключевой показатель эффективности (KPI), определение. Количество проектов. Количество основных развертывание релизов под контролем управления проектами. Процент.

ПОДРОБНЕЕ на вики.en.it-processmaps.com

Ключевые показатели эффективности ITIL (KPI) — это мера производительности, которая позволяет. Основная функция KPI — помочь компаниям найти лучшие способы управлять и оптимизировать свои внутренние операции. Управление изменениями KPI · KPI Управление проектами (планирование и поддержка перехода). Подробнее об ИТИЛ Метрики.

ПОДРОБНЕЕ на wiki.en.it-processmaps.com

4 мая 2014 г.Например, проект может быть выполнен вовремя и в рамках бюджета, но. и ключевые показатели эффективности когда вас взяли на борт в качестве менеджера проекта.

ПОДРОБНЕЕ на www.projecttimes.com

20 марта 2013 г. Чем занимается руководитель проекта. kpi-dashboard-пример-программного обеспечения. Предыдущая публикация Используйте библиотеку KPI проекта для повышения производительности.

ПОДРОБНЕЕ на mymanagementguide.com

Источник: Парвиз Рад и Джинджер Левин, Метрики для управления проектами, Концепции управления, 2006.Примеры показателей эффективности. Полнота.

ПОДРОБНЕЕ на www.pmsolutions.com

Мы перечислили категории и простое определение ниже: Своевременность: это убедиться, что ваш проект выполнен вовремя, а если нет, отследить, где он не выполнен.

ПОДРОБНЕЕ на www.clearpointstrategy.com

KPI проекта — это показатель, который помогает оценить эффективность проекта.Найти 16 . Во-первых, мы рассмотрим 3 основных показателя управления проектами.

ПОДРОБНЕЕ на www.scoro.com

Выберите показатели и показатели эффективности. Установите цели и отслеживайте эффективность. Типы KPI. Процесс KPI.

ПОДРОБНЕЕ на www.projectmanagement.com

16 марта 2020 г. Ключевые показатели эффективности — это маркеры состояния проектов. Использование права метрики в ваших KPI являются ключом к диагностике состояния проекта.

ПОДРОБНЕЕ на www.clarizen.com

2 декабря 2019 г. Получайте данные в режиме реального времени для более эффективного управления проектами. Попробуйте ProjectManager.com и получите отмеченные наградами инструменты отслеживания и отчетности, которые могут вам помочь.

ПОДРОБНЕЕ на www.projectmanager.com

Для успешного управления проектами вы можете использовать метрики управления проектами и Ключевые показатели эффективности (KPI), которые помогут вам стратегически соответствовать вашему бизнесу.

ПОДРОБНЕЕ на www.workfront.com

28 сентября 2015 г. Руководя проектом, вы должны знать, выполняете ли вы его. Проект успех управления часто определяется тем, действительно ли. Каждый проект или портфолио проектов имеет панель управления, которая отображает ключевые показатели в режиме реального времени.

ПОДРОБНЕЕ на www.projectmanager.com

Еще один пример измерения состояния стоимости проекта по показателю эффективности затрат ( CPI), обособленный для остальных проектов, имеет общий KPI для всего.

ПОДРОБНЕЕ на www.pmi.org

, 3 января 2014 г. Слайд-демонстрация концепций ключевых показателей эффективности управления проектами и лучших практик. Начальный Определение. Проще говоря, ключевой показатель эффективности.

ПОДРОБНЕЕ на www.slideshare.net

19 сентября 2017 г. Управление проектами сопряжено со сложностями. Отслеживание ключа показатели эффективности позволяют получить более точное представление.

ПОДРОБНЕЕ в блоге.mavenlink.com

Руководство по управлению проектами на CheckyKey.com. Большинство. 8 основных ключевых показателей эффективности Метрики для команд — Обучение управлению проектами. Что такое КПЭ.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.com

Самый полный глоссарий по управлению проектами для профессионалов. 7.3 КПЭ Примеры управления проектами 7.4 Примеры KPI PMO 7.5.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.com

Использование показателей проекта для успешного управления проектами.17 июня 2019 г. Хочу увидеть реальный пример приборной панели KPI? Смотри как.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.com

Использование показателей проекта для успешного управления проектами. 17 июня 2019 г. Ключ показатель эффективности (KPI) используется для измерения конкретного.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.com

[Обзор] Отслеживание метрик проекта и ключевых показателей эффективности. проэкт решение для управления выступает в качестве шаблона и направляет ваши.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.com

Также обратите внимание, что вы будете выбирать показатели ценности управления проектом. Для например, улучшая производительность расписания для всех ваших. Ключ.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.com

29 июля 2016 г. Читайте дальше: полное руководство по информационным панелям KPI. Примеры Ключевые показатели эффективности управления проектом: 64. Плановое значение (PV).65.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.com

Показатели, которые вы измеряете и отслеживаете, полностью зависят от вашего. Примеры ключевых показателей эффективности управления проектами: 64.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.com

Примеры KPI для управления проектами CheckyKey. КПЭ PMI. Еще один пример измерения статуса стоимости проекта по себестоимости.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.ком

Показатели управления проектами: это не то, что вы думаете

Каждый хочет добиться успеха. Руководители проектов строят планы проектов с расчетом на успех. Как узнать, успешен ли ваш проект? Без правильных показателей управления проектом ваша лучшая оценка будет не более чем предположением. Некоторые показатели управления проектом очевидны, а другие нет. Каждый может понять, что «вовремя» и «в рамках бюджета» — хорошие способы измерить успех проекта.Но они часто не рассказывают всей истории.

Установка правильных показателей управления проектом и их мониторинг имеют решающее значение для доставки. Вот некоторые ключевые показатели эффективности управления проектами, которые вы хотите отслеживать как руководитель проекта.

Два основных KPI управления проектами: «вовремя» и «в рамках бюджета». Проще говоря, у вашего проекта есть срок и бюджет. Соответствие обоим критериям является проверенным временем показателем успеха управления проектами. Их легко отслеживать — крайний срок отслеживается в календаре, на диаграмме Ганта и на временной шкале проекта.Часто это тоже веха. Бюджет отслеживается на протяжении всего жизненного цикла проекта, и, заранее прогнозируя стоимость, вы всегда можете знать, находится ли ваш проект в рамках бюджета или превышает его. Знаменитый «треугольник управления проектами» (или «тройное ограничение») используется уже более полувека и определяет самый простой взгляд на проект.

Объем: Переменный KPI

Вы заметите, что стоимость и график составляют основу проекта. Что придает проекту второе измерение, так это «масштаб». Объем часто рассматривается как один из основных показателей управления проектом. Однако на самом деле это переменная . Объем проекта рассматривается так, как будто он находится под контролем менеджера проекта, но он часто зависит от множества других переменных. Масштаб в конечном итоге зависит от ожиданий клиентов, ограничений по стоимости и срокам, а также от поддержки со стороны руководства, и это лишь некоторые из них. Ползучесть области существует не просто так!

Даже при наличии самых лучших заявлений о содержании проекта всегда остается риск того, что содержание проекта может измениться.Может быть, руководство дает обещание, которое вы не можете сдержать. Возможно, согласованный объем проекта просто не соответствует запланированным затратам и графику. А может быть, ожидания клиента не соответствуют реальности, и это выявляется уже после первой вехи. («Мы вообразили, что веб-сайт выглядит совсем иначе, чем ваш дизайн!») Какими бы ни были детали, масштаб как метрика всегда будет оставаться переменной, а навыки, необходимые для управления ожиданиями масштаба и доставкой, представляют собой другой набор навыков, чем простая стоимость и график. доставка тоже.

Управление объемом требует тщательного управления средой проекта. Требуется знать, как получить ресурсы и продать управление вашим проектом. Это требует коммуникативных навыков и навыков ведения переговоров. Короче говоря, масштаб не прост, и хотя он может быть основным показателем для измерения успеха проекта, важно помнить, что это переменная основных показателей управления проектом.

Хорошо, теперь у нас есть два аспекта измерения ключевых показателей эффективности управления проектами.Стоимость, график и объем, взятые вместе, представляют собой двумерную меру качества. Область внутри треугольника тройного ограничения, помеченная как «качество», на самом деле не является двухмерной. Руководители проектов знают, что успех проекта зависит от гораздо большего! И, что более важно, должны быть метрики для определения состояния проекта ДО его реализации. Эти три показателя управления проектами являются хорошими индикаторами состояния проекта и шансов на успех, и хороший руководитель проекта всегда следит за ними на протяжении всего проекта.

Momentum

Momentum часто обсуждается в терминах спорта и управления проектами. Общеизвестно, что это трудно определить количественно, и часто люди ищут только доказательства положительного импульса. Негативная динамика часто прячется за терминами «спад» или «плохая форма» в спорте, маскируясь под отдельное явление. Когда дело доходит до управления проектами, импульс так же сложно измерить, но есть несколько приемов.

Первое, на что следует обращать внимание в ключевых показателях эффективности управления проектами, — на производительность команды. Когда успехи начинают основываться на предыдущих успехах, вы знаете, что команда работает с импульсом. Например, когда вы смотрите на загрузку своей команды и видите, что команда работает с избыточной нагрузкой благодаря срыву сроков, это хороший признак динамики. Используйте это при просмотре отдельных лиц или групп внутри команды. Кто лучше? Кто неэффективен? Почему?

Импульс — это не метрика, определяющая успех, но хороший индикатор способности проекта добиться успеха. Проекты с импульсом, скорее всего, будут иметь преданную и счастливую проектную команду. Они с большей вероятностью успешно справятся с трудностями. Импульс — это метрика, которая может сказать вам о вероятности достижения следующих вех, а также о том, работает ли ваша команда хорошо или с трудом.

План против факта

Сравнение исходного плана с фактическим выполнением проекта дает набор данных, богатый информацией. Проект, в котором перемещены почти все задачи, — это проект, план которого ничего не стоит.Проект, который не показывает никаких изменений в таком сравнении, работает как хорошо смазанный механизм. Детализация того, что изменилось, когда и почему, рисует картину общего состояния проекта. Это также позволит выявить закономерности в различных сегментах проекта.

Запланированное и фактическое — лучший показатель соответствия проекта графику, чем соблюдение контрольных дат. Точный инструмент «Запланировано против факта» обеспечивает подробную картину проекта в целом и выделяет области проекта, которые недостаточно эффективны. Используя это как часть показателей управления проектом, которые вы отслеживаете как руководитель проекта, вы будете следить за будущим расписанием проекта.

Настроение клиентов/заинтересованных сторон

Когда все сказано и сделано, настроение клиентов может быть самым важным из всех ключевых показателей эффективности управления проектами. Успех или неудача проекта зависит от суждения заказчика и заинтересованных сторон. Хороший руководитель проекта всегда находится в гармонии с мнением клиента о проекте.Помогает постоянное общение. Регулярные обновления и отчеты о ходе работы являются ключевыми. Когда настроения заинтересованных сторон начинают падать, вы знаете, что с вашим проектом возникла проблема.

Активно и проактивно управляйте настроениями клиентов. Спрашивайте отзывы, сообщайте о статусе и прогрессе и делайте все заинтересованные стороны счастливыми! Небольшие задержки и неурядицы в проекте компенсируются удовлетворенностью заинтересованных сторон. И они могут снежным комом создать большие проблемы, когда клиенты уже недовольны.

Регулярно связывайтесь с заинтересованными сторонами и просите их оценить проект и вашу работу. Используйте простые оценки, такие как шкала от 1 до 10 или буквенная оценка. Добавьте этот рейтинг к ключевым показателям эффективности управления проектами. Отслеживайте его с течением времени. И когда он начнет мигать красным, вмешивайтесь быстро. Проект под угрозой.

Загрузка группы

Загрузка команды относится к отслеживанию рабочей нагрузки вашей команды. Что касается показателей управления проектами, крайне важно, чтобы ваша команда работала на полную мощность, не перегружаясь. Команда, у которой слишком много свободного времени, начинает расслабляться. Команда, у которой слишком мало свободного времени, теряет боевой дух и занимается некачественной работой. Менеджер проекта должен сбалансировать делегирование задач с рабочей нагрузкой своей команды. Если команда перегружена, вы знаете, что в ближайшем будущем будут задержки, так как задачи накапливаются в разделе «Сделать» их почтовых ящиков и канбан-досок.

В приведенном выше примере руководитель проекта видит, что Тим работает на пределе возможностей в ходе проекта.Скотт перегружен и ему потребуется помощь с июля по начало августа. Если баланс рабочей нагрузки не будет фиксированным, Скотт не будет эффективен. Венди и Сэму нечего делать с середины июля до начала августа. Престо, возьми несколько заданий у Скотта и поручи их Венди и/или Сэму.

Загрузка команды измеряет мощность вашего проекта, рабочий процесс и является хорошим индикатором того, будут ли выполнены вехи.

Ключевые показатели эффективности управления проектами делятся на две основные категории.

Основы, которые измеряют успех проекта:

Чем более продвинутые метрики, которые судят здоровье продолжающегося проекта:

  • запланированные против фактических
  • команда
  • Momentum
  • Nemite Momentum

Помните, что масштаб — это переменная метрика. И обязательно отслеживайте настроения клиентов!

При совместном использовании менеджер проекта может сразу узнать, как продвигается проект и каковы его шансы на успех.

Как отслеживать показатели проекта в SharePoint

Легкий доступ к точным данным является ключом к эффективности проекта, помогая улучшить прозрачность, совместную работу и принятие решений.

 

Смотреть: отчеты по портфелю с помощью BrightWork для локальной среды SharePoint 

 

Показатели проекта и ключевые показатели эффективности (KPI) особенно полезны, поскольку они обеспечивают объективную оценку состояния проекта и позволяют руководителям проектов принимать важные решения по проекту. .

 

Что такое показатель проекта?

Метрика — это просто измерение чего-то. При управлении проектом вы можете использовать показатели проекта для отслеживания прогресса.

Показатели выбираются на основе целей проекта и критических факторов успеха.

Примеры показателей проекта включают:

  • Расчетная стоимость проекта.
  • Количество просроченных выпусков.
  • Количество открытых задач.
  • Продолжительность проекта
  • Освоенная стоимость.

 

Отслеживайте эффективность проекта по отношению к этому показателю с течением времени, чтобы сгенерировать свой показатель.

Метрика — это не то же самое, что ключевой показатель эффективности. Ключевой показатель эффективности (KPI) используется для измерения конкретной метрики, связанной с бизнес-целями. Отслеживание KPI помогает командам понять свои усилия по достижению конкретной цели.

Использование показателей проекта для улучшения отчетности

Показатели проекта — очень эффективный способ оценить состояние проекта и принять обоснованные решения.

Метрики показывают, как продвигается проект по отношению к выбранным ключевым показателям эффективности. Это позволяет очень легко определить области проекта, которые требуют внимания. Метрики — это система раннего предупреждения, и они должны быть действенными!

Давайте посмотрим, почему метрики проекта невероятно полезны, если они правильно реализованы и сообщаются на примере.

  1. Члены команды проекта выполняют свою работу и обновляют свой прогресс на сайте совместного проекта.
  2. Если происходит изменение, вызывающее срабатывание метрики-предупреждения, например новая проблема, этот индикатор автоматически обновится на всех панелях мониторинга, сообщающих об этой метрике.
  3. В качестве менеджера проекта вы заходите на сайт проекта, и ключевые показатели эффективности автоматически загораются зеленым, желтым или красным цветом на панели управления проекта, немедленно показывая вам, если что-то идет не так.
  4. Вы можете устранить проблему в кратчайшие сроки и вернуть все показатели в зеленый цвет… а затем повторить цикл.

 

 

4 способа создания отчетов о показателях проекта с помощью BrightWork для локальной среды SharePoint

BrightWork дает возможность отслеживать показатели проекта в SharePoint с помощью «Списка показателей проекта».

Помимо выполнения расчетов данных для создания значения метрики, вы также можете определить диапазоны Target, Warning и Danger для метрики и назначить индикаторы светофора для метрик.

 

Существует несколько способов отображения показателей на сайте проекта BrightWork, в том числе:

  • Плитки показателей.
  • Система показателей.
  • KPI и показатели на уровне проектного офиса.

 

Используете Power BI? Пакет BrightWork Power BI для SharePoint идеально подходит для создания отчетов по сайтам проектов и портфолио.

Рассмотрим каждый элемент подробнее.

1. Плитки метрик

Веб-часть «Плитки метрик» — это настраиваемый простой способ отображения метрик в любом месте сайта вашего проекта, например на домашней странице, для повышения наглядности.Варианты включают % завершения, открытые проблемы и даты завершения проекта.

По мере обновления информации на сайте проекта плитки также обновляются.

В этом коротком видеоролике показаны плитки метрик в действии, включая параметры конфигурации.

 

2. Показатели показателей

Показатели проекта невероятно полезны для получения быстрого представления о состоянии проекта. Вы можете использовать их для отслеживания затрат, проблем, рисков… и эти индикаторы очень четко показывают, что происходит.Но они только говорят вам, что происходит «прямо сейчас».

Как руководитель проекта или участник проекта, вы также хотите знать, откуда вы пришли. Какие показатели проекта говорят вам о тенденциях этого проекта? Вот где оценочная карта показателей пригодится.

 

 

3. Метрики и ключевые показатели эффективности на уровне Project Office

Преимущество BrightWork в SharePoint заключается в том, что вы можете собирать отчеты о метриках с сайтов отдельных проектов и создавать отчеты по ним на уровне портфолио.

Вы сможете оценить состояние портфолио в целом и при необходимости углубиться в детали.

4. Пакет BrightWork Power BI

Пакет BrightWork Power BI для SharePoint – это готовый отчет с шестью информационными панелями.

Пакет подключается к трем источникам данных проекта BrightWork — кэшу проекта, рабочему кэшу и кэшу отчета о состоянии проекта — для получения полной информации о проектах и ​​портфелях.

Пакет Power BI, предназначенный для руководителей высшего звена и руководителей проектов, включает:

  • Панели мониторинга портфолио  со сводной сводкой всех сайтов проектов.Панель инструментов предлагает четыре варианта фильтрации: «Статус проекта», «По менеджеру проекта», «По типу проекта», «По отделу» и «По приоритету».
  • Временная шкала портфолио, представление Ганта всех сайтов проекта. Детализация по годам, кварталам, месяцам, неделям и дням.
  • Временная шкала проектов и задач , представление проектов и задач в диаграмме Ганта. Фильтруйте по названию проекта, типу проекта, руководителю проекта и владельцу задачи.
  • Рабочие отчеты  позволяют руководителям проектов проверять статус задач, риски, проблемы и цели.
  • Информационная панель отчета о состоянии  включает в себя индикаторы RAG, еженедельные обновления, основные моменты, основные моменты и следующие шаги.
  • Отчет о проблеме помогает менеджерам проектов получить дополнительную информацию о проблемах, включая владельца задачи.

 

 

Примечание редактора. Этот пост был первоначально опубликован в июне 2013 г. и был обновлен для обеспечения свежести, точности и полноты.

 

Ключевые показатели эффективности PMO — оценка ценности и приемлемости вашего PMO

Поначалу легко найти аргументы в пользу создания офиса управления проектами (PMO).В конце концов, вы стремитесь сэкономить, сделав управление проектом более эффективным и успешным. Это становится более сложным, когда вам нужно доказать, что PMO действительно приносит прибыль компании. Но как вы можете создать KPI PMO ? Как вы измеряете его стоимость? И его принятие?

В этой статье вы узнаете, как создать KPI для PMO и на что обратить внимание.

Пытаетесь понять, почему PMO важен? Прочтите нашу статью по теме.

Во-первых, мы кратко рассмотрим различные типы PMO и их возможные задачи.

В чем причина этого? В зависимости от требований PMO может иметь:

  • Другая структура
  • Индивидуальная должность в организации
  • Различные сферы ответственности

Не все PMO одинаковы. Тем больше причин для создания отдельных процессов оценки с учетом его дополнительной ценности.

Соответственно, нельзя определить значение одним единственным методом.Скорее, все сводится к размышлению об отдельных способах измерения дополнительной ценности PMO в вашей компании. Это позволит вам составить процесс оценки, подходящий для вашей среды.

Специальная загрузка: 10 причин важности PMO (файл PDF)

Пожалуйста, заполните форму.
* Обязательные поля  | Защита данных

Эта форма заблокирована вашими настройками файлов cookie на нашем веб-сайте.Пожалуйста, нажмите здесь и выберите как минимум маркетинговые файлы cookie. Тогда эта форма будет видна. Большое спасибо.

Типы PMO и возможные сферы ответственности

Мы различаем следующие три типа PMO:

  • Индивидуальный проектный офис для крупного проекта (PO)
  • Центральный офис управления несколькими проектами (PMO)
  • Офис управления стратегическими проектами (SPMO)

Узнайте о концепции Agile PMO в этой статье.

В зависимости от типа компании и уровня зрелости вашего управления проектами PMO могут быть поставлены разные задачи.

На следующем рисунке показаны 5 областей ответственности:

Обзор возможных обязанностей PMO

Стратегическая поддержка:
Это относится к участию PMO в стратегическом управлении проектами, т.е. настройка и внедрение процессов отбора проектов и приоритизации, проведение анализа эффективности, определение условий PM.

Процессы, методы, инструменты:
PMO должен определять и поддерживать процессы, методы и инструменты PM.

Обучение, коучинг:
Реализация мер по развитию персонала для руководителей проектов и команд является еще одним краеугольным камнем обязанностей PMO.

Услуги по проектам:
Еще одной обязанностью PMO является операционная поддержка проектов в реализации задач PM (например, модерация семинара, временное предоставление контролера проекта).

Управление несколькими проектами, управление ресурсами:
Примерами этого являются мониторинг хода проекта и осуществление мер контроля, сбор и подготовка информации о проекте для органов, принимающих решения, стратегическое планирование мощностей, управление ресурсами.

Вам также может понравиться наша статья о стратегическом PMO будущего.

Мы опросили 215 участников одного из наших веб-семинаров в марте 2019 г. и спросили: «Каковы обязанности вашего PMO?» Результат показал следующий вес зон ответственности (возможен множественный выбор):

  • 80% = методы и процессы
  • 65% = Проектные услуги
  • 51% = Контроллинг портфеля проектов
  • 51% = Обучение и коучинг
  • 41% = Управление стратегическими проектами

Подпишитесь на новостную рассылку блога TPG и никогда не пропустите ни одной записи в блоге.

ОУП должны иметь измеримый эффект

Часто доля PMO в успехе компании не измеряется и не сообщается в достаточной мере. Это может привести к восприятию того, что PMO не приносят компании заметной пользы, если вообще приносят.

Чтобы узнать о состоянии PMO, мы провели углубленный опрос в Германии, Австрии и Швейцарии в 2020 году. Мы опросили 588 человек из 450 различных компаний, 73% из которых уже имели PMO.

Мы попросили их оценить свою удовлетворенность PMO . Только 5% участников остались очень довольны. Большинство (63%) были удовлетворены, но видели минимальную потребность в улучшении. Остальные 32% были недовольны и хотели бы видеть значительные улучшения.

В нашем исследовании мы также разделили респондентов на три группы в зависимости от их уровня производительности, т.е. низкоэффективные, высокоэффективные и высокоэффективные. Мы распределили компании по группам в соответствии с их ответами на вопросы о соблюдении сроков, бюджетов и требований к качеству.

Среди отличников доля «очень довольных» респондентов была намного выше (20%). Они были в три раза более удовлетворены, чем высокоэффективные, и в семь раз более удовлетворены, чем низкоэффективные.

Результаты опроса относительно удовлетворенности PMO в TPG PMO Study 2020

Опрос пришел к еще одному интересному выводу. Оказывается, чем дольше существует PMO, тем больше положительное влияние на управление проектами компании .Лучшие исполнители, скорее всего, имели свой PMO более пяти лет.

Результаты опроса о наличии PMO в TPG PMO Study 2020

Удовлетворенность PMO напрямую связана со способностью PMO успешно управлять проектами, длительностью существования PMO и количеством сотрудников PMO.
Исследование PMO 2020: часть 1, с. 21

Можно ли на самом деле измерить это ощущение очень выгодного PMO с помощью KPI? И можно ли подтвердить стоимость? В этой статье показано, как вы можете оценить преимущества, предоставляемые вашим PMO, с помощью KPI.Результаты должны позволить вам сделать правильные улучшения и, таким образом, увеличить срок службы и производительность вашего PMO .

Узнайте больше об обширном исследовании PMO 2020 TPG здесь.

KPI PMO — как доказать ценность PMO

Ключевой показатель эффективности (KPI) — это индекс, отражающий успех или, скорее, производительность организационного подразделения, такого как PMO.

Хотите успешно настроить PMO? Ознакомьтесь с нашим подробным руководством!

Чтобы подтвердить ценность, предоставленную вашим PMO, вам необходимо:

  • Определите набор ключевых показателей эффективности проекта (KPI PMO).
  • Согласуйте их с заинтересованными сторонами.

Вероятно, это повысит ваши шансы на продолжительное существование.

Ниже вы найдете качественные и количественные признаки для измерения дополнительной ценности. Вы можете использовать их в качестве основы для процесса оценки. По существу можно выделить три области:

  1. Работа ОУП
  2. Приемка ОУП
  3. Результаты, затронутые PMO

1- Работа PMO

На приведенной ниже диаграмме показано, как проводить количественные измерения работы и уровня зрелости вашего PMO.Все примеры позволяют проводить измерения и, таким образом, могут подтвердить развитие и успех PMO.

Области измеряемых величин, учитывающие отображение KPI, соответственно:

  • Полнота списков, отчетов и т. д. (постоянно доступны проекты и отчеты?)
  • Валюта данных, отчетов и т. д. (весь проект обновлен в установленные сроки?)
  • Уровень обучения сотрудников (обучение завершено?)
  • Поддержка PMO (заявка не открыта дольше, чем было согласовано?)
  • Заинтересованная сторона принятие PMO (опрос с хорошими результатами?)
  • Создание и документирование метода (документация полная и доступная?)

В качестве примера возьмем список активных проектов.В настоящее время у вашей компании 100 активных проектов, но только 80 из них записаны в списке проектов. В некоторых из них могут отсутствовать значения индикаторов светофора, стоимости и т. д. Кроме того, более половины из них могут иметь отчет о состоянии старше 4 недель.

Подробнее о важности содержательных и актуальных отчетов о статусе проекта

Таким образом, у вас есть измеримая потребность в улучшении.

Вы должны быть в состоянии судить о большинстве тем, оценивая текущий набор данных.

Выборка измеряемых количеств PMO

2- Принятие PMO

Принятие PMO — это совсем другое. Единственным способом узнать, как на самом деле воспринимается работа ОУП, являются повторные опросы заинтересованных сторон .

Недовольны текущим уровнем принятия? Узнайте, как повысить одобрение PMO.

Вы можете задать следующие вопросы:

  • Удовлетворены ли вы в целом услугами PMO?
  • Вы довольны услугами PMO?
  • Считаете ли вы адекватным время отклика PMO?
  • Означает ли PMO экономию времени для вас?
  • Оказывает ли вам помощь PMO?
  • Узнаете ли вы о приоритетах в портфеле?
  • Чувствуете ли вы, что PMO поддерживает вас в случае конфликтов ресурсов?
  • Считаете ли вы указанные методы PM полезными?
  • Достаточно ли документации PM?
  • Является ли обучение полезным?

3- Результаты, затронутые PMO

Если работа PMO будет успешной, это также будет способствовать корпоративному успеху.Однако это обстоятельство труднее измерить, чем темы, представленные выше. Это примерно измерений эффектов . Часто последнее можно заметить лишь косвенно.

Например, желаемой целью может быть увеличение производительности проекта. Вам будет легко определить количество успешно завершенных проектов в портфолио, например. в год.

Тем не менее, такое число может иметь лишь ограниченную ценность. Это связано с различиями между проектами (сложность, продолжительность, усилия, стоимость…).Всегда помните об этом!

В упомянутом выше опросе ОУП 2020 года мы провели различие между количественной и качественной оценкой преимуществ ОУП .

Для количественной оценки мы задали вопрос «Какие из следующих данных, связанных с проектом, вы используете для определения количественной выгоды, предоставляемой вашим PMO?»

Возможности для количественной оценки преимуществ PMO (и использовали ли их участники опроса, из TPG PMO Study 2020)

Вопросы, которые вы могли бы оценить в этом контексте, включают:

  • Сколько проектов имеют зеленый/желтый/красный статус?
  • Насколько сильно затраты проекта отклоняются от соответствующего бюджета проекта?
  • В какой степени даты окончания проекта отличаются от соответствующих базовых значений?
  • Сколько проектов с правильной документацией?
  • Каков был успех проекта по прибыли/доходу от проекта?
  • Сколько неучтенных часов в клиентских проектах?
  • Каков стратегический вклад завершенных проектов?
  • Насколько велики/сколько были выплачены штрафы за клиентские заказы?

Измерения количественных выгод более распространены среди компаний, поскольку их легче измерить, чем качественные выгоды.Наше исследование PMO также показало, что высокоэффективные сотрудники значительно опережают низкоэффективных в проведении количественных измерений.

Тем не менее, измерение качественных преимуществ также ценно. В нашем опросе PMO мы спросили респондентов, регулярно ли они проводят опросы заинтересованных сторон с этой целью. Опять же, когда дело дошло до проведения этих измерений, лучшие и высокоэффективные сотрудники опередили низкоэффективных.

Возможности для качественной оценки преимуществ PMO (и использовали ли их участники опроса, из TPG PMO Study 2020)

Для опроса заинтересованных сторон, направленного на получение качественных данных, мы предлагаем вопросы по разным темам.Например:

  • Как бы вы оценили качество информации, предоставленной ОУП?
  • Оказывает ли PMO полезную поддержку в проектах?
  • Как бы вы оценили свою общую удовлетворенность PMO?
  • Легко ли использовать инструментальную среду?
  • Каково ваше впечатление о качестве данных в отчетах?
  • Какова общая доступность PMO в случае возникновения проблемы?
  • Обеспечивает ли PMO хорошее обучение и меры по развитию персонала?

Исследование PMO 2013/2014, проведенное Немецкой ассоциацией управления проектами (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, GPM) , посвящено оценке успеха PMO .В исследовании перечислены пять областей для измерения , если вы хотите определить успех PMO:

  • Насколько хорошо люди следуют установленному процессу управления проектом?
  • Насколько высок уровень достижения целей по проектам в портфеле?
  • Насколько хорошо вы можете контролировать портфель проектов (уровень управляемости)?
  • Какова осуществимость запланированного портфеля проектов?
  • Насколько хорош уровень зрелости проектов в запланированном портфеле?

Что следует учитывать при измерении

Обратите внимание, что есть одно обязательное условие для измерения улучшений. Запись исходного состояния . Обязательно задокументируйте это, чтобы впоследствии можно было сравнить состояния.

Регулярные измерения гарантируют, что вы сможете документировать изменения на основе этого. Записанное начальное состояние также позволит вам продемонстрировать изменения. Кроме того, это важная основа для определения уровня зрелости.

Члены PMO

могут сами проводить опросы и измерения. В противном случае эту работу могут взять на себя внешние консультанты.Благодаря внешней поддержке вы повысите признание результатов опроса внутри компании. В конце концов, PMO не будет проводить самооценку.

Как внедрить ключевые показатели эффективности управления проектами

Выберите те ключевых показателей эффективности из приведенного выше списка, которые вы считаете соответствующими вашим потребностям.

Затем вы должны выровнять этот выбор с заинтересованными сторонами . При этом нужно урегулировать как часто вы собираетесь сообщать текущие значения этих показателей.

Со временем изменится и зона ответственности PMO. Это будет связано с соответствующими изменениями уровня зрелости и целей. Вы должны быть готовы к одному: , определяющий процесс оценки, не будет одноразовым.

Определив темы для оценки, часто становится проще определить поле задачи.

Сделайте результаты оценки или опросов доступными для всех сотрудников — предпочтительно на портале PMO. Не делай из этого секрета.

Примите контрмеры , если станет очевидным развитие событий в неправильном направлении.

Документируйте меры, которые вы планируете и предпринимаете , чтобы PMO производил впечатление активного и прозрачного.

Среда вашего проекта обязательно должна быть динамической. Нельзя видеть, что PMO отстает. Создайте осведомленность о значении PMO с помощью регулярных и активных отчетов.

Отмечать успехи проекта . И получите положительные отзывы от руководителей проектов и других заинтересованных сторон о том, какую выгоду они получили от PMO.

Заключение. Как создать ключевые показатели эффективности PMO

Эта статья показала, что стоимость PMO не может быть определена с помощью одного метода. Скорее, необходимо учитывать индивидуальные обязанности PMO в вашей компании.

Мы перечислили предложения по измерению индивидуальной дополнительной ценности вашего PMO. Вы также узнали, что следует учитывать при измерении. В этом случае измеряемыми величинами являются:

  • Работа
  • Прием PMO
  • Результаты, затронутые PMO

Из них вы должны составить процесс оценки, подходящий для вашей среды.

Понравилась ли вам эта статья? Каков ваш подход к демонстрации ценности и приемлемости вашего PMO? Мы также приветствуем другие примеры ключевых показателей эффективности PMO. Пожалуйста, используйте поле для комментариев ниже.


Об авторе: Йоханн Штрассер, сертифицированный инженер, является управляющим партнером TPG The Project Group с 2001 года. независимый тренер и консультант в области управления проектами.Во время своего пребывания в должности он также работал менеджером проектов программного обеспечения в строительной отрасли и обеспечивал поддержку планирования и управления затратами для крупномасштабных строительных проектов.

Отставить комментарий

Обязательные для заполнения поля отмечены*